TECHNOSTRUCTURAL INTERVENSION 1

EMPLOYEE INVOLVEMENT
(CASE STUDY THE SULLIVAN HOSPITAL SYSTEM)

Oleh:
Kelompok 3
Sauman Dunia S 092114253007
Dian Novita Ningrum 092114253008
Fitri Amelyawati 092114253009

MATA KULIAH ORGANIZATION DEVELOPMENT AND CHANGE

PROGRAM STUDI S2 - PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
SEKOLAH PASCA SARJANA
UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA
I.RINGKASAN KASUS
Sullivan Hospital System (SHS), CEO Ken Bonnet mengekspresikan
kekhawatirannya akan hilangnya pangsa pasar ke RS selama 6 sampai 9 bulan
terakhir dan penurunan dalam kepuasan pasien. Bagi Ken dan administrator
seniornya, kebutuhan akan merevisi SHS sudah jelas, danakan membutuhkan
paartisipasi seluruh anggota organisasi, termasuk para perawat, dokter, dan
manajer.
Di SHS, tim senior terdiri atas tim-tim administrasi puncak dari dua RS di
dalam sistem. Bonnet, CEO sistem dan Presiden RS yang lebih besar dari kedua
RS itu, didampingi oleh Sue Strasburg, presiden RS yang lebih kecil. Konsultan OD
dihubungi oleh Bonnet untuk pelaksanaan retreat 3 hari dengan tim manajemen
gabungan dan untuk mengawali proses perubahan. Berdasarkan percakapan
dengan para administrator dari RS-RS lain dan konferensi industri, tim itu percaya
bahwa sistem membutuhkan perombakan besar terhadap proses Total Quallity
Management (TQM) karena dua alasan utama yaitu :
1. mereka percaya bahwa proses perawatan pasien yang baik akan memberikan
alasan yang baik pula bagi dokter untuk menggunakan RS itu sehingga dapat
meningkatkan pangsa pasar.
2. JCAHO yang merupakan Komisi Gabungan Akreditasi Organisasi Perawatan
Kesehatan yang mendorong RS untuk meningkatkan terus menerus,
sedangkan SHS sudah ketinggalan zaman.
II. PERTANYAAN DAN PEMBAHASAN KASUS
1. Susun data diagnosik menjadi sebuah kerangka kerja, dan siapkan umpan
balik bagi administrator senior rumah sakit. Bagaimana menurut Anda
tentang isu struktur organisasi dan keterlibatan karyawan saat ini ?
Data diagnosis dalam kasus SHS adalah sebagai berikut :

Teknik, dan sumber

No Data yang didapat
informasi
Terkait Misi Orgnisasi
1 Wawancara manajer  Ada komitmen yang nyaris anonim terhadap
senior, sample middle luasnya pelayanan yang diberikan, dan nilai-nilai
manajer, dan staf di menonjol dalam pemberian pelayanan oleh
kedua RS organisasi kesehatan yang di sponsori oleh
Khatolik seperti SHS.
 Pernyataan misi dan nilai-nilai ditempelkan
dengan jelas di berbagai lokasi yang ada di RS.
Terkait tentang, maksud, dan tujuan organisasi
1 Administrasi senior  Cukup jelas tentang sasaran-sasaran yang
dituliskan dalam daftar rencana strategis.
 Sasaran ini termasuk dalam meningkatkan
pengukuran kepuasan pasien, mengurangi
banyaknya lembur, dan meningkatkan pangsa
pasar.
2 Middle manajer dan  Hanya ada sedikit kesadaran tentang sasaran
suppervisor RS, atau bagaimana orang-orang mempengaruhi
pencapaiannya.
 Ada nya perpecahan persepsi akibat arah RS
 Ada yang berpendapat bahwa RS sebagai pusat
trauma primer.
 Adanya semacam “pemerasan” yang bisa
mempengaruhi biaya perawatan pasien trauma
primer.
  Kebiajkan penatalaksanaan RS terlalu
tersentralisasi
 Karyawan merasa sedikit dilibatkan dalam
pemberdayaan untuk membuat keputusan
 Keuangan, pemasaran, sistem informasi, dan
pembelian dianggap diikte oleh kantor korporasi.
 Beberapa kebijakan membatasi manajer untuk
mengeluarkan uang, khususnya jika tidak
dialokasikan dalam anggaran.
3  Struktur RS lebih bersifat birokratis dibanding
organik
 Desain pekerjaan dasar kedua RS dapat
digambarkan sebagai tradisional
 Sistem informasi dan kontrolnya sudah lama dan
tidak fleksibel
 Sistem SDM yang juga terpusat dikorporasi,
relative generik

Dari hasil data yang dikumpulkan untuk diagnosis dilakukan sebuh sesi
umpan balik kepada para administrator senior RS. Umpan balik ini bisa dilakukan
dengan merencanakan pertemuan umpan balik guna menyusun semua hasil
dalam bentuk analisa hasil wawancara & pengamatan RS. Kemudian dilanjutkan
dengan melakukan Umpan Balik Survey, yang melibatkan semua anggota
perusahaan melalui kuisioner. Setelah itu para konsultan akan menganalisis data
survey, mentabulasi hasil-hasilnya, menggunakan Analisa data (kualitatif
maupun kuantitatif).
Keterlibatan karyawan dalam pencapaian tujuan SHS menurut kami
kurang, dalam wawancara dengan middle dan supervisor di ungkapkan bahwa
para karyawan hanya sedikit dilibatkan dalam pemberdayaan untuk membuat
keputusan tentang kebijakan.
2. Perubahan apa saja yang akan Anda rekomendasikan ? apakah intervensi
TQM sesuai ? alternatif apa yang akan Anda usulkan ?
Menurut kami, perubahan yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut
Membentuk sebuah sistem berbasis teknologi, atau sebuah SIM RS. Perubahan
dapat dilakukan dengan melakukan reengineering. Reengineering juga dikaitkan
dengan transformasi struktur-struktur organisasi dan desain pekerjaan. Fokusnya
pada proses pekerjaan membantu mematahkan orientasi vertical struktur
organisasi fungsional dan divisional. Reengingeering mengidentifikasi dan
mengases proses bisnis inti dan mendesain ulang pekerjaan untuk
memperhitungkan berbagai interdependensi pekerjaan penting yang berjalan.
Reengineering dapat menghasilkan pekerjaan-pekerjaan atau tim-tim baru yang
menekankan tugas-tugas multifungsional, umpan balik berorientasi hasil, dan
pemberdayaan karyawan.
Metode Intervensi yang digunakan dalam kasus diatas adalah Totally
Quality Management. Menurut kami hal ini sudah sesuai karena pendekatan
TQM lebih komprehensif dibanding parallel sctructures atau juga dikenal sebagai
business excellent. TQM mempresentasikan perubahan jangka Panjang untuk
mengorientasikan seluruh kegiatan organisasi di seputar konsep kualitas. TQM
juga dapat menigkatkan pengetahuan dan keterampilan pekerja melalui pelatihan
ekstensif, menyediakan informasi yang relevan kepada karyawan, mendorong
turun pengambilan keputusan di dalam organisasi, dan mengaitkan reward
dengan kinerja. Jika diimplementasikan dengan sukses TQM juga sangat selaras
dengan strategi dan upaya organisasi secara keseluruhan untuk mengarahkan
seluruh organisasi kea rah perbaikan terus-menerus.
Alternatif lain yang kami usulkan yaitu menggunakan High Involvement
Organization. Intervensi ini menciptakan kondisi organisasi yang mendukung
tingkat partisipasi karyawan tinggi. HIOs menangani hampir semua fitur desain
sebuh organisasi. Struktur, desain pekerjaan, proses-proses manajemen, layout
fisik, kebijakan personalia, dan sistem reward dirancang bersama oleh
manajemen dan karyawan untuk mendorong tingkat keterlibatan dan kinerja
yang tinggi.
3. Rancanglah rencana implementasi untuk intervensi yang lebih Anda sukai

No Rencana Implementasi
1 Mendapatkan komitmen jangka Panjang manajemen senior
2 Memilih key man yang kedepannya akan dijadikan agen perubahan
yang dapat memberikan informasi kepada para bawahan.
3 Memberikan pelatihan dibidang metode kualitas, misalnya memberikan
service excellent untuk customer SHS, membuat SOP bagaimana cara
memberiian service excellent kepada customer
4 Memulai proyek perbaikan kualitas
5 Mengukur kemajuan berdasarkan standar kualitas
6 Memberikan reward kepada para anggota organisasi yang berhasil
menerapkan TQM.

4. Kritiklah proses visioning SHS

Proses mereview visi dari organisasi SHS adalah salah dari panitia pengarah lalu
mengusulkan kepada pemangku kepentingan untuk mereview usulan visi
tersebut, sampai pada akhirnya sebuah visi yang bersentral pada keyakinan
bahwa organisasi bekerja dengan cara sedemikian rupa sehingga pasien merasa
menjadi “pusat perhatian”. Menurut kami, seharusnya yang melakukan usulan
untuk perubahan visi adalah dari pimpinan, dimana dasar perubahan visi karena
dinilai tidak sesuai dengan kondisi saat ini. Untuk proses sosialisasi visi yang
dilakukan sudah tepat karena menggunakan lokakarya kepada para karyawan
SHS.
5. Apa saja implikasi proses visioning yang ingin Anda impelentasikan? dan
bagaiamana Anda memanfaatkan proses itu dalam rencana tindakan Anda
Dalam penetapan visi, sebaiknya pemangku kepentingan bersama dengan
anggota menentukan visi baru. Dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Mendeskripsiskan ideologi inti organisasi
b. Membangun masa depan organisasi yang diinginkan