Artikel SOP Dr. Basuki Majalah RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
STANDAR PENULISAN
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Dr. Basuki Supartono MARS*
PENDAHULUAN
Organisasi adalah wadah untuk mencapai
tujuan, seperti halnya wadah, setiap organisasi
pasti mengandung banyak komponen seperti
sumber daya manusia, uang, logistik, material,
metode dan marketing. Seluruh komponen
tersebut
harus
dihimpun,
diaktifkan,
diberdayakan, dikelola, dan dikendalikan
agar dapat bergerak mencapai visi, misi, dan
tujuan organisasi. Setiap organisasi, apakah
organisasi pemerintah atau organisasi non
pemerintah, apakah organisasi pelaksana
admistrasi, unit pelaksana teknis (rumah sakit)
ataupun unit lainnya pasti mempunyai tujuan.
1-4
. Setiap organisasi mempunyai tujuannya
masing-masing sesuai dengan azas, tugas,
fungsi, struktur dan karakteristiknya, namun
ada salah satu tujuannya yang mulia yaitu ingin
memberikan manfaat sebanyak-banyaknya
bagi masyarakat, bangsa dan negara. Manfaat
tersebut disalurkan melalui berbagai kegiatan
pelayanan publik seperti layanan administratif,
barang, atau jasa. Pelayanan tersebut harus
dilakukan dengan baik yaitu aman, nyaman
dan berkualitas sesuai dengan amanat dan
ketentuan undang-undang. 5,6
Pelayanan publik yang baik hanya dapat
tercapai bila organisasi mempunyai standar
pelayanan dan melaksanakan pelayanan
10
Media Informasi RSON
Edisi keenam Tahun III
tersebut sesuai dengan standar yang dibuat.

Standar pelayanan adalah tolok ukur atau
pedoman penyelenggaraan pelayanan dan
sebagai acuan penilaian kualitas layanan serta
merupakan kewajiban dan janji penyelenggara
layanan kepada masyarakat. Tanpa adanya
standar pelayanan, tidak akan ada pelayanan
publik yang aman, nyaman, cepat, mudah,
terjangkau, terukur dan berkualitas.7 Tanpa ada
pelayanan yang baik maka tujuan organisasi
memberikan manfaat kepada masyarakat sudah
pasti tidak akan terwujud.
Undang-Undang Pelayanan Publik Nomor
25 tahun 2009, mengamanatkan kita semua
para penyelenggara layanan untuk menyusun,
dan menetapkan standar pelayanan serta
mempublikasikannya agar diketahui oleh
publik. Kewajiban organisasi juga untuk
melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar
pelayanan yang telah dibuat oleh karenanya
penyelenggara pelayanan perlu menempatkan
tenaga pelaksana yang kompeten (telah
dilatih melaksanakan kegiatan sesuai standar
kegiatan), dan menyediakan sarana agar
pelayanan tersebut berjalan dan menghasilkan
tujuan yang diharapkan 8,9
Sehubungan hal tersebut di atas maka kita
semua sebagai pemimpin atau unsur pelaksana
STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama
12. Meningkatkan
kualitas
tatakelola
organisasi
13. Akreditasi organisasi
14. Membangun penghargaan dan kepercayan
masyarakat
harus membuat standar pelayanan. Standar

tersebut akan memberikan kepastian hukum
bagi penyelenggara dan menjamin tata kelola
organisasi yang baik, bebas korupsi, transparan,
dan dapat dipertanggungjawabkan. Pelaksanaan
layanan publik ini di awasi masyarakat dan
negara, masyarakat yang tidak puas terhadap
layanan suatu organisasi dapat mengadu ke
negara melalui lembaga ombusman.10,11,12
Pelanggaran terhadap ketentuan ini dikenakan
sanksi, atau denda.13-16 Pembuatan standar
pelayanan tersebut dimulai dengan melakukan
kegiatan pembuatan standar operating
procedure (SOP) atau standar pelaksanaan
kegiatan pelayanan di masing-masing unit
organisasi.
URGENSI SOP
SOP sangat penting untuk menjamin
konsistensi, efisiensi, profisiensi, kontuinitas,
dan tranparansi layanan publik. Penjelasannya
adalah di bawah ini.
1. KONSISTENSI
Pelaksanaan kegiatan layanan publik dipengaruhi beberapa hal seperti pelaksana,
waktu, tempat, sarana dan lainnya.
Pelaksana kegiatan layanan tidak selalu
tetap, mungkin berganti sesuai dengan
ketersedian sdm, terutama pada organisasi
yang menerapkan sistem shift seperti
rumah sakit. Dapat di bayangkan bila
kegiatan dijalankan tanpa SOP, setiap sdm
akan melakukan kegiatan sesuai dengan
pemahaman dan kepentingannya sehingga
hasilnya tidak maksimal dan mungkin akan
berakhir dengan kegagalan.
SOP akan mecegah terjadinya perbedaan
penafsiran (opini) pelaksana, perbedaan
pelaksanaan kegiatan dan perbedaan hasil
atau produk layanan. SOP menjamin
keajegan atau keseragaman pelaksanaan
dan hasil (produk) kegiatan. SOP
menjamin pelaksanaan dan hasil layanan
sesuai dengan prosedur dan tujuan yang
telah ditetapkan. Sop juga menekan
potensi deviasi (penyimpangan) prosedur
dan kualitas layanan. Kesimpulannya
SOP menjamin konsistensi, siapapun yang
mengerjakan, jam berapapun dikerjakan
proses dan hasilnya akan sama baiknya.
MANFAAT SOP
Standard Operating Procedure (SOP)
atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan
Standar Prosedur Operasional (SPO) sangat
bermanfaat bagi para pelaksana layanan dan
penerima layanan. Beberapa manfaat tersebut
di antaranya adalah:
1. Dasar hukum (Legalitas) pelaksanaan
kegiatan
2. Petunjuk pelaksanaan kegiatan.
3. Memastikan kualitas layanan
4. Melindungi pelaksana dan penerima
layanan
5. Memberikan rasa aman, nyaman bagi
penerima layanan.
6. Meningkatkan kompetensi dan kapabilitas
sdm
7. Mendukung program pendidikan dan
latihan sdm
8. Penilaian (alat ukur keberhasilan) kinerja
9. Rekonstruksi kasus
10. Menghindari deviasi (penyimpangan)
prosedur
11. Meningkatkan daya saing
11

2. EFISIENSI.
Pelaksanaan kegiatan layanan ibarat
suatu perjalanan menuju suatu destinasi.
Untuk mencegah perjalanan kita tidak
tersesat, dan efisien maka perlu bantuan
peta perjalanan. Peta tersebut akan
menggambarkan lintasan, jarak dan waktu
tempuh. Misalnya perjalanan mudik lewat
jalur pantura dari Jakarta menuju Surabaya,
akan melalui beberapa kota seperti Cirebon,
Pemalang,
Pekalongan,
Semarang,
Pati, Rembang, Tuban, Lamongan dan
Surabaya. Peta tersebut menggambarkan
dengan jelas kota-kota yang akan dilalui,
dan memandu kita agar tidak tersesat. Peta
tersebut memungkinkan perjalanan yang
efisien, hemat waktu, biaya dan tenaga.
Sangatlah tidak efisien bepergian tanpa
arah, tanpa peta perjalanan. Sop ibaratnya
peta jalan kegiatan yang menggambarkan
seluruh urutan rangkaian tahapan (proses),
langkah demi langkah, dari awal hingga
akhir, sampai menghasilkan suatu layanan.
Kesimpulannya SOP menjamin efisiensi
layanan organisasi.
4. KONTINUITAS
Staf organisasi suatu saat mungkin tidak
berada dalam posisi tugasnya karena cuti,
sakit, ijin, bolos, pindah tugas, berhalangan
menetap, pensiun, atau berhenti dan lain
sebagainya. Bila staf tersebut tidak ada
maka pekerjaannya akan digantikan staf
lain, dan staf tersebut membutuhkan
SOP agar dapat bekerja sesuai standar
pelayanan. Tanpa adanya SOP dapat
dibayangkan bagaimana staf tersebut
melakukan pekerjaannya. Hal ini dapat
membahayakan keselamatan penerima
layanan, dan potensi terjadinya malpraktik.
Oleh karenanya adanya SOP adalah mutlak
untuk menjamin kontuinitas pekerjaan dan
hasil pekerjaan. SOP akan menghasilkan
standar pelayanan. Standar pelayanan
akan menghasilkan budaya kerja berbasis
sistem yaitu pelayanan berjalan sistemik
tidak tergantung pada seseorang tertentu,
walapun pelaksanan layanan berhenti atau
berhalangan kerja namun layanan publik
tetap dapat berlangsung, show must go on.
Kesimpulannya SOP menjamin kontuinitas
layanan.
3. PROFISIENSI
Sumber daya manusia suatu organisasi
terutama rumah sakit biasanya sangat
bervariasi dalam hal jenis profesi, tingkat
pendidikan, tingkat kemahiran, sikap,
disiplin, motivasi, kejujuran dan etik
bekerja. Keragaman ini perlu dikelola
dengan baik melalui kegiatan pelatihan
agar para staf memiliki visi, misi, persepsi,
nilai, dan cara kerja yang sama (standar).
Hal ini dapat dicapai dengan beberapa
pelatihan diantaranya adalah pelatihan
SOP yang menggunakan dokumen SOP
sebagai materi pelatihan. Tanpa adanya
dokumen tersebut maka organisasi sulit
melakukan pelatihan untuk mencapai
standar pelayanan.
12
5. TRANSPARANSI
Layanan publik merupakan proses
rangkaian kegiatan yang terikat dalam
dimensi waktu dan biaya. Penerima layanan
mempunyai hak mengetahui kegiatan atau
tindakan apa saja yang akan di alami,
lama waktunya, apa yang akan dirasakan,
apa manfaat dan risikonya, biaya yang
harus dibayar, dan lain sebagainya. SOP
dapat memberikan informasi yang jelas
kepada penerima layanan. Harapan tidak
selamanya sesuai dengan kenyataan. Tidak
ada gading yang tidak retak. Suatu saat
mungkin terjadi hasil layanan memuaskan,
dan muncul keluhan pelanggan karena
ketidaknyamanan proses, waktu dan biaya
tersebut diantaranya adalah Standar Pelayanan

Pemeriksaan Kesehatan Atlet Nasional,
Standar Pelayanan Kebugaran Atlet, Standar
Pelayanan Tim Medis pada Kompetisi Olahraga
dan Kegiatan Olahraga, Standar Pelayanan
Penelitian, Pengembangan dan Penapisan
Teknologi Olehraga (DOPING), Standar
Pelayanan Sport Science, Standar Pelayanan
Medik, Standar Pelayanan Keperawatan,
Standar Pelayanan Penunjang Non Medik,
Standar Pelayanan Instalasi, Standar Pelayanan
Administrasi dan Kepegawaian, Standar
Pelayanan Sistem Informasi di RSON, Standar
Pelayanan Keuangan, Standar Pelayanan
Barang Milik Negara, Standar Pelayanan
Humas dan Kerja Sama antar Lembaga Standar
Pelayanan Diklat dan Pengembangan SDM
(Tabel 1).
layanan. Organisasi harus meresponnya

dengan melakukan audit atau rekonstruksi
kasus, yaitu dengan membandingkan
pelaksanaan layanan dengan SOP, dan
menilai kemungkinan penyimpangan SOP.
Kegiatan ini dilakukan untuk evaluasi,
koreksi, penyempurnaan, dan perbaikan
kualitas layanan. Tanpa adanya SOP tidak
mungkin kegiatan tersebutb dilakukan.
Kesimpulannya
SOP
menjamin
transparansi layanan.
PEMBUATAN SOP
Pembuatan Standard Operating Procedure
(SOP) merupakan dasar dari penyusunan buku
standar pelayanan. Sebagai contoh, Rumah
Sakit Olahraga Nasional (RSON), Kemenpora
mempunyai buku standar pelayananan
bagian atau instalasi tertentu. Beberapa buku
13

Tabel 1. Daftar Buku Standar Pelayanan di Rumah Sakit Olahraga Nasional
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25
26
27
28
Judul Buku
Standar Pelayanan Sport Science
Standar Pelayanan Pemeriksaan Kesehatan Atlet dan Non Atlet
Standar Pelayanan Kebugaran Atlet
Standar Pelayanan Tim Medis RSON pada Kompetisi dan Kegiatan Olahraga
Standar Pelayanan Penelitian, Pengembangan dan Penapisan Teknologi Olahraga (Doping)
Standar Pelayanan Medik
Standar Pelayanan Keperawatan
Standar Pelayanan Penunjang Non Medik
Standar Pelayanan Instalasi Gawat Darurat
Standar Pelayanan Instalasi Rawat Jalan
Standar Pelayanan Instalasi Rawat Inap
Standar Pelayanan Instalasi Kamar Operasi
Standar Pelayanan Intensive Care Unit (ICU)
Standar Pelayanan Instalasi Central Sterile Supply Department (CSSD)
Standar Pelayanan Instalasi Laboratorium
Standar Pelayanan Instalasi Radiologi
Standar Pelayanan Instalasi Farmasi
Standar Pelayanan Rehabilitasi Medik
Standar Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan
Standar Pelayanan Pemeliharaan Sarana dan Kesehatan Lingkungan
Standar Pelayanan Unit Kamar Bersalin
Buku Standar Pelayanan Instalasi Bimroh dan Pemulasaraan Jenazah
Standar Pelayanan Administrasi dan Kepegawaian
Standar Pelayanan Sistem Informasi
Standar Pelayanan Keuangan
Standar Pelayanan Barang Milik Negara
Standar Pelayanan Kerja Sama dengan Lembaga Lain
Standar Pelayanan Diklat dan Pengembangan SDM
produk yang dihasilkan. Layanan yang bertarif
harus memiliki SOP karena setiap penarikan
uang dari publik (pembayaran) untuk suatu
layanan maka harus dijamin bahwa layanan
tersebut aman dan nyaman serta berkualitas.
Demikian pula hal yang sama harus dilakukan
pada setiap alat yang digunakan dalam layanan,
setiap alat tersebut harus mempunyai SOP
dasar yaitu SOP kalibrasi,SOP pemeliharaan,
SOP penanganan masalah (troubleshooting),
Tabel tersebut di atas menggambarkan

banyaknya buku standar pelayanan yang harus
dibuat, semakin banyak buku tersebut maka
semakin banyak pula SOP harus dibuat, semakin
banyak kegiatan layanan yang dilakukan
maka semakin banyak SOP yang harus dibuat
namun demikian jangan sampai terlewatkan
pembuatan SOP untuk setiap layanan yang
bertarif (memungut biaya), untuk setiap alat
layanan yang digunakan, dan untuk setiap
14
satu-persatu
yaitu
tahapan
penulisan,
pengkajian, uji coba, persetujuan, penetapan,
pengdokumentasian, publikasi, sosialisasi,
pelatihan dan revisi. (Gb. 1).
dan SOP prosedur penggunaan alat tersebut.

Pembuatan SOP merupakan suatu siklus
(daur) kegiatan yang tidak terputus, terus
menerus, bersinambungan namun untuk
kepentingan penjelasan maka akan diuraikan
Gb. 1: Siklus Pembuatan SOP

tersebut menjadi daftar kegiatan, daftar
tersebut akan menjadi daftar isi dari buku
standar pelayanan. Daftar ini dapat menjadi
acuan mengenai jumlah, judul dan siapa
yang menulis SOP. Selanjutnya mulailah
menulis SOP, berdasarkan daftar tersebut.
Penulisan SOP dapat dilakukan sendiri
atau berkelompok dengan beberapa staf.
Sebaiknya ada pembagian tugas yang jelas
diantara staf untuk menulis naskah SOP
(usulan) dalam suatu unit organisasi.
Setiap organisasi bersifat unik sesuai dengan
kondisi kelembagaan, dan sumberdayanya.
Oleh karenanya tulislah SOP yang spesifik
sesuai dengan karakteristik organisasi
tempat SOP tersebut dilaksanakan, namun
tetap mengikuti satu format tertentu.
1. PENULISAN SOP
Banyak diantara kita yang tidak terbiasa
menulis SOP, sehingga terkadang
muncul rasa enggan atau takut salah,
perasaan seperti ini harus dibuang jauhjauh. Jangan takut, karena sesungguhnya
menulis SOP tidaklah sulit, bahkan
menyenangkan asalkan kita memahami
teknik penulisannya. Tulisan ini mencoba
menjelaskan teknik penulisan SOP agar
para pembaca merasa mudah dan senang
menulis SOP. Jadikan ini sebagai bagian
dari budaya kerja organisasi.
Mulailah dengan mendata kegiatan
apa saja yang harus dilakukan untuk
memenuhi standar pelayanan organisasi
(unit organisasi). Selanjutnya buat data
15

lingkup unit penyusun SOP, kemudian
rapat kedua dalam lingkungan lebih luas
dengan mengundang para penilai di luar
unit penyusun SOP (misalnya direktorat)
dan ketiga dalam lingkungan lebih tinggi
dengan para penilai dalam lingkungan
organisasi (rumah sakit). Rapat bertingkat
seperti itu bertujuan untuk menghasilkan
SOP yang berkualitas namun hal tersebut
tidaklah mutlak bila tidak memungkinkan
maka lakukan penilaian sesuai kemampuan
organisasi.
Penilaian kelayakan SOP berpusat pada
tiga hal penting yaitu format, bahasa, dan
isi (Tabel 2). Format, apakah SOP sudah
sesuai dengan format yang telah disepakati.
Bahasa, apakah bahasa SOP sudah sesuai
dengan pedoman umum ejaan bahasa
Indonesia.17 Isi, apakah SOP sudah sesuai
atau dapat menjawab beberapa hal di bawah
ini yaitu a) regulasi pemerintah, b) norma
dan keyakinan penerima layanan c) ilmu
pengetahuan, c) kesesuian dengan SOP
lain, d) apakah prosedur telah mencakup
seluruh proses kegiatan (tidak ada satu
kegiatanpun yang terlewat), e) apakah
SOP ini efektif, menghasilkan hasil sesuai
dengan tujuan penulisan f) apakah SOP ini
reliable, menghasilkan hasil yang sama bila
dikerjakan oleh orang lain, g)) apakah SOP
feasible, dapat diterapkan di tempat SOP
dibuat dan ditetapkan, h) apakah SOP ini
efisien, menggunakan sumber daya yang
minimal dengan hasil yang berkualitas ?
Banyak pilihan format namun tidak usah

bingung, pilihlah satu format yang mudah,
ringkas namun berkualitas. Setelah memilih
dan menyepakati satu format maka tulislah
SOP sesuai dengan format tersebut. Dalam
tulisan ini penulis menggunakan format
penulisan SOP dari ICH WHO, namun
ejaan penulisannya mengikuti pedoman
umum ejaan bahasa Indonesia.17 Hasil
penulisan pada tahap ini disebut draf SOP
dan harus dilanjutkan ke tahap berikutnya
yaitu tahap review.
2. REVIEW SOP
Penulis tentunya telah menulis SOP dengan
seksama namun demikian masih tetap
harus dilakukan review. Review adalah
melihat kembali (penilaian), kegiatan ini
penting sekali untuk melihat sisi lain yang
tidak terlihat penulis, mungkin masih ada
hal yang perlu disempurnakan. Selain itu
kegiatan ini sekaligus menilai kelayakan
draf SOP menjadi SOP. Penilaian tersebut
dilakukan oleh reviewer (penilai). Penilai
adalah seseorang atau beberapa orang
yang ditugaskan untuk menilai kelayakan
SOP. Penilai ini dapat berasal dari sesama
rekan satu unit, organisasi atau mungkin
narasumber dari luar organisasi. Penilaian
dapat dilakukan dalam forum rapat dengan
mengundang penyusun SOP dan para
penilai.
Rapat dapat dilakukan dalam tiga
tingkatan yaitu rapat pertama dengan
mengundang para penilai dalam ruang
16
Kementerian Pemuda dan Olahraga

Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON)
Tabel 2: Daftar Tilik Kelayakan Sop
No
Variabel
Kesesuaian Format
1
Kesesuian Bahasa
2
3
Kelayakan SOP:
a. Isi:
1. Sejalan dengan regulasi pemerintah
2. Tidak Bertentangan dengan Agama, Norma dan Keyakinan
Penerima Layanan
3. Berlandaskan ilmu pengetahuan
4. Selaras dengan SOP lain
5. Komprehensif
6. reliable
7. feasible
8. efisien
9. Efektif (mencapai tujuan dengan singkat)
Ya
Tidak
b. Penulisan:
1. Penulisan ringkas dan sederhana
2. Penggunaan bahasa efektif dan efisien
3. Penggunaan bahasa sesuai bahasa pelaksana
4. Kalimat efektif dan efisien
5. Memulai kalimat dengan kata kerja aktif
6. Informasi Lengkap
7. Informasi Objektif
8. Informasi Koheren
9. Lampiran Lengkap dan sesuai Kebutuhan
10. Tingkat Rincian Penjelasan informasi sesuai kapasitas pelaksana
11. Tidak ada pilihan langkah prosedur yang membingungkan:
Menyebutkan alasan kapan menggunakan langkah 1 dan kapan
langkah 2
selanjutnya draf SOP tersebut uji coba.
3. UJI COBA SOP
Kegiatan uji coba bertujuan memastikan
bahwa SOP yang dibuat dapat dilaksanakan
secara aman, nyaman dan menghasilkan
layanan atau produk yang berkualitas.
Kegiatan ini penting dilakukan karena
apapun kegiatan layanan suatu organisasi
pasti
bersentuhan
dengan
publik
sehingga harus dijamin tidak boleh ada
Dalam forum rapat review, penulis

memaparkan draf SOP, para penilai
memperhatikan, mengoreksi, memperbaiki
dan menyempurnakan langkah demi
langkah prosedur yang dibacakan.
Selanjutnya penilai mengisi borang
penilaian, membahas hasil penilaian dan
menyempurnakan draf SOP sampai betulbetul sempurna, dan layak menjadi SOP.
(Lampiran 1). Setelah selesai dinilai maka
17

Uji coba draft SOP harus dapat menjawab
beberapa pertanyaan penting diantaranya
adalah a) Apakah kapasitas, dan sumberdaya
organisasi memungkinkan pelaksanaan
layanan seperti yang ditulis dalam SOP
? b) Apakah layanan yang termaktub
dalam SOP tersebut dapat dilaksanakan
dengan aman dan nyaman ? c) Apakah
staf organisasi dapat melaksanakannya
dengan mudah? d) Apakah hasil (produk)
pelaksanaaan layanan tersebut berkualitas?
Bila uji coba ini dapat menjawab seluruh
pertanyaan tersebut maka SOP tersebut
dapat disetujui dan dilaksanakan (Tabel 2,
Lampiran 2).
satupun kegiatan layanan yang dapat

membahayakan keselamatan dan kesehatan
penerima layanan. Tidak boleh ada satupun
kegiatan layanan yang menimbulkan
rasa tidak nyaman apalagi menyakitkan
penerima layanan. Tidak boleh ada
satupun kegiatan layanan yang hasilnya
tidak berkualitas. Pimpinan dan seluruh
staf organisasi, dan unit layanan harus
menjamin dan berkomitmen melaksanakan
janji ini kepada publik. Oleh karenanya
walaupun draf SOP sudah dinilai, dan
disempurnakan namun tidak dapat
langsung disetujui untuk ditetapkan dan
dilaksanakan akan tetapi harus dilakukan
ujicoba terlebih dahulu.
Kementerian Pemuda dan Olahraga

Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON)
Tabel 3: Daftar Tilik Uji Coba Sop
No
Variabel
1
Legalitas layanan
2
Sumberdaya Organisasi memungkinkan pelaksanaan SOP ?
3
Prosedur Layanan dapat dilaksanakan dengan aman dan nyaman ?
1. Untuk Pelaksana Layanan
2. Untuk Penerima Layanan
3. Untuk Petugas Lain
4
Pelaksana dapat melaksanakan SOP dengan mudah?
5
6
7
Hasil (produk) layanan berkualitas

Hasil (produk) layanan berkualitas sesuai dengan tujuan SOP
Lain-Lain
Kesimpulan: a) Dapat Ditetapkan b) Perbaikan
Kegiatan uji coba SOP secara mirip
dengan kegiatan layanan sesungguhnya
namun berbeda dalam hal subjek. Subjek
layanan bersifat terbatas yaitu sukarelawan
(volueenter); selain itu kegiatan ini belum
diperuntukkan untuk layanan publik.
Kegiatan ini harus direncanakan dan
dipersiapkan dengan sebaik-baiknya.
Tentukan waktu, dan tempat pelaksanan-
18
Keterangan
nya. Tempat pelaksanaan sebaiknya di

ruangan sesungguhnya pelayanan akan
dilaksanakan. Siapkan segala sesuatu
yang dibutuhkan dengan sebaik mungkin.
Sediakan dokumen draf SOP yang telah
direview. Tentukan staf pelaksana dan
berikan staf tersebut draf SOP agar dibaca
dipelajari sampai staf pelaksana tersebut
benar-benar paham. Tentukan subjek uji
coba (sukarelawan). Subjek tersebut harus

diberitahu bahwa yang bersangkutan
akan mengikuti kegiatan uji coba SOP.
Berikan penjelasan mengenai kegiatan
tersebut, manfaat dan risikonya sehingga
yang bersangkutan memahami dan setuju
mengikuti kegiatan dengan sukarela tanpa
paksaan. Selanjutnya subjek tersebut
diminta menandatangai surat persetujuan
tindakan uji coba SOP (surat persetujuan
setelah penjelasan). Siapkan alat, bahan
dan lain-lain yang dibutuhkan jangan
sampai ada yang terlewat. Setelah semua
siap maka kegiatan uji coba dapat dimulai.
Kegiatan uji coba harus dilakukan dalam
pengawasan pakar atau nara sumber.
Pastikan kegiatan uji coba berjalan sesuai
rencana, aman, nyaman dan berkualitas.
Catat hasil kegiatan dalam dokumen berita
acara uji coba draf SOP. Bila kegiatan
ini berhasil dilaksanakan dengan aman
dan nyaman serta memberikan hasil yang
berkualitas maka draf SOP dapat disetujui
menjadi SOP.
4. PERSETUJUAN (OTORISASI)
Draf SOP yang sudah dinilai dan uji coba
maka dilakukan otorisasi. Otorisasi adalah
persetujuan draf SOP menjadi SOP sebagai
standar pelayanan. Otorisasi dilakukan oleh
pejabat yang mempunyai kewenangan dan
tanggung jawab dalam pelayanan publik
di suatu organisasi misalnya pimpinan
atau direktur rumah sakit. Prosedurnya
adalah sebagai berikut. Naskah draf SOP
di periksa lagi khususnya bahasa, ejaan,
huruf dan lainnya yang bersifat tekstual,
setelah semua nakah SOP sempurna maka
diparaf oleh pimpinan unit dan selanjutnya
ditandatangi oleh pimpinan umum
(direktur) di kolom otorisasi dan dituliskan
juga tanggal persetujuannya.
10
5. PENETAPAN
Penetapan SOP bertujuan memberikan
payung hukum bagi SOP yang akan
dilaksanakan dalam kegiatan layanan
publik. Pemberian payung hukum ini
mengikat bagi pelaksana dan penerima
layanan. Para pelaksana wajib mengikuti
SOP yang telah ditetapkan, dan demikian
juga penerima layanan. Pelaksanaan
layanan tidak dapat bertepuk sebelah
tangan kedua belah pihak, pelaksana dan
penerima layanan keduanya harus saling
membantu agar agar kegiatan berjalan
secara aman, nyaman dan menghasilkan
layanan yang berkualitas.
Pemberian payung hukum ini dlakukan
setelah SOP mendapat otorisasi dan
dibuktikan dengan penerbitan surat
keputusan (SK) penetapan. SK penetapan
dikeluarkan organisasi sesuai dengan
ketentuan administrasi yang berlaku. Secara
praktis SOP SOP tersebut dikumpulkan
menjadi satu yaitu menjadi buku standar
pelayanan organisasi selanjutnya dibuatkan
SK nya. Sop yang telah di terbitkan SK
penetapannya berarti sah secara hukum
dan sk tersebut menjadi dasar hukum bagi
organisasi dalam memberikan layanan
publik.
6. PENDOKUMENTASIAN
Sop yang telah di terbikan surat keputusan
penetapannya merupakan dokumen resmi
organisasi, dan bagi organisasi pemerintah
SOP terebut menjadi dokumen negara.
Dokumen ini wajib didokumentasikan
sesuai ketentuan yang berlaku.18 Dokumen
asli disimpan di unit arsip dalam bentuk
piranti keras dan piranti lunak masingmasing tiga eksemplar. Dokumen asli
harus dirawat dengan baik, secara berkala
diperiksa keutuhannya, terutama dokumen
piranti lunak harus diperiksa apakah masih
19

yang harus dibuat, di antaranya adalah:
artikel publik, brosur, poster, buku, buku
saku, standing banner, teks berjalan, dan
lain sebagainya. Publikasi tersebut dapat
menggunakan berbagai saluran yang ada,
dapat mengembangkan sistem sendiri atau
memanfaatkan sarana yang sudah ada. 18,25
Pengembangan sistem publikasi sendiri ini
mungkin terasa berat bagi suatu organisasi,
karena memerlukan legalitas dan sumberdaya besar namun menguntungkan karena
organisasi dapat melakukan publikasi
setiap saat, secara mandiri, dan terkendali.
Sarana publikasi yang dapat dikembangkan
diantaranya adalah papan informasi,
running text, laman, penerbitan resmi yang
terdaftar dan bernomor (ISSN, ISBN)
seperti buku, buku saku, news letters,
majalah, jurnal, dan lain sebagainya.
Sarana publikasi milik organisasi lain yang
berfungsi baik dapat juga dimanfaatkan
namun perlu upaya khusus karena harus
mengikuti syarat dan ketentuan pemilik
sarana tersebut.
dapat terbaca, dan tidak rusak. Dokumen

asli dapat diperbanyak sesuai kebutuhan
dan disimpan di perlustakaan kantor, unit
unit pelayanan atau di bagian lain yang
memerlukan.
7. PUBLIKASI (eksternal)
Publik mempunyai hak asasi yang dijamin
dan dilindungi oleh negara, DP. salah satu
diantaranya adalah hak atas informasi. DP.
Undang-Undang Keterbukaan Informasi
Publik mewajibkan setiap penyelenggara
layanan publik menyediakan, memberikan
dan menerbitkan informasi layanannya.
Setiap badan publlik baik pemerintah
maupun non pemerintah (swasta) wajib
memberikan informasi yang akurat, benar
dan tidak menyesatkan.19,20 Berdasarkan
hal tersebut maka setiap penyelenggara
layanan publik wajib membuat SOP
layanan
dan
mempublikasikannya.
Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya
pelayanan yang transparan, efektif, efisien,
dan akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu juga untuk membantu
pengembangan ilmu pengetahuan dan
pencerdasan masyarakat.21-23 Pelanggaran
terhadap kewajiban ini diancam hukuman
pidana dan denda. 24
Publikasi tersebut dilakukan dengan cara
yang mudah dijangkau masyarakat dan
dalam bahasa yang mudah dipahami.21
Untuk memenuhi hal tersebut maka
dokumen SOP harus dirubah menjadi
materi publik, materi ini dikemas sekreatif
mungkin dan khusus disajikan untuk publik.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan materi publik diantaranya
adalah penggunaan bahasa dan tampilan.
Gunakan bahasa awam dan istilah yang
populer, hindari istilah istilah yang rumit.
Buat tampilan semenarik munkin dan jelas
dibaca. Beberapa bentuk materi publik
20
8. SOSIALISASI
Sop layanan publik harus disosialisasikan
khususnya kepada staf organisasi dengan
tujuan agar para mereka mengetahui
keberadaan suatu SOP. Selain itu agar para
staf mengenal, memahami dan mengikuti
ketentuan yang berlaku di dalamnya.
Sosialisasi ini disampaikan kepada seluruh
baik yang langsung maupun yang tidak
langsung terkait dalam berbagai forum atau
sarana yang ada di organisasi. Beberapa
sarana yang dapat digunakan misalnya
laporan pagi, laporan pekanan, rapat
organisasi, atau acara. Sosialisasi SOP
bersifat umum, sedangkan penyampaian
yang khusus dilakukan melalui kegiatan
pelatihan, yang akan dijelaskan di bawah
ini.
11
9. PELATIHAN
Penyelenggaraan layanan publik membutuhkan berbagai hal, namun yang
terpenting adalah pelaksananya (man
behind the gun). Pelaksana layanan harus
memahami tugasnya dengan baik dan
rinci (how to shoot) agar layanan dapat
mencapai sasaran yaitu memberikan yang
terbaik untuk masyarakat. Oleh karenanya
para pelaksa harus mengikuti berbagai
pelatihan diantaranya melalui pelatihan
SOP. Pelatihan ini berbasis SOP, artinya
menggunakan SOP sebagai materi utama
pelatihan.
Sop yang telah ditetapkan sebagai standar
pelayanan perlu dijelaskan, dipahamkan dan
dilatihkan kepada seluruh staf pelaksana
agar para pelaksana dapat memahami halhal penting dari suatu layanan. Diantaranya
adalah a) tujuan layanan, b) apa saja
yang harus dipersiapkan, c) bagaimana
mengerjakannya langkah demi langkah, d)
apa hasilnya (produk layanan), e) waktu
layanan, f) bagaimana bersikap bila ada
sesuatu yang tidak terduga, g) bagaimana
menjelaskani kepada penerima layanan,
h) pengambilan persetujuan layanan i)
menjawab pertanyaan penerima layanan
(publik) j) dan lainnya. Selain itu dalam
pelatihan tersebut, para peserta akan
berlatih (simulasi) mengerjakan layanan
sesuai SOP, dengan tujuan agar mereka
nantinya dapat bekerja dengan mantap
(firm) tanpa rasa canggung, takut salah,
dan tidak membahayakan para penerima
layanan. Melalui pelatuhan tersebut para
staf akan dapat bekerja sesuai SOP dan dapat
memberikan pelayanan yang terbaik buat
masyarakat. Pelatihan ini akan memperkuat sistem dan budaya kerja organisasi
sehingga para staf akan bekerja berdasarkan
sistem tidak berdasarkan individu (pendapat
pribadi) sehingga semua layanan organisasi
12
akan berlangsung secara sistemik, ajeg,

berkesinambungan dan kekal.
10. REVISI
SOP tidak berada di ruang hampa, namun
berada dalam dunia realitas. Realitas
layanan bersifat dinamis dipengaruhi
banyak variabel seperti tuntutan konsumen,
perubahan
organisasi,
ketersediaan
anggaran, inovasi alat, kemajuan teknologi,
perubahan piranti lunak, kualitas sdm, dan
lain sebagainya. Penyelenggara layanan
wajib menjawab tuntutan perubahan
tersebut dengan melakukan beberapa
penyesuaian atau revisi SOP. Sop bukanlah
kitab suci, selalu terbuka untuk revisi.
Lakukanlah revisi bila memang diperlukan,
hal ini semata-mata untuk penyempurnaan
kualitas layanan dan meningkatkan
kepuasan para penerima layanan.
FORMAT PENULISAN SOP

Penulisan SOP biasanya menggunakan
format tertentu, namun jangan sampai
terganggu dengan format tersebut sehingga
malah menyulitkan dan menimbulkan rasa
enggan menulis SOP. Format hanyalah alat
bantu untuk memudahkan penulisan SOP
format memang penting namun lebih penting
lagi adalah selesainya dokumen SOP. Mulailah
menulis, awalnya mungkin terasa sulit namun
lambat laun akan terbiasa dan terasa mudah
dan menyenangkan.
Pada kesempatan ini penulis akan
menjelaskan penggunaan format SOP versi
ICH-WHO. Menurut versi tersebut ada 14
keterangan (variabel) yang harus ditulis dalam
kolom dokumen SOP yaitu 1) Judul, 2) Penulis,
3) Persetujuan (otorisasi) 4) Versi, 5) Revisi, 6)
Tujuan, 7) Scope (ruang lingkup), 8) Prosedur,
9) Penanggung Jawab, 10) Aplikasi dengan
SOP lain, 11) Peristilihan, 12) Referensi, 13)
21

Lampiran, 14) Akses. Variabel utama dari
dokumen tersebut adalah variabel nomor 8
yaitu variabel prosedur, ini dalah bagian inti
dari sebuah SOP. Penjelasan variabel tersebut
kami tuliskan di bawah ini. (tabel).
1. Judul. Kolom ini diisi dengan judul SOP.
Tulis judul SOP dengan ringkas namun
menggambarkan hasil, metode dan tempat.
Berikut ini penulis sampaikan beberapa
contoh judul misalnya: a) Sop Pengukuran
Kapasitas Paru Atlet dengan alat CPET di
Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON). b)
Sop Pengukuran Kepadatan Tulang dengan
alat Lunar di RSON. c) Sop Penyetoran
Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP)
RSON dengan metode Simfoni.
2. Penulis. Kolom ini diisi dengan nama
penulis SOP. Tulislah nama penulis yang
terlibat dalam pembuatan SOP (penulis
dapat lebih dari satu orang).
3. Otorisasi. Kolom ini adalah kolom
persetujuan. Tulislah nama pejabat
yang mempunyai otoritas (kewenangan)
menyetujui penggunaan SOP dalam suatu
organisasi. Selain itu cantumkan juga waktu
dimulainya penggunaan SOP. Misalnya
Nama Direktur Rumah Sakit, tanggal,
bulan dan tahun mulai diberlakukan SOP.
4. Versi. Kolom ini diisi dengan keterangan
versi SOP. Tulislah nama atau sebutan
versi SOP, misalnya Sop versi 2016.
5. Revisi. Kolom ini diisi dengan waktu yaitu
tanggal, bulan, dan tahun) revisi dokumen
SOP.
6. Tujuan. Kolom ini diisi dengan tujuan
penulisan SOP. Tulislah tujuan dengan
menuliskan hasil layanan atau produk.
Berikut ini penulis sampaikan beberapa
contoh tujuan misalnya: a) Menghasilkan
pengukuran kapasitas paru atlet yang aman
dan nyaman dengan hasil yang berkualitas..
b) Menghasilkan pengukuran kepadatan
tulang yang aman dan nyaman dengan
22
hasil yang berkualitas. c) Terlaksananya

penyetoran secara aman seluruh pendapatan
RSON ke kantor kas negara.
7. Scope. Kolom ini diisi dengan nama
pelaksana SOP. Tulislah nama pelaksana
layanan baik dari unit pelaksana maupun
dari unit lain namun terkait dengan
terlaksananya layanan.
8. Prosedur. Kolom ini adalah bagian utama
dari dokumen SOP. Isilah kolom ini dengan
narasi kegiatan layanan, secara berurutan,
langkah demi langkah sampai mencapai
tujuan. Hal ini akan dijelaskan lebih rinci
secara khusus di halaman selanjutnya.
9. Penanggung Jawab. Isilah kolom ini
dengan nama seseorang yang mempunyai
tanggung jawab atas terlaksana dan tidak
terlaksananya suatu kegiatan layanan.
Penanggungjawab biasanya berjenjang,
oleh karenanya nama tersebut dapat lebih
dari satu orang. Sebagai contoh misalnya
layanan pemeriksaan kapasitas paru dengan
alat CPET, maka tulislah nama penanggung
jawab unit pelaksanan dan nama atasan
langsungnya yaitu direktur sport science
RSON. Bila terjadi penyimpangan
prosedur, maka penanggung jawab tersebut
yang memeriksa dokumen berita acara dan
mencarikan solusi dan tindak lanjut atas
masalah di lapangan. Penanggung jawab,
juga mempunyai kewenangan (otoritas)
untuk memutuskan apakah suatu layanan
dapat dilanjutkan atau dihentikan.
10. Aplikasi dengan SOP lain. Isilah kolom
dengan nama SOP lain yang terkait dengan
pelaksanaan SOP yang kita tulis.
11. Peristilahan. Isilah kolom ini dengan
penjelasan terhadap istilah istilah yang
digunakan pada dokumen SOP.
12. Referensi. Isilah kolom ini dengan
nama referensi (daftar pustaka) yang
digunakan atau mendasari penulisan
13
SOP. Referensi adalah acuan penulisan

SOP yang membimbing dan menentukan
kualitas sebuah SOP, oleh karenanya
ambillah sumber yang kuat dan mutakhir.
Sumber yang kuat dapat berasal dari
regulasi seperti undang-undang, peraturan
presiden, keputusan presiden, peraturan
menteri dan lainnya. Sumber lainnya dari
buku atau jurnal ilmiah. Ambillah sumber
yang semutakhir mungkin (maksimal 5
tahun terakhir) agar SOP yang dibuat

dapat bertahan lama. Jangan lupa tuliskan
sumber referensi sesuai aturan agar tidak
melanggar ketentuan hak cipta intelektual.
13. Lampiran. Isilah kolom ini dengan gambar,
skema atau diagram yang diperlukan untuk
memudahkan pemahaman pembaca.
14. Akses. Tuliskan siapa saja yang dapat
mengakses dokumen SOP.
Tabel 4: Penjelasan Singkat Format SOP

NO VARIABEL
1 JUDUL
PENJELASAN
Tuliskan judul SOP
PENULIS
Tuliskan nama penulis
OTORISASI
Tuliskan nama pejabat dan tgl SOP di aprove
VERSI
Tuliskan versi SOP
REVISI
Tuliskan tanggal revisi SOP (bila ada)
TUJUAN
Tuliskan SESUATU yang dihasilkan (layanan/ produk)
SCOPE
Tuliskan siapa saja yang menggunakan SOP ini
PROSEDUR
Tuliskan sesuai standar WHO, ICH
PENANGGUNG JAWAB
Tuliskan nama seseorang yang mempunyai kewenangan memutuskan

solusi dan tindak lanjut bila terjadi masalah dalam pelaksanaan SOP.
10
APLIKASI DG SOP LAIN
Tuliskan SOP lain yang berhubungan dengan SOP yang ditulis.
11
PERISTILAHAN
Jelaskan pengertian bila ada istilah itilah atau definisi dalam SOP yang
perlu dijelaskan untuk memudahkan pemahaman pembaca.
12
REFERENSI
Tuliskan sumber penulisan SOP (UU, PP, PERMEN,SK, Jurnal, Buku

dan lainnya.
13
LAMPIRAN
Lampirkan gambar, skema , alur diagram yang diperlukan untuk

memudahkan pemahaman pembaca.
14
AKSES
Tuliskan siapa saja staf atau pimpinan yang boleh membuka SOP.
TEKNIK PENULISAN PROSEDUR SOP

Inti dari penulisan prosedur dalam sebuah
SOP adalah adalah pemberian informasi
mengenai proses pelaksanaan suatu layanan.
Proses pelaksanaan prosedur suatu kegiatan
apakah kegiatan administrasi, kegiatan layanan
atau kegiatan penelitian pada umumnya dapat
dibedakan menjadi tiga tahapan yaitu a)
persiapan prosedur, b) pelaksanaan prosedur
dan c) pasca prosedur. Pada pasca prosedur
hendaknya tidak lupa disebutkan langkah
14
kegiatan yang terkait dengan penanganan

limbah akibat prosedur.
Penulis SOP harus dapat menuliskan
informasi layanan secara sederhana, ringkas,
jelas, namun menyeluruh dan mudah dipahami.
Hal ini membutuhkan ketrampilan dan latihan
menulis. Pada kesempatan ini penulis akan
menjelaskan teknik penulisan prosedur
mencakup isi informasi dan bagaimana
menulisnya. Ketrampilan ini tidak datang
23

seketika namun perlu dilatih dan diasah terus
menerus sehingga kita mampu menulis SOP
yang berkualitas.
Isi informasi prosedur
Isi informasi prosedur sebuah kegiatan
layanan mungkin banyak sekali namun dapat
disederhanakan menjadi lima hal pokok yaitu
a) apa kegiatannya, b) siapa yang melakukan,
c) kapan dilakukannya, d) di mana layanan
dilakukan, dan e) bagaimana melakukannya.
Untuk mudahnya kita ingat saja rumus 4W+1H
(What, Who, When, Where and How).
1. Informasikan kegiatan apa yang harus
atau akan dilakukan.
Prosedur suatu SOP harus meninformasikan
kegiatan apa saja yang harus atau akan
dilakukan untuk mencapai tujuan atau
untuk menghasilkan suatu produk layanan
tertentu. Informasikan apa yang menjadi
tujuan layanan dan apa yang akan di alami
dan apa hasil yang akan didapat dan apa
manfaat dari layanan tersebut. Hal ini
penting, untuk menimbulkan rasa aman
buat penerima layanan.
2. Informasikan siapa yang harus melakukan.
Informasikan siapa pelaksana layanan,
dari unit mana, apa kompetensinya dan
apa kewenangannya. Pelaksana kegiatan
merupakan bagian penting dari pelayanan
yang berkualitas, oleh karenanya pelaksana
layanan harus mempunyai kualifikasi,
sertifikasi, kompetensi dan kewenangan
sesuai dengan jenis layanannya. Setiap
layanan membutuhkan pelaksana yang
mahir dalam hal kemampuan, dan tanggung
jawab. Oleh karenanya informasikan
dengan jelas siapa saja yang dapat
malakukan suatu kegiatan layanan dan
kepada siapa dia harus bertanggungjawab.
3. Informasikan dimana layanan akan
dilakukan.
Informasikan di ruang mana saja kegiatan
24
layanan akan dilakukan, jelaskan kondisi

ruangannya. Sebutkan beberapa ruangan
yang akan digunakan dalam pelayanan
misalnya ruang pendaftaran, ruang
administrasi, ruang ganti pakaian, ruang
pelayanan, ruang pengambilan hasil
layanan, ruang pembayaran dan sebagainya.
Informasikan kondisi ruang layanan
apakah sunyi, atau bising. Informasikan
suhu, kelembaban, sterilitas ruangan dan
sebagainya. Sebutkan sifat ruangan yang
spesifik, seperti ruang pemeriksaan MRI
yang tidak boleh ada benda logam, telpon
genggam dan lainnya.
4. Informasikan kapan layanan akan
dilakukan
Informasikan waktu dan lama layanan.
Informasikan
secara
rinci
waktu
pelaksanaan layanan. Hari apa ?, apakah
setiap harikah atau beberapa hari tertentu
? Pukul berapa ? Apakah pagi, sore atau
malam ? Informasikan berapa lama layanan
akan dilaksanakan sejak dari persiapan,
pelaksanaan dan pasca pelaksanaan,
informasi ini sangat penting, untuk
menimbulkan rasa tenang dan nyaman bagi
penerima layanan.
5. Informasikan bagaimana harus dikerjakan
Informasikan bagaimana layanan akan
dikerjakan. Informasikan kegiatan tersebut
satu demi satu, langkah demi langkah, dari
awal hingga akhir secara berurutan tanpa
ada yang terlewat atau terlompati, dari huruf
a, b, c dan selanjutnya sampai huruf z (bila
sampai huruf z). Buat peta jalan kegiatan,
atau alur kegiatan sebagai alat bantu
untuk mencegah agar tidak langkah yang
terlewat. Langkah tersebut harus tertib,
melangkah menuju tujuan yang dimaksud.
Hal ini penting untuk menghasilkan produk
layanan yang berkualitas.
15
BAGAIMANA MENULIS PROSEDUR

Pada halaman sebelumnya penulis telah
menjelaskan isi sebuah prosedur selanjutnya
akan kami jelaskan bagian yang tidak halah
pentingnya yaitu bagaimana menuliskan
informasi tersebut menjadi narasi sebuah sebuah
SOP. Menulis prosedur itu sebenarnya tidak
sulit bahkan mudah asalkan kita mengetahui
beberapa tips nya yang akan penulis jelaskan
di bawah ini.
1. Keep It Short And Simple (KISS)
Tujuan penulisan SOP adalah tersedianya
dokumen acuan bagi para pelaksana
layanan. Para pelaksana layanan harus
mempelajari dan menguasai SOP padahal
tingkat pemahaman nya bervariasi oleh
karenanya buatlah SOP yang mudah
dipahami. Tulislah prosedur dengan narasi
yang singkat dan sederhana sehingga
mudah dimengerti oleh para pelaksana
layanan. Menulis informasi seperti itu
memang tidak mudah dan butuh latihan.
Salah satu tipsnya adalah sebelum menulis
prosedur, tulislah terlebih dahulu pointpoint (peta langkah) kegiatan yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan layanan
atau produk yang akan dihasilkan. Tulislah
seluruh kegiatan dalam peta tersebut dan
jangan tulis kegiatan lain yang tidak perlu
atau tidak dibutuhkan. Cara ini dapat
membantu kita dalam menulis prosedur
secara hemat, singkat dan sederhana.
Tulisan yang singkat dan sederhana
menunjukkan
penguasaan
penulis
terhadap prosedur layanan, sebaliknya
bila narasinya panjang dan rumit hal itu
menunjukkan penulis belum menguasai
prosedur layanan. Hal ini tidak boleh
terjadi karena naskah SOP akan sulit
dipahami dan sulit dilaksanakan para
pelaksana. Pada situasi seperti ini solusinya
adalah dengan mengundang nara sumber,
16
konsultan, atau pakar untuk memberikan

informasi prosedur layanan (alat) dengan
jelas sampai kita benar-benar mengerti dan
mampu menuliskannya menjadi prosedur
layanan secara singkat, sederhana dan
mudah dipahami.
2. Sesuaikan
narasi
SOP
dengan
penggunanya
Salah satu tujuan penulisan SOP adalah
agar para pelaksana dapat melayanani
publik sebaik mungkin, untuk itu para
pelaksana layanan harus membaca dan
memahaminya. Sop dibuat bukan untuk
si penulis tetapi untuk para pelaksana
layanan sedangkan kapasitas para
pelaksana layanan bervariasi. Mereka
mempunyai hal tingkat intelegensi, tingkat
pendidikan, pengalaman kerja, tingkat
kemahiran kerja, penguasaan bahasa
yang bervariasi, oleh karena itu tulislah
prosedur SOP dengan mempertimbangkan
kapasitas dan kemampuan pembacanya
atau para pelaksana layanan. Berdasarkan
pertimbangan tersebut maka tulislah
narasi informasi prosedur sesuai dengan
bahasa para pelaksana layanan. Tulislah
narasi dengan bahasa kaumnya,
tanpa mengurangi informasi yang harus
disampaikan agar para pelaksana mudah
memahami dan melaksanakan layanan
sesuai SOP. Menulis seperti itu memang
tidak mudah namun harus diupayakan
dengan sering berlatih. Tulislah kata, atau
istilah yang biasa digunakan para pelaksana
layanan.
Penulisan narasi menggunakan bahasa
penulis menunjukkan egoisme penulis,
hal ini merugikan karena SOP tersebut
hanya dimengerti oleh penulis saja
sehingga menjadi tidak operasional.
Sop menjadi sulit dipahami dan sulit
dilaksanakan, kalaupun dilaksanakan hasil
25

3. Mulailah kalimat SOP dengan kata
kerja aktif
Tulislah narasi prosedur dengan menggunakan kata kerja aktif. Misalnya
ambillah larutan NaCl sejumlah 10 ml dan
masukkan ke dalam tabung reaksi. Jangan
gunakan kalimat seperti ini, Larutan Nacl
sebanyak 10 ml di ambil dan dimasukkan
ke dalam tabung reaksi.
layanannya tidak akan berkualitas. Hal

ini tidak boleh terjadi. Kita tidak boleh
egois, namun harus berempati kepada
para pelaksana layanan. Situasi seperti
ini dapat diatasi dengan mengundang
para pelaksana layanan dan menanyakan
apakah kosa kata, atau istilah dalam SOP
dapat dipahami dan dimenegrti. Selain itu
kita dapat mengundang ahli bahasa untuk
menjelaskan makna suatu istilah sulit,
dan mendapatkan kata padanannya yang
mudah dimengerti. Kesimpulannya kita
harus berusaha menulis narasi prosedur
sebaik mungkin dengan menggunakan
bahasa para pelaksananya.
4. Gunakan bahasa efektif dan efisien,

langsung menuju sasaran, kalimat tidak
berbusa-busa sehingga mudah dipahami
pembaca. Tips nya adalah tujuan dari
suatu langkah kegiatan disebutkan dahulu
baru kemudian caranya atau teknis
pelaksanaannya. Sebagai contoh, lakukan
kalibrasi alat dengan cara sebagai berikut
(sebutkan langkah-langkahnya).
REVISI SPO: KALIBRASI ALAT BMD PRODIGY DXA

TANGGAL 19 APRIL 2016
NO
26
SEBELUM REVISI
SESUDAH REVISI
Klik dua kali pada menu ikon Prodigy (lihat Tampilkan menu utama pada layar monitor (Gb.
gambar 3), sehingga muncul tampilan menu 4 hal. 129) dengan cara menakan dua kali pada
menu ikon Prodigy (Gb. 3 hal. 129).
utama pada layar monitor (lihat gambar 4).
Klik satu kali pada menu ikon Quality Assurance

(lihat gambar 4B), sehingga muncul tampilan
gambar hasil kalibrasi presisi sebelumnya pada
layar monitor (lihat gambar 5).
Tampilkan gambar hasil kalibrasi presisi

sebelumnya pada layar monitor (Gb. 5 hal. 130)
dengan cara menakan satu kali pada menu ikon
Quality Assurance (Gb. 4B hal. 129).
Klik satu kali pada menu ikon Start untuk

memulai kalibrasi presisi (lihat gambar 5B).
Alat pindai akan bergeser (setelah 30 detik)
dan muncul sinar laser (berupa tanda tambah
dengan nyala merah terang) pada meja
pemeriksaan BMD (lihat gambar 6A). Petugas
lain memastikan sinar laser telah muncul
pada meja dengan melihat area sekitar meja
pemeriksaan dan melaporkan ke operator
dengan kalimat sinar laser telah muncul.
Nyalakan sinar laser pada alat pindai dengan

cara menekan satu kali pada menu ikon Start
(Gb. 5B hal. 130) sehingga alat pindai akan
bergeser. Setelah 30 detik sinar laser muncul
pada meja pemeriksaan BMD (Gb. 6A hal. 130).
Petugas lain memastikan sinar laser telah
muncul pada meja dengan melihat area sekitar
meja pemeriksaan dan melaporkan ke operator
dengan kalimat sinar laser telah muncul.
17
5. Complete:
Tuliskan seluruh informasi secara lengkap
langkah demi langkah jangan ada yang
terlewati agar kegiatan layanan dapat
terlaksana dengan baik.
6. Objective:
Tuliskan fakta bukan opini. Tuliskan setiap
langkah kegiatan sesuai dengan sesuai
dengan rujukannya, yaitu berdasarkan
literatur, buku panduan (manual book)
dan tidak berdasarkan asumsi, atau
pendapat pribadi. Hal ini sangat berbahaya
karena dapat terjadi kesalahan
yang
berpotensi menimbukan ketidakamanan,
ketidaknyamanan dan hasil layanan yang
tidak berkualitas.
7. Coherent:
Narasi suatu prosedur SOP hendaknya
mencerminkan alur berfikir yang logis,
tertib dan berurutan.
8. Lampirkan SOP dengan gambargambar, alur diagram, contoh
perhitungan dan lain lain yang dianggap
perlu agar SOP mudah dipahami, mudah
dilaksanakan dan dapat menghasilkan
produk atau sesuatu yang sama seperti
yang dituliskan dalam tujuan SOP. Gambar
18
tersebut diberi identitas sesuai ketentuan

penulisan artikel ilmiah. (Gb.1: Tombol
aktivasi alat C-arm, prosedur 3.2)
Gambar yang dilampirkan sebaiknya tidak
menggunakan gambar yang ada di buku
referensi namun menggunakan gambar
hasil buatan sendiri. Gambar buatan
sendiri lebih otentik, mudah dipahami
sesuai dengan alat yang digunakan seperti
disebutkan di SOP tempat kita bekerja
hal ini akan meminimalisir kesalahan
pemahaman. Gambar buatan sendiri ini
dapat diatur dimensinya sesuai kebutuhan
penjelasan prosedur.
9. Kalimat efektif : clear and concise.
Contoh unclear Volume larutan dicatat di
lembar keperawatan Contoh clear. Catatlah
volume larutan pada lembarkeperawatan
10. Tingkat detil (rinci): tergantung individu
pelaksana SOP (tingkat kemahiran)
Gunakan nama generik bila memungkinkan
11. Hindari Lakukan ini atau lakukan itu,
where appropriate Sebaiknya Anda boleh
menggunakan pilihan 1 dan berikan alasan
kapan melakukan pilihan 2.
27

PENUTUP
Membuat SOP bukanlah sekedar membuat
dokumen untuk menggugurkan kewajiban
memenuhi suatu legalitas atau persyaratan
tertentu namun lebih penting dari itu adalah
suatu langkah penting dalam membangun sistem
dan budaya kerja. Membangun sistem kerja,
membangun budaya kerja para penyelenggara
layanan yang berbasis kepada kepuasan para
peneri,a layanan. Membangun budaya kerja
para abdi negara untuk selalu memberikan
layanan yang bermanfaat, aman, nyaman dan
berkualitas kepada masyarakat. Semoga tulisan
ini memberikan inspirasi dan manfaat buat kita
semua untuk selalu memberikan pelayanan
prima kepada masyarakat. Semoga Allah SWT
merihoi usaha kita. Amim Ya Rabbal Alamin.
UCAPAN TERIMA KASIH

Terima kasih kami sampaikan kepada
berbagai pihak yang telah membantu
terselesaikannya tulisan ini, khususnya kepada
dr. Prita Kusumaningsih Sp.OG, drg. Esti
Cahyani A, dr. Muhammad Abdurrahman
Al Haraani, dr. Dini Wulan Sari, dan Shof
Watunnida, SKM, Yuliyanti Setiyorini, A.Md.,
Krisdianto, AMTE., Rahmat Hidayat Bangko,
ST., Dr. Ismun Dwi Karyatiningsih, M.Pd.
dan seluruh staf RSON yang tidak dapat saya
sebutkan namanya satu persatu. Semoga Allah
SWT memberikan kebaikan yang banyak
kepada semuanya. Jazakumulaahu khairan
katsiran.
DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
28
Undang-undang No. 39 tahun 2008 tentang Kementerian

Negara, Pasal 1, ayat 1
Undang-undang No. 32 tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah, Pasal 2, ayat 1-3
Undang-undang No. 17 tahun 2013 tentang Organisasi
Kemasyarakatan, Pasal 1, ayat 1
Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah
Sakit, Pasal 1, ayat 1
Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik, Pasal 5.
Publik, Pasal 1 ayat 6.
Publik, Pasal 1 ayat 7.
Publik, Pasal 15
Publik, Pasal 20, ayat 1-5
Publik, Pasal 2.
Publik, Pasal 40 ayat 1-3
Publik, Pasal 35 ayat 3
Publik, Pasal 54 ayat 1 - 11.
17. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. tahun 2009

tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
18. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, Pasal 7 ayat 3
Informasi Publik, Pasal 7 ayat 1-2
Informasi Publik, Pasal 9 Ayat 2b
Informasi Publik, Pasal 9 ayat 4.
Informasi Publik, Pasal 3. Ayat d
Informasi Publik, Pasal 3 ayat f
24. Undang-UndangNo. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, Pasal 52
25. Undang-UndangNo. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, Pasal 7 ayat 6
26. Permenpan No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan
Tabel 1: Daftar Buku Standar Pelayanan di RSON
Tabel2: Daftar Isi Buku Standar Pelayanan di RSON
Tabel 3: Daftar Tilik Kelayakan Sop
Tabel 4: Daftar Tilik Uji Coba Sop
Lamp.1 : Berita Acara Review Sop
Lamp. 2: Berita Acara Uji Coba Sop
Lamp.3: Lembar Berita Acara Ujicoba
Lamp.4: Borang Uji Coba
19

Artikel SOP Dr. Basuki Majalah RSON

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Artikel SOP Dr. Basuki Majalah RSON

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

tersebut sesuai dengan standar yang dibuat.

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

harus membuat standar pelayanan. Standar

Edisi keenam Tahun III

Media Informasi RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

tersebut diantaranya adalah Standar Pelayanan

layanan. Organisasi harus meresponnya

Edisi keenam Tahun III

Media Informasi RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Tabel tersebut di atas menggambarkan

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

dan SOP prosedur penggunaan alat tersebut.

Gb. 1: Siklus Pembuatan SOP

Edisi keenam Tahun III

Media Informasi RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Banyak pilihan format namun tidak usah

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

Kementerian Pemuda dan Olahraga

Dalam forum rapat review, penulis

Edisi keenam Tahun III

Media Informasi RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

satupun kegiatan layanan yang dapat

Kementerian Pemuda dan Olahraga

Hasil (produk) layanan berkualitas

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

nya. Tempat pelaksanaan sebaiknya di

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

coba (sukarelawan). Subjek tersebut harus

Media Informasi RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

dapat terbaca, dan tidak rusak. Dokumen

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

akan berlangsung secara sistemik, ajeg,

FORMAT PENULISAN SOP

Media Informasi RSON

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

hasil yang berkualitas. c) Terlaksananya

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

SOP. Referensi adalah acuan penulisan

tahun terakhir) agar SOP yang dibuat

Tabel 4: Penjelasan Singkat Format SOP

Tuliskan nama penulis

Tuliskan nama pejabat dan tgl SOP di aprove

Tuliskan versi SOP

Tuliskan tanggal revisi SOP (bila ada)