RS ARSY

PENGGUNAAN TELEPON

Nomor: ............................................ Revisi: 01 Halaman 1 dari 4

Ditetapkan di: Lamongan, 07 Mei 2016

STANDAR Direktur,
PROSEDUR Tanggal diterbitkan:
OPERASIONAL 09 Mei 2016
(SPO) dr. H.Moch.Rosidi
NIK. ............................
PENGERTIAN komunikasi yang berusaha memilih cara yang tepat agar gambaran dalam
benak dan isi kesadaran dari komunikator dapat dimengerti, diterima bahkan
dilakukan oleh komunikan.
TUJUAN Optimalisasi pelayanan dalam berkomunikasi khususnya komunikasi via
telepon
KEBIJAKAN 1; Peraturan Direktur Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
Paciran Nomor: ................................... tentang pemberlakuan Standar
Prosedur Operaional (SPO).
2; Kebijakan Pelayanan Humas Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri
(RS ARSY) Paciran.
3; Kebijakan Humas Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
Paciran.

PROSEDUR Prosedur menerima telepon dari Instansi Luar sebagai berikut :

1; Pada saat telepon berbunyi, angkat gagang telepon sesegera mungkin,
jangan biarkan Penelepon menunggu lama.
2; Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena
hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang
yang ada di sekitar Anda.
3; Menyebutkan nama rumah sakit, dan memberi salam kepada penelepon,
dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu buru serta
nama penerima RS ARSY, Assalamu Alaikum, selamat pagi/sore/malam,
dengan Ayu ada yang bisa dibantu?
4; Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara?
Ada yang bisa saya bantu?
5; Dengarkan baik baik permintaan penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
6; Sambungkan segera kepada orang yang dituju. Baik, Mohon menunggu
sebentar, telepon anda akan kami sambungkan
7; Jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang
yang dituju.
8; Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka operator harus
mengucapkan Terima kasih sudah menunggu, tapi maaf yang
RS ARSY
PENGGUNAAN TELEPON

Nomor: ............................................ Revisi: 01 Halaman 1 dari 4

bersangkutan tidak berada di tempat, silahkan bapak/ibu/mas/mba telpon

kembali
9; Operator telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan
penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di
nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai
kepada orang yang dimaksud.
10; Ucapkan terima Kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali
salam Terima Kasih telah menghubungi RS ARSY, Wassalamu alaikum
dan selamat pagi/siang /sore
11; Beri kesempatan kepada Penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu.
Tutup telepon dengan perlahan.
12; Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara
melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang
kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Prosedur menerima telepon bagi unit Terkait di RS ARSY sebagai

berikut :
1; Pada saat telepon berbunyi, angkat gagang telepon sesegera mungkin,
jangan biarkan Penelepon menunggu lama.
2; Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena
hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang
yang ada di sekitar Anda.
3; Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam
kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak
terburu buru PENDAFTARAN RS ARSY, Assalamu Alaikum, selamat
pagi/sore/malam, dengan Ayu ada yang bisa dibantu?
4; Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara?
Ada yang bisa saya bantu?
5; Dengarkan baik baik permintaan penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
13; Sambungkan segera kepada orang yang dituju, Baik, Mohon menunggu
sebentar, telepon anda akan kami sambungkan
6; Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka operator harus
mengucapkan Terima kasih sudah menunggu, tapi maaf yang
bersangkutan tidak berada di tempat, silahkan bapak/ibu/mas/mba telpon
kembali
7; Operator telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan
penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di
 RS ARSY
PENGGUNAAN TELEPON

Nomor: ............................................ Revisi: 01 Halaman 1 dari 4

nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai

kepada orang yang dimaksud.
8; Ucapkan terima Kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali
salam AssalamuAlaikum dan selamat pagi/siang /sore
9; Beri kesempatan kepada Penelepon untuk menutup telepon Terlebih
dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
10; Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara
melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang
kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

UNIT KERJA Humas

Customer Service
Pendaftaran