WEEKLY ANALYTICAL REPORT

Change and Transformation Management

Case : Peppercorn Dining

Ririe Rachmania 041624353025

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2017
 Roger, Lynn dan Erica merupakan konsultan dari perusahaan Square One Consulting
yang sedang makan siang di Peppercorn Dining yang merupakan fasilitas makan siang yang
disediakan oleh Universitas. Drew Randall mengetahui Erica, karena Erica pernah bekerja di
sana beberapa tahun sebelumnya. Drew meminta bantuan jasa para konsultan dan menjelaskan
berbagai tantangan yang dihadapi oleh Peppercorn Dining. Drew fokus menjelaskan
permasalahan pada proses staffing, yang mana membuat beberapa mahasiswa tidak lagi berminat
untuk bekerja di Peppercorn, dan juga beberapa permasalahan lainnya yang membuat ia
membutuhkan saran dari para konsultan.
Drew mengatakan bahwa “Saya ingin membuat Peppercorn tempat yang lebih
menyenangkan untuk siapun bekerja, tetapi ada banyak masalah yang lebih serius di dalam
Peppercorn. Seperti moral yang lemah, tidak adanya kreatifitas dan lain sebagainya”. Akhirnya
ia meminta bantuan karena Erica adalah mantan pegawai di Peppercorn, sehingga memiliki
hubungan personal dengan kebanyakan pegawai. Penelitian yang dilakukan konsultan, diawali
dengan proses enter and contract yang direncanakan oleh Erica. Dalam proses pengumpulan
data, beberapa isu permasalahan ditemukan, yaitu staffing, komunikasi, job description, serikat
pekerja (union), jenjang karir, dan juga kesejahteraan. Selain itu juga adanya penurunan jumlah
pelajar di Universitas All-American yang dekat dengan Peppercorn, sehingga peminat sudent-
worker menurun di Peppercorn.

How effective was the OD consultant’s data gathering? The content of the
data? The process of how the data were collected?
Data yang dikumpulkan bersifat kualitatif karena dilakukan secara observasi dan
interview. Para konsultan menghabiskan menghabiskan hari untuk mewawancarai karyawan,
mengamati alur kerja, dan mengumpulkan data yang diperlukan guna membuat evaluasi awal
untuk klien mereka. Lynn konsentrasi pada area produksi, Roger menganalisis front-of-house
operations dan Erica berkonsentrasi pada Management. Metode yang dilakukan adalah interview
dan observasi sehingga, hal ini dirasa efektif karena mendapatkan informasi langsung (first-
hand) yang penting untuk mendapatkan solusi. Observasi merupakan teknik yang menghasilkan
data tanpa bias, real-time, dan bersifat adaptif, serta dapat dimodifikasi dan dapat dilakukan
bergantung pada kondisi yang terjadi. Namun, analisis data dari teknik ini sedikit rumit dan sulit
dalam meng-coding sehingga sering kali menimbulkan bias dari proses tersebut.
Pada dasarnya teknik pengumpulan data paling efisien adalah penyelenggaraan
Questionnaires (Cummings & Worley, 2015). Namun, terdapat beberapa kendala yaitu tidak
adanya kesempatan untuk mendapatkan tambahn data, kuesioner bersifat impersonal dan
karyawan cenderung tidak menjelaskan jawaban yang jujur dan kuesioner lebih rentan untuk
direspon secara bias karena responden menjawab agar sesuai dengan sosial yang ada. Metode ini
dirasa kurang bisa memberikan gambaran yang valid. Sehingga, dipilihlah proses interview yang
dilakukan tiga orang dengan fokus masing-masing dengan pertanyaan terstruktur dan tidak
terstruktur. Menurut Cummings & Worley (2015), Interview merupakan metode paling efektif
untuk mendapatkan data pada Organization Development. Hal ini dikarenakan interview bersifat
adaptif sehingga memungkinkan interviewer untuk memodifikasi pertanyaan-pertanyaan dan
menyelidiki isu-isu yang terlihat muncul pada proses interview.
Observasi sendiri juga memiliki banyak keuntungan dan memberikan tempat bagi
konsultan untuk berhubungan langsung dengan tingkah laku berkenaan dengan pertanyaan yang
ada, tanpa harus mengetahui persepsi terhadap lainnya. Hal ini dilakukan konsultan yang juga
melihat dan observasi terhadap tingkah laku karyawan terhadap kehadiran karyawan lainnya.
Proses observasi dan interview membuat proses pengumpulan data berjalan lebih efektif. Dengan
mengunakan interview, konsultan dapat berinteraksi dengan seluruh pekerja dari superviser,
pekerja di ruang cuci, day chef, day cook, night chef, night cook, server, hingga kasir, dan
berbagai jenis pekerja yang ada pada organisasi. Namun, dengan menggunakan metode interview
dan observasi data yang dikumpulkan sulit untuk diinterpretasi atau di-coding.

What concepts or models might help you analyze the data? What conclusions
would you draw from the analysis?
Pada dasarnya teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh ketiga konsultan ini
menggunakan data kualitatif, sehingga metode yang digunakan untuk menganalisis data yang ada
yaitu content analysis.
- Content Analysis dihadirkan untuk merangkum berbagai informasi menjadi beberapa
kategori yang menjadi isu permasalahan utama. Secara umum, proses ini terdapat tiga
langkah. Pertama, respon dari beberapa pertanyaan dibaca untuk mendapatkan kesamaan
 dari berbagai komentar yang ada dan juga menentukan apakah beberapa jawaban muncul
terus-menerus. Hal ini dilakukan konsultan untuk memastikan isu-isu yang penting yang
menjadi permasalahan yang ada di Peppercorn Dining. Salah satunya, bagaimana
konsultan mengumpulkan data terkait permasalahan student-workers yang ditanyakan
pada karyawan di berbagai bagian, dan juga mencari informasi mengenai isu tersebut
pada Student Managers. Data tersebut dimiliki dan dapat dikategorikan sehingga
ditemukan isu-isu apa saja yang muncul dan penting untuk diselesaikan.
Kedua, berdasarkan dari komentar yang berulang-ulang terhadap sebuah
pertanyaan. Karena ada beberapa tema yang berbeda dalam menanggapi sebuah
pertanyaan umum. Hal ini sebaiknya dilakukan oleh para konsultan untuk mengetahui
tema dan masalah yang menjadi concern responden. Ketiga, melihat bagaimana kategori-
kategori isu tersebut memberikan gambaran apa saja yang menjadi permasalahan utama
yang harus dibenahi.

Hal yang terjadi pada Peppercorn Dining merupakan salah satu cara untuk mendiagnosa
permasalahan apa saja dan apa yang harus diubah dalam sebuah organisasi. Sehingga, model
yang cocok untuk dilakukan dalam perencanaan perubahan yang akan dilakukan di Peppercon
Dining adalah General Model yang dimana terdapat 4 step seperti yang ada di gambar ini.

Terdapat 4 langkah, (1) Entering dan Contracting , dimana hal ini membantu manager
untuk menentukan apa yang mereka inginkan dalam perencanaan perubahaan yang akan
dilakukan. Entering sebuah organisasi merupakan bagaimana mengumpulkan data awal untuk
 memahami permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. (2) Diagnosing mengeksplorasi tiga
level aktivitas pada level organisasi, group-level, dan individual-level. Hal ini dilakukan oleh
konsultan untuk mengetahui pada level apa permasalahan yang ada untuk mendapatkan solusi
yang sesuai.

How Should the feedback session be designed?

Tujuan utama dari proses feedback adalah untuk memastikan bahwa klien memiliki data yang
sesuai. Feedback dapat didesain dengan menggunakan Survey Feedback yang dimana merupakan
proses pengumpulan dan feeding back data dari organisasi melalui questionnaire atau survey. Cara
ini dipilih karena dianggap paling efektif dan efisien untuk memastikan data yang sudah
dikumpulkan sesuai atau tidak dengan diagnose yang dilakukan para konsultan. Terdapat 5 langkah
dalam menyelenggarakan Survey Feedback, yaitu:
1. Anggota dari organisasi termasuk top manajemen harus tergabung dalam pleminary
planning pada survey tersebut.
 2. Instrumen survey diadministrasikan kepada semua anggota organisasi
3. OD consultant menganalisis data dan hasilnya dengan pendekatan melakukan proses
feedback terhadap data yang dikumpulkan
4. Data feedback biasanya dimulai dari top manajemen
5. Feedback meetings menjelaskan bagaimana bekerja dengan data yang ada

Lima langkah tersebut dapat dilakukan pada Feedback Survey untuk mendapatkan feedback
terhadap data yang sudah dimiliki oleh konsultan. Penggunaan feedback survey dirasa cara paling
cepat untuk menemukan solusi dari data-data yang sudah ada.