BAB 14

PENGGUNAAN AUTOMASI PUSAT SUMBER SEKOLAH

Pendahuluan

Khidmat yang ditawarkan oleh perpustakaan masa kini telah bertambah. Saiz
ruang Pusat Sumber Sekolah jauh bertambah dari masa lalu.Kita sebagai
pengurus Pusat Sumber Sekolah merasakan bebanan kerja yang
bertambah.Operasi harian Pusat Sumber memerlukan kita mendapatkan
maklumat yang terkini untuk membuat keputusan. Oleh itu kita merasakan
perlunya satu sistem yang lebih cekap dan pantas dalam membantu mengurus
Pusat Sumber.Sebagai pengurus kita perlukan maklumat pada kadar yang
pantas dan cekap.Kita perlu mendapatkan pembantu yang cekap dalam
mengurus operasi Pusat Sumber.Keberkesanan kita mengurus Pusat Sumber
Sekolah dapat dilihat melalui keputusan yang dibuat berdasarkan data dan
maklumat.Apakah kita tahu tentang data dan maklumat?.Bagaimanakah data
dan maklumat ini dapat membantu kita dalam mengurus Pusat Sumber Sekolah.

Kita mesti memahami beza antara data dan maklumat. Apakah maksud data
dan maklumat?.Data tidak lebih merupakan susunan petikan fakta-fakta.
Maklumat pula merupakan nilai fakta yang bermakna berpunca dari
data.Maklumat dan data boleh diproses dengan pantas dengan menggunakan
komputer. Komputer berupaya memproses sejumlah data yang besar dan
berulang-kali. Walau bagaimanapun adalah penting kita memastikan supaya kos
pengumpulan dan menganalisa data tidak melebihi dari kepentingan maklumat
itu sendiri.Adakah ada perisian komputer yang khusus dalam dalam membantu
kita mengurus Pusat Sumber Sekolah?.Jawapannya ialah ada.

Perisian yang khusus dalam membantu kita mengurus Pusat Sumber Sekolah
ialah perisian Automasi Pusat Sumber.Perisian ini dibina khusus untuk
membantu mengurus Pusat Sumber dengan cekap dan berkesan.Perisian ini
boleh didapati daripada pembekal-pembekal perisian tempatan.Contoh nama
perisian automasi yang berada dalam pasaran tempatan ialah:

1
 1. APPLIED LIBRARY SYSTEM ( Applied Computer System Sdn.
Bhd )
2. PUSTAKA ( ASR Synergy Sdn. Bhd )
3. e-KHUTUB KHANAH (
4. PUSTAKAWAN ( Multiple Pootpolio Sdn. Bhd )
5. LIBRARY URUS ( Medan Intelek Sdn. Bhd )
6. CLARICE ( Pintaran IT Sdn. Bhd )
7. SOFTRADE LIBRARY SYSTEM ( Software Trading Sdn. Bhd )
8. SISTEM MAKLUMAT PUSAT SUMBER ( Institut Gemencheh )

KONSEP AUTOMASI PUSAT SUMBER

Salah satu fungsi Automasi Perpustakaan ialah menyediakan pengurusan

maklumat bagi membantu dalam membuat keputusan.Dengan peningkatan saiz
dan operasi perpustakaan yang semakin komplek, bermakna pengurus
memerlukan sistem yang berkesan atau efektif bagi membekalkan maklumat
tambahan melalui pemerhatian secara terus.Pengurusan maklumat yang
dihasilkan oleh sistem Automasi Perpustakaan bagi koleksi pembangunan,
perolehan dan bersiri, katalog, katalog atas talian dan sirkulasi.

Hawks,Carol Pitts.

Definisi.

Mengikut Edwin Cortes mendefinisikan sebagai Fail perpustakaan yang berada

dipengkalan data biasa boleh diakses melalui protokol biasa dengan bahasa
arahan.Sistem yang bersepadu menyokong sirkulasi, perolehan, aktiviti katalog
dan bagi kegunaan pihak pengurusan untuk menghasilkan laporan bagi setiap
aktiviti tersebut.

2
APA ITU PERISIAN AUTOMASI PUSAT SUMBER.

Kita mungkin tertanya-tanya apa itu automasi.Mungkin nama itu jarang kita
dengar atau tak pernah kita dengar selama ini.Apatah lagi mengetahui apa
maksudnya.Secara mudahnya perisian automasi ini merupakan satu perisian
yang digunakan dalam mengurus Pusat Sumber.Modul yang terdapat dalam
perisian ini iaitu;

a. bahan buku dan bukan buku

b. Katalog
c. sirkulasi (pinjaman, pemulangan, denda lewat
d. Rekod keahlian
e. Statistik dan laporan
f. Pencarian maklumat

Rajah 1: Menu utama perisian automasi keluaran Permata Software Dot

Com.

Bahan Buku dan Bukan Buku

Dalam perisian automasi ini kita boleh memasukkan semua maklumat bahan
buku dan bukan buku seperti dalam slip kerja.Jika slip kerja kita lengkap, maka
maklumat yang diperolehi juga lengkap dan mudah untuk membuat
katalog.Daripada data yang dimasukkan kedalam perisian ini, kita boleh
mendapatkan pelbagai maklumat seperti ;

3
 i. statistik jumlah buku mengikut kelas, bahasa, tahun dan penerbit
ii. statistik pembelian buku kelas, tahun
iii. statistik jumlah buku fiksyen,bukan fiksyen, jenis bahasa
iv. mencetak rekod perolehan bahan buku dan bukan buku
v. statistik bahan mengikut petunjuk media (carta,glob,tranperensi)
vi. Senarai tempahan bahan

Daripada hasil maklumat yang mampu kita perolehi daripada perisian automasi
akan memudahkan perancangan bagi pembelian bahan baru.Kepantasan
maklumat yang mampu di keluarkan akan mempercepatkan kita sebagai
pengurus membuat sebarang keputusan dalam pengurusan.

Rajah 2: Ruang maklumat bahan buku perisian automasi keluaran Applied

Library System.

Katalog

Katalog adalah merupakan salah satu bahagian yang kita rasakan rumit untuk
membuatnya.Tidak dinafikan katalog memainkan peranan yang penting dalam
pencarian bahan dalam perpustakaan.Penggunaan perisian automasi mampu
mempermudahkan kita memuat kad katalog.Tiga kad katalog asas yang ada
dalam kebanyakan perisian automasi ialah kad senarai rak, kad pengarang dan
kad judul.Ada juga kad judul perkara yang disertakan sekiranya kita mahu
mencetaknya.Jika sebelum ini kita mungkin mengambil masa yang agak lama
untuk membuat satu kad senarai rak, selepas penggunakan perisian automasi

4
ini akan hanya mengambil masa beberapa saat sahaja.Ianya boleh dipaparkan
dalam komputer ataupun dicetak untuk dimasukan dalam rak kad katalog.Begitu
mudahkan?.

Rajah 3: Jenis kad katalog yang disediakan dalam perisian automasi

keluaran Permata Software Dot Com.

Sirkulasi

Sikurlasi adalah satu perkataan yang digunakan untuk menerangkan tentang

prosespinjaman dan pemulangan bahan.Sebagai seorang pengurus Pusat
Sumber kita sentiasa berhadapan dengan proses ini pada setiap hari
persekolahan.Apakah masalah besar yang sering kita hadapi?.Antara
permasalahan yang dihadapi oleh kita ialah;

i. Proses sikurlasi ini mengambil masa menggunakan cara manual

ii. Proses mengesan peminjam lewat pulang agak sukar.
iii. Proses membuat tempahan sukar dilaksanakan
iv. Proses mengeluarkan arahan denda lewat pulang tidak dilakukan.
v. Mengesan populariti bahan sukar dilaksanakan.

5
 vi. Statistik pinjaman bahan tidak dilaksanakan
vii. Kekurangan kakitangan untuk proses sikurlasi.

Mungkin ada lagi masalah yang dihadapi oleh kita dalam proses sirkulasi ini
yang tidak dinyatakan.Sebanyak sedikit ianya akan memberikan tekanan
bebanan kerja kepada kita untuk memastikan perkara-perkara tersebut dapat
dilaksanakan dengan jayanya.Namun kita mampu memastikan perkara-perkara
yang dinyatakan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan sekiranya kita
menggunakan perisian automasi.

Proses sirkulasi sesuatu bahan boleh dilaksanakan dengan pantas dengan

penggunakan alat pembaca label kod palang.Alat ini mampu mengimbas kad
peminjam dan bahan dalam masa beberapa saat sahaja.Penggunaan peralatan
sebegini adalah selaras dengan arus teknologi masa kini.

Rajah 4: Contoh bahagian pinjaman bahan disediakan dalam perisian automasi

e-Khutub Khanah keluaran NVE Solutions Sdn. Bhd

6
Rekod Keahlian.

Sesuatu yang selalu kita laksanakan disekolah ialah menyediakan satu kad
keahlian kepada pelajar.Ianya membolehkan pelajar meminjam bahan diPusat
Sumber.Maklumat yang ada dalam kad ini hanyalah nama dan kelas pelajar
tersebut.Sekiranya sebarang masalah dalam proses pinjaman dilakukan oleh
pelajar, kita terpaksa merujuk maklumat dari sumber lain untuk mencari data
berkenaan pelajar tersebut.Kita mungkin terpaksa berjumpa guru kelas atau
pejabat sekolah untuk mendapat data yang lebih lengkap.Ini akan menyebabkan
sebarang keputusan yang diambil akan mengambil masa.Sekiranya kita
menggunakan perisian automasi masalah ini boleh kita atasi.Banyak perisian
automasi yang berada dipasaran mampu memindahkan data yang terdapat
dalam sistem maklumat pelajar kedalam perisian automasi.Kita tak perlu lagi
memasukkan maklumat pelajar yang ingin menjadi peminjam.Apa yang perlu
dilaksanakan hanya mengaktifkan pelajar ini sebagai peminjam.Selain itu kita
boleh berkongsi menggunakan kad pelajar yang dibuat oleh pihak sekolah
sebagai kad keahlian Pusat Sumber.Hanya penambahan label kod palang
diperlukan pada kad ini supaya boleh diimbas.Alangkah mudahnya kerja kita
kalau kita merancang menggunakan perisian automasi dalam pengurusan Pusat
Sumber.Selain itu perisian automasi ini juga mampu untuk membuat kad
keahliannya sendiri dengan rekabentuk yang sangat menarik serta bergambar.

Rajah 5: Contoh kemasukan data ahli yang disediakan dalam perisian automasi
e-Khutub Khanah keluaran NVE Solutions Sdn. Bhd

7
Laporan

Dalam penggunaan perisian automasi, bahagian ini adalah antara yang

terpenting. Mengapa?.Dalam menentukan sesuatu keputusan yang diambil oleh
kita tepat dan berkesan dalah berdasarkan laporan dan statistik.Contohnya
untuk mengetahui jumlah koleksi buku fiksyen dan bukan fiksyen.Ini penting
dalam kita merancang pembelian buku mana yang masih kurang.Antara statistik
dan laporan yang disediakan dalam perisian automasi ialah.

i. Laporan rekod keahlian

- Senarai keahlian
- Senarai ahli aktif dan kekerapan
- Maklumat peribadi ahli
ii. Laporan rekod bahan buku dan buku
- Jumlah koleksi
- Kekerapan pinjaman bahan
- Sejarah pinjaman
- Penyata bahan belum pulang
iii. Laporan kakitangan
- Senarai kakitangan Pusat Sumber
- Senarai kakitangan aktif
iv. Laporan Nilam
- Statistik mengikut individu
- Statistik mengikut kelas
- Statistik tahunan mengikut tingkatan
v. Laporan Denda
- Senarai pelajar belum bayar denda
- Senarai pelajar yang pernah didenda mengikut kelas/tingkatan
vi. Laporan pinjaman bahan
- Laporan pinjaman harian
- Laporan peminjam melebihi jangkamasa
- Laporan peminjam mengikut kelas/tingkatan
vii. Statistik dan carta
- Carta mengikut jenis bahan, petunjuk media
- Statistik nilam, peminjam bahan

8
 Rajah 6: Menu bahagian laporan yang disediakan dalamperisian
automasi keluaran Permata Software Dot Com.

MENGAPA KITA PERLU MENGGUNAKAN PERISIAN AUTOMASI DALAM

PENGURUSAN PUSAT SUMBER.

Dalam apa jua bidang pengurusan, tambahan kerja dari masa kesemasa tidak
dapat kita elakkan.Ini akan menyebabkan bebanan tugas kita sebagai pengurus
Pusat Sumber bertambah.Bebanan tugas yang bertambah tidak seiring dengan
cara untuk memudahkan tambahan tugas yang diberi.Seharusnya kita
menyedari bahawa cara mengurus sentiasa berubah kearah yang lebih cekap
dan pantas.Cara terbaik dalam mengurus secara cekap ialah dengan kita
menukar cara mengurus secara manual kepada automasi.Banyak perkara yang
berulang mudah kita tangani.Kaedah cara automasi ialah mengurangkan
masalah pertindihan maklumat berulang.Konsep Pusat Sumber yang telah
diperluaskan sekarang daripada sebuah bilik kepada seluruh sekolah, sudah
tentu kita memerlukan bantuan untuk mengurus dengan cekap.Jawapan yang
dusah pasti ialah kita mengurus dengan menggunakan satu perisian yang cekap
iaitu sistem automasi pusat sumber.

9
KE ARAH PENGAUTOMASIAN PUSAT SUMBER

Perisian automasi merupakan satu perisian khusus yang dibangunkan untuk

mengurus Pusat Sumber dengan cekap dan berkesan.Apabila kita ingin
menggunakan perisian automasi ini dalam mengurus Pusat Sumber, beberapa
kriteria perlu diambil kira dalam proses pembelian perisian ini.Oleh kerana
jumlah perisian automasi ini banyak dipasaran, maka kita perlukan beberapa
persediaan dalam pemilihannya.Persediaan yang perlu kita ambil kira meliputi
aspek ;

a. kewangan
b. persediaan tempat
c. kakitangan
d. rekod-rekod pengurusan dan perpustakaan
e. Pemilihan dan penilaian perisian automasi

Kewangan

Perkara paling penting dalam proses kita mempertingkatkan cara pengurusan

Pusat Sumber ialah kewangan.Kewangan yang diperlukan dalam proses ini
meliputi pembelian perisian dan juga pembelian komputer tambahan yang
diperlukan.Selain itu kita juga perlu membeli perabot untuk komputer, pembaca
label kod palang dan kertas label kod palang.Kita sering mengatakan bahawa
kewangan menjadi punca tertangguhnya sesuatu perancangan.Ini kerana
sesetengah sekolah mempunyai sumber yang terhad untuk membiayai
perancangan tersebut.Kita sebagai seorang pengurus didalam Pusat Sumber
sekolah harus berfikiran positif dan kreatif.Untuk mendapatkan sumber
kewangan bagi membiayai pembelian ini, kita boleh mendapatkan melalui
beberapa sumber seperti ;

a. memohon sumbangan dari perseorangan atau syarikat

10
 b. mengadakan aktiviti yang boleh mendapat kewangan seperti hari
kantin, jogaton, makan malam amal dan sebagainya.

Persediaan Tempat.

Kita harus menyediakan satu bilik atau ruang yang sesuai untuk menenpatkan
peralatan komputer ini dalam Pusat Sumber.Kedudukan yang sesuai dan
strategik adalah perlu kerana komputer ini mengandungi banyak maklumat yang
tidak sesuai digunakan oleh ramai orang.Sekiranya kita hanya mempunyai
sebuah komputer sahaja, maka tempat yang paling sesuai diletakkan komputer
tersebut adalah di kaunter pinjaman.Jika kita ada lebih dari sebuah komputer,
maka tempat yang sesuai ialah dibilik kerja, kaunter pinjaman dan juga bilik
Bahan Bantu Mengajar (BBM).Sekiranya kita mempunyai lebih daripada satu
komputer untuk sistem automasi Pusat Sumber, maka kita akan membuat
pemasangan sistem rangkaian.Memang ada dipasaran perisian automasi yang
boleh digunakan bagi sistem rangkaian.Tidak dinafikan jika kita mempunyai lebih
daripada sebuah komputer untuk sistem automasi ini, akan mempercepatkan
proses memasukkan data bahan buku dan ukan buku kedalam perisian tersebut.

Kakitangan

Bagi sesetengah sekolah memang mempunyai kerani khas yang menjaga Pusat
Sumber Sekolah.Ini memberikan kelebihan kepada kita dalam mengurus Pusat
Sumber dengan lebih cekap.Jika kita tiada mempunyai kakitangan khas ini,
maka pustakawan boleh digunakan bagi pengoperasian sistem automasi
ini.Kakitangan ini haruslah kita maklumkan terlebih dahulu dengan rancangan
kita untuk menggunakan sistem automasi.Ini membolehkan mereka yang kurang
cekap menggunakan komputer dapat berlatih kemahiran asas komputer terlebih
dahulu.Jika ada kakitangan kita dikalangan guru juga kurang cekap
menggunakan komputer, seharusnya kita boleh merancang untuk menghantar
guru ini menghadiri kursus asas kemahiran komputer.Kursus ini samada
dijalankan oleh pihak sekolah sendiri , Pusat Kegiatan Guru, Pejabat Pelajaran
Daerah atau agensi luar.Pendedahan guru atau kakitangan tentang kemahiran

11
asas komputer akan memudahkan kita apabila sistem automasi ini mula
digunakan.

Rekod-rekod pengurusan dan perpustakaan.

Apabila kita bersedia untuk mengubah sistem pengurusan daripada cara manual
kepada automasi, maka persediaan rekod-rekod ini perlu dilaksanakan
dahulu.Bagaimanakah yang dikatakan persediaan rekod-rekod pengurusan dan
perpustakaan?.Maksudnya kita mestilah melengkap rekod-rekod yang dibuat
secara manual.Rekod yang perlu dilengkapkan termasuklah;

a. slip kerja bagi bahan buku dan bukan buku.

b. Rekod keahlian Pusat Sumber
c. Rekod pembelian bahan buku dan bukan buku.
d. Rekod perbekalan.
e. Rekod perolehan bahan buku dan bukan buku.

Rekod yang lengkap akan memudahkan kita untuk memasukkan maklumat-

maklumat tersebut kedalam sistem automasi.

Pemilihan dan penilaian perisian automasi

Pada masa kini kita boleh dapat banyak perisian automasi yang
dipasarkan.Perisian ini dibangunkan oleh tenaga-tenaga tempatan.Harga jualan
setiap perisian ini juga berbeza.Kita harus berhati-hati dalam proses
ini.Kenapa?.Sekiranya kita membuat kesialapan dalam pemilihan perisian
automasi, akan menyebabkan kerja-kerja kita kurang cekap dan
berkesan.Kesilapan ini mungkin kerana kita membeli perisian yang kurang
sesuai dengan komputer sedia ada.Kalau kita mengambil beberapa langkah
yang akan dinyatakan akan dapat meminimum kesilapan dalam proses tersebut.

12
Beberapa kriteria yang boleh kita gunakan dalam pemilihan perisian automasi
ialah;

i. Baca dan nilai kertas cadangan daripada pembekal perisian

ii. Bandingkan rupabentuk perisian yang ada dipasaran dengan
keperluan yang kita perlukan dalam Pusat Sumber
iii. Menjemput pembekal berbincang mengenai proposal yang kita
sediakan
iv. Meminta pembekal mengadakan demontrasi perisian
v. Uji bahagian perisian yang tidak didemontrasi.
vi. Berbincang dengan pengguna yang telah menggunakan perisian
tersebut.
vii. Pastikan skim latihan yang disediakan
viii. Perjanjian jual beli perisian
ix. Jaminan perisian termasuk naik taraf
x. Perkhidmatan selepas jualan.

Baca dan nilai kertas cadangan daripada pembekal perisian

Apabila kita mendapat kertas cadangan daripada pembekal perisian automasi,

teliti dahulu kertas cadanganya.Apakah kertas cadangan yang diberikan kepada
kita adalah sesuai dengan perancangan yang telah buat.Sekiranya sebahagian
besar daripada maklumat yang ada adalah sama dengan perancangan kita,
maka kita boleh menerima pembekal tersebut sebagai salah satu daripada
pilihan.Penelitian kertas ini akan membawa kita kelangkah yang seterusnya.Jika
kertas cadangan yang diberikan oleh pembekal labih banyak yang bercanggah
daripada perancangan kita, maka tak perlulah kita memasukkan nama pembekal
tersebut dalam langkah seterusnya.

Bandingkan rupabentuk perisian yang ada dipasaran dengan keperluan

yang kita perlukan dalam Pusat Sumber.

Dalam langkah ini apa yang perlu kita lakukan ialah melawat sekolah-sekolah
yang telah menggunakan perisian automasi.Melalui lawatan ini kita akan
mendapat maklumat awal tentang rupabentuk sesuatu perisian.Rupabentuk

13
perisian memainkan peranan yang penting dalam memastikan penggunaan
yang cekap.Kalau rupabentuk perisian tersebut agak sukar untuk digunakan,
maka pengurusan yang cekap tidak akan diperolehi.Kesukaran menggunakan
perisian tersebut akan menyebabkan kita terpaksa mempelajari perisian tersebut
dalam jangkamasa yang lama.Perisian yang mesra pengguna adalah satu
pilihan yang tepat, kerana kita tidak memerlukan masa yang lama
mempelajarinya.Perkara lain yang perlu diambil kira ialah susunatur menu,grafik
dan warna .Warna yang terang sudah tentu akan menyebabkan mata kita cepat
letih menggunakannya.Penggunaan grafik yang tepat seperti ikon akan
mempercepatkan kita memudahkan kita menggunakan perisian tersebut.Bentuk
menu yang mesra pengguna akan memudahkan kita menggunakan perisian
tersebut.

Menjemput pembekal berbincang mengenai proposal yang kita sediakan

Satu langkah bijak yang harus kita laksanakan sebelum membuat pembelian
ialah memanggil pembekal untuk berbincang mengenai proposal.Dalam
perbincangan ini beberapa perkara yang mungkin kita terlepas pandang dalam
proposal mungkin akan diberitahu oleh pembekal.Beberapa kemungkinan
perubahan kepada proposal akan dilakukan berdasarkan hasil perbincangan ini.

Meminta pembekal mengadakan demontrasi perisian

Apabila kita berpuashati dengan hasil perbincangan dengan pembekal, bolehlah

kita membuat temujanji untuk demontasi perisian disekolah.Bagi menghasilkan
satu keputusan yang terbaik, seharusnya kita menjemput bersama dalam sessi
ini ialah beberapa orang guru yang mahir dalam penggunaan komputer dan
perisian.Mungkin dalam sessi demontrasi ini kita akan mendapat beberapa
maklumat baru tentang kelemahan dan kelebihan perisian tersebut.Pastikan kita
tidak membuat keputusan terburu-buru dalam sessi demontrasi ini.Biarkanlah
pembekal menerangkan kesemua yang perlu diberitahu tentang
perisiannya.Apabila selesai pastikan kita menjanjikan sesuatu keputusan yang
pasti kepada pembekal tersebut.Adakan beberapa sessi ini dengan pembekal
yang lain untuk menentukan kita membuat pilihan yang terbaik.

14
Pastikan skim latihan yang disediakan

Satu perkara yang tidak boleh diambil mudah dalam pemilihan ialah latihan.Ini
sangat penting kerana latihan yang bakal diberikan oleh pembekal akan
memudahkan kita menggunakan perisian yang dibeli.Dalam sessi perbincangan
dengan pembekal, pastikan kita bincangkan dengan lanjut mengenai latihan
yang bakal diberikan jika perisian tersebut dibeli daripada pembekal
tersebut.Latihan yang cukup dari pembekal akan memstikan kita dapat
menggunakan perisian tersebut dengan cekap.Sesetengah pembekal ada
menyediakan perisian latihan yang dibekalkan bersama dengan perisian yang
dibeli.Ini adalah satu kelebihan yang harus kita fikirkan dalam menentukan
pembelian perisian.

Perjanjian jual beli perisian

Adalah suatu yang jarang kita fikirkan dalam pembelian perisian iaitu adanya
perjanjian.Perlu kita ingat bahawa perjanjian ialah satu kontrak bertulis diantara
penjual dan pembeli.Segala butir-butir penting harus dimasukkan dalam kontrak
iaitu;

i. Harga perisian yang dibeli

ii. Tempoh pembayaran perisian
iii. Modul-modul yang terdapat dalam perisian yang dibeli
iv. Tempoh latihan yang diberikan
v. Jangkamasa jaminan perisian
vi. Perkhimatan lepas jualan yang akan diperolehi
vii. Naik taraf perisian

Jaminan perisian termasuk naik taraf

Jaminan perisian adalah satu perkara yang sangat penting dalam pembelian.Ini
akan memastikan kita mendapat perlindungan dalam satu tempoh
jangkamasa.Kerosakan perisian atau perkakasan akan menyebabkan kita
menghadapi masalah sekiranya tiada jaminan ini.Naik taraf perisian juga penting
sekiranya perisian perlu diubah.Kadangkala selepas kita menggunakan perisian

15
tersebut barulah kita temui kekurangannya.Jika ada tempoh jaminan ini, maka
kita boleh mendapat perkhidmatan naik taraf dengan percuma.

Perkhidmatan selepas jualan.

Dalam menggunakan suatu perisian yang baru, kita akan menghadapi pelbagai
masalah sampingan.Untuk memastikan kita boleh mendapat perkhidmatan
selepas jualan daripada pembekal, pastikan perkara ini dimasukkan dalam
perjanjian.Perkhidmatan selepas jualan ini akan memudahkan kita mendapat
perkhidmatan daripada pembekal dengan percuma.Bagi membolehkan kita
mendapat perkhimatan lepas jualan yang berkualiti, pastikan pembekal perisian
ini adalah pembekal yang berhampiran dengan sekolah kita.Jika sekolah kita
berada diselangor dan syarikat yang membekal perisian berada diKelantan,
sudah tentulah perkhidmatan selepas jualan agak sukar diperolehi.Melainkan
jika pembekal mempunyai pusat perkhidmatan selepas jualan dikawsan
berhampiran dengan sekolah kita.

SENARAI VENDOR AUTOMASI PUSAT SUMBER SEKOLAH

SOFTWARE TRADING Tel: 03-55410236

No. 4, Jalan Singa 20/D Fax: 03-55424523
Seksyen 20,40300 Shah Alam
Selangor Darul Ehsan

PERMATA SOFTWARE dotCOM Tel: 0342801407

No. 6-2,Jalan AU 1A/4C, Fax: 03-42801407
Taman Keramat Permai
54200 Kuala Lumpur

MULTIPLE PORTFOLIO SDN. BHD. Tel: 04-4412515

No. 22A, Lengkok Cempaka 1, Fax: 04-4425516
Persiaran Cempaka, Bandar Amanjaya
08000 Sungai Petani
Kedah Darul Aman

APPLIED COMPUTER SYSTEMS SDN BHD Tel: 03-77284675

27A, Jalan SS 21/1A, Fax:03- 77285128
Damansara Utama,47400 Petaling Jaya
Selangor Darul Ehsan

16
INSTITUT IT GEMENCHEH Tel: 06-4319860
5083 Taman Regent Fax: 06-4319860
73200 Gemencheh
Negeri Sembilan Darul Khusus

PINTARAN IT SDN. BHD Tel: 03-27155833

17.01 17th Floor Fax: 03-27155933
Bangunan MAS
Jalan Sultan Ismail
50250 Kuala Lumpur

ASR SYNERGY SDN BHD Tel: 03-78047862

309 Block C, Glomac Business Centre, Fax:03-78046530
No. 10 Jln SS 6/1 Kelana Jaya
47301 Petaling Jaya
Selangor Darul Ehsan

NVE Solutions Sdn. Bhd. Tel: 604-3975503

No 24, 1st Floor, Lorong Arowana 2 Fax:604-3975046
Arowana Business Centre
13500 Permatang Pauh
Pulau Pinang

SURAT PERJANJIAN PEMBELIAN PERISIAN AUTOMASI

SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR.

Pada hari inibulanTahun yang

bertanda tangan di bawah ini:

1. SMK. Sri Langat : Ketua Pentadbir sekolah ini bertindak

2. ABC Trading Sdn Bhd
sebagai penangungjawab di atas nama
sekolah selanjutnya disebut sebagai
PIHAK PERTAMA
: Syarikat yang bertanggungjawab
sebagai penjual perisian automasi,
selanjutnya disebut sebagai PIHAK
KEDUA

Kedua belah pihak secara bersama-sama telah sepakat mengadakan Perjanjian

Jual Beli dengan ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1

17
PIHAK PERTAMA membeli perisian Automasi Pusat Sumber daripada PIHAK
KEDUA dan PIHAK KEDUA bersetuju menjual perisian tersebut dengan modul
minima iaitu .

a. Material - Kemasukan data bahan buku dan bukan buku.

b. Circulation - Pinjaman, Pemulangan, Tempahan dan Denda
c. Catalogue - Kad Pengarang, Kad Judul dan Kad Pekara.
d. Seaching - Pengarang, Penerbit, Judul, Pekara dan Jenis Media.

Pasal 2

PIHAK PERTAMA bersetuju membeli perisian ini dengan HARGA yang

ditawarkan sebanyak RM 1400.00 ( Ringgit Malaysia: Satu Ribu Empat Ratus
Sahaja ) merangkumi;
a) Perisian Automasi ePerpustakaan
b) Barcode Scanner
c) Barcode Label

Pembayaran ini hendaklah dijelaskan dalam tempoh 60 hari dari tarikh perjanjian
ini dengan 2 (dua ) kali pembayaran.

Pasal 3

PIHAK KEDUA bersetuju menjual perisian dengan perkhidmatan selepas jualan

yang ditawarkan seperti berikut:

a. Jaminan perisian selama satu (1) tahun dari tarikh perjanjian.

b. Membuat pemasangan perisian yang dijual ke dalam komputer pihak
pertama.
c. Memberikan latihan percuma selama lapan (8) jam atau satu (1) hari
kepada dua (2) orang staff pihak pertama.
d. Perkhidmatan lawatan sokongan teknikal sekurang-kurangnya
sebanyak dua (2) kali dalam tempoh jaminan perisian.
e. Perkhidmatan penambah baikkan perisian ( upgrading ) secara
percuma dalam tempoh jaminan selama satu (1) tahun.

18
Pasal 4

Hak cipta perisian ini adalah milik PIHAK KEDUA dan PIHAK PERTAMA adalah
di larang untuk membuat sebarang pemasangan perisian di luar pemisnya.

Pasal 5

Surat Perjanjian ini dibuat tiga (3)rangkap, satu ditandatangani oleh PIHAK
PERTAMA dan satu lainnya ditandatangani oleh PIHAK KEDUA dan salinan
ketiga ditandatangani oleh pihak PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI
SELANGOR atau WAKILNYA sebagai saksi kepada perjanjian ini.

Pasal 6

Hal-hal yang tidak termaktub dalam perjanjian ini adalah di atas budi bicara
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

(...) ( )

PIHAK SAKSI

(...)

19
Contoh Oleh Pustaka

14.0 PENGENALAN

Pengautomasian Pusat Sumber Sekolah dibangunkan khusus untuk

mengurus Pusat Sumber Sekolah bagi memanfaatkan keupayaan
computer dalam pengurusan memproses bahan, mengurus dan
merekodkan perolehan, mengurus dan merekodkan pinjaman dan
pemulangan bahan secara sistematik.

Sistem PUSTAKA telah dibangunkan oelh ASR Synergy Sdn Bhd. Sistem
ini dibangunkan bersama dengan pelbagai pihak antaranya pendidik, guru
perpustakaan, pustakawan bertauliah dan pakar pembangunan perisian
tempatan. Perisian ini juga boleh beroperasi di dalam dua keadaan sama
ada bersendirian (standalone) atau di dalam sesebuah rangkaian
setempat ( local area network )

Sehingga kini Pusat Sumber Sekolah (PSS), Sekolah Kebangsaan

Selayang Utama telah membina rangkaian setempat yang melibatkan 4
buah komputer. Ini bertujuan untuk memudahkan dan mempercepatkan
proses kemasukkan data bahan serta data murid.

14.1 SISTEM YANG DIGUNAKAN

14.1.1 PENGENALAN

ASR Sdn Bhd telah membangunkan satu perisian perpustakaan / pusat

sumber yang diberi nama PUSTAKA. Perisian Pustaka dibangunkan
secara bersama dengan pelbagai pihak antaranya pendidik, guru

20
 perpustakaan, pustakawan bertauliah dan pakar pembangunan perisian
tempatan. Perisian ini juga boleh beroperasi di dalam dua keadaan sama
ada bersendirian ( standalone ) atau di dalam sesebuah rangkaian
setempat ( local area network )

PUSTAKA merupakan satu perisian di institusi pendidikan yang

mengandungi system pengurusan perpustakaan yang melibatkan proses
peminjaman dan pemulangan buku perpustakaan, penyimpanan bahan-
bahan digital dan penghasilan laporan bagi tujuan perancangan.
Kesimpulannya, perisian PUSTAKA merupakan sebuah perisian yang
mempermudahkan pengoperasian sesebuah perpustakaan/ pusat sumber
dengan lebih efektif.

14.2 MENU SISTEM

14.2.1 Senibina Sistem

21
 Sistem ini dipecahkan kepada 2 bahagian iaitu Pelayan ( Server )
dan Pengguna ( Klient) . Ia akan dihubungkan menggunakan satu
rangkaian setempat (LAN) yang membolehkan sistem ini
berinteraksi dalam pengoperasian sesebuah perpustakaan.
Gambarajah sistem secara logical ditunjukkan seperti di bawah:

Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna

1 2 3 n Pengguna

Intranet Rangkaian

Tahap Capaian Keselamatan

Pengurusan Pengurusan Sistem Kod Modul

Keahlian Bahan Bar
Utama

Proses Carian Laporan

Transaksi

Bantuan

Keselamatan Data
Keselamatan

Pengkalan Data Data

22
14.2.2 Reka bentuk Implmentasi Sistem

14.2.2.1 Secara fizikalnya implementasi perisian PUSTAKA di dalam

persekitaran rangkaian setempat (LAN ) adalah seperti yang
ditunjukkan dalam gambarajah di bawah.

127.00.120.10 C
HKUSE 1

127.00.120.10

B B

Pengguna Pengguna Pengguna

Pengguna Pengguna

23
14.2.2.2 Komponen-kemponen yang ditunjukkan di atas merupakan
perkakasan yang diperlukan bagi menjalankan operasi di
sesebuah pusat sumber / perpustakaan yang menggunakan
perisian PUSTAKA.

Komponen-komponen tersebut terdiri daripada :

A Pelayan ( Server )
Keperluan Minima
- Pentium II
- OS Win 98/ME/2000/XP
- 64 MB RAM
- 50 MB HDD

B Pengguna ( Klient)
Keperluan Minima
- Pentium II
- OS Win 98/ME/2000/XP
- 64 MB RAM
- 50 MB HDD
- Pelayan Internet Explorer 5.0

C Hub / Switch ( Pusat Sambungan )

Keperluan Minima
- Persekitaran Rangkaian Setempat ( LAN )
- 8 Port 10/ 100 MB

14.2.2.3 Penerangan rajah implementasi PUSTAKA

A Pelayan ( Server )

Merupakan lapisan yang mengandungi pangkalan data

sistem. Lapisan ini menyimpan jadual, atribut, hubungan
dan rekod sistem.

B Pengguna ( Klient )

Lapisan pengguna perlu menggunakan computer sama ada

Desktop PC, atau Notebook untuk berinteraksi dengan
sistem ini. Komputer pelanggan perlu mempunyai sistem
pengoperasian sama ada Microsoft Windows 98 atau
Microsoft Windows 2000. Seterusnya computer tersebut
perlu dirangkaian dengan system intranet ( LAN ).

C Hub ( Pusat Sambungan )

24
 Merupakan lapisan yang menghubungkan di antara
komputer kien dengan pelayan. Intranet digunakan sebagai
protokol rangkaian.

14.2.3 Proses dan Pelaksanaan

14.2.3.1 Pelaksanaan Perisisan PUSTAKA edisi Lanjutan melibatkan

proses di peringkat setempat ( Intranet ) menggunakan
kaedah LAN. Proses ini akan melibatkan penggunaan
teknologi pelayan pelanggan ( klient server ).
14.2.3.2 Pelayan ( Server ) merupakan satu alat bertujuan
merangkaikan pelanggan-pelanggan ( klient ) di dalam
sesebuah rangkaian. Ia juga bertujuan menyimpan segala
data-data yang di input masuk oleh para pelanggan.
Pelayan mestilah dipasang dengan perisian PUSTAKA Fail.
14.2.3.3 Pelaksanaan PUSTAKA di setiap Pelanggan ( Klient )
melibatkan pemasangan perisisan di setiap komputer ,
kemasukan data oleh pustakawan dan dirangkaikan kepada
Pelayan ( Server ) menggunakan kaedah LAN bagi
keperluan bergabung dengan pelanggan yang lain.

14.2.4 Keistimewaan Sistem

14.2.4.1 Kebolehan Sistem

i. Pengurusan Keahlian

Maklumat ahli yang terkini dan lengkap akan dimasukkan

ke dalam pangkalan data. Selain daripada maklumat asas
ahli seperti nama, alamat dan kelas, gambar ahli juga boleh
dimasukkan ke dalam sistem di mana nombor ahli akan
dijana secara automatik. Gambar ahli tersebut akan
digunakan oleh modul percetakan kad ahli. Selain itu,
apabila pelajar-pelajar tersebut meningkat tahun
persekolahannya, ianya boleh dinaikkan tahap secara

25
serentak dengan hanya menggunakan aplikasi yang ringkas
dan mudah.

ii. Kad Ahli

Apabila semua maklumat tentang biodata, termasuk

gambar ahli dimasukkan ke dalam pangkalan data, kad ahli
akan terus boleh dipaparkan dengan menekan butang menu
ahli dan memasukkan nombor ahli. Kad ahli boleh dijana
dalam dua bentuk sama ada melantang atau menegak
mengikut kesesuaian sebelum ianya dicetak. Kad ahli juga
boleh dicetak dikedua-dua belah mukasurat.

iii. Pengurusan Bahan

Bahan di perpustakaan akan disimpan di dalam pangkalan

data bahan / buku tersebut adalah tajuk, pengarang,
penerbit dan beberapa lagi maklumat asas tentang bahan /
buku tersebut termasuk juga maklumat tambahan iaitu kata
kunci, abstrak isi kandungan, saiz, bilangan muka surat dan
gambar buku.

iv. Sistem Kod Bar

Sistem barkod yang digunakan akan melancarkan petugas

perpustakaan bagi melakukan transaksi peminjaman dan
pemulangan buku. Setiap pelajar juga akan dilengkapi
dengan kad pelajar atau kad perpustakaan bagi tujuan
peminjaman dan pemulangan buku di perpustakaan.
Dengan menggunakan sistem barkod ini petugas
perpustakaan tidak perlu menaip atau mencatat butiran
peminjaman atau pemulangan kerana maklumat yang
lengkap akan disimpan oleh system dengan hanya

26
mengimbas barkod pada buku serta kad perpustakaan
pengguna.

v. Proses Transaksi

Transaksi terbahagi kepada dua iaitu peminjaman dan

pemulangan.

Proses peminjaman boleh dilaksanakan dengan pantas

dengan adanya system kod bar. Ahli hanya perlu
memberikan kad ahli dan bahan yang akan dipinjam kepada
pustakawan untuk proses memasukkan butir-butir bahan /
buku dan ahli ke dalam pangkalan data.

Proses Pemulangan bahan / buku adalah lebih mudah dan

pantas lagi iaitu ahli hanya perlu membawa bahan / buku
yang dipinjam sahaja tanpa perlu membawa kad ahli. Ini
adalah kerana semua maklumat tentang transaksi ahli
tersebut sebelum itu seperti peminjaman / pemulangan
bahan /buku telahpun direkodkan di dalam pangkalan data
termasuk juga maklumat tentang bahan / buku terakhir
yang dipinjam oleh ahli tersebut.

vi. Carian Berbilang Terminal

Carian berbilang terminal membolehkan ramai pengguna

membuat carian bahan dalam satu masa secara serentak.
Bagi PUSTAKA, carian dilakukan secara intranet di
perpustakaan di sesebuah sekolah atau institusi. Oleh itu
pihak sekolah atau institusi boleh meletakkan terminal
carian di mana-mana tempat yang dirasakan sesuai sama
ada di bilik guru, kantin, bilik darjah dan sebagainya.

vii. Tahap Capaian ( Security )

27
Tahap capaian ini akan mengawal capaian / akses
seseorang pegguna itu terhadap maklumat yang terdapat di
dalam pangkalan data PUSTAKA. Sebagai contoh, jika ia
masuk sebagai operator bahan, maka dia hanya boleh
melakukan aktiviti yang melibatkan bahan sahaja. Dalam
kes ini, hanya pentadbir system sahaja yang boleh
melakukan kesemua aktiviti yang terdapat di dalam
perisian PUSTAKA ini.

viii. Laporan

Laporan terbahagi kepada dua kategori yang besar iaitu

laporan tentang ahli dan bahan / buku. Laporan ini akan
dijana secara automatik dengan pengguna hanya perlu
memilih criteria atau bentuk laporan yang dikehendaki.

ix. Graf

Graf merupakan satu modul yang boleh menghuraikan

sesuatu maklumat secara gambarajah. Modul ini
membolehkan pengguna memilih senarai graf maklumat
yang ingin di perolehi menggunakan graf Bar 2D atau 3D
atau Carta Pai.

x. Bantuan

Bantuan adalah satu bentuk tutorial atau panduan untuk

rujukan pustakawan tentang penggunaan perisian
PUSTAKA. Pustakawan atau pengguna mempunyai pilihan
sama ada untuk membaca kesemua topic yang terdapat di
dalam menu bantuan ataupun dengan memilih topic-topik
tertentu melalui aplikasi carian. Menu ini juga amat
berguna untuk rujukan pengguna baru yang tidak diberikan
latihan secara formal tentang penggunaan PUSTAKA.

28
 xi. Kemudahan Back-up Data

Back up data sangat penting kerana system berkomputer

terdedah kepada risiko kerosakan media penyimpanan data.
Oleh yang demikian dengan adanya kemudahan back-up
data, data boleh disimpan pada media lain selain di dalam
cakera keras ( hard disk ). Oleh yang demikian, sekiranya
terdapat kerosakkan pada pangkalan data atau sistem, data
yang sebenar boleh digunakan kembali tanpa perlu
membuat kemasukkan data.

14.2.4.2 Kelebihan Perisian

- Pengurusan sesebuah pusat sumber akan dapat

dijalankan dengan lebih cekap, berkesan dan efisen.
- Penjimatan mada dalam proses transaksi peminjaman /
pemulangan.
- Penjanaan laporan yang cepat dengan kesilapan minima
dalam masa yang singkat.
- Menaiktaraf penggunaan Teknologi Maklumat di
sesebuah institusi.

29