2018 PDF

ANALISA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DI PT.
UNITED
TRACTORS TBK. CABANG BALIKPAPAN
TUGAS AKHIR
KARYA TULIS INI DIAJUKAN SEBAGAI SALAH SATU

SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR AHLI MADYA
DARI POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN
MEI FITRIANA
NIM: 150309263791
POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

JURUSAN TEKNIK MESIN ALAT BERAT
BALIKPAPAN
2018
i
ii
iii
LEMBAR PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan kepada
Ayah dan ibuku tercinta
Abdul Hafit dan Siti Mutmainah
Saudari dan saudara saya yang ku sayangi
Siti Amalikah, Siti Insiah, Ayu Nur Janah
Ragil Muhammad Hafit
Dan Teruntuk Guru, Teman, Sekaligus Sahabat saya Habib Nasrul al-habsy
iv
v
ABSTRACT
In the globalization era, a supplier of heavy equipment spare parts delivery
services is required to be able to keep abreast of the times. Therefore it can
increase the speed and accuracy in delivering goods as supporting the fulfillment
of material requests from customers. Supply chain management, that is, a series
of processes for distributing spare parts from the branch itself to customers or
other branches. The purpose of this study is to find out the implementation of
supply chain management and find improvements that can be made to overcome
the problems in supply chain management at PT United Tractors Tbk Balikpapan
Branch. This research uses field observation method, and the result of study was
the supply chain implementation is less than optimal for cutomers, because there
were still problems in the incoming process warehouse area which includes
receiving, good receiving and quality inspection then in the out going process
which includes picking and quality control.
Keywords: Supply Chain Management, Material Request, Spare Parts,

Customer, Warehouse.
vi
ABSTRAK
Di era globalisasi ini sebuah perusahaan penyalur jasa pengiriman spare parts alat
berat di tuntut untuk dapat terus mengikuti perkembangan zaman. Sehingga dapat
meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam melakukan pengiriman barang
sebagai pendukung pemenuhan kebutuhan material requests dari customer.
Supply chain management yaitu, serangkaian proses penyaluran spare parts dari
cabang sendiri kepada customer atau cabang lain. Tujuan dari penelitian ini yaitu
mengetahui pelaksanaan supply chain management dan menemukan upaya
perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan pada supply chain
management di PT United Tractors Tbk Cabang Balikpapan. Penelitian ini
menggunakan metode observasi lapangan, dan penelitian ini mendapatkan hasil
bahwa kurang optimalnya pelaksanaan supply chain kepada cutomer, dikarenakan
masih adanya permasalahan di area warehouse pada proses incoming yang
meliputi receiving, good receiving dan quality inspection kemudian pada proses
out going yang meliputi picking dan quality control.
Kata kunci : Supply Chain Management, Material Request, Spare Parts,

Customer, Warehouse.
vii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT Yang Maha
Kuasa, Maha Pengasih dan Maha Penyayang, yang telah memberikan taufik dan
hidayah-Nya, serta berkah dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan penyusunan tugas akhir yang berjudul “Analisa Supply Chain
Management di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan” sesuai dengan
waktu yang ditetapkan. Shalawat serta salam selalu tercurah kepada junjungan
kita Nabi Besar Muhammad SAW yang selalu menuntun umatnya kepada jalan
yang benar dan di ridhoi oleh Allah SWT. Tugas akhir ini disusun untuk
memenuhi salah satu persyaratan untuk menyelesaikan pendidikan program
Diploma III Politeknik Negeri Balikpapan pada jurusan Teknik Mesin Alat Berat
program Studi Alat Berat.
Di dalam penyusunan tugas akhir ini, tidak sedikit kendala yang dihadapi
oleh penulis, tapi berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak tugas akhir ini
dapat diselesaikan dengan baikdan karena itu penulis menyampaikan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ayahanda dan Ibunda Tercinta Abdul Hafit dan Siti Mutmainah yang telah
memberikan segalan, sanak saudara yang telah memberikan dorongan baik
moril maupun material serta do’a.
2. Bapak Ramli, SE., M.M sebagai Direktur Politeknik Negeri Balikpapan.
3. Bapak Zulkifli, S.T., M.T, sebagai Ketua Jurusan Teknik Mesin Alat Berat
yang sekaligus merangkap sebagai pembimbing I.
4. Basri Dahlan,S.Ag., M.Pd.Isebagaipembimbing IIyang telah memberikan
pengarahan selama penyusunan tugas akhir ini.
5. Seluruh staf dan karyawan jurusan Teknik Mesin Alat Berat Politeknik
Negeri Balikpapan dan rekan-rakan atas diskusi dan konsultasi yang di
berikan.
6. Seluruh sahabat angkatan 2015 Teknik Mesin Alat Berat yang telah
banyak membantu selama penyusunan tugas akhir ini hingga selesai.
7. Kanda, dinda dan ayunda serta kawan-kawan sehimpun.
viii
8. Kepada semua pihak yang penulis tidak dapat disebutkan satu per satu,
yang telah memberikan bantuan secara langsung maupun tidak langsung
dalam penyusunan tugas akhir ini hingga selasai.
Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran
sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tugas akhir ini. Semoga Tugas Akhir
ini bermanfaat baik bagi penulis maupun bagi pihak-pihak yang membacanya,
Terimakasih.
Balikpapan,1 Agustus 2018
Mei Fitriana
ix
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ..................................................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ................................... Error! Bookmark not defined.
SURAT PERNYATAAN....................................... Error! Bookmark not defined.
LEMBAR PERSEMBAHAN ................................................................................ iv
SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ..................................... v
ABSTRACT ............................................................................................................. vi
ABSTRAK ............................................................................................................ vii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... viii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 4
1.3 Batasan Masalah .......................................................................................... 5
1.4 Tujuan Penulisan ......................................................................................... 5
1.5 Manfaat Penulisan ....................................................................................... 5
1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................. 6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka ......................................................................................... 8
2.2 Warehouse ................................................................................................... 8
2.2.1 Warehouse Management ............................................................................. 9
2.2.2 Warehouse Operation ............................................................................... 11
2.3 Prosedur Aktivitas Pengeluaran ................................................................ 16
2.4 Sistem Lokasi Parts .................................................................................. 16
2.5 Aktivitas Pendistribusian Material ............................................................ 18
2.6 Supply Chain Management (SCM) ........................................................... 20
2.6.1 Proses Supply Chain .................................................................................. 24
2.6.2 Manfaat Supply Chain Management (SCM) ............................................. 25
x
2.6.3 Tujuh Prinsip Supply Chain Management ................................................ 27
2.7 Manajemen Logistik.................................................................................. 28
2.7.1 Aktivitas Logistik ...................................................................................... 28
2.8 Persediaan (Inventory)............................................................................... 32
2.8.1 Jenis-Jenis Persediaan ............................................................................... 33
2.8.2 Klasifikasi Persediaan Menurut Aliran Arus Barang ................................ 33
2.8.3 Manajemen Persediaan .............................................................................. 34
2.9 Diagram Fishbone (Ishikawa) ................................................................... 35
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian .......................................................................................... 37
3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian .................................................................. 37
3.3 Identifikasi Masalah .................................................................................. 38
3.4 Bahan Penelitian ........................................................................................ 38
3.5 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 39
3.6 Pengumpulan Data .................................................................................... 39
3.7 Pengolahan Data ........................................................................................ 39
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Identifikasi Dan Perumusan Masalah ........................................................ 41
4.1.1 Data Penyebab Permasalahan Supply Chain Dengan Menggunakan Sistem
On Time In Full (OTIF) Dari Beberapa Sample Customer. ..................... 41
4.2 Analisa dan Faktor penyebab (Diagram Fishbone)................................... 49
4.3 Pembahasan ............................................................................................... 49
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan................................................................................................ 63
5.2 Saran .......................................................................................................... 63
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 64
LAMPIRAN .......................................................................................................... 66
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Grafik Performance OTIF (On Time In Full) all customer
PT.United Tractors Tbk Cabang Balikpapan .......................................................... 3
Gambar 1.2 Monly grafik performance OTIF (On Time In Full)
PT. Bukit Makmur Mandiri Utama (BUMA) ......................................................... 3
Gambar 1.3 Monly grafik performance OTIF (On Time In Full) PT. Universal
Tekno Reksajaya (UTR) ......................................................................................... 3
Gambar 1.4 Monly grafik performance OTIF (On Time In Full)
PT. Bintang Nusantara Linda .................................................................................. 4
Gambar 2.1 Alur Warehouse Operation ............................................................... 11
Gambar 2.2 Track Link Assy ................................................................................. 12
Gambar 2.5 Contoh nomor lokasi parts ................................................................ 14
Gambar 2.6 Contoh pencatatan pengeluaran parts pada Bin Card ....................... 15
Gambar 2.7 Contoh part number pada spare parts............................................... 15
Gambar 2.8 Proses Packing Part .......................................................................... 16
Gambar 2.9 Contoh Penomoran Peletakan Parts .................................................. 17
Gambar 2.10 Contoh Penomoran Peletakan Parts ................................................ 17
Gambar 2.11 Supply Chain Management ............................................................. 23
Gambar 2.12 Alur proses supply chain ................................................................. 24
Gambar 2.13 Diagram Fishbone ........................................................................... 35
Gambar 3.1 Lokasi PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan ...................... 37
Gambar 3.2 Flow Chart Penelitian ....................................................................... 40
Gambar 4.1 Diagram Penyebab Ketidak Tercapaian OTIF Supply Chain Spare
Parts Customer PT. BUMA di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan .... 41
Gambar 4.2 Diagram Penyebab Ketidak Tercapaian OTIF Supply Chain ........... 42
Gambar 4.3 Diagram Penyebab Ketidak Tercapaian OTIF Supply Chain spare
Parts Customer PT. Universal Tekno Reksa Jaya di PT. United Tractors Tbk.
Cabang Balikpapan ............................................................................................... 43
Gambar 4.4 Fishbone Aktivitas Proses Supply Chain .......................................... 49
xii
Gambar 4.5 Flowchart Proses Aktivitas Incoming Parts ..................................... 51
Gambar 4.6 Flowchart Proses Aktivitas Receiving Parts ..................................... 52
Gambar 4.7 Flowchart Proses Aktivitas Picking .................................................. 53
Gambar 4.8 Flowchart Proses Aktivitas Quality Inspection ................................ 54
Gambar 4.9 Dashboard Open Monitoring TO...................................................... 56
Gambar 4.10 Berita Acara Claim .......................................................................... 56
Gambar 4.11 Flowchart Proses Aktivitas Good received ..................................... 57
Gambar 4.12 Flowchart Unfinish Proses .............................................................. 58
Gambar 4.13 lokasi parts unfinish ........................................................................ 59
Gambar 4.14 Flowchart Proses Aktifitas Quality Control ................................... 60
Gambar 4.15 Flowchart Proses Out Going ........................................................... 61
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Rencana Waktu Kegiatan Penyusunan TA ........................................... 38
Tabel 4.1 Penyebab Permasalahan Pada Aktivitas persiapan Supply Chain di
PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan ....................................................... 44
Tabel 4.2 Penyebab Permasalahan Pada Aktifivas Pelaksanaan Supply Chain di
PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan ...................................................... 44
Tabel 4.3 Data Contoh Kasus Penyebab Permasalahan Pada Aktivitas persiapan
Supply Chain di PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan ............................ 46
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Raw Data performance On Time In Full Supply Chain PT. United
Tractors Tbk Cabang Balikpapan
Lampiran 2 : Raw Data BKS DAN VHS (Demand) PT. United Tractors Tbk
Cabang Balikpapan
Lampiran 3 : Struktur Organisasi Warehouse PT. United Tractors Tbk Cabang

Balikpapan
Lampiran 4 : Panduan Kerja Warehouse
Lampiran 5 : Raw Data Hasil Tracking Parts Unfinish PT.United Tractors Tbk
Cabang Balikpapan
xv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Kegiatan bisnis, terutama di bidang produksi atau industri, akan sering
menemui istilah gudang. Pergudangan menjadi suatu hal yang tidak bisa terlepas
dalam dunia bisnis perdagangan barang, terutama pada barang-barang industri dan
di bagian produksi. Kegiatan pergudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan
barang dalam ruang penyimpanan (gudang), dalam kegiatan pergudangan penting
dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistik baik secara
teknis maupun administratif sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan
menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja
di dalam suatu organisasi/perusahaan. ( Y.Kusuma, 2017)
Perusahaan merupakan suatu lembaga yang diorganisir dan dijalankan
untuk menyediakan barang dan jasa bagi konsumen dengan motif keuntungan.
Dalam usaha menyediakan barang dan jasa tersebut perusahaan melakukan
berbagai kegiatan seperti produksi, pemasaran, pembelanjaan, pendistribusian,
manajemen material, pengembangan sumber daya manusia riset dan
pengembangan. Produksi merupakan tulang punggung bagi perusahaan karena di
dalamnya dilakukan proses yang sangat panjang yang membutuhkan banyak
sumber daya baik material, manusia, mesin dan peralatan, modal dan waktu kerja.
Salah satu ciri dari kegiatan produksi adalah prosesnya berjalan secara terus
menerus dan tidak terpotong-potong. ( Purwanto, M.M, 2008 )
Warehouse menjadi tempat penyimpanan barang sementara, dengan

menggunakan manajemen sebagai ilmu untuk mengelola sumber daya
didalamnya. Secara ringkas sistem manajemen warehouse mengandung
pemahaman pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas
penyimpanan barang sementara. Aktifitas penyimpanan yang di maksud yaitu
penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah
garis besar dari aktifitas penyimpanan. (Elqorni, 2009)
Supply chain management dibutuhkan dalam suatu sistem warehouse

untuk menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para customer. Rantai ini
1
2
juga merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan dan
mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan
pengadaan atau penyaluran barang-barang tersebut. (Indrajit, 2002)
Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan penyedia

suku cadang alat berat serta jasa service alat berat yaitu, PT. United Tractors
Tbk. Cabang Balikpapan yang senantiasa berupaya menyelaraskan pada bidang
Ekonomi, Sosial dan Lingkungan sebagai strategi untuk menjamin
“Sustainability” dari bisnis perusahaan. Untuk itu di tuntut dapat melaksanakan
sistem tersebut dengan baik sehingga dapat menghasilkan suatu kepuasan
customer yang juga merupakan salah satu tujuan dari PT. United Tractors Tbk.
Cabang Balikpapan.
Pada pengimplementasiannya di PT. United Ttractors Tbk. Cabang
Balikpapan sistem manajemen yang telah ada tidak mudah terjalankan dengan
sempurna, dapat di ambil contoh permasalahan yang timbul mengenai supply
chain Spare Parts kepada customer yaitu, target supply chain part dengan
mengunakan sistem On Time in Full (OTIF) yang telah ditargetkan oleh
perusahaan tidak berjalan sepenuhnya sesuai dengan yang target yang telah di
rencanakan/ditargetkan, sehingga permasalahan tersebut berpotensi akan
menganggu kelancaran aktivitas supply chain spare parts kepada customer,
berikut data grafik hasil performance On Time in Full (OTIF) pelaksanaan supply
chain spare parts all custumer dan dari beberapa sample customer di PT. United
Tractors Tbk. Cabang Balikpapan.
3
OTIF Parts 2017

86% 82% 92% 91% 87% 83% 92% 88% 91% 91% 83%
61%
51%
Gambar 1.1 Grafik Performance OTIF (On Time In Full)

all customer
PT.United Tractors Tbk Cabang Balikpapan
Sumber : PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan
Monly Grafik performance OTIF

100%
92% 91% 74%
91%
0%
jan feb mar apr
OTIF
Gambar 1.2 Monly Grafik Performance OTIF (On Time In Full)

PT. Bukit Makmur Mandiri Utama (BUMA)
Sumber: PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan , 2018

100%
50% 80% 74% 65%

50%
0%
jan feb mart aprl
OTIF

PT. Universal Tekno Reksajaya (UTR)
4

100%
50%
99% 80% 60%
0% 50%
jan feb mart aprl
OTIF

PT. Bintang Nusantara Linda
Dari Gambar 1.1 dapat diketahui bahwa grafik performance OTIF (on time
in full) seluruh customer pada periode tahun 2017 menunjukan OTIF (on time in
full) hanya sebanyak 5 kali, dengan target OTIF (on time in full) 90%.
Dan pada hasil performance OTIF (on time in full) supply chain spare parts
pada gambar 1.2, 1.3 dan 1.4 kepada ketiga customer PT. Bukit Makmur Mandiri
Utama (BUMA), PT. Universal Tekno Reksajaya (UTR), dan PT. Bintang
Nusantara Linda (BNL) dapat dilihat bahwa hanya sebanyak 4 kali mengalami
mengalami OTIF (on time in full) dan 8 kali tidak mengalami OTIF (on time in
full) pada periode bulan januari-april tahun 2018.
Berlatar belakang hal tersebut penulis merasa perlu mengetahui lebih dalam
mengenai permasalah di atas dengan membuat karya tulis yang berjudul “analisa
supply chain management di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan”.
1.2 Rumusan Masalah

Adapun penulis merumuskan permasalahan berdasarkan latar belakang
yaitu:
1. Apa penyebab terjadinya performance on time in full (OTIF) supply chain
spare part di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan tidak tercapai?
2. Bagaimana upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengatasi
permasalahan yang terjadi pada performance on time in full (OTIF) supply
chain spare part di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan tidak
tercapai?
5
1.3 Batasan Masalah

Mengingat ruang lingkup permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini
cakupannya luas maka penulis memberikan batasan masalah agar penyajiannya
tidak menyimpang terlalu jauh dari tujuan yang diinginkan sehinga ruang lingkup
yang dibahas didalam karya tulis ini berisi hal-hal yang berdasarkan hasil
pengamatan atau observasi lapangan yang dilakukan penulis pada bulan februari
2018 – akhir bulan maret 2018 :
1. Hanya membahas kendala OTIF (on time in full) tidak tercapai yang ada pada
aktivitas supply chain spare parts di PT. United Tractors Tbk Cabang
Balikpapan.
2. Hanya membahas aktivitas persiapan pada proses supply chain spare parts dan
aktivitas pada warehouse incoming, receiving, good receiving, quality
inspection dan aktivitas out going, quality control, picking di PT. United
Tractors Tbk Cabang Balikpapan.
1.4 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa penyebab tidak tercapainya performance OTIF (on time in full)
supply chain spare part di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan.
2. Menemukan upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengatasi
permasalahan tidak tercapainya performance OTIF (on time in full) supply
chain spare part di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan.
1.5 Manfaat Penulisan

Hasil dari karya ilmiah atau penelitian yang disusun oleh penulis
diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut :
A. Manfaat Penulisan Untuk Akademik
1. Menambah referensi khususnya untuk Jurusan Teknik Mesin Alat Berat dalam
tugas akhir mengenai pelaksanaan supply chain maupun pengelolaan
Warehouse spare part pada PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan.
6
2. Menambah dan memperluas pengetahuan tentang industri khususnya di

bidang alat berat dan menumbuhkan sikap kreatif bagi mahasiswa teknik
mesin alat berat.
B. Manfaat Penulisan Untuk Perusahaan Dan Industri
1. Untuk dapat dijadikan bahan masukan bagi perusahaan – perusahaan baik
dalam pelaksanaan supply chain maupun dalam pengelolaan warehouse yang
baik dan sesuai dengan standard SOP yang ada.
2. Mengurangi permasalahan pada pelaksanaan supply chain maupun warehouse

yang ada di perusahaan tersebut.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini dibuat sistematika penulisan agar arah
penulisan jelas sehingga mudah dipahami. Sistematika penulisan tugas
akhirini sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bagian ini terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika.
BAB II : LANDASAN TEORI
Merupakan uraian – uraian pendukung yang berhubungan dengan proses
pengolahan data dan dalam usaha pemecahan masalah tugas akhir ini.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Di dalam bab ini disajikan secara sederhana menguraikan variable
penelitian dan definisi secara operasional. Penentuan sampel, jenis dan sumber
data, metode pengumpulan data dan metode analisis yang digunakan dalam
penelitian.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Di dalam bab ini di uraikan deskripsi objek penelitian analisis data dan
pembahasan hasil penelitian.
BAB V :PENUTUP
Di dalam bab ini disajikan kesimpulan berdasarkan hasil analisa yang
merupakan jawaban dari perumusan masalah yang ada dan saran yang dapat
7
digunakan kedepanya.
DAFTAR PUSTAKA
Berisi daftar-daftar referensi yang digunakan penulis dalam menyusun
tugas akhir.
LAMPIRAN
Berisi lampiran-lampiran data.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
Tinjauan pustaka yang digunakan pada penelitian ini adalah penilitian

terdahulu yang berkaitan mengenai supply chain manajemen yang menghasilkan
beberapa kesimpulan yaitu, tujuan strategis, kemampuan sumber daya, aktivitas
supply chain, serta karakteristik pasar dan produk, dari sana dihasilkan bahwa
strategi supply chain yang tepat adalah kombinasi antara strategi efisiensi dan
responsif. (Kelvin Leonardo T. dan Ratih Indriyani, 2015).
Untuk mendukung dan meningkatkan proses produksi maka diperlukan
suatu strategi, taktik dan operasional melalui pembangunan sistem informasi yang
saling terhubung satu dengan yang lainnya. Yaitu membangun sistem yang
menggunakan konsep Management Rantai Pasok atau (SCM) untuk
meminimalisir keterlambatan pengiriman. (Mawar Nurmaidah, Tacbir Hendro
Pudjiantoro, Faiza Renaldi, 2017).
Dimensi delivery mempunyai bobot tertinggi (0,488), diikuti system

produksi, supplier dan terakhir produk. Sedangkan subfaktor keragaman alat
transportasi menunjukan factor (0,312), kemudian diikuti pengiriman dengan
kuantitas yang flexible,pengunaan berbagai alat untuk pengiriman permintaan,
pengiriman informasi permintaan dengan mudah dan pemenuhan permintaan
kepada lebih dari 1 distributor. (MT Safirin, 2005)
2.2 Warehouse
Warehouse Adalah sebuah bangunan yang didalamnya terdapat

barang/material tertata rapi dan perlu dirancang secara cermat serta pemakaiannya
harus seoptimal mungkin. (PT. United Tractors Tbk , 2008).
Warehouse yang efektif dan efesien adalah kemampuan beradaptasi pada
tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan,
penyimpanan, hingga engitriman. Namun ada saat ini dimana adanya e-commerce,
intergrasi pada proses supply chain, era globalisasi, dan proses yang just-in-
8
9
time,warehousing menjadi semakin kompleks dibandingkan masa lampau bahkan

cenderung menjadi beban biaya yang semakin tinggi. (Purwanto, M.M. 2008)
Adapun yang berpendapat gudang (warehouse) pada awalnya dipandang
sebagai penyimpanan untuk tujuan pemasaran produk. Produk disimpan didalam
gudang dengan tujuan dapat memenuhi kebutuhan konsumen secara tempat
waktu.
Fungsi dari aktivitas gudang adalah memelihara dan melindungi barang
sampai digunakan, dapat dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu:
1. Gudang Operasional
Adalah gudang yang menyimpan bahan baku, barang setengah jadi, ataupun
barang-barang dalam proses produksi. Barang ini disiapkan untuk digunakan
dalam proses produksi berikutnya.
2. Gudang Perlengkapan
Merupakan gudang untuk penyimpanan perkakas kerja, bahan pelumas atau
barang lain yang diperlukan dalam proses produksi dan tidak ditemukan
kembali di dalam produk akhir. Barang-barang ini digunakan dalam proses
produksi, setelah itu dikembalikan lagi ke gudang.
3. Gudang Pengiriman
Adalah tempat penyimpanan untuk hasil proses produksi yang biasanya
disebut dengan gudang barang jadi (warehousing).
4. Gudang Musiman
Adalah gudang yang diperlukan oleh industry tertentu secara musiman
sehingga harus memiliki tempat penyimpanan.(Rienna Oktarina, 2005)
2.2.1 Warehouse Management

Warehouse management (manajemen gudang) dapat diartikan
pengelolahaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan
barang sementara. Sedangkan Warehouse Management system atau sistem
manajemn pergudangan sendiri merupakan kunci utama dalam supply chain
(rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala
proses yang terjadi didalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving
(penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan) dan picking
10
(pengambilan). Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen
adalah ilmu mengelola sumber daya.
Sistem pergudangan haruslah sederharna dan mudah dimengerti dengan tujuan :
1. Menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan customer service
2. Menurunkan inventory hingga tingkat terendah
3. Meningkatkan produktivitas dari perusahaan
Keuntungan dari penerapan Warehouse Management System :
1. Speed Up Handling Process
Penerapan warehouse management system pada suatu pergudangan dapat
mempercepat lead time proses yaitu adanya proses yang dilakukan secara
komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan
dilakukan oleh banyak orang.
2. Ensure Accurated Inventory Data
Dengan warehouse management system kita mengetahui semua transaksi
inventory dan jumlah stok dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan
pun (real time).
3. Menerapkan Tata Gudang dan Penggunaan Ruang
Dengan warehouse management system, kita dapat mengatur lokasi
penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan
masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada
dalam sistem.
4. FIFO (first in-first Out) implementation
Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan prinsip
FIFO (first In first Out) yaitu barang yang pertama masuk dikeluarkan dahulu.
5. Automated Datacollection
Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis secara dengan
menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (PDT) dan
Barcode scanner.
6. Cycle counting
Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam menghitung waktu /
siklus setiap proses lead time. Data tersebut dapat dibutuhkan untuk
11
menghitung produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

(Faradillah, 2015)
2.2.2 Warehouse Operation
Gambar 2.1 Alur Warehouse Operation

Sumber : ( PT. United Tractors Tbk.Cabang Balikpapan,2008 )
1. Incoming adalah salah satu Prosesaktifitas di warehouse yang terdiri dari:

a. Receiving: Proses penerimaan barang sesuai dengan delivery order atau case
defail ( Surat penyerahan barang dari pengirim ). Kemudian dicatat di log book
daily dilanjutkan dengan scanner bast (Berita acara surat terima dan good receive
(GR) ). Dan atau adalah Adalah Proses penerimaan parts/material dari supplier
atau cabang lain , baik untuk stock maupun untuk kebutuhan Customer. Dengan
kualifikasi, parts yg diterima dari supplier atau cabang lain dapat dijamin
kesesuaiannya dengan dokumen Purchase Order atau surat pengiriman barang,
Status On the way/intransit menjadi Under binning, Lead time proses parts
menjadi Stock On Hand bisa terjamin ketepatannya
b. Quality inspection: Proses setelah receive (Bast to GR), dilanjutkan dengan
pengecakan pada setiap case yang diterima. Jika ditemukan parts yang tidak
12
sesuai dengan form IQ atau damage segera dibuatkan berita acara claim (Ba
Claim). Quality inspection adalah proses pengecekan pada setiap spare part yang
diterima sehingga kondisi dari spare part dalam kondisi baik, tidak damage serta
dalam kualitas yang dijamin.
Gambar 2.2 Track Link Assy

Sumber :( PT. United Tractors Tbk.Cabang Balikpapan, 2008 )
Contoh pengecekan fisik dengan part number Unit Model : D70LE-8,

P/N 14X-32-00010
14X-32-00040
PRODUCT : KUI
Ciri-ciri fisik
1. Pada reg link ada sn.product (0K00)
2. Part Number mata link 14X-32-11120/30
3. Logo Komatsu sebelum part number
4. Pada reg link setelah master link ada Logo hu (PT Hufi)
13
Logo Hufi
Part
Number
Gambar 2.3 Track Link Assy

Sumber : ( PT. United Tractors Tbk.Cabang Balikpapan, 2008 )
Posisi serial nomer KUI, ada di Link regular

terdekat dari master link, dengan format
kode:0K00 Posisi Serial
nomer KUI,
ada di Link
Gambar 2.4 Track Link Assy reguler
terdekat2008
Sumber : ( PT. United Tractors Tbk.Cabang Balikpapan, dari)
master link,
dengan
c. Binning: Binning adalah aktivitas penyimpanan barang di kode:
format warehouse dan
sekaligus mengkonfirmasikan/entry ke system. Dengan 0K00kualifikasi, parts
dilokasikan sesuai dengan karakteristik dan sesuai dengan nomer lokasinya.Status
parts under binning disystem berubah menjadi On Hand. Kemudian dengan
prosedur yang harus dilakukan yaitu,satu lokasi harus untuk satu item, lokasi
parts harus sesuai dengan karakteristik parts, System lokasi harus standart dan
tercatat di system.
14
Gambar 2.5 Contoh nomor lokasi parts

2. House keeping adalah penggabungan antara proses dibawah ini:

a. Stock taking: yaitu, proses pengecekan spare part berdasarkan stock persediaan
spare part pada sistem.
b. Relocation: Proses pemindahan spare part pada area warehouse sesuai
kapasitas ukuran spare part/sesuai dengan jenis spare part.
3. Outgoing: Outgoing adalah Aktifitas dalam proses pengeluaran Spare Parts
dari warehouse berdasarkan Transfer Order (TO) yang terbentuk. Prosedur
Outgoingyang harus dilakukan adalah First In First Out (FIFO) system, setiap
pengeluaran parts harus sesuai dengan dokumen Transfer Order, setiap
pengeluaran parts harus dicatat di Bin Card,
15
Gambar 2.6 Contoh pencatatan pengeluaran parts pada Bin Card

setiap parts yang keluar harus dilakukan quality inspection yang terdiri dari:
a. Picking: Proses pengambilan barang/spare part sesuai dengan lokasi yang telah
disediakan sesuai dengan ketentuan pada peletakan barang.
Gambar 2.7 Contoh part number pada spare parts

b. Quality control: Proses Pemeriksaan barang/spare part yang sudah di picking

berdasarkan picking list.
c. Packing: Proses pengemasan spare part setelah melewati proses quality
control.
16
Gambar 2.8 Proses Packing Parts

Setelah melewati proses packing spare part/barang harus dibuatkan surat

penyerahan barang (SPB), sebelum didistribusikan kepada customer.
4. User Customer: Penyerahan barang/spare part kepada User.
Tujuan dilakukannya warehouse operation adalah lead time sesuai
standar,discrepancy sesuai standar, man power optimal, dan warehouse juga
shipping expences sesuai budget. (PT. United Tractors Tbk, 2008 )
2.3 Prosedur Aktivitas Pengeluaran

Prosedur aktifitas pengeluaran barang terdiri dari beberapa tahap yaitu:
1. Pemeriksaan dokumen material ( Surat Pengambilan barang )
2. Pemeriksaan material keluar
3. Tanda tangan sesuai otorisasi ( Stempel )
(PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan, 2008
2.4 Sistem Lokasi Parts

Sistem penomoran lokasi penempatan parts dilakukan bertujuan untuk
mempermudah pengambilan dan penyimpanan parts. Dengan kualifikasi lokasi
parts tersistematis dan urut berdasarkan moving parts, semua parts punya lokasi
17
yang jelas, mudah dalam penempatan dan pengambilan parts. Penomoran lokasi
juga harus menggunakan prosedur yang benar yaitu, dalam penomoran lokasi
parts, pada umumnya diberikan kode huruf dan angka yang berurutan berdasarkan
standart aturan sistem yang ada. Sistem penomoran lokasi dapat dikelompokan
menjadi empat group yaitu ;
Group I : Baris rak didalam area
Group II : Code level didalam gudang
Group III : Lajur/section dari rak
Goup IV : Nomor kotak didalam tingkat rak
Nomor lokasi parts biasanya menggunakan kode huruf dan angka yang berurutan,
Alphabet : A, B, C, D dst
Angka : 0 , 1 , 2 , 3 dst
Gambar 2.9 Contoh Penomoran Peletakan Parts

1 2
3
4
5
Gambar 2.10 Contoh Penomoran Peletakan Parts

18
2.5 Aktivitas Pendistribusian Material

Aliran pendistribusian barang / material (DC / ST) dalam perusahaan
semua berawal dari permintaan barang (MR) Material Request yang mana MR
tersebut di buat oleh End User sendiri yang membutuhkannya.
1. User akan membuat Material Request (MR) yang telah ditandatangani oleh
kepala bagian (Supervisor – Foreman) pada setiap Section (bagian) yang
bersangkutan sesuai dengan form yang ada (DC atau ST).
2. Material yang dapat dibuat untuk MR terdapat 2 jenis yaitu :
a. DC : merupakan barang / material Non Consumable adalah merupakan barang
/material yang tidak masuk ke dalam Stock Inventory Warehouse (gudang)
melainkan barang / material yang langsung di pesan oleh End User.
b. ST : merupakan barang / material Consumableadalah merupakan barang /
material yang masuk dalam Inventory Warehouse yang mana pengeluaran nya
rutin setiap harinya.
3. Barang atau material yang telah di Request dapat dipenuhi melalui 2 cara
yaitu:
a. Melalui PO (Purechase Order) dari kantor pusat untuk mengetahui Vendor
yang bersangkutan.
b. Melalui belanja local yang dapat dilakukan langsung oleh Storekeeper yang
nantinya bisa langsung dibuatkan dokumen GR (Good Receipt) lalu disalurkan
ke End User.
4. MR (Material Request) yang telah dibuat serta ditandatangani oleh masing-
masing kepala bagian setiap Section (bagian) akan dicek oleh (Supervisor –
Foreman) Warehouse untuk mengetahui barang / material Stock (ST) dalam
keadaan kosong, apabila MR disetujui (MR. di tanda tangani).
5. MR (Material Request) yang talah di setujui oleh kepala bagian Warehouse,
selanjutnya akan melalui proses Pembudgetan / Budgedting guna mengetahui
harga nominal dari setiap barang yang nantinya akan di proses.
6. Kemudian MR (Material Request) akan disortir untuk mengetahui barang
mana yang sifatnya lebih Urgent(mendesak) dan mana pula barang / material
yang sifatnya Non Urgent, apabila MR disetujui (MR di tanda tangani) oleh
kepala bagian (Supervisor – Forman) Logistik.
19
7. MR (Material Request) yang telah melewati proses sortir dan Budgedting

Akan di periksa kembali oleh Head Logistic, apabila MR disetujui (MR di
tanda tangani).
8. Kemudaian MR (Material Request) akan di tanda tangani oleh General
Manager bagian (Logistik).
9. Kemudian MR (Material Request) yang telah di sahkan akan dilepas (Release)
ke kantor pusat, untuk menunggu tindak selanjutnya.
10. MR (Material Request) yang telah di terima di pusatakan di proses untuk
selanjutnya dibuatkan PO (Purchashing Order) untuk Vendor / Kurir yang
bersangkutan dengan perusahaan.
11. Setelah PO selesai dan barang telah di terima maka akan dibuatkan dokumen
GR (Good Receipt) untuk membuktikan bahwa barang telah di terima.
12. Kemudian barang atau material yang datang akan di terima oleh Receiver,
kemudian akan di cek surat / dokumen barang / material apakah barang yang
datang sesuai dengan dokumen GR (Good Receipt) yang ada barang akan
dicek dari : Kualitas, Jumlah, serta spesifikasi telah sesuai dengan dokumen.
13. Kemudian barang atau material (DC) Non Consumable yang telah dipesan
oleh End User sebelumnya akan di periksa oleh kepala bagian (Supervisor –
Foreman) dari masing-masing Section (bagian) yang bersangkutan, apabila
barang sesuai (dokumen di tanda tangani).
14. Barang atau material (ST) Consumable yang telah sesuai dan telah di periksa
serta di tandatangani oleh kepala bagian (Warehouse) barang / material akan
di simpan masuk ke dalam Warehouse Logistik.
15. Apabila barang / material (ST dan DC) Consumabledan Non Consumable
yang datang tidak sesuai / rusak, akan dilakukan Claim oleh Inventory Control
System dalam bentuk berupa Claim Report.
16. Barang / material (ST) Consumableyang telah sesuai akan di Input
Keberadannya ke dalam System oleh Stock In kemudian barang / material yang
telah di Input akan dilakukan langkah Marking atau pelabelan pada barang
sesuai dengan rak yang ada dalam Inventory Warehouse kemudian barang
akan di susun sesuai dengan rak pada spesifikasi pelabelan.
20
17. Kemudian barang yang telah tersimpan siap untuk di distribusikan kepada End
User yang membutuhkan. Dengan cara : User mengisi form FPB untuk
meminta barang kemudaian Storeman membuat BPB (bon pengeluaran
barang) kemudian di tanda tangani oleh kepala bagian (Supervisor – Foreman)
yang bersangkutan untuk menjadi dasar Stock Out (pemotongan stock dalam
sistem).
18. Apabila barang / material stock (ST) Consumable telah mencapai batas level
Minimum maka akan dilakukan proses MR (Material Request) kembali.
(PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan, 2008 )
2.6 Supply Chain Management (SCM)

Supply chain atau rantai persediaan adalah suatu sistem tempat organisasi
menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini
merupakan jaring yang menghubungkan berbagai organisasi yang saling
berhubungan dan mempunyai tujuan menghubungkan yang sama, yaitu
mengadakan pengadaan barang (procurement) atau menyalurkan (distribution)
barang tersebut secara efisien dan efektif sehingga akan tercipta nilai tambah
(value added) bagi produk tersebut. Supply chain merupakan logistic network
yang menghubungkan suatu mata rantai antara lain suppliers, manufacturer,
distribution, retail outlets, customers. Supply chain memandang konsep
manajemen logistik yang dipandang luas yang mulai dari barang dasar sampai
barang jadi yang dipakai oleh konsumen akhir, yang merupakan mata rantai
penyediaan barang.
Supply chain management menurut beberapa para ahli, antara lain;
a. Supply chain management menurut Chopra dan Meindl (2004) adalah sebuah
supply chain management yang terdiri dari pelibatan setiap mata rantai
persediaan, baik itu secara langsung maupun tidak langsung untuk memenuhi
permintaan pelanggan.
b. Supply chain management adalah koordinasi dari semua aktivitas supply pada
suatu organisasi dari supplier dan partner ke konsumennya. (Chaffey, 2002).
21
c. Sedangkan menurut Kalakota (2001) supply chain management merupakan

sebuah payung proses dimana produk diciptakan dan disampaikan kepada
konsumen.
Rantai pasok (Supply Chain) memiliki sifat yang dinamis namun melibatkan
tiga aliran yang konstan, yaitu aliran informasi, produk dan uang. Disamping itu,
Chopra and Meindl juga menjelaskan bahwatujuan utama dari setiap rantai pasok
adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan menghasilkan keuntungan.
Rantai pasok (Supply Chain) lebih menekankan pada semua aktivitas dalam
memenuhi kebutuhan konsumen yang di dalamnya terdapat aliran dan
transformasi barang mulai dari bahan baku sampai ke konsumen akhir dan disertai
dengan aliran informasi dan uang. Supply chain management yang mengikuti
konsep supply chain managemnt yang benar dan baik akan dapat memberikan
dampak peningkatan keunggulan kompetitif terhadap produk maupun pada sistem
rantai pasokan yang dibangun perusahaan tersebut. ( Ling Li, 2007)
Pengelolaan Supply Chain yang sukses membutuhkan sistem yang
terintegrasi. Masing-masing unit dalam rantai pasok menjadi satu kesatuan, tidak
berdiri sendiri-sendiri sebagaimana halnya dengan rantai pasok tradisional.
Kegiatan operasional pada rantai pasok membutuhkan aliran informasi yang
berkesinambungan untuk menghasilkan produk yang baik pada saat yang tepat
sesuai dengan kebutuhan konsumen. Dalam hal ini konsumen menjadi fokus
dalam setiap operasi yang dilakukan. (James R. Stock, 2001).
James R. Stock (2001) juga menyatakan bahwa dalam rantai pasok (Supply
Chain) yang terintegrasi terdapat proses-proses berikut ini :
1.Customer Relationship Management
Merupakan pengelolaan hubungan baik dengan konsumen, dimulai dengan
mengidentifikasi siapa konsumen kita, apa kebutuhannya, seperti apa spesifikasi
yang dikehendaki oleh konsumen. Dengan demikian, secara periodik dapat
dilakukan evaluasi sejauh mana tingkat kepuasan konsumen telah terpenuhi.
2. Customer Services Management
Berfungsi sebagai pusat informasi bagi konsumen, menyediakan informasi yang
dibutuhkan secara real time mengenai jadwal pengiriman, ketersediaan produk,
keberadaan produk, harga dan lain sebagianya. Termasuk pula di dalamnya
22
pelayanan purna jual yang dapat melayani konsumen secara efisien untuk
penggunaan produk dan aplikasi lainnya.
3. Demand Management Manajemen permintaan (demand management)
Berfungsi untuk menyeimbangkan kebutuhan konsumen dengan kapasitas
perusahaan yang menyediakan produk atau jasa yang dibutuhkan. Didalamnya
termasuk menentukan apa yang menjadi kebutuhan konsumen dan kapan
dibutuhkannya. Sistem manajemen permintaan yang baik menggunakan point of
sale dan data konsumen untuk mengurangi ketidakpastian serta meningkatkan
efisiensi aliran barang dalam rantai pasok. Kebutuhan pemasaran dan rencana
produksi harus dikoordinasikan, kebutuhan konsumen dan kapasitas produksi
harus diselaraskan agar persediaan secara global dapat dikelola dengan baik.
4.Customer Order Fulfillment
Proses pemenuhan permintaan konsumen tepat waktu, bahkan lebih cepat dari
yang disepakati dengan biaya pemenuhan yang seminimal mungkin, memerlukan
koordinasi yang baik dari setiap anggota rantai pasok. Tujuan utamanya adalah
menciptakan satu proses pemenuhan permintaan dengan lancar mulai dari
pemasok bahan baku sampai konsumen akhir.
5. Manufacturing Flow Management
Proses produksi diupayakan sedemikian rupa agar secepat mungkin dapat
menyediakan produk yang diperlukan dengan tingkat persediaan yang minimal.
Untuk itu diperlukan persiapan yang memadai dan kesesuaian permintaan dengan
kapasitas produksi. Termasuk persiapan proses produksi adalah ketersediaan
bahan baku yang terjamin sehingga kelancaran proses produksi dapat
dipertahankan. Untuk itu perlu dijalin hubungan yang baik dengan pemasok-
pemasok terkait.
6. Product Development and Commercialization
Dimulai dengan evaluasi kebutuhan konsumen dan keluhan-keluhan yang ada dari
produk yang telah ada. Pengembangan produk baru memerlukan kerjasama yang
baik dengan para pemasok untuk menjamin ketersediaan bahan baku yang
diperlukan. Selain itu, perlu dipersiapkan pula teknologi dalam bidang produksi
yang dapat menunjang pengembangan produk ini. 7. Returns Pengelolaan produk
kembalian merupakan proses yang penting dan dapat dijadikan sebagai salah satu
23
keunggulan daya saing perusahaan. Kinerja pengelolaan produk kembalian bisa

diukur dengan parameter ”Return to Available”, yaitu waktu yang diperlukan
untuk mengganti produk kembalian menjadi produk yang dapat digunakan
kembali.
Supply Chain Management (SCM) sendiri mempunyai tahapan-tahapan
proses yang telah ditentukan, dan tahapan ini terintegrasi yang terdiri dari
beberapa tahapan, antara lain :
1. Baseline (dasar) : posisi dari kebebasan fungsional yang lengkap dimana
masing-masing fungsi bisnis seperti produksi dan pembelian melakukan
aktivionalitas mereka sendiri-sendiri dan terpisah dari fungsi bisnis yang lain.
2. Integrasi fungsional : perusahaan telah menyadari perlu sekurang-kurangnya
ada penggabungan antara fungsi-fungsi yang melakukan aktivitas hampir
sama misalnya antara bagian distribusi dan management persediaan atau
pembelian dengan tahap pengendalian material.
3. Integrasi secara internal : Diperlukan pengadaan dan pelaksanaan perencanaan
kerangka kerja.
4. Integrasi secara eksternal integrase supply chain yang sebenarnya dengan
konsep menghubungkan dan koordinasi yang dicapai pada tahap 3, yang
diperluas dengan supplier dan pelanggan.
Gambar 2.11 Supply Chain Management

Sumber: ( lontar.ac.id, 2008 )
Pada gambar diatas ini menjelaskan tentang konsep Supply Chain

Management yang terkait dan berhubungan satu sama lain. Konsep ini terdiri dari,
Supply Chain Strategy, Supply Chain Planning, Supply Chain Enterprise
24
Application, Asset Management, Procurement, Product lifecycle management,

logistics.
2.6.1 Proses Supply Chain

Berikut adalah alur proses pelaksanaan supply chain di PT. United
Tractors Tbk. Cabang Balikpapan untuk mencapai sebuah target ontime in full
(OTIF) yang di canangkan oleh PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan dan
Harmoni Mitra Utama.
Gambar 2.12 Alur Proses Supply Chain

Sumber : Force 2020, PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan, 2018
Tahap Persiapan pada supply chain

1. Customer datang ke counter perusahaan menunjukan Purechase Order (PO)
atas parts yang diinginkan oleh customer.
2. Customer Order Prosesor (COP) melakukan pengecekan stock dan parts
atas PO yang di inginkan oleh customer. pengecekan spare part dengan FAB
= Full All Branch atau pengorderan part melalui stock cabang UT lain,
kemudian jika mengalami kondisi emergency ada dengan FAS = Full All
Supplier atau pengorderan part dengan stock vendor yang tentunya
memerlukan biaya baru.
3. Setelah dilakukan proses pengecekanstock dan parts nya, jika Purechase
Order (PO) yang di inginkan ready maka dilanjutkan statusnya ke Created
Sales Order (SO) kemudian customer payment ke kasir.
4. Dari customer payment ke kasir statusnya kembali bergerak menjadi Release
Sales Order (SO).
25
5. Orderan naik dan diterima oleh pihak warehouse untuk disiapkan.
Tahap Pelaksanaan pada supply chain

1. Pihak warehouse menerima orderan masuk, menyiapkan barang status untuk
parts Out Going
2. Picking: Proses pengambilan barang/spare part sesuai dengan lokasi yang
telah disediakan sesuai dengan ketentuan pada peletakan barang.
3. Quality control: Proses Pemeriksaan barang/spare part yang sudah di picking
berdasarkan picking list.
4. Setelah melewati proses packing spare part/harus dibuatkan surat penyerahan
barang (SPB), sebelum di distribusikan kepada customer.
5. User Customer: Penyerahan barang/spare part kepada User.
OTIF ( On time In Full ) merupakan Suatu Program yang di Canangkan
PT United Tractors dan HMU (Harmoni Mitra Utama) Sebagai Pelaku
didalamnya agar memberikan Kepuasaan atas pelayanan kepada Pelanggan di
mana terhitung dari Customer Order Sampai dengan Parts di terima kembali
kepada Customer, dampak tidak terealisasinya OTIF ialah Customer Berhak
mendapat Kompensasi Berupa Voucer Otif Sesuai dengan ketentuan.
2.6.2 Manfaat Supply Chain Management (SCM)

Secara umum penerapan konsep SCM dalam perusahaan akan
memberikan manfaat yaitu kepuasan pelanggan,meningkatkan pendapatan,
menurunnya biaya, pemanfaatan asset yang semakin tinggi, peningkatan laba, dan
perusahaan semakin besar.
1. Kepuasan pelanggan : Konsumen atau pengguna produk merupakan target
utama dari aktivitas proses produksi setiap produk yang
dihasilkan perusahaan. Konsumen atau pengguna yang dimaksud dalam
konteks initentunya konsumen yang setia dalam jangka waktu yang
panjang. Untuk menjadikan konsumen setia, maka terlebih dahulu
konsumen harus puas dengan pelayanan yang disampaikan oleh
perusahaan.
26
2. Meningkatkan pendapatan : Semakin banyak konsumen yang setia dan

menjadi mitra perusahaan berarti akan turut pula
meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk-produk yang
dihasilkan perusahaan tidak akan ‘terbuang’ percuma, karena diminati
konsumen.
3. Menurunnya biaya : Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada
konsumen akhir berarti pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
4. Pemanfaatan asset semakin tinggi : Aset terutama faktor manusia akan
semakin terlatih dan terampil baik dari segi pengetahuan maupun
keterampilan. Tenaga manusia akan mampu memberdayakan penggunaan
teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan SCM.
5. Peningkatan laba : Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang
setia dan menjadi pengguna produk, pada gilirannya akan meningkatkan
laba perusahaan.
6. Mengurangi inventory barang : Inventory merupakan bagian paling besar
dari asset perusahaan yang berkisar antara 30-40%. Oleh karena itu usaha
dan cara harus dikembangkan untuk menekan penimbunan barang di
gudang agar biaya dapat diminimalkan.
7. Menjamin kelancaran penyediaan barang : kelancaran barang yang perlu
dijamin adalah mulai dari barang asal (pabrik pembuat), supplier,
perusahaan sendiri, whosaler, retailer, sampai kepada konsumen akhir.
8. Menjamin mutu barang : mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh
proses produksinya, tetapi ditentukan oleh mutu bahan mentahnya dan
mutu dalam kualitas pengirimannya.
9. Mengurangi jumlah supplier:bertujuan untuk mengurangi
ketidakseragaman, biaya-biaya negosiasi, dan pelacakan (Tracking).
10. Mengembangkan supplier partnership atau strategic alliance :dengan
mengadakan kerjasama dengan supplier (supplier partnership) dan juga
mengembangkan strategic alliance dapat menjamin lancarnya pergerakan
barang dalam supply chain.
27
11. Perusahaan semakin besar : Perusahaan yang mendapat keuntungan dari

segi proses distribusi produknya lambat laun akan menjadi besar, dan
tumbuh lebih kuat. (James R. Stock 2011)
2.6.3 Tujuh Prinsip Supply Chain Management

Tujuh Prinsip dalam manajemen Rantai Pasokan menurut David L.
Anderson (2015) yang telah dilakukan penelitian dan menghasilkan yaitu:
1. Melakukan segmentasi pelanggan berdasarkan kebutuhan layanan kelompok

yang berbeda dan menyesuaikan rantai pasokan untuk menciptakan
keuntungan dari masing-masing segmen.
2. Meyesuaikan jaringan logistik dengan kebutuhan layanan dan keuntungan dari
segmen pelanggan.
3. Menangkap sinyal pasar dan menyelaraskan perencanaan kebutuhan di seluruh
rantai pasokan, memastikan perkiraan konsisten dan alokasi sumber daya yang
optimal
4. Membedakan produk lebih sesuai dengan pelanggan dan melakukan konversi
dengan cepat terhadap seluruh rantai pasokan
5. Mengelola sumber pasokan strategis untuk mengurangi total biaya
kepemilikan barang dan jasa
6. Mengembangkan strategi teknologi rantai pasokan yang mendukung berbagai
tingkat pengambilan keputusan dan memberikan pandangan yang jelas dari
aliran produk, jasa, dan informasi
7. Mengadakan pengukuran kinerja rantai pasok untuk mengukur keberhasilan
kolektif dalam pelayanan pelanggan secara efektif dan efisien
Dari uraian di atas tampak bahwa mengelola sumber pasokan merupakan

salah satu area penting dalam rantai pasok yang bisa mempengaruhi berhasil atau
gagalnya sebuah rancangan rantai pasok. Oleh karena itu pengelolaan sumber
pasokan harus dilakukan dengan sangat cermat untuk meminimalisasi kegagalan
bahkan untuk mendukung keunggulan produk. Terdapat batas yang tipis antara
sukses dan kegagalan ketika menentukan sumber pasokan atau partner kerja.
28
Kesalahan dalam memutuskan untuk mengelola sumber pasokan akan berakibat

fatal. Sumber pasokan dalam rantai pasokan bisa diperoleh dari internal
(Insource) ataupun dari ekesternal (Outsource). Istilah out-sourcing terbentuk dari
dua kata “out” = luar dan “sourcing” = sumber atau secara sederhana bisa
diartikan membeli jasa atau barang dari sumber diluar perusahaan. Sumber
pasokan dari luar organisasi juga bisa dikembangkan lebih jauh yaitu sumber
pasokan dalam negeri ataupun dari luar negeri. Sumber pasokan dari luar negeri
biasa disebut sebagai Off shore sourcing/ global sourcing dan akan
memerlukan global supply chain strategy untuk bisa melakukannya dengan baik
dan membawa keuntungan sesuai diinginkan perusahaan. Dikarenakan melibatkan
jarak yang jauh, perbedaan waktu, perbedaan pemerintahan dan aturan-aturannya
serta juga perbedaan buidaya maka global sourcing tentu jauh lebih rumit
dibanding lokal sourcing.
2.7 Manajemen Logistik

Manajemen Logistik adalahh bagian dari proses manajemen rantai pasokan
(supply chain management) yang merencanakan, mengiplementasikan, dan
mengatur efesiensi, efektivitas aliran dan penyimpanan produk, pelayanan dan
informasi oleh pasar atau konsumen. Tujuan logistick adalah menyampaikan
barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah dan waktu yang tetap
sesuai dengan kebutuhan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia
dibutuhkan, dan dengan total biaya terendah. (Siagian, 1992)
2.7.1 Aktivitas Logistik

Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang termasuk dalam kegiatan logistik :
a. Customer Service
Pelayanan konsumen (customer service) mendukung atau berpengaruh
terhadap tingkat kepuasan pelanggan. Pelayanan terhadap konsumen didefinisikan
sebagai “filosofi yang berorientasi pada konsumen yang mengintegrasikan dan
mengatur semua elemen konsumen yang bertindak sebagai pemersatu seluruh
rangkaian aktivitas manajemen logistik”
29
b. Demand Forcasting
Peramalan tingkat kebutuhab meliputi penentuan jumlah produk yang
diinginkan oleh konsumen atau pelanggan dengan jumlah yang sama pada masa
yang akan datang. Kebutuhan untuk mengetahui jumlah produk yang diinginkan
secara tepat merupakan hal yang sangat penting bagi semua bidang dalam
oprasional perusahaan. Peramalan tingkat kebutuhan masa depan sangat
menentukan strategi promosi, alokasi penjualan, harga, dan aktivitas penelitian
pasar. Perusahaan meramalkan jadwal produksi, strategi akusisi dan pembayaran,
serta keputusan dalam menentukan inventory. Peramalan memiliki banyak fungsi
dan variable yang digunakan pada prosesnya.
c. Inventory Management
Aktivitas pengontrolan terhadap manajemen pergudangan sangatlah penting
karena berkaitan dengan keuangan dalam mengatur tingkat kekurangan pasokan
produk agar memenuhi baik kebutuhan konsumen, atau pasar maupun tingkat
produksi perusahaan. Bahan mentah, barang setengah jadi, dan produk jadi
membutuhkan ruang fisik, waktu, dan biaya. Manajemen pergudangan yang baik
meliputi penentuan tingkat inventory tersebut dalam meningkatkan level kepuasan
terhadap pelanggan sementara mempertimbangkan biaya logistik lainnya.
d. Logistic Communication
Kesuksesan dalam lingkungan bisnis saat ini membutuhkan manajemen dari
sistem komunikasi yang kompleks. Komunikasi yang efektif harus menjadi bagian
dalam :
1. Organisasi / perusahaan, supplier, dan konsumennya.
2. Fungsi utama dalam organisasi / perusahaan, seperti logistik, teknik akutansi,
pemasaran, dan produksi.
3. Aspek-aspek lainnya pada tiap-tiap aktivitas logistik seperti, koordinasi
penyimpanan / pergudangan material, barang setengah jadi dan produk jadi.
4. Aspek lainnya dalam manajemen rantai pasokan seperti konsumen dan
supplier menengah dan tingkat kedua yang tidak terhubung secara langsung
dengan organisasi / perusahan yang dituju.
e. Material Handling
Pengendalian material dikaitkan dengan setiap aspek dari pergerakan atau
30
aliran dari bahan mentah, setengah jadi dan produk jadi dalam suatu gudang
penyimpanan. Kegiatan yang menjadi objek dalam pengendalian material antara
lain :
1. Mengeliminasi pengendalian bahan dimana pun jika mungkin.
2. Meminimalisasi jarak aliran.
3. Meminimalisasi work-in-process.
4. Menyediakan sistem yang bebas dari battle necks.
5. Meminimalisasi kerugian karena kerusakan, dan pencurian.
f. Order Processing
Pesanan konsumen memicu proses logistik dan secara langsung menyebabkan
kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pemesanan. Komponen dari proses
pemesanan diurai menjadi 3 bagian yaitu ;
1. Elemen oprasional (Editing, penjadwalan, persiapan order shipping, faktur).
2. Elemen komunikasi (modifikasi pemesanan, status pemesanan, pemeriksaan
kesalahan / error, pemesanan informasi produk).
3. Elemen koleksi dan kredit (pemeriksaan kredit dan pengumpulan account).
g. Packing
Pengepakan menjalakan 2 fungsi dasar (pemasaran dan logistik). Pada nilai
pemasaran, pengepakan bertindak sebagai bentuk promosi dan ilkan. Ukuran,
berat, warna, dan informasi yang dicetak menarik minat konsumen. Dalam
logistik pengepakan memegang 2 peranan. Pertama, pengepakan melindungi
produk dari kerusakan pada saat proses penyimpanan dan transportasi. Kedua,
pengepakan yang baik dapat memudahkan proses penyimpanan dan pemindahan
produk yang berakibat mengurangi biaya pengendalian material.
h. Parts and Service Support
Berkaitan dengan pergerakan bahan mentah, barang setengah jadi, dan produk
jadi logistik harus dikaitkan dengan berbagai aktivitas yang meliputi berbagai
produk. Tanggung jawab logistik tidak berakhir ketika produk dikirim kepada
konsumen. Bagian dari aktivitas perusahaan adalah untuk menyediakan kepada
konsumen layanan purnajual. Hal tersebut dapat berupa menyediakan suku cadang
jika produk megalami kerusakan. Dalam dunia industri, dimana produk
merupakan perlengkapan industry manufaktur, downtime dapat berarti
31
pengeluaran biaya yang tidak perlu kepada konsumen jika produk yang cacat
menyebabkan melambatnya line produksi.
i. Plan and Warehouse Site Section
Strategi penempatan gudang dan pabrik dapat membantu dalam meningkatkan
tingkat pelayanan terhadap konsumen. Lokasi fasilitas dapat juga membantu
menurunkan tingkat mobilitas produk dengan alat trasnportasi dari gudang
sementara ke gudang, dari gudang ke konsumen. Pertimbangan memilih lokasi
perusahaan adalah lokasi pasar target perusahaan. Kebutuhan pasar dan lokasi
bahan mentah, komponen peralatan dan perakitan adalah pertimbangan penting
yang harus diperhatikan oleh perusahaan.
j. Procurement
Dalam industry perusahaan menghabiskan 40-60% pendapatannya untuk
material dan pelayanan dari sumber daya perusahaan lainnya. Proses untuk
mendapatkan material dan pelayanan untuk memastikan efektifitas oprasi dari
manufaktur perusahaan dan proses logistik diistilahkan pengadaan (procurement).
Fungsi pengadaan termasuk pemilihan supplier, jadwal pembayaran, ketepatan
harga, dan pengendalian kualitas. Perubahan situasi ekonomi dalam beberapa
tahun belakangan ini yang ditandai dengan kemungkinan yang semakin luas
terhadap variasi dan harga material, telah membuat aktivitas pengadaan bahkan
lebih penting daripada proses logistik itu sendiri.
k. Reverse Logistic
Pengendalian barang yang dikembalikan, sebagai bentuk produk yang cacat
atau diproses ulang, adalah bagian yang terpenting yang mengacu pada
pengaturan logistik terhadap barang yang dikembalikan. Pembeli dapat saja
mengembalikan produk kepada produsen yang cacat, kadaluwarsa, kesalahan
pengiriman atau alasan lainnya.
l. Traffic and Transportation
Salah satu komponen dalam proses logistik adalah pergerakan atau
aliranbahan atau produk dari bahan mentah menjadi barang konsumen dan
sebaliknya aktivitas trasnportasi meliputi pengaturan dari pergerakan produk dan
termasuk penyeleksian metode pengiriman (udara, air, kereta, pipe line, truk dan
lain-lain). Transportasi sering menjadi salah satu aktivitas dalam proses logistik
32
yang mengeluarkan biaya yang sangat tinggi. Oleh karena itu transportasi adalah
kkomponen yang sangat penting yang harus ditangani secara efektif.
m. Warehouse and Storage
Produk jadi harus disimpan di gudang untuk dikirim kemudian / dijual ke
konsumen, kecuali juka konsumen membutuhkannya dengan segera setelah
diproduksi. Aktivitas spesifik penyimpanan termasuk ketika kita harus menyewa,
membeli atau menyicil fasilitas gudang dan desain gudang, pertimbangan jenis
produk yang disimpan, prosedur keamanan dan perawatan dan pengukuran
produktivitas. (Faradillah, 2015)
2.8 Persediaan (Inventory)

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan
untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan,
untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin.
Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses,
barang jadi, ataupun suku cadang (spare part). ( Universal, 2008)
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun manufaktur, selalu
memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, maka perusahaan dan
dihadapkan pada suatu resiko tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggannya.
Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang
harus dilakukan secara berturut-turut untuk mendukung kelangsungan proses
produksi para konsumen.
Persediaan yang diadakan berfungsi untuk :
1. Untuk menyeimbangkan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
2. Untuk memuaskan permintaan pelanggan.
3. Untuk menghindari fasilitas yang tidak dapat bekerja.
4. Proses yang tidak dapat diandalkan.
5. Untuk mengambil keuntungan dan diskon-diskon.
6. Untuk berjaga-jaga jika kenaikan harga di masa yang akan datang.
33
2.8.1 Jenis-Jenis Persediaan

Jenis persediaan berdasarkan fungsinya dapat dibedakan menjadi 3
macam, yaitu :
a. Batch Stock / lot size inventory
Persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah
kebutuhan pada saat itu. Beberapa keuntungannya adalah :
1. Potongan harga pada harga pembelian.
2. Efesiensi produk
3. Penghematan biaya angkutan dan pengiriman.
b. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk memenuhi permintaan konsumen yang tidak
dapat diramalkan.
c. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi yang dapat diramalkan,
berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi
penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat. Sedangkan persediaan
menurut permintaannya dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
 Independent demand inventory, yakni persediaan yang jumlahnya tidak
dipengaruhi oleh jumlah persediaan barang lainnya.
 Dependent demand inventory, yakni persediaan yang jumlahnya dipengaruhi
oleh jumlah persediaan barang lainnya. (Universal, 2008)
2.8.2 Klasifikasi Persediaan Menurut Aliran Arus Barang

Baik gudang yang merupakan gudang bahan baku, gudang barang
setengah jadi, maupun gudang produk jadi pasti akan terdapat perbedaan arus
aliran barang yang terdapat didalamnya. Dalam suatu gudang, misalnya dalam
gudang produk jadi terdapat jenis barang yang berbeda spesifikasinya. Dengan
adanya perbedaan spesifikasi tersebut maka aliran setiap barang akan berbeda.
Dalam klasifikasi ini, persediaan akan dipisah menjadi 3 kategori, yaitu
apakah barang tersebut masuk ke dalam kategori fast moving, medium moving,
atau slow moving.
1. Barang Fast Moving
34
Barang-barang yang disebut fast moving adalah barang dengan aliran yang sangat
cepat, dengan kata lain fast moving akan berada disebuah gudang dengan waktu
yang sangat singkat.
2. Barang Medium Moving
Barang medium moving adalah barang-barang yang alirannya sedang-sedang saja,
tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat. Biasanya barang-barang ini akan
berada di dalam gudang dengan waktu yang relatif lebih lama disbanding dengan
barang-barang dast moving.
3. Barang Slow Moving
Barang slow moving merupakan barang dengan arusaliran barang yang sangat
lambat, sehingga barang-barang slow moving ini akan tersedia di gudang dalam
waktu yang sangat lama. ( Warman, 2012 )
2.8.3 Manajemen Persediaan

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu
perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena
kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva
lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain.Pengaturan
persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis (operation, marketing,
dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan
diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang
rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang
tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap
jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan
proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari
pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan
dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu
yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).
( Warman, 2012 )
35
2.9 Diagram Fishbone (Ishikawa)

Diagram sebab akibat atau fishbone pertama kali diperkenalkan oleh
seorang Profesor, yaitu Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo, oleh karena
itu diagram sebab akibat disebut juga dengan diagram ishikawa atau diagram
tulang ikan (fishbone).Pembuatan diagram sebab akibat ini bertujuan agar dapat
memperlihatkan faktor-faktor Penyebab (root cause) dan karakteristik kualitas
yang (effect) disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu. Prinsip yang dipakai
diagram sebab akibat ini adalah sumbang saran/ “BRAINSTORMING”.
Gambar 2.13 Diagram Fishbone

Sumber : ( PT. United Tractors Tbk. Training Centre Departemen Jakarta, 2006 )
Umumnya diagram sebab akibat menunjukan 5 faktor yang disebut sebagai

sebab (cause) dari suatu akibat (effect). Kelima faktor tersebut adalah man
(manusia,tenaga kerja), method (metode), material(bahan), machine (mesin), dan
environment (lingkungan). Diagram ini biasanya disusun berdasarkan informasi
yang didapatkan dari sumbang saran. Menurut Ariani (2003), diagram sebab
akibat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut :
1. Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah
2. Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah, dan
3. Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta-fakta lebih lanjut.
Langkah – langkah pembuatan diagram sebab akibat :
1. Tentukan masalah atau sesuatu yang akan diamati atau diperbaiki. Gambarkan
panah dengan kotak di ujung kanannya dan tulis masalah yang akan diamati
atau diperbaiki.
36
2. Cari faktor utama yang berpengaruh atau mempunyai akibat pada masalah
tersebut. Tuliskan dalam kotak yang telah dibuat di atas dan dibawah panah
yang telah dibuat.
3. Cari lebih lanjut faktor-faktor yang lebih rinci (faktor-faktor sekunder) yang
berpengaruh atau mempunyai akibat pada faktor utama tersebut. Tulis faktor
sekunder tersebut di dekat panah yang menghubungkannya dengan penyebab
utama
4. Dari diagram yang telah dibuat dapat ditentukan penyebab utama dalam suatu
permasalahan dengan menganalisa data yang ada. (Adityo. S, 2012)
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan pembahasan tentang analisa supply chain
management dimana pengambilan data-data yang telah diperoleh menggunakan
deskripsi analisis dengan pendekatan survey. Penelitian ini merupakan penelitian
dengan menganalisa hasil data-data yang telah diperoleh menggunakan teknik
observasi dan studi literatur. Observasi adalah suatu cara pengumpulan data
dengan pengamatan langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap obyek
yang akan diteliti. Observasi lapangan yang dilakukan adalah mengenai aktivitas
supply chain spare parts di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan.
3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian
Gambar 3.1 Lokasi PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan
Tempat penulisan penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu di

Politeknik Negeri Balikpapan, Kalimantan Timur. Adapun yang menjadi objek
penelitian penulis adalah proses pelaksanaan supply chain spare parts yang
dilakukan di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan. Waktu penelitian
37
38
dilaksanakan pada minggu ke 4 bulan Februari 2018 hingga bulan Juli 2018.
Jadwal penelitian dibuat oleh penulis agar memudahkan pada saat proses
penelitian. Waktu analisa dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 3.1 Rencana Waktu Kegiatan Penyusunan TA
3.3 Identifikasi Masalah
Pada saat melakukan observasi penulis menemukan potensi terjadinya

kendala pada saat melakukan supply chain, dan akan menimbulkan lead time yang
tidak sesuai target yang telah dijadwalkan oleh perusahaan. Sehigga target supply
chain spare part dengan program on time in full (OTIF) yang telah di targetkan
tidak tercapai dengan sebagaimana mestinya.
3.4 Bahan Penelitian

Dalam bahan penelitian yang ditinjau oleh penulis yaitu sebagai berikut
ini:
1. Panduan kerja Warehouse ,yakni serangkaian instruksi kerja tertulis yang
berisi pedoman untuk karyawan warehouse yang bertujuan untuk mengatur
agar semua pekerjaan atau penanganan dalam warehouse berjalan sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan.
2. Material Request (MR), yakni merupakan sebuah dokumen internal yang
menggambarkan adanya kebutuhan terhadap suatu barang yang dibuat oleh
end user untuk meminta barang agar di order kan oleh purchase atau buyer.
39
3. Grafik pencapaian OTIF (on time in full) Supply Chain, yakni merupakan
grafik yang menunjukan hasil pencapaian supply chain selama beberapa
bulan.
3.5 Metode Pengumpulan Data

Metode yang penulis gunakan untuk mengumpulkan data adalah sebagai
berikut :
a. Observasi yaitu pengamatan dan peninjauan secara sistematis langsung pada
proses pelaksanaan operasional supply chain di PT. United Tractors Tbk.
Cabang Balikpapan sesuai dengan standart operasional prosedur yang ada.
b. Dokumentasi yaitu melakukan pengumpulan data-data dari pengambilan
gambar yang berhubungan dengan masalah yang di analisa atau yang akan
dikemukakan,sebagai pedoman data fakta lapangan dan referensi sehingga
penulisan tugas akhir ini tidak menyimpang dari ketentuan yang ada.
3.6 Pengumpulan Data

Dalam proses pengumpulan data penulis megunakan beberapa refrensi
antara lain : Panduan kerja warehouse,Force OTIF, buku/jurnal dan internet.
3.7 Pengolahan Data

Berdasarkan data-data yang telah didapat, data tersebut diolah untuk
dianalisa kemudian akan ditemukan titik penyelesaian masalah guna dapat
digunakan sebagai langkah awal menentukan pengembangan metode atau proses
pelaksanaan operasional supply chain pada warehouse yang menjadi objek
penelitian.
40
3.8 Flow Chart
Start
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Studi Literature
Studi Lapangan 1. Buku Literature Tahap
1. Observasi
2. Jurnal Perumusan Data
2. Dokumntasi
3. Force, OTIF 2020
1. Grafik
performance
OTIF Tahap
2. Panduan kerja Pengumpulan Data
warehouse
3. Dokumentasi
4. Dokumentasi
NO
Analisa Data
YES
SS
Tahap
Pengolahan Data
Pengolahan Data
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Kesimpulan
End
Gambar 3.2 Flow Chart Penelitian

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Identifikasi Dan Perumusan Masalah

4.1.1 Data Penyebab Permasalahan Supply Chain Dengan Menggunakan
Sistem On Time In Full (OTIF) Dari Beberapa Sample Customer.
Berdasarkan data performance on time in full (OTIF) PT. United Tractors

Tbk. Cabang Balikpapan customer PT. Bukit Makmur Mandiri Utama diperoleh
hasil ketidak tercapaian performance on time in full (OTIF) sehingga dapat di
buatkan diagram penyebab permasalahan seperti dibawah ini.
160
160
140
120
Belum diketahuil
100
Pengurangan populasi
80
56 spare parts
60
40
20
Parts Customer PT. BUMA di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan
Pada gambar 4.1 merupakan diagram yang menunjukan angka ketidak

tercapaian On Time In Full (OTIF) supply chain spare parts customer PT. Bukit
Makmur Mandiri Utama yaitu 2251 item barang yang harus di supply kepada
customer mengalami permasalahan yang disebabkan oleh sebanyak 56 item
mengalami pengurangan populasi spare part karena jenis model unit lama
41
42
sehingga telah mengalami pembaharuan model unit yang mengikuti

perkembangan zaman, sebanyak 160 item barang yang masih belum diketahui
penyebabnya sehingga mengalami permasalahan pada saat itu.
Dari hasil data performance on time in full (OTIF) PT. United Tractors
Tbk.Cabang Balikpapan customer PT. Bintang Nusantara Linda sehingga dapat
dibuat diagram penyebab permasalahan seperti di bawah ini.
49
50
37
40
Overhaul unschedule
30 Belum diketahui
20
10
Parts Customer PT. Bintang Nusantara Linda (BNL) di PT. United Tractors Tbk.
Cabang Balikpapan

tercapaian On Time In Full (OTIF) supply chain spare parts customer PT.Bintang
Nusantara Linda yaitu 205 item barang yang harus di penuhi. Permasalahn yang di
bebabkan oleh sebanyak 49 item spare part tidak dapat tersupply sesuai target,
dikarenakan proses Overhaul yang Unscheduled dan 37 item barang yang belum
diketahui penyebab permasalahannya.
Berikut adalah data hasil performance on time in full (OTIF) PT. United
Tractors Tbk. Cabang Balikpapan Customer PT. Universal Tekno Reksajasa
sehingga dapat diperoleh diagram penyebab permasalahan ketidak tercapaian
OTIF seperti dibawah ini.
43
36
40
stock jarang/ masih
30 23 produksi pabrik
Belum diketahui
20
10
Parts Customer PT. Universal Tekno Reksa Jaya di PT. United Tractors Tbk.
Cabang Balikpapan

tercapaian On Time In Full (OTIF) supply chain spare parts customer PT.
Universal Tekno Reksa Jaya yaitu 215 item barang yang harus di penuhi.
Penyebab permasalahan yang terjadi sebanyak 23 item spare part tidak dapat
tersupply sesuai target, dikarenakan proses stock barang yang jarang dan 36 item
yang belum diketahui penyebabnya
Dari ketiga data diagram di atas dari ketiga customer yang berbeda dapat
diketahui bahwa selama periode bulan januari sampai april terdapat orderan
terbanyak pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama dengan jumlah orderan parts
yang harus dipenuhi sebanyak 2251, 216 item parts tidak ter supply tepat waktu
sesuai perencanaan yang telah dibuat, kedua PT. Bintang Nusantara Linda yaitu
205 item parts orderan yang harus dipenuhi, 86 item parts tidak ter supply tepat
waktu sesuai perencanaan yang telah dibuat, ketiga PT. Universal Tekno
Reksajaya sebanyak 215 item orderan part yang harus dipenuhi, 59 parts tidak ter
supply tepat waktu sesuai perencanaan yang telah dibuat. Menunjukan bahwa
masih banyaknya parts yang tidak ter supply sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan. Kemudian beberapa kondisi yang menyebabkan permasalahan ketidak
tercapaian target supply chain di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan di
sajikan tabel berikut berdasarkan data pada lampiran 2.
44
Tabel 4.1 Penyebab Permasalahan Pada Aktivitas persiapan Supply Chain di

PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan
Aktivitas Uraian Kendala
Persiapan Customer menunjukan Part Spare parts yang tidsk

Order (PO) yang di inginkan ada di stock, ketika
kepada bagian Customer Order kebutuhan spare parts
Procesor (COP) untuk emergency/ semi
kemudian untuk di cek stock emergency
dan Parts nya. mengharuskan order
melalui stock milik
vendor yang akan
mempengaruhi biaya
baru serta waktu yang
tidak sama.
Tabel 4.2 Penyebab Permasalahan Pada Aktifivas Pelaksanaan Supply Chain di

PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan
No Aktivitas Kondisi Penyebab
1. Incoming Achieved service level Tidak ada Person in

agreement (SLA) receiving charge (PIC)
tidak tercapai. memonitoring service
level agreement (SLA)
incoming.
1.1 Receiving Parts telat masuk. Area receiving tidak

beraturan/ tidak ada
embarkasi pemisah area
kerja yang jelas.
1.2 Good a. Parts telat masuk a. Overload (masuk

received tidak di proses secara bersamaan
45
b. Unfinish Proses dari vendor/cabang

tidak termonitor
b. Person in charge
(PIC) belum
paham unfinish
proses.
1.3 Quality Parts masuk Damage. Proses loading/ unloading

inspection tidak hati-hati.
2. Out Going Achieved service level Tidak ada person in

agreement (SLA) out going charge (PIC) khusus
tidak tercapai. monitoring Service level
agreement out going.
2.1 Picking a. Parts tidak a. parts short di

ada/storage di lokasi lokasi
warehouse.
b. Tidak ada person
b. Open order in charge (PIC)
customer tidak khusus monitoring
termonitor.
2.2 Quality Tidak ada embarkasi/ Kepedulian terhadap area

control penanda area yang jelas. kerja di masing-masing
person in charge (PIC)
masih kurang.
Berikut adalah data pendukung terjadinya permasalahan pada aktivitas persiapan

dan pelaksanaan supply chain yang menyebabkan on time in full (OTIF)
performance supply chain tidak tercapai sesuai target di PT. United Tractors Tbk
Cabang Balikpapan yang dapat disajikan dalam tabel berikut ini.
46
Tabel 4.3 Data Contoh Kasus Penyebab Permasalahan Pada Aktivitas persiapan
Supply Chain di PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan
Aktivitas Data/Picture
Persiapan Data pada Lampiran 2 :
Intensitas demand order customer cukup tinggi
Dibawah ini adalah tebel yang berisikan contoh kasus permasalahan pada
beberapa aktivitas pelaksanaan di warehouse yang menyebabkan on time in full
OTIF performance supply chain tidak tercapai sesuai target.
Tabel 4.4 Data Contoh Kasus Penyebab Permasalahan Pada Aktivitas pelaksanaan
Supply Chain di PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan
NO Aktivitas Data/ picture
1. Incoming
90% Average performance Incoming
80%
70%
jan feb mart aprl
Sumber : PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan, 2018
Service level agreement (SLA) yang tidak achieved

berpengaruh pada program on time in full (OTIF) customer.
2. Receiving
47
Sumber: Dokumentasi, 2018
Kondisi warehouse pada area receiving (penerimaan barang

masuk) yang tidak beraturan/tidak ada embarkasi (tanda area)
yang jelas.
2.1 Good
Column
Received Count of Material Labels
Grand
(unfinish Row Labels 902 904 920 922 999 Total
Area PST 220 220
proses) Belum Naik Unfinish
Proses 35 21 6 7 69
OPEN TO 14 14
Grand Total 49 21 6 7 220 303
Masih ditemukan unfinish proses di setiap area, terutama

proses good received (GR) yang berakibat parts tidak bisa di
delivery ke customer. Data pada lampiran 5
2.2 Quality
Inspection
Sumber: PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan, 2018
Proses loading/unloading yang tidak hati-hati sehingga

windscreen ex via SEA Fright mengalami retak/damage pada
saat tiba di warehouse.
48
3. Out Going
3
2 43% januari
1 67% februari
0 75% maret
55% april
performance customer
2018
Diagram hasil performance out going customer periode januari-

april 2018
3.1 Picking a. Data pada Lampiran 4 : tidak ada PIC khusus sebagai
monitoring proses picking
b. Kondisi pada area picking yang tidak beraturan tidak

ada embarkasi/penanda area yang jelas.
3.2 Quality
Control
Kondisi area quality control yang tidak rapi dan

beraturan/tidak ada embarkasi penanda area kerja yang jelas
dapat menyebabkan terjadinya parts hilang/lama pada saat
pencarian.
49
4.2 Analisa dan Faktor penyebab (Diagram Fishbone)
Diagram fishbone merupakan suatu metode yang menggambarkan sebuah

dampak atau akibat dari suatu permasalahan dengan berbagai penyebabnya.
Diagram fishbone sering disebut juga dengan cause effect diagram. 4 parameter
yang digunakan adalah untuk menilai masalah yang ada dilihat dari sisi man,
methode, machine, dan environtment berikut diagram fishbone tersebut.
Man Methode
Tidak Fowcart Unfinish Proses

Buru ada PIC tidak ada di panduan kerja
Tidak -buru Mengejar warehouse
ada Tidak ada
development target/keter Tidak ada
PIC lambatan flowchart
unfinish proses
Tidak
Kurang
hati-hati OTIF Parts
komunikasi
tidak
standart
Demarkasi area Area WHS
kerja tdk jelas tidak rapi
PIC
tdk
Perlu ada
demarkasi
Tidak melaksanakan
PKW
Material
Environtment
Gambar 4.4 Fishbone Aktivitas Proses Supply Chain

Sumber: Dokumen Pribadi
4.3 Pembahasan
Setelah dilakukan pembahasan pada sub sebelumnya diperoleh

gambaran besar mengenai permasalahan pada sub-sub sebelumnya dengan
menggunakan metode diagram fishbone seperti pada gambar 4.1 sehingga
menghasilkan akar permasalahan yang mengakibatkan On time in full (OTIF)
parts tidak standart yang oleh permasalahan yang terjadi dari hasil analisa dan
factor penyebab menggunakan metode fishbone dengan data-data yang telah
diperoleh pada bagian sub sebelumnya dengan melihat 4 sisi man, method,
material, environtment yaitu, pada aktivitas persiapan, aktivitas pelaksanaan di
area warehouse; incoming yang meliputi proses Receiving, Good received,
Quality inspection dan, Out Going meliputi proses Picking dan Quality control.
50
1. Man (Sumber Daya Manusia)
A. Permasalahan yang timbul dari man (sumber daya manusia) mengakibatkan

tidak tercapainya target supply chain yang disebabkan oleh on time in full
(OTIF) parts tidak standart, yaitu tidak adanya person in charge (PIC)
sebagai monitoring ;
a. Kondisi Permasalahan Pada Tahap Incoming yang disebabkan oleh Man
(Sumber Daya Manusia)
Pada proses permasalahan di warehouse PT. United Tractors Tbk Cabang

Balikpapan diawali dengan Incoming (Prosedur penerimaan barang/parts) dari
supplier atau dari cabang lain ke warehouse PT. United Tractors yang
didalamnya terdapat proses receiving proses serah terima barang sesuai dengan
delivery order atau manifest (Surat penyerahan barang dari pengirim).
Kemudian dicatat di log book daily dilanjutkan dengan scanner pada PDT.
Barcode (Berita acara surat terima) BAST dan good receive (GR) . Dan atau
Proses penerimaan parts/material dari supplier atau cabang lain , baik untuk
stock maupun untuk kebutuhan Customer. Kemudian quality inspection proses
pengecekan part yang sudah dilakukan scanner pada PDT. Barcode dengan
menggunakan form dquality Inspection. Jika ditemukan parts yang tidak sesuai
dengan form quality inspection (QI) atau damage segera dibuatkan berita acara
claim (Ba Claim). Setelah itu lanjut pada proses Binning yaitu proses/prosedur
penyimpanan barang di warehouse dan sekaligus mengkonfirmasikan/ ke
system. Dengan kualifikasi, parts, dilokasikan sesuai prosedur binning dengan
menggunakan panduan penomoran lokasi sesuai dengan kualifikasinya (small,
heavyduty, uc). Dengan prosedur tersebut agar proses penempatan parts sesuai
dengan karakteristiknya ada beberapa hal yang harus di perhatikan yaitu, satu
lokasi harus untuk satu item,lokasi parts harus sesuai dimensinya/ukurannya,
secara sytem dan actual parts harus sama agar tidak menimbulkan different.
51
Incoming
N Review dan
Letak
training stiap
permasalahan
minggu
Receiving
Good Received
Quality
Inspection
Gambar 4.5 Flowchart Proses Aktivitas Incoming Parts

Kendala yang terjadi pada proses incoming yaitu pada tabel 4.4 no. 1 yang
mengakibatkan achievement service level (SLA) agreement incoming hanya 82%
sehingga performance on time in full (OTIF) menurun ialah disebabkan oleh
koordinasi di setiap sub job proses incoming yang kurang standart.
b. Kondisi Permasalahan Pada Tahap Receiving Parts yang disebabkan oleh Man
Proses receiving atau penerimaan barang di PT. United Tractors Tbk

Cabang Balikpapan merupakan salah satu unsur penting dalam prosedur kerja
incoming, terdapat beberapa sub proses yaitu, diawali dengan berita acara serah
terima (BAST) dengan team forwarder atau kurir pengirim baik dari vendor
ataupun cabang lain. Dengan mencatat actual fisik case yang diterima dengan
nomer delivery order agar tidak terjadi kesalahan/different. Pada saat terjadi
kesalahan proses BAST segera mungkin membuat berita acara claim (Ba claim)
kepada team kurir (forwarder).
52
Incoming
N
Letak Receiving
permasalahan Pelatihan&mempe
r jelas job masing”
Good Received
Quality
Inspection
Out Going
Gambar 4.6 Flowchart Proses Aktivitas Receiving Parts

Sumber : PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan , 2018
Pada gambar 4.4 no 2 problem yang terjadi pada saat proses receiving
ialah keterlambatan parts masuk dari cabang/vendor pengirim kepada team PT.
United Tractors dan masih banyak ditemukan parts pada saat diterima tidak
tersusun dngan baik (tercampur) yang berdampak pada keterlambatan pada proses
berikutnya yaitu proses good received (GR).
c. Kondisi Permasalahan Pada Aktivitas Picking disebabkan Oleh Man (Sumber

Daya Manusia)
Pada tahap Picking yaitu proses pengambilan barang/spare part berdasarkan

transfer order di area rak-rak penempatan spare parts sesuai ketetapan yang telah
ditentukan, seluruh barang yang telah di ambil berdasarkan transfer order
kemudian diberikan label berdasarkan jenis parts yang merupakan stock, cust
order, atau Overhaul agar mudah dilakukan identifikasi.
53
Picking
N
Letak Monitoring parts
permasalahan
Quality Control
Packing
Ready to Ship
Gambar 4.7 Flowchart Proses Aktivitas Picking

Adapun kendala pada aktivitas picking di PT. United Tractors Tbk. Cabang
Balikpapan pada tabel 4.4 no 3.1 ini akibatkan oleh karyawan pada saat picking
memasukan parts ke orderan parts lain atau mengalami parts short di lokasi.
Yang ke dua open order parts tidak termonitor hal tidak adanya pihak person in
charge (PIC) monitor dalam proses ini menimbulkan terjadinya permasalahan-
permasalahan seperti pada tabel 4.4 no 3.
d. Kondisi Permasalahan Pada Tahap Quality inspection disebabkan oleh Man

Aktivitas selanjutnya setelah proses receiving dan good received selesai

ialah proses quality inspection, kegiatan ini bertujuan untuk melakukan
pengecekan parts apakah parts tersebut layak di jual kepada customer atau tidak.
Juka pengecakan parts berdasarkan jumlah qty dan kondisi parts (tidak ada cacat)
dan harus sesuai dengan orderan form Quality Inspection (QI). Apabila ditemukan
parts tidak layak jual (damage, kurang, dll) maka segera dibuatkan berita acara
claim (Ba claim).
54
Incoming
Received
N
Letak Quality BA claim
permasalahan inspection
Y
Good Received
Out going
Gambar 4.8 Flowchart Proses Aktivitas Quality Inspection

Berdasarkan tabel 4.4 poin 2.3 yaitu permasalahan pada aktivitas quality
inspection yaitu adanya temuan parts yang damage / rusak. Parts yang rusak ini
terjadi dikarenakan pada saat proses bongkar muat parts karyawan tidak berhati-
hati, karyawan yang tidak mengetahui prosedur bongkar muat barang. Jika
terdapat temuan parts yang rusak maka hal ini akan mengganggu penjadwalan
pengiriman parts kepada customer, karena parts yang rusak nantinya akan
menjalani serangkaian proses kembali untuk kemudian dapat diganti dengan yang
baru apa bila telah disetujui oleh pihak pengirim.
B. Upaya perbaikan untuk meminimalisir permasalahan yang terjadi pada sumber

daya manusia man (sumber daya manusia). Man merupakan factor yang penting
dalam menjalankan roda perusahaan agar terus bergerak mengikuti perkembangan
industri juga kebutuhan yang di sesuaikan oleh customer salah satunya yaitu
mengenai management dalam hal ini supply chain management yang
membutuhkan man (sumber daya manusia) yang dituntut bekerja secara cepat
juga tepat. Untuk itu butuh membekali sumber daya manusia dengan pengetahuan
yang telah di sesuiakan dengan pekerjaan dari sumber daya manusia, nantinya
akan mendukung terlaksananya proses pelaksanaan pekerjaan secara optimal.
Untuk itu diperlukan strategi untuk terus menyeimbangkan sumber daya manusia
55
dengan sistem yang terus di perbaharui mengikuti perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi. Antara lain yang dapat dilakukan adalah;
1. Sosialisasi dan pelatihan-pelatihan untuk sumber daya manusia, yaitu

serangkaian kegiatan mengenai sosialisai dari pihak terkait dan team untuk
memberikan pengetahuan-pengetahuan yang dapat mendukung pekerjaan dari
karyawan.
2. Ujian kemampuan kepada karyawan warehouse untuk mengetahui pengetahuan
dari masing-masing karyawan dan memberikan give away pada karyawan yang
berprestasi. Untuk kemudian dapat di arahkan menjadi lebih perduli pada job
masing-masing karyawan. Sehingga kepedulian atas peningkatan performance
service agreement (SLA) lebih terjaga dan agar parts masuk lebih tepat waktu.
3. Mengadakan review dan training kepada karyawan warehouse guna

menimbulkan kepekaan tanggung jawab di masing-masing sub job di stiap
minggunya.
4. Menambah back up person in charge (PIC) khusus sebagai monitoring untuk
mendukung pekerjaan yang diperlukan.
5. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan pada
tabel 4.2 no 1.1 pada man (sumber daya manusia) adalah dengan memperjelas job
masing-masing dari karyawan warehouse.
6. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan pada permasalahan tabel 4.4 poin 2.1
dalam melaksanakan Picking guna menunjang berjalannya proses supply chain
dengan baik, maka perlu dilakukan peningkatan Monitoring parts oleh pihak
terkait dengan sebagai berikut;
1) Menambah person in charge monitoring open Transfer Order (TO)
2) Setiap pagi person in charge (PIC) monitor TO open membagikan ke team
Picking,untuk menulis jumlah item yang di ambil setiap harinya untuk
melihat berapa banyak item yang di hasilkan,sehingga team picking lebih
terkontrol prosesnya.
3) Membuat perbaikan pada dashboard open monitor Transfer Order (TO)
56
Gambar 4.9 Dashboard Open Monitoring TO

Sumber: Dokumentasi 2018
7. Upaya Perbaikan Untuk Mengatasi Permasalahan pada tahap Quality
Inspection yang dapat dilakukan Jika terjadi permasalahan adanya temuan
parts damage yang terjadi pada tabel 4.4 poin 2.3 maka segera dilakukan
pembuatan Ba claim atau berita acara claim untuk kemudian disampaikan
kepada pihak pengirim.
Gambar 4.10 Berita Acara Claim

Sumber : Dokumentasi, 2018
Setelah dilakukan pengiriman atau penyampaian ba claim kepada pihak pengirim,

maka pihak pengirim akan memeriksa kembali pada proses pengiriman parts
tersebut. Jika pihak pengirim menyetujui maka akan dilakukan pengiriman.
2. Methode
A. Permasalahan yang timbul pada methode, permasalahan dalam methode atau
proses yang mengakibatkan terjadinya on time in full (OTIF) tidak standart pada
tahap good received yaitu tidak adanya flowchart unfinish proses pada area
warehouse karena tidak adanya uraian unfinish proses pada Panduan Kerja
Warehouse.
57
 Proses good received (GR) di PT. United Tractors Tbk Cabang Balikpapan ialah
dimana actual delivery order yang sudah dipastikan di area receiving di input
menggunakan sytem PT. United Tractors , dengan menggunakan scanner
barcode hal tersebut bertujuan agar menginformasikan secara system kepada
team Customer Order Processor(COP)/ Part Analist (PA) bahwa parts atas
purchase order (PO) yang sudah di terima di warehouse PT. United Tractors
memang benar-benar diterima.
Received
N
Letak Good Membuat pemisah
permasalahan received area unfinish proses
Quality
inspection
Gambar 4.11 Flowchart Proses Aktivitas Good received

Pada gambar flowchart 4.7 permasalahan terletak pada good received,
yaitu pada tabel 4.4 poin 2.2 adanya permasalahan pada proses ini ialah
meningkatnya unfinish proses di area incoming sehingga terjadi penumpukan
unfinish diproses good received (GR) dengan meningkatnya unfinish proses pada
kegiatan good received (GR) akan menimbulkan terhambatnya proses billing di
area Customer Order Processor (COP)/ sales karena parts masih semi proses
(unfinish proses), hal ini disebabkan karena person in charge monitoring unfinish
proses setelah good received (GR) tidak ada dan area penempatan unfinish proses
tersebut belum ada.
B. Upaya perbaikan untuk meminimalisir permasalahan yang terjadi pada

methode pada tabel 4.4 poin 2.2 yaitu,
58
1. membuat panduan kerja untuk unfinish proses atau membuat flowchart un

finish proses pada area warehouse proses pelaksanaan unfinish sesuai dengan
Standart.
2. membuat pemisah area parts unfinishing dengan parts yang yang baru untuk
memudahkan pengerjaan, dan memberikan informasi juga pemahaman
kepada karyawan kemudian untuk dapat segera menyelesaikan orderan
unfinishing pada hari yang sudah terlewat.juga dengan pembuatan flow chart
pada unfinish proses di area warehouse seperti pada gambar 4.8.
Mulai
Mengidentifikasi Part Unfinish dan Part

unfinish Baru
Memisahkan part unfinishing dengan part

unfinish baru
Membuat pemisah area parts unfinish proses

dengan parts baru dengan metode warna
(merah,kuning,biru) Up normal, mendekati up
normal, baru
(
Mengupdate letak kardus parts sesuai
dengan warnanya
Menghubungi COP ketikaada part

Unfinishdi kardusmerah
mengerjakan parts pada kardus warna biru

terlebih dahulu
Finish
Gambar 4.12 Flowchart Unfinish Proses

59
Gambar 4.13 lokasi parts unfinish

Keterangan :
1. Setiap hari parts yang ada di kardus unfinish di update untuk di pindah pada
warna sesuai keterangan kode warnanya
2. Saat ada part unfinish di kardus merah email ke Customer Order Processor
(COP) untuk update statusnya,masuk lokasi atau di alocatekan ke customer
Menggunakan metode warna untuk mempermudah proses monitoring team

Incoming.
3. Material
A. Permasalahan yang tibul pada machine (Alat) yaitu, kurang jelasnya
embarkasi pemisah area kerja pada area warehouse seperti pada proses quality
control sehingga akan menimbulkan permasalahan-permasalahan yang lainnya
pada warehouse operasional..
 Pada tahap Quality control di warehouse PT. United Tractors Tbk Cabang
Balikpapan dimulai ketika parts telah melewati proses receiving, incoming dan
out going, ketika dilakukan Quality Control parts yang telah dilakukan
pengambilan sesuai dengan form list order kemudian dilakukan proses
pengecakan parts untuk memastikan kesesuaian parts dengan list order. Setelah
itu barulah parts dibawa pada proses selanjutnya di warehouse.
60
Out going
Picking
N
Letak Quality
Control Membuat
Permasalahan embarkasi area
Packing
Gambar 4.14 Flowchart Proses Aktifitas Quality Control

Permasalahan pada tahap Quality control ini adalah sesuai pada tabel 4.4 poin
3.2 yaitu tidak adanya embarkasi pemisah area yang jelas sehingga hal ini akan
menyulitkan ketika proses pencarian parts yang akan di quality control, kemudian
permasalahan yang lain hilangnya parts atau terselip maka hal ini tentunya akan
menimbulkan permasalahan yang merugikan perusahaan karna menghambat
proses pekerjaan yang lain mempengaruhi kinerja pada supply chain.
B. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk meminimalisirkan
permasalahan pada Material pada proses quality control yaitu,
 Upaya perbaikan yang dapat dilakukan pada permasalahan tabel 4.4 poin 3.2
yaitu membuat demarkasi pemisah area kerja yang jelas sebagai upaya untuk
meminimalisir timbulnya permasalahan-permasalahan lainnya sesuai panduan
kerja warehouse yang akan mempengaruhi On time in full performance supply
chain.
4. Environtment (Lingkungan)
A. Permasalahan yang timbul pada environtmen (Lingkungan), permasalahan
yang timbul pada environtment ini adalah area operasional warehouse yang tidak
rapi dapat diambil contoh pada area out going hal ini tentunya kurang
mendukung untuk terciptanya warehouse operasional yang produktif seperti PT.
United Tractors hal ini akan menghambat dan menimbulkan permasalahan-
61
permasalahan pada proses kerja di area warehouse. Upaya perbaikan yang dapat
dilakukan adalah dengan menimbulkan kesadaran untuk menjaga setiap area job
kepada karyawan, agar dapat meniadakan kesan tidak rapi pada area kerja, upaya
ini akan mendukung suasana kerja yang baik dan sesuai standart panduan kerja
warehouse.
 Pada tahap pelaksanaan diproses out going di mulai proses pengeluaran Spare
Parts dari warehouse berdasarkan Transfer Order (TO) yang terbentuk. setiap
pengeluaran parts harus sesuai dengan dokumen Transfer Order, setiap
pengeluaran parts harus dicatat di Bin Card, kemudian setelah dari tahap tersebut
masuk pada tahap Picking yaitu proses pengambilan barang/spare part sesuai
dengan lokasi yang telah disediakan sesuai dengan ketentuan pada peletakan
barang. Selanjutnya pada tahap Quality control Proses pemeriksaan barang/spare
part yang sudah di picking berdasarkan picking list. Setelah itu Packing proses
pengemasan spare part setelah melewati proses quality control. Dan kemudian
barang yang sudah melewati tahap packing akan dibuatkan Surat Pengambilan
Barang (SPB) sebelum di distribusikan kepada customer.
Out
N
Letak Perbaikan pada
permasalahan Going letak
permasalahan.
Y
Picking
Quality
Control
Packing
Ready to ship
Gambar 4.15 Flowchart Proses Out Going

Pada aktivitas out going pada gambar 4.4 no 2 adalah achived service out
going tidak tercapai dikarenakan pada tahap-tahap sebelumya pada proses
62
operasional di warehouse mengalami banyak permasalahan seperti yang telah di

paparkan pada sub-sub sebelumnya tidak dapat di pungkiri jika akhirnya
berpengaruh pada pencapaian out going achived service level.
B. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan adalah

1. Dengan menimblkan kepekaan kesadaran untuk menjaga setiap area job
kepaada karyawan, agar dapat meniadakan kesan tidak apih pada area kerja, upaya
ini akan mendukung suasana karja yang baik dan ssesuaai standart panduan kerja
warehouse.
2. Melakukan perbaikan pada tahap-tahap yang mengalami muncul
permasalahan pada proses operasional di warehouse, seperti membuat
pemisah area kerja pada tahap out going, sehingga outputnya akan
meningkatkan tingkat pencapaian achived service out going itu sendiri.
Lokasi Big Lokasi Medium
Lokasi Small
Gambar 4.16 Perbaikan pada area out going

Keterangan :
Setiap kardus di berikan lable keterangan nama customer dan di sertai
nomor referensi kode customer. Lable di buat Warna berbeda beda sesuai dengan
group yang sudah di tentukan pembagiannya atas Person in Charge (PIC)
Customer Order Processor (COP).
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil data yang diperoleh selama melakukan penelitian di PT.
United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan tentang analisa supply chain
management disana, maka dapat disimpulkan dengan sebagai berikut :
1. Kondisi pelaksanaan supply chain management di PT. United Tractors Tbk.
Cabang Balikpapan masih mengalami permasalahan di bagian persiapan, dan
bagian pelaksanaan supply chain yaitu pada warehouse meliputi incoming
receiving, good receiving, dan quality inspection pada proses out going yaitu,
picking, dan quality control yang menyebabkan tidak tercapainya target supply
chain on time in full (OTIF) dengan sepenuhnya sehingga menyebabkan
kurang optimalnya pelaksanaan supply chain kepada customer.
2. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk meminimalisir permasalahan
supply chain di PT. United Tractors Tbk. Cabang Balikpapan diantaranya,
melakukan focus perbaikan terhadap warehouse operasional sesuai dengan
standart, membangun komunikasi dengan baik antar department kerja dan
meningkatkan kualitas dalam memonitoring parts juga perbaikan dengan
adanya person in charge (PIC) sebagai monitoring.
5.2 Saran
Untuk mengatasi dan memperkecil resiko terjadinya kesalahan, penulis
menyarankan beberapa hal sebagai berikut:
1. Melakukan focus terhadap perbaikan operasional warehouse dan lead time
pada setiap tahapnya.
2. Melakukan peningkatan komunikasi di setiap daerah lini kerja.
3. Mengadakan meeting setiap pagi sebelum melakukan aktivitas kerja, untuk
memberikan job deskripsi pada hari itu kepada karyawan.
4. Memberlakukan metode PDCA (Plan, Do, Check and Action) sesegera
mungkin setelah terjadi kendala pada aktivitas kerja.
63
DAFTAR PUSTAKA
Indratit, (2002). “Konsep Manajemen Supply Chain”. Jakarta : Grasindo.
John Warman, (1988). Manajemen Pergudangan, seri manajemen no. 57, Jakarta:
pustaka sinar harapan.
Miradji, A.M. (2014). “Analisis Supply Chain Management Pada PT. Monier Di
Sidoarjo”. Surabaya: Balance Economics, Bussines,Management and
Accounting Journal. Vol. X, No.19.
Nurmaidah, M. (2012). “Pembangunan Sistem Manajemen Rantai Pasok Dalam
Proses Produksi Teh Di PT. Perkebunan Nusantara III”. Jurnal PASTI Vol.
XI, No. 1,Hal 22 – 31.
PT. United Tractors Tbk. (2009). “Panduan Kerja Warehouse”. Jakarta: Logistic
Departement.
PT. United Tractors Tbk. (2003). “Pengendalian Mutu Terpadu”. Jakarta:
Training Centre Departement
Purwanto, M.M. (2008). “Teknik Manajemen Pergudangan”. Jakarta: Direktorat
Jenderal Menejemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen
Pendidikan Nasional.
Rouli, J. (2008). “Konsep Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain
Management)”. Jawa Barat: Universitas Indonesia.
Sarifin, M.T. (2005). “Analisis kinerja supply chain pada perusahaan Gula”. Jawa
Timur: Seminar Nasional Teknik Industri.
T. Leonardo. K. (2015). “Analisis supply chain pada PT. Zangrandi di Surabaya”
Surabaya: AGORA Vol. 3, No. 1.
https://eriskusnadi.wordpress.com/2011/12/24/fishbone-diagram-dan-langkah-
langkah-pembuatannya/
https://elqorni.wordpress.com/2009/11/11/sistem-manajemen-gudang/
https://pojokinfo.wordpress.com/2008/03/03/inventory-persediaan/
https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/2150/KIN.
CD.014.pdf?sequence=1
https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/1489/conte
nt%201.pdf?sequence=2
64
65
http://www.academia.edu/22429320/Mata_Kuliah_Manajemen_Gudang_WARE
HOUSE_MANAGEMEN/
https://www.researchgate.net/publication/316821982_Model_Distribusi_Keuntun
gan_Rantai_Pasok_Pro/
66
LAMPIRAN

2018 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

2018 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DI PT.

KARYA TULIS INI DIAJUKAN SEBAGAI SALAH SATU

POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

Karya ini kupersembahkan kepada

Ayah dan ibuku tercinta

Abdul Hafit dan Siti Mutmainah

Saudari dan saudara saya yang ku sayangi

Siti Amalikah, Siti Insiah, Ayu Nur Janah

Ragil Muhammad Hafit

Keywords: Supply Chain Management, Material Request, Spare Parts,

Kata kunci : Supply Chain Management, Material Request, Spare Parts,

Balikpapan,1 Agustus 2018

Lampiran 3 : Struktur Organisasi Warehouse PT. United Tractors Tbk Cabang

Lampiran 4 : Panduan Kerja Warehouse

1.1 Latar Belakang

Warehouse menjadi tempat penyimpanan barang sementara, dengan

Supply chain management dibutuhkan dalam suatu sistem warehouse

Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan penyedia

OTIF Parts 2017

Gambar 1.1 Grafik Performance OTIF (On Time In Full)

Monly Grafik performance OTIF

Gambar 1.2 Monly Grafik Performance OTIF (On Time In Full)

Monly Grafik performance OTIF

50% 80% 74% 65%

Gambar 1.3 Monly Grafik Performance OTIF (On Time In Full)

Monly Grafik performance OTIF

Gambar 1.4 Monly Grafik Performance OTIF (On Time In Full)

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Batasan Masalah

1.4 Tujuan Penulisan

1.5 Manfaat Penulisan

2. Menambah dan memperluas pengetahuan tentang industri khususnya di

2. Mengurangi permasalahan pada pelaksanaan supply chain maupun warehouse

1.6 Sistematika Penulisan

2.1 Tinjauan Pustaka

Tinjauan pustaka yang digunakan pada penelitian ini adalah penilitian

Dimensi delivery mempunyai bobot tertinggi (0,488), diikuti system

Warehouse Adalah sebuah bangunan yang didalamnya terdapat

time,warehousing menjadi semakin kompleks dibandingkan masa lampau bahkan

2.2.1 Warehouse Management

menghitung produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

2.2.2 Warehouse Operation

Gambar 2.1 Alur Warehouse Operation

1. Incoming adalah salah satu Prosesaktifitas di warehouse yang terdiri dari:

Gambar 2.2 Track Link Assy

Contoh pengecekan fisik dengan part number Unit Model : D70LE-8,

Gambar 2.3 Track Link Assy

Posisi serial nomer KUI, ada di Link regular

Gambar 2.5 Contoh nomor lokasi parts

2. House keeping adalah penggabungan antara proses dibawah ini:

Gambar 2.6 Contoh pencatatan pengeluaran parts pada Bin Card

Gambar 2.7 Contoh part number pada spare parts

b. Quality control: Proses Pemeriksaan barang/spare part yang sudah di picking

Gambar 2.8 Proses Packing Parts

Setelah melewati proses packing spare part/barang harus dibuatkan surat

2.3 Prosedur Aktivitas Pengeluaran

2.4 Sistem Lokasi Parts

Gambar 2.9 Contoh Penomoran Peletakan Parts

Gambar 2.10 Contoh Penomoran Peletakan Parts

2.5 Aktivitas Pendistribusian Material

7. MR (Material Request) yang telah melewati proses sortir dan Budgedting

2.6 Supply Chain Management (SCM)