BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah
Sakit Islam Namira diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada
suatu pola penataan dan penyusunan arsip file kepegawai yang seragam
dan standar.

Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira

berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal
pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan
memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.

RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud

Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud

sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan
dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira.

Tujuan

2. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian

3. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
4. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan
efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.

PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :

1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian

2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file
kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.
 BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng
PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara
peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya
yang merusak file
 BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :

1. Tenaga klinis Dokter Umum

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak

2. Tenaga klinis Dokter Spesialis

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Ijazah Spesialis
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak
3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan
 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

5. Tenaga Non Klinis

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tugas
 Uraian Tugas
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak
CARA PENATAAN FILE
Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :

1. Pengelompokan Satuan Kerja

2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut
masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Islam Namira
BAB IV
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI
PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri
ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang
dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil
file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.
PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI
Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas
bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau
pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan
dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti
memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan
dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem
apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

BAB V
PENYUSUTAN FILE
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal
dunia ( in aktif) filenya disusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :

1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar

penyusutan
2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan
file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian
dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya
akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.
BAB VI
PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan
Rumah Sakit merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip
pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file
pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung

petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam
belas kami yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan :

NIK :

Nama :

Jabatan :

NIK :
Berdasarkan surat tugas Nomor telah memusnahkan file pegawai
sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada
acara ini

Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua

disampaikan kepada

BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam
belas kami yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan :

NIK :

Nama :

Jabatan :

NIK :

Berdasarkan surat tugas Nomor telah mengupdate file pegawai

sebagaimana yang tercantum dalam daftar arsip kepagawaian terlampir
pada acara ini

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua

disampaikan kepada