Pedoman Komunikasi Efektif
Pedoman Komunikasi Efektif
A. PENGERTIAN
Komunikasi adalah sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang kepada
orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang
dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi”. (Komaruddin, 1994;Schermerhorn,
Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988).
Secara etimologis, kata efektif (effective) sering diartikan dengan mencapai hasil yang
diinginkan (producing desired result), dan menyenangkan (having a pleasing effect).
Komunikasi efektif adalah sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang
kepada orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa
yang dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi”. (Komaruddin,
1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988).
B. TEORI KOMUNIKASI
1. Proses komunikasi:
Komunikasi dapat efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh
pengirim pesan/komunikator, pesan ditindaklanjuti dengan sebuah perbuatan oleh penerima
pesan/komunikan dan tidak ada hambatan untuk hal itu (Hardjana, 2003). Gambar berikut
memberikan ilustrasi proses komunikasi.
Unsur-unsur/elemen dalam komunikasi efektif :
a. Sumber/pemberi pesan/komunikator(dokter,perawat, admission,Adm.Kasir,dll), adalah
orang yang memberikan pesan.
Sumber (yang menyampaikan informasi) : adalah orang yang menyampaikan isi
pernyataannya kepada penerima/komunikan. Hal-hal yang menjadi tanggung jawab
pengirim pesan adalah mengirim pesan dengan jelas, memilih media yang sesuai, dan
meminta kejelasan apakah pesan tersebut sudah di terima dengan baik. (konsil
kedokteran Indonesia, hal.8)
Komunikator yang baik adalah komunikator yang menguasai materi, pengetahuannya
luas dan dalam tentang informasi yang yang disampaikan, cara berbicaranyanya jelas
dan menjadi pendengar yang baik saat dikonfirmasi oleh si penerima pesan (komunikan)
b. Isi Pesan, adalah ide atau informasi yang disampaikan kepada komunikan.
Panjang pendeknya, kelengkapannya perlu disesuaikan dengan tujuan komunikasi, media
penyampaian, penerimanya.
c. Media/saluran pesan (Elektronic,Lisan,dan Tulisan) adalah sarana komunikasi dari
komunikator kepada komunikan. Media berperan sebagai jalan atau saluran yang dilalui isi
pernyataan yang disampaikan pengirim atau umpan balik yang disampaikan
penerima.Pesan dapat berupa berita lisan, tertulis, atau keduanya sekaligus.Pada
kesempatan tertentu, media dapat tidak digunakan oleh pengirim yaitu saat komunikasi
berlangsung atau tatap muka dengan efek yang mungkin terjadi berupa perubahan sikap.
(konsil kedokteran Indonesia, hal.8). Media yang dapat digunakan: melalui telepon,
menggunakan lembarlipat, buklet, vcd, (peraga)
d. Penerima pesan/komunikan (pasien, keluarga pasien, perawat, dokter, Admission,Adm.)
atau audience adalah pihak/orang yang menerima pesan.
Penerima pesan berfungsi sebagai penerima berita.Dalam komunikasi, peran pengirim dan
penerima bergantian sepanjang pembicaraan.Tanggung jawab penerima adalah
berkonsentrasi untuk menerima pesan dengan baik dan memberikan umpan balik kepada
pengirim. Umpan balik sangat penting sehingga proses komunkasi berlangsung dua arah.
(konsil kedokteran Indonesia, hal.8).
e. Umpan Balik, adalah respon/tindakan dari komunikan terhadap respon pesan yang
diterimanya.
2. Pemberi pesan/komunikator yang baik:
Pada saat melakukan proses umpan balik, diperlukan kemampuan dalam hal-hal berikut (konsil
kedokteran Indonesia, hal 42):
a. Cara berbicara (talking), termasuk cara bertanya (kapan menggunakan pertanyaan tertutup
dan kapan memakai pertanyaan terbuka), menjelaskan, klarifikasi, paraphrase, intonasi.
b. Mendengar (listening), termasuk memotong kalimat
c. Cara mengamati (observation) agar dapat memahami yang tersirat di balik yang tersurat
(bahasa non verbal di balik ungkapan kata/kalimatnya, gerak tubuh).
d. Menjaga sikap selama berkomunikasi dengan komunikan (bahasa tubuh) agar tidak
menggangu komunikasi, misalnya karena komunikan keliru mengartikan gerak tubuh, raut
tubuh, raut muka, dan sikap komunikator.
3. Sifat Komunikasi
Komunikasi itu bisa bersifat informasi (asuhan) dan edukasi (Pelyanan promosi). Komunikasi
yang bersifat infomasi asuhan didalam rumah sakit adalah:
a. Jam pelayanan
b. Pelayanan yang tersedia
c. Cara mendapatkan pelayanan
d. Sumber alternative mengenai asuhan dan pelayanan yang diberikan ketika kebutuhan
asuhan pasien melebihi kemampuan rumah sakit.
Akses informasi dapat di peroleh dengan melalui Customer Service, Admission,dan Website.
Sedang komunikasi yang bersifat Edukasi (Pelayanan Promosi) adalah :
a. Edukasi tentang obat. (Lihat pedoman pelayanan farmasi)
b. Edukasi tentang penyakit. (Lihat Pedoman Pasien)
c. Edukasi pasien tentang apa yang harus di hindari. (Lihat Pedoman Pelayanan Fisioterapi
d. Edukasi tentang apa yang harus dilakukan pasien untuk meningkatkan qualitas hidupnya
pasca dari rumah sakit. (Lihat Pedoman PelayananPedoman Gizi, Pedoman Fisioterapi,
Pedoman Farmasi).
e. Edukasi tentang Gizi. (Lihat Pedoman Gizi).
Akses untuk mendapatkan edukasi ini bisa melalui medical information dan nantinya akan
menjadi sebuah unit PKRS (Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit).
4. Syarat komunikasi efektif.
Syarat dalam komunikasi efektif adalah:
a. Tepat waktu
b. Akurat.
c. Lengkap
d. Jelas.
e. Mudah dipahami oleh penerima, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan
(kesalahpahaman).
Kertas yang digunakan dalam mencetak dokumen melalui mesin fax adalah thermal
paper yang peka panas (heat-sensitive thermal). Thermal Paper adalah kertas yang dipenuhi
dengan bahan kimiawi yang akan berubah warna ketika dipanaskan. Kertas ini biasa
digunakan pada pencetak termal.Permukaan thermal paper dilapisi campuran bahan
pewarna yang padat dan kandungan yang sesuai, seperti fluoran leuco dye dan
octadecylphosphonic acids.Thermal paper mengandung konsentrat Bisphenol A yang cukup
tinggi, yaitu bahan pemecah endokrin.
Untuk tindakan pencegahan, dalam dunia bisnis, kertas termal mesin faks tidak dapat
diakui sebagai bukti nyata dalam hukum undang-undang, kecuali jika telah disalin terlebih
dahulu.Hal ini terjadi karena tintayang digunakan pada kertas faks mudah luntur, terutama
jika disimpan dalam waktu yang lama.Selain itu, kertas tersebut juga mudah tergulung dan
gambar atau tulisan rentan pudar jika terkena sinar matahari
Keunggulan mesin faks : membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh
dalam waktu singkat.
Kekurangan mesin faks : Dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah
surat elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah
tersebar luas dan digunakan banyak orang.
e. E-mail
E-mail secara harfiah dapat didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan, dan
penyimpanan pesan melalui sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari pengertian
email tersebut, jelas bahwa email mulai dari ditulis, dikirim, diterima, sampai dengan dibaca
dilakukan secara elektronis. Email adalah surat elektronik yang dikirim dengan menggunakan
internet, seperti layaknya surat biasa email dapat ditujukan ke perorangan dan kelompok. Email
bisa menjangkau seluruh dunia dengan karena didukung jaringan global. Dengan email maka
surat menyurat dapat dilakukan dengan cepat tanpa harus menunggu tukang pos datang
mengirimkan surat. Pengirim email ke seluruh dunia tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat
atau jauh semuanya sama. Secara sederhana cara kerja email dapat dijelaskan sebagai berikut
:
1. Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang dikenal
dengan email client.
2. Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent) atau
disebut pula dengan mail server.
Email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Contoh alamat email
misalnya suratemail@yahoo.co.id. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni
identitas dan domain atau provider. Komponen identitas direpresentasikan oleh rsemail,
sedangkan komponen domain atau provider direpresentasikan oleh yahoo.co.id Keberadaan
email memberikan terobosan baru dalam sistem komunikasi memiliki keunggulan sekaligus
kelemahan.
Keunggulan dari email dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan pengiriman
email hanya membutuhkan beberapa menit.
2. Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin disampaikan dalam
komputer.
3. Email dapat dikirim secara massa ke beberapa orang sekaligus.
4. Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran email.
5. Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan internet baik
menggunakan komputer maupun ponsel.
6. Ditinjau dari sisi biaya, email lebih ekonomis.
b. Sementara kelemahan dari email di antaranya adalah :
1. Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan mengirimkan email.
2. Harus selalu ingat username dan password account email.
3. Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.
f. Web site
1. Pengertian WEB
a) Website atau situs rumah sakit sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi
data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan
dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu
rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan
jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap,
jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari rumah sakit saja. Bersifat
dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya
interaktif dua arah berasal dari rumah sakit serta pengguna website.Web site rumah sakit
termasuk jenis website statis karena berisi profil rumah sakit dan dalam sisi
pengembangannya hanya bisa diupdate oleh pihak rumah sakit saja.
2. Fungsi WEB
a) Media Promosi : Sebagai media promosi utama maupun penunjang promosi utama
rumah sakit , website dapat berisi informasi yang lebih lengkap daripada media promosi
offline seperti leaflet, brosur, koran atau majalah.
b) Media Pemasaran : Pada rumah sakit Kelet website merupakan media pemasaran yang
cukup baik karena dibandingkan dengan leafet,brosur,Koran,majalah,TV,radio dan
dapat beroperasi 24 jam serta dapat diakses darimana saja.
c) Media Informasi : Website rumah sakit Kelet yang bersifat global dapat diakses dari
mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau lebih luas
daripada media informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau televisi yang
bersifat lokal.
d) Media Komunikasi :Web site rumah sakit Kelet dibangun untuk berkomunikasi seperti
forum yang dapat memberikan fasilitas fasilitas bagi para anggotanya untuk saling
berbagi informasi atau membantu pemecahan masalah tertentu.