Instrumen Audit Internal Puskesmas
Instrumen Audit Internal Puskesmas
PUSKESMAS (#14)
Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3,
kriteria 3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik
Pokok Pikiran:
Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaran-
sasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal
disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen
mutu, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan
sebagai dasar untuk melakukan perbaikan.
Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan
tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.
Elemen Penilaian:
Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja
Puskesmas.
Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan
kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan
kinerja yang ditetapkan.
Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas,
Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas
untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan
Puskesmas.
Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit
internal.
Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Puskesmas
Pengertian Audit
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan
tujuan organisasi
Kriteria audit:
o Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan
o Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit
Bukti audit:
o Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi
Temuan audit:
o Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit
o Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan
kriteria audit, atau peluang perbaikan
Jenis Audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
o Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa
yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit
pihak pertama
o Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,
o Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
o Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)
1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)
2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien
3. Dilakukan dengan azas manfaat
4. Dilakukan secara objektif
5. Berpijak pada fakta dan kebenaran
6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
7. Bermuara pada pengambilan keputusan
8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
9. Merupakan kegiatan berulang
10. Menghasilkan laporan
Tujuan Audit
Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
Aktivitas Audit
1. Telaah dokumen
2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari auditee
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee
10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey
12. Menganalisis data
Tahapan Audit Internal dalam Akreditasi
PUSKESMAS (#16)
Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Standar/
Unit/ Kegiatan/
Tanggal Tanggal
No Auditor kriteria
sasaran proses yang audit I audit II
yang
audit diaudit
digunakan
Pelaksanaan Audit
Standar/Kriteri Daftar
No Fakta Temuan audit Rekomendasi
audit yang diacu pertanyaan/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg
tenaga puskesmas
(khususnya
tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2
SOP
penyimpanan B3
Analisis Data
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:
o Hasil audit
o Tindak lanjut yang telah dilakukan
o Kendala pada waktu perbaikan
Sistematika Laporan Audit Internal dalam
Akreditasi PUSKESMAS
Sistematika Laporan Audit Internal :
1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan
6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
Tindak Lanjut
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk
upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit,
sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan
manajemen
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan
tembusan kepada auditor internal
Uraian
Bukti Bukti Obyektif Metode Audit
Ketidaksesuaian
Perencanaan Wawancara
belum (jelaskan bukti/fakta-fakta yang mendukung) Periksa
dilakukan dokumen/rekaman
berdasarkan
masukan dari
sasaran dan
lintas sector
Capairan
kinerja K1 dan
K4 belum
sesuai dengan
standar yang
ditetapkan
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan
dengan waktu
penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
(lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya)
Tanggal:
Sebelum kaji banding dalam akreditasi sebaiknya teman-teman menyiapkan instrumen kaji
banding puskesmas, rencana pelaksanaan kaji banding, kerangka acuan kaji banding. Ada
baiknya juga dilakukan evaluasi internal sebagai acuan bagian mana saja yang akan
diperbaiki nanti. Saya coba mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman-teman
dalam pelaksanaannya nanti.
2. Kerangka acuan kaji banding. Membuat kerangka acuan sesuai petunjuk yang
sudah ada.
3. Instrumen kaji banding. Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat kaji
banding misalnya ( ceklist wawancara, kamera, quisioner, bahan persentasi, diskusi
personal dan observasi ).
1. Laporan kaji banding. Tim akreditasi membuat laporan perjalanan dinas yang isi
nya memuat tentang apa saja yang dikerjakan pada saat kaji banding ( misalnya,
diskusi apa saja, diterima siapa, hal apa saja yang di dapat dan akan diterapkan di
puskesmas ).
2. Rencana perbaikan. Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah
kajibanding.
3. Laporan pelaksanaan perbaikan. Setelah implementasi perbaikan dilaksanakan. Di
buatkan laporan perbaikan. Di sisi mana saja yang sudah di perbaiki atau diperbaharui
sesuai dari hasil kaji banding tersebut.
4. Hasil evaluasi kaji banding. Membuat laporan matrik hasil evaluasi kaji banding.
5. Hasil evaluasi perbaikan kaji banding. Setiap kegiatan di evaluasi perbaikannya
sehingga terukur arah perubahannya ( membuat matrik evaluasi perbaikan kaji
banding dapat melibatkan tim auditor ).
3.1.7.2 INSTRUMEN KAJI BANDING
INSTRUMENKAJIBANDING
TAHUN
3. Menggali informasi tentang penyusunan kelengkapan pedoman tata naskah terkait dengan
dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasiXXX KabupatenXXX.
Mengetahui,
Kepala Puskesmas XXX
..................................
NIP.