www.KREATIFCD.web.

id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

PENGENALAN SINGKAT
MENU & FUNGSI PROGRAM TOKO IPOS 4.0

A. MENU
Setelah login dengan memasukan username admin dan password admin , akan muncul 9 menu utama di bagian atas
yaitu:

• Master Data
• Pembelian
• Penjualan
• Konsinyasi
• Persediaan
• Akuntansi
• Proses Data
• Laporan
• Pengaturan

B. SUB MENU
Master Data

Untuk menampung basic data yang akan selalu dpakai dalam bertransaksi.
Pembelian

Transaksi yang berhubungan antara Supplier dengan Anda

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
1 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

Penjualan

Transaksi yang berhubungan antara Anda dengan Buyer/Pelanggan

Konsinyasi

Untuk pencatatan Konsinyasi masuk (menerima barang konsinyasi) . Fitur ini sedang terus dikembangkan oleh
developper berdasarkan masukkan dan kebutuhan user, sehingga sub menu yang saat ini sudah dapat digunakan
adalah Daftar Penerimaan Barang dan Daftar Konsinyasi

Persediaan

Selain untuk menginformasikan persediaan stok / status stok , pada menu Persediaan ini dapat digunakan untuk
memindahkan / transfer stok dari Gudang A ke Gudang B.

Akuntansi

Untuk pencatatan Kas in-out-transfer, setting Akun Akuntansi, Jurnal , setting waktu periode pembukuan dan stok

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
2 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

Proses Data

Untuk memproses / melink-kan data transaksi dengan persediaan dan penjurnalan. Proses ini meliputi proses
bulanan dan proses tahunan (proses tutup tahun pembukuan)

Laporan

Untuk mendapatkan Laporan yang dbutuhkan berdasarkan inputan dan transaksi. Laporan dapat disimpan dalam bentuk
file extension .pdf , .xlsx , .xls , .rtf , .txt .

Pengaturan

Pengubahan password , penambahan user login dan hak aksesnya, nama perusahaan , setting printer dan
peralatan kasir, informasi update Program toko , fitur import data , backup restore database.

Dengan PROGRAM TOKO IPOS 4.0 Anda dapat (diantaranya) :

Cetak & Scan kode barcode
Cetak Faktur Pajak Penjualan
Mendesain sendiri bentuk laporan , faktur penjualan-pembelian,surat jalan,label alamat (selama masih didukung
oleh script Desain)
Konversi satuan barang (dari satuan lusin pcs)
Multi harga jual ( penjualan berdasarkan satuan, level pelanggan, dan quantity)
Mendefinisikan barang yang memiliki nomor serial (misal IMEI number pada handphone)
Transfer stok antara gudang / department
Stok Opname
Melihat history Harga Jual dan Harga beli
Penjualan Item barang rakitan/sistem paket

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
3 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

Sistem Akuntansi , Perkiraan, Jurnal, Kas in-out-transfer, Neraca Lajur, Neraca Saldo , Jurnal , Buku besar, Laba
Rugi YTD (year to date)
Mencatat pembayaran dengan Kas , Kredit , Kartu Debit, dan Kartu Kredit

C. INSTALASI di WINDOWS 7 & Vista

Sebelum melakukan instalasi dan aktivasi di Windows 7 / Windows Vista, dari menu Control Panel lakukan setting sebagai
berikut:
• Windows 7
Klik menu Start yg ada di komputer Taskbar Control Panel User Account Family Safety User Account
Change User Account Control Settings klik continue sampai muncul skala meter ALWAYS NOTIFY – NEVER
NOTIFY . Pada kondisi default, biasanya ada ditengah . Bawa turun skala meter ke posisi NEVER NOTIFY . Lalu
restart komputer Anda.

• Windows Vista
Klik menu Start yg ada di komputer Taskbar Control Panel User Account Family Safety User Account
Turn User Account on or off. klik continue Hilangkan tanda Contreng/Rumput pada User Account Control
(UAC) to help protect your computer. Lalu restart komputer Anda.

D. Prinsip Dasar Pertama Kali Pemakaian Program Toko IPOS 4.0

Ketika Program Toko iPOS 4.0 sudah terinstal ke dalam komputer Anda, hal pertama (prinsip dasar ) yang Anda lakukan
adalah step-step sebagai berikut:
1. Master Data
• Daftar Item Item baru . Isikan kolom-kolom :
i. Data Umum
ii. Satuan
iii. Harga jual
iv. Potongan harga jual
v. Lain-lain
vi. Akunting

2. Persediaan Saldo awal item (untuk item barang yang sudah ada stoknya)
• Persediaan Saldo awal item

3. Memasukkan Stok awal item dan mengisi Aktiva , Kewajiban , Modal

• Akuntansi saldo awal perkiraan klik Tombol Cek Saldo Awal yang ada di bagian bawah . Nilai saldo
awal item (yang diinput di step ke-2) akan masuk sebagai nilai Persediaan barang .
• Masukkan juga Modal , Kas, dll agar system menjadi balance.
• Klik simpan

4. Penjualan dari Pelanggan

• Penjualan back office : Penjualan Daftar Penjualan Tambah
• Penjualan kasir : Penjualan Penjualan Kasir Tambah

5. Pembelian ke suplier (untuk menambah / mengisi stok)

• Pembelian Daftar Pembelian Tambah
Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
4 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

6. Laporan – laporan

Catatan:
a. Jika ketika Program Toko IPOS 4.0 pertama kali dipakai jumlah stok barang di toko atau gudang masih nol,
maka langkahnya: step no.1 step no.5 step no. 4 .
b. Jika stok-stok yang terjadi pada bulan lalu (backdate) ingin dibuatkan Faktur Pembeliannya, maka
langkahnya:
step no. 1 Menu Pengaturan Periode Transaksi “Saldo Awal Periode Akuntansi sedang berjalan “
isikan dengan bulan backdate . klik Simpan “Bulan & tahun mulai Akuntansi” isi dengan bulan backdate klik
Simpan klik Proses Data Proses Bulanan , pilih bulan back date dan centang perbaikan stok. Klik Proses.

E. CARA SHARING IPOS 4 di JARINGAN

a) Server menggunakan Windows XP
Pastikan PC dalam jaringan sudah dalam keadaan terkoneksi dalam jaringan dan sudah bisa tukar data.
i. Setting dari sisi komputer Server :
• Login ke IPOS 4.0 . Pilih LOCALHOST pada PILIH KOMPUTER . Klik Buat Database Baru , masukkan
nama dabase yang akan dishare, misal TOKOKU . Klik OK dan Tutup IPOS 4.0 .
• Klik Start All program Control Panel Windows Firewall Klik tab EXCEPTIONS di bagian
atas klik ADD PORT , masukkan nama PORT Database IPOS 4, misal : Database IPOS 4. Ketikkan
PORT NUMBER 5444, klik TCP dan klik OK klik OK .
ii. Setting dari sisi komputer Client :
• Login ke IPOS 4.0 . Pada PILIH KOMPUTER, ketikkan nama server / pilih nama server / ketikkan IP
Address Server yang ada di menu drop down . Klik Cari Database, akan muncul nama database
TOKOKU . Pilih dan klik OK.

b) Server Menggunakan Windows 7

Pastikan PC dalam jaringan sudah dalam keadaan terkoneksi dalam jaringan dan sudah bisa tukar data. Selanjutnya
lihat dalam lembaran terpisah berjudul MENGGUNAKAN IPOS 4.0 PADA JARINGAN PADA
WINDOWS 7 SEBAGAI SERVER DATABASE

Catatan:
Jika Program Toko IPOS 4.0 akan disharing ke beberapa computer di tempat Anda, sebelumnya lakukan instalasi dan
aktivasi Program Toko IPOS 4.0 di masing-masing computer client. Untuk database boleh diinstal/boleh tidak (karena
database mengambil dari server untuk diakses bersama).

F. BACKUP dan RESTORE Database

Lakukan backup secara rutin sebagai antisipasi apabila computer Anda bermasalah sehingga Anda tidak perlu
input ulang dari awal .
Pengaturan -> backup database . simpan ke flashdisk
Pengaturan -> restore database

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
5 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

G. Pengaturan Stok Minimum

Jika Anda ingin mengaktifkan reminder bila stok Anda minim, maka lakukan hal di bawah ini:
1. Pada saat isi Master Data Daftar Item Item baru , klik Lain-lain (dari menu sebelah samping kanan ). Isikan
Stok minimum sesuai dgn aturan Anda, missal 5 pcs. Sehingga bila stok tinggal 5 akan keluar reminder/peringatan.
Klik simpan dan tutup.
2. Klik Pengaturan Pengaturan Umum pilih salah satu aturan yg ada di PENGECEKAN STOK PADA PENJUALAN.
Jika aturan stok minimum berlaku , maka centang Cek Stok Minimum. Klik simpan.

H. Sistem Akuntansi , Jurnal , Neraca, Buku Besar , Laba Kotor, dan Laba Rugi
• Pengaturan Akun Akuntansi : klik Akuntansi daftar perkiraan
• Untuk melihat Jurnal dari semua transaksi yang ada: klik Akuntansi Daftar Jurnal .
Setiap nomor Jurnal dapat diedit secara manual jika Anda membutuhkan penyesuain pembukuan. Caranya pilih
salah satu nomor Jurnal klik Edit .
• Untuk melihat Laporan Neraca Saldo , Neraca Lajur dan Buku besar : klik Laporan Buku Besar
• Untuk melihat Laba Jual (kotor) : klik Laporan Laba jual
• Untuk melihat Laba Rugi dan Neraca : klik Laporan Keuangan

I. Laporan Penjualan per Item

Untuk melihat transaksi penjualan Anda per Item barang , klik Laporan Laporan penjualan Laporan penjualan per
item.
Di sini akan dapat informasi mengenai quantity terjualnya suatu item tertentu.

J. Mencetak Faktur Penjualan, Label Alamat dan Surat Jalan.

Klik menu Penjualan Daftar Penjualan Tambah (letaknya di bagian bawah) masukkan nama pelanggan , nama
sales (bila perlu) ketikkan nama barang di kolom KODe ITEM dan tekan ENTER . Akan keluar list daftar Item. Pilih.
jika transaksi sudah selesai , klik Bayar (jika akan membayar) atau klik Simpan (jika akan KREDIT) klik tombol Cetak
pilih mana yang ingin dicetak.
Jika ingin merubah bentuk Desain faktur penjualan (warna / bentuk huruf Font/posisi logo/ dll) , klik tombol Desain
(setelah klik tombol Cetak ) .

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
6 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

Contoh Faktur Penjualan yang sudah kami disain :

Contoh label alamat yang sudah kami disain :

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
7 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
 www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

FAQ :
1. Bgm cara mengkoneksikan PC yang sudah terinstal IPOs 4 ke dalam jaringan LAN/wifi?
• Sudah dibahas cara sharingnya di atas. Untuk koneksi WiFinya pastikan sinyal yang dipancarkan cukup
baik.

2. Pencatatan stok di multi gudang, apakah maksudnya jika kita punya 2 gudang yang terkoneksi dengan LAN, itu
bisa saling koneksi di IPOS 4? Sehngga 2 gudang tersebut tersimpan stok nya di database yang sama?
• Benar. Dengan catatan masing2 PC harus sudah terinstal dan teraktivasi IPOS 4.
• Untuk database, pada PC client boleh tidak terinstal database (karena databasenya ambil / pakai dari
server)

3. Belum faham mengenai Daftar Penjualan & Input baru penjualan dengan Daftar Penjualan Kasir & Input baru
penjualan kasir.?
• Daftar Penjualan : untuk sistem penjualan dengan sistem kas ataupun kredit, untuk penjualan yang
menggunakan Faktur Penjualan, Cetak Label alamat, Surat jalan, Faktur Pajak , menggunakan kertas
ukuran besar / bukan struk kasir
• Daftar Penjualan Kasir : untuk sistem penjualan cash & carry , cetak dengan struk kasir , tidak perlu Label
alamat , surat jalan, pelanggannya cenderung Umum.

4. Adakah batas maximal transaksi?

• Tidak ada batas maximal transaksi , dengan catatan:
i. IPOS 4 sudah diaktivasi/diregistrasi . Satu serial number untuk 3x aktivasi di 3 komputer yang
berbeda atau di 1 PC yang sama .
ii. Jika PC diformat ulang Windowsnya, ganti hardware harddisk/motherboard/Prosesor , ganti
Windows Aktivasi harus diulangi lagi .
iii. Jika dalam 1 hari terdapat 300-500 transaksi , gunakan hardware yang berprosessor dan memory
cukup besar.

5. Dibangun menggunakan Software dan Database apa?

• Database menggunakan PostGRE SQL dan Multi Database.
• Database bisa dishare ke 10 PC client

6. Pencatatan pembayaran dengan CC dan debit card bisa, tapi tidak konek dengan mesin EDC, caranya bagaimana?
Yg saya tahu harus konek dengan EDC karena akan mencatat transaksinya konsumen.
• Penginputan nomor kartu kredit / kartu debet secara manual, tidak bisa otomatis , hal ini dikarenakan
IPOS 4 belum dapat konek/link dengan mesin EDC.

7. Kalau misalnya kita mengguanakan mesin EDC di IPOS 4 apakah bisa? Apa harus beli alat tertentu dulu agar bisa?
Atau perlu perubahan software?
• Untuk saat ini belum bias

8. Jika computer diinstal ulang windowsnya/ computer hang, bagaimana system lisensinya?
• Satu serial number untuk 3x aktivasi di 3komputer yang sama (masing2 1x aktivasi) atau untuk 1 komputer
saja. Anda perlu meng-aktivasi ulang apabila Windows di format/ganti hardware. Jika sudah lebih dari 3x
, maka dapat membeli lisensi numbernya saja.

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
8 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |
www.KREATIFCD.web.id | 021 9157 1279 – 0856 7227 362 – 0853 1219 2239 – 08777 5240 193- WhatsApp 0888 8565 300 |
info@kreatifcd.web.id | YM : kusuma_puspitarini | YM2 : cskreatifcd

9. Untuk memberi kode item barang bagaimana baiknya bila kami punya aneka size dan warna untuk satu macam
barang?
• Satu ukuran dan warna dibuat kode item nya masing-masing. Hal ini bertujuan untuk monitoring stok
mana yang habis, yg paling laku dan lain-lain sehingga memudahkan dalam mengisi stok kembali. Misal :
Gamis Rabbani Merah size L GRB01L (dimana 01 merupakan kode warna Merah)
10. Saya menggunakan computer Macintosh, apakah bisa diinstal?
• Program Toko IPOS4.0 baru dapat support di Windows XP/Vista/windows 7.
11. Jika ingin mencetak kode barcode, sebaiknya menggunakan printer merk apa?
• Program Toko Ipos 4.0 sudah diuji coba dengan printer Barcode Argox OS214Plus . Namun printer
Postronix , Posiflex sudah compatible. Untuk merk dan type lain bisa dicoba dari sisi user. Jangan lupa minta
pendampingan/tutorial/penjelasan yang lengkap dari penjual Printer barcode tersebut.

Untuk melihat FAQ yang lain silahkan klik di bagian LATEST NEWS di www.KREATIFCD.web.id

Software Akuntansi – Akademik Sekolah – Perpustakaan - Bengkel – Toko – Penggajian – Klinik Kesehatan –Hotel | CD Belajar
9 Interaktif Matematika – Fisika - Bhs Inggris – SAINS – Kimia | CD Tutorial Membuat Web & Pemrograman |