TALENT MANAGEMENT

(CASE STUDY : COACHING AND CHANGE AT THE SOUTHWESTERN

FREE CLINIC)

Oleh:
Kelompok 7
Fitri Amelyawati 092114253009
Akhada Iramawati 092114253013

MATA KULIAH ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE

PROGRAM STUDI S2 - PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
SEKOLAH PASCA SARJANA
UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA
Ringkasan Kasus
 COACHING AND CHANGE AT THE SOUTHWESTERN FREE CLINIC

Southwestern free clinic (SWFC) merupakan sebuah klinik yang menyediakan

layanan kesehatan dengan baiya yang rendah hingga gratis bagi penduduk yang
memiliki penghasil rendah dan komunitas penduduk yang tidak memiliki asuransi
kesehatan, misalnya orang miskin, dgelandangan, dan orang-orang yang masuk dalam
kategori rendah secara sosial ekonomi. Dukungan keuangan berasal dari biayan
minimal setiap pasien dan dana bantuan. Sebagaian besar uang klinik berasal sari
sumbangan dalam bentuk barnag, dan bantuan dari penduduk yang kaya. Mayoritas
pasien berasal dari kalangan hispanik/latin imigran dari meksiko dan amerika tengah
dan beberapa dari kalangan afro amerika. Meskipun staf medis memiliki ras yang sama
dengan kebanyakan pasien yang datang namun eksekutif klinik sebagian besar
bukanlah hispanik/latin melainkan dari ras kulit putih.
Situasi yang mendasari kasus di Southwestern Free Clinic adalah dimana
desain organisasi klinik yang sangat mekanistik. Sebagain besar dari sistem pelayanan
kesehatan, segala macamproses dan layanan yang diberikan oleh klinik terkontrol
dengan ketat. Masing-masing personel staf di klinik memiliki deskripsi pekerjaan dan
tanggung jawab tugas yang detail. Kepemimpinan dan arahan yang diberikan oleh
eksekutif menggunakan sistem rantai komando top-down. Tim eksekutif percaya bahwa
produktivitas dan efektivitas bawahan dicapai dengan baik melalui konsistensi dan
keseragaman. Komunikasi diantara staf terjadi secara informal dan efektif. Pengambilan
keputusan dalam operasi klinik diambil secara internal diantara para staf. Lingkungan
internal organisasi yang terdiri dari staff non eksekutif bersifat kolegial dan rukun. Para
staff melihat klinik sebagai keluarga yang memiliki tujuan utama menyediakan layanan
untuk komunitas local atau dalam banyak kasus yang terjadi, tetangga dari staff yang
bekerja diklinik. Para staff non-eksekutif ini sama-sama saling menikmati kedekatan
mereka satu sama lain tidak hanya saat berada diklinik tapi juga ketika berada diluar
klinik ketika pekerjaan merekas sudah selesai.
Staff pendukung di klinik termasuk juru tulis dan personil non medis
mencerminkan komunitas penduduk disekitar klinik, baik secara etnis, asal kebangsaan
dan status sosial ekonomi. Dianggap kemampuannya agak terampil, karyawan latin

KELOMPOK 7 – ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE 2

yang bekerja sebagai staff pendukung mendapatkan upah sedikit diatas upah minimum
(sekitar $9 per jam). Staff medis yang terlatih diberikan kompensasi yang lebih tinggi
tapi jika dibandingkan dengan rata-rata upah yang diterima personel rumah sakit dan
praktik swasta lainnya, cenderung rendah. Berbeda dengan gaji yang diterima oleh
Leeza Smithton setiap tahunnya sebagai Excecutive Director (ED) sebesar $175.000,
sedikit lebih tinggi dari gaji non-profit ED yang seharusnya diterima berdasarkan market
rate-nya. Sebagai tambahan untuk personil yang dibayar, kebanyakan dokter yang
bekerja di SWFC adalah volunteer, mereka menyediakan waktu sehari dalam seminggu
untuk mendonasikan waktu dan keahliannya. Begitu juga dengan perawat dan
spesialis, mereka kebanyakan adalah volunteer. Setelah melewati bebrapa tahun,
turnover klinik meningkat diantara 35-50% setiap tahunnnya. Beberapa hal yang dinilai
sebagai penyebab tingginya tingkat turnover adalah sebagai berikut :
1. Karyawan menilai mereka sudah bekerja cukup keras bagi klinik, tapi manajemen
kurang peduli terhadap mereka.
2. Karyawan menilai bahwa manajemen atau staff eksekutif hanya senang
memerintah bawahannya namun tidak pernah turun langsung dalam hal
operasional dan jika ada sesuatu hal yang salah, staff eksekutif akan langsung
menuduh karyawannya atas hal yang sebetulnya tidak mereka lakukan.
3. Karyawan merasa staff eksekutif (yang kebanyakan berasal dari ras mayoritas kulit
putih)
4. melihat mereka sebagai kaum minoritas dan kurang mengapresiasi apa yng mereka
lakukan seperti contohnya memberikan upah yang rendah bahkan dibawah upah
minimum.
Identifikasi masalah di Southwestern Free Clinic dengan melakukan isisiasi
project pengembangan organisasi. Konsultas merekomendasikan pendekatan
penelitian dibawah pengaturan pro-bono. Tim peneliti terdiri dari para konsultan dan
beberapa mahasiswa Phd dibidang Psikologi organisasi. Ada 2 kontrak yang akan
dijalankan, antara lain :
1. kontrak pertama mengcover aktivitas yang berhubungan dengan project
penelitian Sputhwestern Clinic yang dimaksudkan untuk mrngidentifikasi

KELOMPOK 7 – ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE 3

 kesehatan organisasi dan mengembnagkan gambaran yang lebih jelas dari
isu terkini dan permasalahan yang membutuhkan perhatian dan perubahan.
2. Kontrak kedua menetapkan hubungan coaching ini adalah untuk
meningkatkan kepemimpinan dan memperbaiki hubungan antara leader
dengan bawahan.
Selanjutnya aktivitas awal coaching para eksekutif. Pada sesi coaching yang
pertama terdapat percakapan pembuka tentang kode etik dan standar yang sesuai
dalam parameter yang dirahasiakan. Dan juga membahas penjadwalan, penilaian,
goal setting dari coaching. Sesi yang kedua antara Smithton dan konsultan
melanjutkan pembicaraan tentang mandate dewan tentang coaching.
Langkah awal dari proses penelitian termasuk didalamnya interview kualitatif
dan focus grup. Karyawan dipilih untuk interview individu oleh dewan organisasi dan
mereka mencoba untuk memilih sampel yang merepresentasikan level dan fungsi
yang berbeda dalam organisasi. Dalam fokus grup, konsultan melalui dewan
manajemen mengundang karyawan yang telah dipilih untuk hadir dan berpartisipasi
dalam grup kecil yang fungsinya untuk lebih memahami tentang SWFC. Tim konsultan
membagi grup ini menjadi 6 fokus grup yang masing-masing grup terdiri dari 8-10
staff. Sesi ini dijadwalkan berjalan selama 90 menit. Untuk menjaga keterbukaan dan
komunikasi yang jujur serta karena proyek ini merupakan bagian dari proses penelitian
maka semua karyawan yang berpartisipasi menandatangani perjanjian konfidensial
terlebih dulu. Ada 8 pertanyaan yang diajukan oleh tim konsultan untuk kemudian
dikembangkan lagi dalam proses interview dan pertemuan fokus grup. Pertanyaan ini
mengacu pada kelemahan dan kekuatan SWFC, apa ada perubahan yang dilihat oleh
karyawan, bagaimana leader dan kepemimpinannya di SWFC, bagaimana pekerjaan
mereka selama ini apakah mudah, menantang atau terlalu sulit dan karyawan disuruh
menceritakan tentang bagaimana staff dan eksekutif saling berkomunikasi di SWFC.
Dari analisis interview ini akan muncul 11 kategori yang berhubungan dengan kondisi
kerja, orentasi dan pelatihan, komunikasi, pekerjaan itu sendiri, reward dan
pengakuan, hubungan diantara unit kerja, hubungan diluar unit kerja, supervision,
manajemen eksekutif, budaya organisasi dan penilaian keseluruhan tentang
efektivitas.

KELOMPOK 7 – ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE 4

 Konsultan juga melakukan survey dan umpan balik kepada Suthwestern Free
Clinic, Konsultan melakukan survei yang berisi 3 pertanyaan terbuka. Survei diberikan
kepada seluruh karyawan. Dari beberapa tahapan tersebut dapat disimpulkan
beberapa masalah yang terjadi di Southestern Free Clinic adalah sebagai berikut :
1. Karyawan kurang puas terhadap kinerja manajemen eksekutif
2. Perilaku dan sikap pengawasan tidak konsisten
3. Komunikasi dalam organisasi tidak memadai
4. Kurangnya input karyawan dalam keputusan secara negative
mempengaruhi pekerjaan dan pelayanan.
5. Pengakuan, reward, dan respek tidak memadai
6. Kepercayaan dan nilai organisasi tidak diaplikasikan seacara konsisten
7. Lingkungan fisik yang melelahkan
8. Turnover yang terlalu tinggi membuat organisasi kesulitan untuk lebih efisien

Pertanyaan dan Pembahasan Kasus

1. Evaluasi proses perubahan di Southwestern Free Clinic termasuk proses

coaching dan action research
2. Apa pendapat anda tentang rekomendasi TFC untuk perubahan ?
Task Force Change (TFC) dibentuk saat retreat yang bertujuan untuk
melanjutkan hari-hari diskusi dan inisiatif perubahan rencana yang telah
diusulkan. TFC include membahas tentang beban kerja,
manajemen/kepemimpinan, komunikasi, rasa hormat, serta pengakuan. TFC
dipercaya dapat membawa peluang baru untuk pengembangan dan menerima
tujuan dari Soutwestern Free Clinic. Meskipun dalam proses umpan balik survey
dan inisiatif TFC menciptakan perasaan campur aduk bagi Smithton. Ia awalnya
marah tentang TFC, dia “perlu” untuk merangkul solusi TFC karena menolak
atau menyangkal TFC tidak akan terlihat bagus. meskipun sejumlah atribut dari
Smithton tidak dapat diubah, pekerjaannya tetap menarik dan menantang.
Dilemanya adalah Smithton benar-benar tidak ingin berada di tempat perawatan
selamanya, melainkan menjadi seorang ibu rumah tangga. Maka dapat
KELOMPOK 7 – ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE 5
disimpulkan, dilihat dari reaksi Smithton terhadap TFC maka bisa dianggap ia
terpaksa dalam menerima TFC sebagai alat perubahan di Southwestern Free
Clinic.
Menurut Thomas Cummings intervensi pengembangan Manajemen dan
Kepmimpinan adalah salah satu intervensi OD unutk mengembangkan talenta
dan meningkatkan retensi karyawan. Para eksekutif setuju bahwa
mempersiapkan pemimpinan adalah salah satu funsi penting tim manajemen
puncak. Akan tetapi yang terjadi di SWFC adalah dimana pemimpin terpaksa
untuk merangkul TFC supaya terlihat baik, maka menurut kami jabatan Eksekutif
Direktor (ED) lebih baik diberikan kepada seseorang yang memiliki komitmen
dan bisa untuk bekerjasama dalam aplikasi TFC, bukan seorang pemimpin yang
menerima TFC karena tidak ingin terlihat buruk saja. Karena peran pemimpin
sangat penting dalam menyukseskan perubahan di organisasi.
Selain itu menurut Thomas Cummings, hasil hasil coaching dan mentoring
sangat penting bagi karyawan minoritas perempuan, dan studio baru-baru ini
menekankan bahwa jaringan mentor yang kuat sangat penting untuk membuat
kemajuan, dan bahwa mentor kaum minoritas harus memahami tantangan yang
disodorkan ras pada pengembangan dan kemajuan karir. Berdasarkan data
diatas maka menurut kami TFC cocok untuk diterapkan di Soutwestern Free
Clinic karena mayoritas karyawan Southwestern Free Clinic baik itu staf medis
atau staff pendukung adalah kaum minoritas yang mempresentasikan
kebanyakan pasien mereka.
Dalam proses implementasi TFC lebih maksimal bila memakai metode
coaching dan mentoring, dengan tujuan :
a. Mengembangkan potensi tinggi atau memfasilitasi transisi
b. Bertindak sebagai sounder board
c. Menangani perilaku keluar jalur

Adapun tahapan penerapan coaching dan mentoring adalah sebgaai

berikut:

a. Menetapkan prinsip-prinsip hubungan

KELOMPOK 7 – ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE 6

 b. Melaksanakan asesmen
c. Debrief hasil-hasilnya
d. Mengembangkan rencana tindakan
e. Mengimplementasikan rencana tindakan
f. Mengakses hasilnya

3. Bagaimana Anda mengelola proses tahun kedua ?

KELOMPOK 7 – ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE 7