BAB 7 E-PROCUREMENT

7.1 Apa itu e -procurement ?

E-procurement adalah integrasi elektronik dan pengelolaan semua kegiatan pengadaan termasuk
permohonan pembelian, otorisasi, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan
pemasok .
Sistem pengadaan elektronik (EPS) adalah Sistem elektronik yang digunakan untuk
mengotomatisasi semua atau bagian dari fungsi pengadaan dengan mengaktifkan pemindaian,
penyimpanan dan pengambilan faktur dan dokumen lainnya, pengelolaan persetujuan. routing
permintaan otorisasi, interface untuk sistem pembiayaan lainnya dan pencocokan dokumen untuk
memvalidasi transaksi .
E -procurement harus diarahkan untuk meningkatkan kinerja untuk masing-masing. Lima hak
pembelian ( Baily et al , 1994. ) adalah dengan harga yang tepat, disampaikan pada waktu yang
tepat, dari kualitas yang tepat, dari jumlah yang tepat, dan dari sumber yang tepat.

Memahami proses pengadaan

Sebelum munculnya e-procurement, proses pembelian organisasi itu tetap sama selama beberapa
dekade dengan melibatkan pengguna akhir item memilih item dengan melakukan pencarian dan
kemudian mengisi formulir kertas permintaan yang dikirimkan ke pembeli di departemen
pembelian. Pembeli kemudian mengisi formulir pemesanan yang dikirim ke pemasok. Setelah
item tersebut disampaikan, item dan catatan pengiriman biasanya berdamai dengan formulir
pemesanan dan faktur dan kemudian pembayaran terjadi. Pengadaan juga mencakup transportasi,
penyimpanan dan distribusi barang diterima dalam bisnis yang disebut sebagai logistik masuk.

Jenis pengadaan

Untuk memahami manfaat dari eprocurement juga menyoroti beberapa pertimbangan praktis
dengan memperkenalkan e-procurement, kita perlu mempertimbangkan jenis item yang
diperoleh dengan pengadaan (apa yang dibeli?) Dan jenis pemesanan (bagaimana cara
membeli?).
Perusahaan cenderung membeli salah satu dari dua metode berikut :
Sourcing sistematis yaitu negosiasi kontrak dengan pemasok rutin, biasanya dalam hubungan
jangka panjang dan Spot sourcing yaitu pemenuhan kebutuhan yang mendesak, biasanya dari
item commoditized untuk yang kurang penting untuk mengetahui kredibilitas pemasok.

Peserta pengadaan secara online

Riggins dan Mitra ( 2007) mengidentifikasi delapan jenis perantara yang perlu ditinjau untuk
memahami pilihan untuk perubahan pengadaan sebagai bagian dari mengembangkan strategi e
-procurement :
1. Produsen tradisional yang memproduksi barang fisik yang umumnya dijual kepada
pelanggan korporat lainnya.
2. Produsen penjualan langsung mirip dengan produsen tradisional kecuali mereka
memotong perantara dan menjual langsung kepada konsumen akhir melalui web atau
saluran telepon. Ini dapat termasuk perusahaan jasa, misalnya perusahaan asuransi Dell
atau maskapai penerbangan easyJet. Produsen penjualan langsung dapat menjadi pilihan
hemat biaya untuk perusahaan pengadaan layanan bisnis seperti pemesanan tiket pesawat
untuk staf.
3. Mitra pengadaan nilai tambah bertindak sebagai perantara untuk menjual produk dan jasa
untuk bisnis lain. contoh agen perjalanan dan solusi kantor perusahaan .
4. Hub online khusus industri portal vertikal seperti Elemica yang menghasilkan pendapatan
melalui pertukaran B2B.
5. Ahli pengetahuan yang memproduksi barang informasi, misalnya consultancy.com dan
Hitwise.com memiliki layanan berlangganan dengan inovasi alert, praktik terbaik dan
statistik penggunaan internet.
6. Layanan informasi online memberikan informasi yang unik kepada pengguna akhir yang
baik asli dalam perkembangannya atau memberikan perspektif editorial yang unik.

7. Euroffice adalah contoh dari sebuah pureplay Internet menyediakan barang-barang kantor
dengan harga yang lebih rendah dari penyedia tradisional . Penyedia tradisional di ruang
ini dengan jaringan toko termasuk Staples.
8. Portal masyarakat berusaha untuk mengumpulkan layanan informasi online yang berbeda
menjadi pengalaman pelanggan yang terintegrasi misalnya berita pribadi, penyajian
tagihan secara online dan pembayaran dan diskusi komunitas fitur. Contohnya adalah
Akuntansi Web yang mendukung akuntan dalam memilih layanan yang dibutuhkan untuk
menjalankan bisnis mereka dan juga akan mendukung bisnis lain yang ingin memilih
perusahaan akuntansi

7.2 Driver e -procurement

Pendorong utama perusahaan memperkenalkan e procurement adalah pengurangan biaya.
Manfaat dari e -procurement sebagai berikut :
1. Mengurangi waktu siklus pembelian dan biaya
2. Peningkatan kontrol anggaran (dicapai melalui aturan untuk membatasi pengeluaran dan
meningkatkan fasilitas pelaporan)
3. Penghapusan kesalahan administrasi (mengoreksi kesalahan secara tradisional merupakan
bagian utama dari beban kerja pembeli)
4. Produktivitas pembeli (memungkinkan mereka untuk berkonsentrasi pada isu-isu
pembelian strategis)
5. Menurunkan harga melalui standardisasi produk dan konsolidasi membeli
6. Meningkatkan manajemen informasi (akses yang lebih baik untuk harga dari pemasok
dan ringkasan pengeluaran alternatif )
7. Meningkatkan proses pembayaran ( tidak sering terjadi saat ini karena pembayaran tidak
selalu diintegrasikan ke dalam sistem e -procurement)

Hambatan e procurement :
1. Masalah persaingan , misalnya dalam pertukaran menggunakan pembelian kolaboratif
2. Persepsi negatif yang mungkin dari pemasok , misalnya margin mereka berkurang

3. Manfaat pengadaan negosiasi dapat dibagi dengan pengguna exchange lain yang
mungkin pesaing
4. Penciptaan katalog dapat menjadi proses yang panjang dan mahal untuk pemasok
5. Profil budaya dalam organisasi , misalnya resistensi terhadap perubahan .

Memperkirakan biaya e -procurement

Pendekatan umum untuk memperkirakan biaya pengadaan secara langsung. Pertama, kita
kalkulasi biaya pengadaan rata-rata per item, kemudian kita kalikan dengan jumlah rata-rata
permintaan resmi.
Tabungan = Jumlah permintaan resmi ( biaya Asli - biaya baru )

Dampak dari penghematan biaya terhadap profitabilitas

Penghematan biaya dicapai melalui e -procurement dapat memiliki dampak yang signifikan
terhadap profitabilitas . Penghematan terbesar dan berdampak pada profitabilitas biasanya untuk
perusahaan manufaktur di mana procurement merupakan elemen biaya yang besar dan ada
banyak permintaan resmi untuk nilai relatif rendah.

7.3 Resiko dan dampak dari e -procurement

Resiko organisasi
Jika penghematan biaya dimaksud sebelumnya harus dicapai mungkin perlu untuk memindahkan
staf. Ancaman redundansi atau pemindahan cenderung menyebabkan resistensi terhadap
pengenalan sistem dan ini perlu dikelola. Manajer pembelian harus hati-hati menjelaskan alasan
memperkenalkan sistem baru, menekankan manfaat secara keseluruhan dan bagaimana
seharusnya memungkinkan lebih banyak variasi untuk diperkenalkan kepada peran pembeli.
Karena penghematan biaya e-procurement yang dicapai melalui pemberdayaan seluruh bisnis
untuk langsung membeli barang-barang mereka sendiri daripada melalui departemen pembelian
ada risiko dapat mengambil keuntungan dari ini . Hal ini dikenal sebagai maverick atau off-

kontrak pembelian dan itu selalu terjadi sampai batas tertentu . Pembelian Maverick terjadi
ketika item yang memerintahkan yang tidak perlu atau terlalu mahal.
Kegagalan untuk mencapai pengurangan biaya riil
Ada risiko bahwa return on investment (ROI) dari memperkenalkan e-procurement dapat lebih
rendah dari perkiraan itu dan pengenalan sistem e-procurement mungkin tidak membayar sendiri.
Hal ini dapat terjadi jika asumsi yang digunakan untuk menghitung penghematan dari eprocurement terlalu sederhana.

Resiko teknologi
Penghalang terbesar untuk otomatisasi e-procurement sebagai integrasi dengan sistem keuangan
yang ada. Ada berbagai model yang berbeda untuk pengadaan. Model yang berkembang cepat,
sehingga sulit untuk tahu mana yang harus memilih. Demikian juga ada berbagai pasar yang
berbeda, banyak yang belum mencapai masa kritis. Ini akan menjadi sia-sia untuk terlibat dalam
pasar yang gagal dalam waktu satu tahun. Masalah diperkenalkan oleh sistem ERP skala besar
juga mungkin tidak membuang organisasi untuk e-procurement.

7.4 Menerapkan e -procurement

Menerapkan e -procurement memiliki tantangan manajemen perubahan yang terkait dengan
sistem informasi. Jika implementasi dapat cermin praktik yang ada maka akan sangat mudah,
namun banyak manfaat tidak akan diperoleh dan penggunaan teknologi baru sering memaksa
proses baru yang harus dipertimbangkan.
Untuk memperkenalkan e -procurement manajer IS dan tim pengadaan harus bekerja sama untuk
menemukan solusi yang menghubungkan bersama-sama orang-orang yang berbeda dan tugas
pengadaan. Secara historis , telah lebih mudah untuk memperkenalkan sistem yang hanya
mencakup beberapa bagian dari siklus pengadaan. Jenis yang berbeda dari sistem adalah sebagai
berikut .

1. Sistem kontrol Saham berkaitan untuk pengadaan yang berhubungan dengan produksi,
sistem high- lampu ketika penataan diperlukan bila jumlah dalam stok turun di bawah
ambang batas pemesanan ulang .
2. CD atau katalog berbasis web katalog kertas telah digantikan oleh bentuk-bentuk
elektronik yang membuatnya lebih cepat untuk mencari pemasok .
3. Sistem alur kerja database berbasis E mail atau mengintegrasikan masuknya pesanan
oleh originator, persetujuan oleh manajer dan penempatan oleh pembeli .
4. Order-entry di situs web pembeli sering memiliki kesempatan untuk memesan secara
langsung di situs web pemasok, tetapi ini akan melibatkan rekening dan tidak ada
integrasi dengan sistem untuk requisitioning atau akuntansi.
5. Sistem akuntansi jaringan memungkinkan staf di departemen pembelian untuk
memasukkan perintah yang kemudian dapat digunakan oleh staf akuntansi untuk
melakukan pembayaran ketika faktur tiba .
E -procurement atau sistem ERP terintegrasi bertujuan untuk mengintegrasikan semua fasilitas
dan akan mencakup integrasi dengan sistem pemasok. Berikut gambar menunjukkan dokumen
perangkat lunak pengelolaan sebagai bagian terpadu dari sistem e -procurement. Faktur kertas
dari pemasok (di sebelah kiri) telah dipindai ke dalam sistem dan dibandingkan dengan informasi
pesanan elektronik original ( di sebelah kanan ).

Perusahaan menghadapi pilihan sulit dalam mencapai siklus penuh e -procurement karena
mereka memiliki pilihan untuk mencoba untuk menghubungkan sistem yang berbeda atau

membeli sistem single baru yang mengintegrasikan fasilitas dari sistem sebelumnya . Membeli
sistem baru mungkin merupakan pilihan teknis sederhana, tapi mungkin lebih mahal daripada
mencoba untuk mengintegrasikan sistem yang ada dan juga membutuhkan pelatihan ulang dalam
sistem.
Mengintegrasikan sistem perusahaan dengan sistem pemasok
Biaya dan manfaat siklus waktu perusahaan dapat dicapai melalui sistem menghubungkan
dengan orang-orang dari pemasoknya. Jika mengintegrasikan sistem dalam perusahaan adalah
sulit, kemudian menghubungkan dengan sistem perusahaan lain yang lebih . Situasi ini muncul
karena pemasok akan menggunakan berbagai jenis sistem dan model yang berbeda untuk
integrasi .

Pertukaran pasar pemerintah

Metode yang diperbaiki untuk memfasilitasi pembelian menggunakan jenis situs akan
meningkatkan adopsi Internet untuk e-commerce karena konsumen akan menjadi sadar akan
harga yang lebih rendah yang tersedia dengan metode membeli ini. Untuk kasus bisnis-ke-bisnis
ini perlu dikaitkan dengan metode melakukan pembayaran lebih mudah seperti Open Membeli
Initiative.
Jenis pasar
Orang produksi cenderung termasuk pasar vertikal diatur untuk industri tertentu seperti baja,
konstruksi atau bahan kimia sementara sumber daya operasi cenderung termasuk pasar
horizontal menawarkan berbagai produk untuk industri yang berbeda. Hal ini tergantung pada
apakah pasar adalah langsung antara pembeli dan penjual atau apakah beberapa derajat agregasi
terjadi. Dengan cara yang sama bahwa untuk produk konsumen, diskon volume dapat dicapai
melalui menggabungkan daya beli individu, ini juga bisa terjadi untuk usaha kecil dan
menengah. Beberapa pasar juga berbeda dalam berbagai layanan yang mereka tawarkan.
Beberapa mungkin melampaui pengadaan untuk menawarkan berbagai layanan yang
mengintegrasikan rantai pasokan . Sawhney ( 1999) mengacu pada pasar ini sebagai
metamediaries. Contoh dari metamediary adalah Plastik Net. Ini menyediakan layanan evaluasi

pemasok, pengadaan, pelacakan, informasi pasar, monitoring sertifikasi, lelang dan katalog.
Metamediaries merupakan pihak ketiga yang menyediakan satu titik kontak dan memberikan
berbagai layanan antara pelanggan dan pemasok.

7.5 E-procurement di masa depan?

Di masa depan , beberapa menyarankan bahwa tugas mencari pemasok dan produk bisa diambil
alih oleh agen perangkat lunak yang telah ditetapkan aturan atau beberapa tingkat kecerdasan
pada manusia. Agen adalah program perangkat lunak yang dapat melakukan tugas-tugas untuk
membantu manusia. Di Internet , agen sudah dapat digunakan untuk penelitian pemasaran
dengan melakukan pencarian menggunakan banyak mesin pencari dan di masa depan mereka
juga dapat digunakan untuk mencari produk atau bahkan membeli produk. Agen bekerja
menggunakan aturan yang telah ditetapkan atau mungkin mempelajari aturan-aturan
menggunakan teknik jaringan saraf. Aturan tersebut akan mengatur apakah pembelian harus
dilakukan atau tidak .
Beberapa implikasi dari teknologi agen pemasaran dieksplorasi oleh Gatarski dan Lundkvist
( 1998) . Mereka berpendapat bahwa teknologi agen dapat membuat konsumen buatan yang akan
melakukan pencarian pemasok , evaluasi produk dan pemilihan produk fungsi .
Tucker dan Jones (2000) juga meninjau penggunaan agen cerdas untuk sourcing . Mereka
kedepan - lihat agen melakukan evaluasi dari berbagai pemasok alternatif yang mungkin
berdasarkan kriteria seleksi kuantitatif yang telah ditetapkan termasuk harga , ketersediaan dan
pengiriman . Mereka percaya teknologi ini sudah tersedia - memang, perangkat lunak cerdas
yang sama digunakan untuk melakukan investasi di pasar keuangan . Apa yang tidak jelas adalah
bagaimana perangkat lunak akan menilai kepercayaan dari pemasok atau kompetensi mereka
sebagai mitra bisnis atau asosiasi .