Sistem Informasi Manajemen

Implementasi sistem informasi dan pengetahuan pada perusahaan Asia Pulp &
Paper

Oleh:
Waode Nanny Jumiarsih
A21113002

UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2015

1.1.

Fenomena

Asia Pulp and Paper atau yang biasa lebih kita kenal dengan sebutan APP adalah sebuah anak
usaha dari Sinar Mas yang bergerak dalam bidang bubur kertas dan kertas (pulp and paper
product). Pada awal berdirinya Asia Pulp and Paper dipimpin oleh pengusaha dari Indonesia
yang bernama Eka Tjipta Widjaja, namun seiring berjalannya waktu dan usia, pada saat ini
Asia Pulp and Paper dipimpin oleh Teguh Ganda Wijaya yang merupakan anak pertama dari
Eka Tjipta Widjaja.
Asia Pulp and Paper merupakan salah satu perusahaan yang kertas terbesar di dunia dan telah
menjadi perusahaan kertas nomor satu terbesar di Indonesia. Total produksi produk gabungan
dari seluruh pabrik yang dimiliki yang dapat dihasilkan oleh Asia Pulp and Paper telah
melebihi dari 10 juta ton produk per tahun yang merupakan hasil dari produk pulp, paper, dan
kemasan produk yang seluruhnya menggunakan bahan baku produksi kertas.
APP menggunakan bahan baku kayu yang dihasilkan dari hutan tanaman industri yang
dikelola secara lestari dan berkelanjutan, tentunya dengan mengedepankan aspek-aspek
produksi pemanenan kayu yang ramah lingkungan. Teknologi yang digunakan dalam
pengumpulan bahan baku pun merupakan teknologi tingkat tinggi, sehingga dalam
prakteknya seluruh kegiatan tersebut dalam dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Beberapa waktu belakangan ini, Asia Pulp and Paper secara signifikan telah melakukan
ekspansi dengan berbagai operasi produksi sekaligus akuisisi terhadap beberapa perusahaan
untuk memperluas jaringan usahanya di seluruh dunia. Target pasar yang dikembangkan oleh
Asia Pulp and Paper dengan produk-produknya yang inovatif telah menjangkau lebih dari
120 negara di seluruh dunia. Hal ini tentunya sangat membutuhkan ketepatan data yang
akurat dalam penyebaran produknya, agar segala proses nyang dijalankan oleh perusahaan
menjadi tepat sasaran, efektif, efisien, dan hemat dari segala sisi. Penggunaan sistem
informasi menjadi suatu komoditi yang penting dikarenakan besarnya skala usaha yang
mengharuskan perusahaan melakukan praktek manajemen yang berkelanjutan agar usaha
yang dijalankan dapat terus berkelanjutan.
Hingga saat ini, di Indonesia sendiri, Asia Pulp and Paper telah memiliki 7 (tujuh) pabrik
yang dibangun di Pulau Sumatera dan Pulau Jawa. Pembangunan pabrik ini disesuaikan
dengan kemudahan untuk melakukan proses distribusi setelah produk jadi dari pabrik tersebut
siap untuk dijual. Berikut ini adalah lokasi pabrik yang dimiliki oleh Asia Pulp and Paper:
1.

PT Indah Kiat Pulp and Paper Tbk 1 berlokasi di Perawang, Provinsi Riau

2.

PT Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry berlokasi di Provinsi Jambi

3.

PT Indah Kiat Pulp and Paper Tbk 2 berlokasi di Serang, Provinsi Banten

4.

PT Indah Kiat Pulp and Paper Tbk 3 berlokasi di Tangerang, Provinsi Banten

5.

PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills berlokasi di Karawang, Provinsi Jawa Barat

6.

PT Pabrik Kertas Tjiwi Kimia Tbk berlokasi di Mojokerto, Provinsi Jawa timur

7.

PT Ekamas Fortuna Tbk berlokasi di Malang, Jawa Timur

Pada bulan Agustus 2008, APP mempublikasikan hasil dari Carbon Footprint
Assessment tersebut, yang menunjukkan bahwa tingkat emisi dan produksi gas rumah kaca
yang dihasilkan Perseroan dalam operasinya berada di bawah batas regulasi industri. Jika
penyerapan karbon hutan tanaman dimasukkan dalam perhitungan, rata-rata emisi karbon
Perseroan akan menjadi lebih rendah, bahkan mendekati netral.
Sejak tahun 2009, Perseroan dan APP menjalani Pendataan Emisi Karbon Perseroan
tahap kedua dengan bekerja sama dengan Environmental Resources Management (ERM),
sebuah lembaga independen berbasis di Inggris yang merupakan konsultan global terkemuka
dalam bidang lingkungan dan sosial. Selain Laporan Emisi Karbon untuk tahun 2007-2008,
kajian tahap kedua ini juga meliputi kalkulasi besaran selisih antara laporan sebelumnya dan
cara untuk menutup selisih tersebut sesuai dengan Protokol Gas Rumah Kaca (GHG
Protocol) dan standar ISO 14064. Dalam proyek tersebut juga akan dilakukan pendataan hasil
emisi sejumlah produk dari hulu ke hilir (Life Cycle Assessment). Pendataan emisi karbon
secara mendetil ini merupakan bagian dari komitmen dan kontribusi Perseroan dalam
penanggulangan dampak pemanasan global.

A. Sistem informasi dalam media komunikasi internal

Tidak dapat kita pungkiri bahwa keberhasilan sebuah perusahaan banyak ditentukan oleh
kekuatan manajemen internalnya. Maka dari itu untuk mencapai sebuah keberhasilan dari
target-target yang telah ditentukan oleh perusahaan, kesuksesan harus dimulai dari internal
perusahaan sendiri. Asia Pulp and Paper memandang komunikasi internal karyawan menjadi
aset yang sangat berharga yang harus dijaga serta dilakukan kegiatan investasi di dalamnya.
Sistem informasi yang digunakan dalam hal ini adalah sistem informasi dengan penggunaan
jaringan Lotus Note. Lotus Note sendiri adalah media komunikasi internal perusahaan yang
dipergunakan untuk mengirim berbagai pesan perusahaan yang dapat dilakukan oleh antar
individu, individu ke kelompok, bahkan perusahaan ke kelompok. Lotus Note memiliki
kecepatan yang sangat tinggi, sehingga dapat mendukung berbagai kegiatan komunikasi antar
karyawan. Sifat dasar dan cara kerja lotus note sebenarnya sama dengan email pada
umumnya, namun dalam Lotus Note terdapat satu kebijakan dimana seorang atasan dapat
melihat komunikasi yang dijalankan oleh bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala
jenis bentuk komunikasi karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk
mempermudah atasan melakukan pengawasan serta melakukan koordinasi dengan cepat jika
ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan dengan segera.
Kelemahan dari Lotus Note adalah kapasitas penyimpanan media yang kecil yaitu hanya 10
megabyte. Hal ini kadang menjadi penghambat bagi karyawan dalam berkirim pesan
denganattachment dengan kapasitas yang besar. Lotus Note sendiri dapat berkomunikasi
dengan pihak luar atau email diluar Lotus Note, namun yang menjadi kelemahannya lagi

adalah waktu yang dibutuhkan untuk berkirim pesan antar Lotus Note dan email luar adalah
waktu yang relatif lebih lama jika dibandingkan dengan pengiriman pesan dari Lotus Note ke
Lotus Note.
Di level manajerial kantor pusat, satu orang karyawan memegang satu akun Lotus Note,
namun jika memasuki level karyawan pabrik, satu karyawan pabrik atau biasa disebut dengan
buruh pabrik mereka tidak diberikan satu akun, namun mereka diberikan akun untuk satu
kelompok. Kebanyakan kelompok tersebut diisi oleh 20 30 orang dalam satu akun Lotus
Note. Hal ini dilakukan untuk mempermudah komunikasi antara kantor pusat dengan pabrik
yang dimiliki oleh Asia Pulp and Paper, dan hal ini juga dirasakan sangat penting sebagai
bentuk antisipasi dini dalam mencegah demo buruh yang biasa dilakukan oleh karyawan
pabrik.
Lotus Note mendukung Good Corporate Governance
Dalam praktek kerja sehari-hari, Asia Pulp and Paper sangat menekankan akan pentingnya
Good Corporate Governance. Hal ini berkaitan dimana perusahaan menghargai karyawannya
sebagai aset serta balasan dari prestasi karyawan. Hal menariknya adalah, Asia Pulp and
Paper sangat menekankan kejujuran dari karyawannya, dan jika terdapat sebuah pelanggaran
yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus membuat
surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan pelanggaran etika dan surat
pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang akun Lotus Note Karyawan di unit
usaha Asia Pulp and Paper di seluruh dunia yang dapatdiakses serta dibaca oleh seluruh
karyawan Asia Pulp and Paper.
Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang perusahaan yang
dapat menguntungkan pribadi. Biasanya praktek-praktek seperti ini terjadi karena ada
kerjasama negatif dari person in charge pemegang proyek atau yang berhubungan dengan
pihak ketiga (dalam hal ini kontraktor atau vendor) dengan cara melakukan mark up biaya
dari kerjasama Asia Pulp and Paper dengan pihak ketiga tersebut. Cara ini dirasa efektif guna
menimbulkan efek jera bagi karyawan yang melakukan kecurangan. Efeknya, biasanya
karyawan tersebut merasa malu, sehingga tidak akan berani melakukan praktek-praktek
negatif tersebut lagi atau bahkan benar-benar keluar dari perusahaan atas kehendak dirinya
sendiri.
Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam pengembangan
prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang melakukan proses
mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep yang telah mereka miliki, dan
mereka akan mendapatkanfeedback langsung dari karyawan dari divisi lainnya untuk
melengkapi konsep-konsep yang telah ada yang dirasa sesuai. Namun hal ini tidak akan
menjadi penghalang, karena feedback tersebut hanya akan dibaca oleh sender sehingga
keputusan akan dapat diaplikasikan atau tidaknya tergantung dari sender itu sendiri.
Prestasi karyawan yang membanggakan juga akan disebarkan melalui Lotus Note ke seluruh
unit usaha Asia Pulp and Paper, hal ini dapat memcau karyawan untuk lebih mengembangkan
prestasinya di masa yang akan datang. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa sistem informasi

dengan menggunakan media Lotus Note dapat dikatakan dapat mendukung proses good
corporate governance di perusahaan yang dapat menghasilkan iklim kerja yang positif antar
karyawan.

B. Sistem informasi mendukung proses produksi

Tidak hanya dalam bidang komunikasi saja yang didukung oleh keberadaan sistem informasi,
dari sisi produksi mulai dari bahan baku sampai produk siap didistribusikan juga tidak lepas
dari peran sistem informasi yang sangat kuat. Contoh myatanya adalah, dari mulai bahan
baku selesai di panen dari lapangan, material tersebut sampai di pabrik dengan menggunakan
truk, dan begitu turun dari truk itulah, peran sistem informasi sudah mulai digunakan.
Pencatatan kayu masuk sampai dengan penyimpanan di gudang kayu harus tercatat detail.
Hal ini pastinya untuk mempermudah bagian produksi dalam hal penggunaan kayau untuk
diolah menjadi bubur kertas atau yang biasa kita sebut dengan pulp. Penggunaan bahan baku
tersebut biasa disebut dengan proses kayu keluar, karena penggunaan kayu tersebut sama
dengan kayu keluar dari gudang. Keluarnya kayu tersebut juga harus tercatat, hal ini
dikarenakan bagian penyimpanan mudah untuk memastikan jumlah stok kayu yang tersedia
di gudang, dan juga memastikan stok kayu aman untuk proses produksi.
Dapat kita byangkan betapa sulitnya proses pencatatan tersebut jika dilakukan secara manual
oleh manusia. Tentunya akan memakan waktu yang sangat lama dan juga ketelitian yang
sangat detail. Belum lagi, prkatek-praktek negatif seperti pencurian kayu, dan penyelewengan
kayu kepada pihak lain dapat terjadi disini. Maka dalam hal ini peran sistem informasi
menjadi bagian yang sangat penting dan juga dapat dikatakan menjadi bagian yang sangat
vital. Investasi yang ditanamkan untuk sistem informasi di bagian produksi ini juga terbilang
cukup besar, dimulai dari perencanaan, instalasi, mempelajari, serta perawatan menjadi satu
bagian yang tidak dipisahkan.

C. Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan

Satu hal yang sangat penting lagi adalah dalam bagian proses distribusi dan penjualan.
Pencatatan secara detail sangat dibutuhkan disini, hal ini karena besarnya skala usaha yang
dilakukan oleh Asia Pulp and Paper yang menjangkau beberapa negara di seluruh dunia.
Proses barang keluar yang tercatat untuk didistribusikan adalah barang yang keluar dari
pabrik dimana produk tersebut siap didistribusikan. Misalnya, barang tersebut keluar dari
pabrik PT Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry akan didistribusikan ke wilayah negara
Singapura dan Malaysia berarti barang tersebut akan tercatat keluar dari pabrik PT Lontar
Papyrus Pulp and Paper Industry dan hasil penjualannya akan tercatat sebagai pemasukan
bagi PT Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry. Klasifikasi barang keluar dari masingmasing pabrik ini perlu dilakukan, karena hal ini juga dipakai sebagai pengukuran kinerja
serta besarnya pemasukan yamg dihasilkan dari masing-masing pabrik sebagai prestasi
karyawan dari masing-masing pabrik-pabrik tersebut.

Namun tentunya, barang yang keluar dari masing-masing pabrik juga diketahui dan tercatat
oleh kantor pusat. Hal ini dilakukan sebagai bahan monitoring kantor pusat, agar seluruh
kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan tidak keluar dari standart operasional
procedure (SOP) perusahaan dan tetap dalam koridor yang diinginkan oleh manajemen
kantor pusat.
Sesuatu hal yang menjadi mudah dan sangat simple jika sistem informasi digunakan dalam
praktek kerja sehari-hari di sebuah perusahaan. Namun, hal ini juga harus disadari sebagai
sebuah investasi perusahaan yang akan menguntungkan perusahaan secara masif, dan tidak
dapat dipandang sebagai investasi jangka pendek.
Siklus dari sistem informasi menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar
dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan
dikembangkan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:
1. Data yang mendukung informasi
2. Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
3. Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan, dan
menggunakan sistem informasi
2.1. Masalah
Salah satu negara yang telah dimasuki oleh perusahaan ini untuk memasarkan produk
tissuenya adalah Australia. APP masuk ke negara ini dengan menggunakan brand Paseo. Faktor-faktor
yang menjadi pertimbangan perusahaan ini dalam memasuki pasar Australia adalah : (1) besamya
pasar tissue karena konsumsi tissue yang tinggi, (2) tingginya harga disertai dengan besarnya
konsumsi tissue premium di negara tersebut, (3) kemampuan APP untuk menjual produknya dengan
harga lebih rendah dari pesaingpesaingnya, dan (4) pasar yang dianggap layak sebagai test market
sebelum APP merambah ke pasar dengan harga tissue yang lebih baik di negara-negara lain.
Ketika APP mulai merintis untuk memasuki pasar tissue Australia, sudah terdapat enam
produsen tissue lain yang telah lebih dulu beroperasi di negara ini. Dari keenam produsen tersebut,
yang paling menonjol adalah Kimberley Clark Corporation (KCC) dengan brand 'Kleenex' yang
menguasai 45% pangsa pasar dan Carter Holt Harvey (CHH) dengan brand 'Sorbent' yang telah
menguasai pasar hingga 38%. Kedua perusahaan tersebut mendominasi pasar premium di negara ini
dengan KCC sebagai market leader dalam facial tissue premium dan CHH sebagai market leader
dalam premium bathroom rolls tissue. Paseo memasuki pasar Australia untuk segmen premium.
Kualitas produk ini sama dengan dua pesaingya, Kleenex dan Sorbent bahkan cenderung meniru
produk dari kedua brand tersebut. Yang membedakan Paseo dengan kedua pesaingnya adalah harga
jual Paseo yang relatif lebih rendah. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini
melakukan strategi Focus Low Cost.
Paseo membidik target pasar wanita mapan berusia 25 hingga 45 tahun yang berorientasi
kepada produk-produk berstandar tinggi, dan hi class. Target pasar ini dipandang APP sebagai niche
dalam segmen premium. Selain itu APP juga membidik target pasar sebagai housebrand tissue. Data
terakhir menunjukkan bahwa setelah memasuki pasar Australia, posisi Paseo dalam pasar tissue
ternyata baru mencapai 3%, masih sangat jauh dari 2 pesaing utamanya yang bersama-sama
menguasai sekitar 70% pasar tissue Australia. Berdasarkan teori-teori mengenai Susiainable
Competitive Advantage (SCA) dan strategi niche, menjadi lebih murah walaupun kualitas produk baik

ternyata tidaklah cukup- SCA dan Niche menganjurkan keunikan, atau sesuatu yang spesial. Melihat
hal ini teniyata Paseo belum cukup memenuhi kriteria tersebut. Apalagi ternyata konsumen di
Australia termasuk yang sensitive, dan banyaknya pilihan menyebabkan mudahnya konsumen
melakukan switching dari satu produk ke produk lain. Masalah lain yang dihadapi oleh APP dalam
memasarkan Paseo di Australia adalah kurangnya dukungan distributor sehingga APP harus
menanggung biaya yang lebih besar serta ketiadaan gudang yang menyebabkan APP kurang fleksibel
dalam memenuhi permintaan yang berubah-ubah.

3.1.

Simpulan

Tidak mudah untuk membuahkan kesuksesan dalam bidang sistem informasi, hal ini tentunya
harus diselaraskan dengan langkah-langkah yang dijalankan perusahaan. Langkah tersebut
harus dijalankan dengan cara yang sistematis dan mengikuti aturan-aturan yang ada.
Sistem informasi manajemen merupakan bagian yang sangat penting dari keberlanjutan usaha
sebuah perusahaan tidak terkecuali Asia Pulp and Paper. Asia pulp and paper menganggap
investasi yang dilakukan dalam bidang sistem informasi menjadi sebuah investasi yang
sangat penting dalam seluruh proses alur kinerja perusahaan. Banyak faktor yang menentukan
keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi, dan keberhasilan tersebut akan tercapai
dengan adanya sinergi antar komponen yang dilakukan oleh karyawan dari perusahaan itu
sendiri.
Dalam aplikasinya, tidak hanya kesuksesan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan
yang kita temukan, namun ada juga faktor penghambat atau mungkin juga faktor sampai
terjadinya kegagalan. Beberapa hal yang banyak ditemui di kalangan dunia usaha, kegagalan
proses sistem informasi biasanya berasal dari kurangnya dukungan manajemen akan sistem
informasi itu sendiri. Banyak kalangan pengambil keputusan yang masih belum menyadari
atau bahkan masih belum merasa mebutuhkan akan betapa pentingnya sistem informasi di era
modern seperti sekarang ini.
4.1. Saran
Sebaiknya, sistem informasi yang diterapkan oleh suatu perusahaan sesuai juga dengan apa
ang di butuhkan perusahaan tersebut, baik pada saat itu maupun untuk jangka panjang
kedepannya.
Sistem Informasi perusahaan juga di harapkan mampu menjawab permasalahanpermasalahan yang terjadi di perusahaan tersebut karena agar perusahaan dapat berjalan
dengan baik dan juga tidak berlarut-larut dalam permasalahan ang terjadi. Sistem informasi
yangdi gunakan juga di harapkan mampu membuat sistem operasional perusahaan dapat
terkendali dengan mudah apalagi jika untuk perusahaan yang sudah terkenal dan besar seperti
APP ini, sangat di harapkan sekali memiliki sistem informasi yang sangat canggih.
Oleh karena itu mulai saat ini perusahaan harus memandang sistem informasi sebagai satu
kesatuan terhadap sistem operasional yang ada pada perusahaan tersebut.

5.1. Daftar Pustaka

http://febrianto49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/22/
http://lib.ui.ac.id/file?file=pdf/abstrak-90464.pdf