MODUL -1

MEMPERSIAPKAN PENAMPILAN
FISIK DAN MENTAL DALAM MELAYANI PEMBELI

1. Tujuan Penampilan Diri:

1) Penampilan mencitrakan lembaga/perusahaan, sehingga harus
disukai oleh pelanggan/tamu
2) Penampilan mencerminkan keperibadian yang baik dan
memberikan kesan positif
3) Penampilan selaras dengan nilai-nilai keindahan dan tata kerama
yang berlaku dalam kehidupan
4) Kecantikan bukan semata-mata dari bentuk wajah saja, tetapi dari
hati nurani yang tulus dan ikhlas, sehingga keluar pancaran
kecantikan dari dalam (inner-beauty)

2. Berikut ini beberapa tips memilih jenis pakaian kerja yang aman :

1) Pilih bahan yang nyaman dipakai, hindari bahan yang mudah

terbakar atau panas.
2) Pilih model, disesuaikan dengan keadaan jasmani, warna kulit,
keperluan, iklim, jenis pekerjaan, serai, bersih, tidak terlalu sempit
dan tidak terlalu longgar, karena akan mengganggu gerakan dalam
bekerja
3) Hindari celana panjang yang terlalu panjang dan terlalu lebar di
bagian bawah, karena akan mengganggu ketika berjalan, bahkan
mudah terkait atau jatuh.
4) Dasi, dapat digunakan untuk pekerjaan kantor atau bagian
pemasaran barang atau jasa, bukan di pabrik bagian produksi
karena juntaian dasi dapat tergulung pada benda yang berputar
atau terjepit.
5) Pilihlah sepatu yang nyaman dipakai, gunakan sepatu untuk
mengamankan kaki dari benda jatuh atau benda tajam kecil atau
tergelincir pada waktu kerja.
6) Penggunaan model sepatu disesuaikan dengan jenis pekerjaan
7) Perhiasan atau aksesoris, seperti cincin, kalung, gelang, jam
tangan, sebaiknya tidak dipakai pada waktu kerja di dalam bengkel
atau ruang produksi.
8) Sarung tangan, digunakan untuk membantu pekerjaan yang
berhubungan dengan panas, tajam atau licin juga digunakan
sebagai saran isolator untuk pekerjaan listrik
9) Kacamata, digunakan untuk melindungi mata dari bahaya sinar
yang tajam, serpihan benda kerja dan debu. Gunakan kacamata
sesuai dengan jenis pekerjaan

3. Tips penampilan pribadi yang baik dilakukan :

1) Perawatan tubuh, karena tubuh yang terawat akan memancarkan
keindahan, pesona dan kecantikan. Kosmetik, dibutuhkan oleh
pekerja wanita. Gunakan kosmetik seperlunya, jangan terlalu
berlebihan. Pekerjaan pria pun perlu kosmetik, agar penampilan
lebih segar dan terawatt. Kosmetik pria biasanya berupa
deodorant, parfum dan minyak rambut.
2) Pekerja wanita maupun pria, haruslah mengetahui dan
menerapkan dalam kehidupan, dengan etika pergaulan dan etika
dalam bekerja (kode etik). Secara umum seorang pekerja haruslah

1
 sabar , jujur, loyal, sopan, penuh inisiatif, ramah, tulus, mematuhi
hukum dan norma yang berlaku, baik norma agama maupun
norma-norma yang diyakini oleh masyarakat.
3) Tidak suka memuji diri sendiri, mau mendengerkan orang lain,
peduli, menghormati pendapt orang lain, memiliki pendirian yang
kuat, berfikir objektif dan rasional.
4) Duduk yang baik yakni, dapat mengatur badan sedemikian rupa,
jangan menyandarkan punggung sambil kaki menjulur kebawah.
khusus untuk wanita lutut harus selalu berdekatan. Usahakan tidak
membungkuk waktu menulis dan duduk. Jangan pula duduk kaku
seperti papan, karena itu akan cepat lelah.
5) Jika mengangkat benda yang cukup berat usahakan posisi
pungung lurus dan pergunakan otot paha sebagai tumpuan.

4. Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar berjalan efektif.

1) Mempersiapkan mental
a. Menampilkan kondisi fisik dalam keadaan sehat jasmani dan
rohani
1) Berpenampilan menarik adalah bagian dari kunci sukses
dalam bekerja, terutama pekerjaan yang berhubungan
dengan orang lain.
2) Penampilan diri yang baik adalah perpaduan dari keserasian
penampilan luar (fisik) dan penampilan yang timbul dari
dalam diri kita (mental atau rohani).
3) Penampilan luar dengan barang-barang mewah yang
menempel pada tubuh kita tidak akan berarti apa-apa jika
kondisi tubuh kita tidak sehat (tampak lusuh dan loya).
b. Beberapa yang harus diperhatikan agar dapat tampil serasi,
yaitu :
1. Berhias serasi, beberapa persyaratan, yaitu :
(1) Faktor kesehatan tubuh
a) Mengkonsumsi makanan yang memenuhi standar gizi
b) Berolah raga yang teratur
(2) Perawatan anggota tubuh
a) Perawatan kulit
b) Perawtan wajah
c) Perawatan tangan dan kaki
d) Perawatan rambut
e) Menghilangkan bau badan dan nafas tidak sedap
(3) Busana kerja dan aksesoris
a) Busana kerja untuk wanita
1) Bersih dan rapi
2) Pakailah busana kerja yang sifatnya basic dengan
warna putih, hitam, coklat, sesekali bole memakai
warna agak cerah dan badan bercorak kecil
3) Pakailah blus lengan panjang atau lengan pendek,
rok pendek sebatas lutut, rok panjang bawah
betis, celana panjang
b) Busana kerja untuk pria
1) Bersih dan rapih
2) Pakailah kameja dan celana panjang dengan
warna wang serasi

2
 c) Aksesoris, Pakailah aksesoris seminimum mungkin, tidak
berlebihan, sesuaikan dengan busana yang dipakai.
1) Anting-anting yang tidak terlampau besar
2) Ikat pinggangdan gasper yang sederhana dengan
warna senada dengan warna sepatu
3) Jam tangan
4) Bando
5) Selendang, scraf
6) Cincin, giwang, kalung, gelang, dan bros

(4) Cara berbusana biasanya memamcarkan kepribadian orang

yang memakainya. Dari cara berbusana pendidikanya,
lingkungan pergaulannya, dan seleranya.

2. Ekspresi wajah
Beberapa ekspresi dalam memberika pelayanan adalah :
a. Dalam menawarkan produk, lakukanlah dengan ekspresi
yang sungguh-singguh dan penuh perhatikan
b. Tetap diam dan bersadar serta mempersilahkan pelanggan
berbicara sampai selesai, agar kita mendapatkan infotmasi
yang banyak, jangan sekali-sakali memotong pembicaraan
pelanggan.
c. Seandainya pembicaraan pelanggan melebar kemana-
manadan membosankan, jangan menunjukkan wajah kesal,
temanilah dengan bijaksana, karena pelanggan dengan
“raja” dan ingin dianggap selalu benar.
d. Senyum harus terpancar dari wajah petugas dalam melayani
pelanggan dengan berbagai macam tingkah lakunya
3. Mengidentifikasi latar belakang taget pelanggan yang datang
1) Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan
(listening)
 Bersikap baik dan ramah pada saat beteu dengan
pelanggan
 Pada saa pelanggan berbicara, dengarkan dan simaklah
baik-baik apa yang diutarakannya
 Hindari perdebatan dengan pelanggan.
 Perhatikan baik-baik dan catat dengancermat dan tepat
apa saja yang dibutuhkan pelanggan.
 Berikan informasi yang jujur mengani kondisi
barang/produk yang ditawarkan /dijual, seperti harga,
kualitas, dan masa kedaluarsa berang/produk
 Dengarkan dengan sabar dan tamping semua keluhan
pelanggan mengenai barang/produk yang dijual
2) Mengamati perilaku pelanggan (observing)
a) Pelanggan tipe piknik, cirinya :
 Bentuk tubuh/badan bulat agak pendek
 Muka/wajah bulat lebar
 Bersifat tenang, ramah, suka berbicara , dan humoris.

cara menghadapinya :
 Petugas penjualan harus memperhatikan suasana
hatinya
 Layani pelanggan denga bercakap-cakap jika
pelanggan menginginkanya

3
  Hindari perbedaan atau bersikap konfrontasi
b) Pelanggan tipe laptosam, cirinya :
 Bentuknya tubuh agak kecil dan lemah
 Bahu tampak kecildan anggota badan lainya kurus
panjang
 Bersifat sombong, sok intelek, dan sok idealis
Cara menghadapinya :
 Menghormati pelanggan layaknya seorang raja
 Bersikap sabar, penuh perhatian, penuh hormat, dan
bijaksana.
 Turuti saja kemauan dan perintahnya
c) Pelanggan tipe atletis, cirinya :
 Bentuk tubuh kokoh dan berotot
 Pundak lebar, pinggul berisi, dan anggota badan
lainnya panjang
 Muka/wajah berbentuk bulat lonjong
 Penampilan tenang, jarang humor, dan tidak cepat
percaya pada orang lain
cara menghadapinya :
 Hindari perdebatan yang tidak bermanfaat
 Berikan kesan seolah-olah pelanggan adalah orang
yang baik dan cerdas
 Tetap tenang dan hindari sikap terburu-buru
 Tetap sabar dalam melayaninya
3) Berpikir (thinking)
Setelah anda mempunyai informasi dan pelanggan yang
diperoleh ketika mendengarkan kebutuhkan dan mengamati
perilakunya, anda harus segera memikirkan tindakan yang
tepat terhadap pelanggan tersebut, sehingga pelanggan
merasa terlayani dengan baik dan termotivasi untuk
membeli
4) Muncurahkan perhatian penuh kepada pelanggan
Ada beberapa cara untuk mencurahkan perhatian secara
penuh kepada pelanggan, yaitu sebagai berikut :
 Melaksanakan komitmen untuk fokus melayani
pelanggan
 Mengenali apa yang menjadi kebutuhan pelanggan dan
menghargai kepentingannya
 Menampung keluhan pelanggan dengan memantau dan
mencatat semua permasalahan pelanggan, kemudian
menindak lanjuti keluhan tersebut.
 Selalu menempatkan pelanggan sebagai mitra yang
sejajar dengan perusahaan
4. Mengenali perilaku dan kebiasaan pelanggan
1) Melaksankan komitmen untuk focus melayani pelanggan
2) Mengenali apa yang menjadi kebutuhan pelanggan dan
menghargai kepentongannya
3) Menampung keluhan pelanggan dengan memantau dan
mencatatsemua permasalah pelanggan, kemudian
menindak lanjuti keluhan tersebut
4) Selalu menempatkan pelanggan sebagai mitra yang sejajar
dengan perusahaan

4
5. Untuk dapat melakukan tindakan nyata, beberapa konsep
tindakan pelayanan bagi pelanggan yang perlu dilakukan
adalah sebagai berikut :
1) Mencatat pesanan pelanggan
Setiap pesanan dari pelanggan harus dicatat dengan
lengkap meliputi jenis/model barang, harga, jumlah barang,
dan kapan waktu pengiriman
2) Mencatat kebutuhan pelanggan
Mencatat kebutuhan pelanggan mencakup objek si
pelanggan, yaitu mengenai sifat dan tingkat konsumsi,
kebiasaan, dan kapan pelanggan mengkonsumsi barang
tersebut.
a) Sifat dan tingkat konsumsi
Sifat dan tingkat konsumsi pelanggan mencakup :
 Jenis pelayanan apa saja yang paling disukai
pelanggan,
 Apakah pelanggan lebih menyekui barang tahan
lama atau tidak tahan lama
 Apakah barangyang dipesan pelanggan banyak
atau sedikit
b) Kebiasaan
kebiasaan-kebiasaan pelanggan dalam mengkonsumsi
barang mencakup :
 Barang-barang apa saja yang sering atau kadang-
kadang dibeli pelanggan
 Apakah jenis/merk, kualitas, atau harga barang
yang sering diperhatikan pelanggan dalam
membeli pelanggan
 Ada atau tidakkah pelanggan yang hanya
menginginkan barang bersifat khusu biasanya
dilihat dari kualitas, merek, atau ketersediaan
c) Kapan pelanggan mengkonsumsi
Kapan pelanggan mengkonsumsi barangnya mencakup:
 Kapan pelanggan memperbaiki atau mengganti
barangnya
 Kapan pelanggan membeli/mengkonsumsi
produk-produk tertentu
3) Menegaskan kembali kebutuhan pelanggan
Pengasan kembali kebutuhan pelanggan biasanya
menyangkut hal berikut ini :
a) Apakah merek dan jumlah barang yang dipesan sesuai
dengan keinginan pelanggan
b) Kapan waktu pengiriman barang dilakukan
c) Bagaimana cara pembungkusan dan pengepakan
barang
d) Bagaimana cara pembayarannya : uang tunai, transfer,
atau cek/giro
e) Siapa yang menanggung ongkos angkt, apakah penjual
atau pembel
4) Mewujudkan kebutuhan pelanggan
Manfaat yang diperoleh jika berhasil mewudjudkan
kebutuhan pelanggan antara lain :
 Menambah pelanggan baru
 Menambah pelanggan tetap

5
  Menambah jumlah penjualan

5) Kebutuhan-kebutuhan lainnya yang sering diharapkan

pelanggan adalah sbb:
 Kebutuhab terhadap potongan harga
 Kebutuhan terhadap penurunan harga
 Kebutuhan akan persediaan barang yang harus selalu
ada
 Kebutuhan terhadap barang baru, bentuk dan ukuran
baru
6) Memberikan layanan purna jual
Layanan purna jual yaitu pelayanan ataubonus service yang
diberikan setelah terjadi transaksi jual beli barang. Tujuan
memberikan layanan purna mengenai kualitas barang yang
dijual
7) Mengucapkan terima kasih dengan harapan pelanggan akan
kembali

2. Menggunakan bahasa yang efektif dfalam melayani pelanggan

1) menggunakan bahasa verbal yang baik dan benar dalam melayani
pelanggan
2) tidak arogan, dalam penyimpaian pesan atau informasi sebaiknya
sikap sombobng dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar
perlu dihindari
3) adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan
dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam
memahami setiap perubahan yang menyangkut perubahan terhadap
informasi
4) kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib
dimiliki oleh individu, terlebih jika menyampaikan informasi di depan
khalayak ramai
5) antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah
khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga
selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai
6) penuh perhatikan, selain memiliki kemampuan dalam berbicara
7) cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topic
atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi
8) sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi
orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun
9) jujur, mepunyai integritas yang tinggi
10)menguasai subjek dan bahasa yang dipergunakan selama
berkomunikasi
11) memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-
meode memberikan dan menerima pesan secara efektif
3. Proses komunikasi itu sendiri dari beberapa tahap, yaitu :
1) pengirim memiliki ide yang ingin disamapaikan kepada pihak lain.
2) Pengirim mengubah idenya menjadi pesan.
3) PaDa saat ide di ubah menjadi pesan yang akan diterima oleh pihak
lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi wajah, isyarat)
panjang uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua
tergantung pada ide, penerima pesan, dan suasana hati si pengirim
pesan

6
 4) Pengirim menyampaikan pesan. Untuk mengirim pesan kepada
penerima perlu dipilih saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan
media yang sesuai.
5) Saluran dan media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan
disampaikan, lokasi penerima, sifat pesan, dan formalitas
6) Pihak penerima menerima pesan. Komunikasi terjadi apabila
penerima merima pesan terlebih dahulu.
7) Penerima menafsirkan pesan. Penerima harus menyelaraskan
pemikiran dengan pihak penerima pesan, menerima dan
memahaminya, kemudian pesan yang diterima disimpan dalam
pikiran
8) Penerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. Umpan balik
berupa repon penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi
.
4. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau

tertulis.
1) membuat dan mengirim surat klaim
2) membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3) membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
4) membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5) membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6) memeri informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang
produk-produk baru
7) berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8) melakukan wawanca kerja dengan para pelamar kerja di suatu
perusahaan
9) mengadakan briefing dengan staf keryawan
10)mengadakan pelatihan manajemen kepada para majemen
operasional/lini bawah
11) melalukan pelatihan proposal pengembangan perusahaan dihadapan
tim penguji
12)melakukan teleconference dengan pihak lain
13)Melalukan komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat
memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik

6. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
1) Mengerakan gigi untuk menunjukan kemarahan
2) Mengerutkan dahi untuk menunjukan seseorang sedang
serius/berfikir
3) Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk
menunjukan kamar sesuai dengan jenis kelaminya
4) Berpangku tangan untuk menunjukan seseorang sedang melamu
5) Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan
6) Membuang muka untuk menujukan sikap tidak senang atau
antipasti terhadap orang lain
7) Menggelangkah kepala untuk menujukan sikap menolak atau
keheranan
8) Asbak diatas meja yang menujukan tamu diperkenankan/boleh
merokok

7
 9) Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka
cita

7. Komunikasi nonverbal memilki beberapa tujuan penting seperti contoh

dibawah ini :
1) Menyediakan atau memberikan informasi
2) Mengatur akur suatu percakapan
3) Mengekspresikan emosi
4) Member sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6) Mempermudah tugas-tugas khusus

8. Kiat Komunikasi individu agar berjalan secara efektif:

1) Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan
secara apa adanya atau objektif
2) Hindari usaha menutupi pesan atau informasi hendaknya pesan atau
informasi disampaikan salam kondiri apapun walau terkadang akibat
yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik.
3) tidak arogan, dalam penyimpaian pesan atau informasi sebaiknya
sikap sombobng dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar
perlu dihindari
4) adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan
dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam
memahami setiap perubahan yang menyangkut perubahan terhadap
informasi
5) kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib
dimiliki oleh individu, terlebih jika menyampaikan informasi di depan
khalayak ramai
6) antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah
khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga
selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai
7) penuh perhatikan, selain memiliki kemampuan dalam berbicara
setioap individu dituntut pula memliki keahlian dalam mendengar atau
menyimak
juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan
8) cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topic
atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi
9) sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi
orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun
10)jujur, mepunyai integritas yang tinggi
11) menguasai subjek dan bahasa yang dipergunakan selama
berkomunikasi
12)memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-
meode memberikan dan menerima pesan secara efektif

8
 MODUL -2
BERKOMUNIKASI DENGAN TARGET PELANGGAN

1. Menggunakan Prinsip dan Teknik Komunikasi Lisan yang baik

Pengetahuan yang diperlukan:
a. Teknik dan tata cara komunikasi lisan ditunjukkan secara baik dan
benar, Ada lima prinsip dalam berkomunikasi yang efektif dan lima
prinsip ini disingkat dengan REACH. Sesuai dengan singkatannya, i
REACH itu adalah : Respect, Emphaty, Audible, Care, dan Humble.
1) Respect berarti rasa hormat dan saling menghargai orang lain.
Pada prinsipnya, manusia ingin dihargai dan dianggap penting.
2) Emphaty adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita
pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.
Kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih
dahulu sebelum didenagrkan atau dimengerti oleh orang lain.
3) Audible bermakna antara lain : Jika empati berarti kita harus
mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan
balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita
sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan dengan baik
4) Care berarti perhatian akan apa yang disampaikan oleh
pembicara sehingga membuat pembicara merasa diperhatikan.
Care berarti juga menyimak secara seksama apa isi pembicaraan
dari lawan bicara.
5) Humble berarti rendah hati. Untuk membangun rasa menghargai
orang lain biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita
miliki. Komunikasi merupakan proses transaksional, dimana
terjadi hubungan antara individu yang satu dengan yang lainnya.

b. Komunikasi merupakan basis melakukan interaksi kerjasama dan

berpengaruh dalam manajemen organisasi misalnya dalam hal :
1) Pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang diterima dan
akurat serta jelas sumber-sumbernya.
2) Menempatkan posisi atau lokasi pengambil keputusan, misalnya top
manajement atau middle management.
3) Menetapkan sasaran dan tujuan, yaitu perlunya kesatuan pendapat
atau konsensus bersama bagi pihak-pihak yang terlibat, baik
individual maupun dengan pencapaian sasaran dan tujuan utama
organisasi.

9
 c. Fungsi komunikasi (Myers & Myers dalam Ruslan, 2002, p.103)
pada suatu tingkat organisasi dapat dianalisis sebagai berikut :

1. Produksi dan pengaturan

a. Menentukan rencana sasaran dan tujuan
b. Merumuskan bidang-bidang masalah
c. Mengkoordinasi tugas-tugas secara fungsional
d. Instruksi, petunjuk, dan perintah untuk melakasanakan
fungsi serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh
bawahan
e. Memimpin dan mempengaruhi serta untuk memotivasi
bawahan
f. Menentukan standar hasil prestasi dan kerja karyawan
g. Untuk menilai prestasi karyawan
2. Sosialisasi (permasyarakatan)
a. Berkaitan dengan yang mempengaruhi harga diri,
kebanggaan, rasa memiliki, dan tanggungjawab dari pihak
bawahan .
b. Human relations antar pribadi dan manajemen organisasi
c. Memotivaasi untuk menyatukan keinginan dan tujuan antara
individu-individu dengan sasaran dan tujuan pokok
organisasi atau perusahaan

d. Selanjutnya, Mulyana (2001, p.5) menyebutkan empat fungsi

komunikasi berdasarkan pendapat William I Gorden yaitu :
1. Fungsi sosial; sebagai Komunikasi sosial setidaknya
mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk
membangun konsep diri, aktualisasi diri untuk kelangsungan
hidup, untuk memperoleh kebahagiaan terhindar dari tekanan
dan ketegangan antara lain melalui komunikasi yang
menghibur, dan memupuk hubungan.
2. Fungsi ekspresif; dapat dilakukan sendirian maupun dalam
kelompok. Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan untuk
mempengaruhi orang lain. Namun dapat dilakukan sejauh
komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyampaikan
perasaan-perasaan (emosi).
3. Fungsi ritual; dapat digunakan untuk pemenuhan jati diri
manusia sebagai individu, sebagai anggota comunitas sosial,
dan sebagai salah satu unsur dari alam semesta. Individu yang
melakukan komunikasi ritual berarti menegaskan komitmennya
kepada tradisi keluarga, suku, bangsa, ideologi atau agamanya.
Beberapa bentuk komunikasi ritual antara lain, upacara
pernikahan, siraman, berdoa (sholat, misa, membaca kitab
suci), upacara bendera, momen olah raga, dll.
4. Fungsi instrumental; adalah komuniaksi yang berfungsi untuk
memberitahukan atau menerangkan (to inform dan
mengandung muatan persuasif dalam arti bahwa pembicara
menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa fakta dan
informasi yang disampaikan adalah akurat dan layak untuk
diketahui.
e. Didalam komunikasi organisasi maka terdapat dua bentuk
komunikasi yaitu :

10
 1) Komunikasi verbal; yaitu komunikasi yang menggunakan simbol
atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral maupun tulisan
2) Komunikasi non Verbal; adalah penciptaan atau pertukaran pesan
dengan tidak menggunakan kata-kata, seperti, menggunakan
gerakan badan, sikap tubuh, kontak mata, vokal yang bukan
berupa kata-kata, ekspresi muka, sentuhan, dan kedekatan
f. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi
formal yang mengikuti garis komunikasi:
1) Downward communication atau komunikasi kepada bawahan.
 Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
 Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan
pekerjaan
 Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.
 Informasi mengenai kinerja pegawai
 Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of
mission).
2) Upward communication atau komunikasi kepada atasan.
 Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan tentang
pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana
untuk waktu mendatang
 Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan
bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan
 Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-
unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.
 Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan
tentang pekerjaan mereka/rekan kerja mereka dan organisasi
3) Horizintal communication atau komunikasi horisontal.

g. Empat klasifikasi metode yaitu : metode lisan, tulisan, gambar dan

campuran dari lisan-tulisan dan gambar.
1) Metode lisan; Rapat, diskusi, seminar, konferensi, Interview,
Telepon, Sistem interkom, Kontak interpersonal, Laporan lisan, dan
Ceramah
2) Metode tulisan; Surat, Memo, Telegram, Majalah, Surat kabar,
Deskripsi pekerjaan, Panduan pelaksanaan pekerjaan, Laporan
tertulis, Pedoman kebijaksanaan
3) Metode gambar; Grafik, Poster, Peta, Film, Slide, Display
h. Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan, (Pace dan
Faules, 2000, p.190) yaitu :
1) Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk
pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi
dan mengawasi kegiatan orang-orang lainya.
2) Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan
bawahan mereka siap menerima informasi dari merekadan
seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada
mereka.
3) Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan
dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa
yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-
opeasi sebenarnya.
4) Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk

11
 mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-
saran mengenai operasi organisasi.
5) Komunikasi ke atas mengijinkan penyelia untuk menentukan
apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran
informasi ke bawah
6) Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah
pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan
pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut

i. Hambatan yang sering kali terjadi pada proses komunikasi dapat

berupa :
1) Hambatan yang bersifat teknis yaitu pesan dapat tidak utuh
diterima komunikan karena gangguan teknis misalnya, suara tidak
sampai karena pengeras suara rusak, kebisingan, lalu lintas dan
sebagainya.
2) Hambatan bahasa yaitu pesan akan salah ditafsirkan sehingga
tidak mencapai apa yang diinginkan. Jika bahasa bahasa yang kita
gunakan tidak dipahami oleh komunikan yang mungkin dapat
diartikan berbeda.
3) Hambatan bola salju yaitu pesan menjadi membesar sampai jauh
yakni pesan ditanggapi sesuai dengan selera komunikan-
komunikator akibatnya semakin jauh menyimpang dari pesan
semula, hal ini timbul karena :
 Daya mampu manusia menerima dan mengahayati pesan
terbatas
 Pengaruh kepribadian dari yang bersangkutan

j. Munculnya hambatan komunikasi disebabkan oleh:

1) Sikap yang kurang tepat. Hal ini bisa jadi disebabkan kurangnya
bergaul atau terlalu egois.
2) Pengetahuan yang kurang sehingga tidak tahu apa yang harus
dibicarakan atau sedang dibicarakan
3) Kurang memahami sistem sosial sehingga kurang bisa
menangkap pembicara, kurang memperhatikan adanya perbedaan
kebiasaan, tradisi, budaya setempat, bahasa, dan sebagainya.
4) Adanya rasa curiga, prasangka, tidak percaya, dan tidak
mendasar.

k. Ragam menjadi pendengar.

1) Menasehati dan Mengevaluasi
 Mengindikasikan pendengar superior dan membuat pembicara
inferior.
 Gaya ini tepat apabila pembicara memang meminta nasehat
atau evaluasi /kritik.
 Gaya yang paling rendah kontribusinya dalam efektifitas
komunikasi.
2) Menganalisis dan Menginterpretasi
 Gaya pendengar sebagai “guru” atau “ingin menjadi guru”. Ini
mengimplikasikan pendengar lebih tahu dari permasalahan
pembicara.
 Gaya ini tepat apabila pembicara tidak dapat menentukan atau
memutuskan perasaannya atau memang pembicara datang dan
minta interpretasi dari pendengar.

12
 3) Memperkuat dan Mendukung
 Gaya simpatik. Pendengar ingin meyakinkan sebagai
pendengar untuk membantu menurunkan intensitas perasaan
yang dialami pembicara
 Gaya ini tepat apabila pembicara mengindikasikan kebutuhan
dukungan atau memang pembicara minta pertolongan untuk
merubah sikap.
4) Bertanya dan Probing
 Gaya menanyakan pertanyaan klarifikasi
 Probing artinya pertanyaan menggiring
 Gaya yang tepat untuk menunjukkan bahwa pendengar benar-
benar mengerti apa yang dikatakan atau dimaksudkan oleh
pembicara.
5) Mengerti dan Paraphasing
 Gaya yang paling sulit karena merupakan ungkapan dari
keinginan pendengar bahwa ia benar-benar memahami apa isi
perasaan dan pikiran pembicara.
 Gaya bicara yang membantu pembicara untuk memperjelas apa
yang dimaksud oleh pembicara.
l. Kata-kata yang terucap dipilih sesuai dengan teknik komunikasi lisan
yang efektif
1) Jangan menggunakan kata-kata yang sulit diucapkan dan dihafalkan,
tetapi gunakan dengan kata-kata yang lebih mudah dicerna.
2) Tetapi agar kata-kata anda terkesan kuat, gunakan istilah tertentu
untuk memperjelas maksud dan tujuan.
3) Pahami dan kuasai ragam bahasa, baik yang resmi maupun tidak.
Baik bahasa lisan maupun tulisan.
4) Hindari komunikasi yang menunjukkan aksen atau logat daerah yang
terlalu kental.
5) Tunjukkan karakter suara yang tegas namun dengan tutur kata yang
teratur serta intonasi suara yang tepat.
6) Komunikasi yang efektif dapat terwujud karena adanya keseimbangan
antara pembicara dan pendengar.
m. Cara memilih komunikasi yang efektif
1) Intonasi digunakan dengan tepat; Gunakan intonasi dan nada suara,
tempo, jeda, dinamika, dan ekspresi suara dengan baik dan benar
2) Usahakan suara nafas tidak terdengar kontrol kualitas suara dengan
baik jangan bicara dalam nada yang telalu cepat tapi juga jangan
terlalu lambat.
3) Gunakan kecepatan suara sedang sehingga anda tidak kesulitan
memenggal kalimat tanpa kehilangan maknanya dengan ekspresi
suara yang jelas, kalimat-kalimat yang anda ucapkan menjadi lebih
jelas dan mudah dipahami.
4) Salam, senyum, dan sapa, diperlihatkan secara tulus kepada
pelanggan

n. Kesimpulan bahwa teknik di dalam menghadapi pembeli:

1) Mencari data-data tentang keinginan dan kebutuhan
2) Penuh persahabatan dengan pembeli
3) Mengucapkan salam
4) Mengenal barang-barang
5) Menjelaskan barang apa adnya
6) Mendemonstrasikan barang
7) Sopan santun dan ramah tamah

13
 o. Keterampilan yang diperlukan dalam menggunakan prinsip dan teknik
komunikasi lisan yang baik sebagai berikut :
1) Menunjukkan teknik dan tata cara komunikasi lisan secara baik dan
benar
2) Memilih kata-kata yang terucap secara lisan yang efektif
3) Menggunakan intonasi yang benar
4) Menunjukkan salam, senyum dan sapa secara tulus kepada
pelanggan

p. Sikap yang diperlukan dalam menggunakan prinsip dan teknik

komunikasi lisan yang baik sebagai berikut :
1) Cermat
2) Tepat
3) Taat asas

2. Melakukan komunikasi dengan memperhatikan etiket dan etika

komunikasi
a. Sopan dan santun dalam berkomunikasi diungkapkan sesuai dengan
standar pelayanan
b. Bahasa dan etika dalam berkomunikasi ditampilkan sesuai dengan
standar komunikasi yang baik.
c. Etiket berkomunikasi ditunjukkan untuk memperlancar komunikasi
3. Keterampilan yang diperlukan dalam melakukan komunikasi dengan
memperhatikan etiket dan etika komunikasi :
a. Mengungkapkan sikap sopan dan santun dalam berkomunikasi sesuai
dengan standar pelayanan
b. Menampilkan bahasa dan etika dalam berkomunikasi sesuai dengan
standar komunikasi yang baik
c. Menunjukkan etiket berkomunikasi untuk memperlancar komunikasi
4. Sikap yang diperlukan dalam melakukan komunikasi dengan
memperhatikan etiket dan etika komunikasi sebagai berikut :
a) Cermat
b) Teliti
c) Akurat
d) Taat asas
5. Kontak Langsung Dengan Target Pelanggan, pengetahuan yang
diperlukan:
a. Salam diucapkan dengan santun dan ekspresi wajah yang hangat
1) Bald On record (tampilan wajah yang tampak kosong dan
menerawang, tidak berarti apa-apa). Ekspresi wajah itu terpaksa
dilakukan demi sopan santun
2) Positive politeness (strategi sopan santun yang positif). Ekspresi
wajah yang serius, mengikuti apa yang diucapkan, merespon,
serius, dan hubungan kita menjadi bersahabat saling
membutuhkan.
3) Negative politeness (membutuhkan kejelasan, wajah menunjukkan
kebingungan, minta pengertian, dan keheranan)
4) Off-record-indirect strategy (wajah mengirimkan pesan yang
mengatakan bahwa cukup anda saja yang tahu maksudnya, orang
lain tidak tahu menahu reaksi anda)
5) Bersikap positif mendorong kita untuk tidak mudah patah
semangat atas masalah yang kita hadapi.

14
b. Kontak Mata Yang sopan Dilakukan Untuk Memberikan Respon Yang
Positif Kepada Pelanggan, manfaatnya:
1) Lawan bicara akan memperhatikan dan mendengarkan pesan yang
disampaikan.
2) Memudahkan lawan bicara untuk mengerti pesan yang
disampaikan secara tepat.
3) Memudahkan untuk menyampaikan pesan secara tepat.
4) Memudahkan untuk segera mengetahui apakah lawan bicara
mengerti atau tidak terhadap pesan yang disampaikan.
5) Sorot mata mampu berbicara lebih banyak dari pada sekedar kata-
kata yang diucapkan.

c. Jawaban dengan Kalimat Yang Efektif Dilakukan Kepada Pelanggan

1) Memilih kata-kata; Mempergunakan kata-kata yang salah dapat
membawa hasil yang tidak diinginkan.
2) Menambah kosakata; Semakin banyak kata-kata yang dikuasai
semakin banyak variasi kalimat yang dapat diucapkan. Hal itu
akan menyebabkan percakapan dengannya menjadi lebih hidup
dan menyenangkan pendengarnya.
3) Berupaya agar dapat dimengerti; kata dan kalimat yang kita
ucapkan dapat dimengerti dengan mudah oleh pelanggan kita.
4) Menggunakan tata bahasa yang benar; Seyogyanya dihindari
penggunaan jargon-jargon yang hanya dapat dimengerti oleh
kalangan terbatas.
d. Menunjukkan slkap memperhatikan Seperti halnya pada saat
mendengarkan, sewaktu pelanggan berbicara kita juga perlu
menunjukkan sikap bahwa kita memperhatikan Iawan bicara kita.
e. Bahasa Tubuh Ditampilkan Untuk Memahami Kebutuhan Dan
Keinginan Lawan Bicara
6. Beberapa contoh bahasa tubuh pelanggan yaitu:
1) Pelanggan berbicara dengan sikap; ”lengan terbuka“ berarti ia
mempercayai kita dan merasa nyaman berbicara dengan kita.
2) Kontak mata; Seorang pebisnis harus berani menatap mata
pelanggan di sertai senyuman, hal ini kita Iebih percaya diri dan
jujur dalam berkata,orang yang tidak jujur pasti mengalihkan
pandangan matanya bila bertatapan mata.
3) Tersenyum merupakan bahasa universal dan dapat mencairkan
suasana,karena senyum juga tidak menambah biaya alias gratis!
4) Pelanggan menyilangkan tangan secara tertutup berarti ia tidak
ingin mendengarkan perkataan kita Iagi
5) Bila tangan pelanggan di letakkan di atas dagu berarti pelanggan
merasa bosan dengan pembicaraan kita.
6) Bila pelanggan mengetuk ngetuk tangan di atas meja berarti ia
sudah merasa bosan dan ingin segera mengakhiri pembicaraan.
7) Mengernyitkan alis atau dahi berarti pelanggan sedang berpikir.
8) Pelanggan duduk dengan santai berarti ia merasa nyaman dan
siap mendengarkan perkataan kita.
9) Bila pelanggan mengoyangkan kepala ke kiri dan kekanan berarti
kurang yakin dengan apa yang kita tawarkan.
10)Menganggukan kepala berarti pelanggan setuju

15
 11) Mengangkat bahu berarti pelanggan tidak tahu atau belum
memahami perkataan kita
7. Pengetahuan yang diperlukan dalam melakukan kontak langsung
dengan target pelanggan sebagai berikut:
1) Mengucapkan salam dengan santun dan eksprasi wajah yang
hangat
2) Melakukan kontak mata yang sopan untuk memberikan respon yang
positif kepada pelanggan
3) Memberikan jawaban dengan kalimat yang efektif kepada
pelanggan
4) Menampilkan bahasa tubuh ditampilkan untuk memahami
kebutuhan dan keinginan lawan bicara
8. Sikap yang diperlukan dalam melakukan kontak langsung dengan
target pelanggan sebagai berikut:
 Cermat
 Teliti
 Akurat
 Taat asas
4. Berkomunikasi Efektif di Tempat Kerja
1) Efektifitas komunikasi dengan pelanggan terdiri dari :
a) Terpenuhinya seluruh kebutuhan informasi terhadap produk yang
diperlukan pelanggan secara real time,
b) Terpeliharanya hubungan yang harmonis antara manajemen toko
koperasi dengan para anggota pelanggannya dari waktu ke waktu.
c) Mengenali jenis-jenis pelanggan pada sistem kualitas modern, yaitu:
(1) Pelanggan Internal (Internal Customer)
Pelanggan internal adalah orang yang berada dalam
perusahaan dan memiliki pengaruh pada performance
pekerjaan (atau perusahaan) kita.
(2) Pelanggan Antara (intermediete customer)
Pelanggan antara adalah mereka yang bertindak sebagai
perantara, bukan sebagai pemakai akhir produk itu.
(3) Pelanggan eksternal (External Customer)
Pelanggan eksternal adalah pembeli atau pemakai akhir produk
itu, sering disebut sebagai pelanggan nyata (real vustomer).
Pelanggan eksternal merupakan orang yang membayar untuk
menggunakan produk yang dihasilkan itu.
d) Ada beberapa unsur yang penting di dalam kualitas yang ditetapkan
pelanggan yaitu :
 Pelanggan merupakan prioritas utama perusahaan.
Kelangsungan perusahaan tergantung pada pelanggan.
 Pelanggan yang royal akan membeli berkali-kali dari produk atau
jasa yang sama

 Kepuasan pelanggan dijamin dengan menghasilkan produk

berkualitas tinggi

5) Efektifitas komunikasi dengan sesama karyawan toko ritel koperasi

adalah sebagai berikut :
a) Terjalinnya harmonisasi suasana kerja yang baik dan kondusif
bak peningkatan kinerja manajemen toko koperasi ke depannya.

16
 b) Terciptanya hubungan antara individu dengan pimpinan koperasi;
yang dalam hal ini pengurus koperasi sehingga solidaritas kinerja
toko ritel koperasi dapat terjaga.
c) Terbangun kekompakan kerja yang semakin lebih baik dari waktu
ke waktu sehingga tidak ada sekat pembatas yang akan menjadi
jurang yang akan memisahkan antara pimpinan dan karyawan
toko ritel koperasi sehingga pelayanan akan terbengkalai di
masa-mas yang akan datang.
6) Bagaimana caranya agar lawan bicara tidak tersinggung ?
1) Jika kita berbicara dengan seseorang melalui telepon, kita harus
bisa mengakhirinya dengan sopan.
2) Bagaimana jika ada orang lain yang datang dengan membawa
masalahnya? Hal terbaik yang dapat anda lakukan disini adalah
jujur. Jangan tawarkan sebuah bantuan jika memang anda tidak
ingin melakukannya.
3) Sopan santun dalam berbicara dan mengakhirinya dengan baik itu
penting walaupun kita tidak menginginkan pembicaraan tersebut.
4) Cara paling aman untuk mengakhiri percakapan dengan sopan
adalah dengan tegas mengatakan, “terima kasih, ini sebuah
pembicaraan yang baik.”
5) Terakhir, ingatlah bahwa kadang-kadang anda tidak bisa selalu
bersikap sopan dalam mengakhiri percakapan. Namun, anda selalu
dapat mengirimkan isyarat positif dengan kata-kata seperti, “kita
bicara lagi nanti.”
7) Keterampilan yang dilakukan dalam berkomunikasi efektif di tempat
kerja adalah sebagai berikut :
a. Menunjukan efektifitas komunikasi ditampilkan dengan baik kepada
pelanggan ataupun sesama karyawan
b. Mengungkapkan kesopanan dalam komunikasi secara nyata
c. Melakukan ketulusan dan sikap saling menolong setiap saat
d. Menunjukkan kemampuan bertanya untuk meminimalkan
kesalahpahaman pelanggan

17
 MODUL

MATERI MENGKOORDINASIKAN PENGADAAN

BARANG DENGAN PIHAK PEMASOK GUNA
MENJAMIN KELANCARAN PENGADAAN BARANG

DIAGRAM ALIR:

1. Mengukur persediaan barang, Pengetahuan yang diperlukan:

1) Kondisi barang di dalam toko maupun di gudang; jarak antara rak
sesuai dengan barang yang disimpan.
2) Ventilasi, arus udara mengalir dengan baik dan dapat menjaga
kelangsungan kondisi barang selalu baik.
3) Suhu udara, disesuaikan dengan jenis barang yang di simpan apakah
harus di pendingin (chiller \ frozen) atau cukup suhu kamar.
4) Pencahayaan, mempermudah akses barang jika barang disimpan
digudang, atau oleh customer jika barang di display didalam toko.
2. Cara menjelaskan kondisi barang di dalam lay out toko maupun gudang
dapat dilakukan dengan pengelompokkan berdasarkan group dan sub
group barang.
3. Laporan Barang yang masih tersisa dan yang telah habis dari bawahan
Minimal 1 minggu sebelum barang habis, manager Ritel Koperasi wajib
untuk selalu memonitor ketersediaan barang, baik yang di gudang
maupun yang di display di toko.

4. Cara memintakan laporan barang yang masih tersisa dan yang telah
habis dari bawahan

18
 1) Metode Kartu Stock; setiap harinya, dimana arus masuk keluar
barang wajib di masukkan dalam kartu stock.
2) Stock On Hand (SOH): memerlukan software khusus dalam
administrasi Ritel Koperasi, dimana posisi barang, mulai diterima,
dipajang, hingga terbeli
5. Proyeksi banyaknya permintaan akan suatu jenis barang berdasarkan
jumlah barang yang telah terjual secara tepat.
Manager Ritel Koperasi secara cermat dapat memprediksi jenis
barang yang terjual dalam waktu cepat (Fast Moving) maupun yang
lambat terjual (Slow Moving)
6. Cara memprediksi proyeksi banyaknya permintaan jenis barang
berdasarkan jumlah barang yang telah terjual secara tepat (riwayat)
7. Keterampilan yang dilakukan dalam mengukur persediaan barang
adalah sebagai berikut :
a. Memonitor kondisi barang di dalam toko maupun di gudang
b. Memintakan laporan barang yang masih tersisa dan yang telah
habis dari bawahan
c. Memprediksi proyeksi banyaknya permintaan akan suatu jenis
barang berdasarkan jumlah barang yang telah terjual secara cepat

8. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu mengukur persediaan

barang, yaitu :
a. Cermat
b. Teliti
c. Taat asas

9. Mengkoordinasikan pembuatan laporan pengendalian barang:

a. Kompilasi Laporan pembelian, penjualan dan stock akhir barang
dari bawahan secara lengkap; Kelompok Food, Kelompok Non
food, dan Kelompok General Merchandising
b. Cara mengkompilasi laporan pembelian, penjualan dan stock akhir
barang dari bawahan secara lengkap
1) Langsung; Setiap hari menjelang tutup toko manager Ritel
Koperasi wajib menandatangani semua laporan penjualan dari
hasil transaksi kasir dan laporan pembelian yang dilakukan oleh
bawahannya.
2) Sistem Komputer
Sistem ini sudah diaplikasikan di semua usaha ritel, dimana
dengan menggunakan system komputerisasi akan lebih praktis,
efisien, dan tepat guna. Jumlah pembelian, penjualan dan stock
akhir barang secara cermat dievaluasi
c. Hal minimal untuk di evaluasi oleh manager Ritel Koperasi adalah :
1) Turn Over / Perputaran barang
2) Jumlah pembelian, penjualan dan stock akhir
3) Kadaluarsa / expired date
4) Jumlah barang yang rusak
10. Saldo stock akhir masing-masing barang yang akurat sebagai dasar
pengadaan barang disyahkan, pengesahan tersebut meliputi :
1) Nama barang
2) Kode barang
3) Supplier barang tersebut
4) Jumlah barang datang
5) Jumlah barang terjual
6) Jumlah barang rusak / hilang
7) Jumlah stock akhir

19
 8) Tanda tangan manager Ritel Koperasi sebagai pengesahan

11. Keterampilan yang diperlukan dalam mengkoordinasi

pembuatan laporan pengendalian barang (inventory control)
adalah :
a. Mengkompilasi laporan pembelian, penjualan dan stock akhir
barang dari bawahan secara lengkap
b. Mengevaluasi jumlah pembelian, penjualan dan stock akhir barang
c. Mengesahkan Saldo stock akhir masing-masing barang yang
akurat sebagai dasar pengadaan barang

12. Sikap yang dibutuhkan dalam mengkoordinasi pembuatan

laporan pengendalian barang (inventory control) adalah :
a. Cermat
b. Teliti
c. Taat dan sesuai SOP

13. Memonitoring pelaksanaan pemesanan barang, Pengetahuan yang

diperlukan:
a. Term and condition terhadap segala aspek yang terkait dengan
pemesanan barang kepada pemasok. Aspek pemesanan barang:
1) Waktu pemesanan
2) Jangka waktu pembayaran (Masa waktu pembayara kredit,
cash (beli putus)
3) Pengembalian barang rusak (credit nota)
4) Jumlah pesanan minimum
5) Diskon / rabat
6) Promosi
7) Harga modal dan Harga jual
8) Barang baru

b. Term and condition terhadap aspek yang terkait dengan

pemesanan barang disampaikan segera kepada pemasok.
Meliputi; Type barang, mekanisme pembayaran (Cash, Konsinyasi,
kredit) jumlah jenis barang

c. Perjanjian kerjasama dengan pemasok

Sebelum pemesanan dan distribusi barang dilakukan, manager
wajib membuatkan perjanjian terlebih dahulu dengan para
pemasok
Hal-hal yang berkaitan dengan surat perjanjian kerjasama antara
Ritel Koperasi dengan pemasok minimal mensyaratkan hal-hal
sebagai berikut :
1. Nama, jabatan, dan tanda tangan pihak yang mewakili Ritel
Koperasi dan pemasok barang
2. Alamat perusahaan kedua belah pihak
3. Mekanisme pembayaran
4. Masa berlaku perjanjian
5. Jumlah pesanan

d. Penyampaian formulir pemesanan barang kepada pemasok

surat pesanan yang dibuat oleh manager Ritel Koperasi wajib
melampirkan : Purchasing Order (PO) atau surat pesanan minimal
ditandatangani oleh 2 orang dari Ritel Koperasi, memuat:
1) Nama barang yang dipesan

20
 2) Kode barang yang dipesan
3) Jumlah barang yang dipesan, diperiksa kembali dengan
estimasi/perkiraan barang yang terjual pada periode yang lalu
dengan sisa barang yang tersedia baik ditoko maupun di
gudang
4) Harga barang yang dipesan
e. Cara memonitor pengirima barang dari pemasok sesuai dengan
schedule waktu yang dikoordinasikan. Dilakukan denan
mewajibkan setiap pemasok yang mengirimkan barang mengisi
Buku Registrasi dan Faktur (BRDF)

f. Keterampilan yang diperlukan dalam memonitoring

pelaksanaan pemesanan barang, adalah :
1) Menyampaikan Term and condition terhadap segala aspek yang
terkait dengan pemesanan barang kepada pemasok.
2) Memonitor penyampaian formulir pemesanan barang kepada
pemasok
3) Mengkoordinasikan monitoring pengiriman barang dari pemasok
sesuai dengan schedule waktu yang tepat.
g. Sikap yang dibutuhkan dan diperlukan dalam memonitoring
pelaksanaan pemesanan barang adalah :
1) Cermat
2) Teliti
3) Taat dan sesuai SOP

21
 MODUL
MENGKOORDINASIKAN KEGIATAN PENJUALAN
AGAR KEGIATAN PENJUALAN LANCAR DAN MENGHASILKAN
KEUNTUNGAN

DIAGRAM ALIR:

1. Mengevaluasi Knierja Penjualan Masing-Masing Item, Pengetahuan

Yang Diperlukan:
a. Evaluasi tingkat penjualan barang (past, low,bad)
b. Cara mengidentifikasi barang yang cepat laku terjual
a) Identifikasi data hasil penjualan selama satu minggu per bagian,
per jenis dan per kode barang.
b) Amati tanggal penerimaan barang dan tanggal penjualan
c) Amati nilai penjualan per minggu
d) Perhatikan stock fisik barang dengan data buku, apakah hilang
atau terjual
e) Perhatikan profit yang didapatkan dari penjualan.

c. BARANG- BARANG YANG TIDAK DAN KURANG LAKU

a) Terhadap barang yang tidak laku di mana masa waktu yang
diperlukan untuk sampai ke pelanggan lebih dari 2 bulan atau
bahkan sampai dengan barang tersebut kadaluarsa, maka barang
tersebut di evaluasi dan didiskusikan dengan pemasok apakah
akan diputus, diberikan diskount, atau diputuskan tidak jual lagi.
b) Melakukan analisa SWOT dalam mengevaluasi kinerja penjualan
masing-masing barang
S Strenght, barang yang dipesan terjual dengan cepat, dalam
kurun waktu kurang dari tujuh hari setelah didisplay; barang
tersebut tidak boleh putus/kosong, namun demikian harus

22
 diperhatikan margin atau profit yang didapatkan.
W Weakness, penjualan barang tersebut harus diperhatikan, jika
barang yang diterima sampai dengan dibeli oleh pelanggan
lebih dari 30 hari, maka dapat diputuskan untuk tidak
menjualnya kembali
O Oportunity, kesempatan untuk menjual sangatlah diperhatikan,
terutama pada saat event-event tertentu dan produk baru yang
di dapat dari pemasok, ditempatkan pada tempat yang paling
mudah dilihat/dijangkau, dengan floor display.
T Threat, Ancaman yang timbul dari dalam dapat berupa hama
tikus, pencurian oleh karyawan atau ancaman dari luar
persaingan harga jual oleh kompetitor wajib dipantau setiap
saat melalui komunikasi dengan pemasok atau diadakan tim
untuk memantau harga jual yang dilakukan oleh kompetitor.

c) Cara Mengevaluasi Barang-Barang Yang Tidak Dan Kurang

Laku Secara Tepat
1) Cetak hasil penjualan selama satu bulan
2) Perhatikan tanggal diterimanya barang
3) Perhatikan tanggal akhir penjualan
4) Jika waktu penjualan melebihi satu bulan, maka barang
tersebut dikategorikan barang tidak dan kurang laku
5) Perhatikan profit/keuntungan yang di dapat
6) Untuk kategori barang-barang tidak dan kurang laku ini perlu
dipertimbangkan apakah akan tetap dijual atau tidak.

d. Keterampilan Yang Dilakukan Dalam Mengevaluasi Kinerja

Penjualan Masing-Masing Item Barang Sebagai Berikut :
1) Mengidentifikasi barnag-barang yang cepat laku secara cermat
2) Mengevaluasi barnag-barang yang tidak dan kurang laku
secara tepat

e. Sikap kerja yang harus dilakukan dalam mengevaluasi kinerja

penjualan masing-masing item barang sebagai berikut :
 Cermat
 Taat azas

2. MONITORING KINERJA BAWAHAN, Pengetahuan yang diperlukan:

a. Pemantauan terhadap kinerja bawahan secara cermat, melalui:
1) Job Deskription (Daftar Pekerjaan)
2) SOP (Standar Operastional Prosedur)
3) Standar penilaian prestasi kerja

b. Cara melakukan pemantauan kinerja bahawan secara cermat

1) Cetak absensi semua karyawan setiap bulan
2) Perhatikan tingkat kehadirannya, berapa hari tidak masuk (sakit,
ijin, alpa)
3) Perhatikan absensi masuk/keluarnya, apakah selalu tepat waktu,
atau memberikan loyalitas kepada perusahaan.
4) Cetak target penjualan, kehilangan barang, dan biaya operasional
yang dikeluarkan (lembur, utility, wrapping, dsb) pada bagian setiap
karyawan.
5) Perhatikan target penjualan dan kehilangan yang diberikan dengan
hasil yang dicapai

23
c. Mengukur tingkat keberhasilan bawahan, seperti:
1) Jika target penjualan toko, Rp 100 juta, beban operasional toko 2%
dari target penjualan, dan faktor kehilangan barang tidak lebih dari
0,3 % dari target penjualan, maka setiap karyawan akan
berkontribusi mengejar target-targer di atas dengan kapasitas
divisinya masing-masing.
2) Divisi pramuniaga wajib melakukan pendisplayan setiap hari untuk
semua barang tidak boleh ada yang kosong, kasir minimal
melayani 500 pelanggan setiap harinya, dan wajib menghapal
nama-nama pelanggan setiap minimal 20 orang, tidak ada barang
rusak/kadaluarsa di dalam toko.

d. Cara menetapkan tingkat keberhasilan bawahan secara tepat

1) Sempurna, jika hasil pencapaian kerjanya selama setahun di atas
dari target yang telah diberikan.
2) Baik, jika hasil pencapaian kerjanya selam setahun sama dengan
target yang telah diberikan.
3) Kurang baik, jika pencapaian hasil kerjanya selama setahun hanya
50% dari target yang telah diberikan.
4) Buruk, jika pencapaian hasil kerjanya selama setahun dibawah
50% dari target yang telah diberikan.

e. Jenis reward dan punishment untuk setiap karyawan, contoh:

1) Untuk pencapaian 100% target dalam periode 6 bulan yang
ditunjukkan dengan hasil stock opname yang bagus sesuai dengan
target, maka para karyawan diberikan bonus berupa 1 bulan gaji.
2) Jika hasil kinerjanya tidak menunjukkan target, seperti contoh
kehilangan terhadap barang sensitive terutama barang yang
harganya mahal maka karyawan pada shift terjadinya kehilangan
barang di atas nilai target yang ditentukan maka tidak diberikan
bonus dan mengurangi kenaikan gaji di tahun berikutnya.
3) Untuk menambah motivasi kerja setiap bawahan, maka manajer
ritel koperasi juga perlu untuk membuatkan penilaian karyawan
terbaik setiap bulannya, dan yang terpilih diberikan kompensasi
berupa hadiah, voucher, atau bonus setengah bulan gaji.
4) Hal-hal berupa penghargaan dan hukuman yang akan ditetapkan
oleh seorang manajer ritel koperasi wajib untuk disampaikan
kepada pengurus koperasi

f. Cara menentukan jenis reward dan punishment

REWARD/PENGHARGAAN
1) Sempurna, dapat diberikan bonus satu bulan upah yang setiap
bulannya diberikan di potong pajak.
2) Baik, dapat diberikan bonus setengah bulan upah yang setiap
bulannya diberikan dipotong pajak.
3) Tidak baik, tidak dapat bonus.
4) Buruk, akan diberikan sanksi sesuai dengan haisl kinerjanya.

PUNISHMENT/SANKSI
1) Peringatan lisan, jika pelanggaran yang dilakukan berupa
pelanggaran ringan seperti, tidak berpenampilan sesuai standar.
2) Peringatan 1, jika pelanggaran yang dilakukan berupa pelanggaran
prosedural seperti, tidak masuk kerja selama 2 hari tanpa ada
penjelasan yang dapat diterima.

24
 3) Peringatan 2, jika pelanggaran yang dilakukan berupa pelanggaran
yang berhubungan dengan pelayanan pelanggan seperti, tidak
tersenyum dan mengucapkan terima kasih saat transaksi berakhir
atau melakukan pelanggaran karena peringan 1.
4) Peringatan 3, jika pelanggaran yang dilakukan berupa pelanggaran
yang dikategorikan berat, seperti hasil kinerja di bawah 50% dari
target yang ditetapkan, kehilangan barang dibagiannya mencapai
lebih dari 50%.
5) Pemutusan hubungan kerja, jika pelanggaran yang dilakukan
berupa pelanggaran integritas seperti, tidak masuk 5 hari berturut-
turut tanpa ada alasan yang diterima, setelah dipanggil 2 kali.
g. Laporan evaluasi kinerja bawahan secara lengkap
Penilaian Kinerja
Nama Karyawan : xxxxxxxxxxx
NIP : xxxxxxxxxxx
Jabatan : Pramuniaga
Periode : semester 1 tahun 2013
No Kinerja Penilaian Bobot Pencapaian
1 Kondisi display rapi dan komplit 15%
2 Penampilan diri sesuai standar 10%
3 Tidak ada complain dari 5%
pelanggan
4 Target Penjualan tercapai 45%
5 Nilai kehilangan 25%
100%

…………………………………….2013
Atasan Nama dan Tanda tangan karyawan yang dinilai

………. ……………………………………………………

h. Cara menyusun laporan evaluasi kinerja bawahan secara lengkap

1) Cetak form penilaian kinerja bawahan
2) Evaluasi hasil kinerja
3) Panggil bawahan yang dinilai dan ditandatangani bersama evaluasi
yang telah dilakukan.
4) Proses evaluasi penilaian yang sudah ditanda tangani dengan baik
dan benar.

i. Keterampilam Yang Dilakuan Dalam Memonitoring Kinerja

Bawahan Sebagai Berikut:
a. Melakukan pemantauan terhadap kinerja bawahan secara cermat
b. Menetapkan tingkat keberhasilan karyawan
c. Menentukan jenis reward dan punisdhment untuk setiap karyawan
sesuai dengan kinerjanya.

j. Sikap Kerja Yang Harus Dilakukan Dalam Mengevaluasi Kinerja

Penjualan Masing-Maisng Item Barang Sebagau Berikut :
a. Cermat
b. Taat asas

3. MENYUSUN LAPORAN KINERJA PENJUALAN UNTUK PERIODE

WAKTU TERTENTU, Pengetahuan Yang Diperlukan:

25
a. Data Penjualan Barang, Pembelian Barang dan Kehilangan Barang
secara Rinci wajib disajikan untuk kepentingan lapaoran
b. Cara Mentabulasi Data Penjualan Barang, Pembelian Barang dan
Kehilangan Barang Rinci
1) Siapkan program software komputer sesuai kebutuhan tabulasi.
2) Seleksi kembali program yang ditawarkan dengan kebutuhan yang
diperlukan
3) Jalankan prosedur program yang telah disepakati.
4) Ketelitian dalam mentabulasi data penjualan, pembelian, dan
kehilangan barang.
5) Cetak secara periodik tabulasi data penjualan, pembelian, dan
kehilangan barang.
6) Koreksi setiap kesalahan yang timbul akibat dari salah proses
daribawahan yang mengolah data tabulasi.

c. Akuntabilitas Kinerja Hasil Penjualan Total Secara Nominal, meliputi:

1) Total Penjualan
2) Margin
3) Shrinkage
4) Gross Profit
5) Pembelian
6) Biaya tenaga kerja
7) Pemeliharaan
8) Pajak
9) Net income

d. Cara Menyajikan Akuntabilitas Kinerja Hasil Penjualan Total secara

nominal :
1) Lakukan proses akuntansi dari mulai penjualan harian.
2) Sajikan data dalam bentuk soft copy
3) Koreksi hasil penjualan jika terdapat kesalahan
4) Cetak hasil akuntabilitas hasil penjualan total secara nominal untuk
ditandatangani dan menjadi bawahan laporan.

e. Tingkat Produktivitas dan Efisiensi Kegiatan Penjualan Secara Tepat.

1) Evaluasi yang dilakukan dapat dimulai dari pembelian yang
dilakukan kepada pemasok, apapah sudah sesuai dengan harga
pasar dan target baik jangka pembayaran, rabat diberikan, dan
perjanjian lain yang mengikat kedua belah pihak, apakah sudah
menguntungkan RK atau belum maksimal, atau bahkan merugikan.
2) Selanjutnya evaluasi memperhatikan pola dan target penjualan,
dari segmentasi pemasarannya dan even-event promosi yang
dilakukan selama ini apakah sudah tepat sasaran atau belum.
3) Proses adminstrasi dan kinerja karyawan juga menjadi agenda
prioritas selanjutnya untuk dijadikan evaluasi, apakah selama ini
proses administrasi penerimaan barang, barang rusak,
pengembalian barang ke supplier, dan lain-lain sudah berjalan
sesuai dengan ketentuan yang sudah diberikan.

f. Cara Mengevaluasi Tingkat Produktivitas dan Efisiensi Kegiatan

Penjualan Secara Tepat.
1) Buatkan form evaluasi tingkat produktivitas dan efisiensi penjualan.
2) Periksa materi form evaluasi
3) Bandingkan hasil penjualan dengan biaya-biaya operational yang
telah dikeluarkan , termasuk biaya gaji karyawan.

26
 4) Periksa biaya-biaya pengeluaran yang besar.
5) Evaluasi biaya-biaya yang tidak perlu.
6) Cetak form evaluasi yang sudah diproses, sosialisasikan kepada
karyawan dan pengurus ritel koperasi.

g. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Menyusun Laporan Kinerja

Penjualan Untuk Periode Waktu Tertentu Adalah :
a. Mentabulasi data penjualan barang, pembelian barang dan
kehilangan barang secara rinci.
b. Menyajikan akuntabilitas kinerja hasil penjualan total secara
nominal.
c. Mengevaluasi tingkat produktivitas dan efisiensi kegiatan penjualan
secara tepat.
h. Sikap Yang Dibutuhkan Dalam Menyusun Laporan Kinerja
Penjualan Untuk Periode Waktu Tertentu Adalah:
a. Cermat
b. Taat dan sesuai SOP

27
 MODUL 3
MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG BERKAITAN DENGAN
WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB

Diagaram Alir Pecnapaian Unjuk Kerja Melaksanakan tugas – tugas

lain yang berkaitan dengan wewewenang dan Tangung jawab
sebagai Manajer

F. Materi dan pelatihan Melaskanakan tugas – tugas lain yang

Berkaitan dengan Wewenang dan Tanggung Jawab Sebagai
Manajer
1. Mengembangkan teknik untuk membina hubungan dekat dengan
semua pihak yang terkait dengan bisnis ritel koperasi
Pengetahuan yang diperlukan:
a. Institusi / prusahaan yang menjadi parner bisnis Ritel Koperasi
1) semua pemasok dan supplier (distributor) pemasok barang
2) Perusahan pembuat prodouk
3) Perusahaan pembuat mesin dan alat yang digunakan
4) Staff dan pejabat pemerintahan yang terkait
5) Konsultan koperasi.

28
b. Cara mendapatkan dan memlihara relasi bisnis yang ada :
1) Berfokuslah apa yang biasa anda berikan pada relasi bisnis
bukan apa yang mereka bisa berikan kepada kita.
2) Mengenalkan relasi bisnis kita dengan teman yang
membutuhkan
3) Selalu membina dan membuat relasi baru
c. Cara mencatat institusi / perusahaan yang menjadi partner bisnis
ritel koperasi
1) Catat nama dan nomor telpon relasi
2) Lengkapi bidang keahlian relasi anda
3) Akan mudah menghubungi ulang jika dibutuhkan
d. Bidang Kerja yang mau diekerjasamakan
1) Membina hubungan baik bukan saja menyimpan dan
mencatatnya saja .
2) Identifikasi atas bidang kerja yang mau diekrjasamakan
3) Komunikasikan bidang kerja yang memeungkinkan dapat
diekrjasamakan.

e. Cara mengdentifikasi bidang kerja yang mau diekrjasamakan

1) Penjualan ritel koperasi;
2) Stok produk yang tersedia
3) Produk akan mendekati expaired
4) Program kerja dari Pemerintah dan Swasta
5) Model kerjasama; bonus, diskon, promosi, hadiah, dll
f. Hubungan kerjasama dengan pihak institusi / suplayer dalam
bentuk surat perjanjian / nota kesepamaham
Semua bentuk kekrjasama didokumnetasikan dengan baik
selain untuk Tertib Administrasi juga untuk daua jual perusahaan
g. Cara menadiministrasikan dokumen kerjasama dengan pihak
lain, diataranya disimpan dalam arsip kantor, difotocopy sebagai
arsip
h. Ketrampailan yang dierplukan dalam mengembangkan teknik
membika hubungan dekat dengan semua pihak yang terkait
1) Mencatat insitiusi / perusahaan yang menjadi partner bisnis
Ritel Koperasi
2) Menghindari bidang ekrja yang mau dikerjasamakan
3) Melegalkan hubungan kerjasama dengan pihak isntitusi /
supplier dalam bentuk surat eprjanjian / nota kesepahaman
4) Mengaadministrasikan kerjasama dengan pihak laind alam
bentuk dokumentai
i. Sikap yang harus dilakukan dalam menegemabngkan teknik
untuk membina hubungan dekat dengan semua pihak yang
terkait dengan bisnis ritel Koperasi sebagai berikut :
1) Cermat
2) Tegas
3) Komunikatif

29
2. Mengembangkan hal – hal yang berkaitan daris emua pihak
yang ebkerjasama dan tekait dengan bisnis ritel koperasi .
a. Cara mengidentifikasikan tujuan kekrjasama dengan insititusi /
perusahaan yang menajdi partner yang baik
a) Identifikasi positif dan negative atau untung rugi dari
kerjasama
b) Berprinsip pada saling menguntungkan
Kerjasama yang baik adalah kerjasama yang didasarkan
b. Persyaratan – persyaratan atau kriteria untuk kerjasama
1) Siapakan persyaratan atau criteria untuk kerjasama .
2) Kesiapan para pihak untuk memenuhi syarat
3) Pemernuhan persyaratn ini adalah bukti dari komitmen
c. Cara memenuhi persyaratan kerjasama
1) Komitmen dari pimpinan dan pengurus koperasi
2) Membuat Perencanaan
3) Koordinasi
4) Tenggang Waktu
c. Keterampilan yang dieperlukan dalam mengidentifikasikan hal– hal
yang berkaitan dari semua pihak yang bekerjasama dan terkait:
1) Mengidentifikasikan tujuan kerjasama dengan instutusi /
perusahan yang menjadi partner dengan baik.
2) Memenuhi eprsyaratan – persyaratan atau criteria untuk
kerjasama

30
 d. Sikap yang harus dilakukan dalam megidentifikasikan hal – hal
yang berkaitan dearis emua pihak yang bekerjasama dan
terkait dengan bisnis ritel koperasi sebgai berikut :
a) Cermat
b) Tegas
c) Komunikatif
3. Membangun harmoniasi kerja yang selaras dan sejalan dengan
semua staff dan bawahan dalam rangka pencapaian tujuan.
Pengetahuan yang dieprlukan:
a. Cara membagi bidang kerja masing–masing staff sesuai
kemampuan
1) Mengenal latar belakang pendidikan dan pengelaman
kerjanya.
2) Mengenal kemampuan masing – masng staff yang ada
b. Bidang kerja tiap staf diatur sesuai standar waserda koperasi
1) Store Manajer
2) Asisten Manajer
3) Kasir
4) Pramuniaga
c. Cara mengatur bidang kerja masing – masing staff sesuai
standar waserda koperasi
1) Pemahaman bisnis ritel koperasi
2) Standar kerja diritel koperasi
d. Cara mencapai standar kerja
1) Adakan pedoman standar kerja yang jelas dan dipahami
2) Memberikan petunjuk cara mencapai atau melakukan
3) Pastikan SOP itu dipahami dengan betul
d. Tehnik Kerjasama tim dengan baik dan efektif
1) Setidaknya salah stau pihak yang meyakini sangat pentingntya
hubungan yng efektif
2) Belajar mendengar tanpa prasangka
3) Temui orang secara informal
4) Suasana kerja yang positif akan menciptakan kondisi kondusif
e. Cara membangun kerjsama tim dengan efektif
1) Keterbukaan dan saling memeprcayai antar anggota tim .
2) Keragaman latar belakang anggota tim member warna kepada
tim .
3) Anggota tim selalu mendukung keputusan, prosedur dan
pengawasan yang ibuat bersama – sama .
4) Konflik yang terjadi diselesaikan dengan kontruktif dan
menerapkan pedekatan menang – menang.
F. Sasaran dan target kerja oleh seluruh staf
1) Merumuskan tanggunga jwab dan tugas yang harus dicpai oleh
karyawan san rumusan tersebut disepakati bersma.
2) Menyepakati sasaran kerja dalam bentuk hasil yang hrus dicapai
oleh karyawan untuk kurun waktu tertentu Termasuk dalam tahap
ini adlah peentapan standar prestasi dan tolak ukurnya.

31
 3) Melakukan monitoring melakukan koreksi, memebrikan
kesempatan dan bantuan yang dieprlukan bawahan.
4) Menilai prestasi karyawan tersebutd engan cara membandingkan
prestasi yang dicapai dengan standar taua tolak ukur yang telah
ditetapkan sebelumnya.
5) Dalam tahap penilaian ini harus tercakup pula kegiatan
mengidentifikasi bidang – bidang yang aa dan dirasakan terdapat
kelemahan pada orang yang dinilai
6) Memebrikan umpan balik pada karyawan dengan seluruh jhasil
penilaian yang dilakukan .
g. Cara memahami sasaran dan target kerja oleh seluruh staff
1) Tujuan dirumuskan dalam metode SMART (Spesifik, Measurable,
spesifik dan terukur, Attainable, relevan and Timely sebagai
sasaran – sarana yuyang terukur targetnya.
2) Terminologi yang kedua (attainable) menekanakan pentingnya
seberapa relaistis sebuah target itu .
3) Relevansi sebuah tujuan dinayatakan dengan memilih prioritas
bagi sasaran – saran yang paling vital dan berarti bagi
oragansiasi .
h. Support individual mendukung performance staff
i. Cara membuat support individual untuk performace staf.
1) Meningkatkan prestasi kerja karyawan, dengan memeberikan
kesempatan untuk memenuhi aktualisasi diri
2) Merangsang minat dalam mengembangkan pribadi dengan tujuan
meningkatkan hasil karya dan prestasi pribadi serta potensi
karyawan dengan cara membrikan umpan balik pada mereka
tentang prestasi kerjanya.
3) Menyediakan alat / sarana untuk meningktkan prestasi ekrja
karyawan
4) Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengeluarkan
perasaannya tentang pekerjaan atau hal – hal yang berkaitan
j. Ketrampilan yang diperlukan dalam membangun harmonisasi
kerja yang selaras dan sejalan dengan semua staf dan bawahan
dalam rangka pencpaian tujuan sebagai berikut :
a) Membagi bidang kerja masing – masing staff sesuai kemampuan
b) Mengatur bidng kerja masing – masing staff diatur sesuai standar
waserda koperasi
c) Membangun kerjasama tim yang efektif
d) Memahamai sasaran dan target kerja dipahami oleh seluruh staff
e) Membuat support individual untuk mendukung performance staf
k. Sikap yang harus dulakukan dalam membangun harmoniasasi
kerja yang selaras dan sejalan dengan semua staff dan bawahan
dalam rangka pencepaian tujuan adalah sebagai berikut :
a) Cermat

32
b) Tegas
c) Komunikatif

33
 MODUL 4
MELATIH BAWAHAN UNTUK MENINGKATKAN ILMU PENGETAHUAN
DAN KEMAMPUAN DIBIDANG PERDAGANGAN RITEL

Diagram Alir Pencapaian Unjuk Kerja Melatih Bawahan Untuk

Meningkatkan Ilmu Pengetahuan dan Kemampuan dibidang
Perdagangan Ritel

Materi Pelatihan Bawahan Untuk Meningkatkan Ilmu Pengetahuan dan

Kemampuan dibidang Perdagangan Ritel
1. Melatih Bawahan untuk meningkatkan pengetahuan
Pengetahuan yang diperlukan:
a. Kebutuhan pelatihan untuk bawahan
b. Cara mengidentifikasi kebutuhan pelatihan secara tepat untuk
bawahan
1. Penilaian Kinerja
2. Rencana dan pengembangan Ritel Koperasi
c. Kemampuan bawahan sesuai dengan bidang kerjanya masing-
masing
d. Cara melatih kemampuan bawahan sesuai dengan bidang kerjanya
masing-masing
1. Melakukan kegiatan pelatihan dengan instruktur yang ahli
2. melibatkan atau menghadirkan instruktur professional
3. Mengirim karyawan sesuai dengan bidang tugasnya untuk
mengikuti pelatihan
4. Menghadirkan coach (bimbingan) dengan menghadirkan tenaga
ahli vendor atau supplier alat-alat mesin bisnis untuk
meningkatkan skill
5. Melakukan study banding ke toko ritel koperasi yang dianggap
lebih maju

34
e. Cara mengenal bawahannya,
1) Banteng
 Memiliki kemauan tinggi walaupun belum disertai dengan
kemampuan yang baik dalam mengerjakan tugasnya.
 selalu mau jika atasannya memberikan tugas, walaupun
belum jelas betul saran dari tugas tersebut. Pokoknya
dikerjakan saja dulu.
 memiliki motivasi kerja yang kuat.
 Pendekatan yang dilakukan untuk tipe ini adalah
menjelaskan sasaran dari tugas dengan lebih detail,.
2) Bintang
 Menggambarkan tipe bawahan yang memiliki kemampuan
dan kemauan tinggi.
 Biasanya ekspresi yang muncul bahwa karyawan ini selalu
mengerjakan tugas dengan baik dan didukung oleh
pengetahuan atau pengalaman yang dimiliki.
 sudah berpengalaman dan memiliki motivasi yang tinggi.
 Pendekatan yang harus dilakukan oleh seorang atasan
adalah dengan melakukan pendelegasian tugas
(delegating)..
3) Keledai
 memiliki kemampuan dalam menjalankan tugas, namun
tidak didukung dengan kemauan atau motivasi tinggi
 Pada tipe ini, seorang atasan harus menggunakan
pendekatan conselling. Bahwa karyawan ini haruslah
diberikan penyadaran bahwa ada dampak negatif dari
perilaku yang dilakukan..
4) Kartu Mati
 Suatu kondisi yang amat memprihatinkan.
 Tidak memiliki kemampuan dan tidak memiliki kemauan
dalam menyelesaikan tugas.
 Peran pembinaan tentunya harus lebih ekstra dalam
melakukan pembinaan.
f. Arti pentingnya Kepuasan Pelanggan
Pelanggan yang mendapat kepuasan, akan mengakibatkan
menjadi loyal, sehingga akan selalu berbelanja di tempat kita,
berbicara dan mengajak kerabat untuk berbelanja di tempat kita
dan pada akhirnya dampak positif bagi bisnis.
e. Cara memotivasi arti pentingnya kepuasan pelanggan, baik
anggota maupun non anggota di semua jajaran bawahan.
1. Kenali kekuatan karyawan Anda
2. Fleksibel dengan jadwal
3. Berikan pekerja kepedulian
4. Beritahu kemajuan koperasi

35
 g. Keterampilan yang dilakukan dalam melatih bawahan untuk
meningkatkan pengetahuan adalah sebagai berikut :
1) Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk bawahan secara
tepat
2) Melatih kemampuan bawahan sesuai dengan bidang kerjanya
masing-masing
3) Memotivasi arti pentingnya kepuasan pelanggan; baik anggota
maupun non anggota di semua jajaran bawahan.

h. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu melatih bawahan

meningkatkan pengetahuan, yaitu :
1) Cermat
2) Tegas
3) Komunikatif

2. Melatih teknik pelayanan pelanggan (anggota maupun non anggota)

kepada bawahan. Pengetahuan yang diperlukan:
b. Teknik menjua[ dan melayani dengan tepat.
c. Cara membelajarkan teknik menjual dan melayani dengan tepat
1) Yakinlah bisa menjual
2) Temui lebih banyak lagi orang
3) Kenali siapa pelanggan anda
4) Antisipasi penolakan
5) Tetaplah tersenyum
6) Lakukan sekarang

d. Teknik kekompakan tim dalam memberikan dukungan pelayanan

kepada pelanggan untuk setiap bawahan
1) Menyatunya pikiran dan rasa akan membentuk sebuah sinergi.
2) Kompak adalah apabila setiap bagian bisa disatukan, semua
bekerja sesuai fungsi masing-masing.
3) Kekompakan pekerja penting bagi Ritel Koperasi karena sebuah
seperti satu tubuh, dengan satu nama, satu aktivitas, satu
tujuan hidup.
4) Satu tubuh yang beraktivitas dikendalikan satu pikiran.
e. Cara melatihkan teknik kekompakan tim dalam memberikan
dukungan pelayanan kepada pelanggan untuk setiap bawahan.
1) Pertama adanya tujuan yang jelas dan dipahami seluruh
bagian/pengurus. Kemudian, setiap bagian tahu porsi
pekerjaan
2) Menyadari semua penting
Tidak ada perasaan lebih dari yang lain, sebagaimana tangan
kanan tidak merasa lebih dari yang kiri, otak tidak merasa lebih
penting daripada kaki. Semua memiliki arti bagi berfungsinya
sebuah tubuh.
3) Tanggung jawab
Masing-masing bertanggung jawab terhadap fungsi diri dalam
bagiannya mencapai tujuan. Tak ada yang merasa superior.

36
f. Semua aktivitas yang terkait dalam memaksimalkan penjualan
oleh setiap bawahan
1) Hubungan baik dengan pelanggan
2) Tindak lanjut; ucapan terima kasih, bina hubungan secara terus
3) Bonus gratis dan hadiah
g. Cara mengajarkan semua aktifitas yang terkait dalam
memaksimalkan penjualan oelh setiap bawahan
1) Kesadaran akan memaksimalkan penjualan
2) Komunikasi yang baik dengan pelanggan
3) Tindak lanjut, usahakan yang sudah belanja datang lagi
4) Hadiah kecil yang berkesan
h. Keterampilan yang dilakukan dalam melatih teknik pelayanan
pelanggan (anggota maupun non anggota) kepada bawahan
adalah sebagai berikut :
1) Membelanjakan teknik menjual dan melayani dengan tepat
2) Melatihkan teknik kekompakan tim dalam memberikan
dukungan pelayanan kepada pelanggan untuk setiap bawahan
3) Mengajarkan semua aktifitas yang terkait dalam
memaksimalkan penjualan oleh setiap bawahan
i. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu melatih teknik pelayanan
pelanggan (anggota maupun non anggota) kepada bawahan,
yaitu:
a. Cermat
b. Tegas
c. Komunikatif

37
 MODUL 5
MENDISTRIBUSIKAN TUGAS
KEPADA ASISTEN MANAJER DAN BAWAHAN

MATERI PELATIHAN MENDISTRIBUSIKAN TUGAS KEPADA ASISTEN

MANAJER DAN BAWAHAN

1. Mendistribusikan tugas sesuai bidang kerja masing-masing

Pengetahuan yang diperlukan :
a. Pendistribusian tugas dengan menggunakan komunikasi yang efektif
dan efisien serta profesional

38
 komponen dalam komunikasi :

1) Pengirim (sender=sumber) adalah seseorang yang mempunyai

kebutuhan atau mempunyai kepentingan untuk
mengkomunikasikan informasi kepada orang lain.
2) Pengkodean (encoding) adalah pengirim “mengubah bentuk”
informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.
3) Pesan (massage), dapat dalam berbagai bentuk biasanya dapat
dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.
4) Saluran (chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas
untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan
5) Penerima (receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan, jika
pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak
akan terjadi.
6) Penafsiran kode (decoding) adalah proses dimana penerima
menafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi
yang berarti baginya.
7) Umpan balik (feedback) adalah reaksi yang diberikan oleh
penerima sebagai bukti/pernyataan bagaimana pesan dari pengirim
telah ditafsirkannya

b. Cara melakukan pendistribusian tugas dengan menggunakan

komunikasi yang efektif dan efisien serta profesional.
1) Kejelasan
Komunikasi harus menggunakan bahasa dan mengemas informasi
secara jelas, sehingga mudah diterima dan dipahami oleh
komunikan.
2) Ketepatan
Menyangkut penggunaan bahasa yang benar dan kebenaran
informasi yang disampaikan

3) Konteks
Konteks atau sering disebut dengan situasi, maksudnya adalah
bahwa bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai
dengan keadaan dan lingkungan dimana komunikasi itu terjadi.
4) Alur
Bahasa dan informasi yang akan disajikan harus disusun dengan
alur atau sistematika yang jelas, sehingga pihak yang menerima
informasi cepat tanggap
5) Budaya
Tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga harus
memperhatikan tatakrama dan etika.

c. cara dalam memberikan instruksi atau distribusi tugas kepada

bawahan:
1) Berikan perintah atau tugas kepada orang yang tepat sesuai
dengan wewenangnya.
2) Perhatikan kemampuan si penerima perintah
3) Perhalus perintah
4) Gunakan bahasa yang singkat-padat, jelas & sederhana.
5) Mintalah bawahan mengulangi perintah secara lisan
6) Beri kesempatan kepada bawahan untuk bertanya
d. Penampilan bahasa, intonasi dan bahasa tubuh yang cermat dan tepat
Fungsi komunikasi nonverbal yang penting:

39
 1) Dapat menggantikan pesan lisan/verbal
2) Dapat menyampaikan pesan-pesan yang kurang enak bila disampaikan
secara lisan.
3) Membentuk kesan yang mengarahkan komunikasi.
4) Dapat memperjelas relasi di antara pihak-pihak yang berkomunikasi
5) Mengatur Interaksi
6) Memperkuat dan memodifikasi pesan-pesan verbal,

e. Cara menampilkan bahasa, intonasi dan bahasa tubuh yang cermat dan
tepat
1) Cara menampilkan bahasa dalam komunikasi verbal:
1. Mengucapkan lafal dengan jelas.
2. Menggunakan bentuk-bentuk kalimat, urutan kata, serta pilihan kata
yang tepat.
3. Menggunakan ragam bahasa yang sesuia dalam situasi komunikasi
ditinjau dari hubungan antar pembicara dan pendengar.
2) Cara menampilkan bahasa tubuh
a) Menggangguk untuk mengatakan ya
b) Menggelengkan kepala untuk mengatakan tidak
c) Menggoyangkan tangan dengan telapak tangan mengarah ke
depan sebagai kata pengganti ‘tidak’
d) Kedua tangan di samping, lurus ke bawah menunjukan siap
menerima perintah
e) Menghela nafas untuk melepaskan ketegangan
f) Menggunakan gerakan tangan untuk mengilustrasikan atau
menjelaskan sesuatu;
g) Mengernyitkan dahi untuk menunjukan kekurang fahaman
h) Menggaruk kepala untuk menunjukan kebingungan
i) Memukul meja untuk menunjukan kemarahan
j) Mengangkat tangan untuk meminta waktu/menyela percakapan
k) Menyunggingkan senyum untuk menyatakan minat/perhatian
l) Mengangkat alis untuk menyatakan rasa gembira akan kehadiran
orang yang diajak bicara, dan mengharapkan, serta menghargai
respon darinya.
m) Memelototkan mata untuk menyatakan terkejut
n) Memegang kepala untuk mengingat – ingat kembali suatu hal
o) Bersalaman untuk menyatakan kesopanan, keakraban atau
persetujuan
p) Tepukan di punggung untuk menyatakan penghargaan
q) Mengelus-elus bahu menyatakan simpati kepada orang yang telah
akrab
r) Mengusap-usap kepala orang lain sebagai tanda kasih sayang
s) Mengangkat ibu jari (jempol) untuk memuji prestasi
t) Melihat jam tangan dua tiga kali menunjukan bahwa sedang
tergesa-gesa atau memiliki waktu yang sempit

3) Cara menampilkan intonasi dalam komunikasi

a) Intonasi
b) Tekanan/nada
c) Jeda

f. Komunikasi aktif dua arah

a) Komunikasi formal vs informal

40
 Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando
berdasarkan hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi
yang terjadi di luar hubungan hirarki wewenang.
b) Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral
komunikasi ke bawah mengalir dari tingkat atas ke bawah dalam
herarki.
Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir dari tingkat bawah ke
atas dalam suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah komunikasi
sejajar antara mereka yang berada pada satu tingkatan wewenang

Bagan Komunikasi Vertikal 2 arah

Dalam perusahaan

41
 c) Komunikasi satu arah dan dua arah
Dalam komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa
meminta umpan balik, sedangkan dalam komunikasi dua arah
penerima dan pengirim berita saling memberi umpan balik.

g. Cara membangun komunikasi aktif dua arah

1) Kedua belah pihak yang berkomunikasi harus mendengarkan secara
aktif yaitu menyimak secara efektif, baik dari pihak pemberi pesan
maupun penerima pesan,
2) Berbicara langsung pada masalah
3) Menggunakan bahasa verbal dan non verbal
4) Saling memberikan perhatian
5) Saling memberikan umpan balik

h. Untuk kemudahan mengingatnya, kita gunakan istilah dalam bahasa

inggeris yang apabila dirangkaikan menjadi akronim kata “REACH”

1) Respect
Yaitu sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan
yang kita sampaikan.

2) Emphaty
Emphati adalah kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi
atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.
3) Audible
Audible maksudnya adalah dapat didengarkan atau dimengerti dengan
baik. Audible berarti pesan yang kita samapaikan dapat diterima oleh
penerima pesan.

4) Clarity
Pesan harus jelas sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau
berbagai penafsiran yang berbeda yang akan menimbulkan dampak
yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan
transparansi.
5) Humble
Sikap rendah hati (humble) merupakan unsur yang terkait dengan
hukum yang pertama. Untuk dapat membangun rasa menghargai
orang lain harus didasari oleh sikap rendah hati.

42
 i. Keterampilan yang dilakukan dalam mendistribusikan tugas kepada
asisten manajer dan bawahan adalah sebagai berikut:
a. Melakukan pendistribusian tugas dengan menggunakan komunikasi
yang efektif dan efisien serta profesional
b. Menampilkan bahasa, intonasi dan bahasa tubuh yang cermat dan tepat
c. Membangun komunikasi dua arah dengan bawahan

j. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu mendistribusikan tugas kepada

asisten manajer dan bawahan, yaitu :
a. Cermat
b. Teliti
c. Berpikir evaluatif
d. Terbuka terhadap umpan balik

2. Mengintegerasikan kekompakan bawahan sebagai satu kerja tim.

Pengetahuan yang diperlukan:
a. Motivasi kebersamaan dan keterpaduan kelompok
1) Kebutuhan Fisiologis
Merupakan kebutuhan dasar, yaitu pangan, sandang dan kebutuhan
biologis (sex). Dapat dikatakan bahwa seseorang bekerja didorong
oleh kebutuhannya untuk mendapatkan upah untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhan dasar tersebut.

2) Kebutuhan rasa aman

Yaitu kebutuhan untuk terlindungi baik secara fisik maupun
psikologis. Ketika karyawan merasa aman, maka ia akan merasa
nyaman, sebaliknya jika karyawan berada dalam kondisi yang tidak
aman atau tertekan maka mereka tidak akan merasa nyaman.

3) Kebutuhan bersosialisasi
Manusia hidup tentu tidak terlepas dari peran manusia lainny. Itulah
mengapa, kebutuhan untuk bersosialisasi merupakan hal yang tidak
kalah penting. Perasaan diterima dan diakui oleh orang lain,
merupakan hal-hal yang mampu meningkatkan motivasi seseorang

4) Kebutuhan akan penghargaan (self esteem)

Penghargaan seperti pujian, pengakuan terhadap prestasi yang
telah diraih, dan penghormatan, merupakan kebutuhan pada tingkat
selanjutnya yang dapat pula meningkatkan motivasi kerja karyawan.
Oleh karena itu memberikan sebuah penghargaan kepada
karyawan yang memang telah bekerja dengan baik merupakan hal
yang penting

5) Kebutuhan aktualisasi diri (self actualization)

Yaitu kebutuhan untuk merealisasikan ide-ide pribadi secara utuh
dan bebas, dimana karyawan bebas mengekspresikan dirinya
sebagai seseorang yang mampu dan diberikan kesempatan untuk
bisa mewujudkan potensi bakatnya dengan baik.
6) Kebutuhan self transendence
Yaitu kebutuhan untuk menemukan dan memperoleh “kekuatan”
tertentu yang memberikan kekuatan dan keyakinan yang tidak

43
 ternilai oelh hal-hal atau kebutuhan yang sifatnya material atau
kebutuhan yang lain.

b. Cara membangun motivasi kebersamaan dan keterpaduan kelompok

1) Ciptakan “mental juara” dan bangun suasana “kejuaraan” di dalam
lingkungan kerja. Artinya bangun suasana kerja dimana seluruh
karyawan berlomba memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan
dan ada hadiah bagi pemenangnya, misalnya kenaikan gaji, bonus,
atau apapun yang diharapkan karyawan.
2) Buat kriteria dan penilaian yang adil serta pastikan setiap orang
punya kesempatan untuk menang. Ini akan memicu mereka
berlomba dan mental juara pun akan tumbuh. Ketidak adilan dan
kriteria yang tidak jelas akan menurunkan tingkat partisipasi
karyawan untuk berlomba.
3) Lakukan pendekatan emosional terhadap para karyawan
Kedekatan emosional antara seorang pimpinan dan bawahan yang
proporsional akan membuat seorang bawahan merasa lebih
nyaman saat berinteraksi. Kenyamanan akan menumbuhkan
hubungan yang baik, dan hubungan baik tersebut bisa
menumbuhkan rasa cinta terhadap perusahaan. Kecintaan dan rasa
memiliki akan membuat seseorang memiliki motivasi kerja yang
baik terhadap perusahaan anda.
4) Berikan contoh/tauladan perilaku kerja yang baik (lead by example)
Keteladanan meliputi keteladanan sikap, moral, kinerja, kecerdasan
dan sebagainya. Motivasi akan terbangun kuat apabila seorang
pimpinan memiliki hal yang memang pantasuntuk ditularkan kepada
para karyawan atau bawahan.
5) Libatkan bawahan untuk memberikan usul, ide dan sarana bagi
pengembangan organisasi.
6) Secara periodik ingatkan bawahan akan visi misi, tujuan serta misi
mulia organisasi untuk masyarakat.
Hal tersebut penting agar motivasi karyawan dalam bekerja tidak
hanya untuk kepentingan pribadi, namun juga untuk dapat
bermanfaat bagi kehidupan masyarakat.
7) Beritahu kemajuan perusahaan
Setiap karyawan ingin mengetahui perkembangan perusahaan
tempat mereka bekerja. Manajer yang baik akan secara konsisten
menyampaikan apa saja terget perusahaan yang telah terpenuhi
dan akan dicapai.

c. Target hasil kerja tim dan pembagian tugas yang jelas, proses,
peristiwa atau keahlian-keahlian serta kelengkapannya

d. Cara menerangkan target hasil kerja tim dan pembagian tugas yang
jelas, proses, peristiwa atau keahlian-keahlian serta kelengkapannya.

1) Jelaskan dan jabarkan visi dan misi perusahaan secara umum

2) Jelaskan dan jabarkan tujuan/rencana yang akan dicapai oleh
organisasi perusahaan dalam waktu 3-5 tahun
3) Jelaskan dan jabarkan tujuan/rencana yang akan dicapai oleh
organisasi perusahaan selama satu tahun ini.
4) Jelaskan dan jabarkan program-program kerja yang telah
direncanakan untuk dilaksanakan oleh seluruh pemangku
kepentingan di perusahaan pada tahun ini.

44
 5) Jelaskan dan jabarkan target-target kinerja unit/tim kerja yang harus
dicapai oleh unit kerja anda pada tahun ini, seperti :
a) Omzet (pendapatan kotor) per hari, per minggu, per bulan, per
tiga bulanan, dan tahunan
b) Laba bersih per hari, per minggu, per bulan, per tiga bulanan,
dan tahunan.
c) Nilai kehilangan (shrinkage/lost)
6) Jelaskan dan jabarkan program-program kerja yang harus
dilaksanakan oleh unit kerja guna mencapai target-target kinerja
tersebut
7) Jelaskan dan jabarkan target-target kinerja atau indikator
keberhasilan kinerja (key performance indicator) yang harus dicapai
oleh setiap karyawan dalam unit kerja sesuai dengan fungsi, tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing

e. Untuk itulah seorang manajer harus mengetahui :

1. Uraian tugas, fungsi, dan tanggung jawab semua orang yang ada di
unit kerjanya,
2. Kompetensi yang dituntut/dipersyaratkan oleh setiap pemegang
jabatan dalam di unit kerjanya,
3. Indikator keberhasilan kinerja setiap pemegang jabatan dalam di
unit kerjanya,

f. Sarana dan prasarana yang mendukung keberhasilan tugas tim

g. Cara menyiapkan sarana dan prasarana yang mendukung
keberhasilan tugas tim
1) Terkait dengan sumberdaya manusia,
a) Manajer harus memastikan bahwa seluruh personil yang ada di
unit/tim kerjanya benar-benar telah memiliki kompetensi
sebagaimana yang dipersyaratkan jabatan tersebut.
b) Jika ada yang belum kompeten maka harus segera diupayakan
untuk meningkatkan kompetensi mereka dengan
mengusulkannya untuk mengikuti pelatihan yang diperlukan,
terlebih jika kelemahan atau belum kompetennya personil
tersebutu ada pada ranah keterampilan.
c) Jika kelemahan personil tersebut, ada pada ranah sikap, maka
tugas manajer adalah memberikan pembinaan dan bimbingan
(coaching) bagi personil tersebut.
2) Terkait dengan peralatan
a) Manajer harus meminta setiap karyawan mambuat daftar
periksa (check list) semua peralatan yang menjadi alat bantu
dalam menjalankan tugasnya atau semua peralatan yang ada di
bawah tanggung jawabnya.
b) Daftar periksa (check list) tersebut berisi tentang semua hal
yang terkait dengan kondisi peralatan sebelum digunakan, saat
digunakan dan sesudah digunakan
c) Daftar periksa tersebut berfungsi sebagai catatan untuk
memantau bagaimana kondisi peralatan tersebut, apakah dalam
kondisi yang siap digunakan atau mengalami kerusakan
sehingga dapat segera diperbaiki dan siap untuk dipergunakan
kembali

45
 d) Dengan adanya daftar periksa tersebut maka mudah bagi
manajer untuk memantau dan memastikan kesiapan sarana dan
prasarana yang diperlukan untuk dapat mendukung
keberhasilan.

Keterampilan yang dilakukan dalam mengintegrasikan kekompakan

bawahan sebagai satu kerja tim adalah sebagai berikut :
a. Membangun motivasi kebersamaan dan keterpaduan kelompok
b. Menerangkan target hasil kerja tim dan pembagian tugas yang
jelas, proses, peristiwa atau keahlian-keahlian serta
kelengkapannya.
c. Menyiapkan sarana dan prasarana yang mendukung
keberhasilan tugas tim

Sikap kerja yang harus dilakukan waktu mengintegrasikan

kekompakan bawahan sebagai satu kerja tim, yaitu :

a. Harus bersikap cermat,

b. Teliti
c. Taat asas, dan
d. Berpikir analistis serta evaluatif

3. Mengendalikan pelaksanaan tugas bawahan

Pengetahuan yang diperlukan waktu mengendalikan pelaksanaan tugas
bawahan adalah sebagai berikut :
a. Monitoring kerja bawahan
Menurut Dunn (1981), monitoring mempunyai empat fungsi, yaitu :
1) Ketaatan (compliance)
Monitoring menentukan apakah tindakan administrator, staf, dan
semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah
ditetapkan.
2) Pemeriksaan (auditing)
Monitoring menetapkan apakah layanan yang diperuntukkan bagi
pihak tertentu (target pelanggan) telah mencapai mereka atau
terpenuhi
3) Laporan (accounting)
Monitoring menghasilkan informasi yang membantu “menghitung”
hasil perubahan di lingkungan kerja sebagai akibat implementasi
kebijakan atau aturan atau sistem prosedur yang berlaku sesudahh
melewati suatu periode waktu tertentu.
4) Penjelasan (explanation)
Monitoring membawa manfaat terhadap organisasi, antara lain :
a) Mempertebal rasa tanggung jawab karyawan yang diserah tugas
dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
b) Mendorong karyawan agar melaksanakan pekerjaannya sesuai
dengan prosedur yang telah ditentukan
c) Mencegah terjadinya penyimpangan, kelainan dan kelemahan
agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
d) Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan

b. Cara monitoring kerja bawahan

1) Proses dasar dalam monitoring ini meliputi tiga tahap yaitu :
a) Menetapkan standar pelaksanaan
b) Pengukuran pelaksanaan

46
 c) Menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan
standar dan rencana
2) Prinsip-prinsip monitoring adalah sebagai berikut :
a) Harus dilakukan secara terus menerus berkesinambungan
b) Harus menjadi umpan balik bagi terhadap perbaikan kegiatan
organisasi
c) Harus memberi manfaat baik terhadap oragnisasi maupun
terhadap pengguna langganan (pelanggan)
d) Harus dapat memotivasi bawahan untuk berprestasi
e) Berorientasi pada peraturan yang berlaku
f) Bersifat obyektif, bukan dengan maksud sengaja mencari-cari
kesalahan untuk memojokan seseorang.
g) Berorientasi pada tujuan organisasi
3) Teknik/cara monitoring
Proses monitoring dapat dilakukan dengan 3 (tiga) macam teknik,
yaitu :
a) Observasi
b) Wawancara dan Angket
c) Forum group Discution (FGD)
c. Teguran atas penyimpangan pelaksanaan tugas bawahan

d. Cara melakukan teguran atas penyimpangan pelaksanaan tugas

bawahan
1) Lakukan sekarang (Do It Now)
2) Lakukan Secara Terbuka (Make It Public)
3) Spesifik.
4) Buat Kesepakatan
5) Lakukan Berulang
6) Lakukan Secara Merata
7) Lakukan Dengan Tulus

e. Pengarahan bawahan sesuai prosedur kerja yang berlaku

f. Cara mengarahkan bawahan sesuai prosedur kerja yang berlaku
1) Menggunakan bahasa yang sederhana, lugas dan jelas, sehingga
mudah diterima dan dipahami bawahan
2) Menyampaikan informasi mengenai prosedur kerja secara benar.
3) Menggunakan istilah-istilah yang benar dan sesuai dalam konteks
keadaan dan lingkungan kerja dimana komunikasi terjadi.
4) Bahasa dan informasi yang akan disajikan harus disusun dengan
alur atau sistematika yang jelas, sehingga pihak yang menerima
informasi cepat tanggap.
5) Dalam berkomunikasi harus menyesuaikan dengan budaya orang
yang diajak berkomunikasi, baik dalam penggunaan bahasa verbal
maupun nonverbal, agar tidak menimbulkan kesalahan persepsi

g. Keterampilan yang dilakukan dalam mengendalikan pelaksanaan tugas

bawahan adalah sebagai berikut :
a. Melakukan monitoring kerja bawahan
b. Mengerjakan teguran atas penyimpangan pelaksanaan tugas
bawahan
c. Mengarahkan bawahan sesuai prosedur kerja yang berlaku

h. Sikap kerja yang harus dilakukan dalam mengendalikan pelaksanaan

tugas bawahan yaitu:
a. Cermat

47
b. Taat SOP

48
 MODUL 6

MELAPORKAN KEGIATAN DAN HASIL PENJUALAN

KEPADA PENGURUS KOPERASI

Diagram Alir Pencapaian Unjuk Kerja Melaporkan Kegiatan Dan Hasil

Penjualan Kepada Pengurus Koperasi

Melaporkan
Mengelompokkan
informasi hasil Mengidentifikasi
Melaporkan informs hasil penjualan
penjualan format laporan
Kegiatan waserda koperasi
berdasarkan baik system sesuai dengan
Dan Hasil manual maupun prosedur
format yang
Penjualan komputerisasi
tersedia di kepada pengurus koperasi
Kepada waserda koperasi
Pengurus koperasi
Koperasi Menyampaikan Membuat laporan
Menerima
laporan kepada berdasarkan informasi
laporan
oleh pengurus yang diperolleh
pengurus koperasi
koperasi

SELESAI

= Preparation = Connector =Manual Operation = Decision

49
Materi Pelatihan Melaporkan Kegiatan dan Hasil Penjualan Kepada Pengurus
Koperasi
1. Menyiapkan Informasi Hasil Penjualan
Pengetahuan yang diperlukan:
a. Informasi hasil penjualan berdasarkan format yang tersedia di waserda
koperasi. Umumnya format penjualan waserda koperasi, terbagi dua
yaitu :
1) Penjualan tunai
Pembelian barang di waserda koperasi secara tunai, baik oleh
anggota maupun bukan anggota.
2) Penjualan secara kredit
Pembelian barang di waserda koperasi secara kredit, oleh anggota
dengan periode waktu tertentu secara diangsur.

Ritel koperasi serba ada

Buku Penjualan
No Tgl Kode Nama Satu Jml Harga Jenis Diskon Diskon Total Ket No.
brg brg an Penj. Jual Pem 1 2 penju Anggota
baya alan
ran

Jumlah Jumlah
Penjelasan bagan sebagai berikut :
1) No. adalah nomor urut penjualan
2) Tanggal….adalah tanggal terjadinya transaksi penjualan.
3) Kode barang ….adalah kode dari barang tersebut.
4) Nama barang …..adalah nama barang yang terjual.
5) Satuan adalah satuan barang yang dijual dalam bentuk pcs, box
liter, gram atau kilogram.
6) Jumlah penjualan adalah jumlah barang yang terjual.
7) Harga jual adalah harga pembekian barang ditambahkan sengan
margin atau keuntungan yang diharapkan.
8) Jenis pembayaran terdiri dari 2 : pembayaran tunai (T) dan kredit
(K) yang berlaku hanya untuk anggota.
9) Diskon 1 adalah diskon penjualan dari harga jual jika yang membeli
anggota dan secara kredit.
10)Diskon 2 adalah diskon penjualan untuk barang yang sedang
dipromosikan atau tueun harga.
11) Total penjualan adalah harga jual dikali dengan jumlah penjualan
dikurangi diskon 1 dan diskon 2.
12)Keterangan nomor anggota (NA) adalah pencatatan nomr anggota
yang berbelanja secara tunai dan kredit.

b. Cara mengelompokkan informasi hasil penjualan berdasrkan format yang

tersedia di waserda koperasi.
Berikut ini contoh transaksi penjualan tunai dan kredit seesuai format
penjualan di waserda koperasi :

50
No Jenis Total Ket
Kode Satu Jml Harga Disk Diskon
Tgl Nama brg Pemba penjua No.
brg an Penj. Jual on 1 2
yaran lan Ang
1 Sonia Minya
15/4/2014 1000010 Pch 2 14.500 T 5% 3% 28.992 290105
Goreng 1 liter
2 Soklin
15/4/2014 2000212 detergen 900 Pcs 1 12.900 T 12.900
gr
3 Nivea Men
15/4/2014 2000111 facial F 100 Pcs 1 16.500 T 16.500
ml
4 Beras setra
15/4/2014 1000010 Sak 2 35.000 K 70.000 290101
ramos 5 kg
5 Bimoli Minya
15/4/2014 1000010 Pcs 2 24.500 K 48.997 290101
goring 5 lt
6 Hit Aerosol
15/4/2014 2001310 btl 1 30.500 K 30.500 290101
orange 600 ml
Jumlah 9 Jumlah 207,889

c. Informasi hasil penjualan waserda baik system manual maupun

komputerisasi kepada pengurus koperasi.
d. Cara melaporkan informasi hasil penjualan waserda koperasi baik system
manual maupun komputerisasi kepada pengurus koperasi.
1) Manual
a) Semua pekerjaan mulai dari proses pencatatan hingga
pengikhitsaran dilakukan oleh tangan manusia.
b) Unsur manusia memegang peranan penting dalam menjalankan
proses akuntansi.
c) Kecermatan dan ketepatan waktu dalam mencatat data keuangan
dan penyajian laporan keuangan merupakan hal yang kritis.
d) Perlu pemisahan antara petugas yang mempersiapkan buku
harian, jurnal dan buku besar.

2) Komputerisasi
a) Hanya melibatkan proses dengan tangan manusia dalam kegiatan
input transasksi (mencatat dokumen bisnis) ke dalam media
computer.
b) Kecermatan dan ketepatan waktu pencatatan dan penyajian
informasi keuangan terjamin oleh computer.
c) Unsur yang yang paling kritis adalah program computer yang
dipergunakan dalam memproses kegiatan pelaporan.

e. Keterampilan yang diperlukan dalam menyiapkan informasi hasil

penjualan sebagai berikut :

a. Mengelompokkan informasi hasil penjualan berdasarkan format

yang tersedia di waserda koperasi.
b. Melaporkan informasi hasil penjualan waserda koperasi baik
system manual maupun komputerisasi kepada pengurus koperasi.

f. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menyiapkan informasi haisl

penjualan, yaitu :

Harus bersikap secara :

a. Cermat
b. Tegas
c. Komunikatif

51
 d. Administratif
2. Menyusun Laporan Hasil Penjualan
Pengetahuan yang diperlukan dalam menyusun laporan hasil penjualan
sebagai berikut :
a. Format laporan sesuai dengan prosedur koperasi.
b. Cara mengidentifikasi format laporan sesuai dengan prosedur
koperasi
c. Laporan berdasarkan informasi yang diperoleh
d. Cara membuat laporan berdasarkan informasi yang diperoleh
e. Cara menyampaikan laporan kepada pengurus koperasi
f. Cara menerima laporan oleh pengurus koperasi

g. Keterampilan yang diperlukan dalam menyiapkan informasi hasil

penjualan sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi format laporan sesuai dengan prosedur
koperasi.
b. Membuat laporan berdasarkan informasi yang diperoleh.
c. Menyampaikan laporan kepada pengurus koperasi
d. Menerima laporan oleh pengurus koperasi.

h. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menyampaikan informasi hasil

penjualan, yaitu :

a. Cermat
b. Tegas
c. Komunikatif
d. administratif

52
 MODUL 7

MENGARAHKAN BAWAHAN AGAR DAPAT

MELAKSANAKAN TUGAS SESUAI DENGAN PROGRAM KERJA YANG
TELAH DITETAPKAN

Materi Pelatihan Mengarahkan Bawahan Agar dapat Melaksanakan

Tugas Sesuai dengan Program Kerja Yang Telah Ditetapkan

1. Struktur Organisasi Waserda

Pengetahuan yang deiperlukan dalam struktur organisasi waserda adalah
sebagai berikut :
a. Struktur organisasi waserda koperasi
1. Menurut robbins ada enam prinsip penting yang harus diperhatikan
dalam struktur organisasi antara lain:
a) Spesialisasi Pekerjaan
Merupakan pembagian kerja, tugas-tugas dalam organisasi
dibagi menjadi beberapa pekerjaan.
b) Departementalisasi
Mengelompokan pekerjaan yang serupa dalam satu
departemen. Dasar yang dipakai untuk mengelompokan
pekerjaan secara bersama-sama, dapat berupa proses, produk,
geografi, dan pelanggan).
c) Rantai Komando Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil
aktifitas (pekerjaan) akan dilaporkan atau garis wewenang dari
puncak organisasi ke eleson paling bawah dan menjelaskan
siapa tanggung jawab kepada siapa.
d) Rentang Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat
dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manager.
e) Pengambilan keputusan:
Sentralisasi vs DesentralisasiSentralisasi mengacu pada
sejumlah mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi

53
 pada satu titik di dalam organisasi, misalnya kantor pusat.
Sedangkan desentralisasi adalah pengalihan tanggungjawab
dan wewenang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat
kepada cabang atau departemen tertentu yang lebih rendah.
f) Formalisasi
Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui
pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus
diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.
g) Struktur organisasi dalam bisnis ritel dapat berbentuk:
1) Struktur organisasi fungsional
Struktur ini disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh
masing-masing departemen, misalnya departemen promosi
penjualan, departemen barang dagang, departemen SDM,
departemen operasional toko, dan departemen pengawasan
toko.

2) Struktur organisasi berdasarkan produk

Struktur organisasi yang disusun berdasarkan barang dagang
yang dijual dalam bisnis ritel

3) Struktur Organisasi berdasarkan geografis

Struktur organisasi yang disusun berdasarkan wilayah
organisasi yang dilayani oleh bisnis ritel tersebut.

4) Struktur organisasi kombinasi

Struktur organisasi yang disusun dalam bentuk kombinasi
antara fungsional dan geografis maupun barang dagang yang
dijual dalam bisnis ritel.

Contoh Struktur Toko Waserda Sederhana atau Minimarket Swalayan

Sederhana

MERCHANDISER
a. Bertanggung jawab atas ketersediaan dan kelengkapan barang
dagangan
b. Melakukan pemesanan barang dagangan
c. Mengecek pelaksanaan retur barang
d. Membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai posisi stock
barang di gudang dan laporan pengeluaran barang ke outlet
(penerimaan, pengeluaran dan persediaan barang)
e. Bertanggung jawab atas kelengkapan dan keamanan barang-
barang yang ada di gudang
f. Menarik barang-barang yang sudah kadaluarsa dan melaporkannya
kepada kepala toko

54
 Untuk jabatan Asisten Kepala Toko, Pramuniaga dan Kasir akan
dijelaskan kemudian.

b. Cara menjelaskan struktur organisasi ritel koperasi dapat dengan baik.

1) Menjelaskan bentuk struktur organisasi, lengkap dengan nama
jabatannya
2) Menjelaskan bahwa bentuk struktur organisasi ini disusun berdasarkan
bentuk struktur organisasi fungsional
3) Menjelaskan uraian jabatan 9fungsi tugas dan tanggung jawab) dari
masing-masing nama jabatan yang ada dalam struktur organisasi
tersebut.

c. Hubungan tugas dan tanggung jawab tiap jabatan

Hubungan tugas dan tanggung jawab dari tiap jabatan dalam organisasi
sangat penting untuk diketahui dan akan sangat mempengaruhi proses
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.
1). Fungsi struktur dalam organisasi, yaitu antara lain untuk
mengetahui:
a) Kejelasan Tanggung jawab
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab terhadap
tugas, kewajiban dan wewenang yang harus
dipertanggungjawabkannya.

b) Kejelasan Kedudukan
Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi
mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan
dengan pihak lain dalam organisasi karena adanya keterkaitan
pelaksanaan suatu fungsi yang dipercayakan kepadanya.

c) Kejelasan uraian tugas .

kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat
membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan
pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi
dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

2) Empat bidang pokok yang saling berkaitan satu sama lain, yaitu :

a) Manajemen Keuangan
Manajemen Keuangan dalam usaha minimarket swalayan atau
waserda meliputi, bagaimana cara pencatatan administrasi kas
yang baik, laporan laba rugi, laporan neraca, laporan arus kas dan
perencanaan kas (cash planning) yang baik

b) Manajemen Operasional
Manajemen Operasional meliputi kontrol keluar masuk barang,
kontrol gudang, kontrol persediaan barang, cara display barang
yang baik dan benar, kontrol pengawasan minimarket, kontrol
pelayanan konsumen, promosi dan kontrol keamanan lingkungan
minimarket swalayan.

c) Manajemen Pembelian
Manajemen Pembelian meliputi, estimasi order yang baik,
pennetuan margin barang dagangan yang tepat, negosiasi dengan
supplier, kontrol kualitas barang dagangan dan kontrol retur barang.

d) Manajemen Sumber Daya Manusia

55
 Manajemen Sumber Daya Manusia meliputi, struktur organisasi
minimarket swalayan atau waserda, uraian jabatan/job deskripsi,
rekruitment dan penempatan karyawan, evaluasi kinerja karyawan,
penerapan reward & punishment, tarining dan pelatihan, peraturan
perusahaan, pembuatan kontrak kerja karyawan dan lain-lain.

d. Cara menguraikan hubungan tugas dan tanggung jawab tiap jabatan.

1) Menjelaskan fungsi struktur dalam organisasi
2) Menjelaskan bidang-bidang pekerjaan yang saling berkaitan satu sama
lain dalam mengelola minimarket/Waserda
3) Menjelaskan uraian jabatan dari masing-masing jabatan dan
hubungannya satu sama lain (misal: siapa melapor kepada siapa, dst)

e. Jenis, Jabatan dan Jumlah Pekerja

Jumlah personel dan jabatan yang dibutuhkan oleh suatu toko ditentukan
oleh pertimbangan-pertimbangan :
1) Luas area penjualan
2) Omzet toko
3) Keuntungan dan
4) Jam (buka) operasional toko (menentukan jumlah shift)

f. Cara menyebutkan jenis, jabatan dan jumlah pekerja dapat secara tepat.
1) Sebutkan luas area penjualan
2) Sebutkan jam (buka) operasional toko (menentukan jumlah shift)
3) Gambarkan struktur organsiasi yang digunakan untuk menunjang
operasional toko
4) Sebutkan nama-nama jabatan yang ada dalam struktur organisasi
tersebut beserta jumlah personil untuk tiap jabatan
5) Sebutkan jumlah total personil berdasarkan hasil identifikasi di atas

g. Keterampilan yang dilakukan dalam mengetahui struktur Organisasi

Waserda adalah sebagai berikut :
a. Menjelaskan struktur organisasi waserda koperasi dengan baik.
b. Menguraikan hubungan tugas dan tanggungjawab tiap jabatan.
c. Menyebutkan jenis, jabatan dan jumlah pekerja secara tepat.

h. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menilai kinerja bawahan secara
berkala yaitu :
a. Tepat
b. Teliti
c. Cermat

2. Mengenali Ruang Lingkup Pekerjaan

Penegtahuan yang diperlukan dalam mengenali ruang lingkup pekerjaan
adalah sebagai berikut :
a. Ruang lingkup Pekerjaan Assistant Manajer secara rinci
URAIAN JABATAN
Jabatan : Asisten Manajer/Asisten Kepala Toko
1) Fungsi :
Mengatur seluruh kegiatan yang berhubungan dengan operasional
toko dari mulai barang dagangan, karyawan, system computer,
keamanan toko, hubungan dengan mayarakat sekitar toko.

2) Tugas dan Kewajiban

56
 a) Membuat rencana kerja sehubungan dengan target penjulan
harian, mingguan, dan bulanan yang diberikan oleh atasan
langsung.
b) Melakukan evaluasi terhadap target penjualan
c) Melakukan survey harga produk competitor dan menganalisa
serta menindak lanjutinya.
d) Mengontrol seluruh area toko dari area depan sampai belakang
e) Merawat dan menjaga seluruh asset toko
f) Menjaga kebersihan dan kerapihan area toko

3) Wewenang :
a) Memberikan nasihat, petunjuk, dan bimbingan kepada
Pramuniaga dan kasir selaku bawahannya.
b) Memberikan tindakan, sanksi kepada bawahan
c) Menilai bawahan dan mengusulkan mutasi atau promosi
d) Mengusulkan ide-ide yang berhubungan dengan usaha
meningkatkan omzet toko
e) Meminta nasihat, bimbingan dan petunjuk kepada atasan
f) Mengusulkan fasilitas/sarana yang diperlukan guna
memperlancar pekerjaan di toko.

4) Tanggung jawab :
a). Bertanggung jawab terhadap Kepala Toko
b). Bertanggung Jawab atas teknik promosi toko
c). Bertanggung jawab atas teknis pelaksanaan control SDM
d). Bertanggung Jawab atas operasional dan performance toko

5) Aktivitas :
a). Membuat Laporan terhadap kepala toko
b). Membantu semua aktivitas kepala toko

6) Hubungan :
a). Atasan langsung : Kepala Toko
b). Bawahan langsung : pramuniaga dan kasir

b. Cara menguraikan ruang lingkup pekerjaan assistant manajer secara

rinci
1). Jelaskan fungsi assistant Manajer
2). Jelaskan tugas dan kewajiban assistant manajer
3). Jelaskan Wewenang assistant manajer
4). Jelaskan Tanggung Jawab assistant manajer
5). Jelaskan aktivitas assistant manajer
6). Jelaskan hubungan organisasional assistant manajer

c. Uraian detil tentang lingkup pekerjaan Pramuniaga dan Kasir

1). Tugas dan Tanggung Jawab Pramuniaga Minimarket/Waserda :
a) Memajang Barang dengan mendahulukan mengisi rak/display
yang stoknya kosong sesuai dengan sistem FIFO (First In First
Out) dan tanggal kadaluarsa (Exp. Date) terutama untuk
produk makanan, minuman dan obat- obatan.
b) Memajang barag sesuai dengan pengelompokan (grouping)
dan disesuaikan dengan ukuran, warna, besar packing/barang
dan tidak menutupi barang yang ada didekatnya.
c) Memajang barang sesuai dengan besarnya ruang pajang yang
disiapkan dan dilakukan pengontrolan dengan teliti secara terus
menerus untuk menghindari kehilangan (shrinkage).

57
 d) Memasang label dan penunjuk harga (price tag), diletakan
secara benar dan lengkap, bertepatan dengan penempatan
pemajangan barang (kiri bawah barang).
e) Memindahkan barang yang rusak dari display ke tempat yang
telah ditentukan.
f) Menjaga kebersihan dan kerapihan atas barang dan tempat
display.
g) Memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan kepada
customer, baik informasi secara langsung atau yang benar-
benar membutuhkan.
h) Memonitor Stock barang setiap hari, untuk memaksimumkan
penjualan, dengan cara cek stock barang di display, mencatat
yang kosong dan melaporkannya kepada Kepala toko serta
Merchandiser.
i) Selalu memonitor stock barang, dan mengisi kembali jika
didapatkan kekosongan pada display
j) Melakukan pengecekan dan penggantian tiket harga/price tag
dan signage, atas informasi barnag yang mengalami perubahan
harga dan memastikan tiket harga sudah terpasang sesuai
dengan penempatan barang.
k) Melakukan kontrol/penyisiran terhadap semua barang rusak
atau bermasalah, serta mengembalikan customer untuk
dikembalikan ke tempat semula
l) Bertanggung jawab penuh terhadap shrinkage dan kehilangan
barang.

2). Tugas dan Tanggung Jawab Kasir Minimarket/Waserda :

a) Mengambil modal di Kepala Toko
b) Menempati lokasi kasir masing-masing yang telah ditentukan
oleh kepala toko
c) Menyiapkan struk penjualan, karet gelang, spon air, form
pengisian uang hasil transaksi
d) Membersihkan mesin dan meja POS (Point Of Sales)
e) Menghidupkan PC dan Program POS (Point Of Sales) : Klik
download program point of sales kasir minimarket
f) Melayani dan menyapa customer dengan baik
g) Scan setiap barang, dengan melihat ke layar monitor
(perhatikan label barang yang mencurigakan dengan fisik
barang dan harga)
h) Menyebutkan jumlah uang yang harus dibayarkan ke konsumen
i) Memberikan uang kembalian dan struk penjualan serta
menyebutkan jumlahnya kemudian mengucapkan ‘terima kasih
telah berbelanja’ dengan tersenyum
j) Mencatat barang-barang kosong yang dikeluhkan customer dan
dilaporkan ke kepala toko supervisor
k) Meminta bantuan kepala toko/supervisor jika ada masalah
l) Bertanggung jawab terhadap uang setoran, apabila terjadi
kehilangan maka harus menggantinya dengan memotong gaji.

d. Cara menjelaskan uraian detil tentang lingkup pekerjaan pramuniaga

dan kasir.
1) Identifikasi semua kegiatan pramuniaga dan kasir
2) Sebutkan semua tugas dan tanggung jawab pramuniaga dan kasir
3) Gunakan bahasa indonesia yang baik
4) Gunakan istilah-istilah yang mudah dipahami

58
 e. Keterampilan yang dilakukan dalam mengenali ruang lingkup
pekerjaan adalah sebagai berikut :
1) Menguraikan ruang lingkup pekerjaan assistant manajer secara rinci
2) Menjelaskan uraian detil tentang lingkup pekerjaan pramuniaga dan
kasir

f. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menilai kinerja bawahan secara
berkala yaitu :
1) Tepat
2) Teliti
3) Cermat

3. Menilai kinerja bawahan secara berkala

a. Aspek-aspek penilaian kinerja terhadap pekerja secara rinci
1) Miner menetapkan aspek-aspek atau komponen variabel
pengukuran kinerja ke dalam 3 kelompok besar, yaitu :
a) Berkaitan dengan kuantitas hasil kerja
karyawan,
b) Berkaitan dengang kualitas kerja karyawan;
dan
c) Berkaitan dengan karakteristik pribadi dan kemapuan
bekerjasama karyawan tersebut dengan karyawan lainnya.
2) Dalam implementasinya, aspek dalam penilaian kinerja karyawan
antara lain sebagai berikut :
a) Proaktif dalam melaksanakan pekerjaan
b) Totalitas dalam melayani pelanggan
c) Berhubungan baik dengan karyawan lain
d) Menunjukan keterampilan dan pengetahuan inti dalam aktifitas
bekerja
e) Menunjukan kebiasaan bekerja yang baik
f) Mempunyai sikap positif dalam pekerjaan

3) Fungsi penilaian Kinerja (PerFormance appraisal)

a) Merupakan indikator pencapaian hasil kerja karyawan pada
setiap periode
b) Merupakan sarana evaluasi dan perbaikan serta peningkatan
kinerja
c) Merupakan media identifikasi kebutuhan pelatihan
d) Merupakan dasar perencanaan dan pengembangan karir
e) Merupakan dasar pengambilan keputusan tertentu oleh pihak
manajemen

b. Cara menerangkan aspek-aspek penilaian kinerja terhadap pekerja

dapat secara rinci.
1) Jelaskan hal-hal apa saja yang dinilai dalam suatu proses penilaian
kinerja
2) Gunakan bahasa indonesia yang baik
3) Gunakan istilah-istilah yang mudah dipahami

c. Kriteria penilaian kinerja terhadap pekerja secara tepat.

1) Pencapaian (Achievment), Hasil Kerja
a) Ketelitian
b) Kecepatan
c) Keramahan
d) Keakuratan di dalam menyediakan kebutuhan pelanggan,
e) Jumlah keluhan dari pelanggan

2) Perilaku kerja yang menunjukan kemampuan kerjanya (Capacity)

59
 a) Technical Knowledge (pengetahuan tentang aspek teknis dari
pekerjaannya sendiri)
b) Keterampilan manajerial (misal : objectives/target setting,
planning, organizing, dll., bagi yang memiliki jabatan manajerial
saja).
c) Keterampilan komunikasi (prestasi, negosiasi dll)
d) Kemampuan pemecahan masalah
e) Resourcefullness (daya tahan kerja, kreativitas, inisiatif dan
inovasi)
f) Kemampuan menyemangati bawahan untuk berprestasi tinggi
secara konsisten (bagi yang memimpin sejumlah orang)

3) Karakteristik Pribadi
Pada aspek ini kinerja seorang karyawan dinilai menurut kriteria
a.l :
a) Ketaatan pada “sistem nilai” (kode etik/prinsip-prinsip berusaha
yang diterapkan perusahaan)
b) Hubungan antar pribadi
c) Kerjasama dalam team
d) Kedisiplinan

d. Cara menjabarkan kriteria penilaian kinerja terhadap pekerja dapat

secara tepat.
1) Jelaskan pencapaian (Achievement) hasil kerja, meliputi :
a) Ketelitian : jumlah kesalahan kerja
b) Kecepatan : jumlah pekerjaan yang dilakukan pada suatu
periode tertentu
c) Keramahan : jumlah pujian atau keluhan yang diperoleh dari
pelanggan
d) Keakuratan di dalam menyediakan kebutuhan pelanggan :
ketepatan memenuhi pesanan pelanggan
e) Jumlah keluhan dari pelanggan
2) Jelaskan perilaku kerja yang menunjukan kemampuan kerja dan
kepribadian
a) Gunakan uraian jabatan/pekerjaan sebagai patokan untuk
menentukan indikator kinerja kuni (key performance indicator)
b) Tetapkan sistem rating yang akan digunakan dalam penilaian
berdasarkan kepribadian (trait based), berdasarkan perilaku
(behavior-based) dan berdasarkan hasil kerja (outcome-based)
c) Tentukan grading penilainnya dan buat kesepakatannya
diantara penilai

e. Penilaian kinerja terhadap pekerja secara berkala.

Penilaian kinerja adalah aktivitas yang digunakan untuk menentukan
apakah karyawan telah menyelesaikan pekerjaannya secara efektif
1) Penilaian kinerja harus dilakukan secara berkala karena :
a) Penilaian memberi informasi untuk pengambilan keputusan
penggajian dna promosi
b) Sarana untuk mengkaji ulang perilaku bawahan
c) Sebagai bagian dari proses perencanaan karir
d) Penilaian membantu pengelolaan dan perbaikan kinerja
perusahaan
2) Tujuan penilaian kinerja
a) Pengembangan
b) Motivasi
c) Perencanaan SDM
d) Komunikasi
e) Keadilan

60
 f) Validasi

3) Proses tersebut pada garis besarnya terdiri dari lima kegiatan

utama penilaian kinerja yaitu :
a) Merumuskan tanggung jawab dan tugas yang harus dicapai
oleh karyawan dan rumusan tersebut disepakati besama
b) Menyepakati sasaran kerja dalam bentuk hasil yang harus
dicapai oleh karyawan untuk kurun waktu tertentu. Termasuk
dalam tahap ini adalah penetapan standar prestasi dan tolak
ukurnya.
c) Melakukan ‘’monitoring’’ melakukan koreksi, memberikan
kesempatan dan bantuan yang diperlukan bawahan.
d) Menilai prestasi karyawan tersebut dengan cara
membandingkan prestasi yang dicapai dengan standar atau
tolak ukur yang telah ditetapkan sebelumnya.
f. Cara melakukan penilaian kinerja terhadap pekerja secara berkala
1) Proses tersebut pada garis besarnya terdiri dari lima kegiatan
utama penilaian kinerja yaitu :
a) Merumuskan tanggung jawab dan tugas yang harus dicapai
oleh karyawan dan rumusan tersebut disepakati bersama.
b) Menyepakati sasaran kerja dalam bentuk hasil yang harus
dicapai oleh karyawan untuk kurun waktu tertentu. Termasuk
dalam tahap ini adalah penetapan satndar prestasi dan tolak
ukurnya.
c) Melakukan ‘monitoring’, melakukan koreksi, memberikan
kesempatan dan bantuan yang diperlukan bawahan.
d) Menilai prestasi karyawan tersebut dengan cara
membandingkan prestasi yang dicapai dengan standar atau
tolak ukur yang telah ditetapkan sebelumnya.
e) Memberikan umpan balik pada karyawan yang dinilai dengan
seluruh hasil penilaian yang dilakukan. .
2) Dalam Harvard Bussiness Essentials, ada 8 langkah melakukan
Penilaian Kinerja.
 Langkah 1 : Persiapan
Pada tahap ini harus ditentukan akan
menggunakan penilaian kerja yang seperti
apa, apakah menggunakan (1) penilaian diri
(self appraisal) ataukah (2) umpan balik 260
derajat 9360 degree feedback).
 Langkah 2 : melakukan pertemuan penilaian
 Langkah 3 : mengenali kinerja yang baik dan buruk
 Langkah 4 :temukan akar penyebab masalah kesenjangan
kinerja
 Langkah 5 : buat rencana untuk menghilangkan kesenjangan
 Langkah 6 : mengevaluasi kembali tujuan kinerja
 Langkah 7 : buat laporan
Pembahasan atau proses penilaian kinerja
tersebut harus segera didokumentasikan
dalam bentuk laporan
Langkah 8 : tindak lanjut
Rencana tindak lanjut juga harus dibuat pada
setiap sesi penilaian kinerja. Karyawan yang
kinerjanya baik pun tetap harus dimonitor
progressnya

g. Keterampilan yang dilakukan dalam menilai kinerja bawahan

secara berkala sebagai berikut :

61
 1) Menerangkan aspek-aspek penilaian kinerja terhadap pekerja
dapat secara rinci
2) Menjabarkan kriteria penilaian kinerja terhadap pekerja secara
tepat
3) Melakukan penilaian kinerja terhadap pekerja secara berkala

h. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menilai kinerja bawahan

secara berkala yaitu :
1) Tepat
2) Teliti
3) Cermat

4. Mengembangkan mekanisme Reward and Punishment

Pengetahuan yang diperlukan:
a. Pemberian reward untuk pekerja yang memenuhi ukuran kriteria
Kinerja

1)Reward dapat berbentuk :

a) Kenaikan gaji
Tingkat kenaikan gaji karyawan didasarkan pada prestasi atau
kinerja karyawan, karyawan yang berprestasi baik, akan
mendapat tingkat kenaikan gaji yang lebih besar.
b) Bonus
Bonus hanya dapat diberikan bila perusahaan memperoleh laba
selama tahun fiskal yang telah berlalu karena bonus biasanya
diambil dari keuntungan bersih yang diperoleh perusahaan.
Bonus tidak akan diberikan secara merata kepada semua
karyawan karena besarnya bonus dikaitkan dengan prestasi kerja
individu.
c) Insentif
Insentif adalah imbalan langsung yang diberikan kepada
karyawan karena kinerjanya melebihi standar yang ditentukan
untuk membangun, memelihara dan memperkuat harapan
karyawan, sehingga kualitas kerjanya meningkat. Diberikan
dalam bentuk uang dan bisa juga bukan berupa uang, sesuai
dengan pertimbangan yang dilakukan melalui pengamatan
kebutuhan mendasar bagi para karyawan.
d) Promosi/kenaikan jabatan
Promosi adalah peningkatan authority dan responsibility
karyawan ke jabatan yang lebih tinggi di dalam satu organisasi
sehingga kewajiban, hak, status dan penghasilannya juga
semakin besar.

2) Empat faktor yang harus dijadikan dasar dalam mempertimbangkan

kebijakan penghargaan (reward) menurut Nawawi (1999), yaitu :
a) Internal Consistency (konsistensi internal), pemberian
penghargaan (reward) yang diadasarkan pada perbandingan
jenis-jenis pekerjaan di dalam perusahaan
b) External Competitiveness (persaingan/kompetisi eksternal),
besarnya pengahrgaan pada tingkatan dimana perusahaan
masih memiliki keunggulan kompetitif dengan perusahaan lain.
c) Employee contributions (kontribusi karyawan), ditetapkan
berdasarkan senioritas, prestasi kerja, panduan insentif, dan
program yang ada di dalam perusahaan.
d) Administration (administrasi); perencanaan, anggaran yang
tersedia, komunikasi dan evaluasi.

62
 3) Pertimbangan lainnya yang juga harus dilakukan sebelum
memberikan reward, antara lain :
a) Inikah waktu yang tepat untuk memberikan reward?
b) Inikah orang yang tepat mendapatkan reward ini?
c) Apakah cara yang terbaik untuk memberikan penghargaan?
d) Apakah reward yang saya berikan benar-benar masuk di akal
dan valid?
e) Masalah apa yang mungkin muncul jika saya menyampaikan
reward ini ?
f) Apakah reward ini bisa meningkatkan kinerjanya selanjutnya?

b. Cara melakukan pemberian reward untuk pekerja yang memenuhi

ukuran kriteria kinerja memberikan reward, sebaiknya dengan cara:
1. Spesifik, sebutkan perilaku spesifik karyawan – apa yang benar-
benar telah diucapkan atau dilakukannya sehingga dia mendapatkan
reward tersebut.
2. Didasarkan pada fakta riil hasil penilaian kinerja dan bukti-bukti
perilaku, bukan sekedar impresi atau ‘judgement’ (penilaian) semata.
3. Mengacu pada perilaku (behavior), dan bukan pada sifat
pribadi/tabiat (trait).
4. Berhubungan langsung dengan proses dan hasil kinerja, puji proses
kerja, bukan hanya hasilnya saja.
5. Rencana pemberian reward harus diketahui oleh karyawan dan
dalam jumlah yang layak sehingga dapat menimbulkan kegairahan
kerja.
6. Sdiberikan secepatnya
7. Disampaikan langsung kepada yang bersangkutan
8. Diberikan dengan tulus
9. Untuk reward berupa pujian, berikan secara weekly reinforcement,
jika memang ada pekerjaan yang layak dipuji
10. Diberikan dan diberlakukan secara umum kepada seluruh karyawan
(memenuhi azas adil dan merata).
c. Pemberian tindakan disiplin kepada pekerja yang melanggar tata tertib
sesuai dengan kriteria penilaian kinerja.
1) Terdapat dua jenisi disiplin dalam organisasi, yaitu :
a) Disiplin preventif
Disiplin preventif adalah tindakan yang mendorong para
karyawan untuk taat kepada berbagai ketentuan yang berlaku
dan memenuhi standar yang telah ditetapkan.
b) Disiplin korektif
Disiplin korektif adalah upaya penerapan disiplin kepada
karyawan yang nyata-nyata telah melakukan pelanggaran atas
ketentuan-ketentuan yang berlaku atau gagal memenuhi standar
yang telah ditetapkan dan kepadanya dikenakan sanksi secara
bertahap. .
2) Tujuan dilakukannya tindakan disiplin adalah sebagai :
a) Pembentukan sikap kendali diri yang positif pada diri karyawan
b) Pengendalian kerja agar pekerjaan yang dilakukan oleh para
karyawan lebih efektif dan sesuai dengan tujuan organisasi
c) Perbaikan sikap
3) Tindakan sanksi korektif seyogyanya dilakukan secara bertahap,
mulai dari yang paling ringan hingga yang paling berat. Sayles dan
strauss menyebutkan empat tahap pemberian sanksi korektif:
a) Peringatan lisan (oral warning)
b) Peringatan tertulis (written warning),
c) Disiplin pemberhentian sementara atau skorsing (layoff),

63
d) Pemecatan (discharge)

64
 4) Dalam pemberian sanksi korektif seyogyanya memperhatikan tiga
hal beikut :
a) Karyawan yang diberikan sanksi harus diberitahu pelanggaran
atau kesalahan apa yang telah diperbuatnya;
b) Kepada yang bersangkutan diberi kesempatan membela diri
dan
c) Dalam hal pengenaan sanksi terberat, yaitu pemberhentian,
harus dilakukan “wawancara keluar” (exit interview) dimana
pada saat itu karyawan diberi penjelasan antara lain, mengapa
manajemen terpaksa mengambil tindakan sekeras itu.

5) Sanksi disiplin kerja

Pelanggaran kerja adalah setiap ucapan, tulisan, perbuatan
seorang pegawai yang melanggar peraturan disiplin yang telah
diatur oleh pimpinan organisasi. Sedangkan sanksi pelanggaran
adalah hukuman disiplin yang dijatuhkan pimpinan organisasi
kepada pegawai yang melanggar peraturan disiplin yang telah
diatur pimpinan organisasi.
6) Ada beberapa tingkat dan jenis sanksi pelanggaran kerja yang
umumnya berlaku dalam suatu organisasi, yaitu :
a) Sanksi pelanggaran ringan, dengan jenis:
1. Teguran lisan
2. Teguran tertulis
3. Pernyataan tidak puas secara tertulis
b) Sanksi pelanggaran sedang, dengan rincian :
1. Penundaan kenaikan gaji
2. Penurunan gaji
3. Penundaan kenaikan jabatan
c) Sanksi pelanggaran berat, dengan rincian :
1. Penurunan pangkat
2. Pembebasan dari jabatan
3. Pemberhentian
4. pemecatan
d. Cara melaksanakan pemberian tindakan disiplin kepada pekerja yang
melanggar tata tertib sesuai dengan kriteria penilaian kinerja.
1. Mengumpulkan informasi
Sebelum melakukan tindakan disiplin, atasan harus mencari
informasi mengenai dan mempertimbangkan hal-hal berikut ini :
a. Keseriusan kesalahan yang dilakukan, seberapa fatal akibatnya,
apa dampak dari perbuatan karyawan tersebut terhadap
lingkungan kerja.
b. Sudah berapa lama kesalahan itu dilakukan
c. Frekuensi, seberapa sering terjadi
d. Tindakan apa saja yang sudah pernah diberikan kepada yang
bersangkutan atas kesalahan tersebut.
e. Lingkungan kerja, sarana kerja, kemutakhiran peralatan,
hubungan antar karyawan
f. Wewenang yang dimiliki oleh atasan
g. Dampak dari tindakan yang akan diberikan terhadap kinerja
organisasi.
h. Dukungan manajemen
2. Melakukan pembicaraan secara individu karena sasaran dalam
mendisiplinkan karyawan adalah untuk memperbaiki dan
meningkatkan kinerja sesuai peraturan, bukan untuk membuat malu
karyawan tersebut.
3. Spesifik terhadap persoalan yang terjadi: apa, kapan terjadi, dan
siapa saja yang terlibat

65
 4. Memperhatikan bahasa yang digunakan dan bahasa tubuh dalam
menyampaikannya
5. Tetap mempertahankan prinsip impersonal, artinya pendisiplinan
dilakukan tanpa melihat siapa yang melakukan tetapi perilaku apa
yang perlu diperbaiki.
6. Menjadi pendengar yang baik
7. Mencari jalan keluar bersama
8. Memberikan tindakan sesuai dengan persoalan yang terjadi, yaitu
pendisiplinan dilakukan secara bertahap, dimulai dari yang lebih
halus seperti teguran lisan, teguran tertulis sampai dengan
pemberian skorsing.
9. Dalam pemberian tindakan disiplin, konsekuensi yang menyertainya
juga harus layak dengan apa yang dilakukan, sesuai dengan
peraturan organisasi.
10. Mencatat atau mendokumentasikan semua hal yang dibicarakan
dalam tindakan disiplin tersebut
11. Buat kesepakatan bersama untuk menumbuhkan rasa aman dan
percaya pada bawahan bahwa dia akan diperlakukan secara adil.
12. Memonitor tindak lanjut dari tindakan tersebut,

e. Keterampilan yang dilakukan dalam mengembangkan mekanisme

reward and punishment adalah sebagai berikut :
1) Melakukan pemberian reward untuk pekerja yang memenuhi ukuran
kriteria kinerja secara tepat.
2) Melaksanakan pemberian tindakan disiplin kepada pekerja yang
melanggar tata tertib sesuai dengan kriteria penilaian kinerja.
f. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu mengembangkan
mekanisme reward an punishment yaitu :
a. Cermat
b. Teliti
c. empati

66
 MODUL 8

MENYUSUN SASARAN DAN MENETAPKAN PROGRAM PENJUALAN

UNTUK PEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS BAWAHAN.

Materi Pelatihan Menyusun Sasaran dan Menetapkan Program Penjualan

untuk Pedoman Pelaksanaan Tugas Bawahan
1. Menyiapkan sasaran program penjualan yang akan menjadi pedoman
pelaksanaan tugas bawahan. Pengetahuan yang diperlukan:
a. Cara membuat sasaran program penjualan
Sasaran yang akan dicapai oleh program penjualan adalah :
1) Kepuasaan para pelanggan dan akan dibina sebagai pelanggan
yang loyal.
2) Meningkatkan penjuualan di toko koperasi
3) Kepuasaan para pelanggan dan akan dibina sebagai pelanggan
yang loyal.
Ciri seorang pelanggan loyal, yaitu :
- Pelanggan yang melakukan pembelian ulang secara teratur
- Pelanggan yang membeli untuk produk yang lain ditempat yang
sama
- Pelanggan yang mereferensikan kepada orang lain
- Pelanggan yang tidak dapat dipengaruhi oleh pesaing.

b. Program penjualan berupa diskon promosi yang bisa dijalankan oleh

toko ritel koperasi, yaitu :
1) Program diskon reguler, yaitu diskon harga diberikan terhadap
barang pada periode tertentu.
2) Program promi quantity yaitu seperti membeli barang tiga gratis
satu.
3) Program pemotongan quantity, yaoti seperti membeli lima ada
potongan harga 10%.

c. Cara menetapkan periodisasi jangka waktu pencapaian sasaran

program penjualan.
1) Program diskon reguler, yaitu diskon harga diberikan terhadap
barang pada peiode tertentu.

67
 2) Program promosi quantity yaitu seperti membeli barang tiga gratis
satu.\
3) Program promo pemotongan quantity yaitu seperti membeli lima
ada potongan harga 10%
a) Program diskon reguler
Program ini dijalankan setiap waktu, untuk itu menager toko
mencari suplayer yang bisa diajak kerjasama untuk program ini.
b) Program promosi quantity
Promosi ini yaitu pembelian suatu barang tertentu kalau dibeli
dengan syarat yang telah ditentukan akan mendapat barang
tambahan yang sejenis.
c) Program promo pemotongan quantity
Promosi ini yaitu pembelian suatu barang tertentu kalau dibeli
dengan syarat yang telah ditentukan akan mendapat potongan
harga..
d. Cara menyiapkan sarana dan prasarana kerja untuk mencapai
sasaran program penjualan.
1) Perjanjian tentang promosi dengan suplayer
Isi dari perjanjian yang dibuat mencakup yaitu :
 Nama barang yang dipromosikan
 Jangka waktu promosi barang tersebut
 Hak dan kewajiban tokok seperti tempat yang disediakan oleh
toko.
 Hak dan kewajiban suplayer seperti potongan harga menjadi
beban suplayaer atau barang hadiah supalyer yang
menyediakan.
2) Program perangkat lunak untuk pembayaran dikomputer toko.
Setiap sistem POS yang ada di di komputer toko ritel koperasi
dapat ditambahkan perangkat lunak yang bisa menangani promosi
yang akan dilakukan ini kalau belum ada harus dibuat.
3) Peralatan peragaan untuk promosi
Agar promosi ini berjalan dengan baik dan berhasil menaikkan
penjualan barang dari toko perlu disediakan peralatan pendukung,
yaitu :
 Palet untuk meletakkan barang yang dipromosikan
 POP sarana komunikasi toko dengan pelanggan
 Brosur promosi yang bisa diberikan kepada pelanggan
dikirimkan ke rumah sekitar toko atau ke rumah pelanggan
anggota.

e. Keterampilan yang dilakukan dalam menyiapkan sasaran program

penjualan yang akan menjadi pedoman pelaksanaan tugas bawahan
adalah sebagai berikut :
1) Membuat sasaran program penjualan.
2) Menetapkan periodisasi jangka waktu pencapaian sasaran
program penjualan
3) Menyiapkan sarana dan prasarana kerja untuk mencapai sasaran
program penjualan.
f. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menyiapkan sasaran program
penjualan yang akan menjadi pedoman pelaksanaan tugas bawahan,
yaitu :
1) Cermat, teliti,
2) Taat asas
3) Taat SOP

68
2. Merencanakan dan menyiapkan program penjualan
a. Cara menjelaskan konsep dasar dari metodologi pencapaian program
penjualan.
1) Promosi penjualan terdiri dari insentif jangka panjang untuk
mendorong alasan pembelanjaan atau penjualan produk atau jasa.
Kalau iklan menyodorkan alasan untuk membeli suatu produk atau
jasa, maka promosi penjualan menekankan alasan mengapa kita
harus membeli sekarang juga.
2) Promosi penjualan mencakup suatu variasi yang luas dari alat-alat
promosi yang didesain untuk merangsang respons pasar yang
lebih cepat atau yang lebih kuat,
3) Promosi penjualan dapat diarahkan oleh produsen melalui suplayer
pada pengecer seperti toko ritel koperasi. Pengecer akan bekerja
lebih keras jika diberi penawaran diskon harga, jatah iklan dan
display, dan produk-produk gratis. Mungkin pelanggan embeli
produk jika disediakan kupon-kupon potongan harga, paket harga,
hadiah-hadiah dan jaminan jaminan.
4) Promosi penjualan menggambarkan insentif-insentif dan hadiah
hdiah untuk membuat para pelanggan membeli barang yang
ditawarkan oleh toko ritel koperasi.
5) Dengan adanya promosi yang dilakukan suplayer do toko ritel
koperasi penjualan barang yang dipromosikan akan naik
penjualannya dengan begitu penjualan toko ritel koperasi akan
naik.
6) Promosi penjualan yang dilakukan untuk konsumen bertujuan agar
meningkatkan penjualan jangka pendek atau untuk membangun
pangsa pasar jangka panjang.
7) Tujuan lainnya adalah untuk menarik konsumen agar mau
mencoba produk baru, memancing konsumen agar meninggalkan
produk pesaing, atau untuk membuat konsumen meninggalkan
produk yang sudah matang, atau menahan dan memberi
penghargaan pada konsumen yang loyal.
b. Cara mengerjakan penjabaran program penjualan secara detil.
1) Toko ritel koperasi yang berfokus pada pelanggan dalam
merumuskan strateginya lebih memusatkan perhatian pada
pengembangan pelanggan.
2) Pelayanan yang membuat pembeli puas adalah kunci yang utama.
Ini dikarenakan produk yang anda jual tidak memiliki keunikan
dibanding dengan produk yang dijual kompetitor (penjual lain).
3) Hanya dengan memberikan pelayanan baik dan berkesan maka
pembeli yang sudah pernah datang akan mau kembali lagi dan
mengabarkannya kepada orang lain agar membeli di toko anda dan
biasanya hal tersebut akan berlanjut terus menerus.
4) Dengan sasaran program penjualan dibuat yaitu kepuasaan para
pelanggan dan akan dibina sebagai pelanggan yang loyal dan akan
meningkatkan penjualan di toko koperasi
5) Sasaran program penjualan yang sudah dibuat ditentukan waktunya
dengan target penjualannnya dan cara pelaksanaannya yang akan
dijalankan di dalam toko.
6) Promosi penjualan terdiri dari insentif jangka panjang untuk
mendorong alasan pembelanjaan atau penjualan produk atau jasa.
Kalau iklan menyodorkan alasan untuk membeli suatu produk atau

69
 jasa, maka promosi penjualan menekankan alasan mengapa kita
harus membeli sekarang juga.

c. Program penjualan berupa diskon promosi yang bisa dijalankan oleh

toko ritel koperasi
1) Program diskon reguler, yaitu diskon harga diberikan terhadap
barang pada periode tertentu.
2) Program ini dijalankan setiap waktu untuk itu manager toko
mencari suplayer yang bisa diajak kerjasama untuk program ini.
3) Pihak suplayer memberi potongan harga beberapa item barang
mereka dengan harga diskon dan diskon yang diberikan ini oleh
toko diberikan kepada pelanggan.
4) Barang yang diskon ini diletakan ditempat yang cepat terlihat oleh
pelanggan dengan dibuatkan POP untuk barang tersebut ukuran
besar dalam tulisan di POP tersebut harga normal dan harga
promosi (hurufnya lebih besar dari huruf harga normal). Kalau ada
tempat bisa diletakan di end gondola atau di floor display deket
pintu masuk.
d. Program promosi quantity yaitu membeli barang tiga gratis satu.
1) Promosi ini yaitu pembelian suatu barang tertentu kalau dibeli
dengan syarat yang telah ditentukan akan mendapat barang
tambahan yang sejenis. Contoh beli susu merek bendera
pembelian dengan jumlah tiga buah akan dapat tambahan satu
buah.
2) Jadi persyaratannya adalah pembelian 3 (tiga) buah akan dapat
tambahan 1 buah barang yang sama. Promosi ini bisa dilakukan
pada setiap waktu dengan jangka waktu yang telah disepakati
antara toko dan pihak suplayer. Jadi manager toko ritel koperasi
harus aktif untuk cari peluang kerja sama promosi dengan
suplayer terutama yang barangnya fast moving seperti unilever
atau indomarco.
3) Barang yang promosi ini diletakan di tempat yang cepat terlihat
oleh pelanggan dengan dibuatkan POP untuk barang tersebut
ukuran besar dalam tulisan di POP tersebut harga normal dan
harga promosi (hurufnya lebih besar dari huruf harga normal).
Dalam penulisan POP ini harus jelas persyaratan pembelian untuk
barang tersebut misalnya pembelian 3 buah gratis 1 buah barang
yang sama. Kalau ada tempat bisa diletakkan di end gondola atau
di floor disply deket pintu masuk.
4) Program promo pemotongan quantity yaitu seperti membeli lima
ada potongan harga 10 %
5) Cara menetapkan target nominal hasil akhir penjualan.

e. Untuk merinci kenaikan sles yang dibuat perencana harus

berpedoman :
1) Laporan sales tahun lalu yang berisikan sales dan quantity item
barang setiap barang, total sales setiap kelompok barang dan total
sales tahun lalu.
2) Melihat laporan sales dan quantity setiap item barang dengan
dianalisa barang apa saja yang bisa dinaikan penjualannya.
3) Program promosi yang dapat dijalankan dengan suplayer.

70
 f. Keterampilan yang dilakukan dalam merencanakan dan menyiapkan
program penjualan adalah sebagai berikut :
a. Menjelaskan konsep dasar dari metodologi pencapaian program
penjualan.
b. Mengerjakan penjabaran program penjualan secara detil.
c. Menetapkan target penjualan nominal hasil akhir penjualan.

g. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu merencanakan dan

menyiapkan program penjualan, yaitu :
1) Cermat, teliti
2) Taat asas
3) Taat SOP

3. Mengembangkan program penjualan

a. Cara memonitor program penjualan
1) Untuk mempersiapkan strategi penjualan yang efektif, toko ritel
koperasi harus mempelajari pesaing serta pelanggan aktual dan
potensial. Pimpinan toko ritel koperasi perlu mengidentifikasi
strategi, tujuan dan kekuatan.
2) Pesaing-pesaing terdekat toko ritel koperasi adalah toko ritel
pesaing yang berusaha memuaskan pelanggan dan kebuthan
yang sama serta mengajukan tawaran yang sama.
3) Perusahaan juga harus memperhatikan pesaing latennya, yang
menawarkan cara yang baru atau yang lain untuk memuaskan
kebutuhan yang sama.
4) Manajer harus melakukan analisis nilai pelanggan untuk
mengungkap kekuatan dan kelemahan toko ritel koperasi sendiri
relatif terhadap para pesaing.
b. Cara memprediksi perkembangan dari arah kebutuhan pasar
1) Pelanggan dari anggota koperasi
Pelanggan dari anggota berbelanja di toko karena mereka adalah
sebagai anggota koperasi toko ritel. Cara berbelanja mereka
membeli barang di toko kredit dan berbelanja dengan tunai.
Perbandingan belanjaan bulanan yang dilakukan oleh pelanggan
anggota di toko ritel koperasi dengan kebuthan mereka sangat
kecil. Jadi mengembangkan pangsa pasar bisa dikembangkan
lebih besar untuk menaikkan pembelian di toko ritel koperasi dari
pelanggan anggota.
2) Pelanggan dari sekitar toko ritel koperasi
Pelayanan yang membuat pelanggan puas adalah kunci yang
utama. Ini dikarenakan produk yang dijual tidak memiliki keunikan
dibanding dengan produk yang dijual kompetitor (penjual lain).
Puasnya pelanggan dengan pelayanan yang diberikan oleh semua
karyawan diharapkan pelanggan akan menjadi pelanggan yang
loyal kepada toko koperasi.

c. Cara membuat perencana arah dan strategi penjualan ke depan

Arah perencanaan yang dilakukan oleh toko ritel koperasi, yaitu :
1) Kepuasan para pelanggan dan akan dibina sebagai pelanggan
yang loyal.
2) Meningkatkan penjualan di toko ritel koperasi.

71
d. Keterampilan yang perlu dilakukan waktu mengembangkan program
penjualan adalah sebagai berikut :
1) Melakukan monitoring program penjualan
2) Memprediksikan perkembangan daru arah kebuthan pasar
3) Membuat perencanaan arah dan strategi penjualan ke depan.

e. Sikap kerja yang harus dilakukan mengembangkan program penjualan

adalah sebagai berikut :
1) Cermat, teliti
2) Taat asas
3) Taat SOP

72
 MODUL 9
MENGENDALIKAN KEGIATAN PELAKSANAAN
PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG DI RITEL KOPERASI

DIAGRAM ALIR:

MATERI PELATIHAN MENGENDALIKAN KEGIATAN PELAKSANAAN

PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG DI RITEL KOPERASI

1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan penjualan barang

Pengetahuan yang diperlukan:
a. Semua informasi yang terkait dengan hasil penjualan secara lengkap
1) Informasi hasil penjualan pada sebuah ritel koperasi haruslah
memuat hal-hal sebagai berikut :
a) Laporan detail hasil penjualan
Ada karakretistik khusus yang dimiliki oleh ritel koperasi yaitu
bahwa dalam melakukan penjualannya ternyata ritel koperasi
banyak memberikan peluang kredit kepada anggotanya dengan
fasilitas potong gaji pada awal bulan berikutnya.
Hal ini berbeda jauh dengan apa yang terjadi pada kegiatan
bisnis ritel/perdagangan eceran lainnya seperti halnya
minimarket lainnya seperti : indomart, alfamart, seven eleven,
lawson, maupun yang sekelas lainnya dengan toko ritel
koperasi.
Dalam hal ini maka ada 2 model pencatatan ataupun jika
menggunakan mesin cash register, yaitu :

73
 1. Pencatatan penjualan kredit
Pencatatan detail Penjualan kredit khusus anggota:
a. Nomor
b. Tanggal dan bulan serta tahun
c. Nama pelanggan/anggota
d. Barang yang dibeli
e. Jumlah barang yang dibeli
f. Harga jual satuan barang
g. Total kredit pembelian barang
h. Jatuh tempo penagihan ke perusahaan
i. Catatan/keterangan : dapat berisikan kondisi pengiriman
barang yang dipesan anggota, ataupun hal lainnya.

2. Pencatatan penjualan tunai

(a) Jika sebuah ritel koperasi belum memiliki mesin cash
register maka pencatatan hasil penjualan terkadang tidak
memuat detail barang-barang apa saja yang laku terjual
pada setiap harinya, tetapi hanya total hasil penjualannya
saja yang akan terlaporkan.
(b) Jika ritel koperasi sudah memiliki mesin cash register
maka laporan harian dapat dilihat dari copy struk laporan
yang ada di mesin tersebut.

b) Analisa Laporan Penjualan

1) Seorang manajer Ritel Koperasi dalam melihat dan membaca
serta menganalisa hasil laporan penjualan yang terjadi di
tokonya selama 1 (satu) periode waktu tertentu hanya
mampu memilah dan mengklasifikasi berapa % dari total
penjualan yang terjual secara tunai dan berapa % sisanya
yang terjual secara kredit.
2) Hal ini juga terkait dari beberapa persen keuntungan (margin)
yang diperoleh dari hasil penjualan dengan menggunakan
sistem kredit ataupun sebaliknya.\
3) Biasanya jika menggunakan penjualan yang cash sifatnya
maka keuntungan yang diperoleh tidaklah sebesar dari hasil
penjualan kredit, namun tetap ada plus minus atas hal ini.
Berikut ini adalah pertimbangan-pertimbangan atas kedua
jenis sistem penjualan yang diberlakukan pada ritel koperasi.
c) Sistem Penjualan Kredit kepada anggota
Beberapa point nilai positifnya antara lain adalah :
(a) Membantu anggota yang di tengah bulan sudah tidak
mempunyai uang cash untuk mendapatkan barang-barang
kebutuhan beserta keluarganya.
(b) Membantu meredam gejolak yang dapat timbul antara
peusahaan dengan karyawan

Sementara itu pada sisi negatifnya adalah :

(a) Jika mengharapkan penerimaan uang cash pada tanggal
yang sudah ditetapkan oleh pihak payroll/penggajian
perusahaan maka dikuatirkan uang kas tunai di ritel koperasi
menjadi berkurang dan menipis, terutama untuk pembelian
barang-barang lainnya terhambat karenanya.
(b) Kebiasaan buruk para anggota yang tahu persis permainan
batas pemotongan gaji atas pembelian kredit di toko ritel

74
 koperasi. Banyak yang mengambil peluang agar tagihan
tidak jatuh pada awal berikutnya tetapi menjadi awal 2 (dua)
bulan selanjutnya. Hal ini tidak disadari oleh anggota bahwa
tindakannya merugikan toko ritel koperasi itu sendiri.
d) Sistem penjualan tunai kepada non anggota
Adapun manfaat uang tunai yang diperoleh toko ritel koperasi ini
sebenarnya diperlukan untuk :
(a) Selain untuk membeli produk tertentu (yang harus secara
cash)
(b) Maupun untuk menjaga dana segar yang jika sewaktu-waktu
diperlukan untuk keperluan operasional toko itu sendiri,
(c) Juga untuk menjaga pembayaran jatuh tempo yang diberikan
supplier /pemasok
2) Informasi hasil penjualan itu sebaiknya dibuatkan secara periodik
dan berkala sesuai dengan keputusan yang telah dibuat
Ada beberapa periode waktu yang biasanya ditempuh oleh sebuah
ritel koperasi dalam membuat laopran hasil penjualan ini, yaitu :
(a) 1 (satu) bulan sekali
(b) 1(satu) triwulan sekali
(c) 1 (satu) kuartal sekali
(d) 1 (satu) semester sekali
(e) 1 (satu) tahun sekali
3) Para pihak yang berhak mengetahui dan berkepentingan atas
laporan hasil penjualan ini adalah, selain dari manajer dan assisten
manajer sebuah ritel koperasi juga para Pengurus Koperasi sebagai
pihak yang mewakilkan para anggota dalam menjalankan roda
kehidupan berkoperasi. Bagi manajer dan asissten manajer laporan
hasil penjualan ini berfungsi sebagai :
a) Laporan kinerja upaya yang dilakukannya pada 1 (satu) periode
tertentu
b) Bentuk dasar dalam melakukan penilaian yang dilakukan oleh
pengurus kepada manajer dan asisten manajer ritel koperasi.
Dari laporan ini pengurus dapat melakukan hal sebagai berikut :
(1) Memberikan reward atau penghargaan atas kinerja manajer
dan seluruh timnya, ataupun
(2) Memberikan punishment atau hukuman yang memadai dan
disesuaikan dengan sikon masing-masing ritel koperasinya.
c) Sebagai sebuah tolak ukur sejauh mana amanat RAT telah
dilakukan oleh jajaran pengurus melalui Manajer dan Asisten
Manajer nya.

4) Laporan hasil penjualan ini dibuat sebagai dasar untuk

mengevaluasi sejauh mana perencanan yang telah dibuat tercapai
atau tidak. Jika telah tercapai maka upaya selanjutnya adalah
bagaimana meningkatkan kinerja yang ada, minimal
mempertahankannya.
Sedangkan jika belum tercapai akan dijadikan bahan evaluasi hal-
hal apa saja yang menyebabkan sasaran capaian hasil penjualan
tidak membuahkan hasil yang semestinya.
Ada beberapa bahan evaluasi jika capaian sasaran belum
membuahkan hasil sebagaimana yang diharapkan, antara lain:
a) Bagaimana tingkat pelayanan oleh semua jajaran selama ini,
b) Apakah barang-barang yang justru diperlukan oleh anggota
tersedia dengan layak dan memadai

75
 c) Apakah barang-barang kelengkapan yang memang tidak banyak
dibutuhkan tetapi kadang diperlukan anggota tersedia selama ini
dengan baik,
d) Apakah penataan barang dagangan sudah memadai dan layak
dalam pemajangannya
e) Apakah ada harga barang-barang tertentu yang sangat jauh
perbedaan harganya dengan di pasaran sehingga anggota
melihat menjadi mahal padahal produk barang tersebut sangat
dibutuhkan para anggota

b. Cara mengkompilasi semua informasi yang terkait dengan hasil

penjualan secara lengkap
1) Melalui rekapitulasi kompilasi berkas copy gulungan struk penjualan
harian pada mesin cash register yang dimiliki koperasi.
2) Melalui kompilasi catatan penjualan secara manual jika seandainya
Ritel Koperasinya belum memiliki cash register.
Penulusuran hasil penjualan dapat pula melalui bon atau nota
penjualan harian yang setiap harinya dibuat oleh seorang kasir
disebabkan tidak adanya mesin cash register.

c. Informasi mengenai pelayanan karyawan ritel koperasi dari pelanggan

secara acak
Salah satu hal yang patut ditelusuri lebih jauh oleh seorang Manajer
Ritel Koperasi adalah sebaik apa dan sebagus mana pelayanan yang
diberikan oleh karyawan ritel yang ada selama periode tersebut.

Masukan ini penting demi kemajuan yang diharapkan anggota kopersi

ke depannya sehingga tidk akan ada lagi kegagalan transaksi
disebabkan karena pelayanan yang tidak memadai dari para karyawan
ritel koperasi kepada para pengunjung yang datang (baik yang anggota
maupun non anggota).

d. Cara mengumpulkan informasi mengenai pelayanan karyawan ritel

koperasi dari pelanggan secara acak
1) Pertanyaan yang mungkin dapat diajukan, diantaranya adalah :
a) Nama Pengunjung
b) Seberapa seringnya berbelanja di toko ritel koperasi
c) Tanggapannya dia terhadap keberadaan toko ritel koperasi
d) Kesannya atas pelayanan yang diberikan oleh karyawan ritel
koperasi
e) Harapan dan masukannya untuk pembenahan toko ritel koperasi
ke depannya?
2) Waktu yang tepat untuk mengajukan pertanyaan adalah :
a) Saat yang bersangkutan sudah selesai berbelanja, telah
membayar di kasir dan hendak meninggalkan toko ritel koperasi
sehingga tidak mengganggu saat dia konsentrasi pada saat
sedang memilih barang yang akan dibelinya.
b) Ketika yang bersangkutan tengah santai melihat dan memilih-
milih barang belanjaannya, dengan terlebih dahulu
memperkenalkan diri sebagai Manajer Toko Ritel Koperasi yang
hendak memohonkan masukan yang membangun untuk
kemajuan toko Ritel Koperasi
3) Lokasi yang dapat dijadikan tempat untuk bertanya kepada
pelanggan yang datang ke toko adalah di saat yang bersangkutan

76
 posisinya tidak berada terlalu dekat dengan karyawan Ritel
Koperasi lainnya. .
4) Pelanggan potensial yang akan ditanya oleh manajer toko ritel
koperasi adalah mereka yang sering berbelanja di toko ritel koperasi
sehingga yang bersangkutan berhubungan dengan para karyawan
ritel koperasi bukan hanya sekali saja tetapi sudah bertemu
beberapa kali dikarenakan seringnya terjadi interaksi di antara
mereka selama ini.

e. Buku catatan penjualan dan data informasi dari pelanggan

Pada ritel koperasi maka akan ada buku catatan penjualan; ini untuk
mencatat penjualan yang dilakukan secara kredit kepada anggotanya
Rincian masing-masingnya adalah sebagai berikut :
1) Buka buku catatan penjualan yang dibuat oelh kasir toko Ritel
Koperasi untuk 1 (satu) periode pembukaan tertentu.
Dari catatan kasir ini akan diperoleh data sebagai berikut :
a) Nama anggota yang datang berbelanja
b) Besarannya belanjaan totalnya dalam 1 (satu) periode tertentu
(1) Nama anggota pembeli terbesar
(2) Nama anggota pembeli rata-rata
(3) Nama anggota pembeli terkecil
c) Frekuensi berbelanja
(1) 1 – 2 kali datang berbelanja
(2) 2 – 5 kali datang berbelanja
(3) Lebih dari 5 kali datang berbelanja

2) Buka catatan masukan pelanggan yang ditulis oleh sendiri oleh

manajer dari hasil wawancara dengan para pengunjung yang
notabenenya adalah para anggota maupun non anggota untuk 1
(satu) masa periode tahun tertentu.
Dari catatan data informasi dari pelanggan yang ditulis manajer toko
akan terhimpun keterangan, antara lain :
a) Nama pengunjung anggota yang sempat diwawancarai
b) Masukan dari pengunjung, baik yang sifatnya positif maupun
negatif
c) Karyawan atau bawahan yang mendapatkan kritikan yang
membangun
d) Jenis masukan atau kritikan :
(1) Sikap
(2) Pengetahuan atau
(3) keterampilannya
f. cara mencocokkan data informasi dari pelanggan dengan buku catatan
penjualan
(1) mengevaluasi kemungkinan terdapat ketepatan antara nama
pembeli anggota dengan jumlah terbesar pembeliannya (yang ada
pada catatan kasir) dengan nama pembeli anggota yang
diwawancarai,
(2) mengevaluasi kemungkinan terdapat ketepatan antara nama
pembeli anggota dengan jumlah terkecil pembeliannya (yang ada
pada catatan kasir) dengan nama pembeli anggota yang
diwawancarai
(3) mengevaluasi kemungkinan tidak ada ketepatan nama antara nama
pembeli dalam jumlah terbesar dan terkecil dengan nama anggota
yang diwawancarai manajer

77
 g. keterampilan yang dilakukan dalam melakukan pengawasan
terhadap pelaksanaan penjualan barang sebagai berikut :

1) Mengkompilasi semua informasi yang terkait dengan hasil

penjualan secara lengkap
2) Mengumpulkan informasi mengenai pelayanan karyawan ritel
koperasi dari pelanggan secara acak
3) Mencocokan data informasi dari pelanggan dengan buku catatan
penjualan

h. Sikap kerja yang harus dilakukan dalam melakukan pengawasan

terhadap pelaksanaan penjualan barang sebagai berikut :
1) Cermat, teliti,
2) Taat asas dan
3) Berpikir analistis serta evaluatif

2. Melakukan Evaluasi Terhadap Pelaksanaan Penjualan Barang

a. Kesesuaian informasi dari pelanggan dan buku catatan penjualan
dengan teliti dievaluasi
(1) Informasi dari pelanggan menyatakan pelayan tidak baik tetapi hasil
penjualan kredit anggota maupun non anggota meningkat
Adapun event atau moment yang ada misalnya :
a) Lebaran
Di kala ini pesanan terhadap kebutuhan lebaran idul fitri seperti
kue-kue kaleng, sirup, kurma, soft drink, aqua gelas, gula kopi
dan hal-hal yang menyangkut kebutuhan ini sangat meningkat
sekali.
b) Natal
Saat natal kebutuhan akan kue-kue kaleng, soft drink. Aqua
gelas dapat dikatakan cukup melonjak deras, apalagi anggota
koperasi yang beragama kristiani cukup banyak sehingga ritel
koperasi harus menyiapkan pula kebutuhan-kebutuhan tersebut.
c) Tahun baru
Adakala walaupun secara indivisual memang tidak banyak
lonjakan permintaan kebutuhan food dan non food yang
berlebihan tapi secara institusi dari perusahaan atau instansi
dimana koperasi berada, kadang banyak sekali permintaan dari
coorporate untuk mengadakan acara malam tahun bersama
yang diadakan berbarengan dengan acara family gathering di
luar kantor dan semua kebutuhan keperluan tersebut disupport
oleh ritel koperasi.
d) Waktu dan anak kembali ke sekolah
Apabila koperasi menyediakan secara insidentil perlengkapan
peralatan sekolah maka saat anak kembali masuk ke sekolah
akan banyak diminta oleh anggota guna memenuhi kebutuhan
peralatan sekolah anaknya tersebut.

(2) Informasi dari pelanggan menyatakan pelayan baik tetapi hasil

penjualan kredit dari anggota menurun drastis.
Ada beberapa hal yang dapat menyebabkan hal ini terjadi, yaitu :
a) Ada barang-barang yang sangat laku (fast moving) di toko ritel
koperasi tetapi harganya dianggap anggota masih cukup tinggi
dibandingkan dengan yang dijual di pasaran luar. Hal ini perlu

78
 ketelitian kembali dari seorang manajer dan asisten manajer
untuk mengevaluasi hal ini terhadap barang-barang yang selalu
ini mengangkat penjualan yang terjadi di toko ritel koperasi
selama ini.
b) Adanya keraguan dari pembeli atau pelanggan untuk membeli
barang-barang food disebabkan ketika mereka melihat tanggal
kadaluarsanya sudah mendekati tanggal jatuh temponya.
Kadang para pembeli atau pelanggan enggan untuk
menyampaikan hal ini tapi justru kita harus tanggap atas hal ini.
c) Ada kalanya para pramuniaga kita lupa untuk melakukan bersih-
bersih atas kemasan-kemasan dalam botol atau kalengan yang
ada sehingga debu yang menempel di kaleng atau botol-botol
tersebut makin lama makin tebal. Hal ini menjadi salah satu
penghalang saat seorang pengunjung yang akan membeli
produk tersebut menjadi mengurungkan niatnya lagi tatakala
saat ingin mengambil barang tersebut terlihat berdebu dan
kusam dalam kemasannya.
b. Cara mengevaluasi kesesuaian informasi dari pelanggan dan buku
catatan penjualan dengan teliti
1) Ada nama pembeli yang terbesar dalam jumlah pembeliannya
namun memberikan penilaian yang tidak baik atas pelayanan yang
diberikan oleh karyawan toko ritel koperasi, tetapi dia tetap
berbelanja di toko ritel koperasi.
Hal ini dapat terjadi disebabkan karena :
a) Sebab adakalanya memang orang tidak perduli pada pelayanan
tetapi konsentrasi kepada kebutuhan barang yang tersedia
lengkap di toko ritel koperasi, sehingga dia tidak perlu harus
berbelanja ke toko yang lain sebab semua kebutuhan barang
yang diperlukannya sudah tersedia lengkap di toko ritel koperasi.
b) Keberadaan toko ritel koperasi sangat dekat dengan tempat
dimana dia bekerja sehingga ketika kembali pulang ke rumah
yang bersangkutan sudah mampu membeli dan memenuhi
segala kebutuhan rumah tangganya, hal ini biasanya anggota
dari kalangan karyawan antara wanita yang sekaligus adalah ibu
rumah tangga.
2) Ada nama pembeli dengan jumlah pembelian yang terkecil tetapi
memberikan penilaian yang sangat positif terhadap pelayanan yang
diberikan oleh seluruh karyawan toko ritel koperasi.
Hal ini dapat terjadi disebabkan karena :
a) Pembeli anggota ini tidak termotivasi untuk berbelanja di toko
Ritel Koperasi karena dia bisa saja menilai bahwa harga-harga
barang yang dijual di toko ritel koperasi itu mahal dibandingkan
dengan di toko-toko lainnya, sehingga kemungkinan motivasi dia
berbelanja di toko ritel koperasi, diantara lain adalah :
(1) Asal sekedar dianggap tidak apatis dengan usaha yang
diselenggarakan oleh koperasi,
(2) Bersama-sama dengan karyawannya datang ke toko ritel
koperasi hanya untuk membeli barang-barang tertentu saja,
misalnya rokok bagi kalangan kaum pria
b) Pembeli anggota ini belum menyadari bahwa mahalnya barang
yang dia beli di toko ritel koperasi itu sebenarnya mengandung 2
(dua) unsur yaitu :

79
 (1) Dia membeli secara kredit berarti ada cost of money yang
ditambahkan pada harga yang dibelinya.
(2) Di dalam harga barang yang dibelinya itu ada unsur SHU
(Selisih Hasil Usaha) di dalamnya.
c. Barang yang kurang dimintai oleh pembeli
Dalam ilmu retail atau perdagangan eceran dikenal istilah slow moving
atau barang yang kurang diminati untuk dibeli oleh anggota koperasi
sebagai daftar referensi barang yang menjadi kebutuhannya.

d. Cara mengidentifikasi barang yang kurang diminati oleh pembeli

Untuk toko ritel koperasi apabila adakala barang yang dijualnya
tergolong barang yang kurang diminati oleh pembeli di kalangan
anggotanya. Ada beberapa cara yang mungkin dapat dilakukan oleh
manajer toko ritel koperasi untuk mengidentifikasi barang ini, yaitu :
1) Melihat data stok barang yang tersedia pada catatan yang ada dan
dibuat ole pramuniaga toko ritel koperasi.
2) Melihat langsung barang atau produk, baik yang pada display toko
maupun juga mengecek langsung ke gudang toko ritel koperasi
3) Jika koperasi sudah memakai sistem POS (Point Of Sales) maka
dengan sangat mudah mengetahui.

e. Keterampilan yang dilakukan dalam melakukan evaluasi terhadap

pelaksanaan penjualan barang adalah sebagai berikut :

1) Mengevaluasi kesesuaian informasi dari pelanggan dan buku

catatan penjualan dengan teliti
2) Mengidentifikasi barang yang kurang diminati oleh pembeli

f. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu melakukan evaluasi terhadap

pelaksanaan penjualan barang, yaitu :
1) Cermat, teliti,
2) Taat asas dan
3) Berpikir analistis serta evaluatif

3. Melakukan pengawasan terhadap pembelian barang

a. Informasi yang terkait dengan pembelian barang secara lengkap
Puchase Order (PO) dan Invoice adalah dokumen-dokumen yang
terlibat dalam transaksi jual beli barang dan jasa. Hubungan antar
ketiga dokumen tersebut diilustrasikan pada gambar berikut ini :

80
 1. Pelanggan meminta penawaran barang atau jasa yang dibutuhkan
kepada penjual sebagai penyedia barang dan jasa.
2. Quatation adalah surat penawaran yang diberikan kepada
pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran. Quatation
biasanya berisi :
o Kode dan deskripsi barang/jasa yang ditawarkan
o Jumlah barang/jasa tersebut
o Harga satuan
o Diskon atau potongan harga
o Total harga penawaran
o Tata cara pembayaran
3. Purchase Order (PO) adalah surat pemesanan yang dikeluarkan
setelah terjadi kesepakatan berdasarkan Quotation (kutipan). Surat
ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika di
kemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau
menyelesaikan jasa dan pelanggan menyangkalnya, maka PO ini
dapat menjadi bukti. PO biasanya juga merinci bagaimana tahapan
pembayaran dilakukan.
4. Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual
kepada pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invoice berisi
rincian barang/ jasa denga harga sesuai PO, tidak boleh berubah
walaupun misalkan harga tersebut telah mengalami kenaikan dari
supplier kita.

b. Cara mengumpulkan informasi yang terkait dengan pembelian barang

secara lengkap
1) Dokumen inventarisasi tentang jumlah dan jenis barang yang akan
dipesan, karen astok barang yang sudah terbatas atau akan habis.
Data tersebut terdiri dari nama barang, ukuran, kode barang, jumlah
barang, harga modal, harga jual, dan prosentase keuntungan dari
barang, dan data-data lainnya yang berhubungan dengan barang
tersebut.
2) Budget atau anggaran yang tersedia yang disediakan oleh
pengurus koperasi
3) Vendor atau pemasok yang ada, yang terdiri dari :
a) Mekanisme pembayaran terhadap barang yang akan dipesan,
b) Penentuan kapan waktu melakukan pembelian barang tersebut
c. Rincian pembelian barang dagangan dari pemasok untuk periode
jangka waktu tertentu secara acak
1) Maksud dari aktivitas ini mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a) Berapa banyak supplier atau pemasok yang selama ini
memasok barangdi toko ritel koperasi
b) Siapa saja vendor yang aktif memasok barang dengan jumlah
besar,
c) Apa yang diberikan oleh vendor atau pemasok itu kepada toko
ritel koperasi sebagai kompensasi pembelian dengan jumlah
nilai nominal yang besar kepada perusahaannya.
d) Bagaimana keluangan jangka waktu (TOP = Term of Payment)
yang diberikan selama ini

81
 e) Bagaimana sistem pembayaran yang diperbolehkan oleh
supplier
(1) Harus Cash / tunai
(2) Via transfer melalui rekening bank milik pemasok tersebut
f) Bagaimana kompensasi yang diberikan untuk retur barang untuk
barang-barang tertentu :
(1) Barang dengan tanggal kadaluarsa yang sudah dekat
(2) Barang rusak dalam pengiriman ke toko ritel koperasi
(3) Barang-barang yang dengan perjanjian khusus yang dapat
dikembalikan untuk digantikan dengan barang baru
g) Mengevaluasi sejauh mana hubungan yang fair yang terjalin
antara petugas karyawan toko ritel koperasi yang bertugas untuk
pemesanan barang dengan vendor atau pemasok yang ada.
2) Manajer toko dapat melakukan hal ini untuk jangka periode waktu
tertentu yang sifatnya konsisten dan ajek sehingga secara berkala
dapat diketahui apakah selama ini ada permainan atau hal-hal yang
tidak dibenarkan antara petugas bagian pembelian barang dengan
vendor atau pemasok barang tersebut.
d. Cara mengkonfirmasi rincian pembelian barang dagangan dari
pemasok untuk periode jangka waktu tertentu secara acak
1) Berkas-berkas pemesanan barang yang telah diarsipkan diambil
salah 1 (satu) nya untuk dijadiakn sample atau contoh uji petik
2) Setelah diketahui nama perusahaannya, dilihat nama kontak person
yang bisa dihubungi untuk dilakukan konfirmasi
3) Kemudian dilihat nomor telepon kantor yang dapat dihubungi.
4) Setelah berhasil menghubungi dapat dijelaskan maksud dan tujuan
daripada konfirmasi yang dilakukan,
5) Konfirmasi dapat berisikan hal-hal sebagai berikut :
a) Apakah selama ini ada trouble atau masalah yang muncul
antara perusahaan pemasok tersebut dengan toko ritel koperasi
b) Jika ada masalah yang muncul, apa, bagaimana dan siapa yang
menjadi penyebab masalah masalah terjadi,
c) Apakah masalah tersebut sudah dapat terselesaikan dengan
baik saat ini,
d) Apa keluhan yang muncul dari perusahaan pemasok terhadap
toko ritel koperasi
e) Apakah keluhan tersebut sudah disampaikan secara formal atau
tertulis kepada pengurus koperasi atau manajemen sebelumnya
f) Apakah sudah ada solusi yang efektif dan efisien dari toko ritel
koperasi
g) Ataukah ada keluhan toko ritek koperasi yang diajukan kepada
perusahaan pemasok tersebut
h) Bagaimana penyelesaian yang diberikan oleh perusahaan
pemasok terhadap keluhan yang diajukan oleh manajemen ritel
koperasi
i) Apakah permasalahan-permasalahan tersebut sudah lama
berlangsung atau sampai saat ini masih tetap berlangsung
e. Hasil konfirmasi pemasok dengan data pembelian barang yang
dilakukan oleh pramuniaga
Untuk kegiatan ini hal-hal yang perlu diperhatikan :
1) Setelah dilakukan dikonfirmasi secara umum maka selanjutnya
perlu digali keterangan-keterangan yang lebih mendetail tentang
produk-produk barang yang dengan dasar pegangan adalah bukti

82
 pemesanan (PO = Purchase Order) yang dibuka oleh ritel Koperasi
terhadapnya.
2) Data Bukti Pemesanan (PO = Purchase order) yang diambil sebagai
sampling haruslah tidak terlalu berdurasi lama dengan saat waktu
mengkonfirmasinya.
3) Sebaliknya pihak contact person dari perusahaan pemasok juga
memegang dokumen asli bukti pemesanan (PO= Purchase Order)
yang sama dengan tanggal yang dibuat oleh ritel koperasi.
4) Ditanyakan detail hal-hal yang terjadi selama proses pemesanan
barang yang dibuat oleh petugas dari toko ritel koperasi yang
membuat bukti pemesanan (PO = Purchase Order) dengan
perusahaan pemasoknya.
5) Dari hasil konfirmasi ini dapat diketahui apakah terjadi kecurangan
antara petugas pembuat dari toko ritel koperasi yang membuat bukti
pemesanan (PO = Puchase Order) selama ini dengan perusahaan
pemasoknya.
f. Cara membandingkan hasil konfirmasi pemasok dengan data
pembelian barang yang dilakukan oleh pramuniaga.
Perlu ditanyakan kepada pihak pemasok hal-hal sebagai berikut :
1) Apakah petugas dari toko ritel koperasi yang membuat bukti
pemesanan (PO = Purchase Order) yang selama ini adalah selalu
orang yang sama atau berganti-ganti,
2) Apakah perusahaan pemasok memberikan tips atau iming-iming
tertentu kepada petugas toko ritel koperasi yang membuat bukti
pemesanan (PO = Purchase Order) tersebut,
3) Jika ada, bentuk apa yang diberikan sebagai fee kepada toko ritel
koperasi yang membuat bukti pemesanan (PO = Purchase Order)
tadi,
4) Apakah pemberian itu legal atau syah serta dibenarkan oleh
manajemen perusahaan pemasok,
5) Apakah ada kewajiban dari perusahaan pemasok kepada petugas
toko ritel koperasi yang membuat bukti pemesanan (PO = Purchase
Order) itu untuk selalu membuat order untuk periode waktu tertentu
tanpa melihat tanpa melihat apakah barang-barang dari vendor
tersebut masih cukup banyak tersedia di toko.
g. Barang yang akan dan sudah kadaluarsa serta barang yang rusak
dikembalikan ke pemasok
Beberapa alasan atau sebab kenapa barang dilakukan retur :
1) Barang rusak atau cacat
2) Barang tidak sesuai pesanan
3) Barang tidak laku di toko
Untuk barang rusak atau cacat dan barang tidak sesuai pesanan
memang sewajarnya diretur atau ditukar dan dikembalikan ke
supplier atau pemasok disebabkan :
1) Untuk barang rusak atau cacat memang semestinya harus
diretur, karena jika barang tetap dipaksakan untuk dijual dengan
harga normal akan ber pengaruh terhadap kredibilitas took
maupun produsen
2) Untuk barang tidak sesuai pesanan, maka sewajarnyalah toko
meretur atau mengembalikan produk tersebut, karena memang
toko tidak menginginkan produk bersangkutan. Mungkin toko
mempunyai pandangan atau pengalaman terhadap produk

83
 tersebut di waktu yang lalu, dimana produk tersebut memang
laku.

h. Namun hal ini akan mempunyai pengaruhnya terhadap pemasok jika

menolak retur atau pengembalian barang yang telah kadaluarsa
1) Untuk saat tersebut memang menguntungkan, dimana produsen
tidak akan kebebanan potongan dari retur untuk pembayaran
tagihannya, jadi pembayaran yang diterima penuh sesuai tagihan.
2) Untuk waktu akan datang mungkin akan menjadi masalah, jika
berdasar pengalaman produk tidak laku yang menjadi resiko di
masa lalu, kemungkinan besar toko ritel koperasi tidak akan berani
untuk belanja produk dari pemasok bersangkutan, dengan adanya
hal ini, pemasok akan kehilangan peluang atau kesempatan untuk
mendisplay produk di toko ritel koperasi tersebut, jika ini terjadi
berarti pemasok kehilangan peluang untuk mendapat omset dari
toko bersangkutan.
3) Dan yang lebih parah, bisa-bisa pemasok kehilangan kerjasama
dengan toko ritel koperasi. Tentu pemasok tersebut juga tidak
menginginkan hal tersebut terjadi di masa yang akan datang dan
masa-masa selanjutnya.
i. Cara mengembalikan barang yang akan dan sudah kadaluarsa serta
barang yang rusak ke pemasok
1) Koordinasi secara internal untuk mengembalikan barang yang akan
dan sudah kadauarsa serta barang yang rusak ke pemasok :
a) Memerintahkan pramuniaga untuk memisahkan dan memilah
barang-barang yang masuk kategori akan di retur ke masing-
masing pemasoknya,
b) Memasukan pada wadah atau tempat tertentu yang dapat
berupa dus atau tempat lainnya sesuai dengan masing-masing
pemasoknya
c) Mengkoordinasi kendaraan yang akan dipergunakan untuk
pengiriman pada waktu yang ditentukanke masing-masing
supplier, jika seandainya pihak pemasok tidak menyediakan
kendaraan untuk mengambil barang-barang tersebut ke toko ritel
koperasi
d) Memerintahkan kepada Asisten Manajer untuk menyiapkan
segala macam dokumen yang terkait dengan faktur awal
pembelian barang tersebut,
e) Memerintahkan kepada prmuniaga membuat surat retur barang
sesuai dengan pedoman administrasi yang berlaku selama ini.
2) Koordinasi dengan pemasok untuk melakukan pengembalian barang yang
akan dan sudah kadaluarsa serta barang yang rusak ke pemasok
a) Mengkoordinasi asisten manajer untuk menghubungi supplier atau
pemasok yang akan dikirimkan kembali barangnya (retur) disebabkan
karena sebab-sebab yang mendasarinya, dengan rincian sebagai
berikut :
(1) Sebab mengapa barang tersebut di retur kembali dan memenuhi
persyaratan term and condition yang telah disepakati antara toko
ritel koperasi dengan pemasok tersebut.
(2) Apabila jangka waktu pembayaran ke pemasok belum jatoh tempo
maka akan dilakukan pemotongan pembayaran saat jatuh tempo
tiba,

84
 (3) Namun apabila barang-barang tersebut telah dibayarkan oleh toko
ritel koperasi, tapi tidak dapat dilakukan pengembalian dananya ke
toko ritel koperasi maka akan dipotongkan pada order atau
pemesanan berikutnya.
b) Disepakati bersama pemasok barang-barang apa saja yang akan
diretur beserta dengan jumlahnya masing-masing serta waktu
pengembalian, serta transportasi yang akan mengantarkan barang-
barang tersebut kembali ke pemasok.

85
 Keterampilan yang perlu dilakukan waktu melakukan pengawasan
terhadap pembelian barang adalah sebagai berikut :

1) Mengumpulkan informasi yang terkait dengan pembelian barang

secara lengkap
2) Mengkonfirmasi rincian pembelian barang dagangan dari pemasok
untuk periode jangka waktu tertentu secara acak
3) Membandingkan hasil konfirmasi pemasok dengan data pembelian
barang yang dilakukan oleh pramuniaga
4) Mengembalikan barang yang akan dan sudah kadaluarsa serta barang
yang rusak ke pemasok

Sikap kerja yang harus dilakukan melakukan pengawasan terhadap

pembelian barang adalah sebagai berikut :

1) Cermat
2) Teliti
3) Taat asas
4) Memperhatikan SOP

4. Melakukan evaluasi terhadap pemebelian barang

Pengetahuan yang diperlukan waktu melakukan evaluasi terhadap
pembelian barang adalah sebagai berikut :
a. Cara mengevaluasi kesesuaian informasi dari pemasok dan buku
catatan secara berkala
1) Menghubungi pihak pemasok untuk mendapatkan informasi yang
akan dipergunakan sebagai bahan pengawasan :
a) Seberapa sering barang yang telah dibeli dari pemasok yang
bersangkutan dikembalikan lagi (retur) oleh pihak toko ritel
koperasi,
b) Apakah ada peningkatan pembelian oleh toko ritel koperasi pada
pemasok yang bersangkutan jika dibuatkan perbandingan untuk
kurun waktu periode tertentu,
c) Status toko ritel koperasi pada seluruh toko atau outlet yang
dipasok selama ini berada pada posisi ranking ke berapa atau
pada posisi mana,
2) Mempelajari buku catatan pembelian barang untuk dievaluasi dari
waktu ke waktu akan memberikan informasi pengawasan :
a) Supplier atau pemasok mana yang bisa mensupport barang
yang fast moving penjualannya bagi toko ritel koperasi,
b) Supplier atau pemasok mana yang dapat memberikan TOP
(Term of Payment) atau jangka waktu pengembalian yang lebih
panjang kepada toko ritel koperasi sehingga pengelolaan cash
flow nya lebih baik lagi
c) Supplier mana sulit untuk menerima barang retur jika
seandainya terjadi kondisi dimana barang-barang yang telah
dibeli harus dikembalikan.
d) Apakah ada satu jenis barang tertentu yang dikirim dari 2 (dua)
vendor atau pemasok yang berbeda.

b. Cara menghapuskan barang yang kurang diminati pada daftar

pemesanan
1) Memerintahkan kepada pramuniaga melalui asisten manajer untuk
mencatat barang-barang mana saja yang tergolong slow moving,

86
 2) Mengingatkan kepada asisten manajer bahwa setiap usulan
pengajuan barang-barang yang tergolong slow moving tadi tidak
boleh sama sekali ada dalam PO atau dokumen pemesanan barang
selanjutnya.
3) Memerintahkan kepada asisten manajer untuk segera mengambil
tindakan yang dianggap perlu terhadap barang-barang tersebut,
baik dengan discount maupun turun harga (harga coret)

c. Keterampilan yang perlu dilakukan waktu melakukan evaluasi terhadap

pembelian barang adalah sebagai berikut :

1) Mengevaluasi kesesuaian informasi dari pemasok dan buku catatan

secara berkala
2) Menghapuskan barang yang kurang diminati pada daftar pemesanan

d. Sikap kerja yang harus dilakukan melakukan evaluasi terhadap

pembelian barang adalah sebagai berikut :

1) Cermat
2) Teliti
3) Taat asa
4) Memperhatikan SOP

5. Melakukan evaluasi kinerja bawahan yang melaksanakan penjualan dan

pembelian barang
a. Informasi yang diperoleh dari pelanggan dan pemasok mengenai kinerja
bawahan/karyawan secara lengkap
1) Pemilihan pemasok yang sebaiknya dijadikan sumber informasi
untuk evaluasi kinerja bawahannya adalah :
a) 2 (dua) pemasok besar yang selama ini memasukan barangnya
ke toko ritel koperasi
b) 5 (lima) pemasok yang tergolong berskala kecil
2) Informasi yang diharapkan diperoleh dari pemasok tentang
bawahannya, antara lain :
a) Karyawan yang lebih sering berhubungan langsung dengan para
pemasok,
b) Hubungan interaksi yang tercipta selama ini apakah tergolong
masih dibenarkan dalam pola kerja yang berlaku pada toko ritel
koperasi
c) Apakah ada kayawan yang melakukan hal-hal yang sudah
menyimpang dari peraturan yang berlaku di toko ritel koperasi
dengan meminta semacam fee atau sejenisnya kepada para
pemasok.
3) Informasi tersebut sebaiknya diperoleh selama periode waktu
tertentu misalnya
a) Setiap 1 (satu) triwulan sekali dengan melibatkan informasi yang
2 Pemasok besar ke toko ritel koperasi
b) Setiap 6 (enam) bulan sekali dengan melibatkan informasi dari 2
pemasok besar dan 5 pemasok yang berskala kecil ke toko ritel
koperasi
4) Informasi ini dirasakan penting disebabkan karena :

87
 a) Sebagai dasar bahan evaluasi terhadap karyawan yang berkaitan
dengan pemasok,
b) Evaluasi kinerja pemasok yang selama ini telah bekerjasama
dengan toko ritel koperasi,
c) Bahan untuk membuat perencanaan pembelian ke depannya
baik mengenai total nilai pembelian kepada masing-masing
supplier juga barang-barang atau produk-produk mana yang
layak di supply oleh pemasok yang tepat.

b. Cara menyiapkan informasi yang telah ditetapkan sebagai dasar

penyelenggaraan pelatihan :
1) Melakukan evaluasi secara keseluruhan terhadap segala
kekurangan yang ada pada bawahannya,
2) Melakukan wawancara langsung dengan masing-masing karyawan
untuk membicarakan secara detail apa yang masih menjadi
kekurangan dalam menjalankan tugas pada toko ritel koperasi,
sehingga yang bersangkutan wajib mengikuti pelatihan lebih lanjut
3) Menyajikan informasi kepada pengurus koperasi hal-hal yang terkait
dengan kebutuhan pelatihan buat karyawan bawahannya, yang
terdiri dari :
a) Nama jenis program pelatihan yang diperlukan untuk karyawan
b) Siapa saja yang wajib mengikuti program pelatihan tersebut,
c) Kapan program pelatihan tersebut dilaksanakan
d) Lokasi tempat penyelenggaraan program pelatihan tersebut akan
berlangsung
e) Biaya yang diperlukan untuk kebutuhan program pelatihan
tersebut,
f) Alasan yang mendasari mengapa program pelatihan itu wajib
diikuti oleh karyawan yang dikirim untuk mengikutinya.
c. Tingkat keberhasilan bawahan berdasarkan informasi yang diperoleh
dari pelanggan dan pemasok
d. Cara menetapkan tingkat keberhasilan bawahan berdasarkan informasi
yang diperoleh dari pelanggan dan pemasok
1) Menyusun kriteria penilaian bagi karyawan berdasarkan informasi
yang diperoleh dari pelanggan dan pemasok
a) Hasil data wawancara dengan para pelanggan merupakan bahan
awal yang akan dijadikan dasar penilaian, yaitu :
(1) Menyenangkan, ramah dan sopan, dan ada rasa ingin
membantu saat melayani,
(2) Biasa saja cenderung diam dan pasif saat melayani,
(3) Cenderung tidak menghargai, tidak sopan, tidak ada kelemahan
malah terlena dengan dirinya sendiri.
b) Masukan dari supplier atau pemasok juga menjadi unsur yang
mendukung, seperti :
(1) Membantu saat pengiriman barang berlangsung dan tidak
mempersulit prosedur yang ada,
(2) Sopan, ramah dan bersahabat dalam membina hubungan
dengan supllier,
(3) Mampu bekerjasama dengan baik, termasuk saat melakukan
upaya retur barang ke pemasok
2) Menetapkan skala penilaian berdasarkan kepuasan pelanggan dan
hubungan yang harmonis dengan pemasok
a) Menetapkan skala penilaian dengan penetapan skoring penilaian
yang sesuai dengan kondisi yang ada di koperasi,

88
 b) Melakukan dialog dengan manajer ritel koperasi lainnya sebagai
bahan perbandingan atas skala yang telah dibuatnya,
c) Berdiskusi dengan pengurus apakah kriteria penilaian yang
dibuat sudah dapat memadai sebagai alat ukur selanjutnya di
toko ritel koperasi
d) Menetapkan dasar kriteria penilaian dan mengumumkannya
kepada para bawahannya.
e. Laporan evaluasi kinerja bawahan secara lengkap
Yang dimaksud dengan evaluasi kinerja bawahan secara lengkap
adalah merupakan bentuk laporan akhir yang detail dari masing-masing
karyawan yang ada di bawah koordinasinya.
f. Cara menyusun laporan evaluasi kinerja bawahan secara lengkap
1) Menetapkan format laporan yang akan disampaikan kepada
pengurus koperasi
2) Menetapkan batas waktu secara konsisten setiap berapa lama
laporan tersebut dibuat
3) Merekomendasikan kepada pengurus koperasi langkah-langkah apa
yang harus ditempuh setelah pengurus mendapatkan laporan
tersebut.

g. Keterampilan yang perlu dilakukan waktu melakukan evaluasi kinerja

bawahan yang melaksanakan penjualan dan pembelian barang adalah
sebagai berikut :
1) Mencatat informasi yang diperoleh dari pelanggan dan pemasok
mengenai kinerja bawahan / karyawan secara lengkap
2) Menetapkan tingkat keberhasilan bawahan berdasarkan informasi
yang diperoleh dari pelanggan dan pemasok
3) Menyusun laporan evaluasi kinerja bawahan secara lengkap

h. Sikap kerja yang harus dilakukan melakukan evaluasi kinerja bawahan

yang melaksanakan penjualan dan pembelian barang adalah sebagai
berikut :

1) Cermat,
2) Teliti,
3) Taat asas,
4) Memperhatikan SOP

89
 MODUL 10

MELAKUKAN HUBUNGAN KERJA FUNGSIONAL

DENGAN KEPADA UNIT/MANAJER UNIT LAIN, PENGURUS DAN /
ATAU DENGAN KANTOR PUSAT.

Materi Pelatihan Melakukan Hubungan Kerja Fungsional dengan Kepala

Unit/Manajer Unit Lain, Pengurus dan/atau Dengan Kantor Pusat
1. Melakukan Koordinasi Internal dengan Kepala Unit/Manajer Unit Lain di
Lingkungan Kerja Koperasi. Pengetahuan yang diperlukan:
a. Target Penjualan Bulanan serta Tahunan Ritel Koperasi
1) Dalam mencapai target tersebut perlunya saling koordinasi antar
kepala unit atau departemen
2) Koordinasidimaksudkan menciptakan perpaduan serta keselarasan
usaha d ari berbagi unit ke arah pencapaian tujuan secara efisien.
b. Cara Menselaraskan Target Penjualan Bulanan serta Tahunan Ritel
Koperasi
1) Tentukan target jumlah
Buatlah target penjualan dalam jumlah, misalnya berapa karton
aqua yang harus terjual dalam satu bulan.
2) Tentukan target nilai
Buatlah target penjualan dalam nilai, misalnya penjualan beras
yang harus terjual dalam satu bulan sebesar 5 juta.
3) Tentukan target periode
Hal penting lainnya dalam proses penentuan target penjualan
adalah target periodenya. Misalnya penjualan beras punya target
penjualan 20 jt untuk periode selama bulan april – juni.
4) Buatlah list strategi
Buatlah daftar list strategi yang akan dilakukan untuk mencapai
target penjualan. Misalnya strategi promosi melalui pameran,
melalui social media, strategi paket, diskon dan lain-lain.
5) Komunikasikan
Komunikasikan strategi dan target penjualan kita ke tim kita. Hal ini
penting untuk memacu semangat seluruh tim penjualan untuk
mencapai target.

90
 6) Lakukan monitoring
Sangatlah penting untuk melakukan monitoring kinerja penjualan.
Untuk melakukan monitoring ini, caranya bisa dengan menuliskan
diagram kinerja penjualan secara rutin.

c. Standarisasi Display Produk di Ritel Koperasi

Salah satunya adanya standar display yang baik. Dengan standar
display yang baik, diharapkan menarik anggota dan bukan anggota
untuk membeli prosuk yang didispaly di retail koperasi.
d. Cara Memajang Produk di Ritel Koperasi
Adapun cara memajang produk di ritel koperasi, didasarkan pada :
1. Pengelompokkan Produk
a) Kelompok food
b) Kelompok non food
c) Kelompok general mercandising

2. Susunan barang
a) Ukuran produk barang
1) Letakkan barang sesuai ukuran besar atau berkesan berat
di bawah.
2) Barang ukuran kecil berkesan lebih ringan di atas
3) Usahakan untuk memperolehtinggi barang yang sama
b) Penempatan barang
1) Grouping dilakukan secara vertikal, agar konsumen mudah
mencarinya.
2) Jangan memajang produk beracun dekat makanan.
3. Label barang
a) Semua barang yang di display harus mempunyai lebel barang.
b) Label barang harus jelas dan jika ada barang promo harus
dengan label yang lebih besar.

e. Pengadaan Produk di Ritel Koperasi

1) Tanpa pengadaan produk yang baik, otomatis ritel koperasi tidak
bisa menjual barang yang dibutuhkan pelanggannya.
2) Produk yang dipesan adalah produk yang benar-benar dibuthkan
oleh retail koperasi atau yang dipesan oleh pelanggan.
3) Kekeliruan pembelian baang karena jenis barang dan jumlah yang
tidak sesuai, baik terlalu banyak atau sebaliknya, akan merugikan
ritel kopersi. Karena uang ritel koperasi tersebut akan mengendap
sampai produk tersebut terjual.
f. Cara Menyesuaikan Pengadaan Produk di Ritel Koperasi
1) Membuat estimasi kebutuhan produk
2) Sinergi pemesanan produk
3) Tujuannya adalah agar kita dapat memesan produk secara lebih
banyak sehingga mendapatkan potongan pembelian atau distribusi
jika memungkinkan. Selain dengan sinergi pemesanan produk ini
akan lebih terkontrol dan terkoordinasi dalam manajemen
pembelian produk.
4) Informasi produk yang berlebihan atau kurang
5) Disinilah pentingnya koordinasi internal lingkungan kerja koperasi
yang ada.

g. Kerja Sama Teknis Antar Unit

1) Koordinasi dan hubungan kerja antar unit timbul dan dibutuhkan

91
 2) Tugas ini diwadahkan dalam unit-unit sebagai pelaksana dan
penanggungjawab satu atau beberapa fungsi.
3) Tujuan koordinasi dan hubungan kerja adlah terwujudnya
keterpaduan, keselarasan dan keserasian kegiatan-kegiatan
seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam
pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
4) Teknik koordinasi dan hubungan kerja di sini diartikan seabgai tata
cara dan prosedur dalam melakukan atau meningkatkan koordinasi
dan hubungan kerja.
5) Agar koordinasi dan hubungan kerja dapat terlaksana dengan
efektif, maka diperlukan beberapa faktor yang harus ada dalam
pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja ini. Faktor-faktor yang
mempengaruhi tersebut adalah sarana koordinasi dan hubungan
kerja, pola koordinasi dan hubungan kerja dan pedoman koordinasi
dan hubungan kerja.
h. Cara Kerja Sama teknis antar unit, yang disepakati bersama
Berikut ini cara untuk mencapai kerja sama teknis antar unit, yang
disepakti bersama :
1) Adanya saling menghormati wewenang antara pemimpin unit
dengan staff yang melakukan kerja sama secara koordinasi.
2) Terbuka, saling berkomunikasi dalam menyampaikan dan
menerima informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan rencana
termasuk masalah-masalah yang ada untuk di tangani bersama.
3) Koordinasi harus dimulai sejak awal di maua dari penetapan
sasaran, penentuan kebijakan, perencanaan maupun penjadwalan
pelaksanaan.
4) Pedoman tatalaksana koordinasi harus dirumuskan secara tertulis
sebagai pedoman bagi setiap orang yang berpartisipasi mencapai
tujuan yang telah ditetapkan bersama.
5) Harus telah ditetapkan waktu-waktu yang tepat kegiatan koordinasi
secara berkala, yang terus menerus dilakukan dalam proses
pencapaian sasaran dan tujuan bersama.

i. Keterampilan yang diperlukan dalam melakukan koordinasi internal

dengan kepada unit/manajer unit lain di lingkungan kerja koperasi
sebagai berikut :

1) Menselaraskan target penjualan bulanan serta tahunan ritel

koperasi.
2) Menstandarisasi produk yang dipajang di ritel koperasi.
3) Menyesuaikan pengadaan produk di ritel koperasi.
4) Menyepakati kerja sama teknis antar unit.

j.Sikap yang harus dilakukan dalam melakukan koordinasi internal

dengan kepala unit/manajer unit lain di lingkungan kerja koperasi
sebagai berikut :
1) Cermat
2) Tegas
3) Komunikasi

92
2. Melakukan komunikasi non verbal yang intensif dengan pengurus
koperasi dan/atau kantor pusat secara berkala atas segala sesuatu yang
berkaintan dengan kinerja ritel koperasi
a. Perkembangan Data Transaksi Ritel Koperasi
b. Cara Mengkomunikasikan Perkembangan Data Ritel Koperasi
1) Komunikasi tertulis
Pengertian komunikasi tertulis ini, berupa laporan atau data yang
dikirim sesuai format yang ada dan sisepakati di ritel koperasi atau
berupa informasi lainnya.
2) Komunikasi tertulis dalam bentuk laporan, dalam dunia bisnis
memegang peranan yang besar sebagai bentuk komunikasi efektif
dan bentuk pertanggunjawaban pengirim. Komunikasi tertulis ini,
sekarang bisa dilakukan via email atau dalam laporan yang diprint.
3) Komunikasi lisan
Adalah komunikasi yang dilakukan secara lisan yang umumnya
bisa dilakukan secara tatap mata atau melalui alat komunikasi
seperti telpon atau handphone. Namun komunikasi ini sifatnya
hanya informasi awal saja karena orang bisa lupa atau pura-pura
lupa karena tidak ada bukti.
c. Kebijakan Meningkatkan Volume Penjualan
1) Ritel koperasi berorientasi pada peningkatan penjualan.
2) Dari penjualan tersebutlah ritel koperasi akan mendapatkan
keuntungan untuk mewujudkan kesejahteraan anggotanya.
3) Sikap Pengurus atau pekerja yang berada di ritel koperasi dapat
meningkatkan volume penjualan.
d. Cara Menyampaikan Kebijakan Meningkatkan Volume Penjualan
Berikut ini cara untuk menyampaikan kebijakan meningkatkan volume
penjualan di ritel koperasi :
1) Rubah pola penjualan yang ada
Menjual dengan cara klasik adalah menunggu pelanggan datang
untuk melihat dan membeli produk yang ada ritel koperasi kita.
2) Hal ini akam membuat kita kehilangan penjualan dengan semakin
gencarnya persaingan dari toko modern.
3) Pasang harga yang sesuai
4) Perbanyak pintu penjualan
5) Orientasi ke pelanggan
6) Karena jika bersaing dengan ritel moderen secara harga juga tidak
memungkinkan dan secra display juga sulit.
7) Agenda Promosi Ritel Koperasi

e. Cara Mengungkapkan Agenda Promosi Ritel Koperasi

1) Memasang promotion tools di tempat yang terlihat oleh komsumen.
Misalnyua banner, spanduk, baliho dll. Tujuannya agar pelanggan
atau konsumen disekitar tempat usaha kita tahu.
2) Buatlah konsep promosi untuk pelanggan misal dengan memberi
fee marketing atau bingkisan/hasiah
3) Meminta rekomendasi dari pelanggan baik kita yang sudah kita
kenal, sehingga anda wajib menjada kepuasan pelaggan anda.
4) Buatlah data base pelanggan, dan hubungan baik dengan
pelanggan tersebut dengan rajin – rajinlah menjalin silaturahim
dengan konsumen, misl dengan mengirimkan info promosi usaha.
5) Buatlah website yang memungkin, kemudian lakukan optimasi
menggunakan SEO (search engine optimization) in internet dengan
tujuan memperluas pangsa pasar yang ada.

93
f. Penilaian Kinerja Karyawan Waserda Koperasi
1) Objektif
Faktor subjektivitas penilaian dan prasangka pribadi seperti suka
tidak suka harus dihindari dalam melakukan penilaian kinerja staff.
2) Tolok ukur yang jelas
Dasar penilaiannya harus jelas, misalnya dari segi ansent,
kemampuan menyelesaikan tugas, kerja sama team dsb.
3) Bukan hanya pada waktu terakhir

g. Cara Menyampaikan Kinerja Karyawan Waserda Koperasi

1) Analisa
Analisa kinerja disini melihat sejauh mana harapan dan kenyataan
dari seorang pekerja diritel koperasi dari analisa ini dapat terlihat
sejauh mana kemampuan kerja termasuk kedisiplinan dalam
bekerja
2) Pelatihan
Dari hasil analisa kineerja tersebut akan terlihat apakah seorang
pramuniaga atau kasir kita memerlukan pelatihan yang lebih teknis
atau tidak
3) Tindakan
Setelah diberikan pelatiahan jika tidak terjadi perubahan yang
lebih baik maka pimpinan atau store manajer ddapat mengambil
tindakan apakah tetap mempertahankannya atau menggantinya.
Kadang suatu tindakan adalah hal yang diambil tetap
membiarkannya akan menyebabkan hal yang kurang baik

h. Keterampilan yang diperlukan dalam melakukan komunikasi non

verbal yang intensif dengan pengiurus koperasi dan atau kantor pusat
secara berkala atas segala sesuatu yang berkaitan dengan kinerja
ritel koperasi sebagai berikut:
1) Mengkomunikasikan perkembangan data transaksi ritel koperasi
2) Menyampaikan kebijakan cara meningkatkan volume penjualan
3) Mengungkapkan agenda promosi rite4l koperasi
4) Menyampaikan kinerja karyawan waserda koperasi

i. Sikap yang harus ditunjukkan dalam melakukan melakukan

komunikasi non verbal yang intensif dengan pengiurus koperasi dan
atau kantor pusat secara berkala atas segala sesuatu yang berkaitan
dengan kinerja ritel koperasi sebagai berikut:
1) Cermat
2) Tegas
3) Komunikatif

94