PEMETAAN PROSES BISNIS

Dr. Ir. Budhi Prihartono, DEA

YASSIERLI, Ph.D

DESEMBER 2015

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 1
Tujuan Pembelajaran Pemetaan Proses Bisnis :

(1) Peserta memahami secara lebih baik konsep dan prinsip

pemetaan proses bisnis (prosbis)

(2) Peserta mampu menyusun & memetakan proses bisnis level 0, 1,

2, 3, dst

(3) Peserta mampu memetakan peran/akuntabilitas suatu proses

bisnis, dan aliran data/informasi yang dibutuhkan pada suatu
proses bisnis

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 2
Agenda

MAKNA & DEFINISI PROSES BISNIS

TAHAPAN UTAMA PEMETAAN PROSES BISNIS

BAGAIMANA MEMETAKAN PROSBIS

DO & DON’T PEMETAAN PROSBIS

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 3
DEFINISI PROSES BISNIS

PROSES BISNIS ORGANISASI OUTPUT

INPUT

PROSES BISNIS : (Paul Harmon, 2014), (Paula K. Berman, 2014)

Kumpulan proses dan keputusan yang berkaitan secara logis dan terukur yang diperlukan organisasi
untuk menghasilkan produk dan/atau jasa yang bernilai tambah, yang dimulai dari rangkaian proses
penerimaan masukan sumber daya perusahaan (SDM, energi, bahan, uang, jasa, dsb), kemudian
rangkaian proses untuk mentranformasikan masukan tersebut menjadi keluaran (produk dan/atau jasa)
yang bernilai tambah bagi kebutuhan stakeholder kunci perusahaan (customers, karyawan, pemegang
saham, masyarakat), rangkaian proses pemasaran & penjualan produk, sampai dengan rangkaian proses
untuk menghantarkan produk dan/atau jasa kepada stakeholder kunci tersebut. Proses di sini dibentuk
dari rangkaian aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk dan/atau jasa yang bernilai
tambah.
@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 4
POSISI PROSES BISNIS DALAM KINERJA PERUSAHAAN

MANAJEMEN
(do the things
right)
(Segi Teknis)

6 3
INFRA-
STRATEGI
STRUKTUR

KINERJA
PERUSAHAAN
2 1
MISI VISI

5 4
GAYA NILAI

KEPEMIMPINAN
(do the right
things)
(Segi Sosial)

Masa Lalu Sekarang Masa Depan

Catatan : cakupan infrastruktur meliputi poduk, proses bisnis, struktur organisasi, kebijakan, SOP (standard-operating-procedure)
5
@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
RANTAI NILAI

Rantai Nilai (Michael Porter, 1990 dan Michael Hammer, 1990) : menggambarkan semua proses yang
digunakan oleh sebuah organisasi untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa yang bernilai bagi kumpulan
konsumen yang spesifik.

YOUR ORGANIZATION

FIRM INFRASTRUCTURE
SUPPORT ACTIVITIES

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

TECHNOLOGY DEVELOPMENT

PROCUREMENT

MARGIN
PRIMARY ACTIVITIES

INBOUND OUTBOUND MARKETING &

OPERATIONS SERVICE
LOGISTICS LOGISTICS SALES

6
SEBUAH ORGANISASI BISNIS DENGAN BEBERAPA RANTAI NILAI .... (1)

UNISYS ORGANIZATION

VALUE CHAIN : SYSTEMS INTEGRATION

VALUE CHAIN : OUTSOURCING

VALUE CHAIN : NETWORK SERVICES

VALUE CHAIN : CORE SERVICES

VALUE CHAIN : ENTERPRISE SERVER TECHNOLOGY

7
Sebuah Organisasi dengan Beberapa Rantai Nilai ...(2)

General environmental influence : local and global economies, governement

Regulations, and social trends

MICHELIN

Management
LABOR PEOPLE
Informations &
MARKET Dividens SHAREHOLDERS

Engineering Production Finance Marketing Sales

CAPITAL CAPITAL Service requests &
MARKET Complaints
Sell Tires Value Chain
Marketing
contacts
CUSTOMERS FOR
RESEARCH Sales contacs TIRES
COMMUNITY
TECHN
Orders

Research & Publish Restaurant Guides Products delivered

MATERIALS Orders
VENDORS CUSTOMERS FOR
Deliveries GUIDEBOOKS

COMPETITION Competitive products

8
Proses Bisnis : Rincian Rantai Nilai ...

Proses Bisnis bertujuan untuk menggambarkan rantai nilai dengan rincian rangkaian proses dan
sub-prosesnya sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Level NOL
RANTAI NILAI

LEVEL 1 PROSES LEVEL 1 PROSES LEVEL 1 PROSES

Semakin Detil

LEVEL 2 PROSES LEVEL 2 PROSES LEVEL 2 PROSES

LEVEL 3 PROSES LEVEL 3 PROSES LEVEL 3 PROSES

LEVEL 4 PROSES LEVEL 4 PROSES PROSEDUR KERJA/TKO

TASK TASK INSTRUKSI KERJA/TKI

9
PROSEDUR KERJA & INSTRUKSI KERJA (PAULA K BERMAN, 2014) ....

PROSEDUR KERJA menggambarkan cara untuk melakukan sebuah

proses atau rangkaian aktivitas yang dibakukan dan
didokumentasikan. Prosedur menyatakan siapa yang melakukan
rangkaian aktivitas atau proses dan menyediakan informasi yang
relevan (tujuan & lingkup prosedur; berapa lama diselesaikan suatu
rangkaian aktivitas; kinerja proses atau aktivitas; metode dan
sumber daya lain organisasi yang digunakan; dsb). Sebuah prosedur
kerja dilengkapi dengan diagram alir serta penjelasan naratifnya.
Sebuah prosedur kerja umumnya dilakukan oleh lebih dari satu fungsi
kerja.
INSTRUKSI KERJA (IK) menggambarkan rincian proses atau aktivitas
yang dijelaskan dalam sebuah prosedur kerja. Sebuah IK dilakukan
umumnya oleh satu personil tertentu. Berbeda dengan prosedur
kerja, IK bisa dijelaskan tanpa diagram alir.

10
Tahapan Utama Pemetaan Proses Bisnis ...

1.1 Arahan Direksi

Komitmen Direksi
1
Penentuan Tim Pemetaan
Prosbis & Metodologi
2
Workshop & Sosialisasi
3
Pemetaan Prosbis
4 4.4 Penyusunan kamus aktivitas di tingkat paling bawah (atom) hasil
Integrasi Hasil Pemetaan Prosbis
& Mekanisme Lain (Audit,KPI/SLA,
ERM, TKO, TKI, dsb)
5 5.4 Penyempurnaan & pengembangan TUPOKSI, Job Description, TKO,
1.2 Dukungan sumber daya
2.1 Penentuan obyek & lingkup proses bisnis yang akan dipetakan
2.2 Penentuan anggota tim prosbis dari lintas fungsi kerja
2.3 Penentuan metodologi pemetaan prosbis (metode & kedalaman
pemetaan prosbis yang dituangkan dalam pedoman organisasi
3.1 Pelatihan kepada anggota tim
3.2 Sosialisasi dukungan sumber daya yang diperlukan dan
metodologi yang diperlukan
4.1 Kick off meeting & pemetaan level nol dengan manajemen
puncak organisasi yang dipetakan
4.2 Pemetaan level 1, 2, 3, dst sesuai kebutuhan dengan narasumber
4.3 Penentuan akuntabilitas rangkaian aktivitas (RASCI)
pemetaan prosbis
4.5 Review hasil via email atau tatap muka dengan nara sumber
5.1 Audit Proses
5.2.Penentuan KPI (Key Performance Indicator) dan PI (Performance
Indicator)
5.3 Pengelolaan risiko proses bisnis
TKI
5.5 Penyempurnaan struktur organisasi dan mekanisme lainnya
11
MANFAAT PROSBIS …

1. Untuk memahami bagaimana proses bisnis organisasi yang baku untuk mencapai misi dan
tujuan-tujuannya, melalui aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam
rangka menciptakan nilai tambah bagi stakeholders kuncinya. Dengan adanya pemahaman ini,
setiap individu/unit kerja dapat melihat peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata
rantai proses bisnis organisasi secara keseluruhan.

2. Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagian-
bagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi organisasi
3. Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continous improvement) terhadap jalannya
proses bisnis organisasi

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 12
 Manfaat memiliki proses bisnis yang tertata rapi dan terstandarisasi :

1. Memahami rantai nilai organisasi

2. Menghindari salah pengertian atau mispersepsi

“tak ada kaizen tanpa
3. Memastikan adanya konsistensi standarisasi”

4. Mempercepat proses pengambilan keputusan

“tujuan standarisasi
secara akurat adalah mengurangi
kemubaziran (waste)”
5. Membantu koordinasi antar fungsi kerja dan/atau Jack Welch, 2004
tim kerja

6. Membantu membakukan rangkaian proses atau

aktivitas

7. Mendapatkan pijakan untuk melakukan kaizen

(perbaikan) berikutnya.

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 13
PROSBIS SEBAGAI RUJUKAN …

1. Dasar untuk melakukan audit proses dan menata ulang organisasi

2. Dasar untuk merumuskan jenis kemampuan/kompetensi yang dibutuhkan
3. Dasar untuk merumuskan aliran knowledge, informasi, dan data yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan
4. Dasar untuk merumuskan target kinerja yang perlu dikendalikan
PROSES 5. Dasar untuk merumuskan mana saja rangkaian aktivitas yang perlu
BISNIS dialih-dayakan (outsourcing)
6. Dasar untuk merumuskan besar biaya & anggaran yang diperlukan
7. Dasar untuk menyusun SOP (Standard Operating Procedure)
8. Dasar untuk mengelola risiko

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 14
 PRINSIP PEMETAAN PROSES BISNIS …

a. Identifikasi alur utama rangkaian sub-proses untuk menghasilkan produk/jasa : end -to end process
Petakan Proses Bisnis Inti Level Nol b. Gunakan prinsip S-I-P-O-C (Supplier, Input, Process, Output, dan Customer)
c. Deskripsikan sub-proses pada prosbis inti level nol dengan KATA KERJA + OBYEK
1

a. Gunakan prosbis penunjang level Nol dari APQC (lihat www.apqc.org)

Petakan Proses Bisnis Penunjang
Level Nol b. Deskripsikan prosbis penunjang level nol dengan KATA KERJA + OBYEK

a. Untuk setiap sub-prosbis inti yang teridentifikasi, lakukan pemetaan sub-prosbis cukup detil
Petakan Proses Bisnis Inti sampai cukup jelas cakupan aktivitasnya (bisa sampai 6 digit jika diperlukan)
Level 1, 2, 3, dst
b. Deskripsikan setiap sub-prosbis inti yang akan dirinci dengan KATA KERJA + OBYEK
3 c. Buat kamus aktivitas untuk setiap aktivitas yang teridentifikasi pada suatu sub-prosbis level atom

d. Tentukan INPUT dan OUTPUT dari sub-prosbis level atom

e. Tentukan akuntabilitas setiap sub-proses bisnis yang sudah teridentifikasi dengan menggunakan
kriteria peran RASIC (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, SUPPORT, INFORMED, CONSULT)

a. Untuk setiap sub-prosbis penunjang yang teridentifikasi pada tahap 2, gunakan data base APQC
Petakan Proses Bisnis Penunjang sebagai rujukan untuk memetakan sub-prosbis penunjang yang relevan
Level 1, 2, 3, dst b. Deskripsikan setiap sub-prosbis penunjang yang akan dirinci dengan KATA KERJA + OBYEK
4 c. Buat kamus aktivitas untuk setiap aktivitas yang teridentifikasi pada suatu sub-prosbis level atom
d. Tentukan INPUT dan OUTPUT dari sub-prosbis level atom
e. Tentukan akuntabilitas setiap sub-proses bisnis yang sudah teridentifikasi dengan menggunakan
kriteria peran RASIC (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, SUPPORT, INFORMED, CONSULT)
15
@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
METODE PEMETAAN PROSBIS …

Process Process Mapping Role Mapping Report

Understanding

Desk Study Interview FGD

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 16
MODEL PROSES BISNIS DARI APQC (AMERICAN PRODUCTIVITY & QUALITY CONTROL)

17
@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
PROSBIS LEVEL NOL PADA SUATU PERUSAHAAN MINYAK

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 18
PROSBIS LEVEL NOL PADA SUATU PERUSAHAAN MINYAK

19
Detil Prosbis Level 1 Detil Prosbis Level 2

Detil Prosbis Level 1 Detil Prosbis Level 2

20
Prosbis Level Nol : Produsen Listrik

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 21
Contoh Level 0 & 1 Proses Bisnis (4) : SISTEM TRANSMISI
KETENAGALISTRIKAN

Prosbis Level Nol

INPUT OUTPUT
Perencaaan Operasi Pengelolaan Setelmen
Penyaluran
PLN Pusat Sistem Tenaga Sistem Tenaga Transaksi Transaksi PLN Pusat
Tenaga Listrik
Pembangkit Listrik Listrik Tenaga Listrik Tenaga Listrik Pembangkit
Distribusi Distribusi
Pemerintah Pemerintah
Masyarakat Masyarakat
Peramalan Perencaaan Perencaaan
Validasi Pengelolaan
• Kebutuhan/ Beban Operasi Sistem Kebutuhan • Info sistem
Penawaran Meter Transaksi
permintaan Sistem • Ren.Pengemb
• Kontrak (PPA, Sistem
TSA, PSA) Perencanaan Pengendalian Pengembangan Perhitungan • Jasa:
Pelaksanaan
• Regulasi Pembangkitan Operasi Sistem Bidding Energi
& Pengadaan Setelmen - Penyaluran
• Grid Code Instalasi Transaksi - Operasi
• Bidding/ - Pengelolaan
Market Rules Perencaaan Pelaksanaan Pengembangan Operasi dan Administrasi Transaksi
Penyaluran Manajemen Mekanisme Pemeliharaan Tagihan - Setelmen
Energi Transaksi Instalasi Transaksi

Prosbis Level 1 PENDUKUNG

PENGELOLAAN SDM, KEUANGAN, IT, HUKUM, AUDIT, ASSET (CAPITAL & PROPERTY GOODS)
,PENGADAAN BARANG & JASA, PENGEMBANGAN SISTEM

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 22
 Sub-Sub-Proses Bisnis di Perusahaan Telekomunikasi ….

Sub-proses bisnis mengelola keuangan minimal

Sub-sub-proses bisnis “menentukan pendapatan”
ada 8 sub-sub-proses :
(1) Mengelola proses aktivasi
(1) Menentukan pendapatan (2) Melakukan pemeliharaan

(2) Menentukan aktiva tetap (3) Melakukan pemrosesan

(4) Melakukan penagihan

(3) Menentukan persediaan
(5) Mengelola pengakuan pendapatan
(4) Menyusun laporan keuangan (6) Melakukan klaim

(5) Mengelola perpajakan (7) Melakukan restitusi

(8) Mengelola penyisihan

(6) Mengelola investasi/divestasi

(7) Melakukan perbendaharaan Sub-sub-proses bisnis “aktiva tetap”

(1) Mengelola pengajuan pengadaan barang & jasa
(8) Menentukan beban operasi
(2) Melakukan pengawasan
(3) Melakukan penerimaan barang/jasa
(4) Melakukan pengawasan kontrak
(5) Mengelola pengakuan dan pencatatan
(6) Melakukan inventarisasi
(7) Melakukan penanganan aktiva tidak produktif
(8) Melaukan penghapusan dan pengalihan
(9) Melakukan mutasi aktiva tetap
(10) Mengelola kapitalisasi beban
@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved 23
(11) Menghitung penyusutan
 DEFINISI PERAN /AKUNTABILITAS ...

• Peran APPROVAL (A) diartikan sebagai pihak yang mempunyai hak untuk
memutuskan atau memveto, memberi persetujuan atau menerima laporan
pertanggung jawaban terhadap status kemajuan pelaksanaan suatu proses bisnis.

• Peran RESPONSIBLE (R) diartikan sebagai pihak yang mengeksekusi suatu proses
bisnis

• Peran SUPPORT (S) diartikan sebagai pihak yang wajib menyediakan sumber daya
fisik dan material untuk menunjang terwujudnya peran A, R, S (lainnya), C, dan I

• Peran CONSULT (C) diartikan sebagai pihak yang wajib mendukung dengan
keahlian/kompetensi teknis tertentu dan terjadi hubungan komunikasi dua arah
dengan pihak yang dibantu.

• Peran INFORMED (I) diartikan sebagai pihak yang membutuhkan atau menggunakan
hasil suatu proses bisnis

• Peran JOINT RESPONSIBILITY (JR) diartikan sebagai pihak-pihak yang

mengerjakan/mengeksekusi suatu sub-proses bisnis atau sub-sub proses bisnis .

24
DO vs DON’T ...

DO DON’T
1. Ada dukungan formil dari Direksi 1. Sedikit dukungan formil dari Direksi
2. Ada metodologi yang dikembangkan untuk 2. Tidak ada metodologi & sosialisasi atas
metodologi pemetaan prosbis yang digunakan
digunakan dalam pemetaan prosbis
3. Pada saat pemetaan prosbis : personil yang
3. Ada sosialisasi atas metodologi pemetaan terlibat kurang fokus & kurang aktif (keluar
prosbis yang digunakan kepada tim, masuk ruang FGD, asyik dengan gadget, curhat,
narasumber, dan unit kerja yang akan dsb) dan kurang menghargai diskusi yang sudah
berjalan dan dihasilkan
dipetakan prosbis-nya
4. Saat pemetaan prosbis : terlalu merinci
4. Pada saat pemetaan prosbis : libatkan aktivitas, bukan proses yang diperlukan
business process owner 5. Bagian yang paling atom atau sub-proses bisnis
5. Lakukan proyek perbaikan proses bisnis tidak dibuatkan kamus-nya
secara berkala 6. Copy-paste hasil pemetaan prosbis unit kerja
lain untuk digunakan pada suatu unit kerja yang
6. Lakukan tinjauan setiap 2 sd 3 tahun sekali serumpun tanpa mendalami kekhasan unit
untuk mereview proses bisnis dengan kerja terkait. Jangan sekedar copy-paste
mempertimbangkan kebutuhan dan benchmark perusahaan lain, tanpa memahami
konteks dan budaya organisasi terkait serta
dinamika usaha perusahaan tantangan strategis organisasinya
7. Integrasikan hasil pemetaan prosbis dengan 7. Ketiadaaan upaya konkrit perbaikan
sistem manajemen perusahaan lainnya berkelanjutan kemampuan proses bisnis: misal
standarisasi proses bisnis (quality, biaya, waktu)

25
 Contoh Template Pemetaan Proses Bisnis :

PROSES BISNIS PROSES BISNIS LEVEL

No. No. No. PROSES BISNIS LEVEL 3 INPUT OUTPUT RESPONSIBLE APPROVAL SUPPORT CONSULT INFORMED
LEVEL 1 2

1 Perencanaan 1.1 Menyusun Rencana 1.1.1 Melakukan analisis dan RJPP, LCM, OEE, RCFA Usulan PGP UP SPS PUK MENG ATKP, SPS RENDAL DGMOH, DGMEP, GM
Unit Pembangkit Jangka Panjang merumuskan PGP UP HAR, SPS RENDAL DGMUM, ATKP
OP, SPS RSO, SPS
Efisiensi
1.1.2 Menetapkan PGP UP Usulan PGP UP PGP UP MENG GM DGMOH, DGMEP, Ahli Senior DIRPRO
DGMUM, ATKP Portofolio Kantor
Pusat
1,2 Merencanakan dan 1.2.1 Menyusun kajian yang RJPP, LCM, OEE, RCFA DMR, TOR MENG GM AMA ENG, SPS PUK, DGMOH, DGMEP,
mengendalikan RKA diperlukan untuk SPS RSO, SPS HAR DGMUM
CAPEX menyusun RKA CAPEX
1.2.2 Menyusun RKA CAPEX DMR, TOR UAI MENG GM AMA ENG, SPS PUK, DGMOH, DGMEP, KADIV PNK, KADIV
SPS RSO, SPS HAR DGMUM ANG , KADIV ENG
Kantor Pusat
1.2.3 Menyusun dokumen AI Purchasing request MENG DGM / GM AMA ENG, SPS PUK, SPS ANG MPKN
pengadaan SPS RSO
1.2.4 Monitoring pelaksanaan AI Laporan Monitoring SPS PUK, SPS GM Pengawas Mutu, DGMOH, DGMEP, KADIV PNK, KADIV
AI ANG, MENG Procurement DGMUM ANG , KADIV ENG
Kantor Pusat

26
Simulasi 1a :

1. Bentuk kelompok, yang terdiri dari 3 sd 4 orang

2. Tentukan obyek dan cakupan yang akan dipetakan

prosbisnya

3. Berdasarkan butir 1), lakukan pemetaan prosbis,

sehingga dihasilkan (lihat template) informasi butir-
butir prosbis dan sub-prosbis; input&output; peta
peran akuntabilitas suatu sub-prosbis; kamus sub-
prosbis yang paling atom

4. Presentasikan hasil pemetaan prosbis anda

27