Perum Jasa Tirta II

PROSEDUR

PENYUSUNAN DSM
PROS. 01

PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASA TIRTA II

Jatiluhur, 2017
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2012 Hal. : 1 dari 19

LEMBAR PENGESAHAN

Disahkan Di
Pada Tanggal .

Perum Jasa Tirta II

Direktur Utama,

DJOKO SAPUTRO
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2012 Hal. : 2 dari 19

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan 1
Daftar Isi 2

1. Tujuan 3
2. Ruang Lingkup 3
3. Definisi 3
4. Alur dan Penjelasan Proses 5
4.1 Alur Prosedur 5
4.2 Penjelasan Alur 7
5. Ringkasan Perubahan Dokumen 11
6. Dokumen Pendukung / Acuan 12
7. LAMPIRAN 12
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 3 dari 19

1. TUJUAN
Prosedur ini ditetapkan sebagai acuan dalam penyusunan Dokumen Sistem Manajemen
Terpadu (DSMT) agar sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008 serta Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di lingkungan Perum Jasa Tirta II untuk pembuatan dokumen perusahaan
atas sistem manajemen terpadu yang digunakan perusahaan sebagai acuan kerja, meliputi
penyusunan yang baru maupun tinjauan perubahan sampai dengan pengesahan DSMT.

3. DEFINISI
3.1. Sistem Manajemen adalah keseluruhan dari berbagai sub sistem yang saling terkait
atau terinteraksi, untuk secara bersama menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan
dan untuk mencapai tujuan perusahaan dimaksud;
3.2. Sistem Manajemen Mutu selanjutnya disebut SMM adalah keseluruhan dari berbagai
sub sistem yang saling terkait atau terinteraksi, untuk secara bersama menetapkan
kebijakan dan tujuan perusahaan dalam mencapai derajat / tingkat yang ingin dicapai
oleh Perusahaan, berdasarkan sumber daya yang ada dengan memenuhi persyaratan
yang ditentukan dan untuk mencapai tujuan perusahaan dimaksud;
3.3. Sistem Manajemen Terpadu adalah perpaduan antara sistem Manajemen Mutu sesuai
persyaratan ISO 9001 : 2008 dan peraturan perundangan Repubilk Indonesia terkait
Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja (SMK3 );
3.4. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja selanjutnya disebut SMK3
adalah kebijakan keselamatan kerja Perusahaan dalam rangka pengendalian resiko
yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien
dan produktif;
3.5. Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya baik yang tertulis
diatas kertas atau sarana lain maupun yang terekam dalam bentuk corak apapun yang
dapat dilihat dibaca atau didengar;
3.6. Dokumen Sistem Manajemen Terpadu selanjutnya disebut DSMT adalah dokumen
perusahaan yang terdiri dari Panduan Sistem Manajemen Terpadu, Prosedur dan
Instruksi Kerja;
3.7. Konseptor adalah karyawan Perum Jasa Tirta II yang ditunjuk dan ditugaskan oleh
Management Representative atau Kepala Unit Kerja untuk membuat konsep berupa ide
yang dituangkan dalam DSMT tertentu yang dibutuhkan sebagai acuan kerja;
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 4 dari 19

3.8. Unit kerja adalah bagian dari organ Perusahaan;

3.9. Kepala Unit Kerja adalah jabatan Sekertaris Perusahaan, Kepala Satuan, Kepala Divisi,
General Manajer dan Manajer Unit;
3.10. Petugas Pengendali Dokumen selanjutnya disebut PPD adalah karyawan yang
diusulkan oleh Kepala Divisi/Kepala Unit di Kantor Pusat, dan Manajer Administrasi /
Manajer Administrasi dan Keuanganpada Unit Usaha yang ditetapkan oleh Management
Representative;
3.11. Ringkasan Perubahan DSMT adalah ringkasan setiap perubahan DSMT terkait yang
dibuat dengan maksud agar riwayat penyebab perubahan dapat diketahui;
3.12. Pembuatan baru DSMT adalah pembuatan yang sama sekali baru atau pertamakalinya;
3.13. Tinjauan Perubahan DSMT adalah kegiatan meninjau ulang berupa Revisi atau
Amandemen DSMT karena adanya tuntutan perubahan kebijakan internal perusahaan
dan atau adanya perubahan kebijakan dari ekternal perusahaan yang berpengaruh pada
sistem manajemen terpadu;
3.14. Revisi adalah perubahan yang mendasar atas DSMT;
3.15. Amandemen adalah perubahan yang tidak mendasar atas DSMT, merupakan bagian
tidak terpisahkan atas DSMT baru / revisi berupa penambahan atau pengurangan
beberapa ketentuan untuk menyempurnakan ketentuan yang sudah ada;
3.16. Pengesahan adalah legalisasi DSMT berupa penetapan oleh Direksi untuk DSMT yang
bersifat umum atau penetapan oleh Kepala Unit Kerja untuk DSMT yang bersifat
khusus.

4. ALUR DAN PENJELASAN PROSES

4.1. Alur Penyusunan Dokumen Sistem Manajemen Terpadu
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 5 dari 19

4.1.1. Penyusunan Dokumen Sistem Manajemen Terpadu yang bersifat Umum

4.1.2. Penyusunan Dokumen Sistem Manajemen Terpadu yang bersifat Khusus

 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 6 dari 19

4.2. Penjelasan Proses

4.2.1. Jenis DSMT
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 7 dari 19

a. DSMT bersifat Umum, terdiri atas :

1) Panduan Sistem Manajemen Terpadu adalah panduan yang ditetapkan
perusahaan yang mencakup :
a) Lingkup Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja;
b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk Sistem Manajemen
Mutu dan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja,
atau mengacu kepada prosedur tersebut, dan
c) Uraian dari interaksi antara proses Sistem Manajemen Mutu dan
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
2) Prosedur adalah uraian mengenai suatu tata cara kerja untuk
melaksanakan kegiatan atau proses kerja yang saling berhubungan.
3) Instruksi Kerja adalah uraian mengenai langkah yang lebih rinci dari
suatu kegiatan / proses yang termuat dalam suatu prosedur atau
ketentuan lain yang berlaku di perusahaan. Instruksi Kerja yang bersifat
umum tersebut ditetapkan oleh Direksi terkait sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

b. DSMT bersifat khusus, terdiri atas Instruksi Kerja

adalah uraian mengenai langkah yang lebih rinci dari suatu kegiatan/ proses
yang termuat dalam suatu prosedur atau ketentuan lain yang berlaku di
perusahaan dan yang hanya berlaku di suatu unit kerja. DSMT bersifat
khusus ini ditetapkan oleh Kepala Unit Kerja terkait.

4.2.2. Evaluasi/ Tinjauan DSMT

Penanggung jawab evaluasi/ tinjauan DSMT berdasarkan sifatnya :
a. DSMT bersifat umum oleh Divisi PKSM;
b. DSMT bersifat khusus oleh PPD Unit Kerja terkait.

4.2.3. Penyusunan DSMT

a. Mengusulkan penyusunan pembuatan baru / revisi perubahan DSMT dengan
menggunakan Nota Dinas yang dicontohkan pada Lampiran 1.
1) Usulan penyusunan DSMT bersifat umum dapat dilakukan oleh karyawan
perorangan maupun unit kerja di lingkungan Perum Jasa Tirta II;
2) Usulan penyusunan DSMT bersifat khusus dapat dilakukan oleh
karyawan perorangan maupun sub unit kerjanya dan atau oleh unit kerja
lain di lingkungan Perum Jasa Tirta II.
b. Evaluasi dan Tinjauan DSMT
Divisi PKSM atau PPD Unit Kerja menerima permohonan usulan penyusunan
DSMT tergantung sifat dokumennya, mempelajari serta memeriksa usulan
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 8 dari 19

tersebut dengan melihat kecukupan dan kebutuhan DSMT, membuatkan

permohonan persetujuan pembuatan DSMT dan dapat membuatkan usulan
untuk pelaksanaan penyusunan DSMT kepada Management Representative /
Kepala Unit Kerja :
1) Identifikasi kecukupan dan kebutuhan DSMT
a) Persyaratan yang tercantum dalam ISO 9001:2008 dan SMK3
b) Kebutuhan dan harapan Karyawan
c) Kebutuhan dan harapan Pelanggan
d) Laporan Audit Internal, Survailance Visit
e) Perubahan Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan
f) Perubahan Peraturan Perundang Undangan
2) Permohonan Persetujuan Pembuatan DSMT berikut jawaban pada
Disposisi MR / Kepala Unit Kerja dengan menggunakan Nota Dinas yang
dicontohkan pada Lampiran 2;
3) Mengajukan usulan pelaksanaan penyusunan DSMT berikut nama
konseptor dan atau nama dalam tim penyusunan DSMT jika diperlukan
berupa Draft Surat Penugasan (SPN) kepada Management
Representative (MR)/ Kepala Unit Kerja.

c. Persetujuan / Penolakan Penyusunan DSMT

1) Management Representative (MR) memberikan pendapat dan
persetujuan akan identifikasi kecukupan dan kebutuhan DSMT bersifat
umum serta persetujuan / penolakan usulan pembuatan DSMT bersifat
umum;
2) Kepala Unit Kerja memberikan pendapat dan persetujuan akan
identifikasi kecukupan dan kebutuhan DSMT bersifat khusus serta
persetujuan/ penolakan usulan pembuatan DSMT bersifat khusus.

d. Pelaksanaan Penyusunan DSMT

1) Divisi PKSM atau PPD tergantung sifat DSMT yang disusun,
berkoordinasi dengan konseptor / tim penyusunan dalam pelaksanaan
penyusunan DSMT.
a) Konseptor menyusun draft konsep DSMT;
b) Divisi PKSM atau PPD tergantung sifat DSMT yang disusun,
bersama konseptor/ tim penyusunan, unit kerja terkait dan
Management Representative/ Kepala Unit Kerja melakukan finalisasi
pembahasan DSMT. Dalam pembahasan DSMT dapat mengundang
unit kerja yang berkepentingan dari adanya DSMT yang disusun dan
dapat pula mengundang pakar yang dianggap ahli dan atau
mengetahui materi pembahasan baik dari internal maupun eksternal
perusahaan;
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 9 dari 19

c) Setelah draft DSMT diparaf oleh konseptor selanjutnya diserahkan

kepada Sekretaris Perusahaan untuk diperiksa dan selanjutnya
diserahkan kepada MR dan Dirut untuk disahkan.

2) Penomoran DSMT
a) Panduan Sistem Manajemen
b) Prosedur
c) Instruksi Kerja (bersifat umum)
d) Instruksi kerja (bersifat khusus)
: Panduan nomor urut
: Pros nomor urut
: IK nomor urut
: Kode Unit Kerja / IK nomor urut

3) Susunan isi DSMT

a) Panduan Sistem Manajemen berupa :
(1) Latar Belakang
(2) Ruang Lingkup
(3) Tujuan
(4) Strategi Penerapan Sistem Manajemen
(5) Ringkasan Perubahan Dokumen
(6) Dokumen Pendukung / Acuan
(7) Lampiran

b) Prosedur berupa :
(1) Tujuan
(2) Ruang Lingkup
(3) Definisi
(4) Alur dan Penjelasan Proses
(5) Ringkasan Perubahan Dokumen
(6) Dokumen Pendukung / Acuan
(7) Lampiran

c) Instruksi Kerja berupa :

(1) Ketentuan Umum
(2) Langkah Kerja
(3) Catatan Perubahan Dokumen
(4) Dokumen Pendukung / Acuan
(5) Lampiran

4) Bentuk dari amandemen DSMT seperti yang dicontohkan pada Lampiran

3.

5) Bentuk DSMT
a) Halaman depan DSMT yang bersifat umum sebagaimana Lampiran 4
dan tata cara pengisian halaman depan DSMT yang bersifat umum
sebagaimana Lampiran 4a;
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 10 dari 19

b) Halaman depan DSMT yang bersifat khusus sebagaimana Lampiran

5 dan tata cara pengisian halaman depan DSMT yang bersifat
khusus sebagaimana Lampiran 5a;
c) Tampilan Atas Halaman dari DSMT menggunakan Lampiran 6;
d) Ringkasan Perubahan DSMT menggunakan Lampiran 7.
4.2.4. Pengesahan DSMT
a. Pengesahan DSMT bersifat umum
1) Pengesahan DSMT dilakukan oleh Direktur Utama untuk Panduan
Sistem Manajemen Terpadu dan Prosedur;
2) Pengesahan DSMT dilakukan oleh Direksi untuk Instruksi Kerja.

b. Pengesahan DSMT bersifat khusus

Pengesahan DSMT bersifat khusus dilakukan oleh Kepala Unit Kerja.
 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 11 dari 19

5. RINGKASAN PERUBAHAN DOKUMEN

RINGKASAN PERUBAHAN DOKUMEN

PROSEDUR PENYUSUNAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN TERPADU

Revisi
No. Tanggal Terbit Ringkasan Perubahan
ke
1 2 3 4
1 0 Juli 2011 1. Terbit pertama kali
2. Merupakan pemisahan PTL no. 1/DU/PTL/10.01
3. Menyesuaikan dengan SK Direksi PJT II tentang
organisasi dan tata Kerja yang baru sekaligus
merupakan penggabungan antara system
manajemen ISO 9001 : 2008 dan sistem
manajemen K3
4. Perubahan jenis dan susunan penulisan dokumen

2 1 27 November
2013 Menyesuaikan dengan Keputusan Direksi PJT II
Nomor 1/211/KPTS/2013 tentang Organisasi dan Tata
Kerja PJT II.
3 2 31 Maret 2015
Menyesuaikan dengan Keputusan Direksi PJT II
Nomor 1/211/KPTS/2014 tentang Perubahan Ketiga
atas Keputusan Direksi PJT II Nomor
1/211/KPTS/2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja
PJT II.
4 3 Maret 2017
Menyesuaikan dengan Keputusan Direksi PJT II
Nomor 1/11/PRT/2016 tentang Organisasi dan Tata
Kerja PJT II.

Penambahan Alur Proses Pemeriksaan oleh Sekretaris

Perusahaan cq Bidang Hukum dan perubahan lembar
pengesahan (cover depan).

6. DOKUMEN PENDUKUNG / ACUAN

 PROSEDUR
PENYUSUNAN DSM
PERUSAHAAN UMUM (PERUM) JASATIRTA II

No. Dok. : PROS.01 Revisi Ke : 0 Tgl. Berlaku : Des. 2017 Hal. : 12 dari 19

6.1. ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu Persyaratan klausul 4.2.3 Pengendalian
Dokumen.
6.2. Peraturan Pemerintah RI nomor 50 tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen
Keselamatan Kerja.
6.3. Peraturan Direksi PJT II Nomor 1/11/PRT/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja PJT
II.

7. LAMPIRAN
7.1 Lampiran 1 Formulir No. F-Pros-01-01 Contoh Surat Permohonan Usulan
Pembuatan/ Revisi DSMT.
7.2 Lampiran 2 Formulir No. F-Pros-01-02 Contoh Surat Permohonan Persetujuan
Pembuatan/ Revisi DSMT berikut
jawaban pada Disposisi MR/Kepala Unit
Kerja.
7.3 Lampiran 3 Formulir No. F-Pros-01-03 Contoh Lembar Amandemen DSMT.
7.4 Lampiran 4 Formulir No. F-Pros-01-04 Contoh Halaman Depan DSMT yang
Bersifat Umum.
7.5 Lampiran 4a Formulir No. F-Pros-01- Penjelasan atas Halaman Depan DSMT
04a yang Bersifat Umum.
7.6 Lampiran 5 Formulir No. F-Pros-01-05 Contoh Halaman Depan DSMT yang
Bersifat Khusus.
7.7 Lampiran 5a Formulir No. F-Pros-01- Penjelasan atas Halaman Depan DSMT
05a yang bersifat Khusus.
7.8 Lampiran 6 Formulir No. F-Pros-01-06 Tampilan Atas Halaman (Header)
DSMT.
7.9 Lampiran 7 Formulir No. F-Pros-01-07 Contoh Penulisan Ringkasan
Perubahan DSMT.