PERTEMUAN -11 :
PENGENDALIAN MANAJEMEN
A.TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai Pengendalian Manajemen, Anda harus
mampu:
B. URAIAN MATERI
PENGENDALIAN MANAJEMEN
LATAR BELAKANG
Balanced Scorecard
1. Perspektif Keuangan
BSC memakai tolak ukur kinerja keuangan seperti laba bersih dan ROI, karena
tolak ukur tersebut secara umum digunakan dalam perusahaan untuk mengetahui
laba. Tolak ukur keuangan saja tidak dapat menggambarkan penyebab yang
menjadikan perubahan kekayaan yang diciptakan perusahaan atau organisasi
(Mulyadi dan Johny Setyawan, 2000).
2. Perspektif Pelanggan
1. Proses inovasi.
2. Proses operasi.
3. Pelayanan purnajual.
*SPM adalah Suatu alat dari alat-alat lainya untuk mengimplementasikan strategi
yang berfungsi untuk memotivasi anggota-anggota organisasi guna mencapai
tujuan organisasi
*Definisi lain :
1. Komunikasi à Agar bawahan bertindak secara efektif, maka mereka harus tahu
apa yang harus dikerjakan
2. Motivasi à Bawahan diberi motivasi untuk menyelesaikan tugasnya
3. Evaluasi à Efisien dan efektifnya bawahan dalam melakukan tugasnya harus
dievaluasi oleh manajer
1. Menentukan tujuan.
2. Pengukuran prestasi
3. Evaluasi prestasi
Kebudayaan
Ukuran kineja SPM :
1. Perilaku Organisasi
2. Pusat Pertanggujawaban
1. Perencanaan Strategi
2. Penyusunan Anggaran
3. Pelaksanaan Anggaran
4. Evaluasi Kinerja
7
Pengendalian Manajemen
Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses,
yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan
unsure-unsur manajemen efektif dan efisien.
1) Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang
sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
Asas-Asas Pengendalian
2. Asas efisiensi
Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang
berkualitas baik.
9. Asas standar
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan
dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
1. Pengendalian Pendahuluan
(preliminary control)
2. Pengendalian Bersama
(concurret control)
(feedback contol)
Jika pengendalian dilihat dari objeknya, maka dapat dibagi menjadi dua bagian :
J Pengendalian administrasi
J Pengendalian operatif
4. Proses Pengendalian
5. Pengukuran Kinerja
Cara-cara pengendalian
Cara melakukannya:
12
Cara melakukannya:
Macam-Macam Pengendalian
13
Alat-Alat Pengendalian
1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget,
baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka
perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a. Sales budget
b. Production budget
e. Purchasing budget
f. Personnel budget
2. Non-Budget
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu
tidak mendapat laba ataupun rugi.
Akurat (accurate)
Informasi dari prestasi yang akan diukur haruslah akurat. Ketidak akuratan data
akan menyebabkan kesalahan dalam menarik kesimpulan, bahkan dapat
menimbulkan kesalahan yang tidak perlu.
Memperhatikan bahwa satu kegiatan akan selalu terkait dengan kegiatan lain,
(misal, kegiatan produksi akan berkait dengan kegiatan penjualan).
Informasi dalam suatu system pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap
objektif oleh individu yang menggunakanya.
Fleksibel (flexible)
Mengingat situasi dan kondisi terus berubah dengan cepat maka system
pengendalian harus memiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga standar-
standar pengendalian tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan kondisi
berubah.
Idealnya setiap system pengendalian dapat diterima dan dimengerti oleh semua
anggota organisasi, sehingga mereka masing-masing akan merasa ikut
bertanggung jawab terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi.
Hal ini ditegaskan oleh Anthony dan Dearden ( 1989:20 ) sebagai berikut: other
managers and between managers and workers. These informal activities take place
within a formal planning and control system. Such a formal system includes the
following activities : (1) programming, (2)
A. Konsep-konsep Pengendalian
3. Proses perbaikan
1.1 Organisasi
hidup yang relative lama, bersifat permanen, dan rumit. Suatu organisasi memiliki
tiga komponen pokok organisasi sebagai berikut :
a. System Interaksi
Organisasi adalah suatu system interaksi yaitu eksistensi dua atau lebih
orang-orang yang mempunyai hubungan ketergantungan di dalam mencapai
tujuan; sehingga perlu adanya pembagian tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab
antaranggota atau bagian organisasi dan pengarahan untuk mencapai tujuan.
b. Hidup Terus
System interaksi kegiatan di dalam suatu organisasi adalah hidup terus dalam
arti bahwa interaksi antara individu atau bagian organisasi tersebut berjalan terus
dan relative stabil.
c. Eksklusif
Suatu organisasi adalah suatu kesatuan usaha yang eksklusif yang berbeda
dengan suatu kelompok tertentu atau suatu masyarakat. Perbedaan tersebut
terletak pada ukuran stuktur yang kompleks. Kompleksitas stuktur tersebut
menjelaskan adanya integrasi vertical dan horizontal.
a. Keanggotaan Organisasi
b. Batas-batas Organisasi
c. Lingkungan Organisasi
a. Hierarki Vertikal
b. Hierarki Horizontal
Adalah struktur organisasi yang disusun berdasar dua tanggung jawab penting
untuk mencapai tujuan organisasi yaitu : (1) unit-unit fungsional yang
bertanggung jawab terhadap kegiatan fungsi, (2) unit-unit proyek yang
bertanggung jawab terhadap aktivitas proyek-proyek.
Ø Demensi transaksi, adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer unit-unit
proyek yang bertanggung jawab atas transaksi-transaksi dengan para pelanggan.
Ø Demensi sumber, adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer unit-unit
fungsional yang bertanggung jawab atas penyediaan sumber-sumber yang
diperlukan.
C. Fungsi-fungsi Manajemen
Penting untuk diingat, bahwa manajemen adalah suatu bentuk kerja. Manajer
dalam melakukan pekerjaannya, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu,
yang dinamakan Fungsi-fungsi Manajemen, yang terdiri dari :
1. Planning (Perencanaan)
Menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama satu masa yang akan
dating dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
2. Organizing (Pengorganisasian)
4. Motivating (Dorongan)
5. Controlling (Pengawasan)
CYVIL
O’DONNEL
6.REPORTING 6.CONTROLLIN
G
7.BUDGETTING
Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya
dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995) maka
sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang-
saling berhubungan maupun yang tidak, yang keseluruhannya merupakan sebuah
kesatuan.
Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang tertata
secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen
Menurut Marciariello dan Kirby (1994) SPM sebagai perangkat struktur
komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkan pemrosesan informasi
dengan maksud membantu manajer mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada
dan pencapaian tujuan organisasi secara terus menerus.
v Mengkomunikasikan informasi.
v Mengevaluasi informasi.
v Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan
wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
Perusahaan (organisasi) ibarat manusia yang perlu makan, bekerja, dan istirahat
secara teratur dan terkendali. Jika metabolisme tubuhnya tidak baik, ia akan
berpotensi menderita berbagai penyakit. Orang yang sukses adalah orang yang
terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan hidup, memiliki pengendalian diri, dan
cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku untuk perusahaan (organisasi). Untuk
mencapai kinerja optimal, perusahaan (organisasi) haruslah terorganisasi dengan
baik, memiliki Visi dan Misi, memiliki daya Pengendalian Manajemen, dan
mencintai pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi
yang kondusif untuk proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu
pengetahuan itu adalah Sistem Pengendalian Manajemen.
26
1. Pemrograman (programming)
2. Penganggaran (budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci
dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu
tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya
yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-
biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-
pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai
dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan
yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para
manajer.
Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus
dari proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban
akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat
berupa :
Perumusan strategi
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Contoh. Seluruh pabrik baja mungkin saja dikendalikan oleh perangkat elektronik,
di mana tiap perangkat dijalankan dengan komputer untuk melakukan tugas yang
ditentukan. Komputer dapat merasakan lingkungannya (misalnya suhu batang
baja). Jika temuannya mengindikasikan penyimpangan dari keadaan yang
diinginkan, komputer tersebut akan berinisiatif untuk melakukan tindakan koreksi
atau, jika komputer tersebut tidak memiliki kapasitas untuk melakukannya sendiri,
maka komputer itu menyampaikan kebutuhan akan perbaikan ke komputer yang
mengendalikan seluruh komputer dalam satu bagian pabrik. Komputer ini
mungkin mengacu pada permasalahan untuk mengkoordinasikan komputer di
pabrik secara keseluruhan. Sistem perencanaan sumber daya manufaktur
(Manufacturing Resource Planning – MRP II) digunakan untuk mengendalian
operasi manufaktur di beberapa perusahaan membutuhkan jutaan baris isntruksi
komputer. Mekanisme perputaran roda yang digunakan untuk menghubungkan
dua anggota dalam sebuah percakapan telepon berbiaya miliaran dolar. Dan
sistem untuk program penjualan dan jenis keputusan lain yang dibuat oleh
29
Pengendalian dengan cara kekerasan atau paksaan sering kali digunakan dalam
rangka menciptakan ketertiban. Misalnya aksi demonstrasi mahasiswa yang
dihalau dengan bentrokan fisik dari piha pengamanan. Berikut ini kita akan
membahas berbagai cara pengendalian/ teknik pengendalian sosial,antara lain.
30
(berarti pelanggaran) ditegur dan dijelaskan sebab mereka harus memakai dasi.
Cara pengendalian sosial semacam ini disebut kompulsi.
Dilihat dari jumlah cakupan yang terlibat, pengendalian sosial dapat dibedakan
menjadi seperti berikut ini.
Teknik-teknik Kuantitatif
1. Simulasi
Simulasi adalah metode yang membangun model dari situasi riil dan
kemudian memanipulasi model ini sedemikian rupa untuk mengambil kesimpulan
tentang situasi riil.
2. Estimasi Probabilitas
Tiap angka dalam anggaran adalah estimasi titik, yaitu jumlah tunggal yang paling
mungkin. Setelah anggaran disetujui, digunakan model komputer untuk
mensubstitusi distribusi probabilitas untuk setiap estimasi titik, kemudian
dijalankan beberapa kali, dan distribusi probabilitas dari perkiraan laba dapat
dihitung dan digunakan untuk tujuan perencanaan. Ini disebut proses Monte
Carlo.
DAFTAR PUSTAKA
1986), hlm. 53
hlm.359
[5] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm.470
[6] Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm.243
[8]Ibid., hlm.244-245
[9] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm.469-
470
[12] Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm. 245
[13] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm. 472
[15] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm. 472
35