LAPORAN MANAJERIAL

PRAKTEK MAGANG
PADA BAGIAN TPPRI DAN ADMINISTRASI BPJS DI RUANG
INAYAH RS PKU MUHAMMADIYAH GOMBONG

Oleh :

HUMAIRO NISA
141000213461010

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN DAN MIPA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA BARAT
BUKITTINGGI
2017

1
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktek Magang

Praktik magang merupakan salah satu bentuk emplementasi secara

sistematis dan sinkron antara program pendidikan di universitas dengan program

penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung

didunia kerja untuk mencapai tingkat keahlian tertentu. Dengan adanya praktek

magang mahasiswa dapat menambah wawasan sehingga lebih luas. Mahasiswa

dapat melihat secara langsung segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan

kerja di lapangan. Dalam hal ini praktek kerja lapangan dilaksanakan di rumah

sakit.

Menurut Undang-undang No.13 tahun 2003 kegiatan praktek magang

adalah bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu

antara pelatihan di lembaga pelatihan dengan bekerja secara langsung di bawah

bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja yang lebih berpengalaman

dalam proses produksi barang dan/atau jasa di perusahaan, dalam rangka

menguasai keterampilan atau keahlian tertentu. Berbeda dengan arti magang bagi

pelatihan kerja yang menandatangani kontrak kerja dengan perusahaan untuk

mengembangkan kompetensi kerja dan produktifitas karyawan, magang yang

dilaksanakan oleh mahasiswa adalah merupakan salah satu syarat untuk

menyelesaikan pendidikannya.

2
 Rumah Sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan

kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif),

penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada

masyarakat (WHO, 2010). Rumah sakit merupakan pusat pelatihan bagi tenaga

kesehatan dan pusat penelitian medik. Di dalamnya mahasiswa dibagi ke ruangan

yang berbeda sehingga mahasiswa dapat memiliki gambaran yang jelas tentang

dunia kerja khususnya di rumah sakit.

Berdasarkan hal tersebut di atas, mahasiswa Program Studi D-III

Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan dan MIPA Universitas

Muhammadiyah Sumatera Barat melaksanakan kegiatan praktek magang tanggal

6 Februari sampai dengan 20 April 2017 di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Gombong.

B. Ruang Lingkup Praktek Magang

Pelaksanaan praktek magang di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Gombong dilaksanakan di beberapa, yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

dan Administrasi BPJS di Ruang Inayah.

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap merupakan bagian dari rekam

medis yang mana dalam kegiatannya masih terhubung langsung dengan rekam

medis.

Pada Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap, mahasiswa

mengobservasi dan mengamati bagaimana sistem kerja pada bagian TPPRI,

3
 prosedur kerja dan proses kegiatan TPPRI serta struktur organisasi pada

TPPRI.

2. Administrasi BPJS di Ruang Inayah

Administrasi BPJS di Ruang Inayah merupakan proses kegiatan

administrasi bagi pasien BPJS. Pada bagian Administrasi BPJS di Ruang

Inayah mahasiswa mengobservasi kegiatan, alur kerja serta memahami

struktur organisasinya.

C. Tujuan Praktek Magang

1. Tujuan Umum

Memperoleh atau mengetahui suatu gambaran dan prosedur yang ada

di bagian Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Administrasi BPJS di

Ruang Inayah.

2. Tujuan khusus

a. Tempat Pendaftaran Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1) Mengetahui prosedur pendaftaran pasien lama dan pasien baru.

2) Mengetahui prosedur pendaftaran pasien gawat darurat.

3) Mengetahui cara mengentri data pasien pada aplikasi SIMRS.

b. Administrasi BPJS di Ruang Inayah

1) Mengetahui prosedur penjaminan asuransi pada rawat inap.

2) Mengetahui kelengkapan berkas asuransi rawat inap.

3) Mengetahui cara mengentri data pasien dan pembuatan SEP (Surat

Elegebilitas Pasien).

4
D. Manfaat Praktek Magang

1. Bagi Mahasiswa

a. Dapat memperoleh gambaran dunia kerja yang nantinya berguna bagi

mahasiswa yang bersangkutan apabila telah menyelesaikan

perkuliahannya, sehingga dapat menyesuaikan diri dengan dunia kerja.

b. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan di bidang manajemen dan

administrasi rumah sakit terutama di bagian Tempat Pendaftaran Pasien

Rawat Inap dan Administrasi BPJS di ruang Inayah.

c. Melihat dan mengalami kondisi sesungguhnya di institusi rumah sakit.

d. Dapat mengaplikasikan ilmu dan keterampilan yang telah diperoleh pada

masa kuliah dan sekalian menambah wawasan dan pengalaman.

2. Bagi Prodi Adminstrasi Rumah Sakit

a. Dapat meningkatkan kerjasama antara lembaga pendidikan khususnya

Akademik dengan Instansi.

b. Mendapatkan masukan dari Laporan Praktek Kerja Lapangan yang

dilakukan Mahasiswa tentang penerapan konsep-konsep yang ada.

3. Bagi Institusi Tempat Magang

a. Untuk mewujudkan peran serta suatu intitusi dalam peningkatan sumber

daya manusia melalui lembaga pendidikan.

b. Institusi dapat alternatif calon karyawan yang dikenal mutu dan

kredibilitasnya.

c. Dapat menjalin kerjasama dengan instansi tempat PKL.

5
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah Rumah Sakit

Sejarah Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gombong berawal dari Balai

Pengobatan Muhammadiyah yang berdiri pada 26 April 1958, dengan menempati

rumah bapak Suhud di Kedung ampel Wonokriyo Gombong. Tahun 1967, Balai

Pengobatan Muhammadiyah Gombong pindah lokasi ke Jl. Stasiun (Losmen

Wisma Susila), dan dikembangkan menjadi Balai Pengobatan/ Rumah Bersalin

(BP/RB) PKU Muhammadiyah Gombong dan mendapat pengakuan sebagai

Klinik KB Swasta pertama di Kab. Kebumen. Untuk memperluas cakupan

pelayanan kesehatan kepada masyarakat, pada tahun 1979 BP/ RB PKU

Muhammadiyah Gombong bermetamorfosis menjadi rumah sakit.

Pada akhir Tahun 2009, RS PKU Muhammadiyah Gombong mendapat

sertifikasi ISO 9001:2008 oleh PT SGS Indonesia bekerjasama dengan JAZ-AN

Australia sebagai pengakuan dalam menjalankan sistem manajemen mutu

pelayanan kesehatan. RS PKU Muhammadiyah Gombong juga telah lulus

Akreditasi 16 Pelayanan, dan pada tahun 2015 dalam proses Akreditasi versi

2012.

Pada usia yang telah melewati masa Emas ini, RS PKU Muhammadiyah

Gombong telah menjadi salah satu rumah sakit terbesar di Jalur Selatan Provinsi

Jawa Tengah. Selain itu rumah sakit memiliki jejaring RS/ Klinik

Muhammadiyah, tidak hanya di Kabupaten Kebumen, melainkan di Kabupaten

Banyumas, Cilacap, Purbalingga dan Banjarnegara.

6
B. Visi, Misi, Tujuan, dan Nilai-nilai Pelayanan Rumah Sakit

1. Visi

Rumah Sakit dengan Pelayanan Islami, Prima dan Terpercaya.

2. Misi

a. Mengemban fungsi dakwah sebagai Amal Usaha Muhammadiyah di

Bidang Kesehatan.

b. Meningkatkan kesejahteraan, penampilan, pelayanan dan seluruh sumber

daya Rumah Sakit.

c. Mewujudkan Rumah Sakit Kelas B pendidikan Utama.

d. Berperan serta aktif dalam pelayanan kesehatan kepada seluruh masyarakat

termasuk kaum dhuafa.

3. Tujuan

a. Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang islami.

b. Tercapainya kepuasan pelanggan.

c. Terlaksananya paradigma tamu dalam pelayanan pelanggan di seluruh unit.

d. Terwujudnya kemandirian pelayanan spesialistik.

e. Terlaksananya fungsi pendidikan, pelatihan,penelitian dan pengembangan

ilmu pengetahuan dan tehnologi kesehatan.

f. Terwujudnya seluruh pegawai menjadi kader Muhammadiyah.

4. Nilai-nilai Pelayanan

a. Siddiq : Bekerja sesuai tanggungjawab dan kewenangannya dengan penuh

ikhlas dan mengharap Ridho Alloh SWT.

7
b. Amanah : Bekerja sesuai kompetensi, tekun, teliti dan optimal dalam

menyelesaikan tugas.

c. Tabligh : Menjadi kader dakwah di bidang kesehatan dan Persyarikatan

Muhammadiyah.

d. Fathanah : Memiliki kreatifitas dalam bekerja, dan mampu mengikuti

perkembangan terbaru di bidang kesehatan dan aplikasi nilai-nilai

keislaman.

8
C. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas

1. Struktur Organisasi

Gambar 1.1
Struktur Organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gombong

9
2. Deskripsi Tugas

a. Direktur

Bertanggung jawab atas kelangsungan manajemen Rumah Sakit.

b. Manajemen SDI, Diklat, SIRS

1. Memahami manajemen SDI, Diklat, dan SIRS.

2. Mampu mengembangkan manajemen mutu dan pelayanan SDI, Diklat,

SIRS sesuai dengan visi misi Rumah Sakit.

3. Mempunyai jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai

kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SPO yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

c. Manajer Pelayanan Umum.

1. Memahami manajemen pelayanan umum dan perkantoran.

2. Mampu mengembangkan manajemen mutu pelayanan umum dan

perkantoran sesuai visi misi RS.

3. Mempunyai jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai

kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SPO yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

d. Manajer Farmasi dan Sterilisasi.

1. Memahami manajemen pelayanan farmasi dan sterilisasi.

2. Mampu mengembangkan manajemen mutu pelayanan farmasi dan

sterilisasi sesuai visi misi RS.

10
 3. Mempunyai jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai

kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SPO yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

e. Manajer Keuangan.

1. Memahami manajemen keuangan Rumah Sakit.

2. Mampu mengembangkan mutu keuangan RS sesuai dengan visi misi

Rumah Sakit.

3. Mempunyai jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai

kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SPO yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

f. Manajemen Rekam Medis dan Gizi.

1. Memahami manajemen Rekam Medis dan Gizi.

2. Mampu mengembangkan manajemen mutu dan pelayanan Rekam

Medis dan Gizi sesuai dengan visi misi Rumah Sakit.

3. Mempunyai jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai

kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SPO yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

g. Kepala Bina Rohani Islami.

1. Memahami manajemen bina rohani islam di Rumah Sakit.

11
 2. Mampu mengembangkan pelayanan bina rohani sejalan dengan visi

misi Rumah Sakit.

3. Memiliki jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai kemampuan

komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SPO yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

h. Kepala SDI.

1. Memahami sistem RS secara terintegrasi.

2. Mampu berkomunikasi dengan unit-unit.

3. Mampu bekerja sama.

4. Mampu melaksanakan dibidang keuangan.

5. Mampu melakukan pengawasan mutu pelayanan.

6. Mampu melakukan utility review.

7. Memahami kebijakan dan SOP yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

i. Kepala Pamor Litbang.

1. Memahami manajemen pengembangan organisasi, penelitian dan

pengembangan Rumah Sakit sejalan dengan visi misi Rumah Sakit.

2. Memiliki jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai kemampuan

komunikasi yang baik.

3. Memahami kebijakan dan SOP yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

j. Kepala Humas, Legal, Matra.

12
 1. Memahami manajemen humas, legal, dan matra di RS.

2. Mampu mengembangkan humas, legal, dan matra sejalan dengan visi

misi Rumah Sakit.

3. Memiliki jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai kemampuan

komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SOP yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

k. Kepala Rusunawa dan Balkes.

1. Memahami manajemen rusunawa dan balkesmas di RS.

2. Mampu mengembangkan pelayanan rusunawa dan balkesmas sejalan

dengan visi misi Rumah Sakit.

3. Memiliki jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai kemampuan

komunikasi yang baik.

4. Memahami kebijakan dan SOP yang berlaku di RS PKU

Muhammadiyah Gombong.

D. Fasilitas Rumah Sakit

1. Rawat Inap

a. Ruang Salma VIP

b. Ruang salma Utama

c. Ruang Salma Kelas I

d. Ruang Rahmah Kelas I, II, III

e. Ruang Amanah

f. Ruang Hidayah Kelas II

13
 g. Ruang Inayah Kelas III

h. Ruang Barokah Kelas III

i. Ruang ICU

2. Pelayanan penunjang

a. IGD

b. Instalasi Farmasi

c. Instalasi Laboratorium

d. Instalasi Radiology

e. Instalasi Haemodialisa

f. Instalasi Bedah Sentral

g. Instalasi Gizi

h. Instalasi Pengolahan Limbah

3. Sarana dan Prasarana

a. Masjid

b. Ruang Jenazah

c. Litbang SDI

d. Aula Seminar/ Pertemuan

e. Perpustakaan

f. Koperasi Karyawan

g. Kantin

h. Area Parkir

i. Taman Bunga

j. Lapangan Olah raga

14
4. Rawat Jalan

a. Poliklinik Umum

b. Poliklinik Kesehatan Gigi dan Mulut

c. Poliklinik Spesialis Kebidanan dan Penyakit kandungan

d. Poliklinik Spesialis Anak

e. Poliklinik Spesialis Bedah (Umum, Tulang, Syaraf)

f. Poliklinik Spesialis Penyakit Dalam

g. Poliklinik Spesialis Paru-paru

h. Poliklinik Spesialis Jantung dan Pembuluh darah

i. Poliklinik Spesialis Penyakit Kulit dan Kelamin

j. Poliklinik Spesialis syaraf

k. Poliklinik Spesialis jiwa

l. Poliklinik Spesialis THT

m. Poliklinik Spesialis Mata

n. Poliklinik Psikologi

o. Poliklinik Akupuntur

p. Poliklinik Fisiotherapi

15
 BAB III
PELAKSANAAN MAGANG

A. Bentuk Kegiatan Praktek Magang

Kegiatan praktek magang adalah suatu program pelaksanaan kegiatan

mahasiswa di suatu instansi yang berlangsung untuk meningkatkan kemampuan

mahasiswa di lapangan kerja. Bentuk kegiatan yang dilakukan di Rumah Sakit

PKU Muhammadiyah Gombong adalah sebagai berikut.

1. Observasi

Menurut Soekidjo (2012) observasi atau pengamatan adalah suatu hasil

perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya

rangsangan. Rangsangan tersebut kemudian mengenai indra, sehingga terjadi

pengindraan, kemudian apabila rangsangan terebut menarik perhatian akan

dilanjutkan dengan adanya pengamatan.

Pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gombong mahasiswa

mendapatkan kesempatan untuk mengetahui serta mengamati prosedur dan

kegiatan yang dilakukan di tempat pendaftaran pasien rawat inap dan

bagaimana proses pelayanan pasien dalam administrasi BPJS di ruang Inayah.

2. Wawancara

Menurut Koentjaraningrat wawancara adalah suatu cara yang

digunakan untuk tugas tertentu, mencoba untuk mendapatkan sebuah

informasi dan secara lisan untuk berkomunikasi secara tatap muka dimana

wawancara tersebut memiliki proses tanya jawab yang dapat dilakukan dua

orang atau lebih.

16
 Mahasiswa diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan serta

mendapatkan informasi tentang bagaimana struktur organsasi, bidang kegiatan

di beberapa ruangan, prosedur kerja serta alur kegiatan yang dilakukan pada

masing-masing ruangan serta mengenai masalah-masalah yang sebelumnya

kurang dipahami dan agar dapat meyakinkan bahwa informasi yang

didapatkan sangat akurat.

B. Bidang Kerja

Bidang kerja pada saat melakukan kegiatan praktek magang dilakukan

pada dua ruangan, yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) dan

Administrasi BPJS di ruang Inayah.

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap merupakan salah satu unit dari

Rekam Medis. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lainyang telah diberikan kepada pasien (Peraturan Menteri

Kesehatan RI Nomor 269/Menkes/per/III/2008). Rekam medis dibagi menjadi

empat diantaranya :

a. Assembling

Assembling (perakitan) adalah proses mengumpulkan kemudian

mengurutkan berkas yang berisikan dokumen tentang identitas, diagnosa

pengobatan, anamnesis, pemeriksaan, tindakan, pengobatan serta

pelayanan lainnya yang diberikan kepada pasien. Assembling merupakan

17
 tempat perakitan berkas yang menerima dokumen rekam medis,

pengecekan dokumen, dan entri kelengkapan berkas.

b. Coding

Coding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan

huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili

komponen data. Pengkodean diagnosa penyakit menggunakan ICD10 yang

dientri ke SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit).

c. Filing

Filing merupakan suatu ruangan di unit rekam medis yang

bertanggung jawab terhadap penyimpanan retensi dan pemusnahan

dokumen rekam medis. Filing menyediakan dokumen rekam medis yang

telah lengkap isinya sehingga dapat memudahkan penggunaan mencari

informasi sewaktu-waktu. Penyimpanan semua dokumen rekam medis

dengan berdasarkan nomor RM pada status dan setiap nomor memiliki

warna.

d. Reporting

Reporting merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk

dapat menghasilkan laporan secara tepat dan akurat dimana pelaporan

seluruh kegiatan terekam dalam SIMRS. Reporting berfungsi sebagai

penganalisis dan pelapor dalam sistem pelayanan rekam medis.

18
1.1 Struktur Organisasi

DIREKTUR UTAMA
dr. Ibnu Nasser Arrohimi, S.Ag, MMR

DIREKTUR PELAYANAN KLINIK

dr. Panji Aryandaru

MANAJER REKAM MEDIS

dr. Siti Muzayyanah, Sp. PD

KASIE PENDAFTARAN & KASIE PENGOLAHAN DATA KASIE GIZI

PENGELOLAAN BERKAS & PELAPORAN Sulvita Fidiastuti, AMG
Isfansona Pandamwati, SKM Endang Sri Lestari, Amd. RMIK

KOORDINATOR KOORDINATOR KOORD. PERSIAPAN

PENDAFTARAN PENGOLAHAN DATA BAHAN MAKANAN
Pjs Eli Purwati Trian Hidayat, A.Md. RMIK Ike Nugraheni, AMG

KOORDINATOR KOORDINATOR KOORD. PENGOLAHAN

PENGELOLAAN BERKAS PELAPORAN MAKAN PEGAWAI &
Candra Kusuma Wardana, Pjs Endang Sri Lestari, PASIEN
Amd Amd. RMIK Pjs Sulvita Fidiastuti, AMG

KOORD. PELAYANAN
GIZI
Asri Yekti Palestri, S.Gz

Gambar 3.1
Struktur Organisasi Rekam Medis

1.2 Deskripsi Tugas

a. Manajer Rekam Medis

Bertanggung jawab atas keseluruhan Rekam Medis yang ada di

rumah sakit.

b. Kasie Pendaftaran & Pengelolaan Berkas

19
1) Menyediakan data untuk penyusunan program kerja tahunan

a) Meminta masukan dari koordinator pelayanan pendaftaran dan

koordinator pengelolaan berkas rekam medis.

b) Menyampaikan usulan rencana program kepada manajer rekam

medis.

2) Melaksanakan program tahunan dan sasaran mutu

a) Seleksi kebutuhan Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana

sesuai prioritas.

b) Melaksanakan program yang telah disusun dan telah disetujui

jajaran direksi.

3) Melaksanakan koordinasi dan pengendalian dalam pelaksanaan fungsi

tugas di pelayanan pendaftaran dan pengelolaan berkas

a) Mengadakan pertemuan rutin dengan pelaksana

b) Menyusun Standar Operasional Prosedur dari setiap fungsi-fungsi

pelayanan.

4) Melaksanakan pembinaan dan pengembangan bawahan

a) Memberikan kesempatan staf untuk pengembangan diri sesuai

ketentuan manajemen

b) Melaksanakan program pengembangan karir bawahan

c) Memberikan penghargaan dan peringatan sesuai peraturan rumah

sakit PKU Muhammadiyah Gombong

d) Memberikan evaluasi dan penilaian kerja (DP3) setiap 6 bulan

sekali

20
 e) Memberikan pembinaan internal sesuai dengan prgram

5) Menyediakan pelaporan secara berkala sesuai tanggung jawab

a) Membuat laporan dan evaluasi program kerja setiap tahun

b) Membuat evaluasi, analisis dan rekomendasi terhadap laporan

tahunan

c) Melakukan pembinaan karyawan sesuai ketentuan yang berlaku di

RS PKU Muhammadiyah Gombong

6) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab pelayanan

pendaftaran dan pengelolaan berkas.

c. Koordinator Pendaftaran

Melaksanakan fungsi pelayanan rekam medis berupa kegiatan

pendaftaran pasien rawat inap yang meliputi pendaftaran (edukasi /

penjelasan tentang peraturan pelayanan rawat inap, tandatangan informed

consent, pemesanan kamar rawat inap dan entri data rawat inap) yang

mengacu pada kebijakan / peraturan serta prosedur yang berlaku.

Koordinator pendaftaran membawa staf petugas pendaftaran rawat inap

yang bertugas sebagai berikut.

1) Melaksanakan fungsi rekam medis berupa kegiatan pendaftaran pasien

rawat inap sesuai standar kliniknya.

a) Melaksankan kegiatan pelayanan pendaftaran pasien rawat inap

sesuai dengan SPO.

b) Melaksanakan penerimaan dan pendaftaran rawat inap.

21
 i) Melaksanakan lembar pengantar rawat inap yang sudah diisi

dan ditandatangani oleh dokter yang memeriksa

ii) Memberikan penjelasan kepada pasien / keluarga pasien

tentang fasilitas pelayanan rawat inap dan tata tertib pasien

rawat inap di RS PKU Muhammadiyah Gombong dan diminta

untuk menandatngani lembar Persetujuan Rawat Inap,

Persetujuan Umum dan Formulir Edukasi Terintegrasi Pasien

dan Kelurga.

iii) Memesan kamar perawatan sesuai dengan permintaan pasien /

keluarga pasien

iv) Memastikan gelang identitas pasien tercetak sesuai dengan

nama pasien (warna biru untuk pasien laki-laki dan warna pink

untul pasien pasien perempuan)

v) Pastikan input data pasien di SIMRS (Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit) sesuai dengan kamar perawatan

yang ditempati pasien tersebut.

c) Melaksanakan penerimaan dan pendaftaran pasien rawat inap

BPJS.

i) Untuk pasien BPJS, cek kartu BPJS pasien terlebih dahulu

untuk memastikan keaktifan kartu dan kelas perawatan, setelah

itu pasien diminta untuk melengkapi persyaratan rawat inap

maksimal 2 x 24 jam

22
 ii) Untuk pasien BPJS yang rawat inap kurang dari 2 x 24 jam,

jelaskan kepada pasien / keluarga pasien harus melengkapi

persyaratan BPJS sebelum pasien pulang / meninggalkan

rumah sakit

iii) Untuk pasien BPJS PBI (Penerima Bantuan Iuran), pasien

dirawat inapkan di kelas 3 sesuai dengan peraturan dari BPJS

iv) Untuk pasien BPJS NONPBI (bukan Penerima Bantuan Iuran)

menghendaki naik kelas. Pasien / keluarga mengisi surat

pernyataan naik kelas (bermaterai)

v) Jika pasien BPJS PBI dan NONPBI menolak memakai fasilitas

BPJS, pasien / keluarga menulis surat penolakan menggunakan

BPJS (bermaterai)

d) Melaksanakan Pendaftaran Bayi Baru Lahir (BBI)

i) Menerima pengantar keterangan BBL yang sudah diisi lengkap

oleh petugas ruang bayi (bangsal Amanah) yang dibawa oleh

keluarga bayi

ii) Menulis kembali identitas BBL di lembar RM. 1 (Lembar RM

Rawat Jalan dan diinput ke dalam SIMRS

iii) Memberikan penjelasan kepada pasien / keluarga pasien

tentang fasilitas pelayanan rawat inap dan tata tertib pasien

rawat inap di RS PKU Muhammadiyah Gombong dan diminta

untuk menandatangani lembar Persetujuan Rawat Inap,

23
 Persetujuan Umum dan Formulir Edukasi Terintegrasi Pasien

dan Keluarga

iv) Menjelaskan kepada pasien tentang persyaratan rawat inap

BPJS apabila keluarga bayi menghendaki rawat inap

menggunakan fasilitas BPJS

v) Segera mengantar Dokumen Rekam Medis Rawat Inap pasien

ke ruang Bayi (bangsal Amanah) setelah proses pendaftaran

selesai.

e) Melaksanakan operan dinas dan peralatan pada setiap penggantian

tugas

f) Mematuhi jadwal dinas di unit pendaftaran pasien rawat inap

g) Melaksanakan pendaftaran pasien dan menyiapkan rekam medis

2) Tersedianya budaya kerja yang kondusif

a) Melaksankan seluruh kegiatan pelayanan pendaftaran pasien di

setiap shif, sehingga terbentuk pelayanan yang Islami

b) Melaksanakan konsep paradigma tamu

c) Menjalankan tugas sesuai jadwal dinas yang ditetapkan oleh

koordinator pendaftaran

d) Mengikuti pertemuan berkala yang diadakan oleh koordinator

pendaftaran

e) Menciptakan hubungan kerjasama yang baik dengan rekan kerja

f) Betanggungjawab terhadap kebersihan, kerapihan dan segala

sarana dan prasarana kerja di ruang pendaftaran

24
3) Adanya kemauan untuk maju

a) Selalu mengikuti informasi terbaru di bidang pelayanan

b) Mengembangkan kemampuan diri dan selalu belajar untuk lebih

baik lagi

c) Mampu berkerja secara tim

Adapun tugas dari pelaksana pendaftaran gawat darurat sebagi berikut.

1) Melaksanakan fungsi rekam medis berupa kegiatan pendaftaran pasien

rawat inap sesuai standar kliniknya.

a) Melaksanakan kegiatan pelayanan pendaftaran pasien gawat

darurat dan penyediaan rekam medis pasien berobat sesuai SPO RS

PKU Muhammadiyah Gombong.

b) Melaksanakan penerimaan dan pendaftaran pasien gawat darurat

meliputi wawancara / pencatatan data pribadi dan data sosial serta

penyelesaian berkas.

c) Melaksanakan pendaftaran pasien baru meliputi wawancara /

pencatatan data sosial pasien, diinput dalam komputer, persiapan

berkas rekam medis, print out slip pendaftaran pasien, serta

penyelesaian berkas.

d) Melaksanakan pembuatan kartu berobat / emboser.

e) Melaksanakan pendaftaran pasien lama meliputi : input data, print

out slip pendaftaran / bon pinjam yang selanjutnya dimasukkan ke

dalam tracer.

25
 f) Melaksanakan penyimpanan KIUP dan registrasi di komputer

sesuai dengan SPO RS PKU Muhammadiyah Gombong.

g) Mendistribusikan rekam medis ke poliklinik, IGD dan unit terkait.

h) Melaksanakan operan dinas dan peralatan pada setiap penggantian

tugas.

i) Mematuhi jadwal dinas di unit pendaftaran pasien gawat darurat.

j) Melaksanakan pendaftaran pasien dan menyiapkan rekam medis.

1.3 Bidang Kerja Praktek Magang

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap merupakan tempat dimana

data pasien yang membutuhkan perawatan lebih lanjut di ruang Instalasi

Rawat Inap diinput ke komputer atau pun media lain yang mekanisme

penerimaannya memerlukan pengaturan yang baik. Pendaftaran dibuka 24

jam dengan petugas yang memiliki shif masing-masing.

Pendaftaran pasien rawat inap ini telah menggunakan SIMRS

sehingga memudahkan setiap unit yang ada di RS PKU Muhammadiyah

Gombong yang memiliki tjuan agar dapat memperoleh data pasien tersebut

baik untuk tujuan medis maupun nonmedis. Tempat Pendaftaran Pasien

Rawat Inap memiliki hubungan dengan staf medis di unit terkait di

lingkungan RS PKU Muhammadiyah Gombong termasuk kelompok kerja

di unit Rekam Medis, unit kerja terkait serta unit SIMRS. Yang bertujuan

agar terlaksananya koordinasi antar unit dengan baik, terlaksananya

pendistribusian Dokumen Rekam Medis ke ruang pendaftaran rawat jalan

dengan cepat dan tepat.

26
 Petugas pendaftaran rawat inap memiliki tugas pokok dalam

melayani pasien baru dan pasien lama untuk rawat inap maupun

emergency. Petugas bertanggungjawab dalam memasukkan data-data

pasien ke dalam komputer, menulis data-data pasien ke dalam catatan

register pendaftaran, membuat map status baru untuk pasien baru,

menghitung jumlah pasien yang dating serta bekerja sama dengan staf lain.

Unit terkait TPPRI diantaranya ; Tempat Pendaftaran Pasien, Instalasi

Gawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap.

Pada unit Instalasi Gawat Darurat / Emegency pasien gawat darurat

terlebih dulu diberi tndakan oleh dokter dibandingkan pasien yang tidak

gawat darurat. Kemudian salah satu keluarga mendaftarkan pasien tersebut

di TPPRI. Kemudian jika pasien emergency tersebut dirujuk untuk

dirawatinapkan maka pasien tersebut akan didaftarkan pasien tersebut

sebagai pasien rawat inap.

Suatu keadaan disebut gawat apabila sifatnya mengancam nyawa

namun tidak memerlukan penanganan yang segera. Suatu keadaan

disebut darurat apabila sifatnya memerlukan penanganan yang segera.

Keadaan gawat dan darurat dapat juga terjadi bersamaan. Dalam hal ini,

nyawa pasien benar-benar dalam keadaan yang mengkhawatirkan dan

diperlukan penanganan yang segera terhadapnya.

Bagi pasien yang datang untuk rawat inap bukan pasien gawat

darurat, pasien tersebut diwajibkan membawa surat rujukan terutama

27
untuk pasien BPJS. Di saat mendaftar pasien akan diberi edukasi dalam

tata tertib rawat inap dan parsyaratn yang harus dilengkapi bagi pasien

BPJS.

Untuk pelayanan pendaftaran pasien rawat inap, disiapkan catatan,

formulis rekam medis serta kelengkapan ATK lainnya diantaranya sebagai

berikut.

a. Balpoin

b. Komputer dan printer

c. Pengantar Rujuakan Rawat Inap (RM.3)

d. Persetujuan Rawat Inap (Lamp. RM. 4.1)

e. Persetujuan Umum (Lamp. RM. 4.2)

f. Peraturan Passien Rawat Inap (Lamp. RM. 4.3)

g. Formulir Edukasi Terintegrasi Pasien dan Keluarga (Form. 15)

h. Formulir Pernyataan Naik Kelas (Form. 22)

i. Formulir Pernyataan Penolakan Penggunaan Kartu Asuransi (Form.

23)

j. Leaflet / lembar tentang fasilitas pelayanan Rawat Inap

k. Materai

l. Kelengkapan ATK lainnya sesuai kebutuhan

Adapun penulisan nama pasien di TPPRI yaitu melakukan

penulisan / pencatatan nama pasien yang merupakan satu sistem

identifikasi pasien. Tujuannya agar memudahkan mengidentifikasi

penderita dengan penulisan nama yang benar.

28
2. Administrasi BPJS di Ruang Inayah

Administrasi BPJS di ruang Inayah jika diartikan Administrasi

menurut Ulbert merupakan persiapan sistematis dan pencatatan data dan

informasi baik secara internal maupun eksternal untuk tujuan memberikan

informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau

seluruhnya. Sedangkan BPJS Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial Kesehatan) merupakan Badan Hukum Publik yang bertanggung jawab

langsung kepada Presiden dan memiliki tugas untuk

menyelenggarakan jaminan Kesehatan Nasional bagi seluruh rakyat Indonesia,

terutama untuk Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun PNS

dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis Kemerdekaan beserta keluarganya dan

Badan Usaha lainnya ataupun rakyat biasa. Sehingga dapat disimpulkan

bahwa administrasi BPJS adalah proses pencatatan data dan informasi baik

secara internal maupun eksternal yang memiliki tujuan

menyelenggarakan jaminan Kesehatan Nasional bagi pasien yang

mendapatkan perawatan di ruang Inayah.

Penjaminan Asuransi adalah dijaminnya biaya perawatan pasien rawat

inap dengan penerbitan surat jaminan dari asuransi penjamin. Pada ruang

Inayah (kelas III) pasien BPJS dijamin administrasinya dengan persyaratan

BPJS yang dilengkapi oleh pasien. Kelengkapan berkas asuransi rawat inap

adalah tersedianya seluruh berkas persyaratan asuransi pasien sebagai asuransi

pasien sebagai persyatan penerbitan surat jamianan perawatan pasien rawat

inap.

29
2.1 Struktur Organisasi

Adminisrasi BPJS di ruang Inayah memiliki struktur organisasi

sebagai berikut.

DIREKTUR UTAMA
dr.Ibnu Nasser Arrohimi, S.Ag, MMR

DIREKTUR PELAYANAN KLINIK

dr. Panji Aryandaru

MANAJER REKAM MEDIS

dr. Siti Muzayyanah, Sp. PD

KASIE PENDAFTARAN &

PENGELOLAAN BERKAS
Isfansona Pandamwati, SRM

KOORDINATOR
PENDAFTARAN
Pjs Eli Purwati

STAF

Gambar 3.2
Struktur Organisasi bagian Administrasi BPJS di ruang Inayah

2.2 Deskripsi Tugas

a. Manajer Rekam Medis

Bertanggung jawab atas keseluruhan Rekam Medis yang ada di rumah

sakit.

b. Kasie Pendaftaran & Pengelolaan Berkas

1) Menyediakan data untuk penyusunan program kerja tahunan

a) Meminta masukan dari koordinator pelayanan pendaftaran dan

koordinator pengelolaan berkas rekam medis.

30
 b) Menyampaikan usulan rencana program kepada manajer rekam

medis.

2) Melaksanakan program tahunan dan sasaran mutu

a) Seleksi kebutuhan Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana

sesuai prioritas.

b) Melaksanakan program yang telah disusun dan telah disetujui

jajaran direksi.

3) Melaksanakan koordinasi dan pengendalian dalam pelaksanaan

fungsi tugas di pelayanan pendaftaran dan pengelolaan berkas

a) Mengadakan pertemuan rutin dengan pelaksana

b) Menyusun Standar Operasional Prosedur dari setiap fungsi-

fungsi pelayanan.

4) Melaksanakan pembinaan dan pengembangan bawahan

a) Memberikan kesempatan staf untuk pengembangan diri sesuai

ketentuan manajemen

b) Melaksanakan program pengembangan karir bawahan

c) Memberikan penghargaan dan peringatan sesuai peraturan

rumah sakit PKU Muhammadiyah Gombong

d) Memberikan evaluasi dan penilaian kerja (DP3) setiap 6 bulan

sekali

e) Memberikan pembinaan internal sesuai dengan prgram

5) Menyediakan pelaporan secara berkala sesuai tanggung jawab

a) Membuat laporan dan evaluasi program kerja setiap tahun

31
 b) Membuat evaluasi, analisis dan rekomendasi terhadap laporan

tahunan

c) Melakukan pembinaan karyawan sesuai ketentuan yang berlaku

di RS PKU Muhammadiyah Gombong

6) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai

dengan bidang tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab

pelayanan pendaftaran dan pengelolaan berkas.

c. Koordinator Pendaftaran

Melaksanakan fungsi pelayanan rekam medis berupa kegiatan

pendaftaran pasien rawat inap yang meliputi pendaftaran (edukasi /

penjelasan tentang peraturan pelayanan rawat inap, tandatangan

informed consent, pemesanan kamar rawat inap dan entri data rawat

inap) yang mengacu pada kebijakan / peraturan serta prosedur yang

berlaku. Koordinator pendaftaran membawa staf petugas pendaftaran

rawat inap yang bertugas sebagai berikut.

2.3 Bidang Kerja Praktek Magang

Adminstrasi BPJS dilaksanakan di seluruh ruang rawat inap salah

satu ruang Inayah yang merupakan ruang rawat inap kelas III. Ruang

Inayah ini dikhususkan bagi pasien PBI (Penerima Bantuan Iuran). Kartu

BPJS PBI tersebut dinamakan KIS (Kartu Indonesia Sehat) yang diberikan

kepada keluarga yang kurang mampu. Agar administrasi pasien dapat

dijamin maka pasien diberi waktu 2 x 24 jam sejak tanggal masuk untuk

mengumpulkan persyaratan. Khusus pasien meninggal atau pulang rawat

32
inap sebelum 2 x 24 jam, SEP rawat inap harus diserahkan ke petugas

bangsal sebelum pasien dipulangkan atau meninggalkan rumah sakit.

Adapun persyaratan BPJS antara lain sebagai berikut.

1. Persyaratan Pasien Emergency

a. Fotocopy Kartu BPJS (Jamkesmas / PNS (Askes) / JKN / NON

PBI / Kartu Indonesia Sehat (KIS)

b. Fotocopy Kartu identitas pasien (KTP) / Akte kelahiran bagi yang

belum mempunyai KTP

c. Fotocopy Kartu Keluarga

d. Surat Emergency asli dari IGD dengan tandatangan dan nama

dokter serta stempel rumah sakit

e. Surat Keterangan Dirawat asli dari IGD

f. Lembar Persetujuan Rawat Inap asli dari Pendaftaran Rawat Inap

g. Surat Keterangan Beda Nama / Beda Tanggal Lahir dari kelurahan

apabila ada perbedaan penulisan pada kartu BPJS dengan KTP /

KK pasien

h. Fotocopy Surat nikah bagi kasus kehamilan / persalinan apabila

KTP / KK masih berstatus lajang.

2. Persyaratan Pasien Non Emergency

a. Fotocopy Kartu BPJS (Jamkesmas / PNS (Askes) / JKN / NON

PBI / Kartu Indonesia Sehat (KIS)

b. Fotocopy Kartu identitas pasien (KTP) / Akte kelahiran bagi yang

belum mempunyai KTP

33
 c. Fotocopy Kartu Keluarga

d. Surat Rujukan asli dari Puskesmas / Dokter Keluarga dengan

tandatangan dan nama dokter serta stempel instansi

e. Surat Eligibilitas Pasien (SEP) lengkap

f. Surat Pengantar Dirawat asli dari dokter spesialis

g. Surat Keterangan Dirawat asli

h. Lembar Persetujuan Rawat Inap asli dari Pendaftaran Rawat Inap

i. Surat Keterangan Beda Nama / Beda Tanggal Lahir dari kelurahan

apabila ada perbedaan penulisan pada kartu BPJS dengan KTP /

KK pasien

j. Fotocopy Surat nikah bagi kasus kehamilan / persalinan apabila

KTP / KK masih berstatus lajang.

Dalam pengumpulan persyaratan petugas harus memberikan

edukasi kepada pasien agar mengumpulkannya dengan tepat waktu

sebab apabila pasien terlambat menyerahkan persyaratan pasien tidak

dapat menggunakan kartu BPJS dan pasien BPJS akan berubah

menjadi pasien umum.

C. Prosedur Kerja

Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas,

metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

Dalam hal ini dilakukan proedur kerja di dua ruangan, yaitu Tempat Pendaftaran

Pasien Rawat Inap dan Administrasi BPJS di ruang Inayah.

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

34
a. Assembling (Perakitan Berkas)

Kegiatan penyusunan formulir rekam medis sesuai urutan dan

kelengkapan isi dokumen rekam medis atau proses penerimaan rekam

medis yang sudah pulang, setelah itu di cek kelengkapan lembar rekam

medis apabila belum lengkap lapor kebagian resum bangsal (yang dekat

dengan bangsal) (Pedoman Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit

Revisi I 1997)

Tujuan dari assembling diantaranya menciptakan administrasi,

memperudah tenaga medis untuk melanjutkan pelayanan terhadap pasien,

mempermudah tenaga medis dalam menulusuri riwayat pemeriksaan

pasien atau sebagai sumber ingatan.

Dalam pelaksanaannya assembling memiliki alur sebagai berikut.

35
 Mulai

Petugas Rekam Medis

Menerima dok. RM

Petugas Rekam Medis

Cek Jumlah

Petugas Rekam Medis

Cek Kelengkapan dok

Petugas Rekam Medis

Lengkap
Kembalikan ke unit
tekait

Petugas Rekam Medis

P1 Rawat
Jalan Coding Penyakit &
Tindakan

Petugas Rekam Medis

Dok.
Lama Catat Dalam Buku
Penomoran

Petugas Filing

Simpan dok RM di rak

Selesai

Gambar 3.3
Alur Assembling

36
Berikut prosedur kerja dari assembling.

1) Terima dokumen rekam medis dan formulir pengembalian dokumen

rekam medik rawat inap dari bangsal.

2) Crosscek dokumen rekam medis yang kembali dengan formulir

pengembalian dokumen rekam medik rawat inap

3) Cek kelengkapan pengisian dokumen rekam medis

4) Apabila ditemukan DRM yang belum lengkap berkaitan dengan

perawat, maka perawat bangsal yang mengantarkan DRM harus

melengkapi DRM dan apabila formulir yang berkaitan dengan dokter

belum lengkap, maka perawat bangsal membawa kembali DRM dan

dikembalikan kepada dokter untuk melengkapi formulir yang belum

lengkap dengan menyertakan formulir evaluasi kelengkapan dokumen

rekam medis dan tuliskan apa yang belum lengkap.

5) Entri data kelengkapan dokumen rekam medis dengan melihat formulir

pengembalian dokumen rekam medis rawat inap.

6) Hitung angka kelengkapan dan ketidaklengkapan pengisian dokumen

rekam medis dan laporkan ke Kasi Pendaftaran dan Pengelolaan

Berkas Rekam Medis tiap bulan.

7) Cek kembali dokumen rekam medis, apabila masih ditemukan

dokumen rekam medis yang belum terisi, maka lengkapi nomor rekam

medis dan data pasien yang belum terisi pada setiap formulir rekam

medis

8) Ganti sampul rekam medis yang kembali dalam keadaan rusak

37
 9) Rapikan dan urutkan formulir Rekam Medis sesuai nomor formulir

RM

10) Serahkan dokumen RM lengkap ke bagian coding dan indexing.

b. Coding (Pemberian Kode)

Coding atau pemberian code dibagi menjadi 2 yaitu berdasarkan

penyakit dengan menggunakan ICD 10 dan berdasarkan tindakan dengan

menggunakan ICD 9. Adapun tujuan coding diantaranya untuk

memudahkan pencatatan, pengumpulan dan pengambilan kembali

informasi sesuai diagnosa ataupun tindakan medis yang diperlukan,

memudahkan entry data ke database komputer yang tersedia, serta

menyediakan data yang berguna untuk pelaporan, riset dan edukasi

(Pedoman Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Revisi I 1997)

Berikut alur dari coding.

Menerima slip Menyortir slip

Petugas pendaftaran dari berdasarkan
poliklinik penjamin biaya

Iput ke Tulis kode

Simpan ICD pada slip
SIMRS

Gambar 3.4
Alur Coding

Berikut ini prosedur dari coding

1) Petugas coding rawat jalan menerima slip pendaftaran rawat jalan dari

poliklinik

38
2) Petugas coding mensortir slip pendaftaran rawat jalan berdasarkan

jenis penjamin biayanya (umum atau BPJS)

3) Tulis kode penyakit berdasarkan ICD 10 dan kode tindakan

berdasarkan ICD 9 CM pada slip pendaftaran rawat jalan pasien

umum, kemudian input kode tersebut ke dalam SIMRS

4) Simpan data

Untuk pasien rawat jalan BPJS:

Menerima Tulis kode

Petugas formulir ICD pada
verifikasi dari formulir
BPJS

Input ke
Simpan
SIMRS

Gambar 3.5
Alur Coding Pasien Rawat Jalan BPJS
1) Petugas coding rawat jalan menerima formulir verifikasi rawat jalan

dari petugas BPJS

2) Tulis kode penyakit berdasarkan ICD 10 dan kode tindakan

berdasarkan ICD 9 CM pada formulir verifikasi rawat jalan, kemudian

input kode tersbut ke dalam SIMRS

3) Simpan data

39
 Untuk pasien IGD

Menerima Tulis kode Input ke

Petugas slip ICD pada SIMRS
pendaftaran slip
dari IGD

Simpan

Gambar 3.6
Alur Coding Pasien IGD
1) Petugas coding rawat jalan menerima slip pendaftaran dari IGD

2) Tulis kode penyakit berdasarkan ICD 10 dan kode tindakan

berdasarkan ICD 9 CM pada slip pendaftaran

3) Input ke dalam SIMRS, meliputi kode ICD 10, kasus ICD, jenis ICD,

kasus penyakit, asal pasien, tindakan lanjutan, kode ICD 9 CM dan

tanggal tindakan apabila pasien tersebut mendapat tindakan medis

4) Simpan data.

c. Filing

Merupakan proses penyimpanan berkas rekam medis, dilakukan

secara terpusat karna yang ada di status mewakili penomoran rekam

medis. Nomor yang ada di status rekam medis untuk membedakan

identitas seseorang (Pedoman Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit

Revisi I 1997).

40
 Kesesuaian
DRM RM Check tanggal
peminjaman

Centang No
RM pada SIRS

Buku
penomoran Pemisahan slip
pendaftaran
(M)

Slip DRM
pendaftaran

Rak
Coding

Gambar 3.7
Alur Penerimaan Dokumen RM di Poliklinik/Rawat Jalan

Dokumen rekam medis pasien setelah pemeriksaan/pengobatan

Poliklinik dikembalikan segera ke Unit Rekam Medik oleh petugas

poliklinik, paling lambat 1 x 24 jam sejak peminjaman

1) Dokumen rekam medis diterima oleh petugas Rekam Medik dengan

mengecek kesesuaian pengembalian berkas pada SIRS dengan cara:

a) Buka SIRS, klik admission, klik pendaftaran, klik tracking keluar

berkas poliklinik, sesuaikan tanggal DRM dipinjam lalu klik

tracking masuk

b) Beri centang sesuai nomor RM/nama pasien pada DRM yang

kembali dari poliklinik

41
2) Untuk DRM pasien baru, tuliskan nomor rekam medis dan nama

pasien pada buku penomoran sebelum DRM disimpan

3) Petugas filing memisahkan slip pendaftaran rawat jalan (merah muda)

dari DRM sebelum dimasukan ke rak

4) Dokumen Rekam Medis yang sampulnya rusak dan lembaran yang

lepas sebelum disimpan harus diperbaiki terlebih dahulu.

5) Dokumen rekam medis akan disortir berdasarkan 2 nomor depan dan 2

nomor belakang, kemudian disimpan ke rak penyimpanan sesuai

dengan Terminal Digit Filing System.

6) Slip pendaftaran rawat jalan diserahkan ke petugas coding

Penerimaan dokumen rekam medis dari IGD (rawat jalan)

1) Dokumen rekam medis pasien setelah pemeriksaan/pengobatan

Instalasi Gawat Darurat (yang tidak dirawat inap) dikembalikan segera

ke Unit Rekam Medik oleh petugas Instalasi Gawat Darurat, paling

lambat 1 x 24 jam sejak peminjaman

2) Petugas filing mencocokkan antara dokumen rekam medis yang

kembali dan catatan di buku ekspedisi IGD. Tanyakan pada petugas

IGD jika ada ketidakcocokkan.

3) Petugas filing mengembalikan DRM jika ada ketidaklengkapan

pengisian formulir RM. Petugas IGD meminta kelengkapan pada

petugas yang belum melengkapi formulir RM, dan segera

mengembalikan DRM tersebut ke ruang filing Rekam Medik.

42
4) Dokumen rekam medis diterima oleh petugas Rekam Medik dengan

mengecek kesesuaian pengembalian berkas pada SIRS dengan cara:

a) Buka SIRS, klik admission, klik pendaftaran, klik tracking keluar

berkas poliklinik, sesuaikan tanggal DRM dipinjam lalu klik

tracking masuk

b) Beri centang sesuai nomor RM/nama pasien pada DRM yang

kembali dari poliklinik

5) Untuk DRM pasien baru, tuliskan nomor rekam medis dan nama

pasien pada buku penomoran sebelum DRM disimpan

6) Petugas filing memisahkan slip pendaftaran rawat jalan (merah muda)

dari DRM sebelum dimasukan ke rak

7) Dokumen Rekam Medis yang sampulnya rusak dan lembaran yang

lepas sebelum disimpan harus diperbaiki terlebih dahulu.

8) Dokumen rekam medis akan disortir berdasarkan 2 nomor depan dan 2

nomor belakang, kemudian disimpan ke rak penyimpanan sesuai

dengan Terminal Digit Filing System

9) Slip pendaftaran rawat jalan diserahkan ke petugas coding

Peminjaman dokumen rekam medis dari poliklinik dan IGD:

43
 Ambil slip
Tracer Cari Ambil DRM
pendaftaran

Tracer

Diluar peminjaman IGD Poliklinik

rekam medis

Transporterr Kontrol Transporter

Gambar 3.8
Alur Peminjaman Dokumen Rekam Medis dari Poliklinik dan IGD

1) Ambil slip pendaftaran rawat jalan berwarna kuning pada mesin Evo

Tracer

2) Satukan slip tersebut pada tracer sebelah kanan menggunakan staples

3) Cari DRM sesuai dengan yang tertera pada slip pendaftaran rawat

jalan.

4) Ambil DRM tersebut dan gantilah dengan tracer

5) Untuk DRM pasien IGD: antarkan DRM menggunakan katrol yang

menghubungkan antara ruang filing dengan ruang pendaftaran

IGD/Rawat Inap.

Untuk DRM pasien poliklinik yaitu menyerahkan DRM pada

petugas transporter untuk diantar ke poliklinik. Untuk melayani

peminjaman DRM guna kepengurusan asuransi, VER, dan peminjaman

di luar peminjaman rutin yaitu :

44
 1) Tulis tanggal peminjaman, nama peminjam, nama dan nomor rekam

medis pada tracer

2) Cari DRM sesuai dengan yang tertera pada tracer

3) Ambil DRM tersebut dan gantilah dengan tracer

4) Lakukan pemantauan rak file.

d. Pendafaran pasien lewat telepon

Pendafaran pasien lewat telepon adalah proses melaksanakan

kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan booking untuk mendapatkan

nomor antrian terlebih dahulu. Berikut ini alur pendaftaran pasien lewat

telepon.

Ya
Pasien
menelpon Baru Kartu Induk
Berobat

Tidak

Cek
Komputer

Input identitas Cetak

pasien slip

Membuat Distribusi
DRM baru

Gambar 3.9
Alur Pendaftaran Pasien Lewat Telepon

45
Prosedur pendaftaran pasien lewat telepon sebagai berikut.

1) Terima dengan baik pasien yang akan mendaftar lewat telepon sebagai

tamu rumah sakit PKU Muhammadiyah Gombong

2) Tanyakan kepada pasien atas keluarga yang menelpon apakah sudah

pernah berobat ke RS PKU Muhammadiyah Gombong sebelumnya

3) Untuk pasien yang mengatakan belum pernah berobat, cek di komputer

untuk memastikan kebenarannya.

4) Jika pasien baru :

a) Tanyakan pada tamu rawat jalan rumah sakit tujuan berobat (dokter

umum / spesialis), tulis data identitas pasien sesuai kartu identitas

atau wawancara langsung apabila pasien tidak membawa kartu

identitas meliputi waktu pelayanan dokter, unit pelayanan dokter

pemberi pelayanan, cara kunjung (datang sendiri, puskesmas,

gaskes pelayanan lain, RS), penanggung (BPJS, umum atau

keringanan), nama pasien, nama panggilan, tempat lahir, tanggal

lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan, pekerjaan, status kawin,

golongan darah, warga negara, No. KTP, penanggungjawab,

alamat lengkap, nama keluarga pasien, nama suami/ istri pasien,

nama ayah, nama ibu, nomor telepon yang dapat dihubungi,

kemudian input data ke dalam komputer sesuai dengan data yang

diperoleh.

b) Cek slip pendaftaran yaang dituju dan kartu pasien

46
 c) Informasikan kepada pasien untuk registrasi ulang ke bagian

pendaftaran sebelum ke polklinik dan melengkapi persyaratan

BPJS apabila memakai asuransi BPJS.

d) Berikan slip pendaftaran yang berwarna putih untuk pasien, simpan

slip berwarna merah muda untuk di DRM, slip warna kuning untuk

peminjaman DRM (tracer) di bagian filing.

e) Tulis data pasien pada dokumen RM baru menggunakan huruf

cetak / kapital. Gunakan sampul rekam medis warna hijau.

f) Dokumen rekam medis dikirim oleh petugas ke poliklinik yang

dituju.

5) Jika pasien lama :

a) Tanyakan kepada pasien atau keluarga Kartu Induk Berobat (KIB)

atau Kartu Pasien.

b) Jika tidak ada atau hilang cari dalam data SIMRS komputer.

c) Jika menyebutkan nomor kartu berobat, input nomor rekam medis

untuk meminta dokumen rekam medis ke bagian filing.

d) Cetak slip pendaftaran.

e) Informasikan kepada pasien untuk registrasi ulang ke bagian

pendafataran sebelum ke poliklinik dan melengkapi persyaratan

BPJS apabila memakai asuransi BPJS.

f) Ingatkan untuk menyimpan kartu dan membawanya kembali ketika

berobat.

g) Berkas rekam medis dikirim oleh petugas ke poliklinik yang dituju.

47
e. Pendaftaran Pasien Booking

Pendaftaran pasien booking adalah proses melaksanakan kegiatan

pendaftaran pasien rawat jalan sebelum hari buka pelayanan, agar semua

pasien rawat jalan dapat dicatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan yang

berlaku. Berikut ini alur pendaftaran melalui booking.

Ya
Pasien
datang Baru Kartu Induk
Berobat

Tidak

Cek
Komputer

Input identitas Cetak

pasien slip

Membuat Distribusi
DRM baru

Gambar 3.10
Alur Pendaftaran Pasien Booking

Prosedur pendaftaran pasien booking sebagai berikut.

1) Pasien booking pendafatran rawat jalan dibuka satu hari sebelum

jadwal praktik poliklinik.

48
 2) Pendaftaran booking langsung / lewat telepon dibuka pada pukul 14.00

20.00 WIB dengan kuota maksimal 20 pasien.

3) Kecuai untuk pendaftaran booking dr. Yusrizal Dj. Sp.P (Poli Paru)

dan dr. H. Abdul Wasid, Sp.JP (Poli Forensik) dibuka lima hari

sebelum jadwal praktik tanpa ada kuota maksimal.

4) Pasien yang booking langsung, slip pendaftaran warna putih langsung

diserahkan ke pasien untuk dibawa pada saat pemeriksaan di

poliklinik.

5) Untuk pasien booking lewat telepon, pada hari H pelayanan poliklinik

pasien atau keluarga pasien di mohon registrasi ulang di bagian

pendaftaran untuk mengambil kartu pendaftaran dan slip yang

berwarna putih sebelum menuju ke poliklinik atau IGD.

f. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Pendaftaran pasien rawat inap adalah pasien yang membutuhkan

perawatan lebih lanjut di ruang Instalasi Rawat Inap dimana mekanisme

penerimaannya memerlukan pengaturan yang baik. Pasien tersebut

dinyatakan pasien rawat inap oleh dokter yang memeriksa, baik yang

masuk melalui rawat jalan maupun gawat darurat, untuk diobservasi dan

atau mendapatkan tindakan medis lebih lanjut sehingga perlu dirawat inap.

Tujuannya agar dapat memberikan pelayanan pendaftaran bagi pasien

yang akan masuk ruang perawatan serta mengetahui jumlah pasien yang

masuk ruang perawatan.

49
Berikut ini alur pendaftaran pasien rawat inap.

Ya
Pasien datang Baru

Cek Komputer

Tidak

Kartu Identitas (KTP / Pengisian RM.1

kartu BPJS)

Trace Pengambilan
Status Input Data

Cetak Slip
Pendaftaran

Pemesanan ruang
rawat inap

Penandatanganan Lembar
Persetujuan Rawat Inap

Memberi Cap Tanggal dan

Tanda Tangan Petugas

Distribusi

Gambar 3.11
Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap

50
Dalam penulisan nama pasien terdapat prosedur sebagai berikut.

a) Menulis nama pasien pada lembar RM.1 / lembar Rekam Medis Rawat

Jalan.

b) Menulis nama pasien dengan huruf cetak / kapital dan terbaca jelas.

c) Cocokkan nama pasien dengan KTP / KK (Kartu Keluarga).

d) Menulis status tambahan seperti Tn, Ny, Sdr, Nn, An, By Ny,

dibelakang nama pasien.

Berikut ini prosedur pendafataran rawat inap.

a) Untuk pasien baru, diberi nomor dan dokumen rekam medik baru

dilengkapi nama pasien, tanggal lahir, alamat, data dasar serta data

sosial lainnya oleh petugas pendaftaran setelah input data di komputer

b) Untuk pasien lama, siapkan berkas dokumen lama melalui pencarian

dokumen di rak penyimpanan dokumen di ruang rekam medik (Tracer)

c) Pasien didaftarkan setelah ada instruksi dokter untuk dilakukan Rawat

Inap berdasarkan lembar pengantar rawat inap yang sudah diisi dan

ditandatangani oleh dokter yang memeriksa

d) Tanyakan pada pasien / keluarga apakah menggunakan fasilitas BPJS /

Umum / Asuransi lain

e) Edukasi pasien / keluarga tentang fasilitas pelayanan Rawat Inap

f) Pasien / keluarga diberi penjelasan dan diminta untuk menandatangani

lembar Persetujuan Rawat Inap

g) Menulis kelas sesuai sesuai dengan kehendak pasien / keluarga

51
 h) Jika pasien BPJS NON PBI menghendaki naik kelas. Pasien / keluarga

mengisi surat penyataaan naik kelas (bermaterai)

i) Jika pasien BPJS PBI menolak memakai fasilitas BPJS PBI, pasien /

keluarga menulis surat penolakan menggunakan BPJS PBI

(bermaterai)

j) Pesan kamar rawat inap sesuai pesanan pasien / keluarga pasien

k) Sampaikan edukasi pasien terintegrasi tentang hak dan kewajiban

pasien dan tandatangan edukator

l) Buatkan gelang identitas pasien

i. Warna biru untuk pasien laki-laki

ii. Warna pink untuk pasien perempuan

iii. Warna putih untuk pasien bayi dengan ditempel label warna

sesuai jenis kelamin (biru untuk pasien laki-laki dan pink untuk

pasien perempuan)

m) Input data pasien sesuai kelas yang dipesan

n) Berkas diantar petugas TPPRI untuk diserahkan ke dokter / perawat /

bidan IGD / Poliklinik

g. Pendaftaran Pasien IGD (Emergency)

Pendaftaran pasien emergency dibuka 24 jam. Berikut ini alur

pendaftaran pasien gawat darurat.

52
 Ya
Pasien datang Baru

Cek Komputer

Tidak

Kartu Identitas (KTP &

kartu BPJS jika ada) Pengisian RM.1

Trace Pengambilan
Input Data
Status

Cetak Slip
Pendaftaran

Distribusi

Gambar 3.12
Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (Emergency)

Berikut ini prosedur pendafataran pasien gawat darurat.

a) Untuk pasien baru, diberi nomor dan dokumen rekam medik baru

dilengkapi nama pasien, tanggal lahir, alamat, data dasar serta data sosial

lainnya oleh petugas pendaftaran setelah input data di komputer

b) Untuk pasien lama, siapkan berkas dokumen lama melalui pencarian

dokumen di rak penyimpanan dokumen di ruang rekam medik (Tracer)

c) Pasien gawat darurat emergency terlebih dahulu diberi tindakan dan

keluarga harus mendaftarkan pasien emergency tersebut.

53
 d) Tanyakan pada keluarga apakah menggunakan fasilitas BPJS / Umum /

Asuransi lain

e) Petugas mencetak print out bukti pendaftaran IGD.

2. Administrasi BPJS di Ruang Inayah

Ya
Pasien masuk ke Persyaratan
ruang rawat inap BPJS
Pembuatan SEP

Tidak

Meminta Persyaratan
Meminta Tanda
Kepada Pasien /
Tangan Pasien /
Keluarga Pasien
Keluarga Pasien

Menyimpan SEP dan

berkas lain

Gambar 3.13
Alur Administrasi BPJS di Ruang Inayah

Prosedur kerja pada ruang Inayah dalam kelengkapan berkas asuransi

adalah sebagai berikut.

a. Datangi pasien disetiap kamar perawat dan sapa dengan baik sebagai tamu

RS PKU Muhammadiyah Gombong

b. Tanyakan status rawat inap pasien (umum/ asuransi). Untuk pasien rawat

inap dengan menggunakan pasilitas asuransi, segera minta persyaratan

asuransi yang dipegang pasien/ keluarga pasien.

54
c. Terima berkas persyaratan asuransi rawat inap dari pasien/ keluarga

pasien. Teliti kelengkapan berkas dan pengisian persyaratan asuransi

1) Asuransi BPJS Non Emergensi

a) Kartu BPJS pasien (askes, jamkesmas, KIS, BPJS Non PBI)

b) KTP/ akte kelahiran

c) Kartu keluarga

d) Surat rujukan asli dari PPK 1(puskesmas/ sokter keluarga) harus

ada tanda tangan, nama dokter dan stempel instansi

e) Surat keterangan dirawat asli dari poliklinik

f) Surat pengantar dirawat asli dari dokter spesialis

g) Surat persetujuan rawat inap asli dari dari TPPRI

h) SEP rawat jalan lengkap

i) Surat keterangan beda nama/ tanggal lahir dari kelurahan (apabila

ada perbedaan penulisan dkartu BPJS dengan KTP/ KK pasien)

j) Surat nikah (kasus kehamilan/ persalinan apabila KTP masih

berstatus lajang)

2) Asuransi BPJS Emergency

a) Kartu BPJS pasien (askes, jamkesmas, KIS,BPJS Non PBI)

b) KTP/ akte kelahiran

c) Kartu keluarga

d) Surat emergency asli dari IGD

e) Surat keterangan dirawat asli dari IGD

f) Surat persetujuan rawat inap asli dari TPPRI

55
 g) Surat keterangan beda nama/ tanggal lahir dari kelurahan (apabila

ada perbedaan penlisan dikartu BPJS dengan KTP/ KK Pasien)

h) Surat nikah (kasus kehamilan/ persalinan apabila KTP masih

berstatus lajang)

Setelah berkas asuransi lengkap kemudian dilakukan prosedur dalam

penjaminan asuransi sebagai berikut.

a. Teliti kelengkapan berkas persyaratan penjaminan asuransi rawat inap

b. Untuk pasien asuransi BPJS :

1) Entri nomor kartu BPJS pada Program SIM BPJS online di komputer

2) Segera konfirmasi kepada pasien / keluarga pasien apabila kartu BPJS

tidak aktif karena premi atau kartu sudah tidak berlaku

3) Beritahu pasien atau keluarga pasien supaya segera melunasi

tunggakan iur premi di Bank yang menjadi Rekanan BPJS (BRI,BNI,

Mandiri) dan membayar denda telat iur di kantor BPJS sesuai area

kepersertaan pasien supaya petugas dapat membuatkan Surat

Elegebilitas Peserta BPJS

4) Beritahu perawat jaga untuk membuatkan surat keterangan diagnosa

dan berikan kepada pasien sebagai syarat pembayaran denda BPJS

karena telat iur Premi di kantor BPJS

5) Pilih RITL untuk pembuatan SEP

6) Masukan kode diagnosa sesuai dengan diagnosa awal pasien dan

simpan

7) Cetak Surat Elegebilitas Peserta rangkap 3 pada sistem BPJS

56
 c. Untuk pasien Asuransi Non BPJS :

1) Pastikan pelayanan rawat inap dijamin oleh asuransi rekanan

2) Mintakan semua kelengkapan persyaratan administrasi kepada pasien /

keluarga pasien

3) Beritahu pasien segera setelah surat jaminan dari asuransi keluar

d. Pastikan pasien / keluarga pasien menandatangani buku ekspedisi serah

terima SEP rawat inap sebagai bukti bahwa SEP telah dibuat

e. Lembar SEP kuning ditaruh di dalam Dokumen Rekam Medis pasien satu

bendel dengan lembar Form RM pesanan pulang, dan dibawakan ke pasien

bersamaan dengan penyerahan obat ketika pasien akan meninggalkan

rumah sakit

f. Beritahu pasien / keluarga pasien lembar SEP kuning dan Form RM

Pesanan Pulang digunakan sebagai surat kontrol pada saat kunjung ulang

di poliklinik.

3. Prosedur Kerja Praktek Magang

Mahasiswa mendapat untuk melaksanakan kegiatan praktek magang

pada bagian TPPRI (Tempat Pendaftaran Rawat Inap) dalam bidang sebagai

berikut.

3.1 Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap merupakan tempat dimana

data pasien yang membutuhkan perawatan lebih lanjut di ruang Instalasi

Rawat Inap diinput ke komputer atau pun media lain yang mekanisme

penerimaannya memerlukan pengaturan yang baik.

57
 Selama di unit TPPRI mahasiswa melaksanakan beberapa kegiatan

diantaranya sebagai berikut.

1. Membuat Status Pasien

Untuk pasien baru dibuatkan dokumen rekam medis baru atau

dekenal dengan status pasien, ini bertujuan agar nantinya dokter dapat

merangkum diagnosa penyakit dan apaun gejala yang dialami pasien.

Dengan status tersebut dokter juga dapat mengetahui riwayat penyakit

pasien sehingga dalam suatu kasus pasien dapat lebih mudah diberi

pengobatan.

2. Mengambil Status dari Unit Lain

Mahasiswa terkadang diberi tugas untuk mengambil status dari

unit lain seperti TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan). Hal

ini disebabkan karena pasien sebelumnya telah mendaftar di rawat

jalan dan memutuskan untuk rawat inap pada hari yang sama.

3. Mengantar Status ke Unit Lain

Mahasiswa diwajibkan mengetahui setiap ruangan dan bangsal

yang ada di rumah sakit dengan mengantar status ke unit lain. Dalam

hal ini biasanya mahasiswa mengantar status pasien ke unit IGD bagi

pasien emergency. Selain itu status juga diantar ke ruang bayi

(Amanah) bagi bayi baru lahir. Sedangkan untuk pasien rawat inap

dengan membawa surat rujukan, baik pasien baru dan pasien lama,

status diantar ke pos yang terletak di depan poli mata.

58
3.2 Adminstrasi BPJS di ruang Inayah

Selama di bagian Adminstrasi BPJS di ruang Inayah mahasiswa

melaksanakan beberapa kegiatan diantaranya sebagai berikut.

1. Meminta Persyaratan BPJS kepada Pasien

Agar dapat terlaksananya penjaminan asuransi kesehatan di

ruang Inayah, mahasiswa membantu pasien mengmpulkan persyaratan

lebih awal. Biasanya pasien dengan rujukan dari RS PKU

Muhammadiyah Gombong telah memiliki berkas persyaratan yang

lengkap sehingga saat pasien masuk ke ruangan pasien tersebut dapat

langsung memberikan persyaratan kepada petugas adminstrasi BPJS

ruangan atau kepada perawat yang bertugas.

Tetapi untuk pasien yang belum mengumpulkan, mahasiswa

akan mengunjungi ruangan pasien dan menganjurkan agar segera

mengumpulkan persyaratan. Hal tersebut bertujuan agar pembuatan

SEP lebih cepat dan apabila pasien membutuhkan waktu dalam

pengurusan berkas, pasien dapat mengetahui batas waktu pengumpulan

dan pembuatan SEP.

2. Mengentri Data dan Membuat SEP

Pengentrian data pasien dilaksanakan dalam sistem aplikasi

SEP. Data pasien yang dientri di antaranya seperti nomor kartu BPJS,

nama, No.RM, No. rujukan, tanggal pembuatan SEP, tanggal rujukan,

diagnosa penyakit dan catatan. Setelah data pasien dimasukkan

kemudian dicetak SEP kemudian dimintai tangan tangan pasien.

59
 3. Menulis Data Pasien BPJS di Buku Register

Sebelum meminta tangan pasien, terlebih dahulu ditulis ke

dalam buku register pasien BPJS. Hal ini bertujuan agar daftar pasien

BPJS pada ruang Inayah dapat diketahui dan nantinya dapat dibuat

laporan jumlah pasien BPJS setiap hari dan setiap bulannya.

4. Meminta Tanda Tangan Pasien

Mahasiswa mengunjungi ruang rawat pasien agar dimintai

tanda tangan. Hal ini bertujuan agar pasien mengetahui bahwa

penjaminan asuransi kesehatannya telah selesai dilaksanakan.

5. Memasukkan Berkas BPJS ke dalam Lembar Keuangan

Mahasiswa menyimpan berkas-berkas pasien ke dalam lembar

keuangan sehingga nantinya berkas tersebut dapat diolah oleh bagian

kasir. Selain itu SEP yang berwarna kuning dipisahkan dari berkas lain

dan disimpan ke dalam status pasien dan dijadikan satu dengan lebar

Pesanan Pulang. Apabila pasien pulang, pasien akan diberikan SEP

dan Lembar Pesanan Pulang. Hal ini bertujuan agar pasien yang

nantinya melaksanakan rawat jalan dapat menggunakan SEP terakhir.

D. Kendala Kerja dan Upaya Pemecahan yang Dilakukan

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Dalam melaksanakan praktek kerja magang di bagian TPPRI Rumah

Sakit Muhammadiyah Gombong selama lebih kurang 3 bulan kendala yang

ditemukan dan upaya pemecahan yang dilakukan diantaranya sebagai berikut.

a. Kendala kerja

60
 1) Dibutuhkan tambahan komputer karena di saat pasien sedang ramai

petugas tidak bisa dengan cepat melayani dan juga menyebabkan

lamanya pengentrian data.

2) Pencetak label nama yang terkadang error sehingga menyebabkan

petugas kesulitan mengenali pasien jika pasien telah di bangsal.

3) Aplikasi SEP yang terkadang error sehingga tidak dapat dilakukan

pembuatan SEP di komputer.

b. Upaya pemecahan yang dilakukan

1) Untuk mengatasi masalah dibutuhkannya tambahan komputer yaitu

dengan petugas membagi tugas dan lebih dulu melayani pasien

emergency dengan menulis data pasien di RM.1 terlebih dahulu.

2) Untuk mengatasi masalah printer yang error petugas TPPRI

memanggil petugas dbagian teknik untuk memperbaiki printer.

3) Untuk mengatasi masalah aplikasi SEP yang error petugas membuat

SEP secara manual.

2. Administrasi BPJS di Ruang Inayah

Dalam melaksanakan praktek kerja magang di bagian TPPRI Rumah

Sakit Muhammadiyah Gombong kendala yang ditemukan dan upaya yang

dilakukan diantaranya sebagai berikut.

a. Kendala kerja

1) Agar asuransi kesehatan pasien BPJS dapat terjamin petugas harus

membuat SEP tetapi terkadang sistem aplikasi SEP sering error

sehingga mengulur waktu dalam pembuatan SEP tersebut.

61
 2) Pada saat memasukkan data pasien BPJS dalam sistem data pasien

tidak selalu ter-upgrade sehingga mengganggu saat pembuatan SEP.

3) Jika ada pasien denda, SEP tidak dapat dibuat karena pembayaran

premi setiap bulan yang harus dilunasi terlebih dahulu.

4) Kurang koordinasi dan komunikasi antara petugas kasir, perawat, dan

petugas administrasi BPJS ketika pasien meninggal belum dengan

persyaratan lengkap.

b. Upaya pemecahan yang dilakukan

1) Untuk mengatasi masalah aplikasi SEP yang error petugas memilih

menunggu sistem aplikasi agar pulih kembali.

2) Untuk mengatasi masalah data pasien yang tidak selalu ter-upgrade

petugas mengkonfirmasi ke petugas BPJS pusat.

3) Untuk mengatasi masalah pasien yang memiliki denda iuran petugas

menginformasikan kepada pasien agar segera membayar denda.

4) Untuk mengatasi masalah pasien yang belum lengkap persyaratannya

petugas menghubungi keluarga pasien yang sudah pulang.

62
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah mahasiswa melakukan magang pada bagian TPPRI dan

Adminstrasi BPJS di ruang Inayah di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Gombong selama lebih kurang 3 bulan, maka penulis dapat menyimpulkan

beberapa hal sebagai berikut.

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

TPPRI merupakan salah satu unit dari Rekam Medis dimana

pendaftaran adalah awal alur kegiatan dari Rekam Medis itu sendiri. Bagian

ini memberikan pelayanan secara terstruktur sesuai dengan Standar Prosedur

Operasional (SPO). Pendaftaran pasien rawat inap ini telah menggunakan

SIMRS sehingga memudahkan setiap unit untuk mendapatkan data pasien

tersebut baik untuk tujuan medis maupun nonmedis.

TPPRI terhubung dengan hampir seluruh bagian di rumah sakit

termasuk Rekam medis yang bertujuan agar terlaksananya koordinasi unit

dengan baik. Selain itu TPPRI juga memiliki hubungan dengan staf medis di

IGD (Instalasi Fawat Darurat). Pasien gawat darurat lebih dulu dilayani

dibandingkan pasien yang tidak gawat darurat. Pasien yang gawat darurat

terlebih dahulu diberikan tindakan oleh dokter. Kemudian jika pasien gawat

darurat tersebut dirujuk untuk dirawatinapkan maka pasien tersebut akan

didaftarkan pasien tersebut sebagai pasien rawat inap.

63
 Bagi pasien yang datang untuk rawat inap bukan pasien gawat darurat,

pasien tersebut diwajibkan membawa surat rujukan terutama untuk pasien

BPJS. Di saat mendaftar pasien akan diberi edukasi dalam tata tertib rawat

inap dan parsyaratn yang harus dilengkapi bagi pasien BPJS.

2. Administrasi BPJS di ruang Inayah

Administrasi BPJS merupakan proses pencatatan data dan informasi

baik secara internal maupun eksternal yang bertujuan menyelenggarakan

jaminan kesehatan nasional bagi pasien yang mendapatkan perawatan di ruang

Inayah (ruang rawat kelas III). Pada bagian ini dilaksanakan penjaminan

asuransi dan agar penjaminan tersebut dapat dilaksanakan maka perlu

diperhatikan tentang kelengkapan berkas asuransi rawat inap. Kegiatan ini

bertjuan agar seluruh pasien yang mendapatkan perawatan dapat terjamin

kesehatannya.

B. Saran

Setelah mahasiswa melaksanakan kegiatan praktek magang pada beberapa

bagian yaitu TPPRI dan Administrasi BPJS di ruang Inayah RS PKU

Muhammadiyah Gombong, maka penulis memiliki beberapa saran sebagai

berikut.

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

Pelaksanaan kegiatan pada bagian TPPRI RS PKU Muhammadiyah

Gombong berjalan dengan sangat baik dan dilakukan sesuai dengan Standar

Prosedur Operasinal yang berlaku. Pelaksana pada bagian ini juga

memberikan pelayanan yang baik dan ramah pada setiap pasien atau

64
 pengunjung yang datang. Mereka pun tidak segan untuk memberikan bantuan

di saat pasien kesulitan dalam proses pendaftaran sehingga pasien merasa

nyaman saat berinteraksi dengan petugas yang ada.

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gombong dalam melakukan

kegiatan di bagian TPPRI telah menggunakan SIMRS yang terhubung

langsung dengan seluruh bagian di rumah sakit. Selain terkomputerisasi rumah

sakit ini juga menggunakan sistem manual yaitu dengan pencatatan data

penyimpanan data pasien. Namun dalam pelaksanaannya petugas masih

kesulitan dalam melayani pasien dikarenakan kurangnya komputer. Terkadang

pasien datang dengan jumlah yang cukup banyak dan pasien ingin dilayani

dengan cepat tetapi dikarenakan jumlah komputer yang kurang, ini

menyebabkan pemberian pelayanan menjadi lama dan membuat pasien

menunggu lama. Akan lebih baik jika di TPPRI ada komputer tambahan agar

pelayanan dapat lebih maksimal.

2. Administrasi BPJS di Ruang Inayah

Pelaksanaan kegiatan pada bagian administrasi BPJS di ruang Inayah

telah berjalan dengan baik sesuai dengan standar prosedur operasional yang

berlaku. Namun dalam kegiatan pengumpulan persyaratan masih banyak

pasien yang kurang tahu tentang ketepatan waktu pengumpulan berkas.

Terkadang pasien yang dirawat tersebut tidak memiliki keluarga atau pun

keluarga pasien sulit ditemui. Ini menyebabkan penguluran waktu dalam

penjaminan asuransi.

65
 Akan lebih baik jika petugas lebih perhatian dan membantu mengurus

persyaratan tersebut. Petugas juga harusnya lebih banyak menginformasikan

kepada pasien agar selalu tepat waktu membayar iuran (bagi pasien NON PBI)

agar tidak terjadi denda dan tidak menghambat proses penjaminan asuransi

kesehatan.

66