Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan
(applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara
menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan
asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan /
menerjemahkan antara lain :

a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif,
dan produktif.
b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen,

makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai
upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian
manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi
mempunyai komponen sama, yaitu :

a. W = Work (Pekerjaan)

b. E = Employe (Tenaga Kerja)

c. R = Relationship (Hubungan)

d. E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan “teoritis-praktis.” Karena

itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa
membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi /
perusahaan

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi,
termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia,
alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian
tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan
menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen

lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk
memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis

lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari
manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efisien.
Menurut Suadi (1999:8-9) Sistem pengendalian manajemen adalah: sebuah sistem yang terdiri
dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi,
pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain
dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara
efektif dan efisien.”

Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu, pengendalian manajemen
(management control) dan pengendalian operasional (operational control). Pengendalian
manajemen mengarah pada pengendalian kegiatan secara menyeluruh demi mendapatkan
keyakinan bahwa strategi perusahaan telah dijalankan secara efektif dan efisien. Sedangkan
pengendalian operasional hanya menyangkut tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan secara
efektif dan efisien.
Perencanaan. Koordinasi. Komunikasi. Pengambilan keputusan. Motivasi. Pengendalian.
Penilaian kinerjaPerencanaan. Koordinasi. Komunikasi. Pengambilan keputusan. Motivasi.

Perencanaan. Koordinasi. Komunikasi. Pengambilan keputusan. Motivasi. Pengendalian. Penilaian kinerja

Dalam kaitannya dengan fungsi manajemen, pengendalian manajemen merupakan penerapan

semua fungsi manajemen, Dikatakan demikian, karena dalam pelaksanaan pengendalian
manajemen meliputi kegiatan perencanaan operasional perusahaan, pengorganisasian kegiatan,
koordinasi kegiatan, pengendalian kegiatan dan pembinaan pelaksana kegiatan, Konsep sistem
pengendalian manajemen juga diartikan sebagai manajemen secara keseluruhan. Sistem
pengendalian manajemen adalah sistem yang menyeluruh ke semua aspek kegiatan perusahaan.
Dalam proses pengendalian manajemen terdapat beberapa bagian kegiatan yaitu penyusunan
program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran kegiatan, serta pelaporan dan
analisis kegiatan. Sedangkan dalam struktur perusahaan terdapat beberapa hal yaitu: struktur
organisasi, aliran informasi, pusat pertanggungjawaban dan pelimpahan wewenang, serta tolok
ukur prestasi dan motivasi.

Umumnya dalam perusahaan yang kecil, pimpinan perusahaan dapat melaksanakan pengelolaan
kegiatan perusahaannya secara langsung. Perencanaan kegiatan usahanya dan pengendalian
pelaksanaan rencana tersebut dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan tersebut. Namun
dengan perkembangan usaha yang semakin besar, pimpinan tersebut tidak lagi mampu
melaksanakan kegiatan usahanya seorang diri. Dia memerlukan bantuan manajer lain untuk
melaksanakan sebagian fungsinya, sehingga dia mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada
manajer tersebut. Dalam perencanaan kegiatan usahanya, dia tidak lagi hanya mengandalkan
pada kemampuan dirinya untuk membuat rencana secara informal, namun dia memerlukan
partisipasi para manajer lain untuk menyusun rencana secara formal. Dalam pengendalian
pelaksanaan rencananya, dia tidak lagi dapat mengandalkan pada pengamatan langsung yang
biasanya dilakukannya pada waktu perusahaan masih kecil. Dia memerlukan suatu sistem yang
formal untuk mengendalikan pelaksanaan rencana yang telah disusunnya. Sistem untuk
membantu manajemen puncak dalam melaksanakan fungsi perencnaan dan pengendalian disebut
sistem pengendalian manajemen.

Sistem pengendalian manajemen adalah anggota organisasi yang digunakan oleh manajer untuk
mempengaruhi anggota organisasi yang lain guna melaksanakan strategi perusahaan secara
efektif dan efisien. Dalam definisi ini terdapat tiga kata penting ; sistem, efektif dan efisien.

Struktur Pengendalian Manajemen

Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu, pengendalian manajemen
(management control) dan pengendalian operasional (operational control). Pengendalian
manajemen mengarah pada pengendalian kegiatan secara menyeluruh demi mendapatkan
keyakinan bahwa strategi perusahaan telah dijalankan secara efektif dan efisien. Sedangkan
pengendalian operasional hanya menyangkut tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan secara
efektif dan efisien.
Dalam kaitannya dengan fungsi manajemen, pengendalian manajemen merupakan penerapan
semua fungsi manajemen, Dikatakan demikian, karena dalam pelaksanaan pengendalian
manajemen meliputi kegiatan perencanaan operasional perusahaan, pengorganisasian kegiatan,
koordinasi kegiatan, pengendalian kegiatan dan pembinaan pelaksana kegiatan, Konsep sistem
pengendalian manajemen juga diartikan sebagai manajemen secara keseluruhan. Sistem
pengendalian manajemen adalah sistem yang menyeluruh ke semua aspek kegiatan perusahaan.
Dalam proses pengendalian manajemen terdapat beberapa bagian kegiatan yaitu penyusunan
program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran kegiatan, serta pelaporan dan
analisis kegiatan. Sedangkan dalam struktur perusahaan terdapat beberapa hal yaitu: struktur
organisasi, aliran informasi, pusat pertanggungjawaban dan pelimpahan wewenang, serta tolok
ukur prestasi dan motivasi.

3. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen terdiri dari 4 tahap kegiatan berikut ini :

1. Penyusunan program
2. Penyusunan anggaran
3. Pelaksanaan dan pengukuran
4. Pelaporan dan analisis
Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program – program
yang akan dilaksanakan oleh perusahaan dan taksiran jumlah sumber – sumber yang akan
dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan kegiatan pokok yang akan
dilaksanakan oleh perusahaan untuk melaksanakan strategi yang telah ditetapkan dalam
perencanaan strategik. Dalam perusahaan yang bertujuan untuk mencari laba, tiap produk atau
keluarga produk (product line) merupakan suatu program. Selain itu perusahaan memiliki
berbagai program lain seperti program peningkatan mutu karyawan, program penetrasi pasar dan
program penemuan produk baru yang dapat dipasarkan.
Anggaran adalah suatu rencana yang dinyatakan secara kuantitatif, biasanya dalam satuan uang,
yang berjangka waktu tertentu, biasanya satu tahun. Dalam penyusunan anggaran, program –
program diterjemahkan sesuai dengan tanggungjawab tiap manajer dalam melaksanakan
program atau bagian dari program tersebut. Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan
proses penetapan peran tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian dari program.
Oleh karena itu dalam penyusunan anggaran, manajer pusat pertanggungjawaban mengadakan
negosiasi dengan manajer diatasnya yang memberikan peran kepadanya, sehingga dengan
demikian hasil negosiasi tersebut akan menimbulkan kesanggupan (commitment) dari pihak
manajer pusat pertanggungjawaban untuk melaksanakan rencana seperti yang tercantum dalam
anggaran.
Pelaksanaan dan pengukuran merupakan tahap berikutnya setelah anggaran ditetapkan. Dalam
tahap ini anggaran dilaksanakan oleh manajer pusat pertanggungjawaban, dan akuntansi bertugas
mencatat masukan yang sesungguhnya dikonsumsi dan pendapatan yang sesungguhnya
diperoleh oleh pusat pertanggungjawaban. Akuntansi menggolongkan data akuntansi menurut
program untuk mengukur efektifitas pelaksanaan program dan menurut pusat
pertanggungjawaban untuk mengukur prestasi manajer pusat pertanggungjawaban yang
bersangkutan.

Tahap terakhir proses sistem pengendalian manajemen adalah pelaporan dan analisis. Dalam
tahap ini data akuntansi yang sudah terkumpul menurut program dan menurut pusat
pertanggungjawaban tersebut disajikan dalam laporan keuangan. Dalam laporan keuangan
tersebut tidak hanya disajikan informasi akuntansi saja, namun meliputi pula informasi
nonakuntansi. Laporan tersebut dimaksudkan untuk memberitahu para manajer mengenai apa
yang sedang berlangsung dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpin mereka dan untuk
membantu menjamin koordinasi kegiatan antara pusat pertanggungjawaban.

Laporan juga digunakan sebagai dasar pengendalian data. Pada dasarnya laporan untuk
pengendalian berisi analisis terhadap penyimpangan pelaksanaan dari anggarannya dan
penjelasan mengenai penyimpangan tersebut. Berdasarkan laporan yang berisi analisis
penyimpangan tersebut, manajer pusat pertanggungjawaban dapat merumuskan tindakan
perbaikan, yang dapat berupa perbaikan pelaksanaan, perbaikan anggaran, perbaikan program
atau perumusan kembali strategi pencapaian tujuan perusahaan.

Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen meliputi tindakan untuk menuntun dan memotivasi usaha guna
mencapai tujuan organisasi, maupun tindakan untuk mengoreksi unjuk kerja yang tidak efektif
dan efisien. Sistem pengendalian manajemen yang berbeda diperlukan untuk situasi yang
berbeda. Menurut Anthony, dkk yang diterjemahkan oleh Maulana (1992) sistem pengendalian
manajemen mempunyai karakteristik sebagai berikut:

“Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat pertanggung jawaban.
Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen terdiri dari 2 macam yaitu:
1. Data terencana dalam bentuk program, anggaran dan standar.
2. Data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik di dalam maupun di luar
organisasi.
 Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organisasi total dalam arti bahwa
sistem ini mencakup semua aspek dari operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu
manajemen menjaga keseimbangan organisasi sebagai suatu kesatuan yang
terkoordinasi.
 Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan struktur keuangan, di
mana sumber daya dan kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan uang atau
moneter.
 Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung mengikuti
pola dan jadwal tertentu.
 Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan terkoordinir di mana
data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan
setiap saat pada unit organisasi”.
Proses Sistem Pengendalian Manajemen
Proses sistem pengendalian manajemen menurut Supriyono (2000) meliputi tahap-tahap:

1. Penyusunan program

Penyusunan program adalah proses pembuatan keputusan mengenai program-program utama

yang akan dilaksanakan oleh prganisasi untuk mengimplementasikan strategi-strategi dan
penaksiran jumlah sumbersumber yang akan digunakan untuk setiap program. Penyusunan
program merupakan bagian dari pengendalian manajemen yaitu perencanaan strategi dan
pengendalian manajemen. Penyusunan program dalam suatu perusahaan melibatkan beberapa
macam aktivitas, seperti merencanakan apa yang seharusnya dilakukan dalam perusahaan.
Langkah selanjutnya adalah mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dengan beberapa bagian yang
ada dalam perusahaan untuk kepentingan pencapaian tujuan perusahaan. Setelah koordinasi
dilaksanakan kemudian mengkomunikasikan program tersebut kepada semua tingkatan
manajemen yang ada dalam perusahaan. Pada setiap periode dilakukan efisiensi dan keefektifan
sebagai alat pengendalian agar semua strategi yang telah ditetapkan sesuai dengan tujuan yang
akan dicapai perusahaan. Keputusan pemrograman yang diambil yaitu: apakah akan
melaksanakan strategi ini dengan melakukan akuisisi atau dengan membangun operasi baru, apa
lini produk yang akan diutamakan, apakah produk ini harus dibeli atau dibuat sendiri dan apa
sauran pemasaran yang akan digunakan.

2. Penyusunan anggaran

Penyusunan anggaran adalah proses pembuatan ketuputusan mengenai peran para manajer pusat
pertanggung jawaban dalam melaksanakan program atau bagian program. Sejalan dengan
perkembangan dunia usaha, perusahaan-perusahaan berkembang menjadi perusahaan yang lebih
besar dengan jenis kegiatan dan volume kegiatan yang meningkatkan. Keadaan ini menjadikan
proses perencanaan dan pengendalian menjadi tidak sederhana. Untuk membantu manajemen
dalam mengelola perusahaan maka perusahaan mempunyai wewenang dan tanggung jawab
untuk menyusun biaya produksi. Anggaran digunakan sebagai alat pengendalian biaya produksi.
Definisi anggaran menurut Saputra dan Asri (2006), adalah: “Suatu pendekatan yang formal dan
sistematis dari pelaksanaan tanggung jawab manajemen dalam perencanaan, koordinasi dan
pengawasan”.

Dari definisi tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa anggaran merupakan perencanaan formal
dari keseluruhan kegiatan perusahaan termasuk di dalamnya anggaran biaya produksi dalam
jangka waktu tertentu yang dinyatakan dalam unit kuantitatif. Anggaran merupakan suatu
perencanaan yang disusun secara formal di dalam perusahaan tersebut yang mencakup seluruh
kegiatan perusahaan tanpa ada pengecualian. Dengan demikian penggunaan anggaran berfungsi
sebagai alat bantu manajemen untuk penyusunan perencanaan, koordinasi dan pengendalian
kegiatan perusahaan.

3. Pelaksanaan pengendalian anggaran

Setelah menyusun anggaran, tahap selanjutnya adalah pelaksanaan pengendalian anggaran.

Untuk pelaksanaan anggaran diperlukan pengendalian agar dapat beroperasi secara efektif dan
efisien. Untuk itu harus diselidiki adanya perbandingan antara anggaran biaya produksi dengan
realisasi anggaran biaya produksi. Apabila terdapat perbedaan maka perusahaan harus
menganalisis sebab-sebab terjadinya perbedaan tersebut kemudian dilakukan tindakan koreksi
terhadap penyimpangan yang terjadi.

4. Pengukuran kinerja

Penyusunan program dan anggaran yang telah ditetapkan dijadikan alat untuk menilai kinerja
manajer dan memotivasi manajer dalam mengendalikan unit-unit pusat pertanggung jawaban.
Dalam tahap ini anggaran dilaksanakan oleh manajer pusat pertanggung jawaban dan akuntansi
bertanggung jawab mencatat masukan yang sesungguhnya diperoleh oleh pusat pertanggung
jawaban. Data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar pemrograman
yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat pertanggung jawaban
digunakan untuk mengukur prestasi kerja manajer pusat pertanggung jawaban.

5. Pelaporan dan analisis

Tahap terakhir dari proses pengendalian manajemen adalah pelaporan dan analisis. Laporan
memuat informasi mengenai apa yang sesungguhnya terjadi dibandingkan dengan anggarannya
atau programnya. Pelaporan adalah proses untuk menyususn dan menyajikan pada pihak-pihak
yang berkepentingan. Laporan disusun untuk setiap pusat pertanggung jawaban dan program.
Laporan pusat pertanggung jawaban menunjukkan informasi sesungguhnya dibandingkan
dengan anggarannya, dalam ukuran-ukuran kinerja keauangan maupun nonkeuangan, serta
informasi internal maupun eksternal. Laporan pusat pertanggung jawaban harus disajikan secara
tepat waktu.

Laporan tersebut dimaksudkan untuk memberitahukan kepada para manjaer mengenai apa yang
sedang berlangsung dalam pusat pertanggung jawaban yang mereka pimpin dan juga untuk
menjamin koordinasi kegiatan antar pusat pertanggung jawaban. Laporan atas kinerja pusat
pertanggung jawaban juga digunakan sebagai dasar untuk pengendalian. Pengendalian ini berupa
analisis terhadap penyimpangan dari pelaksanaan anggaran dan penjelasan mengenai
pelaksanaan kegiatan. Atas dasar hasil analisis, manajer pusat pertanggung jawaban dapat segera
merumuskan tindakan perbaikan berupa perbaikan pelaksanaan, perbaikan anggaran, perbaikan
program atau perumusan kembali strategi untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian Manajemen

Elemen-elemen sistem pengendalian manajemen meliputi:

  Proses

Pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang tediri atas tatanan
organisasi, wewenang, tanggung jawab dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan
pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi
bekerja untuk mencapai tujuannnya.

 Manajer

Pengendalian manajemen merupakan alat bagi manajer. Pengendalian manajemen adalah proses
yang berorientasi pada manusia, maka manajer-manajer lini menjadi titik pusat dalam
pengendalian ini.
  Tujuan

Tujuan dari proses pengendalian ditentukan dalam perencanaan strategis.

 Efisiensi dan keefektifan

Efisiensi merupakan perbandingan antara keluaran yang dihasilkan dengan besarnya tingkat
masukan yang dipergunakan. Keefektifan berartiv kemampuan suatu unit untuk mencapai tujuan
yang diinginkan.

 Kepastian

Manajemen membutuhkan kepastian yang konstan melalui pengendalian manajemen untuk

menjamin bahwa pekerjaan memang sedang dilaksanakan secara efisien dan efektif.