Pengendalian Internal Akuntansi dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

Sistem pengendalian internal dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam
akuntansinya menitik beratkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut, atau dengan
kata lain lebih berorientasi pada orang ( people oriented system)seperti telah diuraikan diatas,
dalam sistem pembelian, pengendalian dititik beratkan pada orang yang bertanggung jawab
dalam melaksanakan prosedure dan teknik pengendalian terhadap penjagaan aset dan
pengecekan ketelitin dan keandalan data akuntansi. Jika komputer digunakan sebagai alat
bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistemyang berorientasi pada komputer (
komputer oriented system. Perbedaan karakteristik pengendalian akuntansi dalam manual
systemdengan pengolahan data elektronik adalah sebagai berikut:

Sistem Manual Sistem Komputer

Pembagian tanggung jawab pelaksanaan Karena ketelitian dan kecepatan pengolahan
suatu transaksi ketangan beberapa orang atau data dengan komputer lebih sedikit
departemen agar tercipta adanya cek silang ( diperlukan cek silang dalam pengolahan
cross- check) dan spesialisasi data. terutama yang menyangkut perhitungan
dalam pengolahan data akuntansi.
Dilakukan pemeriksaan secara visual Komputer dapat melakukan beberapa
terhadap transaksi penting dan dokumen pemeriksaan ( edit ) yang semula dilakukan
yang diproses melalui sistem. oleh manusia melalui program komputer,
sehingga mengurangi pekerjaan editing
dokumen secara visual.
Menitik beratkan pengendalian ditangan Sistem komputer menitik beratkan
manusia, yang dicapai dengan pembagian pengendalian melalui program komputer,
tanggungjawab pelaksanaan transaksi ke sehingga pembagian tanggung jawab
beberapa orang atau bagian. fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat
dikurangkan.
Langkah penyusunan pengendalian internal akuntansi.

Sistem pengendalian perusahaan yang mengolah datanya dengan komputer tidak berbeda
dengan sistem pengendalian pengendalian internal dalam perusahaan yang menggunakan
manual system baik tujuan pokok maupun unsur pokonya. Terdapat sedikit perbedaan dalam
pengendalian internal dalam perusaan baik dengan sistem manual dan sistem komputer.

unsur Pengendalian internal dalam lingkungan pengolahan data elektronik.

Pengendalian internal akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik di bagi
menjadi 2:

1. Pengendalian umum ( General Control)

Unsur pengendalian umum ini meliputi:
a. Organisasi
Dalam manual sistem , pengendalian dilakukan dengan memisahkan fungsi-
fungsi pokok operasi, penyimpanan, dan akuntansi. Hasil transaksi akan
dilaksanakan oleh fungsi otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan
disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh
fungsi akuntansi. Dalam sistem komputer, fungsi- fungsi otorisasi, operasi dan
akuntansi, sering kali digabung dalam wujud program komputer, sehingga
penggabungan ketiga fungsi ini memerlukan metode pengendalian khusus.
Untuk menciptakan sistem pengendalian internal dalam data elektronik, yang
fungsi otorisasi dan fungsi akuntansinya dimasukkan dalam program komputer,
perlu diadakan pemisahan fungsi- fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan sistem dan penyususnan program.
2. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
3. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.

Pemisahan ketiga fungsi tersebut harus dilakukan dalam lingkungan

pengolahan data elektronik karena:

1. Pemisahan ini akan menyebabkan pengecekan silang terhadap ketelitian yang

kepantasan perubahan yang dimasukkan dalam sistem.
2. Pemisahan ini akan menyebabkan karyan operator komputer melakukan
perubahan terhadap program tanpa izin dan tanpa pengujian sebelumnya.
3. Pemisahan ini akan mencegah akses terhadap komputer oleh selain karyawan
operator komputer dan oleh orang lain yang tahu mengenai sistem.
4. Pemisahan ini mendorong efisiensi karena setiap fungsi tersebut memerlukan
kemampuan, latihan, dan keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatan.
b. Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian yang umum yang bersangkutan dengan fungsi pengembangan sistem
dan program meliputi:
1. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
 2. Prosedur pengujian program.
3. Prosedur pengubahan program.
4. Dokumentasi.

struktur organisasi departemen pengolahan data elektronik

c. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data

Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama yaitu (1) operasi
konversi data (2) operasi komputer (3) perpustakaan (4) pengendalian. Kegiatan
konversi terdiri dari mengubah data dari sokumen sumber ke dalam bentuk yang
dapat dibaca oleh komputer, baik dengan metode batch atau dengan direct enteery
mode. Operasi komputer dapat menggunakan console control, dapat digunakan
untuk menghentikan dan menjalankan sistem serta untuk menjalankan lagi komputer
yang terhenti oleh kerusakan. Pengendali terhadap operasi komputer meliputi:
1. Akses terhadap ruang komputer hanya terbatas oleh karyantertentu saja.
2. Pengendaliian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
3. Pembuatan intruksi yang jelas mengenai perubahan data dari dokumen sumber ke
dalam bentuk yang dibaca oleh komputer.
4. Prosedur dalam penyimpanan arsip di perpustakaan.
5. Penjagaan keamanan fisik terhadap arsip dan komputer.
6. Pembuatan prosedur rekonstruksi catatan.
 7. Prosedur pembuatan arsip cadangan.
8. Password yang digunakan untuk mengatur wewenang penggunaan data yang
disimpan dalam komputer.

Arsip yang disimpan dalam perpustakaan harus ditandatangani dengan

pedoman bahwa arsip harus spesifik menunjukkan:

1. Nama dan nomor arsip.

2. Otorisasi yang diperlukan untuk memeinjam arsip yang penggunaannya terbatas.
3. Siklus pemutakhiran.
4. Siklus penyimpanaan.
5. File size dan block size.
6. Bagaimana merentruksi arsip jika terjadi kerusakan.
7. Bagaimana arsip disimpan dalam perpustakaan.

Fungsi pengendalian di bagi menjadi dua:

1. Fungsi pengawasan internal, dilakukan oleh Grup Pengawasan oleh Departemen

Pengolahan Data Elektronik, yang mencangkup:
a. Mengawasi terhadap pengolahan data sejak diterima dari pemakai sampai
dengan saat dikirimkannya informasi kepada pemakai tersebut.
b. Bertindak sebagai penghubung antara departemen pengolahan elektronik
dengan para pemakai.
c. Mencatat input total dan control logs untuk dicocokan dengan total yang
dihitung oleh komputer.
d. Mengawasi kesalahan- kesalahan yang ditolak komputer.
e. Menjamin laporan yang yang merupakan keluaran departemen pengolahan
elektronik dapat disajikan pada waktunya dan didistribusikan ke manajeger
yang berhak menerima.
2. Pengawasan ekternal, dilakukan oleh departemen pengoahan data elektronik
mempunyai tugas berikut:
a. Mengadakan pembandingan keluaran departemen elektronik dengan yang
dirancang untuk mendeteksi unsur yang tidak biasa dan mengususlkan
tindakan koreksi.
b. Melakukan pengembalian stempel yang sistematik terhadap keluaran
departemen pengolahan data elektronik.
 c. Menangani pertanyaan, permintaan, dan kritikdari pemakai mengenai data
departemen keluaran pengolahan data elektronik.
2. Pengendalian Aplikasi
Dirancang untuk memenuhi persyaratan pengendalian khusus setiap aplikasi.
tujuannya yaitu
a. Menjamin bahwa semua transaksi yang tela iotoritaskan telah diproses sekali saja
secara lengkap
b. Menjamin data transaksi lengkap dan teliti
c. Menjamin pengolahan data transaksi benar sesuai keadaan
d. Menjamin hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditentukan
e. Menjamin aplikasi dapat berfungsi secara berkelanjutan

Pengendalian aplikasi dapat dibedakan menjadi dua (2) yaitu pengendalian

preventif dan pengendalian detektif.

a) Pengendalian Preventif
Pengendalian preventif memiliki fungsi untuk mencegah masalah sebelum
masalah tersebut muncul. unsur dari pengendalian preventif dilaksanakan sebeleum
data masuk paa program komputer. unsur- unsur pengendlian preventif yaitu :
1) Otorisasi Data Sumber
Sebelum sumber data diolah dalam komputer, harus berisi otorisasi dari yang
berwenang dan ditelaah oleh pengawas dari Departemen Pengolahan Data
Elektronik
2) Konversi Data
Proses pengubahan data dari bentuk yang tidak bisa dibaca oleh mesin
menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. teknik pengawasan konversi data
adalah :
 Pembuatan dokumen sumber sebagai produk sampingan dari kegiatan
pencatatan.
 Penggunaan turnaround documents yang menghilangkan kegiatan konversi
data.
3) Penyiapan Data Sumber
Diperlukannya pengendalian sebelum dokumen sumber dikonversikan ke
dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Cara-cara umum untuk mengawasi
penyiapan data sumber :
  Perencanaan formulir secara khusus untuk mendorong perekam data secra
teliti
 Pemeriksaan terhadap dokumen sumber utuk mendeteksi kesalahan
 Pengendalian penyiapan data sumber dilakukan sedemikian rupa untuk
mencegah akses dan penggunaan peralatan yang dipakai untuk mencatat dan
mengrimkan data, agar erhindar dari penggunaan tanpa izin
4) Turnaround Documents
Turnaround Documents adalah dokumen produk dari satu sistem yang
menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Misalnya dokumen tagihan,
dimana perusahaan merancang menjadi 2 bagian. Bagian pertama berisi data
nomor rekening dan jumalh rupiah tagihan, bagian ini disobek oleh debitur dan
dikembalikan lagi ke perusahaan setelah melakukan pembayaran. Bagian kedua
sebagai arsip debitur.
5) Formulir Bernomor Unit Tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk identifikasi
transaksi bisnis. Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas
keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan
intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian
juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
6) Validasi Masukan
Pengawasan/pemeriksaan (edit) penyiapan masukan dengan menggunkan
program komputer yang mencangkup penolakan dan penerimaan terhadap kode
yang dimasukkan. Kemampuan mengedit komputer terdiri dari
 Validity test, menjamin transaksi berisi kode, character, dll yang sah
 Completeness test, menjamin jumlah data seperti yang telah ditetapkan
dalam semua data.
 Logical test, digunakan dalam transaksi yang berbagai bagian yang terdapat
dalam catatan mempunyai hubungan logis antara yang satu dengan yang
lain.
 Limits test, untuk menguji record field dan mengetahui apakah batas yang
ditetapkan telah dilampaui
 Self-checking digits, menjamin ketelitian kode akun.
  Control totals, menjamin semua masukan telah dicatat dalam arsip
komputer.
7) Pemutakiran Arsip dengan Komputer
Pemutakhiran arsip induk dengan menggunakan komputer meliputi pengurutan
transaksi, pembandingan record dalam arsip transaksi dengan record dalam arsip
induk, perhitungan, dan manipulasi serta penyusunan data untuk keperluan
pemutakhiran arsip induk dan produksi keluaran untuk didistribusikan kepada
departemen pemakai atau untuk proses pengolahan komputer lanjutan.
Pengendalian pemutakhiran arsip dengan komputer tergantung pada
pengendalian penyusunan program, pengecekkan perangkat keras yang
dirancang dan dibangun didalamnya oleh produsen perangkat keras, dan
pengendalian melalui program yang dirancang dalam program yang dipakai
dalam pengolahan data. Teknik pengendalian lain yang digunakan untuk
mengawasi pemutakhiran arsip dengan komputer adalah pemeliharaan arsip
8) Pengendalian Terhadap Pengolahan Data
Pengendalian terhadap pengolahan data dilakukan dengan mengguakan
pengendalian terprogram. Pengendalian terprogram dirancang untuk mendeteksi
kehilangan data, mengecek perhitungan, dan menjamin pembukuan transaksi
dengan benar. Pengendalian terprogram dapat berbentuk pengendalian berikut
ini:
 Record counts, adalah jumlah record yang diolah oleh komputer. Hasil
perhitungan record tersebut kemudian dibandingkan dengan jumlah yang
ditentukan sebelumnya.
 Hash totals, adalah jumlah angka yang terdapat dalam nonquantity field,
seperti nomor kode pemasok atau nomor kode langganan.
 Limit checks, adalah batasan yang dibuat dalam program komputer untuk
menolak data yang di luar batas yang ditetapkan sebelumnya.
 Cross-footing balance check, adalah pembandingan secara internal (melalui
program komputer) antara jumlah catatan yang satu dengan jumlah catatan
yang lain.
 Overflow test, digunakan untuk menentukan apakah ukran hasil perhitungan
melebihi ukuran yang telah disediakan untuk menampung hasil perhitungan
tersebut.
  File check, merupakan pengendalian yang digunakan untuk menjamin
bahwa arsip yang digunakan dalam pengolahan data ada.
b. Pengendalian Detektif
Pengendalian detektif adalah penegndalian yang tidak akan mencegah terjadinya
maslaha, namun memberikan petunjuk letak terjadinya masalah. contohnya pada data
transmission, control register, control totals, dokumentasi dan testing, penggunaan
label, dan output check. Setelah data sumber disiapkan, diotorisasi, dan diubah ke
dalam bentuk yang dapat diproses dengan komputer, data tersebut kemudia dikirim
dari departemen sumber ke Departemen Pengolahan Data Elektronik. Pengiriman data
dapat dilakukan secara konvensional (melalui pos atau pengantar) atau melalui alat
transmisi. Satu teknik pengendalian yang penting dalam pengiriman data adalah
 Dengan mengelompokkan transaksi dalam jumlah yang banyak ke dalam satu
kelompok kecil (disebut batching ). Batching dan control totals merupakan
teknik pengendalian baik dalam konversi data maupun pengiriman data. Cara
pengendalian ini dapat mengecek kelengkapan transaksi yang diproses melalui
komputer dan dapat menjamin bahwa semua transaksi telah diterima oleh
departemen pengolahan data elektronik.
 Dengan mencatat conrol totals dalam suatu control log yang memungkinkan
pengawas dari departemen pengolahan data elektronik dapat merekonsiliasi input
controls dengan controls totals yang dihasilkan dari pengolahan komputer.
Ketelitian penyusunan program dapat terjamin jika diadakan dokumentasi
program yang memadai dan pengujian program secara eksentif. Dokumentasi
program akan membantu pencarian kesalahan program dan memudahkan pembetulan
kesalahan program, meskipun perancang programnya sudah tidak ada di perusahaan.
pemebrian label akan memudahkan identifikasi arsip.