MENGORGANISASI INFORMASI

Panjang dan kerumitan kebanyakan laporan dan proposal menuntut adanya tambahan
penekanan pada pengorganisasian yang jelas dan berorientasi pembaca. Pembaca mungkin
cukup sabar untuk berjuang membaca pesan e-mail yang tidak terorganisasi dengan baik, tetapi
tidak mungkin begitu untuk laporan 200 halaman yang diorganisasi dengan buruk. Ketika
seorang penerima dianggap reseptif atau berpikiran terbuka, gunakan pendekatan langsung.
Mulailah dengan ringkasan dari temuan kunci, kesimpulan, rekomendasi, atau proposal, sesuai
kasus. Pengaturan yang “jauh di muka” sejauh ini merupakan cara paling popular dan nyaman
untuk laporan bisnis. Cara ini menghemat waktu dan membuat sisa laporan lebih mudah diikuti.
Bagi pihak yang ingin bertanya dan meminta lebih banyak informasi, dibagian selanjutnya dari
laporan tersebut menyediakan temuan lengkap dan detail pendukung. Pendekatan langsung
juga menghasilkan laporan yang lebih kuat. Pendekatan tidak langsung memberi kesempatan
untuk membuktikan poin dan secara bertahap mengatasi keberatan dari penerima. Dengan
menangguhkan kesimpulan dan rekomendasi hingga akhir laporan, kita dapat menunjukkan
secara tersirat bahwa bukti secara objektif tanpa melakukan penilaian dini terhadap fakta.
Meskipun pendekatan langsung mempunyai kelebihan, beberapa pembaca akan selalu
ingin segera mendapatkan jawaban dan segera melompat ke bagian rekomendasi, sehingga
menggagalkan tujuan. Oleh karena itu, pertimbangkan panjang laporan sebelum memilih
pendekatan langsung atau tidak langsung. Umumnya, semakin panjang pesan, semakin kurang
efektif kemungkinan pendekatan tidak langsung. Lebih lanjut lagi, argumentasi yang tidak
langsung lebih sulit untuk diikuti daripada yang langsung.
Karena pendekatan langsung dan tidak langsung memiliki kebaikan sendiri-sendiri,
para pebisnis sering menggabungnya. Mereka menyatakan kesimpulan dan rekomendasi
sepanjang mereka mengungkapkan laporan, dan bukan menaruhnya di awal ataupun di akhir.
Pada versi langsung, serangkaian pernyataan meringkas kesimpulan yang ditarik dalam
hubungannya dengan setiap topik utama digaris besar laporan. Pada versi tidak langsung, topik
yang sama diperkenalkan dalam aturan yang sama, tetapi tanpa menarik kesimpulan mengenai
topik tersebut. Malahan, kesimpulan muncul dalam tubuh laporan,
Cara menyusun argumentasi :
a) Pahami dan penuhi ekspektasi penerima
b) Seleksi format yang tepat untuk tugas itu
c) Buatlah sesingkat mungkin
d) Bicarakan cara melalui garis besar
Untuk meninjau ulang cepat cara mengadapatasi tiga langkah proses untuk laporan yang
panjang, merujuklah pada “Daftar periksa Mengadaptasi Tiga Langkah Proses Menulis untuk
laporan Informasional dan Analitis”. Bagian berikut ini membri saran yang spesifik tentang
cara merencanakan laporan informasional, laporan analitis, dan laporan proposal.

MERENCANAKAN LAPORAN INFORMASI

Laporan informasi membrikan informasi yang dibutuhkan para karyawan, manajer, dan lain-
lain untuk mengambil keputusan, bertindak, dan merespon kondisi yang dinamis di dalam
maupun di luar organisasi. Meskipun ada lusinan format tertentu untuk laporan informasional,
semua itu dapat dikelompokkan menjadi empat kategori umum:
a) Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional
b) Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur
c) Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajiban
d) Laporan kemajuan dokumen

STRATEGI ORGANISASI UNTUK LAPORAN INFORMASI

Laporan informasi merupakan laporan yang paling tidak rumit untuk ditulis karena
tidak membutuhkan analisis atau bujukan. Informasi hanya dikirimkan dengan cara yang
efektif dan efisien. Namun, kesederhanaan ini tidak berarti laporan informasional pasti mudah
untuk disiapkan. Kita perlu mengevaluasi proses, dan mengorganisasi informasi-kadang
ratusan atau ribuan fakta dan gambar individual dengan cara yang menarik para penerima dan
memenuhi kebutuhan dengan menyampaikan sesuatu dengan objektif.
Ketika menulis laporan informasi, kita dapat membiarkan sifat dari apapun yang sedang
anda uraikan mendikte struktur anda. Sebagai contoh, jika anda sedang menguraikan proses
manufaktur, setiap tahap dalam proses tersebut dapat disamakan dengan bagian dari laporan.
Jika anda mendeskripsikan sebuah peristiwa, anda dapat melakukan pembahasan dengan
pendekatan secara kronologis. Laporan informasional menggunakan organisasi topical (topical
organization), yang mengatur materi menurut salah satu topik berikut ini:
1) Perbandingan
2) Kepentingan
3) Bagian
4) Kronologi
5) Orientasi terpisah
6) Geografi
7) Kategori
Apapun pola yang anda pilih, gunakan secara konsisten sehingga pembaca dapat dengan mudah
mengikuti pembahasan anda mulai dari awal hingga akhir.

LAPORAN INFORMASI YANG EFEKTIF: CONTOH

Organisasi yang kuat hanya merupakan cara membuat laporan yang efektif. Laporan
juga berorientasi pada penerima, logis focus dan mudah diikuti dengan cukup banyak
penggunaan peninjauan dan ringkasan. Laporan tersebut harus lengkap, tanpa harus panjang
atau mendetail. Laporan yang efektif bersifat jujur dan objektif, tetapi tanpa harus menjadi
terlalu kasar kapanpun informasi negatif harus disampaikan.

MERENCANAKAN LAPORAN ANALITIS

Tujuan laporan analitis adalah keseluruhan masalah atau peluang dan mencari tahu
bagaimana dampaknya terhadap perusahaan haus merespon. Laporan analitis terbagi menjadi
tiga kategori dasar:
1) Laporan untuk mempelajari peluang
2) Laporan untuk menyelesaikan masalah
3) Laporan untuk mendukung keputusan
Menulis laporan analitis memberikan tantangan lebih besar daripada menulis laporan
informasional, karena tiga alasan yaitu kualitas alasan, kualitas tulisan dan tanggung jawab
yang muncul bersama dengan bujukan. Untuk menetapkan masalah yang akan disebutkan
dalam laporan analitis, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab :
 Apa perlu untuk ditentukan?
 Mengapa isu ini penting ?
 Siapa yang terlibat dalam situasi ini ?
 Dimana letak masalahnya?
 Bagaimana situasi ini berawal?
 Kapan mulai terjadi ?

STRATEGI ORGANISASI UNTUK LAPORAN ANALITIS

Untuk membuat laporan analitis yang kuat, pertimbangkan kemungkinan reaksi penerima
sebelum memilih strategi organisasional yang paling efektif :
a) Penerima yang reseptif (receiptive audience)
b) Penerima yang skeptic (skeptical audience)
Tiga pendekatan structural yang paling umum untuk laporan analitis :
1) Memfokuskan pada kesimpulan (langsung)
 2) Memfokuskan pada rekomendasi (langsung)
3) Memfokuskan pada argument logis (tidak langsung)

MEMFOKUSKAN PADA KESIMPULAN

Ketika menulis laporan analitis untuk orang-orang dalam organisasi yang meminta Anda untuk
melakukan studi atas sesuatu hal. Anda menulis untuk para pembaca yang reseptif. Mereka
mungkin mengetahui dari pengalaman bahwa anda akan melakukan pekerjaan dengan tidak
tanggung-tanggung , dan mempercayai penilaian Anda. Jika mereka barangkali akan menerima
kesimpulan Anda apapun bentuk kesimpulan tersebut anda dapat menyusun laporan seputar
kesimpulan itu, dengan menggunakan pendekatan langsung. Karena kesimpulan anda sering
menjadi dasar keputusan manajemen, penerima bergantung pada anda untuk berpikir dengan
cermat dan menulis dengan jelas.
MEMFOKUSKAN PADA REKOMENDASI
Saat menyusun laporan seputar rekomendasi, gunakan pendekatan langsung sebagaimana yang
anda gunakan untuk laporan yang memfokuskan pada kesimpulan. Lali, bukalah rekomendasi
anda dengan menggunakan rangkaian lima langkah ini:
1. Tetapkan kebutuhan akan tindakan di bagian pendahuluan, umumnya dengan
menguraikan secara singkat masalah atau peluangnya
2. Perkenalkan manfaat yang dapat diraih, tanpa memberikan detail apapun
3. Buatlah daftar langkah (rekomendasi) yang disyaratkan untuk meraih manfaat, dengan
menggunakan kata kerja aktif untuk penekanan
4. Jelaskan setiap langkah dengan lebih lengkap, dengan memberikan detail prosedur,
biaya, dan manfaat
5. Ringkaskan rekomendasi
MEMFOKUSKAN PADA ARGUMENTASI
Memfokuskan pada kesimpulan atau rekomendasi merupakan cara paling kuat dan efisien
untuk menyusun laporan analitis, tetapi tidak merupakan solusi terbaik untuk setiap situasi.
Tiga pendekatan terstruktur dasar mungkin akan digunakan untuk mendebat kasus yaitu
pendekatan 2 + 2 = 4, metode ilmiah, dan pendekatan ukuran (yardstick approach). Ketiga
pendekatan ini tidak eksklusif satu sama lain. Intinya, anda memilih pendekatan yang sesuai
dengan dengan proses pemberian alasan yang anda gunakan untuk sampai pada kesimpulan.
LAPORAN ANALITIS YANG EFEKTIF: CONTOH
Laporan pemecahan masalah gagasan utamanya adalah perusahaan harus membentuk tim
penjualan terpisah untuk akun utama ini, dari pada terus melayani mereka melalui empat divisi
regional perusahaan.
MERENCANAKAN PROPOSAL
Meskipun format khusus untuk proposal tak terhitung jumlahnya, semua itu dapat
dikelompokkan dalam dua kategori umum:
1. Proposal internal, contoh: proposal pendanaan
2. Proposal eksternal, contoh: proposal inventasi
Factor paling penting dari perencanaan proposal adalah apakah penerima telah meminta anda
untuk memasukkan proposal. Proposal yang diminta (solicited proposal) umumnya disiapkan
atas permintaan pihak eksternal yang meminta sebuah produk atau jasa, tetapi mereka juga
diminta oleh sumber internal seperti manajemen atau komisaris.
Proposal yang tidak diminta (unsolicited proposals) diprakarsai oleh organisasi yang berusaha
mendapatkan bisnis atau pendanaan tanpa undangan khusus dari calon klien. Proposal seperti
itu juga dapat diprakarsai oleh para karyawan atau manajer yang berharap untuk meyakinkan
pihak-pihak di dalam perusahaan untuk mengadopsi sebuah program, kebijakan, atau gagasan.
PROPOSAL MENDAPATKAN BANTUAN PIRANTI LUNAK
Untuk membuat proposal ini, kita dapat memakai template dan teks boilerplate potong dan
temple (cut dan paste) di word processor. Metode ini mengurangi pengetikan, tetapi
melakukan semua penyisipan secara manual tetap membosankan. Juga, kemungkinan
terjadinya kesalahan cukup tinggi (seperti ketika anda menggunakan kembali sebuah proposal
dan lupa mengganti nama pelanggan).
STRUKTUR ORGANISASI UNTUK PROPOSAL
Ketika menulis proposal yang tidak diminta, pertama-tama anda harus meyakinkan penerima
bahwa memang ada masalah dan membangun kredibilitas jika anda tidak dikenal oleh
pembaca. Untuk meyakinkan pembaca kita dapat memberi solusi untuk masalah dengan
menggunakan salah satu argumentasi logika (pendekatan 2+2=4, metode ilmiah, atau
pendekatan ukuran). Ketika membuka solusi, ada tujuan yang harus dimiliki yaitu membujuk
pembaca untuk menerima gagasan anda dan memberi kontrak serta menguraikan secara
mendetail syarat proposal.
PROPOSAL YANG EFEKTIF: CONTOH
Proposal yang baik menjelaskan mengapa sebuah proyek atau pengambilan tindakan
diperlukan, apa yang akan terlibat, berapa banyak biayanya, dan apa manfaatnya bagi pihak
penerima. Anda dapat melihat semua elemen ini dalam proposal internal. Laporan berisi
penguraian masalah, solusi yang diajukan, manfaatnya bagi perusahaan dan biaya yang
diperkirakan
MENULIS LAPORAN DAN PROPOSAL
Tahap menulis dalam mengembangkan laporan dan proposal sangat diperlukan untuk
keberhasilan proposal tersebut, dengan membangun teknik dan gagasan menulis.
BERADAPTASI DENGAN PENERIMA
Laporan dan proposal yang efektif diadaptasi pada penerima yang bermaksudkan sebesar
mungkin. Untuk memastikan keberhasilan laporan, bersikaplah sensitive terhadap kebutuhan
penerima, bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima dan kendalikan gaya dan nada
bicar.
BERSIKAPLAH SENSITIF TERHADAP KEBUTUHAN PENERIMA
Sikap ini sangat membantu pembaca menemukan arah mereka melalui materi sehingga mereka
dapat memahami informasi yang sangat penting
MEMBANGUN HUBUNGAN YANG KUAT DENGAN PENERIMA
Sangatlah penting untuk membangun kredibilitas agar komunikasi berhasil. Untuk
memperoleh kepercayaan penerima, telitilah setiap sisi topik, dan dokumentasikan temuan
dengan sumber uang dapat dipercaya.
MENGENDALIKAN GAYA DAN NADA
Untuk mendapatkan persetujuan pembaca dengan memakai nada yang cukup informal.
MENYUSUN LAPORAN DAN PROPOSAL
Pendahuluan merupakan bagian pertama dari teks dalam laporan atau proposal. Pendahuluan
yang efektif menjangkau 4 hal yaitu :
1. Memosisikan laporan atau proposal pada konteks yang lebih luas dengan
mengaitkannya pada masalah atau penugasan
2. Memperkenalkan subjek atau tujuan laporan dan mengindikasikan alasan mengapa
subjek itu penting
3. Meninjau terlebih dahulu gagasan dan aturan yang akan mencakupnya
4. Menetapkan nada dokumen atau hubungan penulis dengan penerima
Bagian penutup adalah bagian terakhir dari teks dalam laporan. Bagian ini memiliki empat
fungsi yaitu:
1. Menekankan poin utama
2. Meringkas manfaat bagi pembaca jika dokumen membutuhkan perubahan atau
beberapa tindakan lain
 3. Mengacu kembali pada semua bagian dan mengingatkan pembaca bagaimana
keserasian bagian itu
4. Membawa semua item tindakan di satu tempat dan memberikan detail tentang siapa
yang harus melakukan apa, kapan, dimana dan bagaimana
MEMBUAT KONSEP ISI LAPORAN
Laporan yang akan berhasil dibuat jika isinya:
 Akurat
 Lengkap
 Seimbang
 Jelas dan logis
 Didokumentasikan dengan rapi
PENDAHULUAN LAPORAN
Bagian pendahuluan memuat semua topik, tetapi tetap harus memilih yang terbaik yang
dituliskan:
 Otorisasi: kapan, bagaimana dan oleh siapa laporan diotorisasi, siapa yang menuliskan
 Masalah/ peluang/tujuan
 Lingkup. Apa yang akan tercakup dalam laporan
 Latar belakang
 Sumber dan metode
 Defenisi
 Batasan
 Pengorganisasian laporan
ISI LAPORAN
Topik yang umumnya tercakup dalam bagian isi laporan meliputi:
 Penjelasan tentang masalah atau peluang
 Fakta, bukti statistic dan tren
 Hasil studi atau peneylidikan
 Diskusi dan analisis potensi pengambilan tindakan
 Keuntungan, kerugian, biaya dan manfaat
 Prosedur atau langkah proses
 Metode dan pendekatan
 Kriteria pengevaluasian alternative opsi
 Kesimpulan dan rekomendasi
  Alasan pendukung untuk kesimpulan atau rekomendasi
PENUTUP PROPOSAL
Bagian terakhir proposal berisi ringkasan poin kunci, menekankan manfaat yang akan
disadari oleh para pembaca dari solusi anda, meringkas manfaat pendekatan, menyatakan
kembali mengapa pihak merupakan yang tepat untuk memberikan jasa atau menyediakan
produk yang dibicarakan
JUDUL DAN HUBUNGAN
Judul (headings) merupakan judul singkat yang memberikan petunjuk pada para
pembaca mengenai isi bagian selanjutnya. Pada dokumen online setiap potongan teks dapat
diubah menjadi hyperlink yang tidak terbatas pada judul dan sub judul. Hubungan dari dalam
bagian teks juga dapat dilampirkan untuk menyediakan bukti pendukung.
TRANSISI
Transisi merupakan kata-kata atau frase yang menghubungkan gagasan dan
memperlihatkan bagaimana satu pemikiran dihubungkan dengan pemikiran yang lain. Penulis
laporan yang baik menggunakan transisi untuk membantu pembaca berpindah dari satu bagian
ke bagian yang lain dan dari poin kunci ke poin kunci dalam bagian.