SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

TOPIK
PENGAWASAN
11

 HASIL BELAJAR :
Setelah membaca Topik ini, anda mampu :

 Menjelaskan sifat dan alasan pentingnya pengendalian

 Menjelaskan proses pengendalian
 Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam
pengendalian
 Menjelaskan serta menyebutkan berbagai metode
pengendalian
 Menyebutkan alat-alat pengendalian yang digunakan

Laurens ponggohong 11-1

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan merupakan fungsi fundamental kelima dari manajemen. Dan
semua manajer berkepentingan dengan fungsi pengawasan. Fungsi ini meliputi
semua aktivitas yang dilaksanakan oleh para manajer disemua tingkatan dalam
mana hasil yang dicapai sesuai dengan yang direncanakan.

Menurut Robert J. Mockler, pengendalian manajemen adalah suatu upaya

yang sistematis untuk menetapkan standard prestasi dengan sasaran perencanaan,
merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya
dengan standard yang ditetapkan terlebih dahulu, menentukan apakah ada
penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut, dan mengambil
tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan tengah digunakan sedapat mungkin dengan cara yang paling efisien
guna tercapainya sasaran perusahaan.

Tujuan pengendalian adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan

untuk dibetulkan dan mencegah pengulangannya. Pengendalian dioperasikan
terhadap semua hal, orang-orang, benda-benda, kegiatan-kegiatan dan lain
sebagainya. Dengan kata lain pengendalian dilakukan juga pada semua tingkatan
manajemen.

Pada Manajemen tingkat atas (top manajemen), pengawasan biasanya

dilakukan terhadap semua bagian/unit perusahaan. Sedangkan pada manajemen
tingkat menengah (midle manajemen), dan tingkat bawah (operative manajemen),
pengawasan dilakukan pada unit pimpinannya masing-masing, caranya adalah
dengan membandingkan antara prestasi yang dicapai dengan prestasi yang
diinginkan atau standard yang telah ditetapkan, untuk jelasnya dapat dilihat pada
tabel berikut :

Laurens ponggohong 11-2

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Tabel 10.1 : Pengawasan pada semua level manajemen

Tingkat Manajemen Prestasi yg Prestasi yg dicapai

diinginkan
(standard)
Top Manajemen (tahunan)
 Penjualan bersih Rp 50.000.000 Rp47.671.280
 Net Return on Investment 19 % 17 %
 Laba bersih Rp 7.500.000 Rp 6.481.668

Midle Manajemen (bulanan)

 Banyaknya barang (ton) 2.240 2.232
 Jam kerja buruh langsung 1.520 1.670
 Jam kerja buruh tak langsung 200 187
 jam menganggur 30 72
Operative Manajemen
(mingguan)
 Unit yang dihasilkan
 Rasio mutu
 Barang tak terpakai

Sebelum Manajer merencanakan atau melakukan tindakan pengawasan, maka

ada 2 prasyarat penting yang harus dipenuhi, yaitu :

1. Pengendalian membutuhkan perencanaan .

Maksudnya bahwa pengendalian harus didasarkan pada perencanaan. Semakin
jelas perencanaannya, semakin efektif pengendaliannya. Karena perencanaan
disini akan berfungsi sebagai standard/tolok ukur bagi kegiatan serta hasil yang
diinginkan.

2. Pengendalian membutuhkan struktur organisasi yang jelas.

Disini dimaksudkan untuk mengetahui siapakah yang bertanggung jawab atas
penyimpangan dari rencana tadi dan siapa yang harus mengambil tindakan untuk
membentuknya. Jawabnya akan jelas bila struktur organisasinya jelas.

Mengingat bahwa dalam situasi sekarang ini sering terjadi perubahan dalam
lingkungan organisasi, makin kompleksnya organisasi, tidak lupudnya para
karyawan ari kesalahan dan perlunya manajer mendelegasikan wewenangnya,
maka fungsi pengendalian mutlak diperlukan.

Laurens ponggohong 11-3

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

ARTI PENTING PROSES PENGAWASAN

Seperti yang diketahui, bahwa fungsi pengawasan erat kaitannya dengan
fungsi manajemen lainnya yakni Perencanaan, pengorganisasian, Pengarahan, dan
kepemimpinan. Hubungan dengan fungsi perencanaan yaitu dengan memberi arah
untuk memonitor dan menyesuaikan prestasi yang dicapai sesuai dengan apa yang
direncanakan.
Pengawasan juga dapat mendukung fungsi organisasi dan kepemimpinan
dalam menentukan menyalurkan sumber daya bagi pencapaian tujuan organisasi.
Sebagai bagian dari proses pengawasan, maka manajer menetapkan sistem
pengawasan.
Dimaksudkan dengan sistem pengawasan adalah sekumpulan dari
mekanisme yang dirancang untuk meningkatkan standard dan tujuan organisasi
sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Sistem pengawasan dapat dikembangkan dengan pengaturan melalui
pertibangan penting seorang manajer seperti jumlah penduduk, pemanfaatan
sumber daya, peningkatan profit marjin, mutu produk dan jasa, kepuasan
pelanggan, waktu pesanan, serta kegiatan khusus dalam menghasilkan barang dan
jasa.

PERAN PENGAWASAN
Fungsi pengawasan memiliki peran dalam mengatasi berbagai persoalan
yang biasanya dihadapi oleh para manajer. Sejumlah persoalan yang biasanya
muncul seperti :

Mengatasi ketidakpastian. Ketidakpastian dapat saja terjadi sebagai akibat dari

tujuan organisasi yang tidak berjalan sesuai dengan rencana. Beberapa faktor yang
sering berpengaruh seperti permintaan konsumen, tersedianya bahan baku
maupun teknologi.
Dengan pengembangan sistem pengawasan, para manajer dapat memonitor
kegiatan-kegiatan khusus dan dengan cepat dapat bereaksi terhadap perubahan-
perubahan lingkungan yang terjadi.

Menemukan penyimpangan. Pengawasan dapat juga membantu manajer

menemukan hal-hal yang tidak diinginkan , seperti kerusakan produk, biaya tinggi,
tingkat turn over staff yang tinggi. Dengan ditemukannya suatu penyimpangan
secara lebih awal, maka dapat mencegah masalah-masalah kecil menjadi
membesar atau masalah yang mudah menjadi sulit bahkan dapat menghemat
waktu dan uang.

Laurens ponggohong 11-4

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Identifikasi Peluang. Pengawasan dapat juga membantu para manajer untuk

melihat peluang masa datang , terutama berkaitan dengan hasil-hasil yang
diinginkan (Drucker, 1981). Contoh, Matahari departemen Store di manado, oleh
pihak Manajemen setiap bulan selalu mempersiapkan laporan yang memuat item-
item penjualan serta keuntungan yang diperoleh. Dengan data ini dapat dijadikan
acuan dan strategi untuk pengembangan departemen store lainnya.

Penanganan Situasi Kompleks. Pengawasan dapat memperkuat koordinasi

terutama pada organisasi-organisasi yang besar atau proyek-proyek yang
kegiatannya sangat kompleks. Pengawasan dapat membantu Manajer menghadapi
bermacam-macam unsur yang dapat menjamin terciptanya kerjasama.

Desentralisasi kekuasaan. peran lain dengan pengawasan adalah menjamin

terciptanya desentralisasi kekuasaan manajer. Dengan pengawasan manajer dapat
membantu pengambilan keputusan pada tingkat organisasi paling bawah dengan
mempertahankan atau mendorong kemajuannya.

TINGKATAN PENGAWASAN
Sebagaimana tanggung jawab dalam fungsi Perencanaan yang berbeda
pada berbagai tingkatan, demikian halnya dengan fungsi pengawasan yang
meliputi Tingkatan pengawasan Strategi, taktik dan operasional. Dengan
tingkatan-tingkatan ini dapat memberikan peluang terealisasinya suatu
perencanaan pada setiap tingkatan. (Lorange, Morton &Ghoskal, 1986,p.12)

Laurens ponggohong 11-5

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Top Manajemen
Perspektif organisasi jangka
panjang

Midle manajemen
Perpektif depertemen
secara periodik

Operasional
Perpektif individu
Jangka pendek

Gambar. 10.1 Tingkatan Pengawasan

Pengawasan strategi adalah jenis pengawasan yang meliputi monitoring

faktor lingkungan kritis yang dapat berpengaruh pada kelangsungan rencana
strategi, menilai pengaruh penerapan strategi organisasi, dan memastikan rencana
strategi itu dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan.
Pengawasan taktis, adalah suatu jenis pengawasan yang difokuskan
penilaiannya pada rencana taktis yang dilaksanakan pada tingkatan departemen,
dengan menilai hasil keseluruhan setiap periode dan mengambil tindakan korektif
bila diperlukan.
Pengawasan pada tingkatan taktis ini, terutama pada midle manager, yang
berhubungan dengan tujuan dari tingkat departemen, program dan anggaran serta
pemusatan atas setiap periode atau jangka waktu menengah yang dipergunakan
seperti laporan perminggu, perbulan, walaupun perhatian utamanya pada
pengawasan taktis, midle manajer dapat menggunakan pengawasan strategi
dengan memberi informasi pada tingkatan manajer diatasnya sebagai isu strategi.
Pengawasan Operasional, adalah suatu tipe pengawasan yang mencakup
pengawasan dari implementasi suatu rencana, menilai hasil setiap harinya, dan
mengambil; tindakan korensi bilamana diperlukan.
Pengawasan pada tingkat operasional merupakan tanggung jawab yang sangat
besar dari manajer tingkat bawah. Kgiatan ini biasanya berkaitan dengan jadwal,
anggaran dan terutama hasil dari setiap orang. Pengawasan operasional
memberikan umpan balik tentang masalah apa yang sangat dekat diantara kedua
tujuan organisasi baik jangka pendek atau jangka menengah.
Tingkat pengawasan Strategi, taktis dan operasional saling berhubungan
dengan sistem perencanaan pada tingkatan yang berbeda. Contoh. Jika keputusan
yang diambil oleh suatu organisasi adalah mutu, maka mutu menjadi unsur
penting bagi pengawasan dan bukan hanya pada tingkat pengawasan strategi tapi

Laurens ponggohong 11-6

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

juga tingkat pengawasan taktis dan operasional. Dengan demikian untuk lebih
efektifnya suatu pengawasan pada berbagai jenis tingkatan maka dilaksanakan
secara bersama-sama.

PROSES PENGAWASAN
Walaupun sistem pengawasan harus disesuaikan dengan siatuasi khusus, tapi
secara umum proses yang dijalankan sama.

Langkah Proses Pengawasan

Suatu Proses yang mendasari yang digunakan dalam kegiatan pengawasan dapat
dilihat pada gambar .11.2 yang mengikuti beberapa tahapan.

Penentuan bidang yang diawasi. Langkah pertama dalam proses pengawasan

harus membuat suatu pilihan yang disebabkan karena setiap aspek dari kegiatan
organisasi yang diawasi kemungkinan biasanya mahal. Oleh karenanya manajer
dalam melaksanakan pengawasan biasanya berdasar pada tujuan dan sasaran
organisasi sebagaimana ditetapkan dalam perencanaan. Contoh, bila perusahaan
menaikkan anggaran iklan, menaikkan biaya penelitian dan pengembangan
produk, menekan biaya produksi dengan mempertahankan market share 50 %,
maka sudah barang tentu manajer harus menilai faktor lain yang dapat
mempengaruhinya.

Penetapan Standard. Langkah kedua dari proses pengawasan adalah penetapan

standard. Standard merupakan kriteria khusus untuk menilai hasil pekerjaan yang
berkaitan dengan prilaku karyawan. Standard dapat juga menggambarkan kegiatan
spesifik atau kebiasaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi,
misalnya bekerja tepat waktu.
umumnya standard meliputi 3 sasaran utama yang berhubungan dengan prilaku
karyawan (Merchant, 1985).

1. Standard membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dan

bagaimana mereka bekerja kemudian di nilai. mengetahui apa yang
diharapkan dapat membantu kariawan melakukan suatu pekerjaan menjadi
lebih efektif.

2. Standard meletakkan dasar bagi penilaian hasil pekerjaan yang

berhubungan dengan keterbatasan seseorang dalam organisasi seperti
rendahnya kemampuan, kurangnya pengalaman dan pelatihan. Standard
dapat juga digunakan untuk mengidentifikasi koreksi terhadap
kemungkinan pekerjaan yang tidak efisien dari suatu masalah yang tidak
terselesaikan.

Laurens ponggohong 11-7

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

3. Standard dapat membantu mengurangi pengaruh negatif dari ketidak

sesuaian tujuan.

Mengukur hasil Pekerjaan. Ketika menetapkan standard, selanjutnya mengukur

hasil pekerjaan. Dengan standard, seorang manajer harus memutuskan bagaimana
mengukur hasil pekerjaan dan bagaimana melaksanakannya setiap saat. Suatu
teknik yang umum digunakan untuk membantu menetapkan standard dan
mengukur koordinasi dari hasil manajemen berdasar sasaran (MBO).

Mengukur hasil pekerjaan/prestasi yang dicapai. Ini merupakan proses yang

berkesinambungan, berulang-ulang dengan frekwensi aktual tergantung pada jenis
aktivitasnya yang diukur. Misalnya tingkat keamanan partikel-partikel yang
diudara, dapat dimonitor secra terus menerus di pabrik manufacturing, sedangkan
kemajuan sasaran perluasan jangka panjang mungkin perlu ditinjau kembali sekali
atau dua kali setahun oleh manajemen puncak.

Membandingkan hasil pekerjaan/prestasi yang dicapai dengan standard.

Langkah ini meliputi perbandingan hasil kerja yang diukur dengan standard. Yang
diukur pada tahap ini terdiri dari 3 langkah.

Jika sesuai dengan standard atau melampui,Bilamana hasil kerja sesuai atau
melebihi dari standard yang ditetapkan, maka tidak perlu melakukan perbaikan.

Jika standard tidak sesuai, perlu mengambil tindakan korektif, Bilamana standard
tidak sesuai, manajer harus menilai penyebabnya dan mengambil tindakan
perbaikan. Pada bagian ini dari evaluasi terhadap karyawan, manajer secara
individu memeriksa standard dan dihubungkan dengan hasil kerja yang diukur
untuk memastikan apakah karyawan masih realistis..
Tindakan perbaikan ini dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau
lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi, atau terhadap standard yang telah
ditetapkan semula. Kadang-kadang juga standard nya tidak sesuai lagi sebagai
akibat dari adanya perubahan kondisi

Menyesuaikan Standard dan Ukuran yang diperlukan, Pengawasan adalah proses

yang dinamis. Sebagai hasil standard harus diperiksa secara periodik untuk
memastikan bahwa ukuran yang dipakai menilai hasil kerja masih relevan untuk
masa mendatang.

Laurens ponggohong 11-8

 SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Penentuan Membanding
Mengukur Standard
lingkup Penentuan kan hasil
Hasil OK atau
pengawasan Standard dengan
dilampaui
Standard

Standard
tidak OK

Melaksana
kan tindakan Menerima
korektif bila hasil
diperlukan

Penyesuaian standard &

ukuran yg diperlukan

Gambar 10.2. Proses Pengawasan

Kalau proses pengawasan dilihat sebagai suatu sistim, maka umpan baliknya
memainkan peranan penting, dia mempengaruhi jalannya proses pengawasan
beserta penentuan tujuannya.

Pengaruh Luar
Ekonomi, Sosial,
Teknologi,peme
rintah

Perumusan Pemroses Penyensor

Informasi Pengawasan
Tujuan
(Orang/Komp. Orang/Komp.

Pengaruh Dlm.
Masukan Perencanaan Hasil yg
Kegagalan Mesin,
sumber-sumber Organizing diinginkan
Ketidakpuasan
utama Aktuasi
pekerja, pergantian

GAMBAR 10.3. UMPAN BALIK SISTEM PENGAWASAN

Laurens ponggohong 11-9

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

JENIS PENGAWASAN
Internal Control (pengawasan dari dalam)

Pengendalian ini dilakukan oleh unit pengendalian yang dibentuk dari dalam
organisasi itu sendiri. Tugas dari unit pengendalian ini adalah mengumpulkan
segala data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Data dan
informasi ini dipergunakan oleh pimpinan untuk menilai kemajuan dalam
pelaksanaan pekerjaan. hasil pengawasan ini dapat pula digunakan dalam menilai
kebijakan pimpinan. Apabila ada penyimpangan,pimpinan dapat mengambil
tindakan korektif atas pelaksanaan kebijakan serta pelaksanaan kerja bawahan.

External Control (Pengawasan dari luar)

Pengendalian ini dilakukan oleh aparat dari luar organisasi. Mereka bertindak atas
nama atasan dari pimpinan organisasi itu, atau atas nama pimpinan organisasi itu
sendiri. Misalnya pengawasan yang dilakukan oleh BPK (atasan pimpinan),
konsultan, akuntan (permintaan) pimpinan).

Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif yaitu pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu

dilaksanakan. Ini dimaksudkan untuk dapat menghindari terjadinya kekeliruan/
kesalahan dalam pelaksanaan. Dalam sistem pemeriksaan anggaran, pengendalian
preventif ini disebut pre-audit. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara ;

 Menentukan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan sistem

prosedur, hubungan, dan tata kerjanya.
 Membuat pedoman sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan.
 Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
 Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan
pembagian pekerjaannya.
 menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan.
 Menetapkan sangi-sangsi terhadap pejabat yang menyimpang dari
peraturan yang telah ditetapkan.

Pengendalian Represif

Adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan

pekerjaan. Pengawasan ini dimaksudkan untuk menjamin pelaksanaan pekerjaan
dengan hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pada sistem

Laurens ponggohong 11-10

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

pemeriksaan anggaran, pengawasan ini sering disebut post audit. Pengawasan

represif ini dapat menggunakan sistem pengawasan sebagai berikut :
 Sistem Komparatif
 Sistem Verivikatif
 Sistem Inspektif
 Sistem Investigatif

FOKUS PENGAWASAN
Apa yang dilakukan manajer dalam kegiatan pengawasan ? sejumlah kegiatan
pengawasan oleh manajer berhubungan dengan 5 hal yakni orang, Keuangan,
Kegiatan, Informasi dan hasil kerja.

Orang. manajer melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain. Manajer

membutuhkan dan bergantung juga pada bawahan dalam mencapai suatu tujuan.
dari hari ke hari manajer menilai pekerjaan karyawan dan mengoreksinya bila ada
masalah. dalam penilaiannya secara formal didasarkan pada tujuan dan pengenaan
sangsi. Bila hasil pekerjaan baik maka karyawan dimotivasi dengan menaikkan
upah. Sebaliknya jika pekerjaan dibawah standard maka manajer dapat mengambil
langkah perbaikan, tergantung besar kecilnya penyimpangan dan bagi karyawan
dapat dikenakan tindakan disiplin.

Keuangan. Tujuan utama setiap perusahaan adalah mendapatkan keuntungan.

Untuk itu manajer sangat hati-hati menilai setiap laporan keuangan yang terlalu
berlebihan. manajer juga dapat memanfaatkan analisa rasio dalam menilai
kecukupan dana untuk digunakan bagi pembiayaan seperti pembayaran utang dan
sebagainya.

Operasionalisasi. Keberhasilan suatu organisasi tergantung atas kemampuan

untuk menghasilkan barang dan jasa secara efektif dan efisien. Pengawasan
operasional secara khusus meliputi kegiatan produksi, apakah karyawan bekerja
menurut jadwal yang ditetapkan, menilai daya beli apakah sesuai dengan jumlah
peralatan yang dibutuhkan dengan kemungkinan biaya paling rendah.

Informasi. Manajer membutuhkan informasi dalam melaksanakan pekerjaannya.

Informasi yang akurat, lengkap dan kurang lengkap akan mempengaruhi hasil
pekerjaan. Untuk itu diperlukan pengembangan sistem informasi manajemen
dalam hal mempersiapkan data yang benar bagi seseorang bila diperlukan. Dengan
kemajuan teknologi saat ini para manajer dapat memanfaatkan jaringan internet
bila membutuhkan informasi apa saja terutama yang berkaitan dengan kemajuan
perusahaan.

Kemajuan Organisasi. Evaluasi secara keseluruhan dari kemajuan organisasi

atau efektivitasnya adalah dilakukan secara bertahap oleh anggotanya. manajer

Laurens ponggohong 11-11

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

seudah barang tentu berkepentingan dengan kemajuan organisasi. Bukan saja

sekelompok orang yang dievaluasi tapi keseluruhan organisasi. Pelanggan dapat
dinilai efektivitasnya bila ada kerjasama dalam bisnis. Produktivitas, efisiensi,
profit, moral, mutu output, fleksibilitas, stabilitas atau absensi karyawan
merupakan kriteria yang sangat tepat dan memiliki keterkaitan dengan efektivitas
keseluruhan organisasi.

KARAKTERISTIK SISTEM PENGAWASAN YANG

EFEKTIF
Karakteristik sistem pengawasan yang efektif pada umumnya meliputi :

Akurat
Informasi dari prestasi yang akan diukur harus akurat. Artinya, data yang akan
dijadikan dasar pengukuran harus valid dan realiable sehingga penatikan
kesimpulan yang salah/kurang tepat dapat dihindari. Menguji keakuratan
data/informasi merupakan salah satu tugas penting bagi manajer atau pimpinan.

Tepat waktu
Ketepatan waktu akan memberikan efektivitas bagi sistem pengawasan, terutama
pada saat penyimpangan diketahui. Karena jika terjadi kelambatan dalam reaksi
terhadap penyimpangan, kerugian yang dihadapi akan semakin besar. Hal ini akan
dapat dihindari bila pengendalian dilakukan secara rutin. Namun untuk hal-hal
tertentu perlu juga dilakukan pengendalian secara khusus.

Objektif dan Komprehensif

Informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap objektif
oleh orang yang menggunakannya. Sistem informasi yang sukar dipahami akan
mengakibatkan kesalahan yang tidak perlu dan kebingungan atau frustasi
dikalangan para karyawan.

Dipusatkan pada pengawasan strategik

Sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada bidang-bidang yang memiliki
kemungkinan paling banyak akan terjadi penyimpangan terhadap standard, atau
yang akan menimbulkan kerugian paling besar. Sistem ini sebaiknya dipusatkan
pula pada tempat-tempat dimana tindakan perbaikan dapat dilaksanakan seobjektif
mungkin.

Dari segi ekonomi realistis.

Sistem pengawasan harus bersifat ekonomis, artinya biaya pengendalian harus
sekecil mungkin dibandingkan dengan nilai kegiatan yang dikendalikan.

Laurens ponggohong 11-12

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Realistis dari segi organisasi

Maksudnya bahwa pelaksanaan pengawasan hendaknya sesuai dengan struktur
organisasi. Karena dalam struktur organisasi selalu disertai dengan uraian tugas,
wewenang dan tanggung jawab serta hubungannya. Atas dasar ini pengendalian
dilaksanakan.

Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan Organisasi.

Didalam organisasi, kegiatan-kegiatannya akan selalu saling terkait bagian yang
satu dengan bagian lainnya, maka sistem pengawasandalinnya juga harus
dikoordinasikan dengan kegiatan lain yang erat kaitannya dengan kegiatan yang
dikendalikan tersebut.

Luwes
Berubahnya situasi dan kondisi secara cepat, menuntut sistem pengawasan yang
punya tingkat keluwesan yang tinggi, agar standard-standar pengendalian tetap
dapat dipergunakan pada kondisi dan situasi apapun.

Perskriptif dan Operasional

Tindakan pengawasan haruslah bersifat memerintah dan harus dapat dilaksanakan.
Prinsip keharusan ini perlu untuk menghindari kesukarelaan dalam pelaksanaan
fungsi pengendalian, sebab pengendalian yang bersifat sukarela akan tidak
menjamin tercapainya tujuan.

Diterima oleh semua anggota organisasi

Setiap sistem pengawasan, idealnya dapat diterima dan dimengerti oleh semua
anggota organisasi, sehingga mereka masing-masing akan merasa ikut bertanggung
jawab terhadap usaha-usaha mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu sistem
pengawasan hendaknya dijelaskan terlebih dahulu kepada semua anggota
organisasi.

METHODE PENGAWASAN
Methode pengawasan dapat dikelompokkan menjadi 4 kelompok yaitu :

Pengawasan Pra-tindakan (pre-action control)

Pengawasan ini disebut pula sebagai pra pengendalian (precontrol). Dalam
metode ini, sebelum tindakan diambil, maka perlu dibuatkan suatu anggaran.
Anggaran tersebut dapat berisi sumberdaya manusia, bahan dan dana/keuangan
yang diperlukan. Sehingga bila tiba saatnya tindakan akan diambil, anggaran
memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan itu akan tersedia dalam jenis,
mutu, jumlah dan tempat sesuai kebutuhan. Anggaran mungkin diperlukan untuk
penarikan dan pengembangan karyawan baru, pembelian peralatan dan suplier
baru, serta desain dan rekayasa bahan-bahan atau produk baru.

Laurens ponggohong 11-13

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Pengendalian kemudi (sterring control)

Sering disebut sebagai pengendalian umpan kedepan. Pengendalian ini dirancang

untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari standard atau tujuan tertentu
dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan tindakan
tertentu dirampungkan. Istilah pengendalian kemudi berasal dari sistem
mengemudi sebuah mobil. Sang sopir mengemudikan mopbil itu untuk mencegah
agar mobil tersebut tidak keluar jalur sehingga tidak menuju arah yang salah.

Pengendalian ini akan efektif kalau manajer yang bersangkutan mampu

memp[eroleh informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai perubahan dalam
lingkungan atau tentang kemajuan ke arah tujuan yang dikehendaki.

Pengendalian Ya/tidak atau penyaringan

Pengendalian tersebut merupakan suatu proses penyaringan dimana aspek-aspek
spesifiuk dari suatu prosedur harus disetujui atau syarat-syarat tertentu dipenuhi
sebelum kegiatan dapat dilanjutkan.

Pengendaliasn ini merupakan tindak lanjut dari pengendalian kemudi dan sangat
berguna sebagai alat pengecekan ulang. Bila ke4amanan adalah faktor kunci,
misalnya menyangkut pengeluaran yang besar seperti pada program konstruksi,
maka pengendalian ini memberikan batas keamanan tambahan bagi manajer.

Pengendalian Purna Tindakan (post action control)

Pengendalian ini mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah
dirampungkan. Penyebab terjadinya penyimpangan dari rencana atau standard
ditentukan dan temuan-temuan itu diterapkan pada aktivitas-aktivitas yang sama
dimasa mendatang.

Pengendalian ini juga dapat digunakan sebagai dasar untuk balas jasa atau
mendorong karyawan dalam bekerja. Misalnya, bagi karyawan yang memenuhi
standard dapat memperoleh bonus.

Dari keempat methode tersebut diatas, faktor p[enting yang perlu diperhatikan
agar pengendalian lebih efisien, adalah kecepatan arus informasi. Karena semakin
cepat penyimpanmgan itu ditemukan, akan semakin cepat pula tindakan perbaikan
dapat diambil.

Disamping itu faktor ketepatan juga sangat penting, karena tindakan perbaikan
didasarkan atas informasi yang diperoleh dari laporan-laporan, hasil olahan
komputer serta sumber-sumber lainnya.

Laurens ponggohong 11-14

 SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

PENERAPAN FUNGSI PENGAWASAN DALAM

PERUSAHAAN

Pengendalian Keuangan
Pengendalian keuangan menyangkut prosedur penerimaan uang dan prosedur
penggunaan uang secara efisien. Kegiatan pengendalian keuangan yang utama
meliputi aspek :

Likwiditas, yaitu kemampuan suatu perusahaan untukmemenuhi kewajiban-

kewajiban yang segera jatuh tempo.
Rentabilitas, yaitu kemampuan suatu perusahaan untuk memperoleh laba secara
tetap dan selama kurun waktu yang panjang.

dalam pengendalian ini, data yang diperlukan adalah laporan keuangan yang
terdiri dari Neraca dan Laporan rugi laba, yang kemudian dianalisis sesuai ukuran-
ukuran efisiensi bidang keuangan

Beberapa ukuran tersebut adalah :

a. Ukuran Likwiditas
current assets
Current ratio = current liabilities

Cash + Receivables
Acid test ratio = Current liabilities

b. Ukuran Rentabilitas :

Net income
Rate of return on invested capital = Capital invested

Net income
Rate of return on assets = --------------
Total assets

Net income
Rate of return onsales = --------------
Net sales

Laurens ponggohong 11-15

 SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Denghan rumus-rumus tersebut diatas, setelah angka-angka dalam neraca dan

laporan rugi laba dimasukkan, akan diperoleh angka-angka ratio baik dalam
bentuk prosentase maupun perbandingan. Pelaksanaan pembandingan dengan
analisis ratio ini penerapannya dapat didasarkan pada unsur waktu, dan atau
diperbandingkan dengan organisasi lain.

Pengendalian Pemasaran

Bauran pemasaran (marketing mix) terdiri dari unsur-unsur : produk (product),

harga (price), promosi (promotion) dan tempat (place).
Masing-masing unsur ini memerlukan pengendalian baik secara koordinatif
maupun secara individual.

Pengendalian dibidang produk meliputi produk apa yang dibutuhkan konsumen,

bagaimana kwalitas dan kwantitasnya. Survey konsumen akan dapat menyediakan
informasi yang diperlukan dalam pengendalian hal-hal tersebut tadi. Contoh; hasil
survey konsumen dan penggunaannya dalam kegiatan pengendalian.

Suatu perusahaan yang mengusahakan perumahan murah melakukan survey ke

konsumen di 3 kecamatan di Kodya Manado. Perusahaan tersebut saat ini banyak
membangun rumah-rumah tinggal tipe T45 dan T70. Perusahaan ingin
memasarkan tipe yang lebih kecil dengan alasan:
 Semakin sulit mencari tanah dan semakin mahal harga tanah, sedangkan daya
beli konsumen relatif ,menurun.
 Produk yang dijadikan objek survey meliputi
 Penduduk yang belum memiliki rumah sendiri
 Sudah berkeluarga maupun belum berkeluarga
 Berpenghasilan tetap dengan rata-rata penghasilan Rp 200.000 s/d Rp 400.000.-
 Jumlah responden untuk masing-masing Kecamatan adalah 100 orang

RANGKUMAN
Pengawasan manajemen merupakan suatu upaya yang sistematis untuk
menetapkan standard prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang sistem
umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standard
yang ditetapkan terlebih dahulu, menentukan apakah ada penyimpangan dan
mengukur signifikasi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan tengah
digunakan sedapat mungkin dengan cara yang paling efisien guna tercapainya
sasaran perusahaan.

Tujuan pengendalian adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan untuk

dibetulkan dan mencegah pengulangannya.

Laurens ponggohong 11-16

 SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Fungsi pengawasan memiliki peran dalam mengatasi berbagai persoalan yang

biasanya dihadapi oleh para manajer yang meliputi :

 Mengatasi ketidakpastian.
 Menemukan penyimpangan.
 Identifikasi Peluang. .
 Penanganan Situasi Kompleks.
 Desentralisasi kekuasaan.

Tingkat Pengawasan meliputi Tingkatan pengawasan Strategi, taktik dan

operasional.

Proses Pengawasan terdiri : Penentuan bidang yang diawasi, Penetapan Standard.

Mengukur hasil Pekerjaan, Membandingkan hasil pekerjaan/prestasi yang dicapai
dengan standard.
Kegiatan pengawasan oleh manajer berhubungan dengan 5 hal yakni orang,
Keuangan, Kegiatan, Informasi dan hasil kerja.

SOAL LATIHAN

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengawasan

2. Jelaskan prasyarat apa yang dibutuhkan oleh Manajer sebelum
melaksanakan pengawasan
3. Dari berbagai fungsi manajemen, Pengawasan mempunyai hubungan
paling erat dengan Perencanaan. Mengapa demikian ?
4. Jelaskan peran fungsi pengawasan dalam organisasi
5. Jelaskan perbedaan antara pengawasan Strategik, Taktis dan Operasional
6. Jelaskan pula apa yang anda ketahui dengan Pre-action control,Sterring
control dan Post action control
------------------------

 Sumber :

 Koontz & Cyrril O’Donnel., Manajemen. Terjemahan jilid 2., Erlangga.,

Jakarta. 1989
 James Stoner & Charles Wankel, Manajemen . terjemahan jilid 2., CV.
Intermedia Jakarta. 1986.
 James J Cribbin, Kepemimpinan : Strategi mengefektifkan organisasi, seri
manajemen No. 65., PT. Pustaka Binaan Pressindo., Jakarta., 1985
 Heidjrachman R., Dasar-dasar Manajemen, UPP-AMP YKPN., Yogyakarta,
1990
 George R. Terry, Azas-azas Manajemen, Alumni, Bandung, 1986.
 Kathryn M Bartol., Management : A pasific Rim Focus., Mc Graw -Hill
Inc.,NSW., 1995. pp 447
 Rusli Ramli, dkk. Azas-azas manajemen, Depdikbud-UT, jakarta, 1985

Laurens ponggohong 11-17