EFEKTIFITAS KOMUNIKASI:

Saluran Dan Arus Informasi

Disampaikan Oleh:
Agus Purwanto
D. A. Candraningrum
Noor Aini Rachmawati
Priatna
Rahmad Setiadi

Jakarta, 3 Maret 2008

Apa yang akan kita Bahas ?
 Bagaimana Komunikasi Merupakan Hal Esential
Dalam Organisasi ?
 Bagaimana Pola-Pola dan Aliran Informasi Dalam
Organisasi?
 Apa saja Peran-Peran yang terdapat Dalam
Komunikasi Organisasi?
 Bagaimana Pemilihan Saluran Yang Tepat untuk
mencapai Efektifitas Komunikasi ?
 Kendala-Kendala yang dihadapi Dalam Komunikasi
Organisasi?
 Bagaimana Dampak Teknologi Bagi Efektivitas
Komunikasi?
Komunikasi Organisasi
Proses Komunikasi:
 Arus pesan yang terjadi dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergantung
satu sama lain (the flow of messages within a
network of interdependen relationship).
 pesan dibuat dan di pertukarkan sebagai
respon terhadap tujuan, kebijakan, dan
tujuan spesifik organisasi.
Proses Komunikasi Dasar
Pola Aliran Informasi
B
B

A E
C A E

C D

Roda Lingkaran
 Peranan Jaringan Informasi
Penyendiri A
Klik Z
A B A
A
n
b ata A
Jem
A Penghubung

A
A Klik Y
Kosmopolit

A A Penjaga A A
Klik X Gawang

A Jembatan A
A
Pemimpin
Penyendiri Pendapat

A
Peranan dalam Jaringan Kerja
Komunikasi
1. Anggota Klik / Group
Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang
lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak satu
sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari individu yang
keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain
saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.

2. Penyendiri / Isolates
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan
kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota organisasi menjadi
penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawainya.

Karakteristik penyendiri / Isolates :

 Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya
keinginan untuk berinteraksi.
 Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power
dalam organisasi.
 Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya.
 Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam
sistem.
 Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan
informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri
Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi
3. Jembatan / Bridge
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol
dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik
lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua
kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap
semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan
informasi.

4. Penghubung / Liaisons
Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan
anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung
memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif.
Penghubung dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

Karakteristik Liaisons :
 Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh banyak,
berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki posisinya.
 Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding
isolates.
 Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya
Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi
5. Penjaga Gawang / Gatekeeper
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar
dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui
sistem tersebut. Kegiatan penjaga gawang: mengaitkan-menyimpan-
merentangkan-mengendalikan.

6. Pemimpin Pendapat / Opinion Leader

Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan
mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa
yang sebenarnya terjadi.

7. Kosmopolit
Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di
luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak
bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal
terbitan regional, nasional dan internasional.
Arah Aliran Komunikasi

KO
MU
AS

NI
AT

C E

KA
KE

SI
SI

KE
KA

BA
NI
MU

B F

WA
KO

H
Fayol’s Bridge
A G

KOMUNIKASI HORIZONTAL
Komunikasi ke Bawah
Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas
lebih rendah.

Informasi dari atasan ke bawahan :

 Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
 Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
 Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
 Informasi tentang kinerja pegawai.
 Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of
mission)
Komunikasi ke Atas
Adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yg lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi
(penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.

Pentingnya komunikasi ke atas :

 Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.

 Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
 Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
mengganggu mereka.
 Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan
kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
 Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
 Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka

Yang harus dikomunikasikan ke atas :

 Memberitahu apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan, prestasi, kemajuan, rencana di

masa datang).
 Menjelaskan persoalan kerja yang belum terpecahkan oleh bawahan.
 Memberi saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka.
 Mengungkapkan pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja dan
organisasi mereka.
Fayol’s Bridge
 Hanya bisa digunakan dalam kondisi tertentu, dan tidak bisa
diterapkan dalam setiap organisasi, karena menyangkut :
 Wewenang dalam organisasi : menjadi berlebihan jika setiap
orang dapat berkomunikasi semaunya dengan yang lain dalam
struktur yang memiliki perbedaan kewenangan. Padahal dalam
organisasi tertentu wewenang menjadi hal yang penting agar
organisasi bisa berjalan dengan efektif dalam mencapai tujuan.
Misal di militer, rumah sakit dan kepolisian. Begitu juga jika
dalam organisasi setiap pekerja bisa dengan bebas
menyeberang dalam batas-batas kewenangan organisasi
dapat menimbulkan konflik dan munculnya salah pengertian.
 Terjadi banjir pesan jika setiap individu bisa menyeberang
dalam batas-batas organisasi, yang berujung sistem akan
berjalan lambat dan bisa tidak berfungsi lagi, karena tidak ada
filtering.
Jaringan Komunikasi Informal.
“Grapevine “

Sifat-sifat Selentingan (W.L. Davis & O’Connor, 1977) :

 Mulut ke mulut.
 Bebas kendala organisasi.
 Menyebar cepat.
 Jaringannya “rantai kelompok”.
 Perannya : penghubung, penyendiri, pengakhir (dead-enders).
 Produk situasi (bukan produk organisasi).
 Waktunya cepat.
 Semakin menarik – makin diteruskan.
 Di dalam kelompok (intern) bukan antar kelompok.
 Cermat, tapi tidak tepat.
 Tidak lengkap (kesalahan interpretasi).
 Mempengaruhi organisasi (positif, negatif)

Cara menangani :
Buka saluran komunikasi formal (ke atas, ke bawah, horisontal, terus terang, cermat)
Penyebaran Informasi
2 MODEL PENYEBARAN INFORMASI

Serentak
 Yakni penyampaian pesan yang dikirimkan pada sejumlah orang dalam
sebuah organisasi dalam waktu yang bersamaan (biasa disebut Memo atau
Memorandum).
 Memo adalah media tertulis, yang bisa jadi efektif dan tidak efektif,
dibandingkan dengan media lisan.
 Perkembangan media telekomunikasi dan video serta telepon, membuat
tugas penyebaran informasi serentak menjadi lebih sederhana  menyetel
saluran televisi tertentu.

Berurutan
 Pesan dari A kepada B kepada C kepada D kepada E..
 Haney (1962): “Penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk
komunikasi utama, yang pasti terjadi dalam organisasi.”  perluasan dari
bentuk diadik (hanya melibatkan sumber pesan dan penerima).
 Pesan secara berurutan  penyebaran informasi dalam waktu yang tak
beraturan  informasi tiba di tempat dan waktu yang berbeda  timbul
masalah dalam koordinasi  keterlambatan informasi sulit digunakan untuk
mengambil keputusan.
Aspek Komunikasi Dalam Organisasi
1. Aktivitas itu sendiri
 Siapa saja yang perlu di ikutkan?
 Setiap berapa periode dilaksanakan?
 Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk pelaksanaan
meeting?
 Kondisi apa yang menentukan diadakannya meeting?

2. Perilaku peserta komunikasi

 Kata-kata yang digunakan para peserta?
 Siapa yang paling banyak bertanya?
 Bagaimana mereka menggunakan isyarat non verbal?

3. Sistem aktivitas keseluruhan

 Metode komunikasi apa yang digunakan pada kondisi apa?
 Metode komunikasi apa yang paling sering digunakan?
 Siapa saja yang terlibat?
Teknologi Informasi &
Komunikasi (TIK)

Saluran-Saluran Komunikasi Baru

- Fax, Phone

- SMS, MMS

- Internet, Email, Messenger

- Tele-Conference, Video Conference

- Multimedia : Image, Audio, Text, ..

Advantage dari Teknologi Baru
 Information Processing
 Information Retrieval

 Information Transfer
Dampak Teknologi Baru ?
Akankah Teknologi baru menyebabkan:
 Melimpahnya (overloaded) informasi?
Contoh : ratusan email masuk ke mailbox tiap hari, junk mail, ..
 Menghambat penginderaan kita?
 Menciptakan hubungan baru. Merusak hubungan lama?
Contoh : milis, groups, forum.
 Meningkatkan atau membahayakan moral pekerja?
Contoh: Kaskus, Porn Site, Chatting
 Meningkatkan produktivitas pekerja?
Contoh: Friendster, YouTube.
 Mengancam privasi pekerja.
 Menciptakan status simbolik baru dan basis kekuatan baru.
Contoh: Blog, Friendster
Dampak Teknologi Baru ?
Ataukah Teknologi bisa jadi akan gagal karena :
 Ketidakfamiliaran pekerja dengan produk teknologi baru?
Contoh: para pekerja yang terbiasa menggunakan mesin ketik menjadi
gagap ketika dihadapkan pada komputer.
 Menurunkan status, ketika semua orang jadi “tukang ketik”?
Contoh: dari bagian sekretaris, administrasi hingga manajer semua
menggunakan komputer untuk pekerjaan mereka. Lalu sebenarnya siapa
yang ”tukang ketik” ?.
 Mengancam pekerjaan administrasi?
Contoh: lihat kasus diatas.
 Melenyapkan komunikasi informal?
Contoh:Penggunaan messenger, teleconference semakin mengurangi
aktivitas komunikasi tatap muka (face-to-face).

 Pada dasarnya semua orang membutuhkan kontak langsung?

Dampak Teknologi Baru ?
Sandra E. O’ Connell, mengajukan enam hipotesis sehubungan dengan
peran teknologi dan dampaknya bagi komunikasi organisasi:

3. Kesempatan untuk kontak muka akan semakin berkurang, dan

informasi dengan cara nonlisan akan berkurang.
4. Pesan-pesan informal lebih banyak dan “hubungan pendek” dari
hirarki organisasi akan berlangsung sebagai bentuk baru akan
diterima karena hilangnya jarak alami oleh kehadiran jaringan
elektronis.
5. Dampak-dampak saluran komunikasi akan berarti bahwa
penyampaian nilai dan kepalsuan akan berkurang.
6. Kepercayaan mungkin akan mengelami perubahan peran dalam
komunikasi.
7. Komputer memaksa orang untuk berpikir linear.
8. Harapan terhadap Kinerja karyawan dikendalikan seperti mesin.
Mc Luhan ’Global Village’
Perkembangan media komunikasi memungkinkan
jutaan orang di seluruh dunia dapat berhubungan
dengan hampir setiap sudut dunia tanpa terkecuali.

Edward R Murrow mengatakan sistem komunikasi

bersifat netral. Tidak punya kesadaran maupun nilai
moral. Sistem tersebut akan menyebarkan
kebenaran maupun kesalahan, hal bernilai ataupun
sampah.
The Fact ?
 Penelitian di beberapa organisasi di Amerika
Serikat dan Kanada menunjukkan bahwa
teleconference tidak seefektif pertemuan
langsung oleh karena ketiadaan isyarat non
verbal seperti raut muka, gesture dan
suasana hati.
 Kebanyakan karyawan ingin dan memerlukan
lebih banyak hubungan tatap muka langsung,
khususnya terhadap atasan mereka.