Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Chapter I : Fungsi Pengendalian Manajemen

Ummu Auliyah 1620532010

Randi Maipan 1620532024

Magister Akuntansi

Fakultas Ekonomi

Universitas Andalas

2017
 BAB I

LANDASAN TEORI

A. Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan alat bagi para manager yang
dipergunakan dalam interaksi mereka dengan manager lain dan para bawahan mereka.
Pengendalian Manajemen merupakan proses yang berorientasi pada manusia. Sasaran
utamanya adalah para manager lini. Karena pengendalian manajemen memfokuskan
pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen melibatkan
pertimbangan psikologis yang kuat. Aktivitas-aktivitas seperti pengkomunikasian,
pembujukan , pemberian peringatan, pemberian inspirasi dan pengkritikan merupakan
bagian penting dalam proses pengendalian manajemen

B. Aktivitas Perencanaan dan Pengendalian

Manajer dihadapkan pada berbagai jenis kegiatan dalam organisasi. Mereka
memimpin, mengedukasi, mengelompokkan, mempengaruhi, merencanakan, dan
mereka melakukan kontrol terhadap keputusan atau kebijakan yang mereka buat
untuk mencapai tujuan oragnisasi yang telah ditetapkan.
Ada tiga jenis perbedaan dari kegiatan perencanaan dan pengendalian yaitu,
formulasi strategi, pengawasan kerja, dan pengawasan manajemen.

Formulasi Strategi

Formulasi Strategi, meliputi pengembangan misi bisnis, mengidentifikasi

peluang dan ancaman eksternal, mengukur dan menetapkan kekuatan dan kelemahan
internal, menetapkan tujuan jangka panjang, mengumpulkan alternatif, serta memilih
strategi-strategi khusus yang akan diberlakukan untuk kasus-kasus tertentu

Perumusan strategi atau formulasi strategi merupakan proses penyusunan

langkah-langkah ke depan yang dimaksudkan untuk membangun visi dan misi
organisasi, menetapkan tujuan strategis, serta merancang strategi untuk mencapai
tujuan perusahaan/organisasi. Adapun tahapan penyusunan strategi adalah:
pengumpulan keterangan strategis, formulasi strategi, perencanaan proyek strategi,
implementasi strategi, pemantauan strategi yang sudah dijalankan.

Pengawasan Kerja
 Pengawasan kerja adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Pada tahap ini manajer akan
melakukan pengawasan kinerja yang dilakukan oleh bawahan atau individu yang
terlibat dalam organisasi untuk menjalankan strategi yang telah dibuat untuk
mencapai tujuan organisasi

Pengawasan Manajemen

Pengawasan manajemen adalah setiap usaha dan tindakan dalam rangka untuk
mengetahui sampai dimana pelaksanaan tugas yang dilaksanakan menurut ketentuan
dan sasaran yang hendak dicapai.

Pengawasan manajemen duduk diantara formulasi stratgei dan pengawasan

kerja. Manajer akan melihat formulasi yang telah ditetapkan dan melakukan evaluasi
terhadap pelaksanaan strategi oleh para individu yang terlibat. Pengawasa manajemen
juga akan melihat pengaruh laporan akuntansi dan sistem peloporan terhadap sikap
individu dalam sebuah organisasi.

C. Lingkungan Pengendalian Manajemen

Salah satu cara fungsi pengendalian manajemen adalah dengan cara melihat
keluar lingkungan organisasi mengenai pengaruh lingkungan internal dan eksternal
organisasi. Lingkungan eksternal perusahaan sangat penting karena perusahaan harus
peduli dengan apa yang terjadi dengan sikap koncumen diluar sana. Lingkungan
internal juga tidak kalah penting karena pengawasan manajemen digerakkan oleh
struktur organisasi dimana individu dalam organisasi sebagai objek yang menjalankan
pekerjaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.
Struktur organisasi distruktur oleh jenis pekerjaan.

Hubungan Organisasi dan Sikap Para Anggota

 Lini dan Staff, unit lini bertanggungjawab langsung dengan pekerjaan dalam suatu
organisasi, sedangkan staff berfungsi untuk menasehati dan mendampiningi unit lini,
sedangkan lini manajer berfungsi sebagai pengontrol atas pekerjaan yang dilakukan.

Controler, adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan desain dan kontrol
langsung atas pekerjaan yang dilakukan.

Information

Informasi adalah bagian penting dalam lingkungan pengendalian manajemen,

informasi adalah sumber, dan dari berbagai sumber tersebut informasi itu bisa
digunakan untuk mengetahui baik kerugian maupun keuntungan.

Adapun jenis informasi dalam lingkungan pengendalian manajemen adalah sebagai

berikut, informasi sumber akuntansi, informasi pengendalian manajemen, informasi
analisis khusus, informasi biaya, informasi total biaya, dan informasi mengenai
perbedaan biaya, informasi pertanggungjawaban biaya, dan informasi keluaran dari
aktivitas produksi dalam organisasi.

D. Efisiensi dan Efektivitas

Efisiensi dan efektivitas adalah dua kriteria untuk menilai kinerja pada pusat
pusat yang bertanggungjawab. Artinya setiap post atau pusat dalam organisasi akan
dinilai dari berbagai hal untuk melihat keberhasilan kinerja mereka, salah satu
indikator untuk menilai kinerja tersebut adalah seberapa efisien dan efektif atas
kinerja yang mereka lakukan. Semakin efektif dan efisien suatu post maka akan
semakin baik kinerja mereka.

Efisiensi

Efisiensi adalah ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu proses.
Semakin hemat/sedikit penggunaan sumber daya, maka prosesnya dikatakan semakin
efisien. Proses yang efisien ditandai dengan perbaikan proses sehingga menjadi lebih
murah dan lebih cepat.

Efektivitas
 Efektivitas adalah ukuran tingkat pemenuhan output atau tujuan proses.
Semakin tinggi pencapaian target atau tujuan proses maka dikatakan proses tersebut
semakin efektif. Proses yang efektif ditandai dengan perbaikan proses sehingga
menjadi lebih baik dan lebih aman.

E. Jenis-jenis Pusat Pertangggungjawaban

Terdapat empat jenis utama pusat pertanggungjawaban yaitu, pendapatan, biaya, laba,
dan inivestasi.

Pusat pendapatan
Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang keluarannya diukur
dalam satuan moneter, sedang masukannya tidak dihubungkan dengan keluarannya.
Masukan pusat pendapatan tidak dihubungkan dengan pendapatannya karena kedua
hal tersebut pada umumnya memang sulit untuk dihubungkan.

Pusat biaya

Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang oleh sistem pengendalian

manajemen masukannya diukur dalam satuan moneter, sedangkan keluarannya tidak
diukur dalam satuan moneter.

Pusat laba

Pusat laba (profit center) merupakan pusat pertanggungjawaban yang memiliki

kewenangan untuk mengendalikan biaya-biaya dan menghasilkan pendapatan tetapi
tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan tentang investasi.

Pusat investasi

Pusat investasi adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu organisasi

untuk menilai kinerja para manajernya berdasarkan pada laba yang diperoleh dan
dihubungkan dengan dana investasi.

F. Pusat Misi dan Pusat Layanan

 Pusat misi berkontribusi langsung dengan objek dalam sebuah organisasi.
Sedangkan hasil dari pusat layanan adalah berkontribusi ke pekerjaan dari pusat
pertanggungjawaban.

G. Pusat Pertanggungjawaban dan Program

Pusat pertanggungjawaban berisi struktur informasi yang dikelompokkan oleh pusat
pertanggungjawaban . informasi ini digunakan untuk: (1) merencanakan aktivitas-
aktivitas pusat pertanggungjawaban individual, (2) melakukan kordinasi kerja dari
beberapa pusat pertanggungjawaban, dan (3) mengukur kinerja dari pusat
pertanggungjawaban manajer

H. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen formal memiliki empat tahapan yaitu:
Perencanaan strategi
Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk
menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan
sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi
ini.

Persiapan anggaran

Setalah dilakukan perencanaan strategi dan ditetapkan strategi yang ingin

digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Selanjutnya adalah
penentuan berapa besar budget atau anggaran yang ingin ditentukan, biasanya budget
ini dibentuk dalam satuan monetary dan ditentukan dalam rentang waktu tertentu, bisa
dalam jangan waktu bulanan atau tahunan.

Pelaksanaan dan pengukuran

Setelah strategi dan budget ditentukan, tindakan selanjutnya adalah pelaksanaan atau
eksekusi atas strategi tersebut. Pada tahap ini akan dilakukan pengukuran sejauh mana
strategi bisa tercapai atas pelaksanaan operasi yang dilakukan.

Pelaporan dan Evaluasi

 Pada tahap ini dilakukan pelaporan atas kinerja yang dilakukan, pada tahap ini juga
akan dilakukan evaluasi sejauh mana strategi dan pelaksanaan pekerjaan bisa
mencapai tujuan organisasi. Pada tahap ini akan dilakukan summary, analisis, dan
pelaporan untuk memperlihatkan dan mengetahui pertanggungjawaban yang tejadi
dalam perusahaan atau organisasi sebagaimana yang ditetapkan pada setiap level dan
akan dinilai kinerja setiap level dalam organisasi.

I. Ciri-ciri Sitem Pengendalian Manajemen yang Baik

Adapun ciri sistem pengendalian manajeemn yang baik adalah sebagai berikut:
Sebuah sistem yang total
Penggunaan sistem secara total adalah menggunakan strategi, data dan
komunikasi yang efektif untuk meng-integrasikan kedisplinan kualitas ke dalam
budaya dan kegiatan-kegiatan perusahaan

Kesesuaian tujuan
Ciri lainnya adalah pengendalian manajemen yang dilakukan mulai dari
strategi, budget, dan evaluasi yang dilakukan harus sesuai dengan tujuan perusahaan,
hal ini bertujuan agar pengendalian yang dilakukan tidak sisa-sia dan bisa membantu
mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan

Kerangka keuangan

Kerangka keuangan bertujuan untuk mengestimasi dan mengukur semua

pernyataan atau kegiatan dalam satuan moneter

Ritme

proses pengendalian manajemen harus dikendalikan dengan ritme, artinya adalah

pengendalian itu harus diukur atau dievaluasi secara berkala atau periodik, baik
bulanan, atau juga bisa diukur secara tahunan

Integrasi

Suatu pengendalian manajemen harus saling berkordinasi, terintegrasi, artinya adalah

pengendalian ini harus fokus dan terintegrasi dengan berbagai pusat
pertanggungjawaban lainnya dalam sebuah organisasi

BAB II

ANALISIS KASUS
 Hamilton Hospital

A. Latar Belakang
Hamilton Hospital merupakan salah satu rumah sakit terkemuka yang ada di
Chicago dan telah bekerjasama dengan Kent Medical School semenjak 1925. Hamilton
Hospital telah dipercaya dalam pengajaran dan penelitian tentang pasien selama lebih
dari 70 tahun. Pada tahun 1990, Hamilton merupakan salah satu rumah sakit terkenal
diantara semua mahasiswa kedokteran Kent dan mahasiswa kedokteran lainnya yang
mempekerjakan 175 intern dan residen.
Sebagai rumah sakit yang sekaligus bertugas sebagai pengajar, klinik Hamilton
menjadi pedoman bagi kemajuan sekolah kedokteran Kent. Sebelum tahun 1990, Kent
telah memberikan beasiswa untuk kemajuan departemen klinik.
Pada tahun 1990, sekolah kedokteran Kent merasa memiliki kendala dalam
memberikan keuangan kepada institusi akademi. Mereka tidak sanggup untuk
melanjutkan bantuan keuangan sehingga mereka mengubah kesepakatan dengan
meminta kepada pasien sebagai biaya untuk membantu departemen klinik rumah sakit.

B. Permasalahan
1. Jelaskan kegiatan dari Dr. Wells dalam kategori formula strategi, manajemen kontrol
dan kontrol tugas. Dari semua hal bagaimana masalah ini dihadapi?
2. Bagaimana kamu memberikan kategori dari struktur manajemen kontrol dalam
kepercayaan? Bagaimana desaign yang bagus dan bagaimana cara mengubahnya?

C. Pembahasan
1. Planning and Control Activities
1) Strategi
Rumah sakit hospital ingin mengangkat kembali posisi rumah sakit kembali seperti
sebelum tahun 1990. Menjadikan rumah sakit Hamilton menjadi rumah sakit yang
dapat memberikan kontribusi bagi kemajuan ilmu kedokteran yang ada. Serta
memberikan kepercayaan, kenyamanan kepada pasien yang datang ke rumah sakit.
2) Tugas
a) The group practice
Banyak dari para dokter yang melakukan penelitian juga mempunyai pekerjaan
lain selain di Hamilton Hospital.
Fee yang didapatkan oleh para dokter tidak mencukupi sehingga kebanyakan dari
mereka melakukan pekerjaan diluar rumah sakit
b) Membership
Banyaknya para dokter yang mengundurkan diri karena tidak sesuainya biaya yang
mereka terima dengan beban pekerjaan yang mereka jalani
Ketidakjelasan masalah level, gaji, akademik dan kejelasan finansial dalam
departemen.
c) Billing system
Para dokter tidak peduli dengan sistem pembayaran
Tidak adanya rekaman data tentang data keuangan yang tercatat
 d) Manajemen kontrol
a) The group practice
Sebagai organisasi yang mengatur tentang dana yang dikumpulkan untuk
kemajuan pengetahuan yang lebih baik. Setiap perencanaan yang akan dilakukan
harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dan dengan pengeluaran yang sesuai
dengan biaya yang tersedia.
Jika dana yang diperoleh melebihi dari pendapatan yang seharusnya maka 50%
pendapatan tersebut akan digunakan untuk pengeluaran departemen.
b) Membership
Anggota merupakan orang yang bekerja penuh pada rumah sakit.
c) Billing system
Dr. Wells mempekerjakan seorang manajer untuk mengatur penagihan, faktur dan
laporan kepada para anggota.
Setiap dokter mempunyai kertas aktivitas yang berisi aktivitas detail, nama pasien
serta biaya yang didapat.

2. Characterize the management

Apa yang dilakukan Dr. Wells sudah sangat bagus dan terorganisir. Namun ada beberapa hal
yang mesti dilakukan untuk mengembalikan dan meningkatkan kepercayaan tersebut.
Memberikan keterbukaan laporan keuangan kepada seluruh dokter yang bekerja di
rumah sakit. Sehingga para dokter juga mengetahui apa yang sebenarnya terjadi pada
rumah sakit.
Memberikan pengarahan tentang pentingnya laporan kegiatan yang harus diisi oleh
para dokter.
Para anggota dewan hendaknya dipimpin oleh para ahli yang mempunyai kualitas dan
keahlian serta adanya pergantian dan pemilihan dari seluruh departemen yang ada di
rumah sakit.

Boulder Public Schools

A. Latar Belakang
Edward Caton yang merupakan salah satu pengajar SD di Boulder, Oklahoma
ingin mengetahui bagaimana peraturan yang berlaku pada sekolahnya. Namun ia merasa
harus melihat bagaimana keadaan sebenarnya di lapangan agar dapat memberikan
pendapatnya. Salah satu bagian yang dianggap penting baginya adalah masalah kontrol
biaya, yang ia ketahui merupakan hal utama serta merupakan kekuatan bagi organisasi.
 Canton melihat adanya penurunan dalam pendaftaran para murid yang mendaftar
di sekolah. Hal ini dilihat dari menurunnya jumlah kelahiran serta keluarga yang tingkat
ekonominya menengah keatas. Hasil tersebut memberikan dampak kepada sekolah tersebut
dengan menurunnya jumlah pendaftaran murid serta semakin banyaknya keluarga miskin.

B. Permasalahan
1. Kunci utama pada Boulder Public School
2. Sebagai manajer, kontrol sistem manajemen yang bagaimana yang sesuai dengan
kondisi sekolah saat ini?
3. Sebagai pengawas sekolah, bagaimana reaksi yang akan diberikan?

C. Pembahasan
1. Kunci utama manajemen kontrol Boulder Public School
Kontrol keuangan yang berada pada kantor pusat menjadikan sistem keuangan
yang diberikan menjadi lebih terpusat dan lebih mudah diawasi.
Adanya laporan anggaran yang harus dibuat untuk menjelaskan bagaimana uang
tersebut terpakai. Lalu ketika tahun berjalan adanya laporan yang melihat
bagaimana dana tersebut telah digunakan.

2. Kontrol sistem manajemen

a. Senior High School
Memberikan kewenangan dengan dapat memilih vendor mana yang akan
diajak kerjasama sehingga dapat mempersingkat waktu namun dengan batas
uang yang sedikit lebih besar atau dengan beberapa peraturan tambahan.
Peraturan tersebut apabila tidak merupakan pembelian yang jumlahnya
sangat besar atau pengeluaran yang dapat memberikan dampak yang besar
hendaknya ada persetujuan dari dewan.

b. Elementary School
Memberikan biaya tambahan untuk menyokong pengeluarannya.
Tidak adanya biaya untuk alokasi biaya tak terduga.

c. Middle School
Terjadinya lonjakan murid mengakibatkan dana yang telah dialokasikan tidak
sesuai dengn rencara anggaran.
Tambahan pendapatan dibutuhkan untuk mempekerjakan para guru baru.

3. Sebagai pengawas sekolah

Mengawasi dan mengevaluasi lebih lanjut dana yang telah diberikan.
Memperbaiki proporsi dana yang diberikan kepada masing-masing tingkat sekolah.
Memberikan kewenangan untuk memutuskan sesuatu kepada masing-masing level
sehingga mereka dapat memutuskan sesuatu lebih cepat tanpa perlu menunggu
persetujuan dari kantor pusat.