58

BAB III

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum

1. Sejarah Rumah Sakit Advent Bandung

Tanggal 1 Oktober 1950 merupakan saat bersejarah bagi Rumah Sakit

Advent Bandung. Saat di mana bangunan yang beralamat di Jalan Taman Sari

40 dengan kapasitas hanya 24 tempat tidur dan dikepalai oleh dokter

missionaris yaitu dr. Donald Holm, secara resmi menyatakan keberadaannya.

Awal perkembangan yang cukup pesat pada 3 tahun pertama merupakan

hasil dari meningkatnya kebutuhan jasa pelayanan kesehatan untuk

masyarakat. Hal ini ditandai oleh pembelian bangunan dan tanah di samping

bangunan yang sudah ada pada tahun 1953. Langkah selanjutnya adalah

merenovasi bangunan tersebut dan melengkapinya dengan sarana penunjang

medis maupun nonmedis sehingga fasilitas tempat tidur pun bisa ditingkatkan

menjadi 110 buah.

Seiring dengan peRMintaan pelayanan kesehatan yang semakin

meningkat maka para pelopor melihat keterbatasan area ruang untuk

mengembangkan Rumah Sakit Advent Bandung yang berlokasi di Jl. Taman

Sari. Dengan pertimbangan yang matang, maka pada tahun 1960 dibeli

sebidang tanah yang berlokasi pada apitan dua jalur poros jalan utama yang
 59

berlawanan arah yaitu Jl. Tjihampelas dan Jl. Tjipaganti. Lokasi ini sangat

strategis karena mudah dijangkau dari segenap penjuru kota Bandung.

Demikian dibangunlah gedung Rumah Sakit yang baru di Jalan

Cihampelas 161 berlantai 3 dengan kapasitas 150 buah tempat tidur dengan

empat ruang VIP dan 6 ruang kelas utama, yang dilengkapi dengan sarana

penunjang medis yang lengkap. Khusus untuk golongan kurang mampu

tersedia 39 tempat tidur atau 26% dari jumlah tempat tidur yang tersedia.

Sejak tahun 1970 putra Indonesia yang juga punya dedikasi dan visi

global dalam pelayanan kesehatan mendapat kesempatan untuk memimpin

tanpa membedakan ras, suku, bangsa, agama, maupun bahasa, seluruh

karyawan saling berinteraksi dalam memberikan pelayanan kesehatan yang

seutuhnya kepada semua pasien yang datang tanpa membeda-bedakan antara

satu sama lainnya.

Sebagai penghargaan dan ucapan terima kasih maka Yayasan R.S.

Advent Bandung mengukir nama para deRMawan tersebut di atas ambang

pintu dan ruang tunggu, lobby, kantor dan kamar-kamar perawatan untuk

mengenangkan jasa mereka atas partisipasi dalam usaha mengemban dan

pembangunan kesehatan masyarakat. Majunya dunia ilmu pengetahuan

menuntut perbaikan sarana dan prasarana. Mulai dari peningkatan mutu

pelayanan kesehatan hingga penyediaan peralatan yang terbilang canggih

pada saat itu.

Selama era 1980 berbagai sarana dan prasarana dikembangkan.

Peralatan baru ditambahkan sekaligus mengganti peralatan yang telah “out of

 60

date”. Tercatat cukup banyak peralatan dan sarana baru dimiliki oleh Rumah

Sakit Advent seperti peralatan EKG, USG, Endoscopy dan Tomogram,

ICU/ICCU, Laboratorium dengan peralatan komputerisasi, Instalasi kamar

bedah, peralatan instalasi gizi dan laundry yang lebih baik, serta sistem

administrasi keuangan dengan komputerisasi terpadu.

Peralatan yang paling canggih yang telah dimiliki ialah Instalasi

Pemecah Batu Ginjal dan Empedu (Lithotriptor) yang telah dioperasikan

sejak awal September 1989.

Sejak awal bulan Mei 1989 pembangunan lantai IV telah dimulai dan

dapat diselesaikan April 1990. Ruangan baru ini terdiri dari Lobby, 5

Ruangan VIP, 19 Ruang kelas utama dan Kantor Perawatan. Bersamaan

dengan itu diadakan renovasi lantai II dan III sehingga Kebutuhan Pelayanan

untuk golongan ‘kurang mampu’ tetap terpenuhi sesuai ketentuan DEPKES

RI yaitu 25% dari jumlah tempat tidur yang tersedia.

Pada lantai II di mana terletak ICU/ICCU, Ruang Hemodialisa dan

kamar operasi yang direnovasi khusus sehingga tersedia 8 buah tempat tidur

di ruang ICU/ICCU dan 6 buah mesin hemodialisa yang masing-masing

dilengkapi oleh sentral oksigen dan monitor jantung. Direnovasi pula Kamar

Operasi dan ruang Perawatan pasca bedah.

Mengantisipasi banyaknya peRMintaan untuk ruang perawatan VIP dan

kelas I maka dibangun penambahan ruang perawatan di lantai IV untuk

memenuhi kebutuhan tersebut. Pada bulan April 1990 ruangan baru Lt. IV ini
 61

diresmikan oleh Dr. Adhyatma,MPH selaku Menteri Kesehatan Republik

Indonesia.

Untuk berpacu dalam mempersiapkan sumber daya manusia yang

terampil dan handal, maka telah dibuat program upgrading secara berjenjang

baik itu untuk para dokter, perawat, paramedis lainnya, dan personil

administrasi serta keuangan. Demikian juga dengan program pengembangan

profesi dengan mengikutsertakan para karyawan dalam continuing education

di bidang masing-masing secara konsisten. Di penghujung 1995 telah

terpsang Instalasi MRI (Magnetic Resonance Imaging) untuk diagnose

scanning lebih tajam.

Pada tahun 1997 kembali ditambah ruangan VIP sebanyak 10 kamar.

Sehingga kapasitas tempat tidur bertambah menjadi 215. RS advent juga

menambah peralatan Radiology yang baru yaitu MRI untuk diagnose

scanning yang lebih akurat serta tajam, pada tahun 1997 pula dibeli lagi

Digital X-Ray.

Pada akhir 1999 bagian USG memiliki alat baru Dopler dan tahun 2000

peralatan Helical CT-Scan melengkapi fasilitas RS. Advent Bandung. Pada

HUT Emas Rumah Sakit Advent tanggal 2 Oktober 2000, gedung 2 lantai

Newstart Plaza yang tadinya ex-gedung SEPATOP (Sekolah Perwira

Topogrfi), dibuka sebagai pusat pelayanan Rawat Jalan.

Tanggal 27 November 2006 dilakukan penambahan Instalasi-Instalasi

baru, yaitu: High Care Instalasi, Modernisasi Hemodialisis Instalasi dan

Fasilitas MSCT 64 Slices, yang diresmikan oleh Pdt. DR. H. Sumendap serta
 62

Mr. Keith Heinrich, masing-masing adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara

Divisi Asia Pasifik Selatan.

Tepat pada 17 Agustus 2009 dilakukan peletakan batu pertama

pembangunan gedung baru 7 lantai, oleh Pdt.DR.Jonathan Kuntaraf dari

General Conference, Pdt. Alberto C. Gulfan, Jr. Ketua Uni Indonesia

Kawasan Barat, serta diikuti jajaran pimpinan GMAHK dan perwakilan dari

lembaga-lembaga, dari yayasan RSAB dan dari kalangan pengusaha Advent.

Syukur kepada Tuhan pada tahun 2011 pembangunan RS. Advent

gedung baru 7 lantai telah rampung. Semoga Rumah Sakit Advent Bandung

boleh tetap menjadi “Gerbang Menuju Sehat Seutuhnya”, yang merupakan

pembuka jalan bagi pasien untuk mengenal Allah yang menjadi sumber

kesembuhan yang dapat memberikan kesembuhan seutuhnya.

2. Visi dan Misi Rumah Sakit Advent Bandung

Visi

Menjadi terbaik dalam pelayanan kesehatan

Misi

Berdasarkan kasih Allah, Rumah Sakit Advent Bandung memberikan

pelayanan kesehatan yang terbaik dan seutuhnya kepada masyarakat. Dengan

teknologi kesehatan modern serta Sumber Daya Manusia yang berkualitas.

3. Tujuan dan Motto Rumah Sakit Advent Bandung

1) Tujuan Umum
 63

a. Membantu pemerintah RI dalam program memajukan kesehatan

masyarakat dibidang sosial, kemanusiaan dan keamanan.

b. Berpartisipasi dalam menanggulangi kesehatan masyarakat.
c. Membantu masyarakat dalam bidang kesehatan masyarakat.
d. Melakukan upaya lainnya untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.
2) Tujuan Khusus
a. Menyelenggarakan kesehatan paripurna yang mencakup penyembuhan

(kuratif).
b. Memajukan kesehatan melalui pekerjaan misionaris medis

sebagaimana teladan Yesus Kristus sebagai Dokter Agung.

c. Mempromosikan hidup sehat melalui hukum – hukum kesehatan

secara alami.
d. Mengurangi derita pasien dan/atau menyembuhkan penyakit pasien.
e. Mendidik dan melatih tenaga dokter, para medis non perawat dan

pekerjaan pelayanan kebajikan, kemurahan hati dan kedeRMawanan

Kristen untuk kemanusiaan.

f. Memberikan pelayanan kesehatan yang beRMutu dan terjangkau.
g. Menjadi pusat pendidikan dan penelitian kesehatan.
3) Motto

“Menuju Sehat Seutuhnya”

4. Sejarah Rekam Medis Rumah Sakit Advent Bandung

Rekam medis Rumah Sakit Advent Bandung telah dimulai sejak berdirinya

Rumah sakit Advent Bandung pada tanggal 1 Oktober 1950 yang bertempat di

Jalan Tamansari Bandung.

Kepemimpinan Rekam Medis langsung dibawahi oleh Direktur Rumah

Sakit Advent yang pada saat itu disebut dengan Bussiness Manager dan
 64

akhirnya menjadi Seksi Catatan Medis/Medical Record Department. Namun

sejak dikeluarkannya Peraturan MenKes RI No. 749a/Menkes/Per/XII/1989

namanya berubah menjadi Seksi Rekam Medis/Medical Record Department.

Dalam pengelolaannya, rekam medis telah dibuat baik untuk rawat jalan

maupun untuk rawat inap yang di simpan secara terpisah dengan menggunakan

sistem pemberian nomor cara seri (serial numbering system) dan telah

menggunakan KIUP (kartu indeks utama pasien) secara manual.

Pada bulan September 1987, sistem penyimpanan mengalami perubahan,

seiring dengan perubahan sistem pemberian nomor yaitu dari pemberian nomor

dengan cara seri ke pemberian nomor dengan cara Instalasi dengan

penyimpanan berkasnya (berkas RM rawat jalan dan rawat inap) disatukan

dalam satu folder/map dan semua berkas rekam medis kecuali berkas rekam

medis klinik gigi dan fisioterapi, disimpan di satu tempat yaitu diruang file

instalasi rekam medis.

Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka

pada tahun 1990 bagian rekam medis Rumah Sakit Advent juga melakukan

perubahan untuk KIUP dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi. Pada

tahun 1997, sistem komputerisasi dipergunakan untuk pendaftaran pasien rawat

jalan.

Sehubungan dengan adanya pengembangan Rumah Sakit Advent, maka

pada tahun 2000 lokasi rekam medis dipindahkan ke gedung yang baru

tepatnya disebelah barat gedung yang lama.

 65

Pada tahun 2005 mulai dibangun kembali sistem yang terintegrasi untuk ke

semua Instalasi/bagian dimana pada pertengahan tahun 2005 sistem tersebut

mulai digunakan, tapi dengan cara bertahap sedikit demi sedikit mulai dari

Pendaftaran/MEDREC-kasir-OPD/IGD dan Instalasi-Instalasi lainnya sampai

ke back office. Sekarang walaupun masih dalam tahap perbaikan

penyempurnaan, tapi tiap Instalasi dalam melakukan pelayanan kepada pasien

sudah dapat meng-akses data pasien ketika pasien tersebut sudah melakukan

registrasi di pendaftaran baik untuk pasien OPD maupun pasien IPD. Dan

untuk Instalasi Rekam Medis sendiri proses pengelolaan Relam Medis

(penerimaaan Rekam Medis, kodifikasi penyakit, sensus harian, dll) sudah

dapat di akses dan di proses melalui komputer.

Pada saat ini keberadaan Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Advent

Bandung secara struktural berada dibawah Wadir Medis.

4. Visi Rekam Medis RS. Advent Bandung

Visi

Menjadi penyelenggara rekam medis elektronik yang berkualitas pada tahun

2013.

Misi

Memberikan pelayanan rekam medis yang baik dan beRMutu untuk

mendukung pelayanan kesehatan serta menjadi bagian penting dari system

informasi rumah sakit dengan menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu
 66

dan dapat dipertanggungjawabkan baik untuk kepentingan intern rumah sakit

Maupun pemerintah serta masyarakat.

5. Nilai dan Falsafah Falsafah Instalasi Rekam Medis

Falsafah instalasi rekam medis

Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menetukan pelayanan

kesehatan bagi pasien.

Nilai instalasi rekam medis adalah cantik terpesona

a) C : cepat, dalam melayani pasien dan keluarga pasien.

b) A : akurat, dalam memeberikan informasi
c) N : nyaman, dalam berkomunikasi
d) T : tepat, dalam memberikan pelayanan
e) I : inovatif dalam pelayanan administrasi dan informasi

kesehatan

f) K : kerahasiaan informasi medis aman dan terjaga dengan baik

g) Terpesona : tertib melayani pelanggan dengan sopan dan memeberikan rasa
nyaman

6. Struktur Organisasi Instalasi Kerja RMIK

Keberadaan Instalasi Rekam Medis berada di bawah Kepala Bidang

Pelayanan Medis. Instalasi Rekam Medis RS Advent Bandung dipimipin oleh

Kepala Instalasi Rekam Medis dibantu oleh Asisten Kepala Instalasi Rekam

Medis dan membawahi 2 Koordinator yaitu Koordinator pendaftaran pasien,

Koordinator pengelolaan RM dan Informasi Kesehatan.

Koordinator pendaftaran pasien membawahi 4 pelayanan yaitu Pendaftaran

rawat jalan pasien umum, Pendaftaran rawat jalan pasien kontraktor,

Pendaftaran gawat darurat (IGD), Pendaftaran pasien rawat inap. Koordinator

 67

pengelolaan RM dan Informasi RM membawahi 5 urusan yaitu : penerimaan

dan assembling RM, koding dan indexing penyakit, pelayanan SKM (Surat

Keterangan Medis), penyimpanan dan distribusi RM, serta statistic dan

laporan.

7. Uraian Tugas Manajer UK RMIK

(terlampir)

8. Fasilitas Penunjang dan Denah/ Layout di Ruang Instalasi Kerja MIK

1) Ruang kerja

Dalam melaksanakan kegiatannya, Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Advent

Bandung di tunjang dengan fasilitas dan peralatan sebagai berikut :

a. Ruang kerja
b. Ruang penyimpanan rakam medis
c. Rak penyimpanan rekam medis
d. Peralatan dan perlengkapan kantor

Selanjutnya untuk lebih jelasnya mengenai fasilitas dan peralatan dapat

diuraikan sebagai berikut :

a. Ruang kerja instalasi rekam medis

Ruang kerja instalasi rekam medis terletak di Gedung Newstart Plaza

lantai satu, berada di antara poliklinik dan gawat darurat. Ruang tersebut

terdiri dari 2 bagian masing-masing berukuran 5 m² x 8 m². ruang yang

pertama berada di bagian depan untuk kegiatan penerimaan rawat jalan,

pelayanan peRMintaan surat keterangan dokter, dan pelayanan peRMintaan

visum et repertum. Ruang kedua berada di bagian belakang untuk kegiatan

pengelolaan rekam medis dan pengolahan data.

b. Ruang penyimpanan rekam medis

 68

Ruang penyimpanan rekam medis di instalasi rekam medis rumah sakit

advent terdiri dari :

- Ruang penyimpanan rekam medis aktif

- Ruang penyimpanan rekam medis inaktif
- Ruang penyimpanan rekam medis non aktif

Adapun letak dan ukuran masing-masing ruangan adalah sebagai

berikut:

- Ruang penyimpanan rekam medis aktif, terletak di gedung Newstart

lantai II yang terdiri dari 3 ruangan. Masing-masing dengan ukuran 5

m² x 8 m².
- Ruang penyimpanan rekam medis inaktif, terletak di gedung newstart

lantai II bersebelahan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif.

- Ruang penyimpanan non aktif, terletak di gedung lama di lantai bawah

tanah (under ground)

2) Peralatan/perlengkapan kantor (Machine)

Untuk menunjang kegiatan dan pelayanan di instalasi rekam medis

maka harus ditunjang dengan peralatan dan perlengkapan kantor. Adapu

peralatan/perlengkapan kantor yang ada di instalasi rekam medis adalah

sebagai berikut :

Peralatan/perlengkapan kantor di ruang kerja lantai I bagian depan

No Jenis peralatan/perlengkapan jumlah

1 Komputer 5
2 Kursi 5
3 Jam Dinding 1
4 Meja Pendaftaran Panjang 1
5 Printer 3
6 Telepon 3
7 Scan Barcode 2
8 Meja Printer 2
9 Lemari berkas panjang 2
10 Card Printer 1
11 Speaker 1
12 File Cabinet 4
13 Card Cabinet 3
14 Kalkulator 1
 69

Perlengkapan/peralatan kantor di ruang kerja lantai I bagian belakang

dan ruang kerja Ka. Inst. Rekam Medis

No Jenis perlengkapan/peralatan jumlah

1 Komputer 5
2 Mesin foto copy 1
3 Meja kerja 8
4 Meja computer 3
5 Lemari besar 5
6 Lemari kecil 1
7 Kursi 11
8 File cabinet 4 laci 2
9 White board 2
10 Jam dinding 1
11 Mesin tik 1
12 Meja mesin tik 1
13 Pemotong kertas 1
14 Printer 4
15 Sofa 2
16 Mesin fax 1
17 Meja mesin fax 1
Peralatan/perlengkapan kantor di ruang penyimpanan rekam medis

No Nama jenis peralatan/perlengkapan Jumlah

1 Komputer 3
2 Meja computer 3
3 Meja kerja 2

5 Meja panjang 1
6 Meja beroda 2
7 Kursi 4
8 Rak penyimpanan RM* 17
9 White board 1
Keterangan * :

1. Rak penyimpanan rekam medis aktif sebanyak 21 rak

2. Rak penyimpanan rekam medis in aktif sebanyak 1 rak
(Revisi II)
9. Kebijakan dan Prosedur yang berkaitan dengan Kegiatan Instalasi Kerja

RMIK

(terlampir)
 70

B. Hasil Pengamatan Kelompok

B.1.Proses Bisnis di Unit Instalasi Rekam Medis

Selama melaksanakan praktik belajar lapangan, proses bisnis yang penulis

amati pada Instalasi Kerja Rekam Medis RS Advent Bandung yaitu :

Pasien kontraktor/umum  ke loket masing”  RI?  semua ke loket

kontraktor  Pasien kontraktor/umum?  umum RJ  ke loket umum 

data diinput  print outguide PL  cari berkas RM  distribusi ke

poli/nurse station  ambil berkas RM dr nurse station (oleh bagin

koding)  berkas RM diassembling, dikoding  indeks sudah otomatis

 laporan diprint, dimasukkan ke dalam foRMat laporan sesuai

kebutuhan)  dikirim ke internal & eksternal

B.2 Pelaksanaan dan Permasalahan Fungsi Manajemen

Untuk meninjau proses kerja sudah terlaksana penulis melakukan

pengamatan di 4 tempat pelayanan yakni bagian pendaftaran, bagian koding

BPJS, bagian kodefikasi seluruh berkas RM, dan bagian filling. Dengan

masing- masing penerapan Fungsi Manajemen dijabarkan sebagai berikut :

a. Bagian Pendaftaran Pasien
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis yang

dilaksanakan pada tanggal 19 Januari 2015 – 1 Februari 2015 di bagian

 71

pendaftaran rawat jalan umum maupun kontraktor, penulis menemukan

adanya pembagian tempat pendaftaran di 4 lokasi yakni :

- Lokasi I (lantai I sebelah kanan pintu masuk utama) : pendaftaran

rawat jalan asuransi/ kontraktor

- Lokasi II (lantai I) : pendaftaran gawat darurat

- Lokasi III (lantai I sebelah kanan pintu masuk utama) : pendaftaran

rawat jalan umum

- Lokasi IV (lantai III): pendaftaran poli obstetric (sudah termasuk

kassa)

Penulis hanya mengamati di 2 lokasi yakni di pendaftaran rawat jalan

umum dan pendaftaran rawat jalan kontraktor/asuransi. Berdasarkan hasil

wawancara dengan kepala bagian dan pengamatan sepintas, terdapat beban

kerja yang tinggi di bagian pendaftaran rawat jalan kontraktor/asuransi

sehingga membebani petugas dari bagian lain yang menyebabkan

pekerjaan dari bagian lain ikut terhambat dan membebani bagian lain

terutama bagian pengkodean dan pelaporan. Hal ini juga terlihat dari

petugas lain yang dalam jadwal tidak ditugaskan di bagian pendaftaran

pun turut membantu mendaftarkan atau membantu hal- hal lain yang

diperlukan oleh petugas bagian pendaftaran. Selain itu, penulis

menemukan tugas lain seperti mencetak tagihan milik pasien,

mengarahkan pasien untuk membayarkan selisihnya ke bagian kassa,

melakukan konfiRMasi dengan pihak asuransi mengenai apa saja yang

diklaim dan tidak diklaim, melayani pasien booking melalui telepon,

 72

melayani pertanyaan pasien yang juga mencakup tariff dan mengantar

berkas RM pasien baru ke beberapa poli dibebankan ke bagian pendaftaran

namun beban kerja ini tidak di barengi dengan SDM yang memadai

sehingga pekerjaan di bagian pendaftaraan menjadi kurang efisien dan

membebani pekerjaan di bagian lain

Menurut wawancara penulis dengan petugas di bagian pendaftaran,

petugas mengungkapkan bahwa hal tersebut lah yang membuat petugas

merasakan beban kerja yang berat, selain itu karena adanya kebijakan baru

mengenai pemisahan lokasi pendaftaran umum dan lokasi pendaftaraan

kontraktor menyebabkan petugas di bagian pendaftaran umum hanya bisa

berkoordinasi dengan petugas RM lainnya melalui telepon sehingga jika

dalam keadaan sibuk mengakibatkan pekerjaan petugas pendaftaran

kontraktor akan terhambat sehingga terjadi penumpukan pasien. Sebelum

adanya kebijakan tersebut, petugas menyampaikan bahwa petugas dapat

saling membantu apabila berada dalam satu tempat pendaftaran yang

sama, sehingga apabila pasien kontraktor sedang menumpuk, petugas

pendaftara bagian umum dapat membantu dan begitu juga sebaliknya. Hal

ini dinilai dapat lebih meringankan pekerjaan petugas pendaftaran satu

sama lain.

Dalam pengamatannya, penulis melihat fungsi manajemen di bagian

pendaftaran rawat jalan telah mencapai tahap penerapan dengan goal

objektif yakni meningkatkan angka kecepatan rata-rata < 15 menit dengan

 73

angka kecepatan 100%. Untuk mencapai hal tersebut, manajemen telah

melakukan fungsi- fungsi manajemen sebagai berikut:

1) Kegiatan Planning (perencanaan)

Perencanaan di Instalasi kerja rekam medis pada tahun 2015

disampaikan pada Jumat, 23 Januari 2015 dalam RPM dan dari hasil

pengamatan penulis selama 2 minggu yang membahas mengenai urusan

kerja di bagian pendaftaran, ada beberapa poin yang menjadi salah satu

faktor terhambatnya kerja petugas pendaftaraan antara lain :

- Keperluan penambahan alat (print) disetiap loket pendaftaraan
- Perbandingan urusan pekerjaan dan volume pekerjaan dengan jumlah

SDM agar bisa menunjang goal objektif baru yg menaikan target

waktu pelayanan (SDM yang diperlukan berjumlah 2 orang)

- Kebutuhan pengembangan keilmuan bagi para petugas dan para

security agar tidak terjadi misscomunitation.

- Beberapa tata letak yang sebenarnya bisa menunjang efesiensi dari

bagian pendaftaran, salah satunya tata letak meja untuk pengisian

foRMulir yang tidak terpakai dan beberapa fasilitas lain yang bisa

dimanfaatkan oleh pihak RS namun cenderung terlihat tak terpakai

- Menaikkan standar baru di bagian pendaftaran dari yang semula < 15

menit (goal objective 2014) menjadi < 5 menit untuk pasien baru dan

< 3 menit untuk pasien lama (goal objective 2015).

2) Kegiatan Organizing (pengorganisasian)

Jadwal pengaturan kerja atau tugas untuk pendaftaran pasien rawat

jalan terbagi atas 4 shift kerja yakni shift pagi, shift siang, shift malam

dan broken shift. Di bagian pendaftaran jumlah petugas shift pagi

berjumlah 3 orang di pendaftaran kontaktor dan 1 orang di pendaftran

umum.
 74

Pembagian tugas di bagian pendaftaran ditulis dalam lembaran

yang berisi jadwal kerja petugas dan dibacakan seusai doa pagi dan

briefing.

Menurut hasil observasi penulis, uraian tugas petugas pendaftaran

sebagai berikut:

- Mendaftarkan pasien rawat jalan, rawat inap, dan asuransi

- Melayani pertanyaan pasien dan perawat

- Mengcopy kartu asuransi yang tidak digesek

- Menggesek kartu asuransi

- Menyimpan dan mengembalikan kartu asuransi pada pasien

- Membuat map untuk pasien baru

- Mencetak daily card

- Mengatur pemanggilan pasien otomatis

- Mengangkat telepon untuk booking pasien atau urusan lainnya

- Memanggil petugas urusan SKM bila ada pasien yang

berkepentingan

- Membuat Surat Keterangan Sakit untuk pasien umum dan asuransi

- Mencetak rincian biaya pasien asuransi

- Memvalidasi berkas pasien konraktor.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan kriteria petugas

pendaftaran adalah lulusan non D3 Rekam Medis, yaitu minimal

lulusan SMA, D1, atau pernah mengikuti pelatihan, diutamakan

mempunyai keterampilan mengetik, aplikasi komputer dan juga dapat

 75

berkomunikasi dengan baik. Selama pengamatan di bagian pendaftaran

khususnya di pendaftaran asuransi penulis menemukan beberapa

petugas di bagian kodefikasi dan pelaporan yang turut membantu

bagian pedaftaran sehingga berkas RM bagian kodefikasi tertumpuk.

Berdasarkan hasil wawancara, pimpinan menerangkan bahwa memang

bagian lain seperti bagian kodefikasi dan pelaporan turut membantu

bagian pendaftran, ini karena SDM msih kurang sedangkan yang lebih

diutamakan adalah pelayanan terhadap pasien khususnya pelayanan

pendaftaran. Mengenai tugas yang petugas emban, petugas

menyampaikan bahwa pasien juga sering mendapatkan pasien yang

mendapatkan pengarahan yang salah dan sering kali dilemparkan ke

bagian petugas, sehingga petugas pendaftaran juga harus meluruskan

arahan.
3) Kegiatan Actuating (directing, commanding, motivating, staffing,

coordinating) atau fungsi penggerakan pelaksanaan

Pimpinan memberikan pengarahan melalui briefing yang dilakukan

setiap pagi sekaligus over-an dari shift malam. Begitu pula dalam

melakukan koordinasi dengan para staf, biasa dilakukan saat briefing

berlangsung yakni pada pagi hari ataupun pada saat evaluasi yang

biasa dilakukan pada sore hari atau pada saat shift I selesai. Pimpinan

memberikan motivasi kepada petugas pada saat rapat/RPM

berlangsung. Motivasi yang diberikan dengan mengingatkan kembali

bahwa pelayanan yang diberikan kepada pasien akan mempengaruhi

kedatangan pasien berikutnya, sehingga setiap pasien harus dilayani

 76

dengan baik. Pimpinan menyampaikan juga pelayanan terhadap pasien

menjadi hal yang utama sehingga petugas lain diharapkan juga

bersedia membantu di bagian pendaftaran apabila bagian pendaftaran

kewalahan.
4) Kegiatan Controlling (monitoring) atau pengawasan dan

pengendalian

Kepala Instalasi rekam medis melakukan pengawasan pendaftaran

dengan memperlihatkan pada penulis, sistem yang telah terprogram di

dalam komputer yang mana terhubung juga pada komputer pimpinan.

Salah satunya untuk mengetahui antrian pasien di rawat jalan. Kepala

bagian menyampaikan bahwa pengawasan dilakukan. Kepala rekam

medis juga melakukan briefing dan evaluasi untuk mengetahui kendala

yang terjadi dalam proses pelayanan pendaftaran.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan, pengontrolan

dilihat dari program, kalau antriannya berderet berarti bagian koding

atau yang lainnya bisa bantu dulu ke bagian pelayanan.

Berkenaan dengan hal tersebut, penulis juga melakukan wawancara

dengan petugas mengenai pengontrolan yang dilakukan oleh pimpinan,

petugas menyampaikan bahwa pengawasan yang dilakukan oleh kepala

bagian di bagian pendaftaran rawat jalan dilakukan dengan tiba- tiba

melakukan pengecekan langsung. Pengecekan yang dilakukan salah

satunya mengenai pengecekan kendala atau masalah yang terjadi di

bagian pendaftaran. Misalnya pengecekan komputer atau server yang

 77

kadang suka loading dan kebutuhan petugas pendaftaran dalam

melayani pasien (komputer, printer, map dll.)

b. Bagian Kodefikasi BPJS

Dari hasil pengamatan penulis selama praktek belajar lapangan di

Rumah Sakit Advent Bandung, penulis melihat di Rumah Sakit Advent

Bandung ini telah melaksanakan program pemerintah untuk jaminan

kesehatan untuk seluruh masyarakat indonesi yaitu BPJS (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial). Sehingga masyarakat yang telah menjadi

anggota / ikut serta dalam keanggotaan BPJS dapat menerima pelayanan

kesehatan secara gratis dengan ketentuan yang berlaku di BPJS tersebut.

Sehubungan bekerja samanya pihak Rumah Sakit Advent Bandung dan

pihak BPJS maka ada syarat dan ketentuan yang berlaku sesuai dengan

kesepakatan kedua belah pihak, yang seperti persyaratan pendaftaran

pasien BPJS, perawatan / pelayanan yang diberikan kepada pasien BPJS,

sampai ke kodefikasi diagnosa dan tindakan pasien BPJS untuk klaim

biaya yang dikeluarkan rumah sakit. Sehubung dengan hal diatas penulis

akan membahas tentang kodefikasi diagnosa dan tindakan di bagian

kodefikasi pasien BPJS.

Di Rumah Sakit Advent Bandung, khususnya di unit Rekam Medis ini

memiliki 2 petugas kodefikasi (coder) khusus untuk pasien penggunakan

BPJS yang dimana tidak ada rolling kerja untuk petugas kodefikasi BPJS

tersebut yang menurut wawancara penulis krpada petugas dikarenakan

oleh kurangnya SDM dan tingkat pengetahuan petugas lain mengenai

 78

kodefikasi penyakit. Dari hasil wawancara penulis kepada petugas

kodefikasi BPJS, petugas mengatakan bahwa dibagian kodefikasi BPJS

dalam pelaksanaan kodefikasinya menggunakan ICD X dan ICD 9 CM

untuk kodefikasi tindakan yang diberikan, kemudian langsung diinput

kedalam komputer yang memakai sistem BPJS. Didalam aturan BPJS

setiap pasien yang datang berobat untuk kedua kalinya atau lebih dengan

diagnosa yang sama maka diklasifikasikan dalam diagnosa kontrol

walaupun diresume tersebut tidak ditulis kontrol oleh dokter, kode kontrol

tersebut yang ditetapkan sebagai kode primer. Menurut petugas pemilihan

kode primer ini dapat berdampak ke pelaporan rumah sakit yang seperti 10

penyakit terbesar. Setelah itu, petugas akan mencetak hasil inputan tadi

untuk dilaporkan ke pihak BPJS untuk klaim rumah sakit.

Didalam pengklaiman tersebut, pihak BPJSpun memiliki petugas

verifikasi sendiri yang bertugas untuk mengecek kembali kelengkapan dan

kebenaran berkas yang dikirim oleh pihak koder BPJS. Apabila ada

kesalahan dan ketidaklengkapan berkas tersebut maka pihak BPJS akan

mengembalikan berkas tersebut kepada pihak coder untuk direvisi.

Berkas yang biasanya dikembalikan oleh pihak verifikator BPJS yaitu :

- TTD pasien tidak ada.

- Salah input coding.

- Berkas tidak lengkap, contohnya KTP dan fotocopy kartu BPJSnya

tidak ada.
 79

- Rujukan yang dibawa dari puskesmas tidak sesuai dengan tujuan

berobat, contohnya rujukan ke klinik bedah tapi berobat ke klinik THT.

- Tanggal terbitnya SEP (Surat Elegabilitas) dan tanggal berobatnya

tidak sesuai.

- Pasien yang berobat untuk kedua kalinya atau lebih dengan diagnosa

yang sama tidak dimasukkan ke kode ”Z”.

Setelah petugas kodefikasi merevisi berkas yang dikembalikan tadi,

petugas akan melaporkannya lagi ke pihak BPJS untuk klaim biaya rumah

sakit. Dan untuk pelaporannya dibagian rekam medis bisa mengaksesnya

lewat komputer lain.

1) Kegiatan Planning (perencanaan)

Menurut hasil pengamatan dan wawancara kepada petugas

kodefikasi di rumah sakit advent untuk coding rawat inap dan rawat

jalan BPJS petugas coding harus menginput coding semua diagnose

yang di tulis dokter dalam foRM rekam medis sesuai dengan aturan

ICDX dengan berdasar aturan coding BPJS, karena akan dibuat

laporan ke bagian BPJS untuk klaim. Penulis belum menemukan goal

objective dan SOP sebagai dasar untuk melakukan pekerjaan tesebut.

2) Kegiatan Organizing (pengorganisasian)
Dari pengamatan dan wawancara kepada petugas, untuk

pengorganisasian dibagian kodefikasi BPJS, hanya ada 2 orang petugas

coding dibagian tersebut dan tidak ada rolling petugas dibagian

tersebut yang dikarenakan kurangnya SDM dan minimnya tingkat

pengetahuan petugas lain mengenai kodefikasi. Petugas kodefikasi

tersebut dibawahi oleh bagian sosiomedik berdasarkan pekerjaannya

 80

yang seperti penentuan biaya, dan klaim. Dan juga dibawahi oleh unit

rekam medis secara struktural.

3) Kegiatan Actuating (directing, commanding, motivating, staffing,

coordinating) atau fungsi penggerakan pelaksanaan

Dari hasil pengamatan dan wawancara petugas, untuk pelaksanaan

kodefikasi di Rumah Sakit Advent Bandung menggunakan ICD X dan

masing masing petugas memiliki tanggung jawab sendiri, petugas 1

bertanggung jawab untuk coding berkas rawat jalan dan petugas 2

bertanggung jawab untuk coding berkas rawat inap. Dan dipihak

BPJSpun mempunyai aturan untuk penentuan kode primer, di aturan

BPJS jika ada satu pasien yang datang berobat lebih dari dua kali

dengan diagnossa yang sama maka penentuan kode primernya adalah

kode kontrol “Z”, ini akan berpengaruh terhadap pelaporan rumah

sakit yang contohnya 10 penyakit terbesar. Akan tetapi karena belum

adanya kebijakan / SOP maka belum ada standar atau aturan yang bisa

menguatkan pelaksanaannya.
4) Kegiatan Controlling (monitoring) atau pengawasan dan

pengendalian
Dari hasil pengamatan penulis, penulis belum pernah melihat

kepala bagian datang ke ruangan kodefikasi BPJS untuk melakukan

kontrol dan pengawasan dalam pelaksanaannya. Dan untuk

pengawasan dari unit sosio-medik sendiri pengontrolan dilakukan

dengan cara pengoreksian penentuan biaya yang ditetapkan petugas

kodefikasi.
 81

c. Bagian kodefikasi

Kodefikasi telah dilakukan di rumah sakit advent yang dilakukan oleh

2 orang petugas rekam medis. Bagian kodefikasi di bagian rawat jalan

umum juga ada sebagian mengkoding berkas rekam medis BPJS. Untuk

pelaporannya mereka tidak memisahkan antara kodefikasi untuk berkas

yang umum dan berkas yang BPJS.

Berdasarkan kegiatan terdapat aspek– aspek manajemen terdapat planning,

organizing,acunting, dan controlling.

1) Kegiatan Planning (perencanaan)

Perencanaan di bagian kodefikasi disampaikan melalui rapat yakni

mengenai akan diadakannya pelatihan dan pemateri mengenai

kodefikasi, serta petugas akan diberdayakan untuk melakukan

kodefikasi. Pada goal objective, penulis tidak mengetahui alasan

kodefikasi belum dicantumkan di dalamnya.

2) Kegiatan Organizing (pengorganisasian)
Untuk pengorganisasian belum diketahui karena belum melihat

struktur manajemen rumah sakit advent, koordinasi dan evaluasi setiap

brefing.
3) Kegiatan Actuating (directing, commanding, motivating, staffing,

coordinating) atau fungsi penggerakan pelaksanaan

Kepala bagian memberikan tugas kodefikasi pada 2 orang petugas.

Pada pengamatan yang beberapa hari penulis lakukan, petugas

kodefikasi membantu di bagian pendaftaran. Hal tersebut salah satunya

karena pengarahan yang diberikan oleh kepala bagian mengenai

pengutamaan dalam kegiatan pelayanan terhadap pasien yakni

pendaftaran.
 82

4) Kegiatan Controlling (monitoring) atau pengawasan dan

pengendalian
Pengawasan yang dilakukan dibagian kodefikasi dilakukan oleh

kepala bagian dan petugas kodefikasi dengan mengisi foRM

morbiditas dan untuk pengecekan kode yang salah dicek menggunakan

program. Dicatat nomor dtd dan nomer rekam medisnya. Misalnya

untuk kode yang salah, untuk kode bayi dimasukkan kode dewasa.

Dicek ke dalam berkasnya.

d. Bagian filling dan retryfile

Dalam hasil pengamatan penulis pada bagian filling, sistem yang di

pakai di ruang penyimpanan adalah sistem penyimpanan sentralisasi, dan

sistem penomorannya adalah teRMinal digit. Petugas yang berada pada

bagian ini berjumlah 2 orang untuk shift pagi, tugas dari kedua petugas ini

adalah mencari berkas rekam medis dan mendistribusi berkas rekam

medis. Untuk pencarian berkas rekam medis petugas memakai tracer agar

bisa mengetahui berkas yang sudah keluar dari rak penyimpanan, setelah

itu petugas memeberikan cap tanggal dan waktu pada berkas rekam medis

sesuai dengan print out yang keluar dari sistem komputer. Setelah itu

petugas distribusi mendistribusikan berkas rekam medis ke nurse station

OPD 1 (poli kulit dan kelamin, penyakit dalam, mata, jantung, anak), OPD

2 (bedah tulang, syaraf, saluran kemih, pencernaan, kulit kelamin), OPD

(bedah umum, tumor, gastro, endokrin), kllinik THT, klinik obgin, klinik

rehabilitas medik, dan BPJS.

 83

Untuk pencarian berkas yang tidak di temukan di lemari

penyimpanan petugas biasanya melihat pada sistem komputer pada

kunjungan terakir pasien, pada tumpukan berkas yang masih belum di

coding atau masih di tahan di tempat nurse station, atau karena petugas

salah dalam filling berkas rekam medis dalam rak penyimpanan. Untuk

pengembalian berkas rawat jalan waktu yang di tentukan adalah 1x24 jam.

Terkadang juga ada perawat yang turun ke ruang penyimpanan

untuk meminta status pasien di karenakan pasien sudah menunggu di

ruang tunggu dan dokter ingin melihat status pasien tersebut. Ini

diakibatakan karena kurangnya tenaga di ruangan filling. Di lihat dari

banyakanya peRMintaan dari perawat baik via telpon maupun perawat

datang langsung ke ruang penyimpanan.

Namun penulis melihat, akibat dari kebijakan yang mengharuskan

petugas lain membantu bagian pendaftaran, mengakibatkan terjadinya

keterlambatan di bagian filling hingga mencapai angka 50% yang

mengakibatkan ketidakefektivan pengerjaan koding karena beberapa

berkas menjadi tertumpuk, sehingga jika petugas filling tidak menemukan

berkas RM di rak, petugas harus mencari juga di tumpukan berkas RM

yang belum dikoding, dan pencarian tersebut menjadi tidak efektif karena

petugas berulang kali mencari di tumpukan yang sama apabila berkas RM

pasien untuk pencarian berikutnya belum ditemukan juga.

1) Kegiatan Planning (perencanaan)
Berdasarkan hasil rapat di sampaikan bahwa keterlambatannya masih

mencapai angka 50% sehingga petugas filling berkas rekam medis

Rumah Sakit Advent Bandung perlu di tambahkan 1 orang lagi karena.

 84

Rencananya pada bulan Maret akan dilakukan penyediaan alat

scanning agar dokter bisa melihat langsung rekam medis pasie melalui

komputer sehingga di harapkan mengurangi angka keterlambatan.

2) Kegiatan Organizing (pengorganisasian)

Untuk kegiatan organizing petugas shift pagi 07.00, 2 orang untuk

pencarian berkas dan mendistribusi, siang jam 13.00 petugas datang

khusus untuk filling berkas rekam medis dan membantu petugas

lainnya.
3) Kegiatan Actuating (directing, commanding, motivating, staffing,

coordinating) atau fungsi penggerakan pelaksanaan

Selama pengamatan penulis, belum menemukan pemimpin

memberikan pengarahan kepada petugas filling. Untuk commanding

selama pengamatan penulis melihat atasan meminta bawahannya untuk

mencarikan berkas RM pasien kontraktor untuk keperluan klaim.

4) Kegiatan Controlling (monitoring) atau pengawasan dan

pengendalian
Selama pengamatan penulis belum melihat atasan memonitoring

pekerjaan bagian filling. Berdasarkan briefing yang di ikuti oleh

penulis, petugas dari bagian lain menyamapaikan bahwa adanya

perbedaan lama waktu bekerja antara gabungan petugas satu dengan

yang lain. Dalam hal ini atasan menyampaikan bahwa akan di lakukan

pengontrolan terhadap petugas tersebut.

B.3. Penerapan komunikasi dan koordinasi antar petugas di Instalasi

Rekam Medis dan dengan Petugas Selain petugas di Instalasi Rekam

Medis Rumah Sakit Andvent Bandung

 85

Penerapan komunikasi dan koordinasi antar petugas di Instalasi Rekam

Medis melalui buku overran : untuk kasus / masalah yang terjadi yang

dialami oleh petugas sebelumnya disampaikan pula kepada petugas

lainnya untuk pemecahan masalahnya dan diberikan solusi. Kepala bagian

memberikan pengarahan supaya petugas lain tidak melakukan kesalahan

lagi. Salah satu kasus yang disampaikan saat overran yakni : pasien datang

ke IGD dengan kasus bleeding menggunakan kartu BPJS. Petugas

meminta rujukan dari RS lain supaya dapat ditangani. Kasus tersebut

termasuk kasus emergency sehingga seharusnya tidak menggunakan

rujukan lagi.

Selama pengamatan, penulis melihat bahwa komunikasi dan

koordinasi dengan petugas selain di Instalasi Rekam Medis dilakukan oleh

beberapa petugas seperti bagian keuangan RS dan bagian keperawatan.

Sedangkan untuk bagian lain seperti bagian security atau bagian informasi

yang letak kerjanya berdampingan, belum terlihat adanya koordinasi kerja.

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan, penulis mendapatkan

bahwa petugas RM jarang melakukan koordinasi dengan petugas security

yang jika diamati security juga melayani pertanyaan pasien. Pada

beberapa kasus, penulis mendapatkan bahwa petugas security keliru dalam

memberikan arahan kepada pasien yang kemudian dilimpahkan kepada

petugas pendaftaran. Ketika petugas pendaftaran mengarahkan pasien pada

tujuannya, pasien menjadi salah paham karena merasa ditolak oleh bagian

pendaftaran. Dalam hal ini, petugas telah bekerja sesuai dengan aturan
 86

yang berlaku. Hal ini merupakan salah satu contoh yang petugas

sampaikan dan penulis lihat bahwa masih diperlukannya koordinasi dan

komunikasi dengan petugas di luar rekam medis agar tidak terjadi kesalah

pahaman ataupun karena informasi.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis, bagian informasi juga

memberikan beberapa kesamaan jenis informasi berdasarkan pertanyaan

pasien yang salah satunya mengenai pertanyaan seputar tariff pelayanan,

informasi dokter dan jadwal dokter.

Dalam berkoordinasi dengan bagian lain, petugas RM juga

berkoordinasi dengan bagian keperawatan dalam menanyakan jadwal

praktik dokter.

B.4. Permasalahan yang Ditemukan

Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, terdapat Permasalahan

yang penulis temukan di dalam fungsi manajemen yakni :

1. Pelayanan di front office yakni pendaftaran menjadi fokus utama dalam

pelayanan yang mengakibatkan terhambatnya pelayanan di back office

2. Jumlah SDM yang kurang

3. Masa transisi dari goal objective 2014 ke goal objective 2015

4. Perawat yang membantu mencarikan berkas RM pada rak

penyimpanan berkas RM dan melakukan distribusi berkas RM

 87

B.5. Alur Bagian Pendaftaran, Kodefikasi, dan Filling

a. Pendaftaran

Pasien kontraktor/umum  ke loket masing”  RI?  semua ke loket

kontraktor  Pasien kontraktor/umum?  umum RJ  ke loket umum 

data diinput  print outguide PL  cari berkas RM  distribusi ke

poli/nurse station  ambil berkas RM dr nurse station (oleh bagin

koding)  berkas RM diassembling, dikoding  indeks sudah otomatis

 laporan diprint, dimasukkan ke dalam foRMat laporan sesuai

kebutuhan)  dikirim ke internal & eksternal

b. Kodefikasi

Berkas RM diantar sebagian oleh nurse / petugas koding mengambil

berkas RM dr nurse station  assembling + coding berkas RM  input

kode ke computer.

c. Filling

Outguide tercetak (otomatis)  cari berkas RM Pasien Lama  distribusi

ke poli/nurse station [ke nurse station OPD 1 (poli kulit dan kelamin,

penyakit dalam, mata, jantung, anak), OPD 2 (bedah tulang, syaraf,

saluran kemih, pencernaan, kulit kelamin), OPD (bedah umum, tumor,

gastro, endokrin) / kllinik THT, klinik obgin, klinik rehabilitas medik, dan

BPJS]  ambil berkas RM dari bagian kodefikasi  dikembalikan ke

dalam rak penyimpanan