BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Pembangunan Nasional merupakan pembangunan di segala bidang, salah
satunya adalah pembangunan di bidang kesehatan. Pembangunan di bidang
kesehatan pada dasarnya ditujukan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan
kemampuan hidup sehat bagi setiap orang untuk mewujudkan derajat
kesejahteraan yang optimal. Kesehatan sebagi salah satu unsur kesejahteraan
sebagaimana diamanatkan oleh Pembukaan Undang-Undang Dasar Republik
Indonesia tahun 1945. Untuk mencapai tujuan tersebut maka pemerintah
mengadakan pendekatan di bidang pelayanan kesehatan masyarakat. Dalam
rangka meningkatkan pelayanan masyarakat, salah satu yang harus diperhatikan
adalah salah satu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang
berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk
meningkatkan mutu kehidupan pasien menurut Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 51 tahun 2009. Salah satunya kegiatan di bidang distribusi, seperti
Pedagang Besar Farmasi (PBF), Yang mempunyai peranan penting dalam
menunjang program pemerintah terutama dalam pengadaan obat yang bermanfaat
dan bermutu tinggi bagi masyarakat.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan salah satu penyedia dan
penyalur perbekalan kesehatan berupa sediaan farmasi dan alat kesehatan serta
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan berupa obat Psikotropika, Obat Keras,
Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas. Setiap masing-masing distribusi atau
penyaluran sediaan farmasi harus memiliki apoteker sebagai penanggung jawab.
Dalam pelaksanaan tugas-tugasnya, apoteker juga di bantu oleh tenaga teknis
kefarmasian. Jenis tenaga teknis kefarmasian tersebut tersendiri dari Sarjana
Farmasi (S1), Ahli Madya Farmasi (D3), analis farmasi dan asisten apoteker.
Pedagang Besar Farmasi sebagai penyalur sediaan farmasi harus
memperhatikan pemenuhan kebutuhan, pemanfaatan harga dan pemerataan

1
sediaan farmasi serta meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Dalam
mencapai tujuan tersebut dibutuhkan tenaga profesional yang bertanggung jawab
terhadap tugas dan fungsi PBF. Pihak Akademi Farmasi Arjuna Laguboti menjalin
kerjasama dengan PT.AntarMitra Sembada Medan dalam Praktik Belajar
Lapangan (PBL) bagi mahasiswa Akademi Farmasi. Kerjasama ini dilakukan
dengan harapan para calon Ahli Madya Farmasi menjadi tenaga kesehatan yang
memiliki wawasan mengenai tugas dan fungsi PBF sehingga dapat meningkatkan
pelayanan kesehatan.
1.2 Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dilaksanakannya Praktik Belajar Lapangan
(PBL) adalah :
1. Untuk mengetahui perencanaan/pengadaan perbekalan farmasi di PT.
AntarMitra Sembada Cabang Medan
2. Untuk mengetahui penyimpanan perbekalan farmasi di PT. AntarMitra
Sembada Cabang Medan
3. Untuk mengetahui pendistribusian perbekalan farmasi di PT.
AntarMitra Sembada Cabang Medan
4. Untuk mengetahui pelaporan perbekalan farmasi di PT. AntarMitra
Sembada Cabang Medan

2
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pedagang Besar Farmasi (PBF)

2.1.1 Definisi
Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar
sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.PBF Cabang adalah
cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
2.1.2 Izin Usaha
Setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari Direktur Jenderal.
Setiap PBF dapat mendirikan PBF Cabang. Izin PBF berlaku 5 (lima)
tahun dan dapat diperpanjang selama memenuhi persyaratan. Pengakuan
PBF Cabang berlaku mengikuti jangka waktu izin PBF.
2.1.3 Persyaratan
Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 :
1. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
3. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia
sebagai penanggung jawab
4. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah
terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran
peraturan perundang-undangan di bidang farmasi
5. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat
melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat
serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi
PBF

3
 6. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan
perlengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat
yang disimpan
7. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan
lain sesuai CDOB.
Terhadap permohonan izin PBF dikenai biaya sebagai penerimaan
negara bukan pajak sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
Dalam hal permohonan izin PBF sebagaimana dimaksud ditolak, maka
biaya yang telah dibayarkan tidak dapat ditarik kembali oleh pemohon.
2.1.4 Tata Cara Pemberian Izin
Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan
permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala
Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan
menggunakan Formulir 1 sebagaimana terlampir di perundang-undangan
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2011. Permohonan harus ditandatangani oleh
direktur/ketua dan apoteker calon penanggung jawab disertai dengan
kelengkapan administratif.
2.1.5 Masa Berlaku
Izin PBF dinyatakan tidak berlaku, apabila:
1. Masa berlakunya habis dan tidak diperpanjang
2. Dikenai sanksi berupa penghentian kegiatan
sementara
3. Izin PBF dicabut.
2.1.6 Pencabutan Izin Usaha
Badan POM akan melakukan pencabutan izin usaha PBF apabila
PBF yang bersangkutan melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Tidak mempekerjakan apoteker/tenaga teknis kefarmasian
sebagai penanggungjawab yang memiliki Surat Izin Kerja
2. Tidak aktif lagi dalam penyaluran obat dalam satu tahun
3. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha sebagaimana
ditetapkan dalam peraturan

4
 4. Tidak lagi menyampaikan informasi PBF tiga kali berturut-
turut
5. Tidak memenuhi ketentuan tata cara penyaluran farmasi
sebagaimana ditetapkan.
2.1.7 Peringatan dan Pembekuan Izin Usaha
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor:1191/MENKES/SK/IX/2002
tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Kesehatan Kesehatan
Nomor : 918/MENKES/PER/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi.
Sebelum melakukan pencabutan izin usaha PBF, BPOM akan melakukan
tindakan-tindakan berikut terhadap PBF yang bersangkutan dengan
mengeluarkan:
1. Peringatan secara tertulis kepada perusahaan Pedagang
Besar Farmasi sebanyak tiga kali berturut-turut dengan
tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan.
2. Pembekuan ijin usaha Pedagang Besar Farmasi untuk
jangka waktu 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya
Penetapan Pembekuan Kegiatan Usaha Pedagang Besar
Farmasi.

2.1.8 Tugas dan Tanggung Jawab PBF

Tugas dan tanggung jawab PBF adalah mengadakan, menyimpan
dan menyalurkan perbekalan Farmasi yang memenuhi syarat mutu serta
berkewajiban untuk melaksanakan pengadaan bahan obat, obat dan alat
kesehatan dari sumber yang sah berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Dalam melakukan tugasnya PBF memiliki beberapa batasan :
1. PBF dilarang menjual perbekalan farmasi secara eceran baik di
tempat kerjanya serta di tempat lainnya.
2. PBF dilarang melayani Resep Dokter.
3. PBF dilarang melakukan pengadaan , penyimpanan dan penyaluran
narkotika, psikotropika tanpa izin resmi dari Menteri.

5
2.2 Kegiatan Perusahaan Farmasi dalam Pendistribusian Hasil
Produksi
Istilah distribusi biasanya digunakan sebagai sebuah sinonim untuk istilah
pemasaran dan biasanya paling sering pada perkataan “saluran distribusi”
(Channel of Distribution).
Distribusi adalah penjualan, pemberian, penyerahan, pengangkutan,
penyediaan di tempat penjualan dan penyimpanan untuk penjual. Obat-obat yang
dialihkan oleh perusahaan farmasi kepada pihak lain sangat beranekaragam
jenisnya, secara fisik biasanya antara perusahaan farmasi sebagai produsen
dengan konsumen tidak langsung mengadakan kontak, sehingga badan-badan
perantara (middle men) telah berkembang menjadi penghubung antara konsumen
dengan produsen.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar FarmasiBab 1Ketentuan
umun pasal 1 ayat (1) disebutkan “Pedagang Besar Farmasi adalah perusahaan
berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku”.
Pedagang besar farmasi ( PBF) dalam penyaluran produk farmasi dapat
bertindak sebagai distributor dan sub distributor, yang di atur dalam Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1148/MENKES/PER/VI/2011
lembaga-lembaga usaha perdagangan menyebutkan bahwa: “Distributor utama
adalah perorangan atau badan usaha yang bertindak atas namanya sendiri yang
ditunjuk oleh pabrik atau pemasok untuk melakukan pembelian, penyimpanan ,
penjualan serta pemasaran barang dalam partai besar secara tidak langsung kepada
konsumen akhir terhadap barang yang dimiliki/dikuasai oleh pihak yang
menunjukkannya”.

2.3 Distributor
2.3.1 Pengertian Distributor
Distributor adalah perusahaan/pihak yang ditunjuk oleh prinsipal
untuk memasarkan dan menjual barang yang prinsipalnya dalam wilayah
tertentu untuk jangka waktu tertentu tetapi bukan kuasa utama.Distributor

6
tidak bertindak untuk dan atas nama principalnya tetapi bertindak untuk
dan atas nama sendiri. Distributor membeli sendiri barang-barang dari
prinsipalnya dan kemudian ia menjualnya kepada para pembeli di dalam
wilayah yang dijanjikan oleh prinsipal dengan distributor tersebut. Segala
akibat hukum dari perbuatannya menjadi tanggung jawab distribusi itu
sendiri. Dalam dunia bisnis, perusahaan atau perorangan yang mengangkat
atau menunjuk distributor disebut principal. Pengangkatan atau
penunjukan distributor dapat dilakukan oeh principal dan pada umumnya
secara tertulis, sekalipun secara lisan tidak ada larangan, tetapi pada saat
ini distributor dengan principal diikat oleh suatu persetujuan dalan bentuk
kontrakuil.
2.3.2 Peraturan Hukum Menyangkut Distributor
Peraturan tentang distributor tidak diatur secara khusus, walaupun
demikian ada ketentuan dari KUHP, yang dapat menampungnya yaitu
ketentuan-ketentuan mengenai perjanjian yang tidak bernama.Mengamati
sejarah perkembangan yang menyangkut agen dan distributor dalam dunia
perdagangan di Indonesia sejak dikeluarkan Peraturan Pemerintah (PP)
No. 36 tahun 1977, yang menentukan bahwa perusahaan asing yang telah
berakhir masa kegiatannya dapat terus melakukan usaha dagangnya
dengan cara menunjuk perusahaan perusahaan perdagangan nasional
sebagai penyalur atau agen dan distributor surat perjanjian.
2.3.3 Jangka Waktu Perjanjian Distributor
Ketentuan perundang-undangan yang berlaku menyebutkan bahwa
penunjukan sebagai agen/distributor haruslah dilakukan untuk jangka
waktu minimal 3 tahun. Harus dilakukan bahwa jangka waktu minimal 3
tahun ini masih terdapat perbedaan pendapat.
Tujuan penetapan jangka waktu minimal adalah untuk melindungi
kepentingan perusahaan nasional dan perpanjangannyapun harus dilakukan
menurut ketentuan jangka waktu minimal, jika tidak hilanglah tujuan
pemberian perlindungan kepada perusahaan nasional.

7
2.3.4 Pengakhiran Perjanjian Distributor
Pada umumnya perjanjian dapat diakhiri dalam hal atas persetujuan
kedua belah pihak, yaitu :
1. Salah satu pihak dengan sengaja melalaikan kewajiban-
kewajibannya dan atau melanggar ketentuan-ketentuan yang
telah disepakati bersama dalam perjanjian ini.
2. Salah satu pihak dibubarkan menurut undang-undang yang
berlaku di negara yang bersangkutan.
Bagi pihak yang ingin mengakhiri perjanjian sebelum atau sesudah
berakhirnya masa berlakunya harus memberitahukan secara tertulis kepada
pihak lain dalam perjanjian 3 bulan sebelum masa kadaluarsa.

8
 BAB III
TINJAUAN KHUSUS

3. 1 Sejarah Singkat PT. ANTARMITRA SEMBADA (AMS)

PT. AntarMitra Sembada (AMS) merupakan PBF dimana kegiatan

utamanya menyalurkan produk farmasi seperti obat, consumer goods, dan alat
kesehatan kepada sarana pelayanan kesehatan yaitu apotek, rumah sakit, toko
obat, dan pengecer lainnya. PT. AntarMitra Sembada di prakarsai oleh bapak Edy
Lembong yang dahulu terletak di jalan Limo No. 42 Permahta Hijau Senayan
Jakarta merupakan distributor utama PT. Pharos Indonesia.

Pada perkembangannya PT. AntarMitra Sembada tidak hanya

mendistribusikan produk farmasi tetapi juga mendistribusikan produk kesehatan
dan medis serta consumer goods. Pada tahun 1997 PT. AntarMitra Sembada
(AMS) mengalami pergantian pimpinan setelah bapak Edy Lembong memasuki
masa pensiun. Pimpinan tertinggi PT. AntarMitra Sembada (AMS) diserahkan
kepada bapak Roy Lembong hingga kini.

Pada awal tahun 2000, PT. AntarMitra Sembada membentuk tim

marketing dengan nama marketing healthcare yang mendedikasikan diri dalam
memasarkan produk alat kesehatan. Februari 2000 marketing healthcare berganti
nama menjadi prodevice. Prodevice memasarkan produk-produk seperti infuse
set, alat penyangga leher, penyangga betis, sarung tangan bedah, masker, kasa,
dan sebagainya. AntarMitra Sembada juga membentuk satu tim marketing untuk
produk-produk bayi dan anak di bawah naungan Departemen CBC atau Consumer
Baby and Children.

PT. AntarMitra Sembada memiliki arti hubungan yang saling

menguntungkan antara perusahaan, karyawan, dan pelanggan. PT. AntarMitra
Sembada memiliki tujuan menjadi kemitraan yang saling menguntungkan, dan hal
tersebut dituangkan dalam visi dan misi perusahaan.

Hingga September 2012 PT. AntarMitra Sembada Medan memiliki dua

gudang besar yang melayani suplay barang untuk 27 cabang dan beberapa point of

9
sales atau lebih dikenal dengan sebutan depo yang tersebar di Indonesia. Dua
gudang utama berada di Jakarta dengan luas ± 3600 m2 melayani area barat
Indonesia. Surabaya melayani area timur Indonesia.

Salah satu cabang PT.AMS bertempat di Medan. PT. AMS cabang Medan
terletak di jalan Sei Batanghari nomor 53/57.

3. 2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi
Menjadi perusahaan pemasaran dan distribusi terdepan Indonesia
yang mendedikasikan diri untuk menyediakan produk farmasi, produk
kesehatan (healthcare), dan produk yang berkualitas tinggi.
3.2.2 Misi
Melakukan pemasaran dan distribusi produk farmasi, produk
kesetahan atau healthcare dan produk consumer yang membawa manfaat
untuk semua pihak (perusahaan, karyawan dan masyarakat).
3.3 Cakupan Pasar
1. Apotek
Apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukannya
praktek kefarmasian kepada masyarakat.
2. Rumah Sakit Pemerintah dan Swasta
Yaitu Rumah sakit yang langsung melakukan pembelian baik melalui
apotek, instalasi farmasi atau bagian-bagian yang ada di rumah sakit
dari dana rutin atau tender yang dananya bersumber dari pemerintah
daerah atau pusat.
3. Institusi atau Instalasi
Yaitu Rumah Sakit atau Poliklinik yang dimiliki oleh BUMN/BUMD
atau Instalasi Pemerintah dan ABRI (Pertamina, Rumah Sakit
Bhayangkara, Poli Telkom dan lain-lain).
4. Toko Obat
Toko Obat berizin (boleh menjual obat-obatan dengan DOT biru dan
DOT hijau) tetapi tidak boleh melayani resep dokter.

10
 5. SUB Distributor
Outlet berbadan hukum PT atau CV yang diangkat secara resmi
menjadi sub distributor, biasanya jenis usahanya PBF atau PBAK
(Pedagang Besar Alat Kesehatan) termasuk didalamnya PBF atau
PBAK non subdistributor
6. Salon dan Toko Kosmetik
Outlet yang melayani perawatan kecantikan dan outlet yang menjual
produk-produk kosmetika.
7. Hypermarket/Supermarket dan Minimarket
Yaitu modern outlet yang memiliki minimal tiga COC (Check Out
Counter) atau kasir. Yang menjual dengan konsep swalayan
8. Chain Stores
Modern outlet yang berupa toko obat atau apotek yang memiliki
jaringan dengan sistem pembelian secara sentralisasi contohnya
PT.Perintis Pelayanan Paripurna/Century, Guardian, Waston dan lain-
lain.
9. Laboratorium
Yaitu laboratorium yang berdiri dan membeli atas namanya sendiri
termasuk laboratorium yang berlokasi di Rumah Sakit.
3.4 Tata Nilai
1. Customer Satisfaction (Layanan Kepuasan Pelanggan)
Berorientasi kepada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk
memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
2. Act with Integrity (Integritas)
Menjunjung tinggi kejujuran dan integritas serta kebenaran
3. Evaluation Fairness (Penilaian yang adil)
Setiap karyawan berhak mendapatkan penilaian dan masukan yang
obyektif atas hasil kerjanya sebagai acuan berkontribusi lebih lanjut
4. Positif Attitude (Sikap Positif)
Menunjukkan pola pikir yang positif dan afimatif

11
 5. Respect (menghormati sesama)
Memperlakukan anggota tim, pelanggan, rekan dan pihak eksternal
dengan rasa hormat seraya memahami perbedaan.
6. Continous Excellence (Prestasi berkelanjutan)
Setiap karyawan didorong untuk terus berprestasi dan berkontribusi
secara berkelanjutan untuk kemajuan perusahaan dan kepentingan
pemangku kepentingan

3.5 Kepegawaian PT.AntarMitra Sembada (AMS) Medan

Tercatat jumlah keseluruhan pegawai di PT.AntarMitra Sembada
(AMS) Medan ada 90 (sembilan puluh) orang pegawai, yang terdiri dari
beberapa bagian :

1. Kepala Seksi Logistik (KSL) : 1 orang

2. Asisten KSL (Apoteker Penanggungjawab) : 1 orang
3. Penanggungjawab Alat Kesehatan (ALKES) : 1 orang
4. Petugas Gudang : 8 orang
5. Kepala Ekspeditur : 1 orang
6. Helper/driver/ekspeditur : 15 orang
7. Kepala Seksi Administrasi (KSA) : 5 orang
8. Asisten KSA : 1 orang
9. Admin umum : 1 orang
10. Kasir : 1 orang
11. Tim Inkaso : 4 orang
12. Kolektor : 10 orang
13. SS (sales service) : 3 orang
14. Admin sales : 1 orang
15. Business manager (BM) : 1 orang
16. Business Sales Manager (BSM) : 2 orang
17. Sales Coordinator (SC) : 3 orang
18. KAS/Spesialis : 3 orang
19. Sales Representatif : 21 orang
20. Security : 3 orang

12
 21. Office Boy : 1 orang

3.6 Perencanaan dan Pengadaan

Sistem pengadaan perbekalan farmasi dan ALKES di PT.
AntarMitra Sembada (AMS) Medan menggunakan jalur satu pintu yaitu
jalur resmi dimana setiap item obat yang diproduksi dari pabrik disalurkan
langsung ke distributor yang berbentuk PT Persero.
Proses pengadaan perbekalan farmasi dan ALKES di PT.
AntarMitra Sembada (AMS) Medan dilakukan sesuai permintaan barang
dari PBF PT. AntarMitra Sembada (AMS) Medan ke PT. AntarMitra
Sembada pusat dengan menggunakan aplikasi SPO (Surat Pesanan
Otomatis). Kemudian SP cabang dilayani oleh PIC (Person In Charge)
dengan menerbitkan PL (packing list), PL diserahkan ke bagian logistik
untuk dibuat Delivery order, barang di packing dan dikirim oleh bagian
ekspedisi. Pengadaan/penyediaan barang dilakukan berdasarkan rata-rata
penjualan (average sales) tiga bulan.

13
Bagan pengadaan barang dari cabang Medan ke Pusat

SP cabang

PIC Cabang

Packing List (PL)

Logistik

Delivery Order

Barang di Packing
dadikirim
Ekspedisi

3.7 Penyimpanan
Ada 3 (tiga) jenis sistem penyimpanan yang diterapkan di gudang
PT. AntarMitra Sembada (AMS) Medan yaitu :
1. Berdasarkan Suhu
Suhu Ruang
Suhu antara 150 C – 250C
Suhu 20C– 80C (untuk CCP/ cold chain product)
2. Berdasarkan Principle
Beberapa Principle yang ada di PT. AntarMitra Sembada (AMS)
Medan diantaranya PT. Pharos, PT. Novell (exclude OGB), PT.
Pyridam, PT. Nutrifood, PT. Sidomuncul, PT. Samator, Samaasri, PT.
Sinar Antjol, PT. Galenium, PT. Teguhsindo, PT. Puspho Pharma, PT.
Arista, PT. Gloria, PT. Duo Lima, PT. Afiat, PT. Prodevice, PT.
Marketing CBC
3. Berdasarkan Abjad

14
 4. Berdasarkan FEFO (First Expire date First Out)
Tidak menggunakan sistem FIFO karena tidak semua produk obat
memiliki expire date yang sama.

Obat-obat yang ada di gudang PT. AntarMitra Sembada (AMS) Medan

diletakkan diatas pallet sehingga tidak bersentuhan langsung dengan lantai.

Khusus OKT (Obat Keras Tertentu)/Psikotropika disimpan dalam lemari

tersendiri. Jenis obat yang memiliki aroma khas disimpan didalam ruangan
khusus yang dilengkapi dengan pengaturan udara yang sesuai.

3.8 Proses Distribusi

Pesanan yang datang dari Apotek, Rumah Sakit, Salesman/Medical
Representative diterima oleh Sales Service (SS) kemudian di input dan
dicetak dalam bentuk Packing List (PL) yang berisi nama outlet, jumlah
barang, nomor batch, nama produk, nama salesman. Packing List diambil
oleh petugas gudang untuk disediakan setiap item obat yang tertera dalam
Packing list tersebut, setelah barang disiapkan kemudian diserahkan
kebagian Petugas Data Entry (PDE) untuk dicetak fakturnya, kemudian
faktur diserahkan ke gudang untuk di cek dan ditandatangani oleh
apoteker, selanjutnya faktur diberikan ke bagian ekspedisi. Checker yang
mengeluarkan barang berdasarkan faktur kemudian diperiksa nama
produk, jumlah, expire date, serta nomor batch. Lalu faktur dan barang
dibawa oleh ekspeditur atau pengantar barang ke alamat sesuai faktur.
Pada faktur harus tercantum nama, tanda tangan, stempel, jam terima dan
tanggal, selanjutnya faktur asli dikembalikan ke bagian keuangan dan
salinannya diserahkan ke bagian logistik.

15
 Bagan Proses Pendistribudian di PT. AntarMitra Sembada Medan

Outlet

Via Telepon, Salesman

Sales Service (SS)

Cetak Packing List Putih dan merah

muda
Petugas Gudang (PG)

Petugas Gudang menyiapkan barang PL

merah muda di masukan kedalam barang
yang sudah di siapkan
PDE (Proses Data Entry)

PL putih di input dan dicetak fakturnya

Checker

Memeriksa dan mengeluarkan barang

sesuai dengan faktur

Ekspeditur

Mengantarkan Barang ke Outlet

Outlet

Tanda terima dari outlet

Inkaso

16
3.9 Dokumentasi dan Pelaporan
3.9.1. Dokumentasi
Proses dokumentasi dan pelaporan dilakukan dengan mengarsipkan
surat pesanan dan delivery order setiap barang yang masuk, yang
disimpan paling lama tiga tahun. Kemudian lembar asli delivery order
akan dikirim ke pusat. Bentuk delivery order yang dikirim ke pusat harus
mencantumkan beberapa item berikut :
1. Nama pemesan
2. Nomor dokumen
3. Nama barang
4. Kemasan
5. Nomor pesanan
6. Expire date barang
7. Nomor izin edar
8. Tanda tangan apoteker pusat
9. Tanda tangan kepala gudang
10. Tanda tangan apoteker penanggung jawab cabang
11. Catatan check list tentang barang yang diterima
Barang rusak, pecah, tidak layak jual, jumlah barang kurang,
expire date di bawah setahun dibuat berita acara yang kemudian
dilaporkan ke kantor pusat untuk ditindak lanjuti.
3.9.2. Pelaporan
1. Pelaporan obat- obat psikotropika dan prekursor dilakukan
setiap bulan
2. Pelaporan dinamika obat dilakukan per tiga bulan, dilaporkan
dengan program e-report PBF ke kementerian kesehatan.
3. Pelaporan operasional cabang per enam bulan.
4. Pelaporan distribusi alat kesehatan dilakukan sekali setahun.

17
 BAB IV
PEMBAHASAN

Pedagang Besar Farmasi disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk

badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Tugas dan tanggung jawab PBF adalah mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan perbekalan Farmasi yang memenuhi syarat mutu serta berkewajiban
untuk melaksanakan pengadaan bahan obat, obat dan alat kesehatan dari sumber
yang sah berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Perencanaan perbekalan farmasi di PT. AntarMitra Sembada Medan menyusun
kebutuhan obat yang dibutuhkan oleh pelanggan, agar tidak terjadi kekurangan
dan kelebihan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan
farmasi efektif dan efisien. Pengadaan perbekalan farmasi di PT.AntarMitra
Sembada Medan dilakukan dengan membuat pesanan barang ke kantor pusat.
Masing-masing cabang memiliki stok level yang berbeda.PT. AntarMitra
Sembada Medan menyediakan obat yang dibutuhkan oleh rumah sakit, apotek,
dokter yang memiliki izin menjual obat dan lain-lain yang diperoleh dari
pemasok. Proses pemesanan barang dari cabang ke kantor pusat:
1. Pemesanan langsung oleh PT. AMS Medan ke pusat melalui program
komputer yang disebut dengan SPO (Surat Pesanan Otomatis), kemudian
pesanan dikirim melalui tiga jalur yaitu jalur darat, jalur udara dan jalur
laut.
2. Setelah barang sampai di PT. AMS Medan kemudian barang di check
kembali fisik, jumlah, expire date, nomor batch, dan lain sebagainya.
Proses penyimpanan dilakukan berdasarkan
1. Berdasarkan Suhu
Suhu Ruang
Suhu antara 150 C – 250C

18
 Suhu Chiller antara 20C– 80C
2. Berdasarkan Principle
Beberapa Principle yang ada di PT. AntarMitra Sembada Medan
diantaranya PT. Pharos, PT. Novell (exclude OGB), PT. Pyridam, PT.
Nutrifood, PT. Sidomuncul, PT. Samator, Samaasri, PT. Sinar Antjol,
PT. Galenium, PT. Teguh Sindo, PT. Puspho Pharma, PT. Arista, PT.
Duo Lima, PT. Afiat, PT. Prodevice, PT. Marketing CBC. Disamping
itu barang juga disusun menurut pabrik yang memproduksinya karena
untuk mengetahui permintaan pasar terhadap obat yang paling cepat
laku.
3. Berdasarkan Abjad
Untuk mempermudah pencarian barang, hal ini dilakukan untuk
menghindari adanya kehilangan perbekalan farmasi terutama
perbekalan farmasi yang harganya mahal.
4. Berdasarkan FEFO (First Expire date First Out)
Tidak menggunakan sistem FIFO karena tidak semua produk obat
memiliki expire date yang sama.

Strategi Pemasaran PT.AntarMitra Sembada Medan

Dalam memasarkan produksinya PT.AntarMitra Sembada Medan juga melakukan
beberapa strategi untuk menarik minat pasar terhadap produk yang ditawarkan,
strategi yang dilakukan adalah keunggulan dalam waktu pelayanan. PT.
AntarMitra Sembada Medan memiliki standart waktu pelayanan.
- Waktu penyiapan : 60 menit
- Waktu penyerahan : 150 menit
- Waktu pengiriman : 210 menit
Pendistribusian
Pendistribusian dilakukan kebeberapa tempat, meliputi PBF/PBAK (pedagang
besar farmasi/ pedagang besar alat kesehatan), Apotek, Rumah Sakit
swasta/pemerintah, Laboratorium, Toko Obat yang memiliki izin, dan lain-lain.
Pendistribusian dimulai dari pesanan yang datang dari Apotek, Rumah Sakit,
Salesman diterima oleh Sales Service (SS) kemudian di input ke komputer dan
dicetak dalam bentuk Packing List (PL) yang berisi nama outlet, jumlah barang,

19
nomor batch, nama produk, nama salesman. Packing List diambil kembali oleh
petugas gudang untuk disediakan setiap item obat yang tertera dalam Packing list
tersebut. Setelah barang disiapkan kemudian diserahkan kebagian Petugas Data
Entry (PDE) untuk dicetak fakturnya yang berisi nama outlet, tanggal jatuh tempo,
nomor izin PBF kemudian fakturnya dikembalikan lagi kebagian PDE lalu
diserahkan kebagian ekspedisi (bagian pengiriman barang baik dalam maupun
luar kota). Checker yang mengeluarkan barang berdasarkan faktur kemudian
diperiksa nama, expire date, serta nomor batch. Secara ringkas waktu pelayanan
di PT. AMS adalah sebagai berikut :

- Print Packing List (dua lembar) : 2 menit

- Merobek packing list : 2 menit
- Pembagian packing list ke petugas gudang : 2 menit
- Penyiapan barang (di packing) : 25 menit
- PDE confirm (menyesuaikan batch number) : 4 menit
- Print faktur : 2 menit
- Melampirkan surat pesanan ke faktur : 2 menit
- Faktur diperiksa dan divalidasi oleh apoteker penanggungjawab : 2 menit
- Faktur dicocokkan dengan fisik barang : 10 menit
- Petugas gudang serah terima dengan ekspeditor : 10 menit

Total waktu pelayanan adalah 61 menit

Pedagang besar farmasi wajib mendokumentasikan dengan lengkap setiap

pengadaan, penyimpanan dan penyaluran perbekalan farmasi sehingga dapat
dipertanggung jawabkan setiap saat di lakukan pemeriksaan. Pendokumentasian
yang dimaksud mencakup surat pesanan, faktur penerimaan, faktur pengiriman
dan penyerahan, kartu persediaan di gudang maupun di kantor pedagang besar
farmasi.

Pelaporan
PT. AntarMitra Sembada Medan melakukan pelaporan yang meliputi
jumlah penerimaan dan penyaluran masing-masing jenis perbekalan farmasi
kepada menteri dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Propinsi.PT.

20
AntarMitra Sembada Medan melakukan pelaporan psikotropika dan prekursor
sekali dalam satu bulan, Kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan BBPOM yang
ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab dan Kepala Cabang. Pelaporan
psikotropika dan prekursor harus benar-benar dilakukan sesuai dengan jumlah
stok dan jumlah sisa obat psikotropika dan prekursor obat yang masuk kedalam
PBF dan sesuai jumlah stok yang ada di kartu stok obat tersebut. Pelaporan
operasional cabang dilakukan per enam bulan. Pelaporan distribusi alat kesehatan
dilakukan sekali dalam setahun.

21
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Perencanaan pengadaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan dilakukan
berdasarkan rata-rata penjualan. Proses pengadaan dilakukan dengan pemesanan
langsung oleh PT. AMS ke pusat melalui program komputer dengan
menggunakan SPO (Surat Pesanan Otomatis). Penyimpanan setiap item
perbekalan farmasi dan alat kesehatan dibuat berdasarkan suhu, principle, abjad
dan sistem FEFO.
Proses pendistribusian dimulai dari surat pesanan yang datang akan di
input oleh sales service dan di cetak berbentuk packing list kemudian diserahkan
pada petugas gudang untuk disediakan setiap item yang diminta lalu packing list
diserahkan pada bagian PDE (petugas data entri) untuk dicetak faktur lalu
diserahkan ke bagian checker untuk diperiksa kesesuaian packing list dengan
setiap item yang telah disediakan oleh petugas gudang, kemudian diserahkan ke
bagian ekspedisi untuk dikirimkan ke outlet yang bersangkutan.

Faktur asli akan diserahkan kembali ke PBF sebagai bahan tagihan yang
diserah terimakan ke bagian keuangan dan salinannya diserahkan ke bagian
logistik dengan mencantumkan tanda terima. Pelaporan dilakukan kepada instansi
terkait yaitu ke Menteri Kesehatan, BPOM (Badan Pemeriksaan Obat dan
Makanan) Pusat, Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan Provinsi.

5.2 Saran
Penulis menyarankan agar PT. AntarMitra Sembada Medan tetap
mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan pengelolaan perbekalan farmasi
dan alat kesehatan.

22