KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat

1 Senarai Tugas 1
2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan
Senarai Semak :-
4 Urusan Terimaan dan Pungutan 4-8
5 Urusan Pembelian 9 -12
6 Urusan Pembayaran 13 - 16
7 Urusan Panjar Wang Runcit 17 - 22
8 Urusan Penyediaan Buku Tunai 23 - 28
9 Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah 29 32
10 Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok) 33- 37
11 Urusan Pelupusan dan Hapuskira 38 - 41
12 Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer ) 42 - 46
13 Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 47 - 52
14 Urusan Tuntutan Pelbagai 53 - 58
15 Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji 59 - 62
16 Urusan Perkiraan KWSP 63 - 66
17 Urusan Tuntutan Biasiswa 67 -70
18 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama 71 - 74
19 Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan 75
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai. 75
20 Norma kerja bagi tugas-tugas 76
21 Senarai Tugas Harian 77
 SENARAI TUGAS
Nama Anggota : HATIJAH BINTI HAMZAH

Jawatan : PEMBANTU TADBIR GRED N17

No. Kad Pengenalan : 821207-01-5428

Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 11.2.2009

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 7.30 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg
Jumaat " 7.30 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg

KEWANGAN

1 Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa
2 Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa
3 Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa
4 Menguruskan Panjar Wang Runcit.
5 Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa.
6 Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM).
7 Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt.
8 Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira.
9 Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan.
10 Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan.
11 Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji.
12 Menguruskan Tuntutan Biasiswa.
13 Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama.
14 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
 1
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH
SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2009

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0
2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0
5 PENYELIA PETANG 0 0 0
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 0 0 0
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 0 0 0
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 0 0 0
9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 0 0 0
10 GURU MEDIA 1 1 0
11 KAUNSELOR 0 0 0
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0
13 GURU PENOLONG 3 3 0
0
JUMLAH GURU :- 8 8 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 0 0 0
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 0 1 (1)
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 0 0 0
20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 0 0 0
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0
22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 0 0 0
23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 0 0 0
24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0
25 PEKERJA RENDAH AWAM 2 2 0
JUMLAH BUKAN GURU :- 2 3 (1)

JUMLAH BESAR :- 10 11 (1)

3
1 Urusan Terimaan dan Pungutan

1.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran.

Urusan Terimaan dan Pungutan

I Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.

II Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta

resit bagi semua wang yang dibayar.

4
 1.2. Proses Kerja :- Urusan Terimaan dan Pungutan

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang Pengetua /

AP 69. Guru Besar

2 Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang

menjaga dan pastikan nombor siri.

3 Menerima wang dan keluar resit pada masa

urusan dibuat.

4 Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian.

5 Merekodkan ke dalam Buku Tunai.

6 Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada

Pengetua untuk disemak.

7 Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.

5
 1.3 Carta Aliran :- Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat

kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan.

Dapatkan Buku Resit Rasmi daripada

Pembantu Tadbir Kewangan.

Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar

resit serta-merta.

Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftar

resit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.

Isi Borang Penyerahan Kutipan.

Serah wang kutipan bersama dengan Buku

resit dan Borang Penyerahan Kutipan kepada
Pembantu Tadbir.

Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan Borang

Minta penjelasan Penyerahan Kutipan.
dari guru tingkatan
dan pembetulan

tidak
betul Betul
Ya

Turun tandatangan pada Borang Penyerahan

Kutipan.

6
 Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatan
sebagai penerimaan

Catatkan daam Buku Kutipan Harian

Tulis slip masuk bank

Hantar wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank

dan failkan

Rekodkan dalam Buku Tunai

7
 1.4 Senarai Semak:- Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tentukan surat kuasa menerima wang ada

dikeluarkan.

2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.

3 Pastikan buku resit ada untuk digunakan.

4 Sediakan Borang Serahan Kutipan.

5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.

6 Sediakan slip masuk bank.

7 Sediakan Buku Tunai.

8
2 Urusan Pembelian

2.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Pembelian

I Pastikan Tahap Stok.

II Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian.

resit bagi semua wang yang dibayar.

III Senaraikan jenis pembelian.

IV Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar.

V Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.

9
 2.2 Proses Kerja :- Urusan Pembelian

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Pastikan keperluan mengikut baki stok Pengetua/

Guru Besar

2 Pastikan baki peruntukan masih mencukupi.

3 Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkan

kelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi dari
had yang ditetapkan.

4 Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusan

Pengetua.

5 Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3

salinan. Dua salinan kepada pembekal.

6 Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaan

dengan pesanan yang dibuat.

7 Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad

313 Bekalan pejabat Kew 314.

8 Rekod ke dalam Daftar Bil.

10
 2.3 Carta Aliran :- Urusan Pembelian

Semak tahap stok

Semak peruntukan

Pastikan jenis pembelian

- sebut harga 3 pembekal bagi pembelian
melebihi RM20,000.00
- melebihi RM3,500.00 seunit minta
kelulusan dari SBP
- pembelian runcit

Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusan

Minta penjelasan Pengetua/ Guru Besar
dan sediakan senarai
baru yang diluluskan tidak lulus Betul

Ya

Sediakan 3 salinan borang pesanan

- salinan asal dan kedua kepada pembekal
- salinan ketiga salinan Buku Pesanan

Terima barang dan Nota Penghantaran, invois

dan Pesanan Asal

Semak barang, nota penghantaran, invois/ bil

- Pastikan kualiti barang
Minta betulkan dan - Pastikan kuantiti barang
bekalkan semula barang - cop tarikh terima pada Bil/ Invois
Tidak betul
Betul

Masuk stok dan simpan barang. Rekod dalam

Daftar Stok dan Inventori:
- Kew 312
- Kew 313
- Kew 314 dalam buku
Cop dan tandatangan pengesahan stok

Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil

11
 2.4 Senarai Semak:- Urusan Pembelian

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tentukan peruntukan masih mencukupi.

2 Senaraikan jenis pembelian.

3 Sediakan Borang Pesanan.

4 Rekodkan ke dalam Daftar Stok.

5 Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalam

Buku Daftar Bil

12
3 Urusan Pembayaran

3.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Pembayaran

I Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi.

II Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.

13
 3.2 Proses Kerja :- Urusan Pembayaran

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi.

2 Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterima

balik dan jumlahnya adalah betul.

3 Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaan

adalah mencukupi.

4 Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan.

5 Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar

6 Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAH

DIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan.

7 Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnya

RM10,000.00 ke atas.

8 Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikan

ruangan butiran adalah betul.

9 Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

10 Rekod pembayaran dalam Daftar Bil.

11 Terima resit dan simpan dalam fail baucer.

14
 3.3 Carta Aliran :- Urusan Pembayaran

Pastikan prosedur pembelian dipatuhi

Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatan

diterima balik dan jumlahnya adalah betul
Minta pembekal
betulkan Invois Lengkap
Ya
tidak lengkap
Pastikan peruntukan mencukupi sebelum
membuat pembayaran

Sediakan baucer pembayaran dan pastikan cop

stok di atas pesanan tempatan

Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar

Minta lengkapkan semula
baucer/ bil
Lulus

Ya

Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas

semua dokumen

Dapatkan tandatangan ke atas cek

- 3 tandatangan bagi RM10,000,00
- 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00

Rekodkan butiran dalam Buku Tunai dan

pastikan ruangan butiran tepat/ betul\

Rekod dalam Daftar Bil

Hantar cek dan baucer kepada pembekal

Terima resit dan baucer yang telah

ditandatangan

Masukkan fail

15
 3.4 Senarai Semak:- Urusan Pembayaran

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Pastikan semua dokumen:

- Pesanan Tempatan
- Bil/ Invois adalah lengkap

2 Pastikan peruntukan masih mencukupi

3 Baucer pembayaran

4 Sediakan cek untuk pembayaran

5 Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan

Penolong Kanan

6 Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal

7 Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal

8 Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil

9 Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai

16
4 Urusan Panjar Wang Runcit

4.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Panjar Wang Runcit

I Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN dengan
menggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya.

II Apabila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan

wang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin.

III Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit.

IV Sediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen dan
pembayaran runcit.

V Pastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlah
wang dibelanjakan telah direkupkan.

17
 4.2 Proses Kerja :- Urusan Panjar Wang Runcit

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan JPN 1. A/P 97 (d)

yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah (Unit Kewangan)
RM500.00. 2. Surat Pekeliling

2 Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran JPN Perbendaharaan Bil. 1

mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas (Unit Kewangan) Tahun 1982
kerja (Lampiran P).
3. Garis Panduan
3 Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Pengetua/Guru Perakaunan dan
Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan. Besar/ Audit Dalaman Kewangan Sekolah

4 Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkan

wang daripada Kumpulan Suwa kantin.

5 Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untuk

merekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagian
terimaan seperti:

I Tarikh cek dan no cek

ii Nombor baucar yang menyokong
pengeluaran cek
iii Amaun

18
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

6 Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00

dari pembekal atau surat perakuan perbelanjan
yang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatat
di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcit
mengikut peruntukan perbelanjaan sama ada
peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/Wang
Asrama

7 Sediakan Baucer Kecil berserta dokumen

penyokong bil

8 Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetua

untuk diluluskan

9 Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yang

diluluskan

10 Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku Tunai

Panjar Wang Runcit

11 Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fund

atas nama Pengetua

12 Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semula

di ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit

13 Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikut

peruntukan/butiran

14 Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dan

diimbangkan setiap rekupmen dibuat

15 Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada

31 Disember setiap tahun mencukupi jumlah
yang diluluskan

19
 4.3 Carta Aliran :- Urusan Panjar Wang Runcit

Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan

keperluan

Habtar permohonan kepada JPN dan

sertakan juga Kertas Kerja
Minta sediakan
Kertas Kerja semula Lengkap
Ya
Tidak Lulus
Terima surat kebenaran menguruskan Panjar
Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan

Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap

perbelanjaan

Dapatkan perakuan dan pengesahan Pengetua

Lulus

Ya
Betulkan dan
Dapatkan
Kelulusan Tidak Lulus

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit

didapati berkurangan

Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember

setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

20
 4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan

mewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan

Panjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan

Panjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit

dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)
sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan

I) Tarikh cek
ii) Nombor baucer yang menyokong
cek
iii) Amaun

21
Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan

dari Guru/Kakitangan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan

perbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku

Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut

butiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan

( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum

31 Disember

22
5 Urusan Penyediaan Buku Tunai

5.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Penyediaan Buku Tunai

I Dapatkan Buku Tunai

II Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan.

III Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran.

IV Tutup urusniaga setiap akhir bulan.

V Terima Penyata Bank.

VI Sedia Penyata Penyesuaian Bank.

V Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.

23
 5.2 Proses Kerja :- Urusan Penyediaan Buku Tunai

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa / Pengetua/ Guru AP '44', 146
Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan. Besar

2 Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan

bagi setiap peruntukan sekiranya ada.

3 Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan

atau bayaran.

4 Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikut

hendaklah dimasukkan:-

I Tarikh kutipan
II Butir-butir penerimaan (dari siapa)
III Nombor resit
IV Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknya
V Jumlah terimaan
VI Tarikh dan jumlah dibankkan

5 Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkan

butir-butir berikut:-

I Tarikh bayaran
II Butir-butir bayaran (kepada siapa)
III No. baucar
IV No. cek
V Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukan
VI Jumlah bayaran

6 Tutup urusniaga setiap akhir bulan.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahaja

menerima Penyata Bank dengan catatan berikut:-

Baki wang seperti di Penyata Bank pada……

CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan

Tarikh Masuk Bank Jumlah

XX XX
XX XX

24
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan

No. cek Tarikh Jumlah

XX XX XX
XX XX XX

Baki wang seperti di Buku Tunai pada……

Pengetua/ Guru
Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besar Besar/ Penolong
/ Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani Kanan/ Juruaudit
dan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak Dalaman
semula dan ditandatangan

25
 5.3 Carta Aliran :- Urusan Panjar Wang Runcit

Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan

keperluan

Habtar permohonan kepada JPN dan

sertakan juga Kertas Kerja
Minta sediakan
Kertas Kerja semula Lengkap
Ya
Tidak Lulus
Terima surat kebenaran menguruskan Panjar
Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan

Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap

perbelanjaan

Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua

Lulus

Ya
Betulkan dan
Dapatkan
Kelulusan Tidak Lulus

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit

didapati berkurangan

Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember

setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

26
 4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan

mewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan

Panjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan

Panjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit

dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)
sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan

I) Tarikh cek
ii) Nombor baucer yang menyokong
cek
iii) Amaun

27
Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan

dari Guru/Kakitangan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan

perbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku

Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut

butiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan

( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum

31 Disember

28
6 Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

6.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

I Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti:

a) Buku Tunai
b) Buku Resit
c) Daftar Kutipan Harian
d) Daftar Bil
e) Buku Tunai Panjar Wang Runcit
f) Buku Kedatangan Murid
g) Daftar Penghuni Asrama

II Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat.

III Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan.

IV Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap,

semak dan cetak:

a) Penyata Penerimaan atau Pembayaran

b) Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan
c) Lembaran Imbangan
d) Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpul
e) Surat Pengakuan Pengetua
f) Lembaran Kerja semua jenis akaun

V Kirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran

Akaun Sekolah kepada:

g) 1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolah

h) 1 salinan ke JPN
I) 1 salinan ke PPD
j) 1 salinan untuk fail

29
 5.2 Proses Kerja :- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan Pengetua/ Guru AP '44', 146
ditutup. Besar
I Buku Tunai- Kerajaan / Suwa / Asrama
II Daftar Kutipan Harian
III Daftar Bil
IV Buku Tunai Panjar Wang Runcit
V Slip Bank dan Penyata Bank
VI Fail Baucar

2 Semak Penyata Audit tahun lepas untuk

mendapatkan baki awal tahun semasa.

3 Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada

setiap bulan sehingga 31 Disember.

4 Dapatkan penyata-penyata berikut:-

I Penyata Penerimaan dan Pembayaran

II Penyata Imbangan
III Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
IV Nota-Nota Wang Terkumpul
V Penyata Penyesuaian Bank
VI Perakuan Pengetua/ Guru Besar

5 Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:-

I 1 salinan asal- Audit Sekolah

II 1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan)
III 1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan)
IV 1 salinan keempat- salinan sekolah

6 Terima Laporan Audit daripada Pejabat Audit

Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia.

7 Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit.

8 Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.

30
 6.3 Carta Aliran :- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

Pastikan semua rekod dikemaskinikan

Minta lengkapkan - Buku Tunai
dokumen yang - Buku Resit/ Penyata kutipan
- Baucer/ Bil
Tidak - Stok
Lengkap - Bank slip

Pastikan penyata penyesuaian bank Disember

telah dibuat

Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi

pelarasan

Masukkan data-data Patskom akaun berakhir

pada 31 Disember
- Penyata Penerimaan/ Pembayaran
- Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan
- Nota- Nota kepada penyata Kumpulan
wang Terkumpul
- Penyata Imbangan
- Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar

Dapatkan pengesahan dan perakuan Pengetua

Minta sediakan
pembetulan penyata Lengkap
Tidak
Lengkap
Ya

Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah

- 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri
- 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah
- 1 salinan fail

Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit

Minta beri penjelasan

perkara yang Terima Penyata Audit yang sebenar untuk
berkaitan tahun berkenaan

Masukkan fail

31
 5.4 Senarai Semak:- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah

dikemaskini dan ditutup.

2 Pastikan semua data di Buku Tunai telah

dimasukkan ke dalam PATSKOM.

3 Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31

Disember telah dibuat.

4 Semak Penyata Audit Tahun lepas.

5 Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan

dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan
Perbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.

6 Semak Penyata-penyata yang telah dicetak

dalam 4 salinan.

7 Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.

8 Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah, JPN

dan PPD.

9 Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima

Laporan Audit tahun berkenaan.

10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.

32
7 Urusan Pengurusan Stor

7.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Pengurusan Stor

1 Pastikan ada stor yang sesuai.

Borang yang digunakan ialah:-

a) Kew. 312 dan 312A - Untuk Daftar Harta Modal

b) Kew. 313 - Untuk Daftar Inventori
c) Kew. 314 - Untuk Daftar Stok Bekalan Pejabat
d) Kew. 315 - Untuk Daftar Penyerahan Harta Modal
dan Inventori

2 Semak dan rekod stok mengikut jenis:-

Kew.312 - Barang tak luak nilai RM500.00 dan ke atas tidal termasuk perabot,
Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan
Kew.313 - Barang tak luak bernilai RM500.00 ke bawah termasuk perabot,
Permaidani dan perabot tanpa mengira kos
Kew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah
Dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya
Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori

3 Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan

4 Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan

5 Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya

33
 7.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan stor

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Susun borang mengikut kumpulan Pengetua / Pek. Perb. Bil.

2/1991
Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilai Ketua Pembantu
Pembelian Tahunan tertinggi Tadbir

Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya

2 Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan

Kumpulan A - Kuantiti stok maksima

= 4 bulan penggunaan

- Angka Menokok Stok

= 3 bulan penggunaan
- Kuantiti stok minima
= 2 bulan penggunaan

3 Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok

berada di stok minima atau menokok stok

Semak barang yang di terima

- Kualiti
- Kuantiti

4 Semak dan rekod stok mengikut jenis:-

Kew.312 - Barang yang tak luak nilai RM500.00 dan

ke atas tidak termasuk perabot,
permaidani dan langsir tanpa mengira kos/
rekod penyelenggaraan

Kew.313 - Barang yang tak luak nilai RM 500.00

ke bawah termasuk perabot, permaidani
dan perabot tanpa mengira kos

Kew.314 - Barang yang tak luak dan alatan pejabat

yang tak luak tapi nilainya rendah dan
tidak ekonomik untuk di kesan
penempatannya

Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta

modal/inventori

34
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

Senarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semua

jenis barang dalam sesuatu penempatan

5 Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan

tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan
direkod dalam stok

6 Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan

rekod stok bersamaan

- bagi barang yang aat menarik = 2 kali

setahun
- bagi barang yang menarik = 1 kali
setahun
- bagi barang tidak menarik = 2 tahun
sekali

7 Buat pelupusan barang-barang bila didapati

- barang-barang tidak diperlukan lagi

- barang-barang yang tidak boleh
digunakan lagi

35
 7.3 Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Stok

Pastikan ada stor yang sesuai

Susun barang mengikut Kumpulan A & B

Pastikan tahap stok barangan

Terima barang yang dipesan

Semak barang yang diterima dari segi kualiti &

Minta dibekalkan kuantiti
barang semula
Lengkap
Ya

Rekod dalam stok (Kew. 312, Kew. 313 dan

Kew.314)

Susun di dalam tempat yang sesuai

Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok

Dapatkan tandatangan pegawai yang

mengeluarkan barang

Semak stok dari masa ke semasa

Pastikan catatan
keluar masuk
barang pada masa
berlaku urusan

Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor'

Sediakan pelupusan jika didapati
- Barang tidak diperlukan lagi
- Barang yang tidak boleh digunakan lagi

36
 7.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Stor

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Susun barang mengikut kumpulan

2 Pastikan tahap stok barangan

3 Terima barang

4 Semak kuantiti barang

5 Merekodkan ke dalam rekod

6 Menyusun di tempat yang sesuai

7 Menyediakan borang untuk pengeluaran barang-

barang

8 Mendapatkan tandatangan pegawai yang

mengeluarkan barang.

9 Menyemak stok dari masa ke semasa.

10 Menyediakan prosedur untuk pelupusan /

hapuskira.

37
8 Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

8.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

1 Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang- barang

yang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.

2 Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadi
Lembaga Pemeriksa.

3 Borang-borang pelupusan/ hapuskira:

a) 300V dalam 6 salinan

b) Lampiran J
c) Lampiran K
d) Lampiran L

4 Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari Pengawal
Keselamatan dan Laporan Polis.

5 Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan itu

yang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.00

6 Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00
boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.

7 Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X.

8 Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok dengan
mencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.

38
 8.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan

Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira

- Pelupusan
- Kategori barang yang tidak diperlukan lagi
- Kategori barang yang tidak boleh digunakan
lagi
- Hapuskira
- Kehilangan
- Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan
lagi

2 Sediakan borang pelupusan/ hapuskira

- Pelupusan 300V dalam 6 salinan
- Hapuskira
Lampiran J
Lampiran K
Lampiran L
Dan Laporan Pengawal Keselamatan,
Laporan polis awal dan terkini

3 Mengeluarkannya dari stok.

4 Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulan

dari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.

39
 8.3 Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira

Memastikan barang-barang yang dilupuskan

Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira

- Barang yang tidak diperlukan lagi
- Barang yang tidak digunakan lagi
- Kehilangan
- Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi

Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah)

- 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari
urusan stok

Pemeriksaan barang-barang oleh Lembaga

Pemeriksa
Catatkan barang rosak - sediakan syor
dalam stok yang betul
Lengkap

Ya

Sediakan borang pelupusan / hapuskira

- pelupusan 300V
- hapuskira Lampiran J, K dan L
- Laporan Jaga dan Polis

Minta lengkapkan Hantar ke JPN

borang pelupusan
atau hapuskira
Lulus

Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa

- barang yang kurang RM10,000.00 oleh
Lembaga Tanpa Pemeriksaan
- barang yang melebihi RM10,000.00 oleh
Lembaga Pemeriksa

Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskira

Sijil 300X

Mengeluarkan dari stok

40
 8.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Pastikan barang yang hendak dilupuskan

2 Pastikan jenis pelupusan

3 Lantikan Lembaga Pemeriksa

4 Tindakan Lembaga Pemeriksa

5 Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira

6 Hantar ke Bahagian Sekolah

7 Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri

8 Pengeluaran dari stok

41
9 Urusan Penyediaan Gaji (Payroll)

9.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)

1 Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat.

2 Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luar
negeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan.

3 Dapatkan Nombor Gaji

4 Dapatkan dokumen peribadi (salinan)

a) Kad Pengenalan
b) Sijil KWSP
c) Cukai Pendapatan
d) Akaun Bank

5 Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan

42
 9.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Surat Pekeliling

Akauntan Negara
2 Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di mana Bil. 3/1993
tindakan payroll diambil.

3 Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji Jadual PCB
Akhir yang lengkap iaitu:

3.1 Nama Jadual Ketiga 92 KWSP

3.2 No. Kad Pengenalan
3.3 No. Gaji
3.4 Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraian
rumah, elaun tanggungjawab
3.5 Tarikh sehingga bayaran dibuat
3.6 Jenis-jenis potongan
- Perumahan
- Cukai Pendapatan
- KWSP
- Tabung Haji
- MNI
- Pinjaman Kenderaan
- Pinjaman MARA
- Pendahuluan Diri
3.7 Tarikh pergerakan gaji

4 Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2

salinan

4.1 Bagi pegawai yang kali pertama (B)

dilaporkan isikan semua perkara/ butiran
dalam borang SG20 berkaitan
4.2 Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yang
sama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan
4.3 Bagi tindakan (T) isikan bahagian di mana
perubahan berlaku

5 Pegawai yang menyediakan perlu turunkan Ketua Pembantu

tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruangan Tadbir N22
disediakan oleh

43
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

6 Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama, Pengetua/ Penolong

jawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh Kanan/ Penolong
Kanan HEM

7 Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan

disahkan oleh

8 Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang

kecil dahulu dan no. siri.

9 Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahan

yang berkaitan.

9.1 Dokumen- No. Akaun Bank

- Arahan Potongan

10 1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan surat

iringan
- 1 salinan fail sekolah

11 Terima slip gaji pembayaran

11.1 1salinan asal kepada kakitangan berkenaan

11.2 Salinan untuk fail sekolah

12 Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lain

berkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain.

13 Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot

44
9.3 Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll
 Terima Kew. 8 yang telah lulus dari JPN

Rekod dalam buku penerimaan

Catat dalam buku K.I.V Payroll

Sediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkap

Hantar kepada Pengetua untuk dapatkan

tandatangan cop rasmi
Minta sediakan SG20
semula
Lulus
Ya

Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri dan

pastikan dokumen sokongan disertakan jika
Minta penjelasan berkaitan
sediakan SG20 semula
dan dokumen tambahan Lulus
Ya

Terima slip gaji bulanan

Semak slip gaji

- salinan asal kepada pegawai berkenaan
- 1 salinan failkan

45
9.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Gaji Akhir

2 Terima Kew. 8 yang telah diluluskan

3 Catat dalam Buku KIV payroll

4 Sediakan borang SG20

5 Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitan

diambil tindakan

6 Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi

diturunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan
oleh

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada

tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh

8 Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar ke

Bahagian Kewangan / AG Negeri

9 Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan

/AG Negeri

10 Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan

11 Salinan slip difailkan

46
10 Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

1 Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri

2 Pastikan Sijil Gaji Akhir -- Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan

3 Dapatkan dokumen peribadi pegawai

a) Kad Pengenalan
b) Sijil KWSP

4 Pembayaran dibuat dengan kadar segera.

47
 10.2 Proses Kerja :- Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Surat Pekeliling

Akauntan Malaysia
2 Sediakan dokumen pembayaran Bil. 3 Tahun 1993

2.1 Penyata pembayaran dan pastikan butiran

berikut dicatatkan (3 salinan) Jadual Potongan
- Nama pegawai Cukai Berjadual (PCB)
- Nama sekolah
- Tempoh pembayaran
- Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA,
elaun Keraian, elaun tanggungjawab Jadual KWSP
atau elaun khas) Ketiga 1992
- Potongan yang berkaitan (cukai
pendapatan KWSP, Tabung Haji,
MNI, perumahan, kenderaan,
pendahuluan diri)
- Jumlah potongan
- Jumlah bersih
2.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan)
dan lengkapkan butiran (bagi satu
pembayaran)

- Bagi bulan tahun

- Jenis
- Tarikh dan tahun disediakan
- Kod Jabatan/ Nama Jabatan
- Kod PTJ Nama Pusat
Tanggungjawab
- Nama penerima
- No. Kad Pengenalan
- Perihal
- Perihal cek (akaun penerima)

3 Perbelanjaan di masuk ke dalam

a) Kod Maksud
b) Kod Jabatan
c) PTJPK
d) Program / Akti Amanah

48
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

e) Objek
f) Amaun
g) Jumlah Bersih
h) Amaun (dalam perkataan Ringgit)

AP 95 dipatuhi -
(Disediakan oleh)
- tandatangan, tarikh cop rasmi

AP 99 dan AP 102 dipatuhi

- tandatangan, tarikh cop rasmi

4 Sekiranya pembayaran melebihi satu amaun

gunakan borang 304A

4.1 Perhatian kepada borang 304 hanya

- butiran a hingga e perlu dicatat
- perihal cek [Berganda(Bil. Cek)]
- perbelanjaan dimasuk ke dalam
akaun di bawah (a hingga h)
- AP. 95 dan AP 99 dan AP102
4.2 Butiran 304A seperti berikut:-

- tahun kewangan 19__

- Jenis
- Tarikh Baucar
- Kod Jabatan
- Kod PTJ Nama Pusat
Tanggungjawab
- Nama Penerima
- No. Kad Pengenalan
- Alamat/ Nama Bank
- Perihal
- Amaun (Jumlah Bayaran)
- Perihal (Akaun penerima)
- Tandatangan pegawai disediakan
nama, cop dan tarikh
- Tandatangan pegawai disahkan
nama, cop dan tarikh

5 Bagi gaji sediakan Kew.321 (3 salinan)

49
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

6 Penyata dan dokumen yang disediakan dengan

lengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeri
unutk kelulusan

7 Terima cek pembayaran daripada Bahagian

Kewangan /AG Negeri

7.1 Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan

7.2 Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan

8 Borang KWSP E dan butiran dicatat:-

a) No. Rujukan Majikan
b) Nama Majikan
c) Alamat Majikan
d) Caruman bagi tahunan
e) No. Ahli
f) No. Kad Pengenalan
g) Nama Ahli
h) Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis)
(termasuk jumlah dan potongan)
I) Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak
mencukupi)
j) Jumlah bulanan
k) Tandatangan, nama, Kad Pengenalan
Majikan dan cop rasmi

9 Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek

10 Failkan satu salinan.

50
 10.3 Carta Aliran:- Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

Terima Kew.8 yang diluluskan oleh Jabatan

Peljaran negeri

Rekod dalam buku penerimaan surat

Sediakan pembayaran- baucar berasingan

dan penyata potongan

Dapatkan tandatangan Pengetua untuk

Minta sediakan semula Perakuan dan pengesahan
baucar potongan Tidak
Lulus Lulus

Ya

Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri

Minta dibetulkan
semula baucar Tidak Lulus
penyata Lulus
Ya

Terima cek pembayaran

Rekod butiran cek dalam daftar cek

Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan

atau syarikat terlibat dengan potongan

Masukkan fail

51
 10.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN.

2 Terima Sijil Gaji Akhir

3 Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan

4 Kew.304A disediakan

5 Kew.304A disediakan - Kew.321 disediakan

6 Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/

cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 dan
AP 102 (Kew.304)

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitan

pembayaran - diakui sah dan disertakan

8 Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkap

dihantar dalam ( 3 salinan)

9 Terima cek pembayaran

10 Rekod butiran cek dalam daftar cek

11 Uruskan pembayaran dan cek-cek potongan

Borang KWSP E dan F

12 Failkan satu salinan

52
11 Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

11.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

1 Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan)

2 Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat

3 Surat dokumen perlu diakui sah

4 Tuntutan tidak berulang/bertindih

53
 11.2 Proses Kerja :- Urusan Tuntutan Pegawai

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap oleh

pegawai yang membuat tuntutan

2 Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat

pada Lampiran "A"

Muka 1

1 Nama Pegawai
2 No. Kad Pengenalan
3 Gred, Kategori dan Jawatan
4 Gaji, Elaun-elaun
5 Butir-butir Kenderaan
6 Alamat Pejabat
7 Alamat Rumah

Muka 2

1 Tarikh
2 Waktu Bertolak dan Sampai
3 Tujuan/Tempat
4 Jarak ( KM ) / Tambang

Muka 3

1 Butir-butir Elaun
Pejalanan Kenderaan
2 Butir-butir Tambang
Pengangkutan Jalan
3 Butir-butir Tuntutan Elaun
Makan/Harian

Muka 4

1 Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel

2 Tuntutan Pelbagai

Muka 5

1 Tandatangan Pegawai
2 Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan

54
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

3 Mengisi butir-butir Baucer Kew.304

1 Tahun Kewangan

2 Kod-Kod Pembayaran

3 Nama Jabatan

4 Nama Pusat Tangunggjawab

5 Nama Penerima

6 No. Kad Pengenalan/Akaun Bank

7 Alamat

8 Perihal

9 Ruang-ruang seperti :

I) Maksud
ii) Jabatan
iii) PTJ
iv) Prog/Akt/Amanah
v) Objek
vi) Amaun

10 Tandatangan Pegawai yang sediakan

Tandatangan Pegawai yang periksa

2 orang pegawai tandatangan

11 Ruang tandatangan nama jawatan serta

dengan cop mereka

4 Mengisi butir-butir Kew.304A ( jika penerima lebih

dari seorang)

55
 Pegawai yang Seksi Undang-Undang /
Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

5 Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumen

berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan
dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua

6 Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaan

dihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeri
berserta sampul dan alamat penerima dalam
dua salinan

7 Terima cek pembayaran rekod butiran cek

dalam daftar cek

8 Edarkan cek kepada penerima

9 Salinan difailkan

56
 11.3 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Perjalanan

Sediakan borang mencukupi kepada

kakitangan

Pemohon mengisi butiran

perjalanan

Terima borang dari pemohon dan

semak
Minta pemohon
Lengkapkan Tidak Lengkap
butiran dan Lengkap
dokumen
Ya

Sediakan baucer Kew.304, Kew. 304A,

kew.302 ( kelompok )

Dapatkan tandatangan Pengetua dan

Cop rasmi
Minta lengkapkan
semula
Lengkap

Ya

Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri

( 3 salinan)

Kenalpasti
kesilapan
buat pembetulan
Lulus

Ya

Terima pembayaran dan rekod butiran

cek

Pembayaran kepada pegawai

( pemohon berkenaan)

57
 11.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pegawai

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Sediakan Borang Tuntutan

2 Serah borang kepada pegawai yang membuat

tuntutan

3 Semak borang tuntutan dan cop rasmi

4 Dapatkan dokumen tambahan

5 Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302

6 Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani

7 Dokumen yang lengkap dihantar kepada Jabatan

Akauntan Negar cwgn Johor

8 Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negara

cwg Johor

9 Rekodkan butiran cek dalam daftar cek

10 Bayaran cek kepada pegawai

11 Failkan

58
12 Urusan Arahan Pelbagai Potongan

12.1 Peraturan-peraturan Yang Perlu Dipatuhi

Urusan Arahan Pelbagai Potongan

1 Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan

2 Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan

3 Sediakan borang SG 20 untuk Payroll

4 Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan

5 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

12.2 Jenis-jenis Potongan Gaji

1 Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 38

2 Pinjaman Perumahan

3 Pinjaman Kenderaan

4 Insuran Takaful

5 Insuran MNI

6 Pinjaman Komputer

7 Pendahuluan Diri ( jika ada)

8 Sewa Rumah Kerajaan

9 Tabung Haji

10 Pemulangan Pinjaman Pelajaran

Nota:- Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepada
jumlah gaji dan emolumen lain.
Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus
daripada Biro Angkasa

59
 12.3 Proses Kerja :- Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Teima arahan potongan daripada pihak yang Ketua Pembantu

berkenaan Tadbir

a) Cukai Pendapatan
b) Pinjaman Perumahan
c) Pinjaman Kerajaan
d) Tabung Haji
e) Insuran M.N.I.
f) Pinjaman MARA

2 Semak jenis potongan - pastikan kodnya

3 Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll.

Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan
surat arahan potongan

4 Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

60
 12.4 Carta Aliran:- Urusan Pelbagai

Terima surat arahan potongan

Semak jenis potongan untuk pastikan kod

potongan

Sediakan Borang SG.20 untuk tindakan gaji

Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg

Johor

12.5 61
 Senarai Semak:- Urusan elbagai Potongan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Dapatkan surat arahan potongan

2 Pastikan jenis potongan

3 Semak jumlah potongan

4 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

62
13 Urusan Perkiraan KWSP

13.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Urusan Perkiraan KWSP

1 Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri

2 Sediakan SG. 20 atau baucer berasingan

3 Pastikan tarikh dan tahun pembayaran

4 Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini

5 Dapatkan amaun potongan KWSP

63
 13.2 Proses Kerja :- Urusan Perkiraan KWSP

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Memastikan kelulusan Kew. 8 Jabatan

Pelajaran
2 Semak gaji bulanan Negeri

3 Sediakan SG. 20

4 Pastikan tahun pembayaran

5 Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yang

terkini

64
12.4 Carta Aliran:- Caruman KWSP

Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri

Semak jumlah gaji

Tindakan Borang Perubahan Gaji /

Baucer berasingan

Semak jadual KWSP terkini

65
 13.4 Senarai Semak:- Urusan Perkiraan KWSP

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran

Negeri

2 Menyemak gaji bulanan pegawai

3 Menyediakan SG. 20

4 Menyemak Jadual KWSP yang terkini Jabatan

Pelajaran Negeri

66
14 Urusan Tuntutan Biasiswa

14.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Urusan Tuntutan Biasiswa

1 Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukan

masing-masing

2 Asingkan setiap satu Biasiswa

3 Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasuk

No. Akaun Pelajar

4 Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa

5 Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar

6 Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka

67
 14.2 Proses Kerja :- Tuntutan Biasiswa

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Menerima senarai nama pelajar yang Biasiswa/Jabatan

mendapat biasiswa Pelajaran Negeri

2 Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yang

diperolehi

3 Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun Bank

Simpanan Nasional ( Giro )

4 Hantar senarai nama pelajar berserta dengan

No. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke Jabatan
Pelajaran Johor - Unit HEM

5 Terima senarai nama pelajar yang menerima

biasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan ke
akaun masing-masing.

6 Memaklumkan kepada pelajar mengenai

kemasukan biasiswa ke akaun mereka

68
12.4 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Biasiswa

Terima senarai nama pelajar yang menerima

biasiswa dari Bahagian Biasiswa / Jabatan
Pelajaran Negeri

Memohon / menerima Waran Peruntukan

daripad Bahagian Biasiswa

Sediakan baucer tuntutan berserta dengan

senarai nama mengikut biasiswa yang
ditetapkan

Hantarkan ke Bahagian Kewangan / AG Negeri

Menerima pembayaran dari Bahagian

Kewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar

69
 14.4 Senarai Semak:- Tuntutan Biasiswa

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Senarai menerima pelajar mendapat

2 Hantar senarai nama pelajar berserta dengan

No. akaun Bank & No. Kad Pengenalan

3 Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telah

dimasukkan ke akaun bank

4 Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar

5 Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan

70
15 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama

14.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama

1 Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatangan

pada 1hb. Oktober

2 Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama

3 Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan

4 Hantarkan ke Bahagian Kewangan

5 Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada

71
 14.2 Proses Kerja :- Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran

Pegawai yang Seksi Undang-Undang /

Bil. Proses Kerja
meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Memastikan enrolment yang sebenar dengan

menyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuni
asrama pada 1hb. Oktober

2 Sediakan bitang tuntutan

- Borang SM tiga salinan

3 Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranya

betul dapatkan tandatangan Pengetua

4 Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusan

EPCG

5 Terima penyata SM & AS serta surat akuan

peruntukan telah dikreditkan ke akaun

6 Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakan

permohonan tuntutan tambahan 102 yang kedua
pad bulan Mei

7 Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakan

tambahan ketiga pada bulan Julai

72
15.3 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa

Semak dari Buku Kedatangan Pelajar

enrolmen pada 1hb. Oktober

Sediakan tuntutan dengan menggunakan

Borang SM dan AS

Semak jumlah tuntutan

Semak dan
Betulkan
Betul

Ya

Hantarkan ke Unit Kewangan Jabatan

Pelajaran Negeri

Terima penyata SM dan AS serta surat akuan

bahawa peruntukan telah dikreditkan dalam
bank

Keluarkan resit atas nama Pengarah

( Resit dikepil pada penyata )

Rekodkan peruntukan di dalam Buku Tunai

Akaun Kerajaan atau Asrama mengikut
lajur-lajur yang berkaitan

73
 14.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak buku kedatangan

2 Semak borang tuntutan

3 Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG

4 Terima penyata SM dan AS dan surat akuan

peruntukan telah dikreditkan ke akaun bank

5 Keluarkan resit

6 Rekod dalam Buku Tunai

74
16 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17

1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan

2 Arahan Perbendaharaan

3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah

4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992

5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab

6 Jadual PCB

7 Jadual Ke 3 KWSP

17 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha

18 Senarai Borang yang digunakan

Tiada
 75
19 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Jumlah unit yang

Bil Jenis Kerja Masa yang diambil boleh dijalankan
dalam seminggu.

76
20 Senarai Tugas Harian

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan

77