JUST IN TIME DALAM MANAJEMEN SDM RUMAH SAKIT

Secara teori, JIT (just-in-time) merupakan suatu sistem produksi atau system manajemen modern yang
pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah yang diperlukan dan pada
saat yang dibutuhkan oleh konsumen. Secara konsep, Just In Time adalah suatu konsep dimana bahan
baku yang digunakan untuk aktifitas produksi didatangkan dari pemasok atau supplier tepat pada waktu
bahan itu dibutuhkan oleh proses produksi, sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya
persediaan barang atau penyimpanan barang.

Konsep Just In Time dapat diterapkan pada sebuah perusahaan jasa seperti Rumah Sakit dalam konsep
manajemen rumah sakit, contohnya dalam mengelola tenaga kerja. Secara keseluruhan operasi
manajemen rumah sakit khusus nya tenaga kerja dipakai sebatas dibutuhkan, tujuan nya adalah untuk
mengangkat produktifitas dan mengurangi pemborosan. Ketika manajemen rumah sakit menggunakan
system just in time dalam hal manajemen tenaga kerja, perusahaan dapat menghasilkan tenaga kerja
tanpa cacat dan pasti karena dalam konsep just in time, tenaga kerja benar-benar diberikan pendidikan
dan pelatihan yang dapat menghasilkan tenaga kerja yang fleksibel dan kreatif sesuai dengan konsep
dasar just in time. Dalam konsep just time, tenaga kerja yang kurang mumpuni akan di pisahkan dan
diberikan pelatihan kembali sampai tenaga kerja tersebut mumpuni dan layak untuk terjun kedalam
pekerjaannya.
Secara teori just in time memiliki karakteristik mempertahankan jumlah persediaan seminimal mungkin.
Dalam manajeman rumah sakit yang menggunakan konsep just in time, rumah sakit akan
mempertahankan jumlah tenaga kerja ahli dan meminimalkan tenaga kerja baru. Selain itu, konsep just in
time juga memiliki karateristik yang sangat memelihara kualitas tenaga kerja. Penambahan tenaga kerja
akan dilakukan jika hanya dibutuhkan saja, sehingga tidak menjadikan penumpukan tenaga kerja yang
akan menjadikan penambahan biaya ketika penambahan tenaga kerja baru. Selain itu, karakteristik dalam
operasi just in time adalah memelihara tenaga kerja yang mempunyai beberapa keahlian serta
membangun system perusahaan yang fleksibel.Beberapa pemborosan ketika tidak menggunakan konsep
just in time adalah kelebihan tenaga kerja, pemprosesan yang terlalu lama, gerak yang lambat serta cacat
keahlian tenaga kerja dll.
Pada dasarnya Just in time memiliki empat konsep yang harus dipenuhi :
1. Produksi just in time adalah memproduksi apa yang dibutuhkan hanya pada saat dibutuhkan dan
dalam jumlah yang diperlukan. Sama hal nya dalam manajemen tenaga kerja dalam sebuah
rumah sakit, hanya menerima tenaga kerja pada saat yang dibutuhkan dan dalam jumlah yang
diperlukan saja.
2. Autonomasi yang merupakan suatu unit pengendalian cacat secara otomatis yang tidak
memungkinkan unit cacat mengalir ke proses berikutnya. Contohnya pengendalian cacat dalam
tenaga kerja yang akan dipekerjakan. Ketika tenaga kerja tidak layak dipekerjakan, secara
otomatis tenaga kerja tersebut tidak bisa melanjutkan ke proses berikutnya.
3. Tenaga kerja fleksibel, maksudnya adalah mengubah-ubah jumlah pekerja sesuai dengan fluktuasi
permintaan. Missal ketika pasien yang datang melebihi jumlah yang dapat ditangani oleh tenaga
kerja yang bekerja pada hari itu, maka dapat ditambahkan dengan tenaga kerja yang sedang tidak
bekerja untuk kemudian bekerja sebagai pekerja tambahan.
4. Berfikir kreatif dan menampung saran-saran karyawan
Untuk mencapai empat konsep ini maka rumah sakit dapat menerapkan beberapa system dan metode
seperti metode pelancaran kinerja untuk menyesuaikan dengan perubahan permintaan tenaga kerja atau
sesuai dengan pasien. Penyingkatan waktu penyiapan contoh hal nya pengurangan waktu penyiapan
dalam proses persiapan sebelum operasi pasien dll. selain itu bisa juga diterapkan tata letak proses dan
pekerja fungsi ganda untuk tenaga kerja yang fleksibel. Dalam hal meningkatkan kualitas kinerja karyawan,
rumah sakit dapat melakukan pendidikan dan pelatihan yang diadakan oleh rumah sakit itu sendiri dengan
pengajar yang berasal dari rumah sakit itu sendiri juga yang tentunya sudah memiliki keahlian yang
mumpuni, sehingga system tata letak proses dalam pendidikan dan pelatihan akan menghasilkan biaya
yang lebih kecil dibandingkan dengan pelatihan yang dilakukan diluar sehingga akan sangat menghemat
pengeluaran perusahaan. Bisa juga dilakukan system manajemen fungsional untuk mempromosikan
pengendalian mutu ke seluruh bagian perusahaan.
Just in time memiliki beberapa elemen seperti sumber daya manusia yang fleksibel. Maksudnya adalah
dapat mengubah-ubah jumlah karyawan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Disini karyawan dilatih
untuk memiliki keahlian ganda di maksudkan jika salah satu karyawan ahli tidak dapat masuk bekerja,
karyawan lain yang sudah diberikan keahlian dapat langsung menggantikan posisi untuk membantu kinerja
karyawan lain sehingga tidak mengganggu dalam pekerjaan atau bahkan yang dapat menjadikan
pekerjaan itu berhenti. Selain itu, just in time juga memiliki elemen seperti tata letak cellular yang
diperhitungkan sedemikian rupa untuk karyawan, contoh tata letak dalam hal sarana dan prasarana rumah
sakit. Ketika pasien datang tiap ruang benar-benar dipersiapkan dari awal hingga akhir pasien tersebut
meninggalkan rumah sakit. Serta pengurangan waktu set up. Langkahnya bisa dengan memisahkan
internal set up terhadap eksternal set up. Dalam waktu set up pekerjaan yang diperlukan untuk mengubah
sebuah proses untuk satu item menjadi item selanjutnya. Untuk internal set up sendiri dapat dilakukan
hanya bila proses sedang tidak aktif, sedangkan eksternal set up bisa dilakukan bersamaan dengan
berjalannya proses.
Just in time juga memikirkan tentang layout, dimana layout sendiri biasanya terdapat beberapa
pemborosan yang terjadi seperti kesulitn dalam koordinasi dan jadwal kinerja, pemborosan transprtasi,
akumulasi persediaan dalam proses, penanganan material gandan bahkan beberapa kali, lead time proses
yang sangat panjang, kesulitan mengenail cacat tenaga kerja, arus material dan prosedur kerja sulit
dibakukan serta sulitnya perbaikan kerja karena tidak adanya standarisasi.
1. JIT (Just In Time) merupakan suatu system yang dikembangkan atas dasar perbaikan dari
kekurangan pada system tradisional. Dimana dalam langkah JIT (Just In Time) pemborosan yang
terjadi dalam system tradisional berusaha untuk mengeliminasi pemborosan-pemborosan biaya yang
timbul akibat banyaknya pengeluaran yang digunakan dalam pengeluaran bidang SDM sehingga
perusahaan dapat meningkatkan laba dan memperbaiki posisi persaingan perusahaan.
2. Untuk mengukur apakah biaya yang tidak bernilai tambah telah dapat dihilangkan atau
diminimumkan pada setiap tahun evaluasi.

Tujuan strategis JIT adalah :

1. Meningkatkan laba
2. Memperbaiki posisi persaingan perusahaan.

Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :

1. Mengeliminasi atau mengurangi kebutuhan SDM
2. Meningkatkan mutu
3. Mengendalikan aktivitas supaya biaya rendah (sehingga memungkinkan pelayanan pasien dan
laba meningkat)
4. Memperbaiki kinerja Mutu Pelayanan.
JIT SDM didasarkan pada konsep :
1. Hanya memproduksi SDM yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan pasien (tepat kuantitas)
2. Memproduksi produk SDM bermutu tinggi
3. Memproduksi produk berbiaya rendah
4. Memproduksi produk SDM berjangka waktu yang tepat
5. Memberikan pelayanan pada pasien dengan cepat

JIT mempunyai empat aspek pokok yaitu sebagai berikut :

1. Karyawan memiliki kemampuan yang dibutuhkan di semua bidang dan dapat melayani cepat untuk
meningkatkan mutu pelayanan pasien dan meningkatkan kepuasan pasien.
2. karyawan memiliki riwayat dengan minimal komplain
3. Selalu diupayakan evaluasi berkesinambungan
4. karyawan memahami tentang kinerja, loyalitas dan produktivitas

Elemen-elemen Kunci JIT

1. Jumlah SDM yang minimal
Sistem JIT memotong biaya dengan mengurangi :
 jumlah pengadaan SDM

 Jumlah pelatihan yang harus diikuti perawat

2. Pembenahan pola ketenagaan karyawan

 Kendali Mutu Terpadu (Total Quality Control)
TQC berarti karyawan yang masuk dalam JIT adalah karyawan dengan minimal complain dan
selalu memiliki Indeks Kepuasan Pasien diatas rata-rata.
 Tenaga kerja yang fleksibel
karyawan dapat ditempatkan dimana saja sesuai dengan kebutuhan

Keuntungan dan kelemahan sistem JIT

 Keuntungan JIT
1. seluruh system yang ada dalam perusahaan dapat berjalan lebih efisien
2. perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih sedikit untuk memperkerjakan para staffnya.
3. IKP meningkat karena kekurangan tenaga karyawan teratasi
4. Mutu pelayanan pasien dapat ditingkatkan
5. Penghematan yang telah di lakukan dapat digunakan untuk mendapat profit yang lebih tinggi
misalnya, dengan mengadakan promosi tambahan.
 Kelemahan JIT
satu kelemahan sistem JIT adalah tingkatan kebutuhan dari unit/bagian/instalasi ditentukan oleh
pelayanan pasien di suatu unit/bagian/instalasi. Jika permintaan naik melebihi dari rata-rata
perencanaan historis maka karyawan JIT akan habis dan akan mempengaruhi tingkat pelayanan
pasien.

Karakteristik dalam Operasi JIT

 Mempertahankan jumlah karyawan seminimum mungkin
 Memelihara kualitas karyawan tetap tinggi
 Pembelian material dan memproduksi barang HANYA dilakukan bila diperlukan
 Membangun sistem penjadualan yang disiplin
 Memelihara pekerja/karyawan yang mempunyai beberapa keahlian
 Membangun sistem manufacturing yang fleksibel

Perbedaan Sistem JIT dan Sistem Tradisional

Perbandingan Sistem Manajemen JIT dan Tradisional
JIT TRADISIONAL
1. jumlah karyawan jelas dengan penyesuaian 1. jumlah karyawan jelas
kebutuhan (Sistem tarikan / on demand)
2. Persediaan tidak signifikan
3. jumlah karyawan sedikit 2. Persediaan signifikan
4. setiap individu karyawan mampu bekerja 3. jumlah karyawan banyak
mandiri dan tim 4. setiap individu karyawan bergantung pada
5. Karyawan berkeahlian ganda instruksi pemimpin
6. Jasa terdesentralisasi 5. Karyawan terspesialisasi
7. Keterlibatan/inisiatif karyawan tinggi 6. Jasa tersentralisasi
8. karakter karyawan bekerja dengan loyalitas 7. Keterlibatan/inisiatif karyawan rendah
9. Total quality control (TQC) 8. karakter karyawan bekerja dengan
10. supervisor hanya mengatur penempatan dan menunggu perintah
controlling kinerja 9. Acceptable quality level (AQL)
10. karyawan bekerja dibawah instruksi dan
pengawasan supervisor

PERMINTAAN JIT

PERMINTAAN JIT adalah system permintaan karyawan berdasar kebutuhan unit/instalasi sehingga
karyawan JIT yang dimintakan sehingga pelayanan pasien yang diberikan dapat diterima tepat waktu, tepat
jumlah, bermutu tinggi dan berharga murah. Berdasar sistem on demand, karyawan yang diterima dari JIT
segera digunakan unit/instalasi untuk memenuhi permintaan pelayanan pasien pada suatu unit/instalasi.
Dengan demikian karyawan tersebut tidak perlu termasuk dalam suatu unit/instalasi tersebut untuk
melaksanakan pelayanan pasien.

PENGGAJIAN
karyawan dengan unit sistem JIT mendapatkan gaji pokok yang sama dengan karyawan yang lain dan
dibedakan dengan besaran intensif yang diterima oleh karyawan.
 PROSEDUR PERMINTAAN KARYAWAN UNIT SISTEM JIT

laporan diterima oleh kepala unit

ORDER DARI UNIT/INSTALASI sistem JIT
ketentuan : kepala unit sistem JIT memberikan
kepala unit/instalasi terkait mengajukan disposisi kepada karyawan yang
permohonan dengan ditujukan ke unit sistem dimaksud
JIT dengan menyebutkan nama unit/instalasi kepala unit sistem JIT memasukkan
kepala unit sistem JIT
pemohon ditujukan orderan ke buku besar kegiatan memberikan dispposisi
menyebutkan berapa lama permintaan kepada unit kepala unit sistem JIT kepada karyawan yang
(lamanya karyawan dengan sistem JIT di sistem JIT mendokumentasikan lamanya dimaksud
unit/instalasi tersebut) karyawan unit sistem JIT di suatu unit
kepala unit/instalasi pemohon menyebutkan
job disc yang dimaksud PEMBEKALAN
permintaan / order maksimal 1 hari sebelum kepala unit sistem JIT memberi
pelaksanaan pembekalan tentang :
1. lamanya permintaan sistem JIT
2. job disc di unit/bagian pemohon
3. Quality control
4. sistem kerja
5. sistem pelaporan

karyawan JIT
quality control :
melaksanakan tugas di penempata
karyawan unit sistem JIT jika ada
suatu unit/instalasi yang n
complain dari unit/instalasi terkait
dimaksud
akan dikembalikan ke unit sistem JIT,
dan diganti yang baru