PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI INSTALASI REKAM MEDIS &

SIM RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA

TAHUN 2016
 RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA

JLN. T. UMAR NO. 181 211

STUI BANDA ACEH

SURAT KEPUTUSAN
No. xxx /xx/xx/SK_DIR/2016
TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN
DAN PELAYANAN INSTALASI REKAM MEDIS & SIM RS
RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA

DIREKTUR RS HARAPAN BUNDA

MENIMBANG :
a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu Pengorganisasian Dan
Pelayanan Instalasi Instalasi Rekam Medis & SIM RS Rumah
Sakit Harapan Bunda, maka diperlukan penyelenggaraan
Pengorganisasian dan Pelayanan Instalasi Rekam Medis & SIM RS
yang bermutu tinggi;
b. Bahwa agar Pelayanan Instalasi Rekam Medis & SIM RS di
Rumah Sakit Harapan Bunda dapat terlaksana dengan baik, perlu
adanya kebijakan Direktur Rumah Sakit Harapan Bunda sebagai
landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian dan Pelayanan
Instalasi Rekam Medis & SIM RS di Rumah Sakit Harapan
Bunda;
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a
dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit
Harapan Bunda.

MENGINGAT :
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan.
 b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit.
c. Peraturan Pemerintah No 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan.
d. Surat Kepmenkes. RI No. 1045/Menkes/Per/XI/2006 tentang
Pedoman Organisasi Rumah Sakit di Lingkungan Departemen
Kesehatan.
e. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
971/MENKES/PER/XI/2009 Tentang Standar Kompetensi Pejabat
Struktural Kesehatan.
f. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.
340/Menkes/PER/III/2010 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit.
g. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008
Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik.
h. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008
Tentang Keterbukaan Informasi Publik.
i. Peraturan Menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor
1796/MENKES/PER/VIII/2011 Tentang Registrasi Tenaga
Kesehatan.
j. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129 /
Menkes / Sk / II / 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit.

MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas Pengorganisasian Dan

Pelayanan di Rumah Sakit Harapan Bunda.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA

TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
INSTALASI REKAM MEDIS & SIM RS RUMAH SAKIT HARAPAN
BUNDA
KEDUA : Pedoman Pengorganisasian dan Pelayanan Instalasi Rekam Medis & SIM
RS Rumah Sakit Harapan Bunda sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.

KETIGA : Pedoman Pengorganisasian dan Pelayanan Instalasi Rekam Medis & SIM
RS Rumah Sakit Harapan Bunda harus dibahas sekurang-kurangnya
setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat dilakukan
perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada.

KEEMPAT : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian dan

Pelayanan Instalasi Rekam Medis & SIM RS Rumah Sakit Harapan
Bunda dilaksanakan oleh Wakil Direktur Pelayanan Rumah Sakit
Harapan Bunda.

KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di

kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Banda Aceh

Pada tanggal : 30 Mei 2016
Direktur RS. Harapan Bunda

Dr. Ormaia Nja Oemar M. Kes

 Daftar isi

HALAMAN JUDUL
SURAR KEPUTUSAN DIREKTUR RS. HARAPAN BUNDA .................................. I
DAFTAR ISI ....................................................................................................... II
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................ 1

BAB II GAMBARAN UMUM RS HARAPAN BUNDA.............................................

2.1. Deskripsi RS. Harapan Bunda ................................................................................
2.2. Sejarah Institusi RS. Harapan Bunda......... .............................................................

BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, TUJUAN DAN MOTTO RS. HARAPAN
BUNDA ...................................................................................................................
3.1 Visi dan Misi ..............................................................................................................
3.2 Falsafah ......................................................................................................................
3.3 Nilai-Nilai ............................................................................................................ .......
3.4 Tujuan ..........................................................................................................................
3.5 Motto .................. ........................................................................................................

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS. HARAPAN BUNDA

4.1 Bagan Organisasi .......................................................................................................

4.2 Keterangan .......................................................................................................

BAB V STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS & SIM RS ....

BAB VI URAIAN JABATAN .........................................................................................
6.1 Kepala Instalasi Rekam Medis & SIM RS ..................................................................
6.2 Kepala Instalasi Rekam Medis & SIM RS ..................................................................
6.3 Perawat Pelaksana Instalasi Rekam Medis & SIM RS ..............................................
6.4 Tenaga Administrasi Instalasi Rekam Medis & SIM RS ..........................................

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA .........................................................................

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI ............................................
BAB IX KEGIATAN ORIENTAS ...............................................................................
BAB X PERTEMUAN RAPAT ...................................................................................
BAB XI PELAPORAN ..................................................................................................
11.1 Laporan Rutin .......................................................................................................
11.2 Laporan Insidentil .......................................................................................................
 BAB I

PENDAHULUAN

Menurut American Hospital Association (1974) Rumah Sakit adalah suatu organisasi
yang melalui tenaga medis profesional yang terorganisir serta sarana kedokteran yang
permanen menyelenggarakan pelayanan, asuhan keperawatan yang berkesinambungan,
diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien.
Rumah sakit sebagai salah satu subsistem pelayanan kesehatan memberikan dua jenis
pelayanan kepada masyarakat yaitu pelayanan kesehatan dan pelayanan administrasi.
Pelayanan kesehatan mencakup pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, rehabilitasi
medik dan pelayanan perawatan. Pelayanan tersebut dilaksanakan melalui unit Rekam Medis
& SIM RS , unit rawat jalan dan unit rawat inap.

Rumah Sakit Harapan Bunda adalah rumah sakit swasta yang berada di Kota Banda
Aceh. Dalam perkembangan industri perumahsakitan yang kompetitif ini, RS Harapan Bunda
juga harus mengembangkan keunggulan kompetitifnya. Fasilitas yang tersedia di RS Harapan
Bunda Kota Banda Aceh antara lain Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi
Rawat Inap, Instalasi Anestesi Bedah sentral, Instalasi Rekam Medis & SIM RS dan lain-lain.

Instalasi Rekam Medis & SIM RS adalah sistem perencanaan yang merupakan bagian
dari pengendalian internal rumah sakit, yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,
teknologi, dan prosedur oleh bagian akuntansi dan manajemen untuk memecahkan masalah
bisnis seperti biaya layanan, atau suatu strategi bisnis.

Sistem informasi manajemen digunakan sebagai metode manajemen informasi yang

bertalian dengan otomatisasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia,
misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Rekam Medis & SIM RS berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di
Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan
baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK.
MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban
rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.

Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi
semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.

Rekam Medis & SIM RS merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata
cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Harapan
Bunda Banda Aceh.
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA

2.1. DESKRIPSI RS. HARAPAN BUNDA

Nama rumah sakit ini adalah RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA selanjutnya disingkat
RSHB, milik swasta, beralamat di Jalan Teuku Umar No.181-211 kelurahan setui kota Banda
Aceh. Rumah Sakit Harapan Bunda, yang organisasinya diatur dalam Akta Pendirian
Yayasan Harapan Bunda Utama nomor 185 tanggal 30 Oktober 2008 dan akta nomor 79
tanggal 23 Agustus 2010. Pemilik Rumah Sakit Harapan Bunda adalah dr.Zainal
Bakri,TA.SpOG. Rumah Sakit Harapan Bunda didirikan dan diresmikan pada tanggal 25
Desember 1991. Rumah Sakit Harapan Bunda adalah Rumah Sakit kelas C. Alamat Rumah
Sakit Harapan Bunda adalah di Jalan Teuku Umar No.181-211 kelurahan Setui kota Banda
Aceh.

2.2 SEJARAH INSTITUSI RS. HARAPAN BUNDA

Rumah Sakit Harapan Bunda beranjak dari praktek pribadi. Pendiri Yayasan Harapan
Bunda, dr. Zainal Bakri TA yang waktu itu di tahun 1991 adalah Pegawai Negeri Sipil
mendirikan Rumah Bersalin di tahun 1991-1993, pada awalnya dari Rumah Bersalin kecil
yang sekarang akhinya menjadi cikal bakal Rumah Sakit Harapan Bunda dengan komplek
yang terlihat sekarang.
Rumah Sakit Harapan Bunda hari kelahirannya dianggap tanggal 25 Desember 1991
yang dikaitkan dengan kelahiran bayi pertama di Rumah Bersalin, dimana waktu itu
persalinan ditolong oleh pendiri Rumah Sakit Harapan Bunda.
Rumah Sakit Harapan Bunda merupakan Rumah Bersalin yang bernaung di bawah Yayasan
Harapan Bunda Utama dengan kapasitas 4 tempat tidur, 1 kamar bersalin, 1 kamar bayi dan
1 ruang kamar praktek 1 Poliklinik.
Tahun 1993 Rumah Bersalin Harapan Bunda ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Ibu
dan Anak Harapan Bunda dengan kapasitas 15 tempat tidur, 2 kamar bersalin, 1 kamar bayi
dan 1 ruang kamar praktek. Tahun 2005 Rumah Sakit Ibu dan Anak ditingkatkan menjadi
Rumah Sakit Harapan Bunda dengan 4 Blok berlantai 4 dengan kapasitas 60 tempat tidur dan
ruang poliklinik/praktek
HARAPAN BUNDA lantai 1.
 Pada tahun 2007 dibuka fasilitas NICU dibawah pengawasan dokter Spesialis Anak
dan fasilitas ICU dengan kapasitas 3 kamar tidur dengan tuntutan masyarakat jumlah
kapasitas tersebut menjadi 7 tempat tidur adalah rumusan perusahaan yang berkembang sehat
laba untuk expansi bukan sekedar untuk dikosumsi demi berperan serta aktif dalam
pembangunan Provinsi Aceh.
Rumah Sakit Harapan Bunda melihat realita dimana rumah sakit adalah industri jasa
yang serba kompleks. Visi dan Misi pada umumnya harus tergambar dan menjadi pondasi
yang realistis harus mampu memikul beban yang berat menghadapi tantangan massa yang
berkelanjutan dimana harus mempunyai modal kuat,asset, sistem tata kelola, sumber daya
manusia dengan memperhitungkan kondisi sosio ekonomi masyarakat yang dilayaninya dan
landasan undang-undang kesehatan yang berlaku perlu diperhitungkan.
 BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, TUJUAN DAN RS. HARAPAN BUNDA
3.1 VISI
Visi Rumah Sakit adalah adalah "Memberikan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat dengan pelayanan yang cepat, akurat dan mampu bersaing secara sehat dan
terbuka".

3.2 MISI

Misi Rumah Sakit Harapan Bunda adalah meningkatkan derajat kesehatan yang
optimal, melalui:

a) Menjadikan rumah sakit swasta yang terbaik dengan standar pelayanan mengikuti
kemajuan ilmu dan teknologi.

b) Menciptakan nuansa kekeluargaan berorientasi dengan kesepadanan dan sosio

ekonomi masyarakat yang dilayaninya.

c) Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana secara

menyeluruh untuk kepuasan pelanggan.

d) Mencapai kesejahteraan bersama.

3.3 FALSAFAH

Falsafah organisasi adalah " Nyaman dan bernuansa kekeluargaan dalam

pelayanan, kesehatan anda proiritas utama kami ".

3.4 TUJUAN

Tujuan Rumah Sakit Harapan Bunda adalah:

a) Tercapainya pelayanan kesehatan yang prima.
b) Terjalinnya hubungan yang baik antar lingkungan
c) Meningkatnya kemampuan, etika dan profesionalisme SDM Rumah Sakit.
d) Tercapainya kesejahteraan pegawai.

3.5 KEYAKINAN DASAR, BUDAYA KERJA, LOGO DAN MOTTO

(1) Keyakinan Dasar Rumah Sakit Harapan Bunda adalah :

 a) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu

b) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan profesionalisme

c) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan keterampilan dalam

berkarya

d) Bekerja secara tim berlandaskan kebersamaan dan saling menghargai antar profesi.

e) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit

f) Keselarasan dalam melaksanakan tugas

(2) Budaya Organisasi RS Harapan Bunda adalah:

a) Belajar dan berkembang

b) Profesionalisme

c) Bekerja seimbang

d) Kebersamaan

e) Saling menghargai

f) Melayani dengan baik dan tulus

g) Motivasi dan komitmen

(3) Logo Rumah Sakit Harapan Bunda adalah sebagai berikut:

(4) Makna logo sebagaimana dimaksud pada ayat (3) adalah:

a). Lingkaran :

Melambangkan tiga pilar yaitu:

 1) Kebersamaan

2) Kerjasama

3) Hubungan dan kesatuan

b). Warna:

1) Hijau melambangkan keteduhan

2) Merah melambangkan keberanian dan kebulatan tekad

(5) Motto Rumah Sakit Harapan Bunda adalah: SMART: Sigap, Menarik, Antusias,
Ramah, Tertib
 BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI RS. HARAPAN BUNDA

4.1 BAGAN ORGANISASI

4.2 KETERANGAN/PENGERTIAN

Organisasi rumah sakit merupakan sebuah struktur yang dibangun oleh suatu elemen
perusahaaan atau dari rumah sakit itu sendiri yang memiliki tingkatan-tingkatan dan juga
memiliki tugas masing-masing dan mereka saling membutuhkan satu sama lain.

Berikut adalah tugas dan fungsinya :

A. Dewan pengawas
Merupakan dewan yang mewakili pemilik, yang terdiri dari ketua dan anggota, yang
bertugas melakukan pengawasan terhadap pengelolaan rumah sakit yang dilakukan oleh
direksi dan memberi nasehat kepada direksi dalam menjalankan kegiatan pengelolaan
rumah sakit.
Tugas Pokok :
1. melakukan pengawasan terhadap rumah sakit
2. Memberikan pendapat dan saran kepada direktur mengenai rencana bisnis dan anggaran
yang diusulkan oleh direksi rumah sakit.
3. Mengikuti perkembangan kegiatan RS dan memberikan pendapat dan saran setiap
masalah yang dianggap penting bagi pengurusan rumah sakit.
4. Memberikan laporan kepada direktur apabila terjadi gejala menurunnya kinerja RS.
5. Memberikan nasehat kepada pejabat pengelola managemen RS dalam pengurusan
admenistratif.
B. Direktur
Merupakan pimpinan tertinggi dari struktur organisasi.
Tugas Pokok :
Memimpin dalam pengelolaan rumah sakit dan peyelenggaran pelayanan kesehatan
kepada masyarakat.
Fungsi :
a. Koordinasi pelaksanaan tugas dan fungsi unsur organisasi;
b. Perumusan atau penetapan kebijakan penyelenggaraan Rumah Sakit sesuai dengan
kewenangannya;
c. Penyelenggaraan tugas dan fungsi Rumah Sakit;
d. Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian pelaksanaan tugas dan fungsi unsur
organisasi;
e. Penyusunan rencana strategik rumah sakit;
 f. Evaluasi, pencatatan, dan pelaporan.
C. Panitia
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi dibentuk untuk
bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam rangka peningkatan dan pengembangan
pelayanan rumah sakit
1. Panitia Mutu dan Keselamatan Pasien.
2. Panitia PPI.
3. Panitia K3RS.
4. Panitia INSTALASI REKAM MEDIS & SIM RS dan Therapi.
5. Panitia Etik dan Hukum
6. Panitia Promosi Kesehatan RS

D. Komite Medis

Merupakan organisasi non struktural yang dibentuk di rumah sakit oleh Direktur
untuk tujuan menerapkan tata kelola klinis (clinical governance) agar staf medis dirumah
sakit terjaga profesionalismenya melalui mekanisme kredensial, penjagaan mutu profesi
medis, dan pemeliharaan etika dan disiplin profesi medis.

E. Komite Keperawatan

Merupakan seorang staf perawat funsional yang diberi hak, tugas, tanggung jawab dan
kewenangan untuk mengelola asuhan keperawatan.

F. SPI ( Satuan Pemeriksaan Intern )

Merupakan organisasi nonstruktural yang bertugas melaksanakan pemerikasaan intern di
Rumah sakit.
Tugas Pokok :
Merupakan unsur organisasi yang bertugas melaksanakan pemeriksaan dan penilaian
audit kinerja internal terhadap pelaksanaan kegiatan semua unsur dirumah sakit agar
dapat berjalan sesuai dengan rencana dan ketentuan yang berlaku.
G. Wakil Direktur
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugasdan
tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing masing, yaitu
1) Wakil Direktur pelayanan
 Tugas Pokok :
Merencanakan operasionalisasi, memberi tugas, mengatur, mengevaluasi dan
melaporkan penyelenggaraan tugas bidang pelayanan, yang terdiri dari :
a. Bid.Pelayanan Medik
Tugas Pokok :
Menyiapkan perumusan dan fasilitas medis di RS, yang terdiri dari :
a. Penyusunan program dan kegiatan seksi pelayanan medik
b. Pelaksanaan program dan kegiatan seksi pelayanan medik
c. Pembinaan, pengendalian, pengawasan program dan kegiatan seksi pelayanan
medik.
b. Bid.Pelayanan Keperawatan
Tugas pokok :
Menyiapkan perumusan dan fasilitas pelayanan keperawatan di RS.
Dalam meyelenggarakan tugasnya kepala seksi pelayanan keperawatan mempunyai
tugas :
a. Penyusunan program dan kegiatan
b. Pelaksanaan program dan kegiatan
c. Pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, pengawasan program dan kegiatan
seksi pelayanan keperawatan.
2) Wakil Direktur Administrasi dan Umum

Wakil Direktorat Administrasi dan Umum mempunyai tugas melaksanakan

perencanaan dan informasi, pengelolaan keuangan, pengelolaan administrasi dan umum,
rumah tangga, Ketenagakerjaan/sumber daya manusia, serta pendidikan dan penelitian/
Diklat.

a. Bid. Keuangan
Mempunyai tugas melakukan pengelolaan keuangan rumah sakit yang meliputi
penyusunan dan evaluasi anggaran, pembendaharaan dan mobilisasi dana serta
akuntansi dan verifikasi.
b. Bid. Umum dan Rumah Tangga
Mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha, surat menyurat , kearsipan
dan rumah tangga Badan Rumah Sakit, mengelola urusan perlengkapan dan
inventarisasi, mengendalikan pelaksanaan rencana kebutuhan perlengkapan dan
 perbekalan kantor, listrik, air, alat komunikasi, teknologi informasi, dan mengelola
bangunan, asrama, kegiatan umum, pengoperasian kendaraan, humas, pemasaran
dan informasi serta rekam medis.
c. Bid. Kepegawaian dan Diklat
Mempunyai tugas melaksanakan langkah-langkah kegiatan administrasi
kepegawaian, analisa kepegawaian Badan Rumah Sakit, melakukan pembinaan
disiplin terhadap pegawai, mengupayakan kesejahteraan pegawai, melakukan analisa
jabatan terhadap pegawai, menempatkan pegawai sesuai kebutuhan dan
pemberdayaan sumber daya manusia.

3) Wakil Direktur Penujang Medik

Wakil Direktorat Penunjang mempunyai tugas merumuskan kebijakan, menyusun

perencanaan kegiatan, sistem dan prosedur, pengkoordinasian, pelaksanaan, pengawasan, dan
evaluasi pelayanan penunjang diagnostik dan logistik serta sarana dan prasarana

a. Bid. Logistik dan Pengadaan

Tugas pokok :

Instalasi

Mempunyai tugas dalam mempersiapkan, memperbaiki, dan memelihara sarana dan

prasarana instalasi Rumah Sakit.
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI INSTALASI REKAM MEDIS & SIM RS

 BAB VI
URAIAN JABATAN

6.1 KEPALA INSTALASI

Uraian Tugas
1) Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis
2) Menyusun tata cara kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis
3) Menyiapkan data usulan program di lingkungan Instalasi Rekam Medis
4) Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Rekam Medis
5) Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non kesehatan di lingkungan
Instalasi Rekam Medis
6) Membuat data usulan kebutuhan pendidikan dan pelatihan di lingkungan Instalasi
Rekam Medis
7) Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan Instalasi Rekam
Medis
8) Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non kesehatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
9) Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan pengolahan
data serta penyajian informasi RSP.Dr.M.Goenawan Partowidigdo
10) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan di lingkungan
Instalasi Rekam Medis
11) Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis dengan cara
menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja ke dalam DP3 untuk
pengembangan pegawai
12) Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis
13) Melaksanakan rapat berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Fungsi dan Tanggung Jawab
1) Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis
2) Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO, Juknis yanng
ditetapkan :
Pendaftaran Pasien, baik rawat jalan, IGD dan rawat inap
Pelayanan Berkas rekam medis
meliputi penyediaan, pendistribusian, penyimpanan dan peminjaman berkas
rekam medis
Pengolahan data rekam medis
 Meliputi Assembling, Coding dan Pelaporan pelayanan rumah sakit
3) Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi
4) Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen

Wewenang
1) Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis
2) Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis
3) Meminta arahan dari atasan
4) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait
5) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan

Hasil Kerja
1) SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis
2) Uraian tugas bawahan
3) Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur
4) Petunjuk kerja bawahan
5) Supervisi pelaksanaan tugas bawahan
6) Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak
7) Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis
8) Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis
9) Laporan dan informasi kinerja RS. Harapan Bunda

Bahan Kerja
1) Kebijakan, pedoman, Juknis Kemenkes RI
2) Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh
3) Informasi langsung/tidak langsung tentang kegiatan bawahan
4) Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap
5) Surat tugas dari manajemen
6) Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis
7) Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan

Perangkat Kerja :
1) Komputer & ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan
 N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Koordinator Pelayanan Instalasi Rekam Penugasan
Rekam Medis Medis Pengkoordinasian kegiatan
3 Koordinator Pengolahan Instalasi Rekam Penugasan
Data Rekam Medis Medis Pengkoordinasian kegiatan
4 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Rawat Jalan Keperawatan pelayanan registrasi pasien.
5 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Rawat Inap Keperawatan pelayanan registrasi rawat
inap
6 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Gawat Darurat Keperawatan pelayanan registrasi pasien
IGD
7 Sub.Bag Perlengkapan Bagian Umum Pengadaan ATK dan
dan Rumah Tangga sarana pendukung lainnya
8 Kepala Unit lain yang Bagian lain yang Koordinasi tugas
terkait terkait

Syarat Jabatan

NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

PENDIDIKAN
1 Minimal DIII Pelatihan manajemen rekam - Pengalaman di Rekam
Rekam medis Medis min 5 tahun.
Medis. Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Kondisi Fisik
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun

6.2 KOORDINATOR PELAYANAN REKAM MEDIS & SIM RS

Uraian Tugas
1) Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran Rawat Jalan,
Pendaftaran IGD dan Pendaftaran Rawat Inap dan Pelayanan Berkas Rekam Medis
2) Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi: pendaftaran
rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas RM
3) Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas pelayanan
rekam medis yang meliputi: petugas pendaftaran rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat
inap dan pelayanan berkas RM
4) Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam medis
berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
5) Membuat Jadwal Jaga RM IGD dengan persetujuan Kepala Instalasi Rekam Medis
6) Melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis
7) Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam hal pelayanan
rekam medis
8) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
9) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas rumah sakit

Tanggung Jawab
1) Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien
2) Ketepatan dan kebenaran berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa
3) Kelancaran pelayanan penerimaan pasien
4) Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit
5) Kebenaran laporan kegiatan Pendaftaran pasien.

Wewenang
Dalam melaksanakan tugasnya, kepala instalasi mempunyai wewenang sebagai berikut :
1) Memotivasi petugas Pendaftaran Pasien
2) Mengatur rencana kegiatan Pendaftaran Pasien
3) Meminta arahan dari atasan
4) Meminta masukan dari petugas Pendaftaran Pasien dan unit kerja yang terkait
5) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan

Hasil Kerja
1) Koordinator Pelayanan Rekam Medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO
2) Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan
3) Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga
dan kasus penyakitnya
4) Data pasien terdata pada SIM RS
5) Berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien
diperiksa
6) Uraian tugas, petunjuk tugas
7) Laporan kunjungan pasien
8) Hasil kerja lainnya sesuai tugas yang diberikan kepala instalasi

Bahan Kerja
1) Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien
2) Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang
3) Daftar tarif yang berlaku
4) Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan
5) Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas pendaftaran

Perangkat Kerja :
1) Komputer dan ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan

NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Koordinator Pengolahan Instalasi Rekam Pengkoordinasian
Data Rekam Medis Medis kegiatan
3 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Rawat Jalan Keperawatan pelayanan registrasi
pasien.
4 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Rawat Inap Keperawatan pelayanan registrasi rawat
inap
5 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Gawat Darurat Keperawatan pelayanan registrasi
pasien IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Syarat Jabatan

NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis -Pengalaman di rekam medis
Medis min 2 tahun.
 Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 21 tahun

6.3 KOORDINATOR PENGOLAHAN DATA REKAM MEDIS

Uraian Tugas
1) Mengkoordinir kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi kegiatan
Assembling, Coding, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian RM Rawat Inap,
Pelaporan dan Korespondensi medis
2) Menyampaikan data kinerja kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi :
Assembling, Coding, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian RM Rawat Inap,
Pelaporan dan Korespondensi Medis
3) Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas pengolahan
data rekam medis yang meliputi : petugas Assembling, Coding, Sensus Harian,
Evaluasi Pengembalian RM Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi Medis
4) Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam medis
berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
5) Melaksanakan kegiatan pengolahan data rekam medis
6) Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam pengolahan
data rekam medis
7) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
8) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas rumah sakit

Tanggung Jawab
1) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis
2) Ketepatan dan kebenaran assembling, koding, indeksing dan pelaporan rekam
medis
3) Kelancaran pengolahan data rekam medis
4) Kebenaran ketepatan waktu laporan pelayanan rumah sakit

Wewenang
1) Memotivasi petugas rekam medis
2) Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis
3) Meminta arahan dari atasan
4) Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait
5) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Hasil Kerja
1) Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO
2) Penyediaan laporan pelayanan RSHB
3) Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO
4) Tersedianya data pasien untuk kebutuhan asuransi sesuai dengan SPO
5) Hasil evaluasi kelengkapan rekam medis pasca rawat
6) Uraian tugas

Bahan Kerja
1) Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis
2) Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3) Buku sistem pelaporan rumah sakit
4) ICD-10 dan ICD 9-CM

Perangkat Kerja
1) Komputer dan ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Koordinator Pelayanan Instalasi Rekam Penugasan
Rekam Medis Medis Pengkoordinasian
kegiatan
3 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Rawat Jalan Keperawatan pelayanan rawat jalan
4 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Rawat Inap Keperawatan pelayanan rawat inap

5 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang data

Gawat Darurat Keperawatan pelayanan IGD

6 Instalasi Penunjang Bagian yang terkait Koordinasi tentang data

 Medis pelayanan di unit
penunjang

Syarat Jabatan
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam Medis - Pelatihan Pelaporan -Pengalaman di rekam
Rekam Medis medis min 2 tahun.

Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 21 tahun

6.4 PENANGGUNG JAWAB PENDAFTARAN RAWAT JALAN

Uraian Tugas
1) Memastikan kegiatan pendaftaran berjalan sesuai SOP dan jadwal
2) Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan baik tunai maupun jaminan
3) Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
4) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Tanggung Jawab
1) Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry
2) Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan
3) Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan
4) Bertanggung jawab atas perangkat kerja

Wewenang
1) Menjelaskan kepada pasien tentang pelayanan rawat jalan
2) Memberikan masukan kepada atasan langsung

Hasil Kerja :
1) Pasien terdaftar di poliklinik sesuai dengan tujuan pasien berobat/keluhan pasien
2) Data pasien terdata pada SIMRS
3) Pasien mendapatkan layanan informasi tentang keberadaan dokter di poliklinik
 Bahan Kerja
1) Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
2) Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Bunda
3) Formulir isian pasien
4) Daftar tarif yang berlaku
5) Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan

Perangkat Kerja
1) Komputer dan ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan

NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Pelaksana Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
Rawat Jalan Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Syarat Jabatan

NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Customer - Pengalaman di rekam
Medis/SLTA Plus Service. medis min 2 tahun.

Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 20 tahun

6.5 PENANGGUNG JAWAB PENDAFTARAN IGD DAN RAWAT INAP

Uraian Jabatan
1) Memastikan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap berjalan sesuai SOP dan
jadwal
2) Melaksanakan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
3) Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
4) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Tanggung Jawab
1) Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry
2) Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan kepada pasien/keluarga pasien
3) Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap
4) Bertanggung jawab atas perangkat kerja

Wewenang
1) Memberikan informasi keadaan ruangan perawatan rawat inap
2) Memasukkan pasien ke ruang perawatan
3) Memberikan masukan kepada atasan langsung

Hasil Kerja
1) Pasien terdaftar di IGD dan ruangan pelayanan rawat inap
2) Data pasien terdata di SIMRS
3) Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap

Bahan Kerja :
1) Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2) Jadwal praktek dokter Rumah Sakit Harapan Bunda
3) Daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Bunda
4) Formulir isian pasien
5) Daftar tarif yang berlaku
6) Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan

Perangkat Kerja :
1) Komputer dan ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Koordinator Pengolahan Instalasi Rekam Penugasan
Data Rekam Medis Medis Pengkoordinasian kegiatan
 3 PJ Pelayanan Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
Rawat Jalan Medis Pengkoordinasian kegiatan

Syarat Jabatan

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan - Pengalaman di rekam

SLTA Plus Customer Service. medis min 2 tahun.

Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 20 tahun

6.6 PENANGGUNG JAWAB PELAYANAN BERKAS REKAM MEDIS

Uraian Tugas
1) Memastikan kegiatan pelayanan berkas rekam medis sesuai SOP dan jadwal
2) Melaksanakan kegiatan Pelayanan berkas rekam medis
3) Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
4) Bertanggung jawab terhadap perhitungan waktu tunggu arsip rekam medis
5) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Tanggung Jawab
1) Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2) Kebenaran distribusi /ketersediaan berkas rekam medis di poliklinik
3) Pengisian waktu tunggu penyediaan rekam medis

Wewenang
1) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan\
2) Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

Hasil Kerja
1) Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi
2) Pendistribusian berkas rekam medis
3) Evaluasi berkas rekam medis yang masuk dan keluar
 Bahan Kerja :

1) Berkas rekam medis rawat jalan

2) Berkas rekam medis rawat inap
3) Buku Penerimaan Berkas rekam medis

Perangkat kerja :
1) Komputer dan ATK
2) Telepon.

Korelasi Jabatan

NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Koordinator Pengolahan Instalasi Rekam Penugasan
data rekam medis Medis Pengkoordinasian
kegiatan
3 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
pelayanan rekam medis Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Sayarat Jabatan
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan Rekam Pengalaman di rekam

Plus Medis medis min 2 tahun.

Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 20 tahun

6.7 PELAKSANA PENDAFTARAN RAWAT JALAN

Uraian Tugas :
a. Pasien Umum
1) Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien umum dan
karyawan RS Harapan Bunda
2) Memasukkan data pasien ke SIMRS
 3) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b. Pasien Jaminan
1) Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien Askes /
Jamkesmas / Jamkesda/ jaminan lainnya
2) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
3) Memasukkan data pasien ke SIMRS
4) Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
5) Mengecek pengembalian SJP dan kelengkapannya dari poliklinik
6) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Tanggung jawab :
1) Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry
2) Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan
3) Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan
4) Bertanggung jawab atas perangkat kerja

Wewenang :
1) Menjelaskan kepada paien tentang pelayanan rawat jalan
2) Memberikan masukan kepada atasan langsung

Hasil Kerja :
1) Pasien terdaftar diruang rawat jalan sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga
dan kasus penyakitnya
2) Data base pasien pada sistem komputerisasi
3) Pasien mendapatkan layanan informasi

Bahan Kerja :
1) Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
2) Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh
3) Formulir isian pasien
4) Daftar tarif yang berlaku
5) Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan

Perangkat Kerja :
1) Komputer dan ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan
 NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Pendaftaran Rawat Jalan Medis Pengkoordinasian kegiatan
3 Pelaksana Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
IGD dan Rawat Inap Medis Pengkoordinasian kegiatan

Syarat Jabatan

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan

Plus Customer Service.

Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 20 tahun

6.8 PELAKSANA PENDAFTARAN IGD DAN RAWAT INAP

Uraian Tugas :
a) Pendaftaran IGD
1) Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam
2) Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD
3) Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan dirawat
4) Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan
5) Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan pembayaran
pasien ketika dinas sore dan malam
6) Membuat RM 01 ketika dinas sore dan malam
7) Memasukkan data pasien ke SIMRS
8) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
9) Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
10) Mencari dan menyediakan berkas rekam medis serta menyerahkan ke petugas
IGD
11) Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat ketika dinas sore dan
malam
 12) Memulangkan berkas pasien di SIMRS
13) Mengembalikan berkas RM ke ruang arsip RM
14) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b) Pendaftaran Rawat Inap

1) Melayani pendaftaran pasien rawat inap
2) Mencarikan ruang perawatan bagi pasien yang akan dirawat dan pindah
ruangan
3) Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan pembayaran
pasien
4) Membuat RM 01
5) Memasukkan data pasien ke SIMRS
6) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
7) Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
8) Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat dan menyerahkan ke
petugas poliklinik/IGD
9) Menghadiri rapat rutin di Instalasi Rekam Medis

Tanggung jawab :
1) Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry
2) Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan
3) Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap
4) Bertanggung jawab atas perangkat kerja
5) Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat inap

Wewenang :
1) Memberikan informasi kedaan ruangan perawatan rawat inap
2) Memesan ruangan perawatan
3) Memberikan masukan kepada atasan langsung

Hasil Kerja :
1) Pasien terdaftar di ruangan-ruangan pelayanan rawat inap
2) Data pasien terdata pada SIMRS
3) Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap

Bahan Kerja :
1) Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien
2) Jadwal praktek dokter Rumah Sakit Harapan Bunda
 3) Daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Bunda
4) Formulir isian pasien
5) Daftar tarif yang berlaku
6) Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan

Perangkat Kerja :
1) Perangkat SIRS ( komputer )
2) ATK

Korelasi Jabatan
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 PJ Pelayanan Instalasi Rekam Penugasan
Pendaftaran Rawat Medis Pengkoordinasian
Jalan kegiatan
3 PJ Pelayanan Instalasi Rekam Penugasan
Pendaftaran IGD dan Medis Pengkoordinasian
Rawat Inap kegiatan

Syarat Jabatan
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Customer

SLTA Plus Service.

Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 20 tahun

6.9 PELAKSANA PELAYANAN BERKAS REKAM MEDIS

Uraian Tugas :
a) Pencarian berkas rekam medis
1. Mencari berkas RM untuk kunjungan ulang/kontrol ke RSPG di ruang arsip
maupun di ruang lain berdasarkan tracer yang tercetak di SIMRS
 2. Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika berkas pasien
tidak ditemukan di ruang arsip
3. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang lain yang
terkait, petugas membuat rekam medis sementara tanpa memberi nomor rekam
medis baru dan berkas lama tetap harus dicari. Setelah berkas lama ditemukan,
disatukan dengan berkas rekam medis sementara.
4. Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari dan melampirkan tracer
ke berkas rekam medis pasien
5. Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh dokter atau
bagian lain di RSPG
6. Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku peminjaman
7. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b) Distribusi Rekam Medis

1. Mendistribusikan berkas RM ke poliklinik dan unit lain yang terkait
2. Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas RM sebelum distribusi berkas
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

c) Penyimpanan Rekam Medis

1. Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari pengolahan data
RM.
2. Memeriksa kelengkapan berkas RM dari poliklinik
3. Memulangkan melalui SIMRS berkas RM dari poliklinik
4. Menyusun berkas RM berdasarkan nomor RM
5. Menyimpan berkas RM di Roll OPack/rak penyimpanan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Tanggung jawab :
1) Bertanggung jawab atas kebenaran distribusi RM
2) Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas
3) Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
4) Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
5) Bertanggung jawab atas perangkat kerja

Wewenang :
1) Mengeluarkan berkas RM dari ruang arsip
2) Memberikan masukan kepada atasan langsun

Hasil Kerja :
 1) Berkas RM tersedia di setiap poliklinik
2) Berkas rekam medis tersedia bagia setiap pasien yang berobat di RSHB
3) Peminjaman rekam medis terlayani dan tertulis

Bahan Kerja :
1) Tracer
2) Buku Pengembalian RM
3) Hasil pengecekan kelengkapan berkas RM
4) SIMRS

Perangkat Kerja :
1) Komputer dan ATK
2) Telepon

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Pendaftaran Rawat Medis Pengkoordinasian
Jalan kegiatan
3 Pelaksana Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
IGD dan Rawat Inap Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Syarat Jabatan

NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

PENDIDIKAN
1 DIII Rekam
Medis/SLTA

Kondisi Fisik

1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 18 tahun

6.10 PELAKSANA PENGOLAHAN DATA REKAM MEDIS

Uraian Tugas :
a) Evaluasi Kelengkapan Rekam Medis
1. Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera dikembalikan ke
Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku pengembalian
2. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku
pengembalian (sesuai atau tidak)
3. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan
rontgennya
4. Petugas memeriksa kebenaran nomor RM di berkas RM, sampul dan rontgen
pasien
5. Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir Assembling
6. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke ruangan
perawatan untuk dilengkapi
7. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b) Sensus Harian
1. Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS
2. Melaksanakan sensus pasien rawat inap di setiap ruang rawat inap setiap hari
3. Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan
4. Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus, petugas
konfirmasi ke ruangan rawat inap
5. Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

c) Coding
1. Memberikan kode penyakit pada RM pasien rawat inap setelah pasien pulang
serta berkas jaminan pasien sesuai dengan ICD-10
2. Memberikan kode tindakan sesuai dengan ICD-9CM
3. Berkas RM yang sudah dicoding siap untuk diinput di komputer
4. Menyerahkan berkas jaminan yang telah dicoding ke Instalasi Administrasi
Pasien
5. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

d) Pelaporan Rekam Medis

Internal :
1. Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal 01 di awal
bulan berikutnya
2. Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait)
 3. Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan, IGD,
rawat inap, diagnosa, rujukan, kematian) melalui program excel
4. Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan dinput di
komputer
5. Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan

Eksternal :
1. Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS
2. Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

e) Korespondensi Rekam Medis

1. Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis kepada pihak yang
membutuhkan
2. Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari pasien
langsung
3. Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan pihak
peminta serta Kartu Keluarga untuk permintaan dari anak/orang tua pasien
4. Menyediakan berkas RM pasien yang memerlukan informasi medis
5. Meminta dokter mengisi formulir informasi medis
6. Menyerahkan informasi medis kepada pihak yang memerlukan
7. Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui buku serah
terima
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Tanggung jawab :
1) Bertanggung jawab atas ketepatan evaluasi pengembalian RM
2) Bertanggung jawab atas ketepatan coding
3) Bertanggung jawab atas kebenaran laporan RM
4) Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
5) Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
6) Bertanggung jawab atas perangkat kerja

Wewenang :
1) Memberikan laporan kepada pihak yang membutuhkan
2) Memberi kode penyakit dan tindakan
3) Memberikan permintaan data medis kepada pihak yang membutuhkan
4) Memberikan masukan kepada atasan langsung
Hasil Kerja :
1) Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian RM
2) Tersedia laporan tepat waktu
3) Hasil Coding tepat waktu
4) Data sensus harian tepat waktu
5) Terpenuhinya permintaan data medis pasien

Bahan Kerja :
1) Laporan unit pelayanan
2) Sensus Harian
3) SIMRS
4) Buku Pengembalian RM

Perangkat Kerja :
1) ICD-10
2) ICD-9CM
3) Komputer
4) ATK
5) Telepon

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Pendaftaran Rawat Medis Pengkoordinasian
Jalan kegiatan
3 Pelaksana Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
IGD dan Rawat Inap Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Syarat Jabatan
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam 1. Coding (petugas coding)
Medis/SLTA 2. SIRS (petugas pelaporan)

Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2) Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3) Umur minimal : 18 tahun
 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau
surat dinas.

Hubungan Intern :
Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IGD, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern:
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Kemenkes,
Dinkes baik provinsi maupun daerah.

INSTALASI/BAGIAN HUBUNGAN KERJA

Berkoordinasi berkaitan dengan tindakan pembedahan yang

akan dilakukan
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS setiap pagi
melakukan konfirmasi ke setiap ruang tentang jadwal
operasi pada hari ini
Petugas ruangan melakukan konfirmasi tarif operasi kepada
petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS
Instalasi Rawat Inap Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS memeriksa
kelengkapan status rekam medis pasien berupa inform
consent, persetujuaan tarif operasi dan hasil pemeriksaan
laboratorium, foto rontgen, EKG dan lain-lainnya.
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS menghubungi
perawat ruangan untukmengirim pasien yang akan dilakukan
operasi.
 Berkoordinasi berkaitan dengan tindakan pembedahan yang
akan dilakukan
Petugas Instalasi Rawat Jalan memberitahu kepada petugas
Instalasi
Rekam Medis & SIM RS rencana operasi yang akan
dilakukan jika pasien berasal dari Instalasi Rawat Jalan
Petugas Instalasi Rawat Jalan kofirmasi tarif operasi kepada
petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS konfirmasi
pasien yang akan operasi pada hari ini
Instalasi Rawat Jalan Petugas Instalasi Rawat Jalan menghubungi Instalasi Rekam
Medis & SIM RS bila pasien sudah siap
Petugas Instalasi Rawat Jalan mengantar pasien ke Instalasi
Rekam Medis & SIM RS
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS memeriksa
kelengkapan status rekam medis pasien berupa inform
consent, persetujuaan tarif operasi dan hasil pemeriksaan
laboratorium, foto rontage, EKG dan lain-lainnya.
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS menerima pasien
dan menyiapkan kelengkapan status rekam medis yang
diperlukan untuk kemudian dilakukan operasi

Berkoordinasi berkaitan dengan tindakan pembedahan yang

akan dilakukan
Petugas Instalasi Gawat Darurat menghubungi Instalasi
Rekam Medis & SIM RS untuk menanyakan tarif operasi

Instalasi Gawat Darurat Petugas Instalasi Gawat Darurat menghubungi Instalasi

Rekam Medis & SIM RS bila pasien telah siap untuk di
antar Instalasi Rekam Medis & SIM RS
Petugas Instalasi Gawat Darurat menghubungi perawat
Instalasi Rekam Medis & SIM RS yang berjaga melalui
operator jika ada rencana operasi sito
 Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS menghubungi
petugas Instalasi Gawat
Darurat jika Instalasi Rekam Medis & SIM RS siap
digunakan
Petugas Instalasi Gawat Darurat mengantar pasien ke
Instalasi Rekam Medis & SIM RS
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS memeriksa
kelengkapan status rekam medis pasien berupa inform
consent, persetujuaan tarif operasi dan hasil pemeriksaan
laboratorium, foto rontgen, EKG dan lain-lainnya
Berkoordinasi berkaitan dengan pemakaian alat kesehatan
dan obat yang dipakai saat operasi
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS melakukan
inventaris harian terhadap alat dan obat yang dipakai
Petugas farmasi melakukan inventaris di Rekam Medis &
SIM RS setiap akhir bulan
Distribusi dan penyerahan obat pembekalan dan alat
kesehatan mingguan atau bulanan
Pembelajaan rutin obat dan bahan habis pakai setiap hari,
bisa melayani dalam kondisi emergency
Menulis nama obat dan bahan habis pakai dalam buku
Instalasi Farmasi permintaan dan ditanda tangani oleh Kepala Keperawatan
Instalasi Rekam Medis & SIM RS
Mengantar buku permintaan alat kesehatan dan obat habis
pakai ke instalasi farmasi
Petugas intalasi farmasi menyiapkan alat kesehatan dan obat
sesuai dengan permintaan serta menandatangani buku
permintaan sebagai bukti serah terima
Petugas intalsi Instalasi Rekam Medis & SIM RS mencatat
alat kesehatan dan obat pada kartu inventaris
Petugas farmasi mengantar obat yang diminta Instalasi
Rekam Medis & SIM RS
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS mengambil alat
 kesehatan yang dipesan
Hubungan Kerja dengan Kasir
Berkoordinasi berkaitan harga operasi, harga alkes
Petugas kasir melakukan konfirmasi kepada petugas
Instalasi Kamar
Operasi tentang penggunaan obat
Petugas kasir melakukan konfirmasi kepada petugas
Instalasi Rekam Medis & SIM RS tentang tarif operasi,
kelompok ( Sosial, Jamkesmas atau Tanggungan).

Berkoordinasi berkaitan dengan tindakan pembedahan yang

akan dilakukan dan perawatan setelah dilakukan operasi
Perawat Instalasi Rekam Medis & SIM RS memesan
tempat bila pasien memerlukan ruang ICU
Perawat Instalasi Rekam Medis & SIM RS memberi tahu
perawat ICU untuk mengantarkan tempat tidur pasien dan
Instalasi Rawat Intensive
perangkat yang digunakan
(ICU)
Perawat Instalasi Rekam Medis & SIM RS menghubungi
perawat ICU untuk mejemput pasien dan melakukan serah
terima status pasien
Perawat ICU mengecek kelengkapan status pasien meliputi
instruksi dokter, laporan operasi, laporan anestesi dan
specimen jika ada.

Berkoordinasi berkaitan dengan permintaan foto rontage

Instalasi Radiologi Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS

menelepon/menghubungi petugas radiologi bila diperlukan
foto rontgen
Berkoordinasi berkaitan dengan pengiriman specimen
Berkoordinasi berkaitan dengan pengambilan specimen
Instalasi Laboratorium
Berkoordinasi berkaitan dengan pengambilan
pemeriksaan laborat ( darah, kultur, pus dan lain-lain)
 Melakukan admisi/registrasi pasien sesuai dengan standar

Instalasi Rekam Medik prosedur operasional

& SIM RS RS Menginventarisasi arsip rekam medik pasien

Menyimpan arsip rekam medik pasien

Layanan perbaikan dan pemeliharaan alat, sarana, dan

prasarana
Berkoordinasi berkaitan dengan perbaikan dan pemeliharaan
sarana dan prasarana Rekam Medis & SIM RS , kamar steril
Instalasi Sarana & dan laundry
Prasarana RS (IPSRS) Petugas instalasi Instalasi Rekam Medis & SIM RS menulis
di lembar permintaan perbaikan sesuai dengan kebutuhan
dan ditandatangani oleh kepala keperawatan Instalasi Rekam
Medis & SIM RS , kamar steril dan laundry

Berkoordinasi berkaitan dengan pencucian linen operasi

Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS mengantar linen
kotor ke laundry
Instalasi Loundry Petugas laundry menerima dan dilakukan pengecekan
Petugas Instalasi Rekam Medis & SIM RS mengambil linen
yang sudah bersih
Pelengkap kebutuhan linen dan pemeliharaannya

Kebersihan ruangan
Instalasi CSSD
Sirkuler
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia

yang tepat bagi organisasi.Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM,

yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam

dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber

tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan

sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan

oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.Adapun

pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Rumah

Sakit Harapan Bunda Banda Aceh saat ini adalah sebagai berikut :

Tabel xx Pola ketenagaan Instalasi Rekam Medis & SIM RS RS Harapan Bunda

NAMA JABATAN PENDIDIKAN TENAGA YANG

ADA

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1

(Pelatihan Rekam Medis +
pengalaman minimal 2 tahun)

Koordinator Pelayanan Rekam DIII Rekam Medis (Pengalaman 1

Medis minimal 2 tahun)

Koordinator Pengolahan Data DIII Rekam Medis (Pengalaman 1

Rekam Medis minimal 2 tahun)

Penanggung Jawab Pendaftaran SLTA Plus (Pelatihan Customer 1

Rawat Jalan Service)

Penanggung Jawab Pendaftaran SLTA Plus (Pelatihan Customer 1

Rawat IGD/Rawat Inap Service)
Penanggung jawab Arsip Rekam DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
Medis

Staf Pendaftaran rawat jalan SLTA 1

Staf RM IGD/Rawat Inap DIII Rekam Medis dan SLTA 1

Staf Arsip Rekam Medis SLTA 1

Staf Pengolahan data RM DIII Rekam Medis dan SLTA 1

Jumlah

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang
luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan

jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh sendiri (internal
resources)
Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh sendiri (Internal
resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat
dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar Rumah Sakit Harapan
Bunda Banda Aceh. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau
promosi.

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

Informasi dari mulut ke mulut
Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri
Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga
di Unit Rekam Medis

2. Dari luar Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh (external resources)
Proses penarikan calon dari luar Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh ini
dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut
Iklan media cetak
Lembaga-lembaga pendidikan

3. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Tahapan seleksi terdiri dari :

a. Umum
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh
pihak rumah sakit.

b. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar
diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan
oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan
dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki
perekam medis adalah :
1) Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi:
Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan
Kesehatan
Proses Problem solving
Proses Pengambilan Keputusan
2) Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
Sistem Pelaporan Rekam Medis
3) Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien
Informed consent
Keterangan Medis untuk asuransi
Visum et repertum
Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi
Kode etik profesi
4) Statistik Kesehatan
 Dasar-dasar statistik kesehatan
Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan
5) Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit
6) Sistem informasi kesehatan\
Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporan
Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya
Menjaga keamanan data dan informasi
Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care
Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat
kematian, register handi cap
7) Sumber daya pelayanan kesehatan
Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran
8) Manajemen mutu pelayanan
Penyusunan dan penyajian indikator
Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu
Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan
Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan
Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam
medis
9) Teknologi informasi
Kemampuan jalankan komputer
Internet dan berbagai akses LAN
Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1) Tes Tertulis
 Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis
seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2) Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
Sehat, tidak buta warna
Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi)

3) Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam
medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi
terhadap kepuasan pelanggan.
 BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah usaha membantu para pekerja agar mengenali secara baik
dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan / iklim bisnis suatu
organisasi / perusahaan. Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk
memahami dan bersedia melaksanakan prilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
perusahaan sehari-hari. Harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui dan
memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu melaksanakan tugas-
tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

Kegiatan orientasi yang diselenggarakan di Rekam Medis & SIM RS RS Harapan Bunda,
antara lain adalah sebagai berikut :
PENANGGUNG
TAHAP MATERI METODA
JAWAB
Tahap I Orientasi hari pertama : Pembelajaran Ka.Perawat
(Hari I) 1) Penjelasan status kepegawaian. Tanya Jawab Instalasi Rekam
2) Penjelasan Program orientasi yang Survey Medis & SIM RS
akan diterima pegawai, peraturan Lapangan / perawat IKO
dan tata tertib masa orientasi : yang berkompeten
pegawai menandatangani
pernyataan orientasi pegawai baru.
3) Kepada pegawai dikenalkan
seluruh
unit kerja di RS Harapan Bunda
khusunya Instalasi Rekam Medis
& SIM RS .
4) Prosedur penerimaan pasien
operasi dari instalasi rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat.
5) Jadwal dinas
Tahap II Orientasi hari II s.d. XIV meliputi : Pembelajaran Ka. Perawat
(Hari ke- 1) Prosedur penerimaan pasien ODC Tanya Jawab Instalasi Kamar
2) Prosedur tugas dinas pagi, sore dan
2 s/d 14) Survey Operasi/ perawat
 on call Lapangan IKO yang
3) Prosedur alur masuk pasien Praktek berkompeten
4) Prosedur alur keluar Pasien
5) Prosedur alur masuk alat steril
6) Prosedur keluar alat kotor
7) Prosedur serah terima pasien
8) Prosedur penggunaan suction
Prosedur Pengambilan Linen Kotor
/pembersihan linen/ pengiriman ke
laundry
9) Prosedur Pengambilan Alat steril
10) Prosedur penggunaan auto clave
11) Prosedur pembersihan instrument
12) Prosedur packing instrumen
13) Prosedur penataan instrument di
meja besar dan meja mayo
14) Penggunaan alat untuk bermacam-
macam operasi
Tahap III Kepala Unit kerja membuat laporan Ka. Perawat
(Evaluasi) terkait hasil orientasi pegawai. Hasil Instalasi Rekam
evaluasi harus memberikan Medis & SIM RS
rekomendasi apakah pegawai dapat
bekerja atau tidak, atau perpanjangan
masa orientasi.
 BAB X
PERTEMUAN RAPAT

X.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu :
Jam :
Tempat :
Peserta : Ka. Instalasi dan seluruh staf Rekam Medis & SIM RS
Materi :
1) Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis
2) Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3) Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam
Medis
4) Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi
Rekam Medis
5) Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan
Instalasi Rekam Medis
6) Sosialisasi kebijakan RS

Kelengkapan Rapat :Undangan, daftar hadir, notulen rapat,

laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

X.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi dan staf terkait
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi
/usulan kepada pimpinan
 BAB XI

PELAPORAN

Pelaporan yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis & SIM RS meliputi pelaporan intern dan
ekstern.
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung
dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a) Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
b) Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
c) Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR
d) Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian
Rekam Medis
e) Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
f) Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis
g) Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan

2. Laporan yang bersifat Horisontal

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang
berkaitan di Rumah Sakit Harapan Bunda Banda Aceh antara lain:
a) Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian
Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

1. Laporan Rutin meliputi

a) Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
b) Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
c) Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
d) Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian
Rekam Medis
e) Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap

2. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan Rumah Sakit
Harapan Bunda secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan
kinerja rumah sakit, seperti :
 Laporan Asuransi
Laporan Visum Et Repertum
Resume

Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis dapat dilakukan melalui SIMRS yang meliputi :
1. Laporan pelayanan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan rekam medis yang keluar per hari

Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja pelayanan Rumah Sakit Harapan Bunda
2. Laporan capaian coding

Laporan extern dilaporkan ke Kemenkes dan Dinas Kesehatan berupa Sistem Informasi
Rumah Sakit

Laporan Semester
Laporan semester meliputi rekapan bulanan laporan kinerja pelayanan Rumah Sakit
Harapan Bunda

Laporan Tahunan
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
Rekapan bulanan laporan kinerja mutu pelayanan Rumah Sakit Harapan Bunda.