STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND
2010-2011
 Standar Opera sional
Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERAS IONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIOD E 2010-2011

A. Pe ndahuluan

HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum
dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang ba ik demi pengoptimalan sumber daya
agar dapat menjaga amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman ker ja selama periode
kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah Standar Operasional
Prosedur yang selanjutnya disebut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka
yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan
Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND).

B. Pe nge rtian

Standar Ope ras ional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruks i tertulis yang ditetapkan dan diber lakukan oleh HIMA
TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan
agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif , efis ien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menja lankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasiona l Prosedur adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas
2. Mengawasi kinerja B idang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih peker jaan.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesif ik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND.
D. Fungs i

Standar Operasional Prosedur Hima Tekpend 2010 -2011 1

 Standar Opera sional
Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
Adapun fungs i dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menghindar i miskomunikas i, konf lik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikas ikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisator is dan perencanaan strategis
organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

Standar Operasional Prosedur Hima Tekpend 2010 -2011 2

 BAB I Firs t Line Level Manage ment
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA
First Line Level Management berfungsi memastikan strategi,
ORGANISASI
kebijakan dan keputusan yang te lah diambil oleh top dan middle
management telah dija lankan dengan ba ik. Se lain itu punya andil dan
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah
turut serta dalam proses pengimplementas ian strategi dan proker yang
manajemen yang ba ik, dimana da lam ha l ini manajemen tersebut harus
telah ditetapkan.
memahami tugas, fungs i dan pola kerja dar i mana jemen itu sendir i. B icara
First Line Level Management terdiri dar i : Semua Kepala
manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa Biro
untuk mengoptima lkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA Pe ngurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara
TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut:
Top Level Manage ment Umum, semua Kepala Bidang.

Top Level Management dis ini diistilahkan dengan Pimpinan A. Sis te m Koordinas i Inte rn Pengurus
Eksekutif , dimana merupakan manajemen tertinggi da lam manajeria l 1. Pengantar
kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan Untuk menjalankan fungs i koor dinasi, integrasi dan s inkronisasi
pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. serta evaluasi maka diper lukan sebuah s istem yang mengatur nya,
Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low leve l
dan
management.
Bendahara
Umum.
2. Macam Rapat
Middle Leve l Manage me nt
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasif ikas ikan sebagai
Middle Level Management dis ini merupkan manajer ial menengah berikut a. Rapat Kerja
yang berada di antara top level management dan first line management. 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, ya itu
Manajement ini bertugas mengimplementas ikan strategi, kebijakan pada awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode
serta keputusan yang diambil oleh top leve l management serta membuat kepengurusan.
proker. Middle Level Management terdiri dar i : Semua Kepala Bidang 2) Agenda
a) Rapat Kerja I
 i. Sosia lisasi V isi, Mis i dan Tujuan Organisasi oleh c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi
Ketua
HIMA.
c. Rapat Pengurus Inti
ii. Penyampaian pola umum kebijakan
1) Rutin dilaksanakan minima l 1 (satu) kali da lam sebulan di
organisasi. iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan
awal bulan.
SOP.
2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. dan
v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program semua Kepala Bidang ( jika berhalangan hadir digantikan
Kerja. vi. Pembahasan anggaran keuangan. dengan sekbid atau orang yang diber i kepercayaan).
b) Rapat Kerja II 3) Agenda
i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai a) Silaturahim pengurus inti.
periode). ii. Evaluas i Program dan Kinerja Pengurus. b) Evaluas i program ker ja yang sudah, sedang dan
iii. Analisis dan Pembahasan akan dilaksanakan.
program. iv. Rekomitmen Pengurus. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
v. Reshuffle Pengurus (jika diper lukan).
d. Rapat Bidang
b. Rapat Pimpinan
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali da lam dua pekan.
1) Rutin dilaksanakan minima l 1 (satu) kali dalam sebulan di
2) Agenda
awal bulan
a) Silaturahim anggota Bidang.
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan
b) Evaluas i program kerja yang telah dan sedang berja
Bendahara
lan. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
Umum.
d) Strategi pencapaian program.
3) Agenda
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
b) Evaluas i program kerja yang sudah, sedang dan
akan dilaksanakan
e. Rapat Koordinasi a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi
1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
2) Agenda dan semua Ketua Bidang.
a)Silaturahim selur uh pengurus HIMA TEKPEND periode
2010-
B. Mekanis me Ke rja Organis
2011. as i
b) Sosia lisasi program kerja terdekat dari setiap 1. Pelaksanaan
Bidang. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus
d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND
e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode periode
2010-
2010- 2011.
2011.
2. Hierarki Kepengurusan
f. Rapat Kepanitiaan
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan
1) Dilaksanakan secara Insidental
adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
2) Agenda
a) Pembahasan rencana, persiapan, dan
pelaksanaan. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua
Panitia.
c) Pembahasan manajemen kegiatan.
d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang
yang bersangkutan.

g. Rapat Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda:
3. Mekanisme Laporan e. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dike luarkan
a. Setiap pengurus wajib melapor kan kegiatan kepada ketua tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya , sesuai kebijakan
HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, pimpinan organisasi(s ituasional).
selanjutnya wajib me laporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM
paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan.
b. Jika da lam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan
laporan, maka DPM berhak mengajukan surat teguran.

5. Mekanisme Resuffle
Pengurus
Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal
:
- Memberhentikan dir
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi i
a. Apabila terdapat pengurus yang me lakukan hal-ha l yang tidak - Meningga l
sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan dunia

diberikan pertama teguran secara lisan. - Tidak Aktif dalam

kepengurusan.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan
diberikan - Mencemarkan nama baik HIMA
TEKPEND
peringatan kedua berupa surat
teguran. - Kebijakan
Organisasi
c. Surat panggilan akan diber ikan jika 2 kali surat teguran diaba
ikan. Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali da

d. Apabila surat panggilan mas ih tidak diindahkan maka pengurus lam kepengurusan.

yang bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan
mendesak, dan atas kebijakan pimpinan organisasi.
 BAB II Berisi sus unan or ganisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab
terhadap keberhasilan kegiatan.
STANDAR OPERAS IONAL PROSEDUR
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIOD E 2010-2011
Dalam bagian ini ditentukan mengena i pendekatan kagiatan yang
akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk
A. Pe doman Pe nyus unan Rancangan Kegiatan
mencapai tujuan kegiatan.
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan
8. Materi kegiatan
dengan menentukan :
Pada bagian ini ditentukan is i kegiatan atau acara, tujuan dar i setiap
1. Dasar penyelenggaraan
bagian dari isi kegiatan.
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
9. Waktu dan tempat
2. Kriteria keberhasilan kegiatan
Pada bagian ini yang per lu dije laskan adalah waktu pelaksanaan
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses
kegiatan, berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan.
10. Biaya
3. Tujuan kegiatan
Pada bagian ini per lu dije laskan mengenai jumlah biaya dan sumber
Tujuan kegiatan disusun da lam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan
biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.
tujuan khusus.
4. Peserta kegiatan
B. Pe mbe ntukan Panitia Kegiatan
Pada bagian ini diura ikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban
Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara
peserta, dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). lain:
5. Nara sumber acara 1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diber i
Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfas ilitasi kegiatan wewenang oleh Ketua HIMA.
dan kualif ikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil
6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diber i
wewenag oleh Ketua HIMA.
 3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment 4) Tema kegiatan
ataupun metode la innya. Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis
C. Pe rs iapan Kegiatan kegiatan.

Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 5) Tujuan Kegiatan

1. Penyusunan proposal Di bagian ini dir umuskan tujuan yang langsung dan konkret.

a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoor dinasi Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan

dengan kesekretariatan. tujuan khusus kegiatan.

b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1- 2 minggu sebelum 6) Sasaran Kegiatan

acara dilaksanakan. Pada bagian ini dirumuskan ha l-hal yang menjadi sasaran

c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.
7) Peserta Kegiatan
mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA.
d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan Di bagian ini dicantumkan s iapa peserta kegiatan itu.
proposal Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau
kegiatan sebagai berikut: instruktur, maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan
1) Latar Belakang pula.
Bagian ini beris i latar belakang perlunya digelar 8) Waktu dan tempat
kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. Di bagian ini dije laskan tentang lamanya waktu kegiatan dan
2) Landasan Kegiatan tempat yang akan digunakan. Tempat pe laksanaan kegiatan
Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya.
keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan me Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan
landasi kegiatan yang kan diselenggarakan. penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
3) Nama Kegiatan 9) Materi Kegiatan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang Pada bagian ini dije laskan bentuk dan lingkup kegiatan yang
akan dise lenggarakan. akan dise lenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengis
i materi kegiatan.
10) Jadwal acara/kegiatan Tingkat Fakultas : Pembantu Dekan I
Dalam penyusunan jadwa l acara sebaiknya mencakup b) Pembimbing
urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan Tingkat Univesitas : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan
pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik s I Tingkat Fakultas : Kajur , Dosen Pembimbing
usunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan c) Penanggung jawab : Ketua HIMA
tersebut. d) Panitia Pelaksana
11) Anggaran Biaya Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana,
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rinc sekretaris, bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. .
ian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan 13) Penutup
dipakai, sehingga akan memper lihatkan kebutuhan anggaran 14) Lampiran
secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya
agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokas ian biaya. f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan
Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang be lum masuk ke
sebagai
kestari.
berikut :
2. Persiapan teknis
a. Iuran Kemahasiswaan
a. Rapat
b. SPP/DPP
panitia
c. Sponsor , donatur , dan sumber la in yang hala l dan
b. Perencanaan waktu
tidak mengikat
c. Pembagian tugas
12) Susunan
d. Koordinasi selur uh e lemen pelaksana dan pihak-pihak luar
Kepanitiaan a)
yang terlibat
Pelindung
e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi.
Tingkat Universitas : Rektor
Format Persiapan Kegiatan
Tingkat Fakultas : NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK PJ
Dekan a) Pembina TEKNIS
Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III
 Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan Format Pasca Kegiatan
dijabarkan pada rapat panitia yang pertama.
PETUNJUK
WAKTU &
NO KEGIATAN SARANA TEKNIS PJ
D. Pe laks anaan Kegiatan TEMPAT
KEGIATAN
1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang
Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengeva luasi kegiatan dan
sudah dipersiapkan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara
dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. F. Laporan Ke giatan
Format Pe laks anaan Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib
menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN
N WAKTU & SARA P B iro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara.
KEGIATAN
O TEMPAT NA PRA PELAKS AAAN PASCA J
ACARA ACARA 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND
periode 2010-2011 me la lui Bir o Kestari (staf Sekretaris) dalam
bentuk a. Laporan yang sudah di pr int, disertai lampiran sebagai
Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, berikut :
oleh ketua pelaksana dan panitia. 1) Susunan Kepanitiaan
E. Evaluas i Kegiatan 2) Susunan Acara
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. 3) Realisasi Anggaran Biaya
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 4) Proposal Kegiatan
3. Menila i pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan 5) Bukti transaksi pengeluaran
kegiatan dengan kriter ia keberhasilan yang te lah ditetapkan sebelumnya. 6) Daftar hadir peserta dan panitia
4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pe laksanaan kegiatan 7) Administrasi dan arsip surat menyurat
sejenis di waktu mendatang. 8) Pamplet dan hasil
dokumentasi b. Laporan file
dokumen di komputer
 3. Secara khusus disampa ikan pula laporan keuangan kegiatan X. Fortopolio :
kepada
Proposal
Bendahara Umum
4. Laporan tersebut harus sudah sampa i ke tangan staf Kestari paling lambat Realisasi Anggaran Biaya
2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. Makalah pemateri
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke da lam amplop coke lat disertai
tulisan nama kegiatan, yang dia lamatkan kepada Ketua HIMA Nota

Tekpend periode Arsip/berkas

2010- 2011.
Surat
Format Laporan Kegiatan
Printout publikas i dan dokumentasi
Laporan kegiatan ..... (nama
kegiatan) B idang ........ HIMA Dan hal-hal penting
TEKPEND
Pe riode 2010- XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : __
2011
XII. Lembar Pengesahan : __

I. Pendahuluan : __ _
II. Nama Kegiatan : __ _
III. Tujuan Kegiatan : __ _
IV. Waktu dan Tempat : __ _
V. Peserta Kegiatan : __ _
VI. Nara Sumber Kegiatan : __ _
VII. Gambaran Kegiatan : __ _
(persiapan, pengor ganisasian
dan pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : __
_
IX. Rekomendasi Kegiatan : __
G. Pe nye le nggaran Kesekretariatan dan Ke uangan

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan ha l yang

wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang
ber laku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan
berkonsultas i dengan Kestari dan Bendahara.
 BAB III a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungs i administrasi
di
STANDAR OPERAS IONAL
HIMA Tekpend.
PROSEDUR ADMINISTRASI b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana
pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventar isasi
A. Pe ndahuluan kelengkapan kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend.
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan c. Membantu Sekretaris da lam membuat rencana, agenda dan
sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun mengatur

Sekretaris B iro. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang administratif

sangat penting da lam mendukung pr ogram kerja dan kegiatan dalam d. Melaksanakan kegiatan administras

suatu organisasi. Sela in itu kelancaran administrasi merupakan salah satu i e. Pengadaan dan inventarisasi

tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perja lanan sebuah f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala

organisasi yang telah dicapai per lu dirapikan dan diarsipkan, sehingga bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA

kemampuan administratif semakin diper lukan. Tekpend periode 2010-2011

Administrasi bukanlah suatu ha l yang menyulitkan, justru sangat penting 3. Sekre taris B idang
untuk a. Menggantikan fungsi Kepala B idang apabila Kepala
regenerasi dan pembe lajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan Bidang berhalangan
bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.
organisasi. c. Membantu tugas Ketua Bidang da lam me laksanakan tugas
dan wewenang kerjanya.
B. Uraian t ugas Sekre taris Umum, B iro Kesekretariatan dan Se kre d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan menge
taris luarkan
B idang dalam hal Kesekre tariatan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.
1. Sekre taris Umum e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA semua kegiatan dan kebijakan yang dike luarkan kepada
TEKPEND
Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011.
periode 2010-2011
2. Staf Kestari
 C. Faktor Pe ndukung Kebe rhas ilan selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
Kesekretariatan a) Sumbe r Daya Manus ia pemilahan, mana yang termasuk s urat bagi Ketua
Personil yang terlibat dalam penge lolaan kesekretariatan terdiri HIMA TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan B iro.
dar i
2) Pencatatan/pendokumentasian surat
Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang.
Surat yang diterima lalu dicatat da lam buku registrasi
b) Pe ralatan/Pe rangkat Kesekretariatan
surat masuk. Berikut poin- poin yang dapat dicantumkan :
a. Rak/lemari untuk menyimpan f ile folder
berkas/dokumen/kertas-
kertas. a) Nomor urut
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondis i ideal) b) Tanggal masuk
c. Peralatan kantor/alat tulis c) Nomor surat
d. Papan tulis/papan pengumuman d) Asal surat (pengir
im)
e. Meja/kurs i/tikar/spanduk e) Tujuan
f. Alat-alat kebersihan f) Perihal
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone. g) Keterangan
D. Pe nge lolaan Surat Format B uku Regis tras i Surat Mas uk
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disus
un berdasarkan klas if ikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab No. Tanggal Pe ngirim Tanggal Pe rihal Tujuan Lampiran Ke t
Mas uk dan dan No.
mengatur penyusunan dan penge lolaan berkas adalah Staf Kestari. Alamat Surat
1. Surat mas uk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diter ima oleh Staf Kestari terlebih
dahulu disortir , mana yang merupakan surat
organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. 3) Penyampaian Surat
Surat or ganisasi
 Setelah dicatat dalam B uku Regis tras i Surat Mas uk
2) Pencatatan Surat
lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan.
Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat
Kemudian disampa ikan pada pihak yang bersangkutan untuk
keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan
ditindaklanjuti.
adalah sebagai berikut :
4) Penindaklanjutan
Surat a) Nomor Urut
Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat b) Tanggal ke
surat balasan, pihak tersebut harus memberitahukan luar c) Nomor
kepada Staf Kestari untuk dibuatkan surat ba lasan. Bila surat
Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan d) Asal surat (pengir im)
untuk membuat surat sendir i, B idang/biro tersebut tetap e) Tujuan
harus memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. f) Perihal
5) Penyimpanan Surat g) Keterangan
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat dis impan
oleh
Format B uku Regis tras i Surat Ke luar
Kesekretariatan.

No. Tanggal Tujuan Tanggal Pe rihal Lampiran Ke t

2. Surat Ke luar Ke luar dan No.
1) Pembuatan Surat
Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat
balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas
permohonan dari B idang atau yang berkepentingan. J
ika diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Staf
E. Pe nomoran Surat
Kestari dapat membuat sendir i suart ke luar yang
SURAT UMUM
diper lukannya dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk
meminta nomor surat.
 Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G
C. Lingkup surat
A. Nomor Surat
1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan
2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal
dilaporkan kepada Staf Kestari.
HIMA TEKPEND
B. Kode Be rkas Surat
D. Pihak yang me nge luarkan
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah:
Pihak yang mengeluarkan surat ditanda i dengan kode sebagai berikut:
1. SPM = Surat Permohonan
2. STG = Surat Tugas A1 = Ketua HIMA
3. SBA = Surat Berita Acara A2 = Sekretaris Umum
4. SPJ = Surat Perjanjian A3 = Bendahara Umum
5. SRD = Surat Rekomendasi B1 = Bidang Agama
6. SPR = Surat Perintah B2 = Bidang PSDO
7. SPT = Surat Pengantar B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat
8. SUD = Surat Undangan B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi
9. SPB = Surat Pemberitahuan B5 = Bidang Pengembangan Multimedia
10. SAD = Surat Pengambilan Dana B6 = Bidang Hubungan Masyarakat
11. SUL = Surat Usulan
12. SPH = Surat Penghargaan E. Kode le mbaga
13. SKT = Surat Keterangan Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND
14. SPN = Surat Pernyataan F. B ulan dikeluarkan s urat (angka
15. SKA = Surat Kuasa romawi) G. Tahun pe mbuatan s urat (4
16. SUS = Surat Ucapan Selamat digit)
17. SBL = Surat Balasan Contoh :
1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend.
 Misalnya, surat undangan yang dike luarkan B idang PSDO untuk pengurus B. Kode berkas surat (SKP)
HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010. C. Pihak yang
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010 D. mengeluarkan
2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA E. Bulan dike luarkan surat (angka romawi)
TekPend. F. Tahun pembuatan surat
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dike luarkan oleh Bir o P2M Contoh :
untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-
2011
Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008
BP3M).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KEPANITIAAN
Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G
SURAT KHUSUS A. Nomor Surat
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat
surat keputusan yang dike luarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode kepanitiaan tersebut.
2010- B. Kode Be rkas Surat
2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : C. Lingkup Surat
1) Memperhatikan D. Pihak Yang Me nge luarkan
2) Menimbang Panitia kegiatan
3) Mengingat E. Kode Le mbaga
4) Memutuskan F. B ulan dikeluarkan Surat (Angka
5) Menetapkan romawi) G. Tahun Pe mbuatan Surat
Contoh:
Kode penulisan :
A/B/C/D/E/F A. Nomor surat
 Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri da Bandung, 1 Juli 2008
lam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) KETUA HIMA TEKPEND
HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. CAP
HIMAXXXXXXXXX
Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA X
TEKPEND/IX/2008
NIM : ..

F. We we nang Pe mbuatan b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat
Surat
umum/tidak mengikat (misa lnya surat permohonan, surat izin,
1. Pihak yang me
mbuat surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua

Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja HIMA atau Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua

Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendir i dengan ter lebih Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA.

dahulu member itahu dan meminta nomor surat pada Staf Kestari.
Bandung, 1 Juli 2008
Pada intinya, setiap s urat yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga
memiliki

kestari sendir i yang membuat surat yang berkaitan dengan Ketua Bidang
kepentingan Ketua HIMA
TEKPEND,
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung
jawab untuk mengontrol ( misalnya dalam hal penomoran surat) dan xxx xxx xxx
memberi bantuan yang diper lukan. xxxxxxxxxx NIM
xx
NIM.

2. Pihak yang me nandatangani/me nye tujui

Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama,
Surat yang telah dibuat la lu ditandatangani oleh pihak yang
ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat
berwenang yaitu :
yang berwenang.
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA
TEKPEND PERIODE 2010-2011.
 c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. J
la in ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. ika orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan
langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang
Bandung, 1 Juli 2008 yang menggantikan.

Ketua HIMA Sekretaris

TEKPEND, Contoh:
Umum,
CAP Bandung, 1 Juli 2008
HIMA a.n. Ketua
xxxxxxxxxx xxx xxx HIMATEKPEND Sekretaris Kegiatan
xx xx x Sekretaris Umum
NIM. NIM CAP
HIMA

d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/bir okrat kampus yang xxx xxx xxx xxx xxx
berwenang, xxx NIM
surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, NIM
dan
Ketua HIMA TEKPEND.

Bandung, 1 Juli
Ketua H. Adminis tras i Tiap B idang
2008
Pelaksana Sekretaris 1. Pendahuluan
Kegiatan, Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas
Sekretaris
Cap
xxx xxxxx Bidang untuk menjamin keselamatan bahan
xxx xxx
Kegiata
NIM x xx x pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan
n
Mengetah NIM
penyelenggaraan program organisasi
ui,
Ketua HIMA
TEKPEND xxx xxx xxx
CA
NIM
P
HI
MA
serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi 2. Petunjuk Administrasi Tiap B

kegiatan organisasi HIMA TEKPEND idang. a. Berita Acara Rapat

PERIODE 2010 2011. Bidang
 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA
Rapat
TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan da lam bentuk pr int
HIMA Tekpend.
out dan file.
3) Berita Acara Rapat Bidang dis impan oleh sekretaris
Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan
c. Laporan Akhir Tiap B idang
bulanan tiap B idang.
Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan
akhir Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik
b. Laporan Bulanan Tiap B idang.
rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Setiap Sekretaris B idang wa jib membuat laporan bulanan
1) Pendahuluan
secara tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk
Pada bagian ini beris i latar belakang keberadaan Bidang, hal
selanjutnya disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat
yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang
Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 - 2011.
berhubungan dengan aktivitas Bidang.
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut :
2) Deskripsi Tugas
a) Pendahuluan
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA
b) Laporan Perkembangan Bidang
TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang da lam
c) Kehadiran dan kiner ja anggota
rangka mendukung keber langsungan organisasi.
Bidang d) Laporan keuangan
3) Kondisi
e) Evaluas Objektif
i f) Saran Kondisi objektif merupakan s ituas i r iil yang dia lami B
g) Lampiran: idang, biasanya berhubungan dengan kinerja B idang, jumlah
i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh personil, kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran
Bidang ii. Berita Acara rapat Bidang dan fungsi yang diemban Bidang.
4) Program Kerja
 Merupakan rancangan program ker ja yang dibuat oleh B idang Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya
pada saat rapat kerja ataupun kegiatan ins idental yang mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengur us
direncanakan selama periode kepengurusan. dan organisasi.
5) Realisasi Program Kerja 8) Penutup
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode Pada bagian penutup beris i harapan, tindak lanjut dan ucapan
kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan terima kasih.
bagian- bagian ber ikut : Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu
a) Nama Kegiatan sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 2011 dilaksanakan.
b) Tujuan Laporan dikumpulkan da lam bentuk pr int out dan file.
Kegiatan
c) Waktu dan Tempat I. Pe minjaman dan Pe nggunaan Inventaris HIMA
Kegiatan d) Peserta Kegiatan
TEKPEND Pe ngantar
e) Narasumber
Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan
kegiatan
dalam kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat
f) Gambaran
diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu
kegiatan g) Alokas i
organisasi.
dana
Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap
h) Hambatan-
hambatan dalam kondis i yang ba ik. Oleh karena itu, da lam
i) Evaluas i dan peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur
rekomendasi
hal tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh
seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan.
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi
Berisi hal- hal yang menghambat kiner ja pengurus serta
evaluasi yang dilakukan untuk memperba iki hal tersebut untuk
memperba iki kondis i, fungs i dan peran organisasi khususnya
sesuai B idang garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Pe tunjuk Pe minjaman dan Pe nggunaan Inventaris
a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan
pihak yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan
b. Peminjam bertanggung jawab atas kondis i inventaris yang dipinjam
c. Inventaris dikemba likan pa ling lambat dua hari
setelah berlangsungnya acara
d. Peminjam harap mengkonf irmasikan kepada pihak
kesekretariatan apabila inventaris sudah dikemba likan

Pe tunjuk pe me liharaan dan pe nggunaan sekre tariatan

a. Setiap bidang me laksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal
yang sudah ditetapkan
b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban
kesekretariatan c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian
setiap harinya
Sanks i-s anks i:
a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris , maka
peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventar is tersebut
b. Apabila tidak me laksanakan tugas piket, maka bidang
yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris
 BAB IV Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang
terkait.
STANDAR OPERAS IONAL
PROSEDUR RAPAT

1. Pe ngantar
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
mengevaluas i kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan.
Hasil- hasil rapat, sela in diketahui oleh pengur us yang terlibat pada
rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND
PERIODE 2010-
2011 dapat mengetahui hasil rapat
tersebut.

2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum
atau pihak yang diber i wewenang oleh Ketua HIMA.
b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA
TEKPEND.
c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND
atau
Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris B idang
atau anggota Bidang yang diber ikan wewenang.
e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris
Umum
atau pihak yang diber i wewenang oleh ketua HIMA.
f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi
oleh
 g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum d. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris
atau pihak yang diber i wewenang oleh Ketua HIMA. Bidang( kondisiona l) dan kemudian diber itahukan kepada
3. Undangan Rapat setiap anggota Bidangnya.
a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diber i mandat oleh e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diber i mandat oleh
Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengur us Ketua HIMA.
HIMA. b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum f. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan
atas mandat dari ketua HIMA kemudian diber itahukan kepada Pimpinan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota
Eksekutif panitia.
la innya. g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat
c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus
mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Inti la innya.
Ketua Bidang.
 4. Be rita Acara Rapat
a. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk
langsung oleh Ketua HIMA.
b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.
c. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris
Umum. d. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris
Bidang.
e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang
ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA.
f. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.
g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.

5. Format Be rita Acara Rapat

Be rita Acara Rapat
(nama rapat......)
I. Waktu dan Tempat : __ _
II. Tempat : __ _
III. Pimpinan Rapat : __ _
IV. Notulen : __ _
V. Jumlah Peserta Rapat : __ _
VI. Agenda Rapat : __ _
VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : __ _

*Lampirkan Absensi Peserta Rapat

 BAB V 4. Sumber lain yang ha la l dan tidak mengikat berupa semua pemasukan
yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan
STANDAR OPERAS IONAL
atau donatur.
PROSEDUR KEUANGAN
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi s ilang.

A. Dana Taktis dan Sumbe r Dana

B. Prosedur Pe rmintaan dan Pe nggunaan Dana
Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang
1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:
digunakan untuk penge luaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta
a. Dana yang dia jukan maksimal sebesar yang dianggarkan da
keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.
lam program kerja yang disahkan dalam raker.
Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai
berikut: b. Diajukan pa ling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar >
Rp
1. Dana operasional yang dia lokasikan dar i Iuran
Kemahasiswaan. 500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,-
Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada maka dia jukan minimal 2 x 24 jam
saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh se Catatan :
luruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang Untuk dana yang tidak tercantum da lam Program ker ja, penge luaran
berstatus mahasiswa masih aktif. harus je las serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.
2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh selur uh Contoh :
pengurus
Berita duka, mus ibah, atau bencana alam.
HIMA TEKPEND selama periode beja
2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis
lan.
yang sebaiknya dila lui dalam melakukan permintaan dana pada
3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, hala l dan
bendahara umum.
tidak mengikat berupa usaha mandir i maupun sponsorship tanpa ada
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai
intervens i dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan
dengan
pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA
SOP kepada bendahara
TEKPEND. umum.
 b. Bendahara umum berkoor dinasi bersama kesekretariatan 2. Dana tidak akan diber ikan apabila laporan keuangan kegiatan
dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP sebelumnya belum diserahkan.
yang te lah ditentukan. D. Laporan Ke uangan
c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan 1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan
pencatatan bukti pengeluaran dengan kw itans i 2 rangkap. sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A).
Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan 2. Data pendukung dilampirkan sebagai va liditas laporan keuangan
dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: yang disus un berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang
seluruh anggaran yang dia jukan dalam proposal, be lum tentu dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja
sepenuhnya dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai yaitu :
dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). a. Bukti-bukti pemasukan dana
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan b. Bukti-bukti pengeluaran dana
jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana 3. Laporan keuangan dibuat da lam bentuk soft f ile dan hard file
dalam waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-
diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan lambatnya
persetujuan Ketua Hima. 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut 4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kemba
akan diakumulas ikan dengan keseluruhan permintaan dana li kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND
tidak akan ditambahkan. maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan.
5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan
Laporan
C. Ke tentuan Pe ncairan Dana
1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.

baik itu pr oposa l, surat menyurat. E. Loss Sharing

1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diter ima
kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya
2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
 a. Panitia melapor kan indikas i adanya Loss Sharing paling lambat b. Dokumen bukti penerimaan uang terdir i dari MoU , kwitans i,
H-
tiket atau kupon
1 sebelum kegiatan
c. Dokumen bukti pener imaan uang ditulis dengan tulisan yang
b. Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke
bersifat permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
konsep acara, yang ditujukan untuk menghindar i loss sebelum
d. Dokumen bukti pener imaan uang harus memilki tulisan yang
kegiatan terlaksana. jelas
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan tanpa coretan atau tip-X, a lat penghapus la in yang bermaksud
dana
untuk mengoreksi segala informas i yang terdapat di dalamnya.
akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker
e. MoU harus memiliki atribut sbb :
lain yang masih tersisa (subsidi s ilang)
- Diberi nomor urut
- Tanggal penerimaan
F. Aturan Tambahan
- Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai.
dan penerima uang tercantum dengan jelas
Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen
- Jumlah yang je las dan sesuai dengan yang diterima
yang va lid. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
- Untuk pener imaan antara Rp 500.000 s.d. Rp
1. Umum
1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 3.000
Agar dapat dilapor kan dalam laporan keuangan, semua jenis
- Cap lunas atau cap perusahaan
pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang va
- Tanda tangan pihak yang berkepentingan
lid dan memada i sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA - Nama jelas pihak yang berkepentingan
TEKPEND.
- Bukti pembayaran yang bernila i> Rp 5.000.000
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan harus menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak
Uang
(NPWP) perusahaan.
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang
3. Bukti Pengeluaran
diperoleh HIMA TEKPEND. Dokumen bukti pener imaan uang
diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan
dengan informas i yang terdapat di da lamnya sehingga
memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan h. Untuk pembuktian biaya telepon me lalui wartel, maka bukti
keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan tersebut harus mengungkapkan :
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. - Nama Wartel
b. Dokumen bukti penge luaran uang terdir i dari Bon, struk, - Jumlah biaya telepon
kwitans i, faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. - Nomor telepon yang dituju
c. Dokumen bukti penge luaran uang ditulis dengan a lat yang - Nama penelepon
bersifat
- Siapa yang dituju
permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
- Untuk keperluan apa
d. Dokumen bukti pener imaan uang harus memilki tulisan yang
i. Untuk pembuktian biaya telepon selain me lalui wartel (voucher
jelas tanpa coretan atau tip-X, a lat penghapus la in yang
atau kartu telepon) maka diwa jibkan membuat catatan tiap kali
bermaksud untuk mengoreksi segala informas i yang terdapat di
melakukan komunikasi te lepon dengan menggunakan point (c), (d),
dalamnya.
(e) dan (f).
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh
j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
(tidak ada sobekan yang signif ikan, tidak boleh disambung,
- Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat
- Program kerja yang dilakukan
bantu atau dengan bantuan orang la in).
- Tanggal per jalanan
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan
- Tujuan perja lanan
dengan pelaksanaan kegiatan, ba ik secara operasiona l
- Sarana serta biaya
maupun non- operasiona l dari kegiatan yang sedang
Contoh :
dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan
yang membe linya.
g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kr iteria
serta mencantumkan hal-ha l sebagai berikut :
- Kepala (kop) surat
- Mencantumkan tanggal penge luaran kas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskrips inya yang je las
 n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang je las
dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan
Nama : K iki Pratama
Kegiatan : N gorbit tanggal transaksi.
Ormawa Tanggal : 25
Juni 2010 G. Penutup
Tujuan : kampus Daerah C ibiru
Rute : Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-C ibiru (Rp Hal-hal yang be lum diatur dalam Standar operasiona l Prosedur Keuangan
4000) ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara

Bandung, 25 Juni Umum kemudian.

2010 (TTD)
Kiki P ratama
NIM

k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti

transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat
dipertanggungjawabkan (lampiran B)
l. Bendahara dapat menggunakan kwitans i yang dibuatnya
sebagai bukti pengeluaran jika pener ima uang tidak dapat
menyediakan nota kontan yang va lid dengan catatan nama dan
tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai
syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan
tambahan atau catatan dengan tinta yang la in yang
dapat mengaburkan keanda lan bahan bukti. Jika ha l tersebut
terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak va lid.
(Lampiran A)
Contoh:
Catatan:
LAPORAN KEUANGAN Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
KEGIATAN

PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND

Hari/Tgl Ke te rangan Harga Jumlah De be t Kre dit Saldo

Rp Rp
Kas Hima
Senin, 250.000,- 250.000,-
25 Fotokopi Rp Rp Rp
100
Agustus handout 100,- 10.000,- 240.000,-
2010 Snack Rp Rp Rp
5
pemateri 5.000,- 25.000,- 215.000,-
Rp Rp Rp
Plakat 5
15.000,- 75.000,- 140.000,-
Selasa,
Rp Rp
26 Sewa Tempat
75.000,- 65.000,-
Agustus
Fotokopi
2010 Rp Rp Rp
laporan 20
100,- 2.000,- 63.000,-
kegiatan
Rp
Saldo akhir
63.000,-
(Lampiran B )
Contoh:

MEMO

Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah

Nama : Contoh Nama Lengkap
NIM : 123456
Jurusan : K urikulum dan Teknologi Pendidikan
Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan
saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember
2010. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Bandung, 25 Desember 2010

Ttd

Contoh Nama Lengkap

 BAB VI Jaringan Komunikasi D inamis merupakan Jaringan Komunikasi
dimana inf ormasi yang disampa ikan dari pihak berwenang diberikan
STANDAR OPERAS IONAL
kepada tiap- tiap penanggung jawab yang dimana da lam ha l ini
PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI
memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampa ikan informasi
kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch).
A. Pe ngantar Alurnya
adalah:
Dalam sebuah organisasi, nila i sebuah infor masi begitu penting dan ma
lah bisa jadi mempengaruhi kiner ja organisasi. Demi keefektifan
penyampa ian inf ormasi tersebut maka dibutuhkan sebuah s istem
yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem Komunikas i Intern Pengurus ini da lam pe laksanaannya di
tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur
sebagai berikut:
Jaringan Komunikasi Statis
Jaringan Komunikas i Statis Bersifat Langsung, jadi
*Sekbid sifatnya opsional
maksudnya inf ormasi yang disampaikan dar i pihak berwenang
*Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan
langsung kepada target, tanpa ada kewajiban target untuk
C. Kode Pes an / Informas
meneruskan.(one to all) Alurnya adalah:
i
Supaya memper jelas s iapa pihak yang menerima dan agar tidak ter
jadi tumpang tindih a lur komunikasi maka dibuatlah kode khusus
sebagaimana berikut:
* Target sesuai Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat
kode /
Jaringan Komunikasi Dinamis izin oleh
pimpinan:
Jaringan Komunikasi Statis b. Undangan ( Wajib / B iasa)
Kode Lingkup Pihak Yang Menerima c. Pemberitahuan
JTS1 Pimpinan Eksekutif
JTS2 Pimpinan Eks + Kepala Bidang
JTS3 Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan
JTS4 Seluruh Pengurus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan
akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.
Jaringan Komunikasi Dinamis
Kode Batasan Pihak Yang Menerima
JTD1 Kabir&Kastaf
JTD2 Staf Ditetapkan di Bandung, Desember 2010

D. Is i Mengetahui,
Untuk mempermudah dan penyamarataan is i / konten, maka
dibuatlah

standar isi dimana hal tersebut agar tidak ter jadi miskomunikasi
dan ketidakefektifan pesan / inf ormasi yang akan disampaikan. Berikut
standar minima l yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya
berurutan:
1. Kode pesan / informas
i.
2. Salam / kata sapaan
lainnya.
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan
maksud)
4. Tempat(Disesuaikan dengan
maksud)
5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan / diber itahukan)
Ke tua HIMA TEKPEND

Lutfi Maulidi
NIM.0809244