PROCESS OF OD (ENTERING, CONTRACTING, AND DIAGNOSING) –

CASE : ANALISIS KASUS KENTWORTH MOTORS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Perubahan

Disusun Oleh :

ADRI ISTAMBUL L.G 041924353011

VITA RETYANA 041924353021

EL DINIYAH SURURI 041924353025

(KELAS E2A / AKHIR PEKAN – ANGKATAN 54)

Program Studi Magister Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Airlangga

2021
Chapter 4 - Entering and Contracting

Tahap Entering dan Contracting (membuat kontrak) adalah langkah awal dalam proses
OD. Mereka melibatkan pendefinisian awal masalah atau peluang organisasi untuk pengembangan
dan membangun hubungan kolaboratif antara praktisi OD dan anggota klien tentang cara
menangani masalah tersebut. Mereka membantu untuk menentukan masalah apa yang akan
ditangani oleh kegiatan tersebut, siapa yang akan melaksanakannya, dan bagaimana
menyelesaikannya. Praktisi OD mungkin perlu mengumpulkan informasi awal untuk membantu
mendefinisikan masalah pembangunan atau problematis.

Entering into an OD Relationship

Aktivitas yang terlibat dalam memasuki hubungan OD, yaitu :

a. Memperjelas masalah organisasi (Clarifying the organizational issue)
Memperoleh perspektif yang lebih jelas tentang masalah organisasi mungkin memerlukan
pengumpulan data awal. Praktisi OD sering memeriksa catatan perusahaan dan mewawancarai
beberapa anggota kunci untuk mendapatkan pemahaman awal tentang organisasi, konteksnya, dan
sifat masalah yang disajikan. Fase diagnostik OD melibatkan penilaian yang jauh lebih luas atas
masalah yang bermasalah atau pembangunan daripada yang terjadi selama tahap entering dan
contracting. Diagnosis juga mungkin menemukan masalah lain yang perlu ditangani, atau
mungkin mengarah pada mendefinisikan kembali masalah awal yang diidentifikasi.
b. Menentukan klien yang relevan (Determining the relevant client)
Menentukan klien yang relevan dapat bervariasi dalam kompleksitasnya tergantung pada
situasinya. Dalam kasus di mana masalah organisasi dapat ditangani di unit organisasi tertentu,
definisi klien akan relatif mudah. Anggota unit tersebut merupakan klien yang relevan. Mereka
atau perwakilan mereka harus dilibatkan dalam proses entering dan contracting. Misalnya, jika
seorang manajer meminta bantuan dalam meningkatkan proses pengambilan keputusan timnya,
manajer dan anggota tim tersebut akan menjadi klien yang relevan.
c. Memilih praktisi OD yang sesuai (Selecting the appropriate OD practitioner)
Untuk membantu menurunkan ketidakpastian dalam memilih di antara para praktisi OD
eksternal, organisasi dapat meminta agar proposal formal diajukan sebelum memilih. Dalam kasus
ini, praktisi OD harus mengambil semua informasi yang dikumpulkan di langkah-langkah
sebelumnya dan membuat garis besar tentang bagaimana proses tersebut dapat diselesaikan.

Developing a Contract

Aktivitas entering dalam OD relationships merupakan awal yang diperlukan untuk

mengembangkan kontrak OD. Mereka menentukan fokus utama untuk membuat kontrak,
termasuk pihak-pihak terkait. Pembuatan kontrak adalah perpanjangan alami dari proses entering
dan menjelaskan bagaimana proses OD akan dilanjutkan. Proses ini biasanya menetapkan harapan
para pihak, waktu dan sumber daya yang akan dikeluarkan, dan aturan dasar di mana para pihak
akan beroperasi.

Chapter 5 - Diagnosing

Diagnosis adalah proses memahami bagaimana organisasi saat ini berfungsi, dan
memberikan informasi yang diperlukan untuk merancang intervensi perubahan. Ini umumnya
merupakan tindakan lanjutan setelah proses entering dan contracting yang berhasil, yang mengatur
panggung untuk diagnosis yang sukses. Proses tersebut membantu praktisi OD dan anggota klien
bersama-sama menentukan masalah organisasi mana yang akan difokuskan, bagaimana
mengumpulkan dan menganalisis data untuk memahaminya, dan bagaimana bekerja sama untuk
mengembangkan langkah-langkah tindakan dari diagnosis. Dalam arti lain, diagnosis selalu
terjadi. Manajer, anggota organisasi, dan praktisi OD selalu berusaha memahami pendorong
efektivitas organisasi serta bagaimana dan mengapa perubahan berlangsung dengan cara tertentu.
Diagnosis mungkin ditujukan untuk mengungkap penyebab masalah tertentu, berfokus pada
pemahaman proses yang efektif, atau diarahkan untuk menilai fungsi keseluruhan organisasi atau
departemen untuk menemukan area untuk pengembangan di masa depan. Diagnosis memberikan
pemahaman sistematis tentang organisasi sehingga intervensi yang sesuai dapat dikembangkan
untuk memecahkan masalah dan meningkatkan efektivitas.
Open-Systems Model

Merupakan sekumpulan konsep dan hubungan yang menjelaskan sifat dan perilaku dari sesuatu
yang disebut sistem — organisasi, kelompok, dan pekerjaan. Sistem dipandang sebagai kesatuan
yang terdiri dari bagian-bagian atau subsistem; sistem tersebut berfungsi untuk mengintegrasikan
bagian-bagian ke dalam unit yang berfungsi. Model sistem terbuka juga menyarankan bahwa
organisasi dan subsistem mereka — kelompok dan pekerjaan individu — berbagi sejumlah fitur
umum yang menjelaskan bagaimana mereka diatur dan bagaimana fungsinya.
CASE - KENTWORTH MOTORS

Hal itu dimulai dari sebuah panggilan telepon, seperti yang dilakukan begitu banyak
orang dari kenalan saya. Orang yang menelepon tersebut adalah Robert Denton, yaitu seorang
manajer operasi dari perusahaan manufaktur truk Kenworth Motors di Seattle. Denton mengatakan
bahwa dia mendapatkan nomor saya dari Charles Wright, salah seorang klien saya yang berada di
Seattle. Charlie adalah manajer OD untuk perusahaan produk kayu besar. Saya pernah melakukan
beberapa proyek dengan kelompok konsultan internal Charlie selama tiga tahun terakhir dan
terkadang membantu peran sebagai konsultan kelompok OD. Denton dan Charlie adalah anggota
klub layar yang sama. Dia melanjutkan dengan mengatakan bahwa sebagai seseorang yang relatif
baru tinggal di Seattle, dia bertanya kepada Charlie apakah dia kenal konsultan mana pun, dan
Charlie merekomendasikan saya. Saya sebagai seorang konsultan OD merasa tersanjung sekaligus
tertarik atas undangan yang ditawarkan oleh Denton untuk berkonsultasi terhadap perusahaan
besar seperti Kenworth Motors. Kesan pertama yang dirasakan oleh konsultan OD terhadap sosok
Denton adalah beliau merupakan orang yang cerdas dan sangat menyenangkan.

THOUGHTS ON THE ROAD

Saya (konsultan OD) memberitahukan kepada Denton bahwa saya tinggal di negara
bagian Spokane dan menambahkan bahwa saya memiliki waktu terbatas tersedia dalam jangka
pendek. Saya berencana untuk mengunjungi Seattle dalam tiga minggu, dan sepakat untuk bertemu
pada tanggal 11 April pukul 10 pagi. Di sepanjang perjalanan dari Spokane menuju ke Seattle,
saya merasa sedikit risau karena belum mengenal dengan baik calon kliennya tersebut. Konsultan
OD hanya mengetahui sedikit mengenai Denton, dan memutuskan untuk berkonsultasi dengan
sebuah perusahaan yang informasinya hanya diketahui sedikit tanpa memiliki fokus agenda.
Sepanjang perjalanan, konsultan OD hanya dapat membayangkan bagaimana kantor yang akan
dikunjungi, furniture nya, lokasinya, dan lain – lain. Namun konsultan mencoba untuk tetap focus
pada sosok Denton yang sebelumnya hanya mendengar suaranya melalui sambungan telepon
dengan ilustrasi atau gambaran tentang sosok yang belum terlalu tua secara usia, namun memiliki
postur badan yang bugar dengan wajah yang bersih.
 Apa yang benar-benar ingin saya capai saat saya bertemu dengan Denton? Semakin saya
mempertimbangkan ini pertanyaan, semakin saya mengupas jawaban saya. Saya memutuskan
untuk tidak merencanakan banyak detail dalam rencana pertemuan ini hanya akan melakukan
semua yang bisa saya lakukan. Konsultan OD berfrikir bahwa keadaan secara umum di pabrik
dalam kondisi yang baik –baik saja, hanya saja gagasan Denton yang masih kabur tentang
operasional pabrik. Konsultan OD justru memikirkan proyek konsultasi lain yang berpotensi
memberikan keuntungan yang lebih besar pada saat menemui Denton, dimana visibilitas dan
reputasi dinilai lebih baik untuk bisnisnya. Akhirnya dia memutuskan untuk memperjelas dan
mengklarifikasi perannya terhadap perusahaan Kenworth Motors dan setelah itu memutuskan
apakah akan meneruskan kesepakatan atau tidak. Konsultan OD akan berusaha untuk menjadi
dirinya sendiri, dan pada dasarnya konsultan OD tidak ingin bekerja sama dengan siapapun yang
tidak disukainya seperti seseorang yang tidak benar – benar tulus ingin melakukan pekerjaan riil
tertentu.

MAKING CONTACT

Setibanya di lokasi Kenworth Motors, ternyata pabrik yang dimiliki jauh lebih besar dari
yang dibayangkan. Kemudian seorang wanita paruh baya berjas menyambut saya dengan
tersenyum. Setelah saya memperkenalkan diri, dia membawaku menyusuri koridor samping ke
sebuah ceruk dan memberi tahu sekretaris tentang siapa saya dan tujuan saya adalah bertemu
dengan Tuan Denton. Sekretaris yang duduk memberitahuku Tuan Denton sedang menunggu saya,
tapi sedang menerima panggilan telepon. Sekitar 10 menit kemudian, seorang pria memakai jaket
olahraga dengan kemeja berkerah terbuka masuk melalui pintu di belakang sekretaris dan langsung
berjalan ke saya. Dia mengulurkan tangannya, tersenyum, memperkenalkan dirinya sebagai Bob
Denton dan memberi isyarat kepada saya untuk menuju ruangannya. Kantor itu lebih besar dari
yang saya harapkan. Di sisi lain kantor itu sebuah sofa dan dua kursi boneka mengelilingi sebuah
tempat untuk meja kopi. Tirai membingkai satu jendela besar yang terlihat di tempat parkir.
Denton bertanya apakah saya ingin kopi, dan saya menjawab ya. Obrolan antara kami diawali
dengan basa basi mengenai perjalanan menuju ke pabrik, dan lain – lain. Selama 12 menit, Denton
menceritakan dengan penuh semangat tentang produksi harian sebanyak 23 unit truk dengan
rincian biaya produksi untuk setiap truknya, akumulasi pesanan penjualan, pemutakhiran
perlengkapan tertentu yang baru dikembangkan, asal – usulnya dari sebuah perusahaan yang
berlokasi di Midwest, dan waktu yang dihabiskan oleh Denton dalam menangani anggaran pabrik
untuk tahun depan. Dari cerita itu dapat diambil kesan bahwa Denton merupakan sosok yang
professional terhadap pekerjaannya. Denton juga merupakan sosok yang santai dan mau terbuka
mengenai dirinya. Sosok Denton tampak jelas untuk mudah disukai oleh orang lain, lebih muda,
lebih santai, dan tidak seperti dugaan awal sebelum bertemu.

GETTING DOWN TO BUSINESS

Konsultan OD memborbardir Denton dengan banyak pertanyaan dan mencoba

menemukan sesuatu yang tidak konsisten atau menunjukkan adanya masalah. Namun setiap
pertanyaan yang diajukan, mulai dari hubungan dengan serikat pekerja sampai keterangan –
keteranganyang didapat menegani hubungan antara teknisi produksi sampai jumlah pendapatan
kotor, jawaban yang diberikan Denton sangat faktual dan lengkap sehingga semuanya terlihat baik
– baik saja. Kemudian kesimpulan sementara yang dapat diambil dari hasil wawancara dengan
Denton adalah Denton dan perusahaan Kenworth Motors dalam keadaan yang baik – baik saja.
Saya mengatakan kepada Denton bahwa keahlian saya adalah untuk menemukan masalah, dan
semestinya kehadirannya dapat memberikan dampak perbaikan yang signifikan. Kemudian
Denton mengatakan bahwa ia hanya ingin mengetahui apakah kenyataan yang terjadi benar
demikian. Denton juga bertanya apakah ada cara lain untuk mengetahui kondisi perusahaan yang
sebenarnya dengan biaya yang minimal. Bob Denton merupakan sosok yang terbuka. Dia akan
menjawab segala yang terjadi di pabrik dengan penuh kejujuran.

LET’S HAVE A RETREAT

Kemudian saya menyampaikan ide kepada Denton untuk mengadakan program retret
yang murah. Denton, para manajer dari setiap departemen, dan saya akan bertemu di sebuah tempat
yang jauh selama 2 hari, misalnya selama akhir pecan untuk bersama – sama mengeksplorasi
bagaimana segala sesuatunya berjalan di pabrik. Dari pertemuan tersebut, setiap orang diharapkan
akan saling mengenal, akan lebih mengetahui jika ada isu – isu serius yang harus ditangani, dan
akan memiliki pengalaman menyelesaikan masalah bersama – sama, serta Denton akan dapat
merasakan apakah timnya dapat terbuka untuk bekerja sama dengan orang luar seperti saya sebagai
konsultan OD.
Denton setuju untuk melakukan ide ini mengingat pertemuan semacam ini dinilai relatif
efisien dan tidak akan mengurangi jam kerja, serta tidak membutuhkan biaya yang tinggi. Kegiatan
retret tersebut rencananya akan dilakukan di sebuah country club atau tempat penginapan yang
berjarak hanya beberapa jam dari Seattle. Rencana ini dilakukan untuk memberikan rehat secara
simbolik dari lingkungan bisnis yang selama dihadapi yang terkadang akan mengorbankan jadwal
akhir minggu karena beban pekerjaan dan harus menanggung sendiri biaya perjalanan. Namun
dalam retret ini, semua biaya mulai dari perjalanan, makanan, penginapan akan ditanggung oleh
perusahaan sebagai bukti keseriusan Denton terhadap keberhasilan program ini. Acara akan
dimulai dengan menikmati coktails dan makan malam bersama pada Jumat malam dan berbincang
sepanjang hari pada hari Sabtu dengan waktu rehat secukupnya dan diakhiri pada Minggu siang.
Denton sepakat dengan imbalan yang diajukan oleh konsultan OD dengan mekanisme tagihan
minimum 3 hari dengan tarif harian, biaya perjalanan yang termasuk penginapan, makanan, dan
akomodasi lainnya. Kami juga memilih akhir pekan dalam satu setengah bulan lagi sebagi jadwal
retret.

PERTANYAAN
1. Seberapa baik persiapan konsultan PO untuk pertemuan dengan Denton? Maukah kamu
melakukan sesuatu yang berbeda?
Menurut kelompok kami, sesuai dengan analisa kasus di atas telah dijelaskan bahwa
Konsultan OD tidak melakukan persiapun apapun sebelum menemui calon kliennya. Bahkan
dalam kasus juga dijelaskan bahwa Konsultan OD sama sekali tidak dapat membayangkan apa
yang perlu dilakukan pada saat bertemu Denton dalam menyelesaikan masalah di perusahaan
Kenworth Motors. Jika kami ditunjuk sebagai konsultan OD, sebaiknya akan melakukan riset
mengenai latar belakang calon klien dan perusahaannya. Dengan begitu diharapkan konsultan OD
dapat memiliki bekal informasi yang cukup mengenai gejala permasalahan maupun informasi lain
yang dapat diteliti lebih dalam pada saat bertemu secara langsung dan melakukan wawancara
dengan kliennya. Dalam kasus Kenworth Motors, sebaiknya konsultan OD melakukan pencairan
informasi yang cukup mendalam mengenai Denton dan perusahaannya dikarenakan hubungan
mereka yang awalnya tidak saling mengenal dan mereka diperkenalkan oleh pihak ketiga yaitu
Charlie. Pihak ketiga tersebut mungkin saja memiliki penilaian yang bersifat subyektif terhadap
masing – masing pihak sehingga bisa saja menimbulkan bias dalam penilaian latar belakang
masing – masing pihak antara konsultan OD dan Denton. Pencairan informasi yang lebih dalam
ini dapat dilakukan setidaknya melalui pencairan via internet ataupun media sosial yang bertujuan
untuk mengumpulkan data awal untuk lebih memahami gejala atau potensi permasalahan yang
terjadi yang selanjutnya dapat diklarifikasi pada saat wawancara langsung.

2. Dalam diskusi antara OD konsultan dan Denton, apa yang efektif dan tidak efektif tentang
sikap dari konsultan?
Dalam kasus dijelaskan bahwa pada saat melakukan pertemuan, konsultan OD melakukan
penggalian informasi dengan memberikan banyak (memborbardir) pertanyaan pada saat
wawancara kepada Denton untuk mengetahui dan mencoba menemukan sesuatu yang tidak
konsisten atau menunjukkan adanya masalah. Dengan melakukan hal tersebut, konsultan OD
merasa dia tidak melihat sesuatu yang janggal ataupun adanya potensi masalah yang terjadi di
Kentworth Motors. Konsultan OD juga mengatakan kepada Denton dengan jelas bahwa keahlian
dan perannya adalah untuk menemukan masalah, dan semestinya kehadirannya dapat memberikan
dampak perbaikan yang signifikan.
Namun, tindakan yang dilakukan oleh konsultan OD sebaiknya perlu dianalisis kembali
karena terdapat hal yang membuat OD relationships menjadi tidak efektif, yaitu konsultan OD
hanya melakukan wawancara pada satu pihak saja yang dalam kasus ini adalah Denton sebagai
orang internal perwakilan dari Kentworth Motors. Meskipun jawaban yang diberikan oleh Denton
factual, namun jika konsultan OD hanya menerima jawaban dari seorang saja, hal ini dapat
menimbulkan penilaian yang bias terhadap apa yang sebenarnya terjadi di perusahaan tersebut.
Oleh karena itu, sebaiknya konsultan OD melakukan diagnostik awal dengan melakukan pencairan
informasi secara luas mengenai calon klien dan perusahaan Kentworth Motors sebelum melakukan
pertemuan atau wawancara, sehingga konsultan OD dapat membuat kerangka atau gambaran
mengenai gejala atau potensi permasalahan secara lebih mendetail yang kemudian baru dapat
dikonfirmasikan pada saat wawancara. Hal ini dilakukan agar seorang konsultan OD tidak terburu
– buru dalam mengambil penilaian akan masalah yang terjadi di suatu perusahaan.
3. Seberapa efektif proses kontrak dijelaskan di bagian terakhir kasus ini? Apa lingkup dan
kejelasan kesepakatan?

Menurut kami, kontrak yang dijelaskan oleh konsultan OD sudah cukup efektif, karena dalam
kontrak tersebut konsultan OD telah menjelaskan beberapa poin diatas seperti rencana kegiatan
retret, tempat dan waktu pelaksanaan, rekomendasi kegiatan apa yang akan dilakukan,
menjelaskan mengenai fees, terms, dan condition dari kegiatan retret tersebut. Namun konsultan
OD tidak menjelaskan detail secara rinci mengenai perannya di dalam retret ini dan tujuan akhir
secara spesifik yang dapat dicapai dalam kegiatan retret ini. Konsultan OD hanya ingin mengetahui
apakah para manajer dari beberapa departemen dapat bekerja sama dengan pihak luar dengan
munculnya sosok konsultan OD dalam retret tersebut.

4. Bagaimana Anda merancang retret yang akan datang?

Menurut kelompok kami, sebaiknya retret yang akan dilaksanakan kedepannya dapat
dilakukan secara rutin (bisa sebanyak 1 bulan sekali) dengan melibatkan beberapa pemangku
kepentingan yang lebih luas (seperti misalnya supervisor, teknisi terkait, dan lain – lain), dan tidak
hanya terbatas kepada para manajer departemen. Hal ini sebaiknya perlu dilakukan oleh Denton,
karena beliau menjelaskan ingin benar – benar mengetahui apakah proses bisnis yang terjadi di
Kentworth Motors benar seperti yang terjadi selama ini. Dengan melibatkan ruang lingkup yang
lebih besar jika dibandingkan hanya manajer departemen, diharapkan Denton medapatkan
informasi yang lebih luas mengenai internal perusahaan, karena terkadang masalah yang
sebenarnya terjadi dialami oleh para staf atau teknisi terkait secara langsung.

Dalam program retret kedepannya sebaiknya dilakukan seperti beberapa kegiatan

berkelompok secara cross divisi sebagai salah satu bentuk penilaian Denton untuk menilai
hubungan inter relasi antar karyawan atau perwakilan serikat pekerja, kemudian kegiatan problem
solving yang dapat membantu semua peserta retret untuk berlatih potensi dan kemampuan yang
dimiliki dalam menghadapi potensu masalah internal pada pekerjaannya, dan kegiatan lain yang
dapat memberikan feedback bagi semua peserta retret maupun Denton agar dapat mengevaluasi
dan menentukan strategi kedepannya terkait masalah manajerial perusahaan Kentworth Motors.