BAB IV

HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN

4.1. Profil dan Sejarah CV. Maju Bersama Bawen

Nama : CV. Maju Bersama (Cabang Bawen)

Alamat : Jl. Soekarno Hatta Km 32, Kel. Harjosari, Kec.

Bawen

Email : majubersama_USA@yahoo.com

Bidang usaha : Distributor consumer food and beverage

Berdirinya CV. Maju Bersama di Bawen tidak terlepas dari

dukungan PT. Mayora Indah Tbk yang berpusat di Jakarta. PT. Mayora Indah

Tbk merupakan kelompok bisnis yang memproduksi makanan terkemuka di

Indonesia. Mayora Indah telah berkembang menjadi salah satu perusahaan

Fast Moving Consumer Goods Industry yang telah diakui keberadaannya

secara global. Ini dibuktikan dengan telah diproduksinya berbagai produk

berkualitas yang saat ini menjadi merek terkenal di dunia, seperti Kopiko,

Danisa, Astor, Energen, Torabika, dll.

Sejak didirikan pada 17 Februari 1977, PT. Mayora Indah Tbk

terus melakukan berbagai inovasi terbaru untuk memperkokoh posisi Mayora

di pasar global. Terbukti bahwa produk - produk Mayora tidak hanya mampu

memenuhi konsumen yang ada di dalam negeri saja, namun telah menjangkau

konsumen luar negeri bahkan hampir menyebar di seluruh dunia. Hasil ini

dapat dicapai berkat dukungan dari jaringan distribusi yang kuat selain

46
 47

tersedianya fasilitas dengan sistem logistik dan pengelolaan gudang yang

modern.

Saat ini, PT. Mayora Indah Tbk memproduksi dan memiliki tiga

divisi dengan produk berbeda. Berbagai merek produk yang dihasilkan dari

divisi yang ada, antara lain :

Gambar 4.1 Logo PT Mayora Indah Tbk

Gambar 4.2 Produk PT Mayora Indah Tbk

 48

1. Food (Makanan)

a. Biskuit

Roma Better, Roma Slai Olai, Roma Chess Kress, Roma

Coffee Joy, Roma Malkist Crackers, Roma Malkist Abon, Roma

Sari Gandum Sandwich, Roma Cream Crackers, Roma Biskuit

Kelapa & Roma Marie Susu, Danisa.

b. Permen

Kopiko, Kiss, Plonk, Tamarin & Juizy Milk.

c. Wafer

Astor, Beng-Beng, Beng-Beng Max, Roma Zuper Keju &

Roma Superstar.

d. Coklat

Choki-Choki

e. Instant Food

Super Bubur, Migelas.

2. Kopi dan Health Food

a. Kopi

Kopi Ayam Merak, Kopiko Brown Coffee, Kopiko White

Coffee, Kopiko White Mocca, Tora Bika Duo Kopi & Gula, Tora

Bika Oke Kopi & Gula, Tora Bika 3 in 1, Tora Bika Jahe Susu, Tora

Bika Cappuccino, Tora Bika Moka & Tora Bika Susu Full Cream.

b. Health Food

Energen.
 49

3. Beverage (Minuman)

Kopiko 78°C, Vitazone, Teh Pucuk Harum, Q Guava dan

Le Minerale.

PT. Mayora Indah terus melakukan pengembangan area penjualan

produknya. Mayora Indah ingin melakukan pengembangan penjualan di area

Kabupaten Semarang dan Kodya Salatiga. Dengan alasan tersebut, maka

Mayora Indah menunjuk CV. Maju Bersama Magelang untuk mendirikan

cabang yang beroperasi di area tersebut. Penunjukkan CV. Maju Bersama

didasari karena kinerja yang baik perusahaan sebagai distributor resmi produk

Mayora di Magelang.

4.2. Sistem Informasi pada Perusahaan CV. Maju Bersama Bawen

Sistem informasi yang digunakan CV. Maju Bersama adalah

MATRIX. Sedangkan sistem infromasi yang digunakan PT Mayora Indah

pusat adalah SAP. MATRIX adalah sistem untuk kantor cabang yang

merupakan buatan dari PT Mayora Indah sebagai pengganti dari sistem yang

bernama SILA. Pergantian sistem dikarenakan mahalnya biaya sewa SILA

yang mencapai milyaran rupiah tiap tahunnya. MATRIX yang digunakan

setiap cabang dari Mayora Indah akan berhubungan langsung dengan SAP

pusat untuk mempermudah pencatatan dan pemesanan barang. Selain

MATRIX, CV Maju Bersama Bawen juga membekali salesmannya dengan

 50

Tablet yang memiliki sistem operasi Android yang dapat digunakan untuk

scan barcode ID customer dan untuk proses input order.

Setelah memasukkan User ID serta password yang benar, akan

muncul tampilan dari sistem MATRIX yang berisikan berbagai macam menu

di toolbar untuk melakukan pencatatan, antara lain :

1. General Setup, menu ini berfungsi untuk inisialisasi data awal dan

pengguna baru.

2. Master Data Management, menu ini berfungsi untuk mencatat data

pelanggan dan digunakan untuk menginput outlet baru.

3. Inventory Management, menu ini berfungsi untuk melakukan pencatatan

dan kontrol mengenai persediaan stok gudang dan stok van.

4. Sales Management, menu ini berfungsi untuk mencatat transaksi yang

dilakukan salesman. Dalam menu ini, data penjualan diproses menjadi

faktur penjualan yang kemudian di print. Menu ini juga terdapat

rekapitulasi jumlah produk, toko dan besar omset masing – masing

salesman. Menu ini juga berfungsi untuk pemeliharaan retur dan melihat

berapa target yang sudah didapat dari sales kanvas.

5. Financial Management, menu ini berfungsi untuk memasukkan

pencatatan pelunasan faktur, melihat laporan piutang toko, melihat stock

opname di gudang apakah sama atau tidak serta melakukan penutupan

laporan hari ini. Setelah laporan ditutup, maka tidak bisa diganti – ganti

lagi.
 51

6. Incentive Management, menu ini berfungsi untuk membuat perhitungan

jumlah insentif untuk salesman, dalam menu ini juga dapat dilihat berapa

target yang harus dipenuhi salesman.

7. Sales Report, menu ini menyediakan laporan untuk HOA, laporan

pencapaian target dan kunjungan tiap harinya, analisis laporan penjualan

tiap hari dan laporan barang yang digunakan untuk promosi.

8. Utility, utility yang dimaksudkan adalah sistem android yang digunakan.

Menu utility menyediakan fasilitas untuk menarik data dari salesman dan

mengirim data ke pusat (extract data). Data hasil kerja salesman kanvas

dan TO dapat ditarik dengan adanya sistem mobile SFA yang terhubung

langsung dengan tablet yang dibawa salesman. Sistem mobile SFA ini

juga dilengkapi dengan alat printer portable yang digunakan untuk

mencetak nota. Sementara untuk HOA yang bertugas mengecek kinerja

salesman juga bisa menggunakan bantuan sistem Matrix untuk mengisi

data atau meminta data dari salesman tertentu.

9. Tax Management, menu ini menyediakan fasilitas untuk membuat faktur

pajak dan penghapusan pajak. Ini memudahkan salesman yang sedang

berkeliling di toko yang memiliki NPWP, salesman bisa langsung

memberikan potongan pajak terhadap toko tersebut.

10. Exit, setelah semua proses selesai pengguna bisa keluar dari sistem. Jika

pengguna ingin masuk kembali, maka harus memasukkan User ID dan

passwordnya.
 52

Gambar 4.3 Menu Toolbar Sistem MATRIX

4.3. Hasil Evaluasi dan Pembahasan

Evaluasi pengendalian internal sistem informasi akuntansi CV

Maju Bersama Bawen dapat dilihat dari bagaimana penerapan sistem

pengendalian umum dan pengendalian aplikasi pada perusahaan. Evaluasi

yang dilakukan terdiri dari:

4.3.1. Pengendalian Umum

Pengendalian umum terdiri dari Pengendalian Organisasi,

Pengendalian Dokumentasi ,Pengendalian Akuntabilitas Aktiva,

Pengendalian Praktik Manajemen. Penerapan pengendalian umum

dalam CV Maju Bersama Bawen dapat dilihat dari tabel dibawah ini:
 TABEL 4.1

Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Organisasi CV Maju Bersama Bawen

Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan Kondisi SPI Rekomendasi

1. Pengendalian Struktur Perusahaan sudah melakukan Pengendalian Organisasi Sebaiknya dipertahankan,

Organisasi Organisasi yang pemisahan serta pembagian pada CV Maju Bersama karena struktur organisasi

memadai. tugas, wewenang, dan Bawen dalam prakteknya dapat memberikan rincian

Adanya tanggung jawab dalam dapat dikatakan cukup tanggung jawab,

pemisahan tugas perusahaan yang dijabarkan baik. kedudukan, tugas, serta

dan tanggung dalam struktur organisasi CV alur hubungan dalam

jawab yang jelas Maju Bersama Bawen. perusahaan secara jelas

dan dapat sehingga dapat

meminimalkan mempermudah koordinasi,

resiko. mempermudah

pengawasan,

53
 54

meminimalisir resiko

kecurangan, serta

meningkatkan efektifitas

dan efisiensi dalam

perusahaan.

Pemisahan tugas Dalam perusahaan, transaksi Sebaiknya dipertahankan,

dan tanggung penjualan dilakukan oleh karena dengan adanya

jawab antara salesman dan pemrosesan pemisahan tersebut dapat

pemberi pengolahan data dilakukan mencegah kecurangan

wewenang oleh sales admin. yang mungkin dilakukan .

transaksi dengan Contohnya jika salesman

bagian yang sudah melakukan

mengolah data. penjualan , salesman dapat

menghapus data penjualan

 55

tersebut dan

menggelapkan uang

perusahaan.

Pemisahan tugas Dalam perusahaan, Sebaiknya dipertahankan,

dan tanggung penyimpanan barang dagang karena dengan adanya

jawab antara dilakukan oleh kepala gudang pemisahan tersebut dapat

bagian dan pengiriman barang mencegah kecurangan

penyimpanan dilakukan oleh driver dan yang mungkin dilakukan.

aktiva dengan helper.

bagian

pelaksanaan.

Pemisahan tugas Dalam perusahaan, Sebaiknya dipertahankan,

dan tanggung pengiriman barang dilakukan karena dengan adanya

jawab antara oleh driver dan pengolahan pemisahan tersebut dapat

 56

bagian data dilakukan oleh sales mencegah kecurangan

pelaksanaan admin. Penagihan piutang yang mungkin dilakukan.

dengan bagian dilakukan oleh salesman dan Jika pelaksanaan dan

yang melakukan pengolahan data piutang pengolahan data dilakukan

pengolahan data dilakukan oleh AR keeper. oleh satu bagian maka

data yang akan diproses

menjadi laporan cenderung

tidak sesuai dengan

kenyataannya kaena

personil tersebut akan

menginginkan pelaporan

hasil yang lebih baik sebab

personil tersebut pula lah

yang menjalankan
 57

pelaksanaannya.

Pemisahan tugas Dalam perusahaan, Sebaiknya dipertahankan,

dan tanggung penyimpanan barang dagang karena dengan adanya

jawab antara dilakukan oleh kepala gudang pemisahan tersebut dapat

bagian dan bagian pengolahan data mencegah kecurangan

penyimpanan dilakukan oleh sales admin. yang mungkin dilakukan.

aktiva dengan Penyimpanan kas dilakukan Jika bagian penyimpanan

pengolahan data. oleh kasir dan pengolahan aktiva dan pengolahan data

data piutang dilakukan oleh dilakukan oleh satu

AR keeper. bagian maka personil

tersebut dapat mengambil

aktiva perusahaan tanpa

ketahuan dengan

menyesuaikan data.
 58

Keterangan

Gambar 4.4 Struktur Organisasi CV Maju Bersama Bawen

Job Description masing-masing jabatan dalam Struktur Organisasi CV Maju Bersama Bawen:

a. Owner merupakan pemilik dari perusahaan CV Maju Bersama Bawen. Tugasnya antara lain memimpin perusahaan,
 59

menetapkan tujuan, visi, misi perusahaan, mengambil keputusan dan menentukan kebijakan tertinggi dalam perusahaan,

mengangkat dan memecat karyawan dalam perusahaan.

b. Finance Manager merupakan orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan. Tugasnya antara lain mengawasi

dan menganalisa keuangan perusahaan untuk meningkatkan masukan dari sisi keuangan perusahaan, mengurus kewajiban

pembayaran pajak perusahaan dengan tepat waktu dan akurat, merencanakan pengembangan sistem dan prosedur keuangan

dan akuntansi untuk meminimalisir resiko keuangan.

c. Operational Manager merupakan orang yang bertanggung jawab atas operasional perusahaan. Tugasnya antara lain

mengelola dan menganalisa permasalahan yang timbul dalam seluruh kegiatan operasional peusahaan, merekomendasikan

dan menyusun SOP yang efektif dan efisien.

d. Accounting Manager merupakan orang yang bertanggung jawab atas akuntansi perusahaan. Tugasnya antara lain

merencanakan dan mengatur pencatatan dalam perusahaan secara cepat dan akurat dan menjaga keseimbangan neraca

perusahaan, mengevaluasi sistem accounting perusahaan yang mendukung strategi bisnis perusahaan.

e. Kasir adalah orang yang bertanggung jawab atas masuk keluarnya kas dalam perusahaan. Tugasnya antara lain mencatat,

mengatur, dan menginformasikan seluruh pemasukan dan pengeluaran kas perusahaan seperti menerima uang dari para sales
 60

dan membayar pengeluaran.

f. AR Keeper adalah orang yang bertanggung jawab atas piutang perusahaan. Tugasnya antara lain memelihara dan mengelola

piutang, perusahaan, membuat surat penagihan kredit, menentukan batas kredit pelanggan, membuat laporan piutang

perusahaan dan buku pembantu perusahaan.

g. Sales Admin adalah orang yang bertanggung jawab dalam kegiatan administrasi sales. Tugasnya antara lain mengelola dan

memelihara faktur penjualan sales, mambuat laporan aktivitas sales.

h. Sales Supervisor adalah orang yang bertanggung jawab atas semua aktivitas sales. Tugasnya antara lain mengkoordinasi

sales agar dapat meningkatkan penjualan dan mencapai target penjualan, memberikan pelatihan bagaimana mencari,

melayani, dan memelihara pelanggan kepada sales, membantu permasalahan yang dihadapi sales, mensosialisasikan produk

baru kepada sales.

i. Kepala Gudang adalah orang yang bertanggung jawab pada persediaan barang dagang perusahaan. Tugasnya antara lain

menerima barang masuk dan mengecek apakah sesuai dengan faktur pembelian, mencatat stok barang pada kartu gudang,

menyiapkan barang sesuai dengan surat pesanan, dan mengkoordinir helper.

j. Salesman adalah orang yang bertanggung jawab dalam menawarkan produk perusahaan. Tugasnya antara lain memotivasi,
 61

mengarahkan, dan meyakinkan pelanggang untuk membeli produk perusahaan, melayani dan mencatat pesanan pelanggan

yang kemudian diteruskan kepada sales admin . Salesman dalam CV Maju Bersama Bawen terdiri dari Salesman Taking

Order dan Salesman Canvas. Salesman Taking Order (TO) adalah salesman yang bertugas untuk melayani pembelian

pelanggan grosir dan Salesman Canvas adalah salesman yang melayani pelanggan eceran.

k. Helper adalah orang yang membantu driver dan kepala gudang. Tugasnya antara lain membantu secara langsung dalam

pengiriman barang ke pelanggan dalam keadaan baik, menerima barang retur dari pelanggan.

l. Driver adalah supir yang mengantarkan pesanan pelanggan. Tugasnya antara lain melakukan pengiriman barang dalam

perusahaan serta melaporkannya pada sales admin.

m. Satpam adalah orang yang bertanggung jawab atas keamanan kantor dan gudang perusahaan. Tugasnya antara lain

melindungi lingkungan kerja serta aset perusahaan dari gangguan keamanan, mencegah masuknya penyusup dan pencuri,

melaporkan semua aktivitas yang mencurigakan.

n. Head of Area (HOA) bukan merupakan karyawan CV Maju Bersama melainkan merupakan karyawan dari PT Mayora

Indah pusat. Tugasnya adalah menyusun jadwal kunjungan sales, mengunjungi dan mengawasi agen-agen, mengevaluasi

performance outlet, memeriksa distribusi sesuai dengan perencanaan.

 62

TABEL 4.2

Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Dokumentasi CV Maju Bersama Bawen

2. Pengendalian Dokumentasi

Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan Kondisi SPI Rekomendasi

a. Dokumentasi Memiliki dokumen Perusahaan memiliki dokumen Pengendalian Sebaiknya

Dokumen tertulis tentang bukti transaksi seperti faktur dokumentasi dasar dipertahankan, karena

Dasar dokumen dasar penjualan, kartu gudang, surat pada CV Maju dengan dokumen dasar

seperti bukti pengiriman barang. Bersama Bawen ini sangat penting sebab

transaksi. dalam prakteknya dokumen tersebut

sudah baik merupakan dokumen

yang paling dasar yang

diperlukan perusahaan

dalam melakukan
 63

pencatatan transaksinya

dan penting digunakan

dalam sistem.

b. Dokumentasi Memiliki dokumen Perusahaan tidak memiliki Pengendalian Sebaiknya diperbaiki,

Prosedur tertulis tentang dokumen yang menjelaskan dokumentasi karena dengan adanya

prosedur tertentu bagaimana prosedur-prosedur prosedur pada CV dokumentasi prosedur

dalam perusahaan tertentu dilakukan. Prosedur Maju Bersama yang baik, perusahaan

yang dimaksud antara lain Bawen dalam dapat menangani

prosedur backup, restore, dll. prakteknya masih kejadian-kejadian

lemah. tertentu dengan melihat

panduan bagaimana

prosedur seharusnya

dilakukan sehingga dapat

berjalan dengan lebih

 64

baik.

c. Dokumentasi Memiliki bagan alir Perusahaan tidak memiliki Pengendalian Sebaiknya diperbaiki,

Sistem dan (flowchart) yang dokumen yang menjelaskan dokumentasi sistem karena dengan adanya

Program menggambarkan sistem dan program dalam dan program pada dokumentasi sistem dan

sistem pengolahan perusahaan. CV Maju Bersama program merupakan hal

data dalam Bawen dalam yang penting.

perusahaan. prakteknya masih Dokumentasi ini berguna

Contoh: diagram lemah. untuk menggambarkan

DFD sistem dan program

sebagai satu jaringan

yang berhubungan, baik

dalam transaksi manual

maupun komputerisasi

d. Dokumentasi Memiliki panduan Perusahaan tidak memiliki Pengendalian Sebaiknya diperbaiki,

 65

Operasi tertulis yang dokumen yang menjelaskan dokumentasi karena dokumentasi

menjelaskan bagaimana cara menggunakan operasi pada CV operasi yang memadai

bagaimana cara program dalam perusahaan serta Maju Bersama dapat membantu

mengoperasikan bagaimana program dijalankan Bawen dalam pengguna dalam

program. secara benar. prakteknya masih mengoperasikan program

lemah. dengan benar sehingga

dapat mendukung

efisiensi dan efektivitas

operasional dalam

perusahaan.

e. Dokumentasi Memiliki dokumen Perusahaan tidak memiliki Pengendalian Sebaiknya diperbaiki,

Data yang menjelaskan dokumen yang menjelaskan dokumentasi data karena dokumentasi data

relasi dan rincian relasi dan rincian data dalam pada CV Maju dapat memberikan

data dalam perusahaan. Bersama Bawen gambaran umum dari

 66

perusahaan. dalam prakteknya suatu sistem sehingga

Contohnya: diagram masih lemah. mempermudah analisa

ERD database dan pengembangan

sistem.

Keterangan
 67

Gambar 4.5 Dokumen Faktur Penjualan Gambar 4.6 Dokumen Penerimaan Barang

TABEL 4.3

Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Akuntabilitas Aktiva CV Maju Bersama Bawen

3. Pengendalian Akuntabilitas Aktiva

Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan Kondisi SPI Rekomendasi

a. Penggunaan Pencatatan aktiva Sistem dalam CV Maju Bersama CV Maju Bersama Sebaiknya

buku dengan buku Bawen dapat secara otomatis Bawen sudah dipertahankan, karena

pembantu dan pembantu. merekap piutang baik secara menggunakan buku buku pembantu dapat

catatan keseluruhan maupun pembantu dalam membantu mengetahui

akuntansi perorangan. Selain itu akuntansinya rincian piutang dagang

persediaan barang dagang juga berdasarkan nama

dicatat, baik secara otomatis pelanggan dan

oleh sistem maupun manual oleh mengetahui rincian

 68

kepala gudang. persediaan berdasarkan

jenis produk.

b. Rekonsiliasi Adanya rekonsiliasi Perusahaan secara berkala CV Maju Bersama Sebaiknya

kas dan persediaan. melakukan rekonsiliasi kas Bawen sudah dipertahankan, karena

dengan rekening koran melakukan dengan adanya

perusahaan serta rekonsiliasi rekonsiliasi dalam rekonsiliasi, aktiva yang

persediaan fisik dengan perusahaannya. dicatat oleh perusahaan

persediaan pada sistem. akan cocok dengan yang

keadaan yang sebenarnya

sehingga perusahaan

dapat meningkatkan

kontrol dan

meminimalisir resiko.

c. Prosedur Ada prosedur Perusahaan sudah melakukan CV Maju Bersama Sebaiknya

 69

Acknowledge pencatatan aktiva. pencatatan dan memelihara Bawen sudah dipertahankan, karena

-ment Ada prosedur aktivanya secara baik dengan mencatat dan aktiva merupakan

pemeliharaan dan prosedur serta kebijakan yang memelihara kekayaan yang dimiliki

penanganan aktiva diberlakukan dalam perusahaan. aktivanya dengan perusahaan sehingga

yang baik. baik. berperan penting dalam

keberlangsungan usaha.

d. Penggunaan Adanya register Sistem dalam CV Maju Bersama CV Maju Bersama Sebaiknya

log and register yang berisi log Bawen dapat secara otomatis Bawen sudah dipertahankan, karena

(catatan harian) merekap transaksi harian yang menggunakan log penggunaan log and

dalam perusahaan. terjadi dalam perusahaan. and register dalam register dapat

Contoh: Register Penjualan perusahaannya. mempermudah

Salesman yang berisi manajemen untuk

rekapitulasi penjualan pada satu memperoleh informasi

hari. dan mengetahui transaksi

 70

harian yang berguna

untuk pengambilan

keputusan.

e. Review oleh Adanya pihak Ada HOA yang ditugaskan oleh CV Maju Bersama Sebaiknya

pihak independen yang PT Mayoran Pusat yang setiap Bawen diawasi dipertahankan, karena

independen memantau kinerja minggu melakukan kunjungan oleh pihak kinerja perusahaan dapat

perusahaan ke CV Maju Bersama Bawen independen. lebih terpantau dengan

untuk melakukan evaluasi adanya pihak independen

terhadap kinerja perusahaan yang mengevaluasi

serta mengawasi kegiatan- kinerja perusahaan.

kegiatan tertentu, seperti:

pemusnahan produk kadaluarsa.

Keterangan

Prosedur pencatatan aktiva perusahaan :

 71

a) Kas : ada rekonsiliasi dengan rekening koran, adanya pemisahan tugas yang mengatur siapa yang berhak mengatur masuk

keluarnya kas dalam perusahaan.

b) Piutang : ada AR keeper yang bertugas memelihara piutang perusahaan, ada kebijakan one bill yaitu pelanggan tidak boleh

menambah order jika belum melunasi piutangnya yang lalu.

c) Persediaan : ada pencatatan secara manual dan sistem, perusahaan memberlakukan metode FIFO, pengendaliannya

persediaan juga dilakukan dengan cara memberi label warna sesuai taggal produksi sehingga memudahkan dalam

pengecekan barang.

d) Properti dan peralatan: pencatatan dilakukan dengan biaya perolehan awal dan biaya ini akan dihapuskan sepanjang masa

umur ekonomisnya dengan depresiasi. Pembebanan Depresiasi akan dilakukan oleh accounting manager.
 72

Gambar 4.7 Dokumen Stock Barang Gambar 4.8 Dokumen Piutang Dagang
 73

Gambar 4.9 Stock Barang Gambar 4.10 Label Stock Gambar 4.11 Kepala gudang

Barang menulis kartu gudang

 74

TABEL 4.4

Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Praktik Manajemen CV Maju Bersama Bawen

4. Pengendalian Praktik Manajemen

Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan Kondisi SPI Rekomendasi

a. Kebijakan- Adanya Perencanaan Perusahaan sudah melakukan Kebijakan praktik Sebaiknya

kebijakan kerja. perencanaan kerja dengan SDM pada CV dipertahankan, karena

dalam praktik Adanya pemisahan menyusun jadwal kerja Maju Bersama kebijakan-kebijakan

SDM kerja. karyawannya (penentuan jam Bawen sudah baik. dalam praktik sumber

Adanya perekrutan, kerja, jadwal kunjungan sales, daya manusia yang baik

pelatihan, dan dll) dan menyusun anggaran akan mendukung

pengembangan pengeluaran (biaya bensin, perusahaan dalam

kerja. perbaikan armada,dll). mencapai tujuannya,

Adanya evaluasi dan Perusahaan sudah melakukan sebab SDM merupakan

kompensasi kerja. pemisahan tugas yang komponen yang penting

 75

dijabarkan pada struktur dalam perusahaan.

organisai yang sudah disusun Dengan pengelolaan

oleh perusahaan. sumber daya manusia

Perusahaan menjalankan proses yang efektif, proses

perekrutan karyawan sesuai bisnis perusahaan dalam

dengan prosedur. Perekrutan berjalan lancar,

karyawan dilakukan dengan kontribusi karyawan

mempertimbangkan aspek-aspek pada perusahaan dapat

kompetensi yang dimiliki calon meningkat, serta

karyawan. Selain itu, perusahaan kepuasan konsumen

juga memberikan pelatihan lebih terjamin,

kerja.

Perusahaan mengevaluasi

kinerja karyawannya terutama

 76

kinerja salesman yang

menentukan insentif yang akan

diberikan.

b. Praktik Audit Adanya audit Perusahaan tidak melakukan Praktik audit pada Sebaiknya diperbaiki,

internal pada laporan audit berkala pada laporan CV Maju Bersama karena praktik audit

keuangan keuangannya. Audit hanya Bawen dalam merupakan hal yang

perusahaan secara sebatas pada pengawasan HOA prakteknya masih penting dalam

berkala. dalam perusahaan, seperti lemah. perusahaan. Audit dapat

evaluasi kinerja perusahaan, mengevaluasi kinerja

pengawasan terhadap perusahaan sehingga

penyesuaian persediaan, dll. dapat mengidentifikasi

inefisiensi serta

mengevaluasi laporan

keuangan dapat
 77

mengidentifikasi

ketidakwajaran. Dengan

praktik audit yang baik

perusahaan dapat

meningkatkan kinerjanya

dan terhindar dari fraud.

c. Pengendalian Adanya prosedur CV Maju Bersama Bawen Pengendalian Sebaiknya

Pengembangan perubahan dan menggunakan sistem Matrix Pengembangan dipertahankan, karena

Sistem pengembangan yang merupakan sistem turunan sistem informasi sistem informasi

Informasi sistem baru. yang pembaharuannya pada CV Maju merupakan suatu hal

mengikuti arahan dari PT Bersama Bawen yang penting dalam

Mayora pusat dan sistem mobile dalam prakteknya mendukung efisiensi dan

SFA (Sales Force Automation) sudah baik. efektivitas perusahaan.

yang pembaruan versinya dapat Pengembangan dan

 78

diunduh secara online dari perubahan sistem juga

internet. mendukung sistem

informasi untuk dapat

memperbaiki error dan

bugs, memenuhi

kebutuhan pengguna, dan

menyesuaikan

perkembangan zaman.

d. Manajemen Adanya pencegahan Perusahaan melakukan Manajemen resiko Sebaiknya

Resiko dan dari resiko pencegahan resiko yang dan keamanan pada dipertahankan, karena

Keamanan kebakaran, virus, mungkin timbul dengan CV Maju Bersama dengan adanya

naikturunnya melengkapi setiap perangkat Bawen dalam manajemen resiko dan

voltase, dll komputer dengan antivirus serta prakteknya sudah keamanan yang baik

UPS (Uninterrupted Power baik. dapat menghindarkan

 79

Supply). Selain itu, perusahaan perusahaan dari resiko-

memiliki satu buah tablet yang resiko yang merugikan

digunakan sebagai cadangan jika yang mungkin terjadi.

tablet salesman rusak.

Perusahaan melengkapi ruang

kerjanya dengan fire

extinguisher darurat dan

meletakan komputer pada

ruangan tertutup.

Keterangan
 80

Gambar 4.12 Foto Kantor Gambar 4.13 Foto peralatan Gambar 4.14 Foto peralatan

kantor kantor
 81

Gambar 4.15 Jadwal Kunjungan Salesman Gambar 4.16 Peraturan Gambar 4.17 Peraturan jam

pemberian insentif salesman kerja karyawan

 82

4.3.2 Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi terdiri dari boundary control, pengendalian input, proses, dan output. Penerapan

pengendalian aplikasi dalam CV Maju Bersama Bawen dapat dilihat dari tabel dibawah ini:

TABEL 4.5
Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Boundary CV Maju Bersama Bawen
Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan
1. Boundary Control Adanya Dalam perusahaan, pengguna
penggunaan ID dan harus terlebih dahulu
password memasukan ID dan password
Adanya untuk dapat masuk kedalam
pembatasan akses sistem Matrix. Sistem juga
untuk masing- sudah terprogram untuk
masing fungsi user. mengidentifikasi setiap
pengguna serta secara
otomatis dapat membatasi
akses hanya pada sub menu
yang terkait fungsi pengguna.
Kondisi SPI Rekomendasi
Pengendalian Sebaiknya
Boundary pada CV dipertahankan, dengan
Maju Bersama adanya boundary
Bawen dalam control, perusahan dapat
prakteknya sudah mengautentikasi identitas
baik pengguna dan dapat
menjaga kekayaan
sumber informasi
perusahaan digunakan
sebagaimana mestinya
oleh orang yang
 83

Contohnya: Akses untuk berwenang.

menambahan data master
hanya dapat dilakukan oleh
HOA.
Keterangan
Kebijakan perusahaan terkait user dan password :
a. Setiap pengguna komputer diberikan ID dan password yang memiliki panjang karakter minimal 8 digit, terdiri dari
gabungan alfabet dan numerik.
b. Password tercover di layar saat dimasukkan (*******).
c. Setiap pengguna wajib menghafalkan User ID dan password masing – masing, tidak boleh mencatat password, memasang
password di tempat kerja, menyimpan password dalam file elektronik, atau apapun yang dapat membocorkan password
mereka.
d. Tidak ada batasan dari sistem mengenai penangguhan ID pengguna untuk kesalahan saat sign-in.
e. Sign-on secara bersamaan tidak diperbolehkan.
 84

Gambar 4.18 Tampilan Log In ke Sistem

TABEL 4.6
Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Input CV Maju Bersama Bawen
Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan Kondisi SPI Rekomendasi
2. Pengendalian Input Adanya sequence Pengujian pengendalian input Pengendalian input Sebaiknya
check, field check, dilakukan dengan test data pada CV Maju dipertahankan, karena
limit test, range akan dijelaskan lebih lengkap Bersama Bawen dengan adanya
 85

test, pada tabel dibawah. dalam prakteknya pengendalian input, data

reasonableness sudah baik yang dimasukan lebih
test, sign check, akurat dan tepat sehingga
validity check, terhindar dari kesalahan
valid field size saat data diproses.
check.

TABEL 4.7
Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Proses CV Maju Bersama Bawen
3. Pengendalian Proses
Jenis Pengendalian Indikator Praktek dalam Perusahaan Kondisi SPI Rekomendasi
1. Data currency check Data dalam Sistem CV Maju Bersama Pengendalian Sebaiknya
perusahaan up to Bawen terintegrasi secara keterikinian data pada dipertahankan, karena
date . online dengan sistem mayora CV Maju Bersama dengan data yang up to
pusat serta sistem dalam tablet Bawen dalam date dapat mempercepat
salesman sehingga data prakteknya sudah proses bisnis serta
terupdate secara realtime. baik membantu pengambilan
Contoh: Data stok barang keputusan secara tepat
terupdate secara realtime pada dan cepat.
 86

tablet salesman sehingga

salesman tidak dapat
memasukan order jika stock
kosong. Data transaksi harian
juga ditarik oleh PT Mayora
Pusat setiap harinya untuk
menilai kinerja perusahaan
serta guna menentukan
pembelian perusahaan.
2. Default value Adanya defaul Sistem CV Maju Bersama Pengendalian default Sebaiknya
value untuk field- Bawen menerapkan default value pada CV Maju dipertahankan, karena
field tertentu. value pada field-field tertentu Bersama Bawen dengan penerapan
seperti tanggal, mata uang dalam prakteknya default value dapat
(Rupiah), dll. sudah baik mempercepat proses data
dan meminimalisir resiko
kecurangan.
3. Data Matching Adanya Perusahaan melakukan Pengendalian data Sebaiknya
pencocokan antar pencocokan data seperti antara matching pada CV dipertahankan, karena
data. data pembelian dengan data Maju Bersama dengan adanya data

penerimaan barang masuk,
dan antara data penjualan
dengan data pengiriman
barang.
4. Rekonsiliasi data Adanya Sistem CV Maju Bersama
eksternal rekonsiliasi antar Bawen secara otomatis
data di file master melakukan rekonsiliasi
dengan data pada rekening control. Contohnya,
sub menu lainnya. ketika alamat pelanggan pada
file master diperbaharui atau
diubah maka secara otomatis
alamat pelanggan pada
submenu lainnya terupdate.
5. Pengamanan file Adanya prosedur Sistem CV Maju Bersama
back up. Bawen setiap harinya
87
Bawen dalam matching, data dapat
prakteknya sudah dicek kecocokannya
baik sehingga menjadi lebih
akurat dan terhindar dari
kecurangan.
Rekonsiliasi rekening Sebaiknya
kontrol pada CV dipertahankan, karena
Maju Bersama dengan rekonsiliasi
Bawen sudah baik. rekening control, data
yang diubah pada file
master diupdate pada
submenu lainnya secara
otomatis sehingga
mempercepat kinerja
perusahaan dan
menghindarkan dari
kesalahan data.
Pengamanan file pada Sebaiknya
CV Maju Bersama dipertahankan, karena

melakukan back up secara
otomatis ke harddisk external
dan setiap harinya data akan
ditarik oleh pihak pusat.
6. Error log and Adanya tampungan Sistem CV Maju Bersama
reporting dan laporan error Bawen memiliki tampungan
yang terjadi. dan laporan error yang
berguna untuk pihak TI
mengidentifikasi dan
mengevaluasi error yang
terjadi.
TABEL 4.8
Tabel Hasil Evaluasi Pengendalian Output CV Maju Bersama Bawen
4. Pengendalian Output
a. Output yang Desain laporan Format laporan CV Maju
dihasilkan yang memadai. Bersama Bawen sudah
lengkap tergolong lengkap, dilengkapi
dengan keterangan jenis
88
Bawen sudah baik. pengamanan file dapat
menghindarkan
perusahaan dari resiko
kehilangan data.
Penggunaan error log Sebaiknya
and reporting pada dipertahankan, karena
CV Maju Bersama dengan tampungan dan
Bawen sudah baik. laporan error dapat
membantu TI dalam
memperbaiki sistem.
Output CV Maju Sebaiknya
Bersama Bawen dipertahankan, karena
sudah lengkap. laporan dalam
perusahaan memudahkan
 89

laporan, periode pelaporan, manajemen untuk

perhitungan, total, dll. mengetahui keadaan
perusahaan sehingga
mendukung pengambilan
keputusan yang tepat.
b. Output yang Adanya peninjauan Laporan perusahaan akan Pengendalian output Sebaiknya
dihasilkan laporan. direview oleh pihak pusat pada CV Maju dipertahankan, karena
direview dengan mayora karena pihak pusat Bersama Bawen dengan adanya
tepat mengetahui segala kegiatan sudah baik. pengecekan, laporan
transaksi perusahaan. menjadi lebih tepat dan
terhindar dari manipulasi
dan kesalahan.
c. Distribusi output Output Laporan didistribusikan pada Distribusi output Sebaiknya
tepat didistribusikan pihak yang berwenang saja pada CV Maju dipertahankan, karena
kepada pihak yang terutama pada manajemen lini Bersama Bawen dengan distribusi ouput
berwenang saja. atas. sudah baik. yang baik dan tepat dapat
mencegah kebocoran
rahasia perusahaan dan
laporan digunakan
 90

sebagaimana mestinya.
d. Pemeliharaan Output yang sudah Setiap setahun sekali Pemeliharaan output Sebaiknya
output yang baik tidak terpakai perusahaan memilah data yang pada CV Maju dipertahankan, karena
dimusnahkan. sudah tak terpakai untuk Bersama Bawen output perusahaan yang
dimasukan kedalam sudah baik. sudah tak lagi terpakai
penyimpanan dan data yang dapat disingkirkan agak
sudah tidak terpakai akan tidak memakan tempat
dimusnahkan dengan cara dan bercampur dengan
dibakar. data yang masih terpakai.
Keterangan
 91

Gambar 4.19 Form Effective Performance Report untuk Menghasilkan Laporan

 92

Gambar 4.20 Laporan Penjualan

 93

4.3.2.1 Pengendalian Input (Test Data)

TABEL 4.9

Tabel Hasil Test Data CV Maju Bersama Bawen pada Form Real Order Penjualan Sales

Gambar 4.21 Form Penjualan Sales

Nama Field Dummy Data Jenis Pengendalian Respon yang Respon yang Kesimpulan
 94

diharapkan terjadi

Real Order Terisi Otomatis Sequence Check Sistem men- Sistem men- Pengendalian

generate nomor generate nomor Input sudah

order yang urut order yang urut berjalan dengan

baik

Tanggal Terisi Otomatis Completeness Check Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

Tanggal hari dioperasikan dioperasikan Input sudah

itu berjalan dengan

baik

No Outlet Sesuai Master Reference Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

database refer dioperasikan dioperasikan Input sudah

ke master data berjalan dengan

outlet baik

Tanggal Validasi Terisi Otomatis Completeness Check Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian
 95

Tanggal hari dioperasikan dioperasikan Input sudah

itu berjalan dengan

baik

No PO Sesuai Master Reference Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

database refer dioperasikan dioperasikan Input sudah

ke master data berjalan dengan

PO baik

Tanggal PO Terisi Otomatis Completeness Check Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

Sesuai No PO Master Reference dioperasikan dioperasikan Input sudah

berjalan dengan

baik

No Mobil Dikosongkan Completeness Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Diisi 8 digit Range test (date) Sistem menolak Sistem menolak Input sudah

(range berjalan dengan

 96

seharusnya 6-7 baik

digit)

Pembayaran Pilih salah satu Set Membership Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

pilihan dari dioperasikan dioperasikan Input sudah

combo box berjalan dengan

baik

Ket Dikosongkan Completeness Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Input sudah

berjalan dengan

baik

Tipe Sales Pilih salah satu Set Membership Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

pilihan dari dioperasikan dioperasikan Input sudah

combo box berjalan dengan

baik
 97

TABEL 4.10

Tabel Hasil Test Data CV Maju Bersama Bawen pada Form Pemeliharaan Master Produk

Gambar 4.22 Form Pemeliharaan Master Produk

Nama Field Dummy Data Jenis Respon yang Respon yang Kesimpulan
 98

Pengendalian diharapkan terjadi

PCode Diisi dengan Validity Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang sudah Input sudah

ada berjalan dengan

Diisi alfabet Field Check Sistem menolak Sistem menolak baik

(a,b,c,..) (Numeric)

Nama Produk Dikosongkan Completeness Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Check Input sudah

berjalan dengan

baik

Divisi Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data Divisi baik

 99

Kategori Produk Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data Kategori baik

Produk

Flavor/ Frag Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data Flavor/Frag baik

Tipe Kemasan Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data Tipe baik

Kemasan
 100

Ukuran Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Kemasan data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data Ukuran baik

Kemasan

Umbrella Dikosongkan Completeness Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Check Input sudah

berjalan dengan

baik

Brand Dikosongkan Completeness Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Check Input sudah

berjalan dengan

baik

Sub Brand Dikosongkan Completeness Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

 101

Check Input sudah

berjalan dengan

baik

Supplier Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data Suplier baik

Prinsipel dari Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

data prinsipel baik

Produk Diisi dengan Reference Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Konsumer dari data yang tidak Input sudah

ada di master berjalan dengan

 102

data baik

Manufakturer

Produk

konsumer

Keaktifan Pilih salah satu Set Membership Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian

Produk pilihan dari dioperasikan dioperasikan Input sudah

combo box berjalan dengan

baik

Nama di laporan Dikosongkan Completeness Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Check Input sudah

berjalan dengan

baik

Tanggal Masuk Dikosongkan Completeness Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian

Check Input sudah

 103

Diisi alfabet Field Check (Date) Sistem menolak Sistem menolak berjalan dengan

(a,b,c,..) baik
 104

TABEL 4.11

Tabel Hasil Test Data CV Maju Bersama Bawen pada Form Pelunasan Piutang

Gambar 4.23 Form Pelunasan Piutang

Nama Field Dummy Data Jenis Respon yang Respon yang Kesimpulan

Pengendalian diharapkan terjadi

Tanggal Bayar Terisi Otomatis Completeness Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian Input
 105

Tanggal hari itu Check dioperasikan dioperasikan sudah berjalan

dengan baik

Kolektor Pilih salah satu Set Membership Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian Input

pilihan dari dioperasikan dioperasikan sudah berjalan

combo box dengan baik

Cari Faktur Sesuai database Master Reference Sistem dapat Sistem dapat Pengendalian Input

refer ke master dioperasikan dioperasikan sudah berjalan

faktur dengan baik

Tunai Diisi alfabet Field Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian Input

(a,b,c,..) (Numeric) sudah berjalan

Diisi melebihi Reasonableness Sistem menolak Sistem menolak dengan baik

jumlah sisa Test

piutang

Nilai Cek / Diisi alfabet Field Check Sistem menolak Sistem menolak Pengendalian Input
 106

Transfer (a,b,c,..) (Numeric) sudah berjalan

Diisi melebihi Reasonableness Sistem menolak Sistem menolak dengan baik

jumlah sisa Test

piutang