BUKU PANDUAN

APLIKASI GUDANG

Dinas Kesehatan Kota Surabaya

PUSKESMAS

2015
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Login dan Logout Sistem :.

1. Login sistem
Login adalah fitur dalam Aplikasi Gudang Dinas Kesehatan Kota Surabaya untuk masuk ke
dalam sistem. Hal ini bertujuan untuk keamanan, sehingga hanya user (pengguna) yang
memiliki account (username dan password) yang dapat memakai sistem ini.
1) Untuk melakukan login, masukkan username dan password yang telah ditentukan.
Pastikan username dan password yang anda masukkan benar, seperti tampilan berikut :

2) Klik tombol atau enter.

3) Jika username dan password salah, maka muncul peringatan :

ulangi langkah 1.
4) Jika username dan password benar, maka akan muncul tampilan menu sistem informasi
yang berhak diakses oleh user.

2. Logout sistem

Untuk keluar dari aplikasi silahkan klik tombol yang terdapat di sebelah kanan atas.

1
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Menu Gudang :.

Menu Gudang berfungsi untuk melakukan pencatatan barang. Seluruh barang yang masuk
dicatat oleh gudang sebelum dialokasikan. Untuk barang jenis habis pakai, setelah dilakukan
pencatatan, barang perlu dimasukkan ke gudang sebelum dialokasikan, sedangkan barang
aset dapat dialokasikan lengsung.
1. Penerimaan Barang

Menu Penerimaan Barang terdiri dari tiga kategori, yaitu Tambah Penerimaan, Tabel Data
Penerimaan dan Laporan.
1) Tambah Penerimaan

Untuk melakukan tambah penerimaan dengan klik tombol , selanjutnya

muncul form penerimaan seperti pada gambar Form Tambah Penerimaan di bawah. Yang
perlu dilakukan hanyalah mengisi seluruh data. Data penerimaan gudang untuk barang
habis pakai dan barang aset harus terpisah. Dalam satu nota hanya terdapat satu jenis
barang, yaitu barang habis pakai atau barang aset. Jenis barang yang dimaksud dapat
ditentukan pada bagian berikut:

Setelah memilih salah satu jenis barang, user dapat menentukan data barang yang ingin
dimasukkan dengan mengisi form tabel berikut:

2
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Selanjutnya klik tombol , maka akan muncul dalam daftar.

Ulangi langkah di atas untuk barang berikutnya yang ingin ditambah. Untuk menghapus

barang dari daftar, cukup dengan klik tombol di bagian kanan data barang. Klik

tombol untuk menyimpan data penerimaan barang, atau klik tombol

untuk membatalkan permintaan dan kembali ke halaman sebelumnya.

Form Tambah Penerimaan Barang

2) Tabel Data Penerimaan

Pada halaman utama menu Gudang >> Penerimaan Barang terdapat table yang berisikan
daftar penerimaan barang. Dari daftar tersebut, user dapat melihat rincian data

penerimaan dengan klik tombol di kolom action dan klik tombol untuk
melakukan edit data.

3
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

3) Laporan
Menu laporan bertujuan untuk menampilkan laporan data penerimaan barang dalam
kurun waktu yang diinginkan dalam bentuk dokumen bertipe file pdf dan excel. Caranya

dengan klik tombol di sisi kanan atas. Berikut adalah tampilan halaman laporan:

User dapat menentukan format, jenis dan periode laporan yang diinginkan. Klik tombol

untuk mengunduh laporan.

2. Pengeluaran Barang

Pengeluaran barang adalah pengalokasian barang yang sudah dicatat dalam data gudang,
baik barang aset maupun barang habis pakai. Seperti halnya pada menu Penerimaan Barang,
menu Pengeluaran Barang terdiri dari tiga kategori, yaitu Tambah Pengeluaran, Tabel Data
Pengeluaran dan Laporan.
1) Tambah Pengeluaran

4
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Untuk melakukan tambah penerimaan dengan klik tombol , selanjutnya

muncul form penerimaan seperti gambar berikut:

Berbeda dengan Penerimaan Barang yang hanya diperbolehkan memilih salah satu jenis
barang dari jenis habis pakai dan asset, pada Pengeluaran Barang, user dapat
menggunakan kedua jenis barang tersebut. Cara menambahkan barangnya cukup dengan
mengisi data table berikut:

dan klik tombol untuk menambahkan barang. Jika jumlah barang yang
dimasukkan melibihi stok yang ada di gudang, maka akan muncul pemberitahuan seperti
berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data.

2) Tabel Data Pengeluaran

5
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Pada halaman utama menu Gudang >> Pengeluaran Barang terdapat table yang berisikan
daftar pengeluaran barang. Dari daftar tersebut, user dapat melihat rincian data

penerimaan dengan klik tombol di kolom action. Klik tombol untuk melakukan
edit data. Tombol digunakan untuk mencetak (print) nota.

3) Laporan
Menu laporan bertujuan untuk menampilkan laporan data pengeluaran barang dalam
kurun waktu yang diinginkan dalam bentuk dokumen bertipe file pdf dan excel. Caranya

dengan klik tombol di sisi kanan atas. Berikut adalah tampilan halaman laporan:

User dapat menentukan format, jenis dan periode laporan yang diinginkan. Klik tombol

untuk mengunduh laporan.

6
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Menu Aset :.
Menu Aset bertujuan untuk melakukan pencatatan barang berjenis barang aset. Berbeda
dengan jenis barang habis pakai, setelah dilakukan pencatatan, barang aset dapat langsung
dialokasikan tanpa perlu dimasukkan ke gudang terlebih dahulu.
1. Penerimaan Aset

Menu Penerimaan Aset memiliki fungsi yang sama dengan menu Penerimaan Barang di
bagian Gudang, yang membedakan adalah rincian data aset lebih banyak dari rincian data
barang. Menu Penerimaan Aset terdiri dari dua kategori, yaitu Tambah Penerimaan dan Tabel
Data Penerimaan. Karena banyaknya rincian data pada aset, menu laporan (report) data aset
dilakukan terpisah dari menu ini, yaitu berada di menu Extra>>Laporan Aset.
1) Tambah Penerimaan

Untuk melakukan tambah penerimaan dengan klik tombol , selanjutnya

muncul form penerimaan seperti pada gambar Form Tambah Penerimaan Aset di bawah.
Jenis aset yang ingin dimasukkan dapat ditentukan pada bagian berikut:

7
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Setelah memilih salah satu jenis asset (Misal: Mesin dan Perlatan), user dapat
menentukan data barang yang ingin dimasukkan dengan mengisi form berikut:

Rincian form berbedan untuk masing-masing jenis asset. Selanjutnya klik tombol

, maka akan muncul dalam daftar.

Ulangi langkah di atas untuk data aset berikutnya yang ingin ditambah. Untuk menghapus

barang dari daftar, cukup dengan klik tombol di bagian kanan data barang. Klik

tombol untuk menyimpan data penerimaan aset, atau klik tombol

untuk membatalkan permintaan dan kembali ke halaman sebelumnya.

8
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Form Tambah Penerimaan Aset

2) Tabel Data Penerimaan

Pada halaman utama menu Aset >> Penerimaan Aset terdapat table yang berisikan daftar
penerimaan barang. Dari daftar tersebut, user dapat melihat rincian data penerimaan

dengan klik tombol di kolom action dan klik tombol untuk melakukan edit data.

9
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

2. Pengeluaran Aset

Pengeluaran Aset dilakukan setelah barang aset dialokasikan melalui menu Gudang >>
Pengeluaran barang. Seperti halnya pada menu Penerimaan Aset, menu Pengeluaran Barang
terdiri dari dua kategori, yaitu Tambah Pengeluaran danTabel Data.
1) Tambah Pengeluaran

Untuk melakukan tambah penerimaan dengan klik tombol , selanjutnya

muncul form penerimaan seperti gambar berikut:

Pengeluaran aset dapat ditujukan untuk unit intern maupun ekstern puskesmas, seperti
yang ditunjukkan pada tampilan berikut:

10
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Selanjutnya, untuk menambahkan daftar aset yang akan dikeluarkan dengan cara mengisi
data table berikut:

dan klik tombol untuk menambahkan barang. Jika jumlah barang yang
dimasukkan melibihi stok yang ada di gudang, maka akan muncul pemberitahuan seperti
berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data.

2) Tabel Data Pengeluaran

Pada halaman utama menu Aset >> Pengeluaran Aset terdapat table yang berisikan daftar
pengeluaran aset. Dari daftar tersebut, user dapat melihat rincian data penerimaan

dengan klik tombol di kolom action. Klik tombol untuk melakukan edit data.
Tombol digunakan untuk mencetak (print) nota.

11
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Menu Data Stok :.

Barang milik Dinas Kesehatan Kota Surabaya dikategorikan menjadi dua, yaitu barang habis
pakai dan barang asset.

1. Stok Habis Pakai

Pada menu ini, user dapat melihat seluruh data stok barang berbentuk table. User dapat
melihat data stok barang dalam kurun waktu yang diinginkan dalam bentuk dokumen bertipe

file pdf dan excel. Caranya dengan klik tombol di sisi kanan atas. Berikut adalah
tampilan halaman laporan:

User dapat menentukan format, jenis dan periode laporan yang diinginkan. Klik tombol

untuk mengunduh laporan.

12
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

2. Data Aset

Pada menu ini, user dapat melihat seluruh data stok aset berbentuk table. User dapat melihat
data stok aset masing-masing jenis aset dalam bentuk dokumen bertipe file pdf. Caranya

dengan klik tombol di sisi kanan atas. Berikut adalah tampilan halaman laporan:

User dapat menentukan jenis aset yang diinginkan. Klik tombol untuk mengunduh
laporan.

13
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Menu Ekstra :.
Menu ekstra adalah menu pendukung yang berisikan rincian data aset, kartu inventaris
barang dan ruangan serta laporan penerimaan dan pengeluaran aset.
1. Detail Aset

Menu detail aset berfungsi untuk mengedit data aset. Setelah memilih salah satu aset, form
berisikan rincian aset muncul seperti berikut:

Selanjutnya klik tombol untuk menyimpan perubahan rincian data aset.

14
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

2. KIB (Kartu Inventaris Barang)

Pada menu ini, user dapat mengunduh kartu inventaris barang berdasarkan jenis aset yang

dipilih. Klik tombol untuk mengunduh laporan.

3. KIR (Kartu Inventaris Ruangan)

Pada menu ini, user dapat mengunduh kartu inventaris ruangan berdasarkan unit atau

ruangan yang dipilih. Klik tombol untuk mengunduh laporan.

4. Laporan Aset
Menu laporan aset terdiri dari 2 bagian, yaitu laporan penerimaan aset dan pengeluaran aset.
1) Penerimaan Aset

Laporan data aset dapat dikategorikan berdasarkan jenis penerimaan serta periode
penerimaan aset. User dapat memilih jenis penerimaan pengadaan, transfer masuk

maupun inventarisasi. Klik tombol untuk mengunduh laporan.

2) Pengeluaran Aset
Pada menu ini, user dapat mengunduh laporan pengeluaran aset berdasarkan periode

tertentu. Klik tombol untuk mengunduh laporan.

15
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

16
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Master: Data Master :.

Menu data master berfungsi untuk menambahkan data barang, supplier dan pegawai baru ke
dalam batabase.

1. Barang

Menu master data adalah menu untuk menambah data barang, merubah (edit), menghapus
ataupun menyimpan laporan data barang dalam format file excel maupun pdf. Menu ini dibagi
menjadi 3 kategori, yaitu Tambah Barang, Tabel Barang, dan Export.
1) Tambah Barang

Untuk melakukan menambah barang dengan klik tombol , selanjutnya

muncul form seperti pada gambar berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data

17
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

2) Tabel Barang
Pada halaman utama menu Master >> Barang terdapat table yang berisikan daftar
barang. Dari daftar tersebut, user dapat merubah rincian data barang dengan klik tombol

dan klik untuk menghapus barang.

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data barang dalam
format excel maupun pdf.

2. Supplier

Menu master supplier adalah menu untuk menambah data supplier, merubah (edit),
menghapus ataupun menyimpan laporan data supplier dalam format file excel maupun pdf.
Menu ini dibagi menjadi 3 kategori, yaitu Tambah Supplier, Tabel Supplier, dan Export.
1) Tambah Supplier

Untuk melakukan menambah supplier dengan klik tombol , selanjutnya

muncul form seperti pada gambar berikut:

18
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Klik tombol untuk menyimpan data

2) Tabel Barang
Pada halaman utama menu Master >> Supplier terdapat table yang berisikan daftar
supplier. Dari daftar tersebut, user dapat merubah rincian data supplier dengan klik

tombol dan klik untuk menghapus supplier.

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data supplier dalam format
excel maupun pdf.

3. Pegawai

Menu master pegawai adalah menu untuk menambah data pegawai baru, merubah (edit),
menghapus ataupun menyimpan laporan data pegawai dalam format file excel maupun pdf.
Menu ini dibagi menjadi 3 kategori, yaitu Tambah Pegawai Baru, Tabel Pegawai, dan Export.
1) Tambah Pegawai Baru

Untuk melakukan menambah pegawai baru dengan klik tombol ,

selanjutnya muncul form seperti pada gambar berikut:

19
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Klik tombol untuk menyimpan data

2) Tabel Pegawai
Pada halaman utama menu Master >> Pegawai terdapat table yang berisikan daftar
supplier. Dari daftar tersebut, user dapat merubah rincian data pegawai dengan klik

tombol dan klik untuk menghapus pegawai.

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data pegawai dalam format
excel maupun pdf.

20
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

.: Master: Support Master :.

Menu Support Master merupakan menu pendukung untuk menambahkan nama rincian data
barang.
1. Jenis

Menu data jenis terdiri dari tiga kategori, yaitu Tambah Jenis, Table Jenis dan Export.
1) Tambah Jenis

Untuk melakukan menambah data baru jenis barang dengan klik tombol ,
selanjutnya muncul form seperti pada gambar berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data

2) Tabel Jenis
Pada halaman utama menu Support Master >> Jenis terdapat table yang berisikan daftar
jenis barang. Dari daftar tersebut, user dapat merubah data jenis barang dengan klik

tombol dan klik untuk menghapus data jenis barang.

21
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data jenis barang dalam
format excel maupun pdf.

2. Tipe

Menu data tipe transaksi terdiri dari tiga kategori, yaitu Tambah Tipe, Table Tipe dan Export.
1) Tambah Tipe

Untuk melakukan menambah data baru tipe transaksi dengan klik tombol ,
selanjutnya muncul form seperti pada gambar berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data

2) Tabel Tipe
Pada halaman utama menu Support Master >> Tipe terdapat table yang berisikan daftar
tipe transaksi. Dari daftar tersebut, user dapat merubah data tipe transaksi dengan klik

tombol dan klik untuk menghapus data tipe transaksi.

22
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data tipe transaksi dalam
format excel maupun pdf.

3. Merk

Menu data merk barang terdiri dari tiga kategori, yaitu Tambah Merk, Table Merk dan Export.
1) Tambah Merk

Untuk melakukan menambah data merk barang dengan klik tombol ,

selanjutnya muncul form seperti pada gambar berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data

2) Tabel Merk
Pada halaman utama menu Support Master >> Merk terdapat table yang berisikan daftar
merk barang. Dari daftar tersebut, user dapat merubah data merk barang dengan klik

tombol dan klik untuk menghapus data merk barang.

23
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data merk barang dalam
format excel maupun pdf.

4. Satuan

Menu data satuan barang terdiri dari tiga kategori, yaitu Tambah Satuan, Table Satuan dan
Export.
1) Tambah Satuan

Untuk melakukan menambah data satuan barang dengan klik tombol ,

selanjutnya muncul form seperti pada gambar berikut:

Klik tombol untuk menyimpan data

2) Tabel Satuan
Pada halaman utama menu Support Master >> Satuan terdapat table yang berisikan
daftar satuan barang. Dari daftar tersebut, user dapat merubah data satuan barang

dengan klik tombol dan klik untuk menghapus data satuan barang.

24
Panduan Sistem Informasi Manajemen Gudang – Dinas Kesehatan Kota Surabaya

3) Export

Tombol di sisi kanan atas digunakan untuk mengunduh data satuan barang dalam
format excel maupun pdf.

25