PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKTOR JASA PERUSAHAAN

BIDANG JASA ADMINISTRASI PERKANTORAN

Bekerja Secara Efektif dengan Orang Lain

ADM.PK02.031.01

HANDOUT

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN RI
DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA
Jl. Brigjen Sudiarto No. 118 Telp (024) 6712680 Semarang
 A. Berkomunikasi di Tempat Kerja
Proses komunikasi merupakan aktivitas yang sangat penting dalam
kehidupan, tidak terkecuali dalam melaksanakan aktivitas di tempat kerja.
Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang baik
adalah cakap melakukan komunikasi ditempat kerja. Hal tersebut meliputi
berbagai aktivitas seperti; mengumpulkan, mencatat mengirimkan data,
menyampaikan informasi untuk memenuhi kebutuhan tempat kerja, dan
menanggapi masalah dan bekerja sama dengan rekan kerja ataupun pihak
lainnya.
Lingkungan kerja yang kondusif akan membantu dalam pencapaian
pekerjaan yang efektif. Terdapat beberapa hal yang dapat diperhatikan
untuk mencapai hal tersebut, yaitu:
1. Komunikasi di tempat kerja sebaiknya dilakukan secara terbuka,
profesional, dan santun
2. Seorang karyawan yang baik mampu menggunakan bahasa dan nada
suara yang tepat sesuai tata bahasa Indonesia
3. Mempertimbangkan bahasa tubuh yang digunakan dalam menyampaikan
pesan,
4. Berperan aktif mendengarkan dan bertanya untuk sebuah keberhasilan
komunikasi dua arah sehingga potensi dan konflik yang ada dapat
diidentifikasi dan dicari solusinya,
5. Memperlihatkan kepekaan kebudayaan dan kemasyarakatan.

Secara umum, manfaat komunikasi ditempat kerja bagi karyawan antara

lain:
1. Dapat memperoleh keterangan atau informasi yang diperlukan dalam
pelaksanaan pekerjaan.
2. Dapat mewujudkan kerjasama antar karyawan di tempat kerja dalam
rangka pelaksanaan tugas.
3. Dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 2

 4. Dapat memudahkan dalam penyampaian kebijakan, peraturan, ataupun
ketentuan yang berlaku ditempat kerja.
5. Dapat meningkatkan nilai-nilai kebersamaan dan kekeluargaan ditempat
kerja.
6. Dapat memudahkan karyawan maupun pimpinan dalam mengakses
perkembangan ilmu dan teknologi.

B. Menyediakan Bantuan-bantuan kepada Pelanggan di Dalam dan

di Luar Perusahaan
Secara garis besar terdapat tiga tingkatan harapan pelanggan terhadap
kualitas pelayanan yaitu:
1. Asumsi, yaitu harapan pelanggan pada tingkat pertama yang berwujud
asumsi,misalnya saya berharap toko baju yang saya datangi
menyediakan baju-baju baju sesuai ukuran saya.
2. Spesifikasi, yaitu kepuasan yang dicerminkan oleh pemenuhan standar
pelayanan, misal saya berharap dilayani dengan baik dan penuh
perhatian oleh pemilik toko baju itu.
3. Kesenangan yaitu, memberikan kesenangan pada pelanggan. Misalnya,
saya berharap di toko baju itu ada diskon khusus.

Dari ketiga harapan pelanggan yang tersebut, kita diharapkan dapat

menyediakan bantuan-bantuan kepada pelanggan di dalam dan di luar
perusahaan. Jika pelanggan menyampaikan keluhan, tangani secara
sungguh-sungguh dan sopan. Berikut beberapa hal yang dapat Anda
terapkan untuk menangani keluhan pelanggan:
1. Mendengarkan keluhan dengan baik
Berikan perhatian Anda secara penuh. Jangan mengerjakan hal lain.
Tuliskan apa yang mereka katakan pada Anda untuk mendapatkan hal-
hal yang spesifik. Pastikan Anda memahami keluhan mereka.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 3

 2. Biarkan mereka berbicara
Jangan menyela. Jangan menjelaskan, mempertahankan diri, atau
memberikan penilaian. Mereka tidak peduli dengan terjadi masalah dan
mereka tidak menginginkan cerita versi Anda. Mereka marah dan ingin
melampiaskannya.

3. Meminta maaf
Ini sulit dilakukan terlebih jika Anda bukan yang menyebabkan masalah.
Jika dalam situasi ini Anda meminta maaf, Anda tidak dipersalahkan
karena telah menyebabkan masalah. Anda meminta maaf karena
pelanggan mengalami hal yang tidak menyenangkan. Posisikan diri Anda
pada posisi mereka.

4. Tanyakan pada mereka bagaimana Anda bisa memperbaikinya

Terlalu banyak karyawan yang tidak menangapi baik keluhan. Hal
tersebut membuat pelanggan lebih kesal jika itu bukan yang mereka
inginkan. Nyatanya, mungkin Anda membuat orang lain tersinggung
dengan menawarkan diskon. Cara yang lebih baik adalah menanyakan
apa yang mereka inginkan.

5. Yakinkan mereka Anda akan memperbaiki masalah

Karena Anda sudah mendengarkan dan memahami keluhan mereka,
Anda mengerti mengapa mereka kesal. Ambil langkah berikutnya dan
yakinkan mereka bahwa Anda akan mengambil tindakan pencegahan
agar tidak terulang kembali.

6. Berterima kasih
Tanpa feedback dari pelanggan, kita tidak tahu apa yang bisa kita
berikan pada pelanggan. Saat mereka mengatakan bahwa kita gagal
mereka memberikan informasi yang berharga bagaimana kita bisa
meningkatkan bisnis kita. Mereka mengatakan pada kita apa yang perlu

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 4

 dilakukan agar pelanggan kembali lagi. Jadi, berterimakasihlah atas
bantuan mereka.

C. Memelihara Standar Presentasi Pribadi

Penampilan diri yang baik akan membentuk citra yang positif.
Penampilan yang menarik tidak selalu identik dengan biaya yang mahal.
Berikut ini dikemukakan berbagai indikator penampilan diri yang baik.
Penampilan diri merupakan hal kecil yang sering diabaikan atau disepelekan
oleh sesorang, padahal penampilan adalah hal pertama yang dilihat oleh
orang lain, terutama saat sedang melakukan presentasi di depan banyak
orang. Akibatnya hal kecil ini dapat menyebabkan jatuhnya citra diri dan
reputasi seseorang.
Grooming adalah penampilan diri seseorang yang terjaga, menarik, dan
selalu rapi. Jadi grooming dalam komunikasi interpersonal ialah penampilan
diri yang terjaga, menarik, dan selalu rapi pada saat seseorang
berkomunikasi dengan orang lain. Berpenampilan menarik memiliki arti
sangat penting sebagai salah satu kunci sukses untuk dapat menjalin
hubungan atau interaksi yang harmonis. Sebaliknya apabila penampilan diri
ini diabaikan, dapat mengakibatkan dampak yang merugikan, baik secara
pribadi atau kelembagaan. Ditempat kerja seringkali kita menjumpai orang
yang menyepelekan penampilan diri, akibatnya dapat merusak reputasi dan
nama baik perusahaan dan karyawan itu sendiri.
Kepribadian seseorang selain dibentuk oleh faktor dalam (pembawaan),
juga dibentuk dari faktor luar (lingkungan). Penampilan merupakan citra diri
yang terpancar dari diri seseorang yang dapat dilihat dari penampilan secara
keseluruhan
1. Penampilan yang bersih
Penampilan yang bersih meliputi kebersihan pakaian, sepatu, dan
kebersihan badan. Dalam berkomunikasi, kita perlu menjaga kebersihan
agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 5

 2. Penampilan yang rapi
Penampilan yang rapi dapat diukur dengan cara berpakaian sesuai
dengan tata krama kesopanan, rapi, dan pantas.
3. Penampilan (sikap dan tindakan) yang menarik
Busana dan dandanan tidak dapat sepenuhnya membantu diri kita
menjadi lebih menarik, jika sikap dan tindakan kita juga tidak menarik.
Beberapa contoh penampilan dalam arti sikap dan tindakan yang dapat
dikatakan menarik sebagai berikut.
a. Pelayanan dilakukan dengan cekatan dan energik
b. Senyum yang tulus dan simpatik
c. Ucapan kata sapaan
d. Cobalah mengajak berjabat tangan
e. Tanyakan tentang keadaannya
f. Ucapan kesan.
Kesan yang diucapkan secara jujur dan ikhlas akan mampu
memupuk persahabatan dan pertemanan
g. Tawarkan bantuan
h. Jaga ekspresi wajah yang bersahabat

Hal-hal yang harus diperhatikan agar dapat tampil menarik :

1. Kesehatan Tubuh
a. Makan makanan bergizi
Seperti makanan 4 sehat 5 sempurna, yang terdiri dari nasi, lauk-
pauk, sayur mayur, buah-buahan dan susu. Yang terpenting adalah
makanan yang dimakan harus seimbang.
b. Olahraga
Minimal 2 kali dalam seminggu
c. Istirahat yang cukup

2. Perawatan anggota tubuh

a. Perawatan rambut

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 6

 Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapihannya dengan cara
dicuci atau dikeramas setiap 2 hari sekali atau setiap hari tergantung
dari kondisi rambut. Selain itu, rambut bisa ditata sesuai bentuk
wajah.
b. Perawatan mata
Jangan sampai kurang tidur karena dapat membuat bagian bawah
mata menjadi hitam seperti mata panda, mata terlihat kusam dan
kantung mata terlihat membesar.
c. Perawatan gigi
Menggosok gigi 2 kali sehari pada pagi dan malam
d. Perawatan wajah/ muka
Menggunakan peralatan kosmetik khusus yang sesuai dengan kondisi
wajah. Jangan sampai memakai kosmetik yang salah karena dapat
menimbulkan jerawat.
e. Perawatan kulit
Minum air putih yang banyak, mandi secara teratur, gunakan lulur
untuk mengangkat sel-sel kulit mati.
f. Tangan dan kaki
Anda dapat menggunakan handbody lotion untuk melembapkan kulit
tangan dan kaki.
g. Merawat mulut dari napas tidak sedap dan bau badan
h. Kuku
Memelihara kuku terlalu panjang tidak dianjurkan karena
memberikan kesan jorok, sebaiknya guntinglah kuku bila sudah
panjang. Untuk tampil lebih cantik, anda bisa mengecat kuku dengan
kutek warna-warni.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 7

 3. Busana kerja dan aksesoris
Kegunaan berbusana, antara lain sebagai berikut:
a. Pelindung kulit/ badan dari cuaca dingin dan panas
b. Sebagai alat/ sarana penunjang penampilan
c. Menyembunyikan bagian tubuh yang kurang baik dan menonjolkan
bagian tubuh yang lebih bagus
4. Cara berbicara
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam berbicara :
a. Tidak bersifat ceroboh
b. Tidak menyinggung perasaan orang lain
c. Tidak memperbincangkan masalah pribadi
d. Tidak gemar memuji diri sendiri
e. Menghindari gosip
f. Tidak memotong pembicaraan
g. Tidak membesarkan persoalan yang sepele
5. Cara mendengarkan
Mendengarkan orang lain yang sedang berbicara merupakan bentuk
menghargai orang lain. Jika ingin dihargai orang lain, maka hargailah
orang lain terlebih dahulu.
6. Cara duduk
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam cara duduk, diantaranya:
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan
bosan
b. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki
c. Khusus untuk wanita, jaga agar lutut tetap berdekatan
d. Jangan duduk melorot ke bawah dengan kepala bersandar
e. Menyilangkan kaki karena lelah duduk, dapat dilakukan, namun tetap
memperhatikan kesopanan.
7. Cara berjalan
a. Tunjukkan ekspresi tanda rasa percaya diri
b. Tidak menyeret-nyeret sepatu

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 8

 c. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat dan
tidak menunduk, atau menengadah
d. Keluar masuk ruangan, wanita mendahului pria
e. Menggunakan tangga eskalator, ketika naik, pria terlebih dahulu,
kemudian sebaliknya, ketika turun, wanita terlebih dahulu lalu
disusul pria.

D. Bekerja dalam Satu Tim

1. Prinsip-prinsip bekerjasama dalam tim
Dalam bekerja kita tidak seorang diri, tetapi bekerja dengan orang lain
dalam satu tim. Oleh karena itu, kita perlu mempelajari prinsip-prinsip
bekerjasama dalam satu tim. Bagaimanakah prinsip-prinsip bekerjasama
dalam satu tim itu, akan diuraikan seperti berikut ini.
a. Pengertian tim
Dilihat dari asal katanya tim (team) merupakan terjemahan dari kata
Inggris, yaitu together, everyone, dan achieves, yang artinya
bekerjasama. Maksudnya jika sesuatu pekerjaan dikerjakan dengan
cara bekerjasama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik.
Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda
dengan bentuk-bentuk kelompok kerja yang lainnya. Tim
beranggotakan orang-orang profesional yang dikoordinasikan untuk
bekerjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan tertentu.
Dengan kata lain tim adalah sekelompok orang dengan berbagai
latar belakang keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai
tujuan bersama.
2. Ciri-ciri sebuah tim
Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut:
a. Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama
b. Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin
dicapainya
c. Setiap anggota tim di bawah seorang pimpinan yang sama

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 9

 d. Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan
e. Setiap anggoata tim saling bekerjasama dan berkolaborasi dalam
melaksanakan tugas
f. Tim terdiri dari berbagai macam orang dengan latar belakang
keahlian berbeda-beda.

3. Faktor-faktor pembentukan tim

Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut:
a. Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik dari pada hasil
pemikiran satu orang
b. Konsep sinergi (1+1 > 2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh
lebih baik dari pada jumlah bagiannya
c. Anggota tim dapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga
mereka dapat saling membantu dan bekerjasama
d. Kerjasama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik

4. Karakteristik sebuah tim

Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan suatu tim. Untuk menjadi
suatu tim, kumpulan orang itu harus mempunyai karakteristik sebagai
berikut:
a. Ada kesepakatan terhadap misi tim
b. Semua anggota mentaati peraturan yang berlaku
c. Adanya pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang
d. Dapat beradaptasi terhadap perubahan
Dengan demikian jelaslah bahwa sekumpulan orang belum tentu
merupakan suatu tim. Sebab orang-orang yang berada dalam suatu
kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerjasama,
mempunyai misi dan tujuan yang sama, serta dapat saling pengertian
dan saling membantu.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 10

 5. Prinsip-prinsip kerjasama tim
Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim
adalah sebagai berikut:
a. Identitas pribadi anggota tim
Faktor saling percaya antar anggota tim merupakan hal yang sangat
penting. Oleh karena itu setiap anggota tim harus saling mengenal
identitas dan karakter pribadi masing-masing. Suatu tim tidak akan
dapat berjalan secara efektif jika para anggotanya tidak merasa
cocok satu sama lain.
b. Hubungan antar anggota tim
Agar setiap anggota tim dapat bekerjasama, mereka tentu saja harus
saling mengenal, saling berhubungan, dan saling berkomunikasi.
Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggota tim yang berasal dari
berbagai latar belakang pendidikan, politik, dan status sosial budaya
yang berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerjasama.

6. Manfaat dan tujuan bekerja dalam tim

Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif dari pada bekerja sendiri-
sendiri. Untuk memahami apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam
tim dapat diikuti uraian berikut ini.
a. Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim
Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi
bekerja dalam tim antara lain dapat mengubah sikap, perilaku, dan
nilai-nilai pribadi, serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan
anggota lainnya. Selain itu tim dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota
tim dengan latar belakang yang berbeda-beda mungkin saja
membawa perspektif atau pengaruh positif terhadap proses
pengambilan keputusan.
Manfaat bekerja dalam tim:
1) Manfaat bagi organisasi

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 11

 a) Meningkatkan produktivitas kerja
b) Meningkatkan kualitas kerja
c) Meningkatkan mentalitas kerja
d) Meningkatkan kemajuan organisasi
2) Manfaat bagi anggota:
a) Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang
b) Tanggungjawab atas pekerjaan dipikul bersama
c) Memperoleh balas jasa dan penghargaan
d) Sebagai media aktualisasi diri
e) Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya

b. Tujuan bekerja dalam tim

Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip
kesatuan tujuan, prinsip efisiensi, dan prinsip efektivitas. Untuk lebih
jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini:
1) Kesatuan tujuan
Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi, dan
sasaran program kerja tim. Apabila suatu program garapan atau
proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu
maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan
prinsip kesatuan tujuan.
2) Efisensi
Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa
pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan
kerja.
3) Efektivitas
Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan
produktivitas dan efektivitas kerja. Suatu tim disebut efektif jika
telah memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a) Tujuan yang jelas dan operasional
b) Keterampilan yang memadai

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 12

 c) Komitmen
d) Saling percaya
e) Komunikasi yang baik
f) Kemampuan negosiasi
g) Kepemimpinan yang tepat

7. Menyadari tujuan, tugas dan tanggungjawab dalam tim

Setiap anggota tim tentu saja harus menyadari tujuan, tugas, dan
tanggungjawabnya. Bagaimana menyadari tujuan, tugas, dan
tanggungjawab dalam tim dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Tugas dan tanggungjawab anggota tim
Secara umum tugas dan tanggungjawab anggota tim adalah sebagai
berikut:
1) Mewujudkan tujuan dan misi tim
2) Memelihara kebersamaan dalam tim
3) Mematuhi dan melaksanakan ketentuan atau norma yang
berlaku dalam tim
4) Merealisasikan tugas dan pekerjaan dengan sebaik-baiknya
5) Menjaga nama baik dan kerahasiaan tim
6) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan pekerjaan tim
7) Memberikan kontribusi yang nyata dalam memajukan kerjasama
tim
8) Ikut berpartisipasi dalam pengambilan keputusan tim serta
menerima dan melaksanakan keputusan tim dengan penuh
keikhlasan dan rasa tanggungjawab

b. Tugas dan tanggungjawab pimpinan tim

Kepemimpinan pada dasarnya merupakan proses manajemen dalam
rangka memberikan pengaruh, bimbingan, dan pengarahan terhadap
kegiatan yang berhubungan dengan tugas dan tanggungjawabnya.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 13

 Secara umum tugas dan tanggungjawab pimpinan tim adalah sebagai
berikut:
1) Kreatif dan proaktif dalam memberikan dukungan terhadap
kerjasama tim
2) Membimbing dan mengarahkan seluruh anggota dalam
pelaksanaan kerjasama tim
3) Menanggapi dan menangani setiap permasalahan yang timbul
sebagai dampak negatif dari kerjasama tim
4) Memikul seluruh tanggungjawab terhadap maju mundurnya
kerjasama tim
5) Memberikan komando terhadap pelaksanaan tugas dan kegiatan
tim
c. Tugas dan tanggungjawab terhadap anggota yang pasif
Dalam kerja tim tidak ada istilah keberhasilan individu, melainkan
keberhasilan tim. Setiap anggota tim diharapkan dapat mengerahkan
segenap kemampuannya untuk tim.
Jika dalam suatu tim terdapat anggota yang pasif, maka hal ini harus
segera diatasi. Karena bagi sebuah teamwork, rekan kerja yang pasif
akan mengganggu kerjasama tim. Mengeluarkan si pasif dari
kelompok tentu saja bukan tindakan yang bijaksana. Akan tetapi
membiarkan anggota dalam kepasifan juga bukan langkah yang
sehat. Untuk mengatasi anggota yang pasif dapat dilakukan dengan
langkah-langkah berikut:
1) Pimpinan bertindak lebih tegas
2) Pimpinan jangan ragu-ragu untuk menegur anggota yang pasif
3) Pimpinan harus tegas dalam pembagian tugas kerja
4) Pimpinan jangan sering meng-hadle pekerjaan anggota yang
pasif
5) Pimpinan jangan putus asa dan terbawa arus untuk ikut-ikutan
pasif

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 14

 8. Strategi pelaksanaan tugas dan tanggungjawab bekerja dalam tim
Pembentukan suatu tim tentu saja tidak dengan sendirinya akan dapat
berjalan efektif sebagaimana yang diharapkan. Oleh karena itu
diperlukan strategi untuk mengatasi berbagai kendala dan hambatan
yang muncul.
Dalam hal ini King (dalam Goetsch dan Davis, 1994) menganjurkan 10
strategi yang ia sebut Sepuluh Perintah Tim (Ten Team Commandment)
untuk meningkatkan kineja suatu tim. Sepuluh perintah tim tersebut
adalah sebagai berikut:
a. Saling ketergantungan
b. Perluasan tugas
c. Pensejajaran (alignment)
d. Bahasa yang umum
e. Kepercayaan/respek
f. Kepemimpinan yang dibagi rata
g. Keterampilan pemecahan masalah
h. Keterampilan menangani konflik
i. Penilaian atau tindakan
j. Perayaan atas kesuksesan tim

9. Tahapan perkembangan tim

Sebuah tim kerja yang berprestasi tidak terbentuk
secara instant, melainkan melalui proses dan
tahapan yang dimulai dari pembentukan rasa
kekelompokan, fase pancaroba, fase
pembentukan norma, sampai pada fase
berprestasi.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tahapan atau fase-
fase perkembangan suatu tim dapat diuraikan sebagai berikut:

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 15

 a. Tahap pembentukan rasa kekelompokan
Tahap pembentukan rasa kekelompokan merupakan tahap awal
dalam proses kerjasama tim. Pada tahap ini setiap individu dalam
kelompok melakukan berbagai penjajagan terhadap anggota lainnya
mengenai hubungan antar pribadi yang dikehendaki kelompok. Pada
tahap pertama inilah secara berangsur-angsur mulai diletakkan pola
dasar perilaku tim, baik yang berkaitan dengan tugas tim maupun
hubungan antar pribadi anggota tim.
Pada tahap ini tujuan tim masih belum jelas karena masih mencari-
cari bentuk. Kondisi terakhir yang diharapkan terjadi pada fase ini
adalah hilangnya kekuatan dalam hubungan antar pribadi. Semua
anggota merasa bahwa mereka berada dalam satu kesatuan tim. Di
luar mereka adalah orang-orang lain yang bukan termasuk anggota
tim. Produk akhir dari fase forming ini diharapkan terbentuknya rasa
kekelompokan di antara anggotanya. (Forsyth, 1983)
b. Tahap pancaroba
Pada fase kedua dari proses perkembangan tim adalah upaya
memperjelas tujuan tim mulai tampak, dan partisipasi anggota mulai
meningkat. Sadar atau tidak sadar, pada tahap ini anggota tim mulai
mendeteksi kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim
melalui proses interaksi intensif. Fase ini ditandai oleh mulai
terjadinya konflik satu sama lain, karena setiap anggota semakin
menonjolkan rasa keakuannya masing-masing. Salah satu ciri
penting pada fase ini adalah, dengan berbagai cara apapun
anggotanya akan tetap saling mempengaruhi satu sama lain. Oleh
karena itu pada tahap ini akan sangat rawan konflik dan ketegangan.
Dalam perkembangan sebuah tim, fase pancaroba ini merupakan
fase yang paling panjang perjalanan waktunya. Sebab di dalam fase
inilah melalui berbagai bentuk konflik dan kerjasama muncul
kesadaran dan pemahaman dari setiap anggota tim tentang adanya
aspek-aspek kepribadian yang unik dalam hubungan interpersonal,

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 16

 seperti perbedaan persepsi, perbedaan cara berkomunikasi,
perbedaan dalam gaya kepemimpinan, perbedaan wawasan, dan
sebagainya.
c. Tahap pembentukan norma
Dalam fase ketiga ini meskipun konflik masih terjadi, tetapi anggota
tim mulai melihat karakteristik kepribadian masing-masing secara
lebih mendalam, sehingga dapat memahami mengapa terjadi
perbedaan dan konflik. Setiap anggota tim mulai mengatur cara-cara
berkomunikasi dengan orang-orang tertentu, cara membantu orang
lain, dan cara memperlakukan orang lain dalam tim.
Setiap anggota mulai merasakan perlunya kesatuan pendapat
mengenai perilaku yang boleh dan yang tidak boleh ditampilkan
dalam pergaulan timnya, sehingga melahirkan nilai-nilai dan norma-
norma kelompok. Kondisi akhir dari tahap pembentukan norma ini
adalah terciptanya suasana kerja yang penuh keharmonisan dalam
tim.
d. Tahap berprestasi
Pada fase berprestasi ini, tim sudah memiliki suasana hubungan
kerja yang harmonis antara anggota satu dengan yang lainnya.
Norma kelompok telah disepakati. Demikian pula tujuan dan tugas
tim serta peran masing-masing anggota sudah mulai jelas. Terwujud
suatu keterbukaan dalam komunikasi, interaksi, dan kerjasama
dengan mentolerir perbedaan pendapat.
Pada tahap inilah sebuah tim dapat berprestasi dan menjadi tim yang
solid. Dalam hal ini tim mampu berbuat secara efektif dan produktif,
sehingga tim menampilkan prestasi kerja yang optimal. Fungsi
kepemimpinan sangat mewarnai kinerja tim, demikian pula
kedewasaan anggota tim juga menentukan sejauhmana kemampuan
bertahan sebuah tim dalam melewati tahapan kesulitan.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 17

 10. Karakter budaya dalam tim
Setiap kelompok masyarakat dan setiap organisasi sosial atau
perusahaan mempunyai karakteristik budaya yang berbeda-beda.
Demikian pula pada setiap tim tentu saja mempunyai karakter budaya
yang tidak sama. Namun secara umum terdapat lima karakter budaya
tim, yaitu sebagai berikut:
a. Tim yang berfungsi penuh
Kelompok kerja yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan
tugas dan mencapai tujuannya. Tim kerja memiliki pemahaman dan
komitmen yang jelas untuk mencapai tujuannya. Etos kerja dari para
anggotanya sangat tinggi.
b. Tim yang menyenangkan
Kelompok kerja yang dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya
dilakukan secara baik dan harmonis. Kerjasama dalam tim ini sangat
baik, kekeluargaan dan saling tolong menolong, sehingga
menyenangkan bagi para anggotanya. Tim kerja ini sangat besar
perhatiannya bagi kemajuan hidup masyarakat.
c. Tim yang tidak berfungsi
Kelompok kerja yang tingkat produktivitas kerjanya sangat rendah.
Tim seperti ini biasanya tidak berlangsung lama atau cenderung
cepat bubar karena para anggotanya merasa tidak puas, baik dalam
hubungan antar pribadi maupun dalam hubungan dengan tim. Pada
tim ini kepemimpinan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
d. Tim yang kaku
Kelompok kerja yang memiliki kemampuan menyelesaikan tugas dan
prestasi cukup tinggi, akan tetapi fungsi sosialnya buruk. Tim seperti
ini juga tidak dapat bertahan lama. Sebab para anggotanya
cenderung tidak mau bekerjasama, karena menganggap dukungan
dan iklim sosial dalam tim tidak kondusif.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 18

 e. Tim yang sedang-sedang saja
Kelompok kerja yang dalam melaksanakan aktivitasnya berlangsung
sedang-sedang saja. Tim ini dalam menyelesaikan tugasnya tidak
dapat dikatakan gagal mutlak, tetapi tidak pula dianggap sukses
karena penampilan atau kinerjanya hanya sedang-sedang saja.
Keberlangsungan tim ini cenderung berumur pendek karena kurang
berprestasi.

11. Bentuk-bentuk tanggungjawab masing-masing tim

Pembentukan suatu tim kerja biasanya didasarkan pada bidang-bidang
kegiatan atau garapan yang perlu segera ditangani secara baik dan
profesional. Oleh karena itu, bentuk-bentuk tanggungjawab masing-
masing tim berbeda-beda. Pada saat membentuk sebuah tim, manajer
atau pimpinan perusahaan biasanya harus mempetimbangkan terlebih
dahulu hal-hal berikut ini:
a. Tingkat kemampuan teknis yang dimiliki anggota-anggota tim yang
potensial
b. Tingkat kecakapan dalam hubungan antar pribadi yang dimiliki
anggota-anggota tim yang potensial

Pada saat memilih anggota ataupun pimpinan tim maka harus

mempertimbangkan lima kriteria berikut:
a. Sifat-sifat kepibadian
b. Sikap dan perilaku antar pribadi
c. Keterampilan berkomunikasi
d. Keterampilan administrasi dan manajemen
e. Pengetahuan dan pengalaman

Pemimpin tim sebaiknya memanfaatkan panduan berikut pada saat

menentukan jenis tim atau kelompok yang akan dibentuk. Panduan atau
pedoman tersebut adalah sebagai berikut:

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 19

 a. Panitia; bertujuan untuk menyelidiki, menasehati, dan melaporkan
hasil-hasil temuan kepada pihak manajemen.
b. Gugus tugas; bertujuan memecahkan suatu masalah khusus dengan
sengaja.
c. Kelompok penyempurnaan proses; bertujuan memenuhi syarat
proses memperbaiki kualitas, menekan pemborosan, atau
memperbaiki produktivitas diseluruh jajaran departemen.
d. Kelompok penyempurnaan departemen atau bagian; bertujuan
menyediakan arahan dan sarana bagi para pegawai untuk
memberikan kontribusi bagi aktivitas yang sedang berjalan yang
ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas
departemen.
e. Tim; bertujuan mengorganisasikan berbagai macam orang atau
pegawai dengan berbagai macam keterampilan dan pengetahuan
yang harus mencapai tujuan-tujuan bisnis dengan satu pendekatan
terarah.

Berdasarkan bentuk-bentuk tanggungjawabnya, tim menurut Johnson,

Kantner, dan Kikora dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis berikut ini:
a. Tim penyempurnaan departemen
Tim ini terdiri dari kumpulan orang-orang profesional yang bertugas
menyempurnakan organisasi dan manajemen suatu departemen,
atau bertugas khusus dalam suatu departemen dan sering disebut
gugus kualitas (quality circle). Misalnya:
tim penyempurnaan departemen pendidikan, tim penyempurnaan
departemen produksi, tim penyempurnaan departemen pemasaran,
dan sebagainya.
b. Tim perbaikan proses
Tim kerja yang bertugas untuk melakukan perbaikan terhadap
keseluruhan proses kegiatan atau produk tertentu (departemen,

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 20

 instansi, atau perusahaan). Tim ini anggotanya terdiri dari personal
tiap-tiap bidang atau bagian. Misalnya:
tim perbaikan proses kualitas barang, tim perbaikan proses
pelayanan kepada pelanggan, dan sebagainya.

c. Gugus tugas (task force)

Disebut juga tim proyek, yaitu tim kerja sementara yang dibentuk
untuk suatu misi dan tujuan tertentu. Termasuk ke dalam kelompok
kerja tim ini, antara lain tim proyek khusus atau tim pemecahan
masalah. Gugus tugas terdiri dari kumpulan orang-orang yang
kompeten dan sanggup memenuhi misi tertentu. Gugus tugas ini
akan dibubarkan jika misinya telah tercapai.

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Semarang 21