Kelompok 2

1. Rangga Ferdiawan
2. Tafsirul Anwar
3. Ma’rifatul Iza
4. Surif
5. Faiqotul Nurul Hikmah
6. Faidhatul Khasanah
7. Sukron

Berkomunikasi dalam Tim dan Menjadi Ahli dalam Mendengarkan dan

Komunikasi Nonverbal

KOMUNIKASI DARI DEKAT DI THE CONTAINER STORE

Pekerjaan di baris depan toko eceran sama sekali tidak memiliki reputasi
terbesar. Bagi karyawan posisi di frontline (baris depan) sering menggabungkan gaji
yang kecil namun penuh tekanan, yang mengakibatkan seringnya terjadi pergantian
karyawan. Dari sudut pandang pelanggan, karyawan toko eceran dikategorikan menjadi
dua: karyawan yang tidak termotivasi atau penjual yang sangat agresif dan seolah olah
hanya berniat mengejar komisi mereka bukannya membantu pelanggan. Garret Boone
dan Klip Tindell menciptakan suasana bekerja dan belanja yang ramah dan
menyenangkan. Karena jutaan pelanggan merasa frustasi dengan pelayanan yang jelek.
The container store mencoba mengelola melalui penghargaan terhadap karyawan,
komunikasi yang terbuka, dan struktur yang mempromosikan kerja tim bukannya
kompetisi individu. Ketika menyeleksi karyaawan baru misalnya, perusahaan ini
mengadakan wawancara dan proses seleksi secara komprehensif untuk
menemukan orang yang sempurna pada setiap posisi, berdasarkan kepercayaan
bahwa satu karyawan yang hebat sebanding dengan tiga karyawan yang baik.
Penekanan pada kerja tim itu di perkuat dua kali sehari, sebelum buka dan setelah
tutup, melalui rapat yang dinamakan pertemuan. Melalui komitmen terhadap kerja
tim dan komunikasi yang efektif, the Container Store meniti jalannya untuk
memberikan layanan yang terbaik terhadap pelanggan.

1
MEMPERBAIKI KINERJA DALAM TIM

Tim pemecah masalah dan gugus depan merupakan tim informal yang di
bentuk untuk memecahkan isu-isu spesifik dan kemudian dibubarkan setelah
tujuan mereka tercapai. Tim semacam ini sering bersifat lintas fungsi,
mengumpulkan orang-orang secara bersamaan dari berbagai macam departemen
pada bagian yang berbeda keahlian tanggung jawab menyoroti perlunya
komunikasi yang efektif. Misalnya,pertimbangkan tim lintas fungsi yang di tuntut
untuk membuat produk yang lebih bersaing di harga produk tersebut terlalu
mahal, karena pabrik belum benar-benar berhasil menurunkan biaya produksi.
Perwakilan dari pabrik mungkin mengutarakan bahwa biaya sudah di tekan
serendah mungkin tetapi mungkin pihak departemen penjualan tidak tahu
bagaimana penjualan produk secara efektif. Menyeimbangkan minat dan pendapat
yang bersaing ini tanpa mengabaikan mereka, mensyaratkan kemampuan
mendengarkan, berbicara, dan menulis.

Komite adalah tim formal yang biasanya mempunyai masa hidup lama dan dapat
menjadi bagian permanen dari struktur organisasi. Komite biasanya menangani
tugas-tugas reguler yang berulang-ulang. Misalnya, komite eksekutif bertemu
setiap bulan untuk merencanakan strategi dan meninjau kembali hasilnya.

Apapun tujuan dan fungsi timnya, kita dan anggota tim harus dapat
berkomunikasi satu sama lain dan berkomunikasi denngan orang diluar tim secara
efektif. Mengharuskan pengambilan tanggung jawab tambahan untuk
berkomunikasi dengan sesama tim, mendengarkan dengan teliti masukan dari
mereka, dan membuat pesan yang mencerminkan ide dan opini dan kolektif tim.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN TIM

Ketika tim sukses, tim ini meningkatkan produktivitas, kreativitas, keikut sertaan
karyawan dan bahkan keamanan kerja. Tim sering menjadi inti dari manajemen
partisipasi, usaha untuk mengikut sertakan para karyawan dalam pembuatan
keputusan perusahaan. Membuat karyawan terlibat dalam operasi toko sehari-hari
merupakan prinsip inti dari manajemen partisipasi di the Container Store yaitu

2
saat para manajer dan karyawan berbagi informasi bisnis utama setiap hari.
Beberapa tim dapat memainkan peran sangat penting dalam membantu suatu
organisasi mencapai tujuannya, tetapi tim tersebut tidak selalu sesuai untuk setiap
situasi dan meskipun tim tersebut sesuai, perlu mengukur kelebihan dan
kelemahan pendekatan berdasarkan tim. Tim yang sukses akan memberikan
unggulan sebagai berikut:

1. Informasi dan pengetahuan yang meningkat

Dengan menyatukan sumber daya dari beberapa individu, tim membawa
lebih banyak informasi kedalam proses pengambilan keputusan.
2. Keragaman pandangan yang meningkat
Anggota tim membawa berbagai prespektif kedalam proses pengambilan
keputusan.
3. Penerimaan atas solusi yang meningkat
Mereka yang berpartisipasi dalam pembuatan keputusan akan lebih
medukung keputusan dengan antusias dan akan mendorong orang lain
untuk menerima solusi tersebut.
4. Tingkat kinerja yang lebih tinggi
Bekerja dalam tim dapat melepaskan sejumlah kreativitas dan energi baru,
dan dalam diri para pekerja yang turut berbagi rasa untuk mencapai tujuan
dan akuntabilitas bersama. Tim yang efektif mampu menjadi lebih baik di
bandingkan kinerja invidu terbaik dalam menghadapi masalah yang rumit.

Walaupun kerja tim mempunyai banyak keunggulan, kerja tim juga

mempunyai sejumlah potensi kelemahan. Pada titik yang terburuk, tim tidak
produktif dan membuat frustasi, dan kerja tim membuang waktu setiap orang. Tim
perlu menyadari dan bekerja untuk mengatasi kelemahan sebagai berikut ini :

1. Groupthink (pemikiran kelompok). Tim dapat mengembangkan

groupthink jika para anggota individu menghargai harmoni tim, lebih
tinggi dari pada mereka menghargai pembuatan keputusan yang efektif.
2. Agenda tersembunyi

3
 Beberapa anggota bisa saja mempunyai agenda tersebunyi motif
penghalang produktivitas yaitu keinginan untuk mengendalikan kelompok
atau untuk menggrogoti kekuasan orang lain dalam tim.
3. Free riders (penumpang gratis)
Beberapa anggota tim mungkin free rider mereka tidak memberikan
kontribusi yang wajar pada aktivitas kelompok. Mungkin para anggota
tersebut tidak merasa bertanggung jwab secara pribadi atas hasil kerja
mereka. Atau mungkin mereka tidak percaya bahwa mereka akan
menerima penghargaan yang layak untuk usaha-usaha individu tersebut.
4. Biaya
Kekurangan lain dari kerja tim adalah tingginya biaya koordinasi aktivitas
kelompok. Menyesuaikan jadwal, mengatur rapat, dan mengkoordinasi
bagian kerja individu pada suatu proyek dapat memakan waktu lama dan
menghabiskan banyak uang.

Karakteristik Tim yang efektif

Tim yang paling efektif yang memiliki tujuan yang jelas dan saling tujuan
bersama, berkomunikasi secara jujur dan terbuka, mencapai keputusan dengan
konsensus berpikir secara kreatif, dan mengetahui dan mengetahui bagaimana
cara menyelesaikan konflik. Mempelajari kemampuan tim ini membutuhkan
waktu dan praktek, jadi perusahaan-perusahaan di AS sekarang lebih sering
mengajarkan kerja tim dibandingkan aspek bisnis lainnya.

Sebaliknya tim kerja yang tidak sukses hanya akan menghabiskan waktu dan
uang, menghasilkan kualitas kerjayang rendah dan membuat frustasi baik manajer
maupun karyawan. Kurangya kepercayaan membuat alasan umum gagalnya suatu
tim. Kurangnya kepercayaan ini dapat dihasilkan dari anggota tim yang saling
curiga oleh motif atau kemampuan anggota lain dalam berkontribusi. Salah satu
alasan umum dari kegagalan adalah komuniksi yang buruk, terutama ketika tim
beroprasi di lintas budaya, negara dan zona waktu. Komunikasi yang buruk dapat
muncul dari gaya percakapan yang berbeda. Beberapa orang mengharapkan
mengikuti pola yang diminta dimana anggota tim menunggu kesempatan mereka

4
untuk berbicara. Sementara yang lainnya melihat percakapan harusnya spontan
dan nyaman, dengan gaya yang interaktif dan cenderung keluar batas.

KOMUNIKASI TIM

Mengolaborasikan laporan, situs web, presentasi, dan proyek komunikasi lain-

lainnya memberikan kesempatan bagi tim untuk memanfaatkan presentasi dan
kemampuan berkomunikasi setiap orang yang unik. Dengan kata lain, energi
kolektif dan keahlian tim dapat digunakan untuk menciptakan sesuatu yang
menyalurkan bakt individu yang lain.

Panduan Penulisan Kolaboratif

Dalam usaha kolaborasi apapun, ingat bahwa anggota tim dari latar belakang
berbeda bia memiliki kebisaan atau perhatian yang berbeda pula. Ahli teknis akan
berfokus pada standar keakuran dan standar ilmiah, sementara editor akan lebih
memperhatikan organisasi dan koherensi kalimat, dan manajer akan berfokus pada
jadwal, biaya dan tujuan perusahaan. Agar dapat berkolaborasi secara efektif,
setiap orang yang terlibat harus fleksibel dan terbuka terhadap pendapat orang lain
yang berfokus pada tujuan tim bukannya prioritas individu. Panduan- panduan
berikut akan membantu kita mengolaborasikan agar lebih berhasil :

 Pilih para kolaborator secara hati-hati. Pilihlah gabungan antara orang-

orang yang berpengalaman dan bertalenta.
 Sepakati tujuan proyek sebelum kita bermulai. Memulai tanpa ide yang
jelas tentang apa yang kita harapkan bisa di selesaikan, akan menjurus ke
frustasi dan hanya membuang-buang waktu saja.
 Beri tim kita waktu untuk saling mengenal sebelum terlibat semakin
jauh. Jika ada orang yang belum pernah terlibat untuk bekerja sama
sebelumnya, pastikan ia dapat mengenal anggota tim lain dengan baik
sebelum diminta berkolaborasi.
 Bangun proses yang jelas. Pastikan setiap orang mengetahui bagaimana
pekerjaan akan diselesaikan.

5
  Hindari menulis atas nama kelompok. Tulisan aktual hanyalah bagian
dari mengembangkan pesan tim yang biasanya tidak memberi manfaat
bagi partisipasi kelompok.
 Pastikan alat dan teknik siap dipakai dan disesuaikan dengan tim
yang bekerja di lokasi lain. Bahkan detail minor seperti minor seperti
perbedaan versi softwarepun dapat menghambat proyek. Jika kita
berencana mengguakan teknologi untuk dibagi bersama atau untuk
menyaipaikankan materi, uji sistem teknologinya sebelum dimulai.
 Periksa untuk mengetahui seberapa baik segala sesuatunya berjalan
selama pelaksaan. Jangan menganggap segalanya berjalan lancar hanya
karena kita tidak mendengar sesuatu yang negatif, secara periodik
tanyakan pada para anggota tim, menurut mereka, bagaimana pelaksaan
proyek ini.

TEKNOLOGI PENULISAN KOLABORASI

Berbagai macam alat untuk berkolaborasi sekarang muncul untuk membantu tim
melakukan penulisan, termasuk peninjauan ulang kelompok yang mengomentari
fitur-fitur pada word processor, multi author blog dan sistem manajemen konten
yang menyusun dan mengendalikan konten untuk situs web. Masing-masing
peralatan ini tertuju pada kebutuhan spesifik, tetapi tidak ada yang menawarkan
level kolaborasi langsung seperti wiki. Wiki berasal dari kata Hawaii untuk cepat,
yaitu situs web yang memperbolehkan siapa saja yang memiliki akses untuk
menambah materi baru dan menyunting materi yang ada. Manfaat utama wiki
meliputi operasi yangs ederhana, penulis tidak perlu mengetahui setiap teknik
yang biasanya disyaratkan dalam membuat konten web dan kebebasan untuk
melakukan posting materi baruatau revisi baru tanpa persetujuan terlebih dahulu.

Untuk menggunakan wiki secara produktif, selalu ingat hal-hal berikut:

 Kontributor perlu merelakan harapan tradisional tentang hak penulisan,

termasuk pengakuan individu, karena wiki bisa diedit siapa saja yang
memiliki akses ke wiki.

6
  Anggota tim kadang-kadang perlu diberi semangat untuk mengedit dan
mengembangkan pekerjaan anggota lain; hal demikian merupakan
manfaat utama wiki.
 Fokus wiki adalah pada konten teks; pilihan format dan desain biasanya
terbatas.
 Beberapa wiki penyediaan fasilitas penyuntingan dan komentar, dan
pengguna sebaiknya menggunakan alat yang sesuai untuk masing-
masing fasilitas.
 Para pengguna baru sebaiknya memanfaatkan sandbox, jika
memungkinkan sandbox ini bagian dari wiki yang “aman” dan tidak
diterbitkan sehingga anggota wiki dapat praktik menyunting dan
menulis.

DINAMIKA KELOMPOK

Interaksi dan proses yang terjadi diantara para anggota tim disebut dinamika
kelompok. Tim produktif cenderung mengembangkan aturan yang kondusif
terhadap bisnis. Dinamika kelompok dipengaruhi oleh beberapa faktor: peran
yang dipikul oleh anggota tim, tahap perkembamgan tim saat ini, keberhasilan tim
dalam menyelesaikan konflik, dan keberhasilan tim dalam mengatasi penolakan.

Memikul peran tim

Para anggota tim dapat memainkan berbagai peran, yang dapat dimasukkan ke
dalam tiga kategori yaitu:

1. Memikul peran berorientasi pada diri sendiri, Mempunyai motivasi

terutama hanya untuk memenuhi kebutuhan pribadinya sendiri, jadi
mereka cenderung menjadi kurang produktif daripada anggota lainnya.

2. Memikul perawatan tim, untuk membantu setiap orang agar bekerja sama
dengan baik.

3. Memikul peran berorientasi pada tugas, untuk membantu meraih tujuan.

7
Mengizinkan evaluasi tim

1. Orientasi. Para anggota tim bersosialisasi, membentuk peran mereka, dan

mulai mendefinisikan tugas atau maksud mereka. Sebagian besar
perusahaan menggunakan berbagai macam aktivitas dan latihan
pembentukan tim, untuk membantu tim itu memecahkan halangan dan
mengembangkan tujuan bersama.

2. Konflik. Para anggota tim mulai mendiskusikan posisi mereka dan

menjadi lebih depan dalam membentuk peran mereka. Ketidakpastian dan
ketidaksetujuan merupakan bagian alami dari tahap ini.

3. Brainstorming. Para anggota tim mengungkapkan semua opsi dan

mendiskusikan semua pro dan kontra. Pada akhir tahap ini, anggota tim
mulai mantap pada solusi tunggal untuk mengatasi problem yang ada.

4. Kemunculan. Konsensus dicapai ketika tim tersebut menemukan solusi

yang cukup dapat diterima dan dapat didukung oleh semua anggota
(meskipun mereka mempunyai keberatan).

5. Penguatan. Tim mengklarifikasi dan merangkum solusi yang telah

disepakati. Para anggota tim menerima tugas untuk melaksanakan
keputusan tim, dan mereka membuat pengaturan untukmenindaklanjuti
tuags tersebut.

Mengizinkan Evolusi Tim

1. Orientasi
Anggota tim saling mengenal dan saling membangun peran
2. Konflik
Pendapat dan sudut pandang yang berbeda mulai muncul
3. Brainstorming
Anggota tim menelusuri opsi mereka dan megevaluasi alternatif
4. Kemunculan
Tim mencapai konsensus tehadap keputusan yang dipilih

8
 5. Penguatan
Harmoni tim dibangun dan rencana dibuat untuk merealisasikan keputusan
menjadi tindakan

Menyelesaikan Konflik

Konflik menjadi bagian alami pengalaman setiap tim. Bila ditangani

dengan buruk, konflik dapat mengarah pada kegagalan usaha yang telah dilakukan
kelompok; namun demikian, pendekatan yag tepat dalam menghadapi konflik
dapat mendorong kinerja tim menjadi lebih baik.

Konflik dapat muncul karena berbgai alasan. Para anggota tim mungin
percaya bahwa mereka perlu bersaing untuk memperoleh uang, informasi, atau
sumber daya lain. Atau para anggota tim tidak setuju tentang siapa yang
bertanggung jawan untuk menjalankan tugas spesifik (biasanya sebagai hasil dari
definisi tanggung jawab dan batas-batas tugas yang buruk). Komunikasi yang
buruk dapat mengarah pada kesalahpahaman tentang anggota tim lainnya, dan
kesengajaan menahan informasi dapat menurunkan kepercayaan. Perbedaan
mendasar dalam nilai, sikap, dan kepribadian akan mengarah pada timbulnya adu
argumentasi. Perebutan kekuatan muncul ketika seorang anggta mempertanyakan
otoritas anggota lain atau ketika orang atau tim dengan otoritas terbatas mencoba
meningkatkan kekuatan mereka, atau mempunyai pengaruh yang lebih besar.
Konflik juga dapat muncul karena individu atau tim mencapai tujuan yang
berbeda.

Konflik dapat bersifat konstruktif dan destruktif bagi efektivitas tim.

Konflik dikatakan konstruktif bila konflik ini memaksa membuka isu penting,
menngkatkan keikutsertaan anggota tim, dan menghasilkan ide kreatif bagi solusi
suatu masalah. Kerja tim bukanlah tentang kebahagiaan dan harmoni bahkan tim
mengalami perselisihan antar personal dapat melampaui kepemimpinan yang
efektif dan pemain tim berkomitmen untuk hasil yang kuat. Sebagai tim kerja
yang berpengalaman Andy Boynton dan Bill Fischer menekankan, “Tim virtuoso
bukanlah untuk mendapatkan hasil yang halus.

9
 Sebaliknya, konflik dikatakan destruktif bila konflik tersebut mengalihkan
energi dari isu yang lebih penting, menghancurkan semangat kerja tim atau
individu anggota tim, atau mempolarisasikan atau memecah-belah tim tersebut.
Konflik yang destruktif dapat membawa hasil yang menang-kalah atau kalah-
kalah, di mana salah satu pihak atau kedua belah pihak kalah, sehingga merusak
seluruh tim. Bila anda mengatasi konflik dengan ide bahwa kedua belah pihak
dapat memenuhi tujuannya paling tidak sampai titik tertentu (win-win strategy),
tidak ada seorang pun yang kalah. Namun demikian agar strategi sama-sama
menang tersebut dapat berhasil, setiap orang harus percaya bahwa (1) ada
kemungkinan untuk menemukan satu solusi yang dapat diterima oleh kedua belah
pihak, (2) bekerja sama lebih baik bagi organisasi daripada kompetisi, (3) pihak
lain dapat dipercaya, dan (4) status yang lebih tingi tidak memberikan hak pada
satu pihak untuk memaksakan satu solusi.

Untuk mencari win-win solution (solusi sama-sama menang) adalah

mempertimbangkan kebutuhan pihak lain. Temukan apa yang dapat diterima oleh
angota dalam tim lain. Carilah solusi yang saling memuaskan atau kompromi
yang hasilnya baik untuk seluruh tim. Dalam banyak kasus, proses resolusi
terutama adalah pertukaran opini dan informasi yang secara bertahap membawa
pada solusi yang dapat diterima semua pihak.

Berikut adalah tujuh ukuran yang dapat membantu anggota tim

menyelesaikan konflik dengan sukses:

 Proaksi. Hadapi konflik kecil sebelum menjadi konflik besar.

 Komuniksi. Ajak mereka yang terlibat secara langsung dalam konflik
untuk menyelesaikannya.
 Keterbukaan. Buanglah perasaan sebelum menghadapi isu utama.
 Riset. Cari fakta yang menjadi penyebab timbulnya problem sebelum
mencari solusi.
 Fleksibilitas. Jangan biarkan seseorang terjebak dalam suatu posisi
sebelum mempertimbangkan solusi lain.

10
  Adil. Jangan biarkan seseorang menghindari suatu solusi yang adil dengan
cara berlindung di belakang aturan.
 Kerjasama. Ajak lawan untuk memberantas “kekuatan luar” bersama,
bukannya saling berkelahi satu sama lain.

Mengatasi Penolakan

Penolakan terhadap perubahan adalah tipe konflik tertentu yang sering

memengaruhi kerja anda dalam tim. Beberapa penolakan ini jelas-jelas tidak
masuk akal, seperti saat orang menolak setiap jenis perubahan, apakah itu masuk
akal atau tidak. Namun demikian, kadang penolakan tersebut benar-benar logis.
Perubahan mungkin memaksa seseorang melepaskan otoritas atau menghentikan
cara yang nyaman dalam melakukan sesuatu. Dalam kejadian apapun, anda dapat
membantu mengatasi penolakan berkomunikasi dengan tenang dan masuk akal:

 Kemukakan pemahaman. Tunjukkan bahwa anda bersimpati. Anda

dapat berkata, “Saya dapat mengerti bahwa perubahan ini sulit, dan jika
saya berada pada posisi anda, saya sendiri mungkin merasa enggan.”
Bantulah orang tersebut supaya rileks dan berbicara tentang
kegelisahannya sehingga anda mempunyai kesempatan untuk membuatnya
menentramkan hati.
 Ungkapkan penolakan secara terbuka. Ketika orang tidak berkomitmen
dan diam, mereka mungkin mengabaikan anda tanpa mengetahui apa
penyebabnya. Melanjutkan argumen anda merupakan tindakan sia-sia.
Hadapi secara langsung penolakan tersebut, tanpa menuduh. Anda dapat
berkata, “anda kelihatannya tidak tertarik dengan ide ini. Apakah saya
membuat beberapa asumsi yang keliru?” pertanyaan seperti itu memkasa
orang untuk menghadapi dan menjelaskan penolakan mereka.
 Evaluasi keberatan orang lain dengan adil. Janganlah berkata tentang
hal yang sama. Fokuskan pada apa yang diekspresikan orang lain, baik
kata-katanya atau perasaannya. Ajaklah orang tersebut untuk terbuka agar
anda dapat mengerti dasar penolakannya. Keberatan orang lain dapat

11
 memunculkan titik legitimasi yang akan anda butuhkan untuk berdiskusi,
atau mereka mengungkapkan problem yang perlu anda minimalkan.
 Mempertahankan argumen anda sampai orang lain siap untuk
itu.Menyampaikan pikiran anda kepada semua orang sangat bergantung
pada pola pikir orang lain seperti ketika anda menyampaikan argumen
anda. Anda tidak dapat menganggap bahwa argumen yang kuat akan
terungkap dengan jelas. Dengan lebih berpusat pada audiens, anda akan
belajar untuk memperhatikan kebutuhan emosional orang lain terlebih
dahulu.

Etiket dalam Lingkungan Tim

Etiket sangat penting dalam lingkungan tim karena kemampuan untuk dapat
bekerja sama dengan rekan satu tim sangat penting bagi kesuksesan setiap orang.
Tidak ada orang yang bersedia menghabiskan berminggu-minggu atau berbulan-
bulan untuk bekerja sama dengan orang yang kasar kepada rekannya. Atau orang
yang mempermalukan perusahaan di muka umum. Berikut ini adalah beberapa
point etiket penting untuk diingat ketika ana berada di tempat kerja dan di tempat
umum. Tentu saja, tentu saja tidak satupun dari materi berikt ini unik pada
lingkungan tim; ini merupakan saran yang baik untuk semua usaha bisnis anda.

Di Tempat Kerja

Mengetahui cara berperilaku dan cara berinteraksi dengan orang lain di

lingkungan bisnis akan membantu anda tampil dengan halus, profesional dan
percaya diri. Memahami etiket bisnis juga membantu anda untuk menempatkan
orang lain merasa lebih santai, sehingga mereka merasa nyaman berbisnis dengan
anda.

Sebagai contoh, penampilan pribadi anda mempunyai dampak besar pada

kesuksesan karir anda secara benar atau salah. Berilah perhatian pada gaya
berpakaian anda ditempat anda bekerja dan sesuaikan gaya anda agar sesuai.
Harapan untuk pekerjaan, perusahaan, dan industri tertentu bisa sangat bermacam-
macam. Industri finansial cenderung lebih formal dibandingkan posisi staff pada

12
bagian pabrik atau teknik. Perhatikan yang lain secara seksama, dan jangan takut
untuk meminta saran jika belum yakin. Jika anda masih belum yakin,
berpakaianlah secara sederhana dan moderat - dapatkan reputasi mengenai apa
yang anda kerjakan, bukan apa yang anda pakai.

Selain pakaian anda, kerapian pribadi memengaruhi penampilan di tempat

kerja. Berikan perhatian pada kebersihan dan hindari menggunakan produk
dengan aroma yang tajam, seperti sabun berparfum, cologne, shampoo, dan lation
cukur. Cucilah rambut secara teratur, rawat tangan dan kuku dengan manicure.
Gunakan obat kumur dan deodoran, dankunjungi penata rambut secara reguler.
Cobalah untuk mengikuti kebijakan perusahaan mengenai gaya rambut.

Sesuatu yang sederhana seperti tersenyum juga memengaruhi cara orang

melakukan bisnis dengan anda. Bila anda tersenyum, lakukanlah dengan tulus.
Senyum tidak tulus mudah dikenali karena ekspresi senyum melibatkan seluruh
otot wajah, seperti yang diperlihatkan saat tersenyum dengan tulus. Senyum pura-
pura yang terus dilakukan akan memberi reputasi bahwa anda suka berpura-pura.
Namun demikian, pada kesempatan tertentu kita perlu tersenyum, seeperti ketika
anda diperkenalkan kepada seseorang ketika anda menerima atau memberi pujian,
dan ketika anda memberi tepuk tangan tanda penghargaan kepada seseorang.

Keahlian menelpon mempunyai dampak yang nyata terhadap kesuksesan

anda. Menelpon adalah percakapan yang tidak mempunyai visual dan tidak
berhadapan muka, tetapi anda dapat menyampaikan rasa percaya diri dan
profesionalisme dari sikap dan nada suara anda. Pastika telepon dijawab dengan
cepat dan sopan. Perkenalkan diri anda dan perlihatkan kebutuhan yang
diperlukan oleh penelepon dengan menanyakan bagaimana anda dapat membantu.
Rencanakan dengan sebaik mungkin seperti anda merencanakan rapat. Jadwalkan
waktu menelepon yang tidak mengganggu pihak lain dan bersiaplah untuk
pertanyaan dan informasi yang terkait.

Jika anda terbiasa menggunakan handphone dimana saja dan kapan saja
bersiaplah untuk mengubah kebiasaan anda. Handphone menyebabkan banyak

13
gangguan di tempat kerja sehingga beberapa eksekutif sekitar melarang
penggunaan handphone pada saat rapat. Meskipun handphone tidak dilarang di
kantor anda, jangan biarkan menjadi sumber gangguan bagi kolega anda.

Di Lingkungan Sosial

Dari makan siang untuk tujuan bisnis sampai konferensi industri, anda
mewakili perusahaan anda ketika anda di tempat umum, jadi pastikan penampilan
dan tindakan anda tepat untuk situasi tersebut. Ketahui kebiasaan budaya ketika
anda bertemu dengan orang-orang baru. Di Amerika Utara, jabat tangan yang
mantap adalah hal yang diharapkan bila dua orang bertemu, sedangkan
menundukkan kepala dengan hormat lebih sesuai dilakukan di Jepang. Bila anda
diharapkan untuk berjabat tangan, ketahuilah bahwa jabat tangan yang pasif akan
menciptakan kesan yang benar-benar negatif. Juga laki-laki dan perempuan harus
mengulurkan tangan sacraa bersamaan masa ketika seorang wanita hanya
mengulurkan ujung jarinya telah lama berlalu dan dari dunia bisnis. Bila anda
secara fisik mampu, selalu berdirilah ketika bersalaman dengan seseorang.

Ketika memperkenalkan diri sendiri, sertakan deskripsi singkat mengenai

peran anda dalam perusahaan. Ketika memperkenalkan dua orang atau lain,
katakan nama depan dan nama belakang mereka dengan jelas dan kemudian coba
berikan eberapa informasi lain (barangkali minat profesional yang sama) untuk
membantu kedua orang tersebut dapat bercakap-cakap dengan santai. Pada
umumnya, orang yang memiliki kedudukan yag lebih rendah diperkenalkan
kepada orang yang memiliki kedudukan yang lebih tinggi, tanpa memperhatikan
gender. Ketika anda diperkenalkan kepada seseorang, segera ulangi menyebut
nama orang tersebut. Dengan melakukannya berarti anda menghargainya dan ini
merupakan cara yang baik untuk mengingat namanya.

Bisnis sering dilakukan saat makan dan mengetahui dasar roket makan akan
membuat anda lebih efektif dalam situasi ini. Pilih makanan yang mudah dimakan
– anda tidak perlu bersusah payah, sementara itu pada saat yang sama tetap
meneruskan percakapan. Bila minuman keras tersedia, tunda minumannya sampai

14
saat makan berakhir sehingga pikiran anda tetap jernih dan tetap tenang. Letakkan
surat anda atau dokumen bisnis di bawah kursi anda sampai piring-piring
makanan utama dipindahkan, aspek bisnis dari makan bersama biasanya belum
dimulai sampai makan selesai.

Di kantor, anda mengirim pesan bahwa orang-orang di sekitar anda tidak

sepenting dengan orang yang telepon dan bahwa anda tidak menghargai privasi
penelpon anda. Kolega yang berusia lebih tua yang tumbuh dewasa tanpa telepon
seluler akan merasa sangat tersinggung dengan keadaan yang terjadi di
lingkungan sosial tersebut. Bila hal itu bkan masalah hidup dan mati – sebagai
perumpan – tunggu sampai Anda telah kembali ke kantor.

Jamuan makan bisnis adalah forum untuk bisnis, titik,agama, atau topik lain
yang dapat mengaduk-aduk emosi. Janga mengeluh tentang pekerjaan, hindari
kata-kata tidak senonoh, dan hati-hatilah dengan humor-gurauan yang dapat
menghibur beberapa orang mungkin dapat menyinggung orang lain.

MEMBUAT RAPAT LEBIH PRODUKTIF

Rapat adalah tempat komunikasi utama dalam dunia bisnis saat ini, apakah di
adakan di ruang konferensi informal atau melalui internet sebagai rapat virtual
seperti pada the container store. Rapat yang diselenggarakan dengan baik dapat
membantu anda memecahkan masalah, mengembangkan ide dan mengidentifikasi
peluang. Sebagian besar komunikasi anda di tempat kerja akan terjadi dalam rapat
kelompok kecil, oleh karena itu, kemampuan anda untuk berkontribusi kepada
perusahaan dan untuk dapat dikenali karena telah berkontribusi, akan tergantung
pada keahlian anda berpartisipasi dalam rapat.

Sayangnya, banyak rapat yang tidak produktif. Dalam studi baru-baru ini,
pada manajer senior dan madya melaporkan bahwa hanya 56% rapat yang mereka
selenggarakan bevar-benar produktif dan 25% dapat diganti dengan telepon atau
memo. 3 problem rapat yang paling sering dilaporkan adalah keluar dari subjek
pembicaraan, tidak ada agenda rapat, dan berlangsung terlalu lama. Anda dapat
membantu perusahaan menyelenggarakan rapat lebih baik dengan cara

15
menyiapkan rapat dengan baik, memimpin rapat secara efisien, dan menggunakan
teknologi rapat secara bijak.

Menyiapkan Rapat

Persiapan yang baik membantu anda menghindari dua kesalahan besar pada rapat
: (1) menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan
rapat (2) mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik. Bahkan sebelum
anda memulai persiapan rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar-benar
dibutuhkan. Sesudah anda yakin, lanjutkan dengan 4 tugas persiapan:

 Identifikasi tujuan anda.walaupun banyak rapat mengombinasikan

beberapa tujuan, kebanyakan rapat berfokus pada salah satu dari dua tipe
berikut; rapat informal yaitu rapat yang meliputi berbagi informasi dan
mungkin koordinasi tindakan .rapat pengambilan keputusan, yaitu rapat
yang meliputi persuasi, analisis, dan pemecahan masalah, rapat tersebut
sering memasukkan sesi brainstorming, yang diikuti dengan perdebatan
terhadap alternatif-alternatif. Selain itu, rapat pengambilan keputusan
mengharuskan setiap parsitipan mengetahui sifat masalah dan kriteria
untuk solusi masalah tersebut. Apapun tujuan anda, pastikan tujuan
tersebut jelas dan komunikasikan dengan jelas kepada semua partisipan.
 Pilih partisipan untuk ikut rapat, bila sesi tersebut benar-benar informal
dan satu orang akan banyak berbicara, Anda dapat mengundang kelompok
yang besar. Untuk rapat pemecahan masalah dan pembuatan keputusan,
undanglah orang-orang yang berada dalam posisi langsung yang dapat
membantu rapat mencapai tujuannya. Semakin banyak partisipan, semakin
banyak komentar dan kebingunganyang akan Anda dapatkan, dan semakin
lama waktu rapat yang dibutuhkan.namun demikian, pastikan bahwa Anda
mengundang semua pembuat keputusan kunci, atau rapat Anda akan gagal
untuk memenuhi tujuannya.
 Pilih waktu dan fasilitas. Untuk sesi kerja, rapat pagi hari biasanya lebih
produktif dari pada rapat sesi siang. Juga, pertimbangkan pengaturan
tempat duduk; apakah barisan kursi tepat, atau apakah Anda membutuhkan

16
 meja konferensi atau pengaturan lain. Ditambah, berilah beberapa
perhatian secara detail, seperti pada temperatur ruangan, pencahayaan,
ventilasi, akustik, dan makanan kecil; setiap hal yang sepertinya kecil ini
dapat membuat rapat berjalan baik atau tidak. Susunan agenda.
Kesuksesan rapat apapun tergantung pada persiapan bagi partisipan.
Distribusikan agenda yang telah ditulis dengan baik kepada para
partisipan beri mereka waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri jika
dibutuhkan [ lihat Gambar 2.3]. Agenda yang produktif dapat menjawab
tiga pertanyaan; [1] Apa yang kita butuhkan untuk dikerjakan dalam rapat
ini agar mencapai tujuan kita. [2] Isu apa yang akan menjadi hal yang
paling penting bagi semua partisipan. [3] informasi apa yang akan harus
tersedia dalam rangka membahas isu tersebut.

MEMIMPIN dan BERPARTISIPASI DALAM RAPAT

Untuk memastikan rapat produktif , pastikan anda melakukan hal-hal berikut ini :
 Jaga agar rapat tetap berada dijalurnya
 Ikuti aturan yang telah disepakati
 Dorong partisipasi
 Berpartisipasi secara aktif
 Tutuplah dengan efektif

Menggunakan teknologi dalam rapat

Berkembangnya teknologi initelah memacu timbulnya tim virtual, yang
anggotenya bekerja di lokasi berbeda dan berinteraksi secara elektronik melalui
rapat virtual. Kadang-kadang, teknologi menggantikan seluruh rapat, seperti saat
anggota timm menggunakan e-mail atau pesan instan untuk berinteraksi mengenai
seluruh topik selama beberapa jam atau hari, bukannya bertamu secra online atau
lewat telepon pada waktu tertentu. Salah satu perangkat virtual terbaru yaitu
online brainstroming, dimana perusahaan menyampaikan “idea campaigns” untuk
menghasilkan ide baru dari orang-orang antar organisasi.
Sebagaimana sebagian besar teknologi baru, alat-alat elektronik untuk rapat
berkembang dengan cepat, dan garis yang memisahkan alat-alat teknologi tersebut
menjadi kabur. Misalnya, pesan instan dan video conferencing, keduanya
memiliki kapabilitas yang berdiri sendiri: keduanya juga meruapakan fitur biasa
dalam groupware, istilah yang mencakup sistem yang membuat orang dapat

17
berkomunikasi, berbagi berkas, memberikan materi, dan mengerjakan dokumen
secara bersamaan .
Ruang kerja yang digunakan bersama (shared workpaces) adalah “kantor
virtual” yang memberika setiap orang pada tim akses ke serangkaian sumber daya
dan informasi bersama: database, kalender, rencana proyek, pertukan IM dan e-
mail yang berkaitan, berbagi oleh tim.
MEMPERBAIKI KETERAMPILAN DAN MENDENGARKAN ANDA
Pentingnya mendengarkan pada waktu rapat maupun acara bisnis lain dalam
kehidupan pribadi nada, adalah terbukti dengan sendirinya. Mendengarkan secara
efektif memperkuat hubungan organisasi, meningkatkan kiriman produk,
menyiapakan organisasi akan peluang inovasi dan memungkinkan organisasi
tersebut mengelola pada era yang ditandai dengan meningkatnnya keamanan
angkatan kerja dan pelanggan yang dilayani perusahaan.
Mengenal Berbagai Tipe Mendengarkan
Memahami sifat alami mendengarkan merupakan langkah pertama menuju
perbaikan keterampilan anda dalam mendengarakan, yang vmempengaruhi pa
yang mereka dengar dan arti yang mereka serap.
Tujuan utama mendengarkan isi (content listening) adalah memhami dan
menguasai pesan pembicara.
Tujuan utama mendengarakan dengan kritis (critical listening) adalah
memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara pada beberapa tingkat : logika
argumen, bukti yang kuat, kesimpulan yang valid, implikasi pesan untuk anda dan
organisasi anda, maksud dan motif pembicara, dan setiap informasi atau poin
relevan yang dihilangkan.
Tujuan mendengarkan dengan empaty (emphatic listening) adalah memahami
perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai
sudut pandangnya, terlepas dari apakah anda mempunyai presepektif yang sama
dengannya.
Memahami Proses Mendengarkan
 Menerima
 Menafsirkan
 Mengingat
 Mengevaluasi
 Merespon

18
Mengatasi Penghalang Mendengarkan Secara Efektif

Pendengar yang baik mencara cara-cara untuk mengatasi potensi penghalang

selama proses mendengarkan. Kemungkinan anda tidak mempunyai kendali atas
beberapa penghalang penerimaan fisik, seperti akustik ruang konferensi,
penerimaan yang buruk pada telepon seluler, music latar, dan lain-lain. Namun
demikian, Anda pasti dapat mengendalikan penghalang lainnya, seperti
menginturepsi pembicara, tunggulah sampai ia selesai berbicara. Bila Anda ingin
mengajukan pertanyaan kepada pembicara, tunggulah sampai ia selesai berbicara.
Dan jangan berpikir bahwa Anda tidak menginterupsi hanya karna Anda tidak
berbicara. Gemeristik kertas, suara ketikan pada PDA Anda, melihat jam tangan
Anda membuat kontak mata dengan seseorang di belakang pembicara – semua ini
hanyalah beberapa dari banyak perilaku nonverbal yang dapat mengganggu
pembicara dan dapat menurunkan kualitas mendengarkan orang lain.
Mendengarkan secara selektif merupakan salah satu penghalang paling
umum bagi pendengar secara efektif. Bila pikiran Anda membara, Anda sering
tidak menyimak sampai Anda mendengar satu kata atau frase yang akan menarik
kembali perhatian Anda. Tetapi pada saat itu Anda tidak dapat mengingat kembali
apa yang sesungguhnya dikatakan oleh pembicara, melainkan Anda mengingat
apa yang Anda pikir mungkin dikatakan oleh pembicara.
Salah satu alasan pikiran pendengar cenderung mengembara adalah karena
orang berpikir lebih cepat daripada ketika mereka berbicara. Kebanyakan orang
berbicara sekitar 120 sampai 150 kata permenit, tetapi pendengar dapat memroses
informasi audio sekitar 500 kata per-menit. Dengan kata lain, otak Anda memiliki
banyak waktu luang kapanpun Anda sedang mendengarkan, dan bila tidak
diarahkan, otak akan mencari ribuan hal lain untuk dipikirkan. Berusahalah
dengan sadar agar tetap berfokus pada pembicara, dan gunakan waktu ekstra yang
ada untuk menganalisis apa yang Anda dengar, atau siapkan pertanyaan yang
mungkin perlu Anda tanyakan.
Mengatasi peghalang interpretasi seperti itu akan menjadi sulit karna
mungkin Anda tidak menyadarinya. Sebagaimana ditulis pada BAB I, persepsi
selektif akan mengarahkan para pendengar untuk membentuk pesan agar sesuai

19
dengan kerangka konsep mereka sendiri. Kadang-kadang pikiran pendengar sudar
bercampur aduk sebelum benar-benar mendengarkan pesan pembicara.
Mendengarkan dengan pikiran terbuka akan membantu Anda mengatasi banyak
penghalang interpretasi.
Bahkan maksud Anda pada kondisi terbaik, Anda tetap dapat salah
mengartikan pesan yang masuk bila Anda dan pembicara tidak mempunya bahasa
atau pengalam yang sama. Tidak adanya dasar berpikir yang sama merupakan
alasan kesalahpahaman yang sering muncul diantara para pembicara dengan
bahasa ibu yang berbeda, bahkan ketika mreka mencoba berbicara bahasa yang
sama. Saat menengar pembicara yang memiliki bahasa ibu atau pengalam hidup
yang berbeda dari Anda, cobalah menguraikan dengan kata-kata sendiri ide
pembicara tersebut. Berikan kesempatan pada pembicara untuk memastikan apa
yang Anda piker telah Anda dengar, atau untuk memperbaiki setiap
kesalahpahaman.
Mengatasi penhalang daya ingat merupakan masalah yang sedikit lebih
mudah dipecahkan, tetapi hal tersebut memerlukan beberapa usaha. Satu aturan
yang mudah : janga hanya mengandalkan pada daya ingat Anda. Bila informasi
tersebut penting, rekamlah informasi tersebut kedalam berbagai cara secara fisik.
Namun demikian, apabila Anda benar-benar perlu menghafalkan seduatu, Anda
dapat mengingat informasi dalam daya ingat jangka pendek untuk beberapa detik
atau bberapa menit dengan mengulang-ulang dalam hati atau mengaturnya
kedalam pola (mungkin urutan alphabet, atau langkah-langkah proses), dan
memecahkan daftar panjang item tertentu menjadi bebrapa daftar yang lebih
pendek. Untuk menyimpan informasi kedalam daya ingat jangka panjang, ada
empat teknik yang dapat membantu : (1) hubungkan informasi baru dengan
sesuaty yang berhubungan dekat (seperti restoran tempat Anda bertemu dengan
klien baru Anda), (2) kelompokkan informasi baru tersebut kedalam kelompok
logis (seperti megurutkan nama produk yang sedang Anda coba ingat berdasar
alphabet), (3) buat visualisasi kata-kata dan ide kdalam gambar, (4) ciptakan
mnemonics seperti akronim atau sajak. Ingat bahwa keempat teknik tersebut

20
mempunyai faktor penting yang sama yaitu : Anda harus melakukan sesuatu yang
membuat informasi tersebut melekat kedalam ingatan Anda.
Sebagai pengingat terkait langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk
mengatasi penghalang mendengarkan, lihat “Daftar Periksa : Mengatasi
Penghalang Mendengarkan secara Efektif”.
DAFTAR PERIKSA : Mengatasi Penghalang Mendengarkan secara Efektif
 Kendalikan penghalan apa pun penghalang terhadap penerimaan fisik
sebanyak mungkin ANda bisa (seperti menginterusi pembicara dengan
mengajukan pertanyaan atau memamerkan perilaku nonverbal yang
mengganggu).
 Hindari menengar secara selektif ddengan berfokus pada pembicara da
menganalisis apa yang Anda dengar.
 Pertahankan pikiran yang terbuka dengan menghindari setiap prasangka
atau jangan mendengarkan secara defensive.
 Cobalah menguraikan dengan kata-kata sendiri ide pembicara, berikan
orang tersebut kesempatan untuk menegaskan atau memperbaiki
interpretasi Anda.
 Jangan hanya mengandalkan daya ingat Anda, tetapi rekam, tulis, simpan
informasi kedalam beberpa cara fisik lain.
 Tingkatkan daya ingat jangka pendek Anda dengan mengulang-ulang
informasi, mengaturnya kedalam pola tertentu atau memecahnya kedalam
daftar-daftar pendek.
 Tingkatkan daya ingat jangka panjang Anda dengan melakukan asosiasi,
kategirisasi, visialisasi, dan menghapal.
MEMPERBAIKI KETERAMPILAN KOMUNIKASI NON-VERBAL
Berjalan keluar darai ruang konferensi setelah menjelaskan bahwa
departemen ANda harus meningkatkan penjualan dua kali lipat tahun depan.
Namun demikian, Anda skeptic terhadap perintah itu. Anda menengok ke kolega
Anda di sebelah kanan ANda dan menaikkan alis mata Anda. Ia tersenyum dan
mengangguk, duduk tegak dipinggir kursinya – ia kelihatannya menikmati
tantangan tersebut. Andan menengok ke sebelah kiri Anda, tetapi kelihatannya

21
kolega Anda tersebut kelihatannya takut pada apa yang akan dihadapi selanjutnya,
sambil menggerakkan matanya dan mendesah. Ia duduk melesak kedalam
kursinya, Anda bertanya-tanya bagaimana ia agar tetap betrahan tida terperosot
jatuh.
Percakan yang komplek baru saka terjadi, tetapi tidak satu patah kapun
terucapkan. Komunikasi nonverbal adalah proses mengirimkan dan menerima
informasi secara interpersonal, baik dengan disengaja ataupun tidak disengaja,
tanpa mengguanakan bahasa yang tertulis atau lisan. Sinyal nonverbal memainkan
tiga hal penting. Pertama, melengkapi bahasa verbal. Sinyal nonverbal dapat
memperkuat pesan verbal (saat sinyal non-verbal itu sesuai dengan kata-kata yang
digunakan), atau mengubah kata-kata secara keseluruhan.
Peran kedua pesan nonverbal adalah mengungkap kebenaran. Orang-orang
berpendapat bahwa berbohong dengan sinyal nonverbal akan jauh lebih susah.
Anda mungkin mengatakan kepada klien bahwa suatu proyek berjalan dengan
baik, tetapi senyum Anda yang dipaksakan dan terkesan gugup menyampaikan
pesan yang berbeda. Sesungguhnya, kumunikasi nonverbal seringkali
meyampaikan lebih banyak hal kepada para pendengar daripada kata-kata yang
Anda ucapkan-terutama ketika mereka mencoba memutuskan bagaimana
sebenarnya perasaan Anda pada situasi tertentu atau ketika Anda mencoba menilai
kredibilitas dan bakat kepemimpinan Anda. Namun, bahkan kekuatan sinyal
nonverbal bisa saja salah ketika mendeteksi kenyataan. Studi terbaru
menunjukkan, sebaian besar orang gagal untuk mendeteksi pembicara yang tidak
jujur hampir separuh waktu; hanya sebagian penduduk yang mampu mendeteksi
secara konsisten ketika ada yang membohongi mereka.
Peran ketiga sinyal nonverbal adalah meyampaikan informasi secara
efisien. Sinyal nonverbal dapat menyampaikan nuansa dan banyak sekali
informasi secara instan, sebagaimana ditunjukkan dalam contoh di ruang
konferensi diatas.

Mengenali Komunikasi Nonverbal

22
Lima kategori umum komunikasi nonverbal
 Ekspresi wajah. Wajah merupakan bagian tubuh yang paling mudah
mengekspresikan emosi, wajah dapat mengungkapkan tipe dan intensitas
perasaan. Terutama bagian mata yang sangat efektif menunjukkan
perhatian dan minat, memengaruhi orang lain, mengatur interaksi, dan
mebangun sifat dominan.
 Gerak isyarat dan sikap tubuh. Dengan mengerakkan atau tidak
menggerakkan tubuh data mengekspresikan pesan spesifik dan umum
yang disengaja ataupun tidak disengaja. Contohnya lambaian tangan –
mempunyai maksud khusus dan disengaja.
 Karakteristik vocal. Suara juga dapat membawa pesan yang disampaikan
dengan sengaja ataupun tidak di sengaja.
 Penampilan pribadi. orang merepon orang lain atas dasar penampilan
fisik mereka, kadang-kadang adil dan waktu lain tidak adil.
 Sentuhan. Sentuhan merupakan cara penting untuk menyatakan
kehangatan, kenyamanan dan penentraman hati. Sentuhan sebenarnya
mempunyai arti yang cukup kuat sehingga sentuhan diatur oleh kebiasaan
budaya yang menentukan siapa dapat menyentuh siapa dan ddengan cara
bagaimana dalam berbagai keadaan.

Tantangan Komunikasi DI THE CONTAINER STORE

Pada salah satu kunjungan di antara kunjungan-kunjungan yang sering Anda

lakukan ke The Container Store lokal, manager menanyakan apakah Anda
bersedia melakukan wawancara kerja (perusahaan tersebut sering memperkejakan
para pelanggan terbaiknya). Tiga minggu kemudian Anda melapor untuk mulai
bekerja dan mengikuti hundle pertama Anda. Secara mengejutkan, ternyata hundle
tesebut tidak terlalu bersemangat dan tidak terlalu informatif.

Tantangan individu: Sebelum kemudian, salah satu seorang pendiri, Kip Tindell,
datang berkunjung cukup pagi agar dapat mengikuti hundle pagi hari.
Sebagaimana biasanya, Tamara memimpin sesi yang tidak bersemangat ini,

23
bahkan dengan kehadiran salah satu pendirinya. Tindell menghabiskan pagi itu
dengan berkeliling di toko, berbicara dengan para karyawan dan para pelanggan.

Tantangan tim: Pertemuan seperti hundle kelihatannya menjadi alat komunikasi

yang efektif pada pengecer, seperti di The Container Store. Dalam kelompok
kecil. Diskusikan nilai hundle di (1) perusahaan penghasil barang-barang
elektronik dan (2) agen iklan. Di antara kedua perusahaan tersebut, bagaimana
Anda akan menyakinkan efekvitas hundle yang diselanggarakan via
teleconference atau rapat online.

Ringkasan Tujuan Belajar

1. Menjadi kelebihan dan kelemahan bekerja dalam tim. Tim dapat

mencapai kinerja pada tingkat yang lebih tinggi daripada para individu
karena gabungan kecerdasan dan energi kelompok tersebut. Tim juga
membawa lebih banyak masukan dab beraneka ragam pandangan yang
cenderung menghasilkan keputusan yang lebih baik. Namun demikian, tim
bukannya tidak punya kelemahan. Tim yang dikelola dengan buruk hanya
akan membuang waktu semua orang. Beberapa anggota mungkin
membiarkan mitif pribadi mereka menghalangi keputusan itu. Para
anggota lain mungkin tidak bersedia memberikan kontribusi yang adil,
sehingga beberapa tugas tidak dapat diselesaikan.
2. Mengindentifikasikan delapan panduan untuk penulisan kolaborasi
secara efektif. Pilihlah para anggota tim dengan hati-hati untuk
menyeimbangkan antara bakat dan cara pandang, dan pastikan dari awal
untuk sepakat atas tujuan proyek guna menghindari terjadinya kebingunan
dan waktu yang terbuang percuma.
3. Menjelaskan bagaimana teknologi wiki berkolaborasi. Wiki dapat
membantu tim berkolaborasi dengan menyediakan cara yang cepat,
mudah, dan fleksibel untuk mengerjakan dokumen bersama-sama,
terutama ketika tim tersebut terpisah secara geografis.
4. Menjelaskan bagaimana dinamika dapat berdampak pada kefektifan
tim. Ketika dimanika kelompok mendorong partisipasi dan penyelesaian

24
 secara penuh yang konstruktif terhadap konflik, tim komunikasi secara
lebih efektif, baik secara internal maupun eksternal.
5. Membahas peran etiket dalam lingkungan tim, baik di tempat kerja
maupun di lingkungan sosial. Di tempat kerja, para aggota tim perlu
menaruh perhatian pada fktor-faktor seperti penampilan pribadi, kerapian,
keahlian menelpon karena factor tersebut memengaruhi bukan saja
anggota tim lainnya, tetapi juga orang-orang yang berinteraksi dengan tim
tersebut. Komunikasi tim sering meluas ke lingkungan sosial, dan setiap
anggota tim harus ingat bahwa mereka mewakili perusahaan ketika
mereka di tempat umum.
6. Menguraikan bagaimana teknologi yang digunakan dalam rapat
dapat membantu para partisipan berkomunikasi dengan lebih sukses.
Teknologi komunikasi dan groupware seperti e-mail, pesan instan,
workspace bersama dan rapat virtual meningkatkan komunikasi dengan
membantu tim memecahkan hambatan waktu dan jarak.
7. Menguraikan proses mendengarkan, dan menjelaskan cara para
pendengar yang baik mengatasi penghalang pada setiap tahap proses
mendengarkan tersebut. Proses mendengarkan meliputi lima aktivitas :
(1) menerima (secara fisik mendengarkan pesan), (2) menginterpetasikan
(memberikan arti pada apa yang Anda dengar), (3) mengingat (menyimpan
pesan untuk referensi di waktu yang akan datang), (4) mengevaluasi
(berpikir tentang pesan tersebut), (5) merespon (bereaksi terhadap pesan
tersbut, mengambil tindakan, atau memberikan umpan balik).
8. Menjelaskan pentingnya komunikasi nonverbal dan secara singkat
menguraikan enam kategori ekspresi nonverbal. Bahasa tubuh lebih
sulit dikendalikan daripada kata-kata dan dapat menyampaikan perasaan,
motivasi, atau karakter seseorang sebenarnya. Ditambah pula, komunikasi
nonverbal lebih efisien; dengan lambaian tangan Anda atau satu kedipan
mata.
Terapkan Pengatahuan Anda

25
1. Bagaimana komunikasi nonverbal dapat membantu Anda
menyelanggarakan suatu rapat?
2. Kapan saja bos Anda meminta umpan balik, ia memarahi setiap orang
yang memberikan kritik, yang menyebabkan orang-orang terpaksa setuju
dengan semua yang ia katakana.
3. Apakah konfilk dalam tim baik atau buruk? Jelaskan jawaban Anda
4. Pada rapat terakhir didepartemen Anda, tiga orang memonopoli seluruh
diskusi.
5. Pilihan Etika. Pesan instan aneh kadang-kadang muncul di layar
computer Anda selama rapat virtual tim Anda, dan segera diikutti dengan
permintaan maaf karena rasa malu dari salah satu kolega anda di kota lain.

Latih Pengetahuan Anda

Dokumen untuk dianalisis

Seorang pemimpin proyek telah membuat catatan yang meliputi hal-hal
berikut ini pada rapat anggaran kuartalan, siapkan agenda formal dengan
memasukkan hal-hal berikut ini dalam urutan urutan yang logid dan tulis
ulang, bilamana perlu, untuk memberi kalimat yang lebih konsisten.
Latihan-latihan
1. Kerja tim: Dengan seseorang teman sekelas, hadiri rapat di masyarakat
setempat atau dikampus dimana Anda dapat mengamati diskusi kelompok,
pemungutan suara, atau tindakan lain kelompok itu,
2. Komunikasi tim: mengatasi penghalang. Setiap bulan, setiap karyawan di
departemen Anda diharapkan memberikan presentasi lisan singkat tentang
status proyek yang di tanganinya.
3. Pengembangan tim: Menyelesaikan konflik. Uraikan konflik yang baru
ini Anda alami dengan seseorang anggota tim Anda di tempat kerja atau
kampus, dan jelaskan bagaimana Anda menyelesaikannya.
4. Pilihan etika: Selama berlangsungnya rapat tim, salah seorang anggota
terus menerus meminta pemungutan suara sebelum semua anggota
mengemukakan suaranya.

26
 5. Komunikasi online: Bertahan dengan jawaban-jawaban blog. Anda
menulis blog harian untuk menginformasikan anggota tim mengenai
pertanyaan-pertanyaan, permasalah, dan pengembangan hal lain yang
berkaitan dengan proyek Anda.
6. Internet: Kunjungi situs web PlayVision di www.websterboards.com dan
bacalah tentang whiteboard elektronik. Apa manfaat yang Anda lihat
dengan menggunakan whiteboard tersebut selama rapat? Tulislah konsep
memo internal secara singkat kepada bos Anda yang menguraikan secara
garis besar keunggulan produk tersebut.
7. Telepon dan Voice Mail. Dengan menggunakan panduan voice mail yang
yang di tampilkan. Recanakan pesan Anda (gunakan nomor telepon
khayalan sebagai nomor kontak Anda dan perbaiki setiap detail yang Anda
butuhkan ketika selama telepon). Seperti yang diarahkan oleh dosen Anda,
kumpulkan naskah tertulis pesan atau podeats yang berisi rekaman pesan
yang akan disampaikan.
8. Komunikasi noverbal: Menganalisis pesan tertulis. Pilihlah surat bisnis
dan amplop yang Anda terima di tempat kerja atau di rumah. Analisislah
penampilan surat tersebut.
9. Komunikasi Nonverbal:Menganalisis Bahasa Tubuh. Uraikan apa yang
di tunjukan oleh gerakan tubuh berikut ini ketika seseorang
memperlihatkan gerakan tersebut selama percakapan, bagaimana gerakan
tersebut memengaruhi interpretasi Anda tentang kata-kata yang
diucapkannya?
a. Terus menerus menggeser badannya saat sedang duduk.
b. Memutar-mutar dan bermain dengan rambutnya.
c. Duduk dalam posisi rebah.
d. Memutar-mutar matanya.
e. Memperlama salaman yang lemah.
10. Keterampilan mendengarkan: Menilai diri sendiri. Seberapa baik
keterampilan mendengarkan Anda? Gunakan tabel berikut untuk membuat
peringkat Anda sendiri pada setiap elemen mendengarkan.

27
Perluas Pengetahuan Anda

Menjelajahi yang terbaik dari web

Membuat agar rapat berjalan dengan baik www.3m.com . 3m meeting network

memiliki banyak sekali pilihan artikel-artikel tentang merencanakan rapat,
mendesain aktivitas untuk membangun kerja tim, dan membuat presentasi yang
lebih baik.

Menjelajahi jalan Anda menuju sukses

Kunjungi www.buscommresources.com kemudian klik pada “business

communition web directory”. Bagian business communition menghubungkan
anda ke berbagai macam situs web dan artikel tentang bisnis berbahasa inggris
dan penulisan bisnis sama seperti topik-topik penting seperti kelebihan
informasi, budaya perusahaan, citra perusahaan, dan etiket bisnis.

Belajar Secara Interaktif

Panduan studi ineraktif

Kunjungi companion website di www.prenhal.com/bovee, kemudian klik pada

“companion website”, pilih Bab 2 untuk mengambil manfaat dari
“chapterquiz” iteraktif untuk mengetes pengetahuan Anda mengenai konsep
bab.

Peak Performance Grammar And Mechanics

Jika dosen Anda telah meminta penggunaan “peak performance grammar dan
mechanics” apakah pada kuliah onlie Anda pada CD, Anda dapat melanjutkan
mengembangkan kemampuan Anda dengan menggunakan modul “peak
performance grammar dan mechanics”. Ikuti present untuk menentukan
apakah Anda memiliki bidang yang masih lemah.

28