BAB IV

PEMBAHASAN
(KEGIATAN POKOK DI INSTALASI FARMASI KABUPATEN DELI SERDANG
LUBUK PAKAM)

1.1. Perencanaan
Perencanaan obat dan perbekalan farmasi yang dibutuhkan setiap Puskesmas
Kabupaten Deli Serdang dilakukan oleh puskesmas dan dilaporkan ke tenaga teknis
kefarmasian di Dinas Kesehatan Kabupaten Deli Serdang. Pengadaan obat dilakukan
berdasarkan penyakit, catatan pemakaian obat tahun sebelumnya dan penyakit yang tiba-tiba
muncul misalnya rabies serta karena adanya kejadian yang tidak diduga misalnya bencana
alam. Perencanaan obat di Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang Lubuk Pakam dibuat
setiap tahunnya. Dalam perencanaan, Tenaga Teknis Kefarmasian meminta data ke 34
Puskesmas yang ada di seluruh Kabupaten Deli Serdang yang mana datanya meliputi data dari
setiap bawahan Puskesmas seperti, Polindes, Bidan Desa, Pustu, Puskesda. Tenaga Teknis
Kefarmasian melakukan perencanaan diawal tahun sesuai anggaran yang diberikan oleh
Negara.

STATUS
NAMA
NO KECAMATAN RAWAT RAWAT
PUSKESMAS
INAP JALAN
1 Sibolangit 
Sibolangit
2 Bandar Baru 
3 Gunung Meriah Gunung Meriah 
4 Biru-Biru Biru-Biru 
5 Bandar Khalipah 
6 Percut Sei Tuan Tanjung Rejo 
7 Kenanga 
8 Mulyorejo 
Sunggal
9 Sei Mencirim 
10 Sei Semayang 
11 Pematang Johar 
Labuhan Deli
12 Labuhan Deli 
 13 Pancur Batu 
Pancur Batu
14 Sukaraya 
15 Namorambe Namorambe 
16 Kutalimbaru Kutalimbaru 
17 Hamparan Perak 
Hamparan Perak
18 Kota Datar 
19 Deli Tua Deli Tua 
20 Patumbak Patumbak 
21 Bangun Purba Bangun Purba 
22 Batang Kuis Batang Kuis 
23 STM Hulur Talun Kenas 
24 STM Hilir Tiga Juhar 
25 Tanjung Morawa 
Tanjung Morawa
26 Dalu Sepuluh 
27 Pagar Merbau Bandar Dolok 
28 Galang 
Galang
29 Petumbukan 
30 Karang Anyar 
Beringin
31 Aras Kabu 
32 Pantai Labu Pantai Labu 
33 Lubuk Pakam 
Lubuk Pakam
34 Pagar Jati 

Tabel 1. 34 Puskesmas yang dilayani Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang

1.2. Pengadaan
Pengadaan barang dan jasa yang efektif dan efisien merupakan salah satu bagian yang
penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah
dalam pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik, yaitu pengadaan
yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan di Instalasi
Farmasi dilaksanakan berdasarkan sistem e-catalog. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 63 tahun 2014 katalok elekteronik (e-cataloge) adalah system
informasi elekteronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu
dari berbagai penyedia barang/ jasa pemerintah. E-cataloge merupakan daftar obat yang telah
ditentukan dan merupakan usulan seluruh daerah di Indonesia, kemudian pusat mendata
menjadi daftar yang harus secara konsisten dipakai di seluruh Indonesia. E-catalog hanya untuk
pengeloaan dilingkup Kabupaten/Kota yang dikelola oleh Dinas Kesehatan.
Menurut dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 e-Purchasing adalah tata
cara pembelian Barang/Jasa melalui system katalok elektronik Penyelenggaraan pengadaan
obat dan perbekalan kesehatan secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70
Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sebagaimana ketentuan dalam Peraturan Presiden
Nomor 70 Tahun 2012 dalam pasal 110 ayat (4) bahwa K/L/D/I melakukan e-purchasing
terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam system catalog elektronik (e-kataloge). Menurut
Peraturan Presiden No. 70 tahun 2012 pasal 112 ayat (2) bahwa K/L/D/I wajib menayangkan
rencana umum pengadaan dan pengumuman pengadaan di website
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi masing-masing dan Portal Pengadaan
Nasional melalui LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) yang ketentuan teknis
operasionalnya diatur oleh peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah (LKPP) No.2 Tahun 2010 Tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE
dalam meyelenggarakan Sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib
memenuhi ketentuan sebagaimana di tentukan dalam Undang-Undang No.11 Tahun 2008
tentang Informasi Dan Teransaksi Elektronik pasal 15 dan pasal 16.
Proses Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan
menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas dalam pembelanjaan
uang negara. Selain itu, Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga
dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya
persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku
usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Layanan Yang tersedia dalam SPSE
saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan penyedia Barang/Jasa yang dilakukan
secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem
Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan satu penawaran dalam waktu yang telah
ditentukan.syarat dan ketentuan, panduan penggunaan(user guide) serta tata cara e-Tendering
di atur dalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah No. 1
Tahun 2015 tentang e-Tendering yang di tetapkan dengan keputusan deputi bidang monitoring
evaluasi dan pengembangan system informasi. Dalam SPSE telah disiapkan fasilitas untuk
proses audit secara online (e-audit), dan e-Purchasing Obat Pemerintah.
E-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan obat pemerintah dapat dilakukan
secara elektronik. Dalam e-Purchasing obat pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket,
unduh (download) format surat pemesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload)
hasil scan kontrak yang sudah ditandatangani, sampai dengan cetak pesanan obat. Dengan
adanya e-Purchasing Obat Pemerintah, diharapkan proses pengadaan obat pemerintah dapat
dimonitor dan lebih bersifat transparan.
Sumber dana pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di Instalasi Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten Deli Serdang berasal dari:
1. Program ( Pusat )
Contoh : Obat diare, TB Paru, KIA Ibu, Vitamin A, Obat Malaria, Zoonosis, Vaksin
Rabies, ATS (anti Tetanus Serum), Filariasis.

2. APBD TK. I (Provinsi)

Dana yang diperoleh dari Provinsi dimana pemberian anggarannya digunakan untuk
pembelian obat program.
3. BPJS/JKN
 1. BPJS/JKN

PPK Panitia Penyedia (Obat)

Lihat e-Catalogue Login Pada Website

Obat LPSE dimana Panitia tsb
Terdaftar

Buat Rencana
Pelaksanaan Klik Menu Aplikasi E-
Pengadaan (Offline) Procurement Lainnya, pilih
Aplikasi E-Purchasing

Buat Paket:

Nama Paket Lihat Notifikai Email

Permintaan Pembelian
Kode Anggaran

Spesifikasi
Login pada Website LPSE
Login Pada Website LPSE LKPP lpse.lkpp.go.id
dimana PPK tsb Terdaftar Input & Kirim Data
Permintaan
Pembelian Klik Menu Aplikasi E-
Klik Menu Aplikasi E- Procurement Lainnya,
Procurement Lainnya, Pilih Pilih Aplikasi E-Purchasing
Download &Cetak
Aplikasi E-Purchasing
Surat Pesanan
Pembelian Input Data Distributor
Persetujuan Permintaan Pengiriman Obat
Pembelian Persetujuan
Permintaan Persetujuan
Download &Cetak Pembelian Permintaan Pembelian
Surat Perjanjian
Pembelian

Input Data Riwayat

Pembayaran
Gambar 2. Alur Proses e-Purchasing Obat
1.3. Penerimaan dan Penyimpanan
Obat yang telah diadakan maka diterima dan diperiksa oleh panitia pemeriksaan dan
penerimaan obat yang telah ditetapkan sesuai dengan dokumen yang menyertainya.
Pemeriksaan obat, meliputi:
1. Jenis dan jumlah obat
2. Kualitas dan kondisi obat
3. Isi kemasan sediaan obat
4. Kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
5. Nomor Batch
6. Nomor Registrasi
7. Exp. Date (Kedaluwarsa)
Penerimaan obat yang dilakukan pada Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang Lubuk
Pakam di lakukan dengan cara menerima Surat Pengantar Barang (SPB) dari pihak distributor.
Dalam Surat Pengantar Barang (SPB) terdapat:
1. Jenis dan jumlah obat
2. Kualitas dan kondisi obat
3. Isi kemasan sediaan obat
4. Kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
5. Nomor Batch
6. Nomor Registrasi
7. Exp. Date (Kedaluwarsa)
Proses penyimpanan obat yang dilakukan di instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang
Lubuk pakam meliputi:
1. Sumber anggaran
2. Alfabetis
3. Suhu penyimpanan obat seperti:
- Vaksin rabies
- Vaksin imunisasi
- Oksitoksin
- Serum ATS
- Reagensia (widalset, ALP)
4. Penyimpanan obat Narkotika dan Psikotropika di Instalasi Farmasi Deli Serdang Lubuk
Pakam tidak sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Obat Narkotika dan
Psikotropika disimpan dalam ruangan biasa dan tidak terpisah dari obat lain. Hal ini di
sebabkan karena factor luasnya Instalasi Farmasi tidak mencukupi utk di buat nya ruangan
khusus Narkotika dan Psikotropika.

1.4. Pendistribusi
Pendistribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat-obatan yang bermutu dan terjamin keabsahannya serta tepat jenis jumlah dari
untuk memenuhi kebutuhan unit pelayanan kesehatan.pendistribusi obat ke puskesmas
dilakukan setiap 2 bulan sekali. Dan dilakukan 1 hari maksimal 4 Puskesmas. Sebelum
penyerahan obat, Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat Puskesmas (LPLPO)
harus sudah di serahkan ke Instalasi Farmasi. Pendistribusian dilakukan atas dasar prinsip
ekonomi seperti:
a. First In First Out (FIFO): Barang atau obat yang pertama kali dibeli atau diterima adalah
barang atau obat yang pertama kali didistribusikan.
b. First Expired First Out (FEFO): Barang atau obat yang masa kedaluwarsanya lebih
awal adalah barang atau obat yang terlebih dahulu dikeluarkan atau didistribusikan.
Di Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang Lubuk Pakam obat didistribusikan menurut
prinsip First In First out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO), yaitu obat yang diterima lebih
awal dan yang masa kedaluwarsanya lebih awal harus digunakan terlebih dahulu, sebab
umumnya obat yang datang lebih dahulu adalah obat yang lebih awal diproduksi.
Pendistribusian obat dilakukan untuk memenuhi kebutuhan obat bagi masyarakat di Kabupaten
Deli Serdang melalui 34 Puskesmas. Pendistribusi obat ke puskesmas tersebut dilakukan 2
bulan sekali pada bulan ganjil (Januari, Maret, Mei, Juli, September, November) atau dalam 1
tahun ada 6 kali dilakukan pendistribusian obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang
Lubuk Pakam. Jika obat program tergantung dari pada kasus lain seperti obat TB Paru dan
Vaksin Rabies akan diberikan saat di butuhkan melalui surat Dinas Kesehatan.

Tujuan dilakukannya pendistribusian:

1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada
saat dibutuhkan.
2. Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program
kesehatan.
4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi dan menjaga kontinuitas produksi.

Tata cara pendistribusian obat dari Instalasi Farmasi ke seluruh Puskesmas yang
berada di Kabupaten Deli Serdang:
1. Petugas Instalasi Farmasi mengantarkan obat kesetiap puskesmas dengan menggunakan
mobil Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan.
2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas pembantu,
Poskesdes, Polindes dan unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah binaannya.
3. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai dengan dokumen penyerahan
atau pengiriman obat berupa Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
dan berita acara.
4. Sebelum dilakukan pengepakan obat-obatan yang akan dikirim maka perlu dilakukannya
pemeriksaan terhadap:
a. Jenis dan jumlah obat
b. Kualitas dan kondisi obat
c. Isi kemasan sediaan obat
d. Kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
e. Nomor Batch
f. Nomor Registrasi
g. Exp. Date (Kedaluwarsa)
Sistem Pendistribusi obat di Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang Lubuk Pakam
berdasarkan:
a. Jumlah/stok obat di Insalasi Farmasi
b. Permintaan pemakaian obat di puskesmas.

1.5. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan perbekalan Farmasi dan alat kesehatan yang masuk dan keluar dapat
dilakukan secara manual (pada kartu stock) dan secara komputerisasi menggunakan e-logistik,
kemudian keduanya diperiksa kembali untuk mengetahui apakah adanya kesalahan. Apabila
terjadi kesalahan pada pencatatan secara manual maupun komputerisasi, maka yang menjadi
acuannya adalah LPLPO ( Laporan Pemakaian Lembar Permintaan Obat). Pencatatan
perbekalan Farmasi dan alat kesehatan pada Instalasi Farmasi Kabupaten Deli Serdang Lubuk
Pakam dilakukan secara manual dan komputerisasi dengan sistem e-Logistik.

1.5.1. Pencatatan Pada Kartu Stock

Kartu stock yang ada di Instalasi Famasi Kabupaten Deli Serdang Lubuk Pakam yaitu
Kartu Stock Obat.
Fungsi kartu stock adalah:
a) Mencatat mutasi obat yaitu: penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa.
b) Mencatat data mutasi satu jenis obat yang berasal dari satu sumber anggaran. Tiap baris
data diperuntukkan untuk mencatat satu kejadian mutasi obat.
c) Data pada kartu stock digunakan untuk menyusun laporan perencanaan, pengadaan, serta
distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan kartu stock adalah :

a) Kartu stock obat diletakkan berdekatan dengan obat yang bersangkutan
b) Setiap terjadi mutasi obat langsung dicatat ke dalam kartu stock.
c) Penerimaan dan pengeluaran obat dijumlahkan pada tiap akhir bulan.

1.5.2. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaaan Obat (LPLPO)

LPLPO dapat dimanfaatkan sebagai formulir permintaan obat dan pelaporan pemakaian
obat dari Puskesmas ke Instalasi Farmasi.
LPLPO dibuat rangkap tiga bertujuan :
- Untuk Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya
- Arsip Puskesmas
- Arsip Dinas Kesehatan
Fungsi LPLPO adalah sebagai berikut:
- Surat permintaan obat
- Surat permintaan pengeluaran obat
- Dokumen bukti penerimaan obat
- Dokumen pengeluaran obat
- Laporan pemakaian obat
- Sumber informasi untuk perencanaan
- Sarana monitoring untuk evaluasi persediaan dan penggunaan obat
- Sumber informasi untuk melakukan supervise dan pembinaan
Informasi dan manfaat LPLPO adalah sebagai berikut:
- Jenis dan jumlah sisa stock obat/stock awal
- Jenis dan jumlah persediaan obat
- Perbandingan sisa stock dengan pemakaian perbulannya
- Perbandingan antara jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian perbulan

1.5.3 Pencatatan Stok Optimum

Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus
distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu dan ketentuan mengenai stok pengaman.
Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat
persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat disetiap unit
pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum dilakukan oleh Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota .
Sejak periode bulan Juli 2017 pendistribusian dan permintaan obat harus mengisi stok
optimum sebagai pedoman untuk kebutuhan obat 2 bulan berikutnya.
Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di
setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di Instalasi Farmasi
Kabupaten/kota adalah rencan distribusi untuk memastikan bahwa persediaan di Instalasi
Farmasi Kabupaten/kota cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi
berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut diharapkan dapat mengatasi
keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh
Instalasi Farmasi Kabupaten / Kota.