Proses Bisnis Perusahaan

2.1 Proses penjualan dan distribusi (Sales & Distribution)

2.1.1 Proses penjualan dan distribusi produk di UKM
Sales & Distribution ini adalah salah satu modul SAP yang membantu
meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses
pengelolaan customer order (sales support, sales, shipping dan billing). Sales
& Distribution berfungsi untuk menangani proses penjualan dan pengelolaan
pengiriman barang ke customer. Sales & Distribution merupakan dasar dari
semua transaksi yang dijalankan. Sales & Distribution terdiri dari seluruh
master data, system configuration, dan transaksi untuk menyelesaikan proses
pemesanan.
A. Struktur Organisasi dari Sales & Distribution
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi
yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi,
dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).
Adapun beberapa fungsi atau kegunaan struktur organisasi akan dijelaskan
selengkapnya dibawah ini:
1. Kejelasan tanggung jawab
Setiap dari anggota organisasi harus mempunyai tanggung jawab dan juga
apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiang anggota sebuah
organisasi tentu saja harus mempunyai tanggung jawab terhadap atasan atau
pimpinannya yang sudah memberikan kewenangan, sebab pelaksanaan atau
implementasi kewenangan tersebut perlu di pertanggung jawabkan. Itulah
kegunaan struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawab.
2. Kejelasan kedudukan
Fungsi dari kejelasan kedudukanadalah setiap anggota atau seseorang
yang terdapat dalam struktur organisasi sesungguhnya bisa mempermudah
dalam melaksanakan koordinasi dan juga hubungan, karena adanya
keterkaitan dalam penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah
dipercayakan kepada seseorang atau anggota.
3. Kejelasan jalur hubungan
Fungsi mengenai kejelasan jalur hubungan adalah, dalam melakukan
tanggung jawab dan pekerjaannya setiap pegawai dalam suatu organisasi
maka akan diperlukan sebuah kejelasan hubungan yang tergambar dalam
struktur sehingga dalam jalur penyelesaian pekerjaannya akan lebih efektif
dan efisien serta dapat saling memberikan keuntungan.
4. Kejelasan uraian tugas
Fungsi dari kejelasan uraian tugas adalah, didalam struktur organisasi akan
sangat membantu apabila pihak atasan atau pimpinan dapat melakukan
controlling (pengawasan) maupun pengendalian dan juga bagi bawahan akan
bisa lebih berkonsentrasi dalam melakukan tugas atau pekerjaannya, sebab
perintah yang jelas.
a. Logo Perusahaan

Gambar 2.1. Logo UKM Tunas Karya

b. Jenis Produk
Produk yang dipasarkan oleh UKM ini adalah produk mesin pengolah
hasil pertanian, mesin pengolah hasil perkebunan, mesin pengolah hasil
kehutanan, mesin pengolah hasil peternakan, mesin pengolah hasil kelautan,
mesin pengolah produk kerajinan, mesin pengolah makanan & minuman,
mesin untuk laboratorium, mesin untuk industri, dan sebagainya. CV. Tunas
Karya hadir untuk membantu para pengusaha, pemerintah maupun individu
dalam menyediakan mesin / alat teknologi tepat guna. Selain menyediakan
jasa produksi mesin, UKM ini juga melakukan training / pelatihan
pengembangan agrobisnis. Bahkan juga menerima rekanan pengadaan tender
barang / jasa yang diadakan oleh instansi pemerintah, swasta maupun
organisasi kemasyarakatan.
 c. Struktur Organisasi

Pemilik
Tribagyo

Marketing Admin Produksi Supervisor

Part

Gambar 2.2. Struktur Organisasi UKM CV. Tunas Karya

d. Job Description
1. Pemilik: Bertanggung jawab dalam hal modal, dan melakukan
controlling terhadap setiap departemen yang ada
2. Marketing: bertanggung jawab atas proses penjualan seluruh menu
makanan dan minuman, serta inovasi menu yang dikembangkan
3. Supervisor: Bertanggung jawab atas departemen marketing dan
produksi yang ada di UKM CV. Tunas Karya
4. Produksi: tanggung jawab atas seluruh proses produksi (pembubutan,
pemotongan, perakitan) yang dilakukan oleh CV. Tunas Karya
5. Admin: Bertanggung jawab untuk melakukan pelaporan kepada pemilik
dan juga untuk mengawasi kinerja pekerja

2.1.2 Perbandingan antara proses penjualan dan distribusi di UKM dengan

proses bisnis pada sistem ERP SAP
1. Company Code
Company Code merupakan unit terkecil alam suatu organisasi yang
dapat mewakili satu entitas legalitas perusahaan. Secara umum
Company code merupakan semua hal yang berkaitan dengan
financial. Company code bisa menjadi valuation area. Jika company
code menjadi valuation area maka semua material yang sama (nomor
material) akan sama nilainya. Walaupun plantnya berbeda-beda.
CV. Tunas Karya belum memiliki cabang usaha, hal ini dikarenakan
 CV. Tunas Karya masih dalam tahap pengembangan untuk usahanya,
sehingga belum memiliki rencana untuk memperluas pasar dengan
mendirikan cabang.

2. Credit Control Area

Credit Control Area adalah unit organisasi (organizational unit) yang
bertanggung jawab untuk memonitor, mengevaluasi dan mengontrol
operasional credit management. Jika perusahaan anda ingin
menerapkan Credit Management di SAP, setidaknya perlu ada satu
Credit Control Area. Pada saat konfigurasi, Credit Control Area akan
direlasikan dengan Company Code (SAP FI) dan Sales Area (SAP
SD). Konfigurasi inilah yang menunjukkan hubungan antara Credit
Management, SAP SD dan SAP FI.
CV. Tunas Karya tidak mempunyai credit control area karena
konsumen tidak dibatasi untuk meminta order dalam jumlah
berapapun selama persediaan dari CV. Tunas Karya sendiri masih
sanggup untuk memenuhi order dari konsumen.

3. Sales Organization
Sales Organization merupakan unit organisasi yang bertugas
mengurus segala urusan yang ada di logistik. Pada unit ini
bertanggung jawab dalam melakukan pendistribusian barang,
penjualan barang dan jasa, dan melakukan promosi ke para pelanggan.
Terdapat proses penjualan dan distribusi barang. Biasanya, Sales
Organization di SAP fokus pada area-area penjualan tertentu dan
dibagi berdasarkan wilayah.
Pada CV. Tunas Karya memiliki departemen marketing dan
penjualan, yang bertanggung jawab atas segala penjualan katalog dari
CV. Tunas Karya. Untuk penjualan barang, dilakuakan di prabrik CV.
Tunas karya di Kaliurag KM 15, Yogyakarta dan pada saat adanya
pameran pameran teknologi tepat guna. akan tetapi CV. Tunas Karya
meiliki fasilitas tambahan berupa delivery service dengan jangkauan
 sesuai tempat diantar dengan kesepakatan antara konsumen dengan
pikah CV. Tunas Karya.

4. Distribution Channel
Distribution Channel merupakan unit yang memproses agar produk
atau jasa yang dihasilkan perusahaan dapat tercapai dan sesuai
dengan keinginan oleh customer. Contoh distribusi yang paling
banyak dijumpai adalah grosir, eceran, atau penjualan langsung.
Pada CV. Tunas Karya, terdapat departemen produksi yang
bertanggung jawab atas seluruh pengolahan bahan-bahan yang
tersedia dalam katalog produk, seperti untuk pengolahan material
bahan menjadi mesin dengan berbagai macam kegunaan seperti
mesin pengolahan kelapa, pengolahan briket dll. departemen
produksi mempunyai tanggung jawab bahwa produk mesin akan
menjadi produk jadi yang sesuai dengan desain dan kegunaannya.
Kemudian untuk mesin yang terdapat dalam katalog, bagian
produksi juga menerima request dari konsumen terkait produk yang
di order oleh konsumen. Contohnya ketika konsumen menginginkan
mesin bewarna hitam ataupun silver, bagian prosuksi akan
memenuhi permintaan pelanggan tersebut.

5. Division
Division merupakan pengelompokkan sebuah organisasi menjadi
beberapa kelompok seperti kelompok produk, servis, material. Bisa
juga untuk pengelompookkan beberapa jenis produk dalam suatu
perusahaan.
Pada UKM CV. Tunas Karya, terdapat 4 divisi yang beroperasi
yaitu divisi maketing, supervisor, produksi, dan manajemen.
Seluruhdivisi tersebut mempertanggung jawabkan hasil kerjanya
kepada pemilik UKM CV. Tunas Karya, dan bekerja dibawah
pengawasan pemilik.
6. Sales Area
Sales Area merupakan kombinasi dari sales organization,
distribution channel, dan division. Setiap dokumen penjualan yang
dibuat membutuhkan suatu sales area. Sales area ini juga merupakan
lokasi atau wilayah untuk penjualan produk dan jasa yang dihasilkan
perusahaan.
Untuk area pemasaran dari UKM CV. Tunas Karya sendiri
terdapat pada Kaliurang KM 15,Yogyakarta, khususnya daerah
Sleman.

7. Plant
Plant adalah suatu tempat yang menjadi asal pengambilan pesanan
untuk dikirim kepada pelanggan. Plant secara umum berfungsi
sebagai tempat produksi, atau tempat penyimpanan barang. Pada
modul SD, plant lebih berfungsi sebagai tempat dimana barang dan
jasa akan dikeluarkan.
Pada UKM CV. Tunas Karya, karena hanya memiliki satu
outlet yang sudah menjadi satu dengan tempat produsksi, maka CV.
Tunas Karya hanya memiliki satu tempat pengambilan pesanan yaitu
di Pabrik Kaliurang sendiri.

8. Other SD
Pada UKM CV. Tunas Karya tidak terdapat unit organisasi lainnya.
Hal ini dikarenakan unit organisasi seperti shipping point, loading
point, sales office, dan lain-lain tidak ada dalam UKM ini. Pada
UKM ini hanya ada unit organisasi produksi dan marketing.