STUDI KASUS

PERUBAHAN & PENGEMBANGAN ORGANISASI

PROSES PENGEMBANGAN, PERUBAHAN
“ENTERING, CONTRACTING & DIAGNOSTIC”

KENWORTH MOTOR’S

KELOMPOK 4
MAULANA FARIZIL
ZENDY RANDY P
DARA BENEDICTA
ALFIAN RAMADHAN
LUSMITA SARI

MAGISTER MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2022
A. Latar Belakang
Robert Denton adalah seorang plant manager di Kenworth Motor’s seattle truck
manufacturing operations, menghubungi seorang OD consultant karena Denton
memiliki beberapa kendala di timnya. Pada saat itu OD Practitioner merasa senang
mendapatkan undangan dari seorang Robert Denton yang mana dikenal sebagai
manajer yang bekerja di perusahaan terkenal dan besar. Robert Danton mengetahui OD
consultant dari salah satu seorang OD manager dari a major timber product company
Bernama Charles Wright yang merupakan salah satu rekan kerja selama tiga tahun
dalam sebuah proyek. Robert Denton akhirnya membuat jadwal pertemuan untuk
mendiskusikan bagaimana masalahnya, tetapi sebelum bertemu OD practitioner tidak
menjadwalkan pertemuan dengan baik karena dia tidak mencari tahu lebih dalam
tentang perusahaan yang akan dia temui Kenworths Motor’s. OD Practitioner merasa
dirinya berpengalaman dan hanya mencari informasi dari beberapa rekan kerja yang
sudah berkerjasama sebelumnya dengan Denton.

Pada saat hari itu tiba 10 april jam 10 pagi OD practitioner mengendarai mobil
untuk memenuhi janjinya Bersama perusahaan Kenworth Motor’s tetapi di saat
perjalanan dia merasa bosan dan menunda perjalanannya dengan memikirkan banyak
hal karena merasa dia tidak tahu banyak tentang perusahaan yang akan dia temui dan
tidak mempunyai agenda terfokus. Ketika OD Practioner bertemu dengan Denton
selama 10-12 menit Denton hanya menceritakan dasar permasalahannya saja dan tidak
memberikan informasi secara terperinci. Pada saat Denton selesai menceritakan
permasalahannya OD practitioner tidak menanyakan kembali permasalahan yang ada
dan akhirnya menimbulkan kebingungan kepada OD practitioner. OD practitioner
merasa bahwa masalah yang sedang di hadapi oleh Denton tidak ada masalah yang
mendetail yang harus dikonsultasikan tetapi disisi lain OD Practitioner terus berusaha
untuk mencari tahu akar permasalahan dan memberikan arahan untuk apa saja yang
perlu diperbaikin kedepannya. Di saat Denton menyimak semua arahan dan penjelasan
dari OD Practitioner dia merasa ada ketertarikan dan akhirnya dia berkompromi terkait
harga untuk konsultasi lebih lanjut dengan OD Practitioner.

Akhirnya setelah OD Practitioner memikirkannya dia berniat untuk melakukan

retreat. Retreat adalah salah satu bentuk untuk dapat memberikan suatu ide-ide secara
efektif dan tidak menunggu waktu yang lama bagi. OD Practitioner melihat ada
penginapan yang tidak jauh dari Seattle dan dia memutuskan untuk retreat di Country
 Club itu tidak lama kemudian Bob menanyakan mengenai biaya, OD Practitioner
langsung menghitung dengan mengasumsikan biaya yang akan dia terima seperti
makanan dan penginapan. Setelah Perusahaan Kenworth Motor’s menerima semua
biaya tersebut dan bersedia untuk melakukan retreat dengan kesepakatan Bersama
menggunakan lokakarya komunikasi.

Perubahan dan pengembangan organisasi merupakan upaya peralihan untuk

memajukan organisasi secara terencana dan mengarah pada suatu tujuan oleh karena
menurut Mashak (2014); Hastings dan Schwarz (2021) yang menjelaskan bahwa bidang
pengembangan organisasi berfokus pada perubahan praktikal, penjelasan tentang proses
perubahan, kemungkinan perubahan secara aktivitas, perubahan kepemimpinan, serta
nilai-nilai untuk memimpin proses perubahan. Entering and contracting merupakan
lzangkah dari proses pengembangan organisasi (Gummings danWorley, 2015).

Langkah selanjutnya yaitu contracting dimana proses ini dilalui setelah

melakukan entering natural dalam proses ini memastikan bahwa proses yang dijalankan
oleh OD berjalan. Menurut OD (Gummings dan Worley, 2015) ada beberapa cara pada
proses pengembangan kontrak yaitu adanya mutual expectation dimana ini berasal dari
klien praktisi OD dari segi hubungan pekerjaan, pencapaian dari personal, mengenai gaji,
laporan dari klien, penghargaan, kesempatan baru dan ground rules dimana proses
kontrak akan menghubungkan bagaimana cara bekerja sama antara klien dan praktisi.

Diagnosa adalah proses memahami bagaimana organisasi saat ini berfungsi, serta
menyediakan informasi yang diperlukan untuk merancang intervensi perubahan.
Diagnosa juga dibutuhkan setelah melalui proses Entering dan Contract dikutip dari
Gummings dan Worley (2015). Dengan cara mengumpulkan data tentang informasi yang
akan dianalisis tentunya akan memudahkan para praktisi OD membuat tindakan apa
selanjutnya. Dalam proses diagnose ada beberapa system organisasi yaitu, diagnosa
tingkat organisasi, diagnosa tingkat grup, dan diagnosa tingkat individual.
B. PEMBAHASAN
1. How well did the OD consultant prepare for the meeting with Denton? Would you
have done anything differently?

Pada kasus ini konsultan OD tidak mempersiapkan pertemuan dengan Denton

dengan baik, karena Konsultan OD tidak bisa mengatur dan menyediakan waktu
pertemuan untuk membahas kasus yang akan dihadapi. OD hanya memikirkan
Denton dari segi fisik tidak mencari tahu latar belakang dari Denton dan perusahaan
yang akan dia selidiki. Untuk lebih persiapan bertemu dengan Denton sebaiknya OD
dapat mencari tahu permasalahan yang terjadi dan bisa mempelajari lewat profil
perusahaan Kenworth Motor’s.

Sebelum kita bertemu client seharusnya kita sudah mencari tahu bagaimana
perusahaan yang akan kita hadapi sehingga kita memiliki gambaran terkait system
perusahaan. Lalu mengenai profil perusahaan kita bisa mengumpulkan data input
dan output Kenworth Motor’s sebelum mendiskusikan masalah apa yang terjadi.
Sebagai OD kita akan memberikan waktu untuk client menceritakan masalahnya
agar bisa mencari sumber permasalahan yang sedang terjadi. Tetapi Denton tidak
menceritakan secara detail mengenai hal apa yang terjadi. Denton hanya
menceritakan bahwa timnya di dalam perusahaan Kenworth Motor’s terdapat
kendala dan merasa kurang baik.

Setelah mendapatkan sumber permasalahan kita akan dapat mengetahui

permasalahan yang sedang dialami mulai dari tugas tanggung jawab, struktur,
budaya ataupun adanya komunikasi yang kurang baik. Dalam hal ini akan dilakukan
diagnose, intervensi dan evaluasi. Lalu jika client bersedia maka tugas OD adalah
mempersiapkan proposal untuk rencana intervensi dan menerapkan berbagai cara
untuk meningkatkan kinerja tim dengan cara workshop, mentoring dan training.

2. In the discussion between the OD consultant and Denton, what was effective and
ineffective about the consultant's behaviour?

Dalam kasus yang dihadapi OD ada beberapa hal yang efektif yaitu dalam
tahap clarifying the issue dimana OD mempelajari design system, inputs dan outputs
yang ada di perusahaan Kenworth Motor’s mulai dari harga per truk, equipment
update, proses penjualan, jumlah produksi hingga pengeluaran dana.
 Lalu dari segi pemilihan OD Practitioner seorang client seharusnya sudah memiliki
gambaran kepada OD yang akan di pilih. Seperti Denton yang sudah memiliki
engagement dengan OD practitioner karena Denton sudah mendaptkan rekomendasi
dari client sebelumnya yaitu Charles Wright yang sudah bekerja sama denganya
selama 3 tahun berturut-turut.

Sedangkan dari kasus ini juga terdapat sisi kurang efektif dimana ODkurang
memiliki kesiapan untuk bertemu kliennya. OD Practitioner hanya memikirkan
kasus-kasus yang sama sekali tidak berkaitan dengan masalah klienya yaitu Robert
Denton sebagai manajer Kenworth Motor’s. Sepanjang perjalanan OD hanya
membayangkan bertemu dengan manajer perusahaan besar seharusnya hal tersebut
bisa diganti dengan memikirkan kesiapan, meriset perusahaan agar nantinya siap
menghadapi issue-isue yang ada. Lalu dalam kasus ini yang kurang efektif juga
adalah proses selecting dimana OD hanya menangani permasalahan dari engagement
saja tidak melalui proposal formal yang sebenarnya bertujuan untuk mengetahui
keahlian dari OD.

3. How effective was the contracting process described in the last part of the case?
What is the scope and clarity of the agreement?

Dalam proses kontrak sudah efektif dimana semua kesepakatan dibicarakan

diawal secara jelas. Dari segi waktu lalu mengusulkan retreat disuatu tempat yang
sudah disetting diawal untuk memecahkan masalah serta bayaran yang akan
diterima. Perusahaan Kenworth Motor’s sudah sepakat untuk menerima semua
tawaran dari OD dalam proses kontrak. Tetapi ada hal yang perlu untuk di tingkatkan
dari segi klien dengan adanya proses intervensi. Agar mengetahui kurunwaktu yang
akan di capai lalu mengenai siapa saja yang akan terlibat serta aturan- aturan lainya
sehingga dapat memecahkan suatu masalah yang ada di Kenworth Motor’s. Dengan
mengikuti proses kontrak yang meliputi tiga tahapan yaitu, Mutual Expectations dari
kedua sisi, OD practitioner dan klien. Ekspektasi ini mencakup dalam hal biaya
intervensi, fasilitas, status hubungan, hak dan kewajiban masing-masing,
penghargaan lainnya, dan sebagainya, Kedua, Time and Resources Mengatur waktu
pengerjaan, orang-orang yang terlibat, dan metode pengumpulan data, yang terakhir
Ground Rules Menyangkut perjanjian yang lebih detail terkait
 hak dan kewajiban, perahasian data, penyelesaian konflik, dan pengambilan
keputusan.

4. How would you design the upcoming retreat?

Sebelum melakukan retreat sebaikanya membangun hubungan yang baik

atau bisa juga disebut engagement dengan para manajer. Dengan cara menjalin
komunikasi yang baik sehingga harapan kedepannya adalah dapat mengetahui
karakter dari para manajer agar mempermudah langkah apa yang akan diambil dalam
motede retreat. Dalam kasus ini mendiagnosing level group bagian produksiyang
berfokus pada tim di bawah Robert Denton yang meliputi budaya kerja, bagaimana
struktur organisasi yang dijalankan, serta kinerja yang dihasilkan dari unit kerja yang
sudah dibagi sesuai bidang.

C. KESIMPULAN
Dapat disimpulkan bahwa dalam kasus ini kurangnya persiapan oleh karena
itu perlu adanya kesiapan agar prosesnya berjalan dengan lancar dan sesuai dengan
kasus permasalahan yang ada. Bisa ditingkatkan lagi agar menjadi lebih efisien
dengan mencari tau sudut pandang perusahaan seperti apa, serta profile perusahaan.
Sehingga harapanya ketika bertemu dengan klien sudah matang dan penuh kesiapan
dan mudah untuk mencari sumber permasalahan apa yang sedang dihadapi. Serta
proses yang akan dijalani juga akan mudah dari segi entering, contracting, dan juga
retreat agar lebih terstruktur.
 DAFTAR PUSTAKA

Cummings, T., & Worley, C. (2015). Organization Development and Change, Tenth Edition.
Cengage Learning.