Pedoman Kepulauan PDF
Pedoman Kepulauan PDF
TAHUN 2007
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena rakhmat
dan karunia-Nya, buku Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di daerah Kepulauan telah dapat diselesaikan sesuai rencana.
Daftar Kontributor :
KATA PENGANTAR i
DAFTAR KONTRIBUTOR ii
DAFTAR ISI iv
BAB I PENDAHULUAN 1
A. LATAR BELAKANG 1
B. KEADAAN DAN MASALAH 3
C. TUJUAN 4
D. KEBIJAKAN 5
E. PENGERTIAN 6
F. DASAR HUKUM 7
BAB II ORGANISASI, TUGAS DAN PESAN 8
A. BENTUK ORGANISASI 8
B. PEMBAGIAN TUGAS DAN PERAN 11
C. TENAGA 13
D. ANGGARAN 15
BAB III PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN
KESEHATAN DI DAERAH KEPULAUAN 18
A. PERENCANAAN 18
B. PENYIMPANAN 21
C. DISTRIBUSI 31
D. LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN
OBAT (LPLPO) 37
E. PENCATATAN DAN PELAPORAN 42
F. PENGHAPUSAN 46
BAB IV SUPERVISI & EVALUASI
A. SUPERVISI 48
B. EVALUASI 49
C. PEMBINAAN 50
BAB IV PENUTUP 53
DAFTAR PUSTAKA 54
DAFTAR SINGKATAN 55
DAFTAR LAMPIRAN 56
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan adalah salah satu unsur penting bahkan sangat strategis
dalam upaya pembangunan Manusia. Dengan kondisi kesehatan yang
optimal, seseorang ataupun masyarakat suatu daerah bahkan suatu Negara
akan mempunyai kesempatan dan kemampuan yang lebih besar untuk
memenuhi kebutuhannya akan pendidikan dan ekonomi yang pada
gilirannya akan berdampak pada meningkatnya kualitas sumber daya
manusia sebagai pelaku pembangunan.
Departemen Kesehatan melalui visi Indonesia Sehat 2010
terkandung keinginan mewujudkan suatu kondisi masyarakat yang ditandai
oleh penduduknya yang hidup dalam lingkungan dan perilaku yang sehat,
memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu
secara adil dan merata serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya diseluruh wilayah Indonesia.
Negara kesatuan Republik Indonesia terdiri dari 33 Provinsi, 349
Kabupaten dan 91 Kota, merupakan Negara kepulauan dengan jumlah pulau
± 17.504 buah. Secara langsung Negara kesatuan Republik Indonesia
berbatasan dengan 10 (sepuluh) Negara, wilayah darat berbatasan dengan
3 (tiga) Negara yaitu : Malaysia, Papua New Guinea (PNG) dan Republik
Demokratik Timor Leste (RDTL), sedangkan di wilayah laut berbatasan
dengan 10 (sepuluh) Negara yaitu : India, Malaysia, Singapura, Thailand,
Vietnam, Filipina, Republik Palau, Australia, RDTL dan PNG.
Untuk mewujudkan tujuan dan keinginan diatas, banyak upaya dan
program yang telah dilaksanakan secara berkesinambungan antara
pemerintah dan masyarakat, baik program yang bernuansa promotif,
preventif dan kuratif maupun yang bersifat rehabilitatif. Salah satunya adalah
program pengelolaan obat di Propinsi, Kabupaten dan Kota.
Kebijakan pemerintah terhadap peningkatan akses obat diselenggarakan
melalui beberapa strata kebijakan yaitu Undang-Undang sampai Keputusan
Menteri Kesehatan yang mengatur berbagai ketentuan berkaitan dengan
obat.
1. UMUM
Tersedianya Pedoman Pengelolaan Obat Publik Dan Perbekkes
Didaerah Kepulauan.
2. KHUSUS
Agar pelaksanaan tugas pengelolaan obat publik dan perbekkes
didaerah kepulauan secara efektif dan efesien, antara lain :
a. Terlaksananya perencanaan dan pengadaan kebutuhan
obat publik dan Perbekkes yang efektif dan efisien
b. Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat publik dan
Perbekkes yang merata dan teratur secara tepat jumlah,
waktu, tempat serta mutu terjamin.
c. Terlaksananya pengendalian persediaan obat publik dan
perbekkes di daerah kepulauan secara berdaya guna dan
berhasil guna.
d. Meningkatkan kualitas pelayanan obat publik dan perbekkes
yang cepat, tepat dan sesuai kebutuhan.
10
D. KEBIJAKAN
11
E. BATASAN & PENGERTIAN
12
F. DASAR HUKUM :
13
BAB II
PENGORGANISASIAN
UNIT PENGELOLA OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI
DAERAH KEPULAUAN
I. Bentuk Organisasi
14
Keberadaan IF di daerah kepulauan antara lain bertujuan untuk menjamin :
B. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan
15
2. IFK/ IF Propinsi di daerah Kepulauan mempunyai fungsi antara lain :
16
II. PERAN SETIAP TINGKATAN
A. Pembagian Tugas
Salah satu tujuan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan adalah
agar dana yang tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan
berkesinambungan guna memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat
ke Unit Pelayanan Kesehatan Dasar (Puskesmas). Agar tujuan tersebut
dapat terlaksana dengan baik, maka diantara semua yang terlibat dalam
pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan sebaiknya ada
pembagian tugas dan peran seperti di bawah ini :
1. Tingkat Pusat
a. Menyiapkan, mengirimkan dan mensosialisasikan berbagai Keputusan
Menteri Kesehatan ke unit – unit terkait antara lain :
1) Daftar Obat PKD, daftar dan harga Obat Program, daftar dan
harga Perbekkes serta daftar harga Obat Generik.
2) Pedoman Perencanaan Pengadaan, Pengelolaan, Supervisi dan
Evaluasi Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
3) Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)
b. Menyediakan Obat Buffer Stok Nasional berdasarkan “ Sistem bottom
up”
c. Melakukan Pelatihan Petugas IF/IF Propinsi dengan prioritas Propinsi
dan Kabupaten/Kota bentukan baru.
d. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
e. Menyediakan dan mensosialisasikan Pedoman Pengobatan Dasar di
Puskesmas
f. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan.
g. Menyediakan Pedoman Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada
Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota.
17
2. Tingkat Provinsi
Dinas Kesehatan Provinsi :
a. Menggandakan dan mensosialisasikan Kepmenkes serta informasi
yang terkait dengan obat dan perbekalan kesehatan.
b. Mengelola Obat Buffer Stock Nasional di Propinsi
c. Menyediakan dan mengelola obat buffer stok dan Obat Program di
Provinsi
d. Melakukan Pelatihan Petugas IF dan Pengelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan Puskesmas serta sub unitnya.
e. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Kabupaten/Kota
f. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota maupun Puskesmas
g. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah
Provinsi
3. Tingkat Kabupaten/Kota
a. Menggandakan dan mensosialisasikan KepMenkes serta informasi lain
tentang obat dan perbekalan Kesehatan pada instansi terkait dan
lintas program
b. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar
disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan system
“bottom up”
c. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran
disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi.
d. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa
sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai
dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih.
18
e. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana
kebutuhan obat kepada Pemerintah Kabupaten/Kota, Pusat, Provinsi
dan sumber lainnya.
f. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan untuk Puskesmas dan sub unitnya.
g. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Puskesmas dan subunitnya
h. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah
Kabupaten/Kota
i. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap pen-
distribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar.
j. Dinas Kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap penanganan
obat dan perbekalan kesehatan yang rusak, hilang dan kadaluwarsa.
k. Dinas Kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan mutu
obat yang ada di IF dan UPK.
19
1. Kepala/Penanggung Jawab Unit IFK/IF Prop. adalah seorang Apoteker
2. Pelaksana pendistribusian dan penyimpanan obat publik dan
perbekalan kesehatan adalah Apoteker/Sarjana Farmasi/D3 Farmasi
atau Asisten Apoteker dengan jumlah minimal 1 (satu) orang dan
dapat dibantu oleh tenaga lulusan SMU.
3. Pelaksana evaluasi, pencatatan dan perencanaan kebutuhan obat
publik dan perbekalan kesehatan adalah Apoteker/Sarjana Farmasi/D3
Farmasi atau Asisten Apoteker dengan jumlah minimal 1 (satu) orang
dan dapat dibantu oleh tenaga lulusan SMU.
4. Pelaksana penyedia informasi obat, pelatihan dan monitoring
penggunaan obat rasional adalah seorang Apoteker/Sarjana
Farmasi/D3 Farmasi atau Asisten Apoteker dan dibantu oleh tenaga
lulusan SMU.
5. Pelaksana Administrasi :
a. Adminsitrasi Umum adalah tenaga lulusan D3 dan atau lulusan
SMU sesuai dengan kebutuhan dan tenaga yang tersedia.
b. Bendahara adalah seorang tenaga lulusan D3 atau SMU.
20
• Pengelolaan obat program kesehatan
• Manajemen umum (keuangan, administrasi) khusus Apoteker
Penanggungjawab Instalasi Farmasi .
• Komputer (spread sheet, word prosessor)
IV. Anggaran
Anggaran merupakan salah satu hal yang sangat penting guna
berjalannya suatu organisasi, demikian pula halnya dengan Instalasi
Farmasi di Provinsi/Kabupaten/Kota sangat membutuhkan dukungan
dana untuk melaksanakan aktivitas sehari - hari.
21
e. ATK dan Penyediaan Barang Cetakan, meliputi :
• Alat Tulis Kantor
• Penyediaan Kartu Stok
• Penyediaan Kartu Induk Barang
• Penyediaan Form LPLPO unit Pelayanan Kesehatan Dasar
f. Pengolahan Data
g. Gaji pegawai, termasuk honor satpam penjaga gedung IF di
Provinsi/Kabupaten/kota
22
b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1 – 3 unit
c. Komputer + Printer, dengan jumlah 1 – 3 unit
d. Telepon & Facsimile, dengan jumlah 1 unit
e. Sarana penyimpanan :
Rak : 10 – 15 unit
Pallet : 40 – 60 unit
Lemari : 5 - 7 unit
Lemari Khusus : 1 unit
f. Sarana Administrasi Umum :
Brankas : 1 unit
Mesin Tik : 1 – 2 unit
Lemari arsip : 1 – 2 unit
23
BAB III
PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN
A. PERENCANAAN
24
b. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara
menghindari duplikasi dan kesamaan jenis.
c. Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek
terapi yang lebih baik.
d. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat
kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat
tunggal.
e. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan
obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya
tinggi.
25
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan yang berat yang
harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di IF
Kabupaten/Kota maupun unit Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD).
Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila
informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritis
kebutuhan pengobatan. Dengan koordinasi dan proses
perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui
tahapan seperti diatas, maka diharapkan obat yang direncanakan
dapat tepat jenis dan tepat jumlah serta tepat waktu dan tersedia
pada saat dibutuhkan.
a. Metoda Konsumsi
Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya,
dimana untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan
berdasarkan metoda konsumsi perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
1) Pengumpulan dan pengolahan data
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi.
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana
b. Metoda Morbiditas
Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat
berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan
waktu tunggu (lead time). Langkah-langkah dalam metoda ini
adalah :
26
3) Menyediakan standar/ pedoman pengobatan yang
digunakan.
4) Menghitung perkiraan kebutuhan obat.
5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
B. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan
memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang
diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta
gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk :
Memelihara mutu obat
Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung - jawab
Menjaga kelangsungan persediaan
Memudahkan pencarian dan pengawasan
Kegiatan penyimpanan obat meliputi :
a. Pengaturan tata ruang
b. Penyusunan stok obat
c. Pencatatan stok obat
d. Pengamatan mutu obat
1. Kemudahan bergerak.
Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata
sebagai berikut :
27
a). Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan
menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi
pengaturan ruangan.
Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu
untuk mempermudah gerakan.
b). Berdasarkan arah arus penerimaan dan
pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata
berdasarkan sistem :
Arus garis lurus
Arus U
Arus L
28
4. Kondisi penyimpanan khusus.
Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
(diperlukan tenaga khusus untuk memantau suhu )
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam
lemari khusus dan selalu terkunci.
Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter
harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya
disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk
5. Pencegahan kebakaran.
29
4. Simpan obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara,
cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
5. Simpan obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan
obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.
6. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat
tetap dalam boks masing-masing, ambil seperlunya.
8. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu
dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada
dibelakang sehingga obat dapat dimanfaatkan sebelum
masa kadaluwarsa habis.
9. Item obat yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun
dari sumber anggaran yang berbeda.
30
3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir
bulan.
Petunjuk pengisian :
a. Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat segala
penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok (formulir I)
sesuai dengan apa yang tercantum didalam BAPPB,
Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB) atau dokumen lain
yang sejenis.
b. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :
1) Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet
atau ganjal kayu secara rapi, teratur dengan
31
memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik,
berat, bulat, segi empat dan lain-lain)
2) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang
lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan
perhitungan
3) Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan
adanya forklift untuk obat-obat berat
4) Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya
disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh petugas
penyimpanan dan pendistribusian
5) Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari
dan lain-lain)
6) Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus
disimpan dalam tempat khusus. Contoh : Eter, film dan
lain-lain.
c. Obat-obat disimpan menurut sistem FEFO dan FIFO
d. Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan
diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan
e. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan :
• Nama obat
• Kemasan
• Isi kemasan
• Nama sumber dana atau dari mana asalnya obat
32
9) Paraf petugas yang mengerjakan
33
Manfaat informasi yang didapat :
1. Alat kontrol bagi Kepala IF Kab/Kota
2. Alat bantu untuk :
• Penyusunan laporan
• Perencanaan pengadaan dan distribusi
• Pengendalian persediaan
34
3) Dari siapa diterima obat atau kepada siapa dikirim obat
4) Sampai dengan (9) jumlah obat yang diterima berdasar
sumber anggaran
5) Sampai dengan (15) jumlah obat yang dikeluarkan
6) Sampai dengan (21) sisa stok obat dalam persediaan
7) Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan
tahun kadaluwarsa, nomor batch dan lain-lain.
Pengamatan mutu obat
Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan
baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat
dapat diamati secara visual dan jika dari pengamatan visual
diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara
organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.
2. Kapsul.
• Perubahan warna isi kapsul
• Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan
lainnya
3. Tablet salut.
• Pecah-pecah, terjadi perubahan warna
• Basah dan lengket satu dengan yang lainnya
35
• Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan
fisik
4. Cairan.
• Menjadi keruh atau timbul endapan
• Konsistensi berubah
• Warna atau rasa berubah
• Botol-botol plastik rusak atau bocor
5. Salep.
• Warna berubah
• Konsistensi berubah
• Pot atau tube rusak atau bocor
• Bau berubah
6. Injeksi.
• Kebocoran wadah (vial, ampul)
• Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
• Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada
endapan
• Warna larutan berubah
C. DISTRIBUSI
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin
keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari instalasi farmasi
36
secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit
pelayanan kesehatan.
Tujuan distribusi
1. Terlaksananya distribusi obat publik dan perbekkes secara
merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan.
2. Terjaminnya ketersediaan obat publik dan perbekkes di unit
pelayanan kesehatan.
Kegiatan Distribusi
Kegiatan distribusi obat publik dan perbekkes di IF terdiri dari :
1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk
kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan
2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat
publik dan perbekkes diluar jadwal distribusi rutin.
37
didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis
obat di setiap unit pelayanan kesehatan.
38
Agar alokasi biaya distribusi dapat dipergunakan secara
efektif dan efisien maka IF perlu membuat peta lokasi dari
unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Jarak
(km) antara IF dengan setiap unit pelayanan kesehatan
dicantumkan pada peta lokasi.
39
Kegiatan distribusi khusus di IF Kabupaten/Kota dilakukan
sebagai berikut :
a. IF Kabupaten/Kota menyusun rencana distribusi obat untuk
masing-masing program sesuai dengan rencana
pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari Dinas
Kesehatan Provinsi atau Kabupaten/Kota. IF di
Kabupaten/Kota bekerjasama dengan penanggung jawab
program mengusahakan pendistribusian obat sebelum
pelaksanaan kegiatan masing-masing program.
b. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas
permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
c. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit
tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin,
bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program
kepada IF Kabupaten/Kota tanpa melalui Puskesmas, maka
petugas yang bersangkutan harus membuat laporan
permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
d. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas
program kepada penderita di lokasi sasaran,
diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi
sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat,
bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas
yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan
ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang
pengadaannya diatur oleh Puskesmas.
40
2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan
untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit
Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah
binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari
IF ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan
kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Dinas Kesehatan.
4. Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan
cara dikirim oleh IF atau diambil oleh UPK.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai
dengan LPLPO dan atau SBBK.
Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan
dikirim, maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap :
- jenis dan jumlah obat
- kualitas / kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan
- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
- No. Batch
- Tgl Kadaluarsa
41
Pencatatan Harian Pengeluaran Obat
Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan
dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data
obat dan dokumen obat tersebut.
Fungsi :
Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran,
baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai
pengeluaran obat tersebut.
Petunjuk pengisian
Kegiatan yang harus dilakukan :
42
c. Kolom buku harian penerimaan/pengeluaran barang diisi
sebagai berikut:
- Nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat
- Tanggal pengeluaran barang
- Nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat
kiriman dan tanggal dokumen tersebut
- Nama obat
- Jumlah obat
- Jumlah harga
- Keterangan
43
2) Bukti penerimaan obat di Puskesmas/ Rumah Sakit
3) Surat permintaan/pesanan obat dari Puskesmas/ RS kepada
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IF.
4) Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas
Isi LPLPO
• Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan
• Nama Puskesmas yang bersangkutan
• Nama Kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas
• Nama Kabupaten/Kota dari wilayah Kecamatan yang
bersangkutan
• Nama Provinsi dari wilayah kerja Kabupaten/Kota
• Tanggal pembuatan dokumen
• Bulan pelaporan dari Puskesmas
• Bulan permintaan Puskesmas
• Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat
diisi dengan nama bulan bersangkutan
• Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk
pelaporan data obat) diisi dengan periode distribusi
bersangkutan
44
pengajuan tambahan obat), maka kolom ini diisi dengan
jumlah kolom (17) dari beberapa LPLPO tersebut
6) Jumlah persediaan satuan masing-masing obat untuk bulan
lalu, yaitu hasil penjumlahan pada kolom (4) dan (5) pada
baris yang sama
7) Jumlah pemakaian obat pada bulan sebelumnya
8) Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu,
yaitu sama dengan pengurangan persediaan pada kolom (6)
dan pemakaian pada kolom (7) pada baris yang sama.
9) Stok Optimum = jumlah pemakaian rata-rata pada periode
tertentu ditambah dengan stok pengaman
10) Jumlah satuan masing-masing obat yang diminta pada
periode tertentu. Kolom ini hanya diisi jika sedang
mengajukan permintaan obat
11) s/d 16) Diisi oleh petugas IF tentang jumlah pemberian dari
berbagai sumber
17. Jumlah total pemberian dari berbagai sumber
18. Keterangan *)
(*). Kolom Keterangan diisi dengan keterangan sebagai
berikut :
Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi
kekosongan obat, diisi dengan kata “kosong”.
Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi
kenaikan kejadian penyakit, diisi dengan “jenis penyakit
bersangkutan”
Untuk pelaporan data kekosongan obat diisi dengan
“tanggal mulai terjadinya kekosongan obat”
Kolom (16) ini disi jika kolom sisa stok (8) pada baris
yang sama berisi angka 0 (nol).
Kolom kunjungan resep : diisi dengan data kunjungan
yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan
selama bulan lalu. Kolom ini hanya diisi ketika
melakukan pelaporan data obat saja.
45
Jumlah kunjungan diisi dengan data kunjungan selama bulan
lalu yang dibedakan dalam :
Umum bayar : Jumlah pasien umum yang mendapat
resep/obat dan membayar biaya
pelayanan
Umum tidak bayar : Jumlah pasien umum yang men-dapat
resep/obat dan tidak membayar biaya
pelayanan
Askes : Jumlah pasien peserta asuransi kesehatan
(Askes) yang mendapat resep / obat
46
serta alat pengangkutan yang digunakan untuk mengangkut
obat tersebut (ekspedisi).
c. Formulir Surat Kiriman Obat dibuat dalam rangkap 4 :
• Asli untuk Kepala Rumah Sakit / UPK
• Tindasan 1 untuk Kepala IF
• Tindasan 2 untuk arsip Petugas Penyimpanan dan
Penyaluran
• Tindasan 3 dikirim kepada sipenerima barang untuk
ditanda tangani oleh Kepala RS/ Puskesmas dan di cap
dinas yang selanjutnya dikirim kembali kepada Kepala IF
cq. Petugas Pencatatan dan Evaluasi
d. Kerusakan, kekurangan dan kehilangan dalam pengiriman
menjadi tanggung jawab jasa pengangkutan, oleh karena itu
pengecekan perlu dilakukan didepan petugas jasa
pengangkutan / pengirim
e. Bagian judul pada Formulir Surat kiriman obat diisi dengan :
Untuk rangkap 5 (a)
Nomor surat kiriman (b)
• Nama RS/Puskesmas yang memesan (c)
• Nomor dari LPLPO / LB (d)
• Cara pengiriman melalui jasa pengangkutan / diangkut
sendiri, dilengkapi data nomor kendaraaan (e)
47
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan,
persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu
dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah
diuraikan pada masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut
ini akan diuraikan secara ringkas kegiatan pencatatan dan
pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh IF.
48
persediaan di IF, kecuali Narkotika dan Psikotropika yang
dilakukan setiap bulan.
c. Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah :
1). Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran
obat per triwulan
2). Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir
triwulan
3). Untuk pertanggung jawaban Kepala IF/Bendaharawan
Barang sesuai peraturan perundangan berlaku.
49
• Kolom (7), Pengeluaran selama satu triwulan
• Kolom (8), Sisa pada akhir triwulan
• Kolom (9), Bila diperlukan
Petunjuk Pengisian :
Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan
data yang diperoleh dari dokumen LPLPO.
Kolom 1 : diisi dengan nomor urut
Kolom (2 s/d 3) : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO
Kolom 4 diisi dengan stok pada awal bulan
Kolom 5 diisi dengan penerimaan obat
Kolom 6 diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan
kolom 4 + 5
Kolom 7 diisi dengan pemakaian selama satu tahun
Kolom 8 diisi dengan kolom 7 dibagi 12
Kolom 9 diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember
Kolom 10 diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8
50
Kolom total kunjungan resep (11 s/d 13) : diisi dengan data
kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan
selama satu tahun.
51
PENGERTIAN
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan
farmasi dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan
negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan
perundangan-undangan yang berlaku
52
f. Membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan sediaan farmasi/
obat-obatan oleh Panitia Pemeriksaan dan Penghapusan
sediaan farmasi/ obat-obatan
g. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang/
pemilik obat
h. Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari
yang berwenang
BAB IV
SUPERVISI DAN EVALUASI
53
Supervisi melakukan pengawasan dan menjaga agar ketentuan dan instruksi
tersebut tidak dilaksanakan menyimpang.
Proses evaluasi dapat dilihat sebagai lima langkah model umpan balik, yang
masing-masing langkah adalah :
1. Penetapan apa yang harus diukur. Manajemen puncak menetapkan
proses pelaksanaan dan hasil mana yang akan dipantau dan dievaluasi.
Proses dan hasil pelaksanaan harus dapat diukur dalam kaitannya
dengan tujuan.
2. Pembuatan standar kinerja. Standar digunkan untuk mengukur kinerja
merupakan suatu rincian dan tujuan yang strategis. Standar harus dapat
mengukur apa yang mencerminkan hasil kinerja yang telah
dilaksanakan.
3. Pengukuran kinerja yang aktual yaitu dibuat pada waktu yang tepat.
4. Bandingkan kinerja yang aktual dengan standar. Jika hasil kinerja yang
aktual berada di dalam kisaran toleransi maka pengukuran dihentikan.
5. Melakukan tindakan korektif. Jika hasil kinerja aktual berada di luar
kisaran toleransi, harus dilakukan koreksi untuk deviasi yang terjadi.
54
satuan kerja. Kegiatan ini bermuara pada upaya untuk meningkatkan kinerja
unit kerja untuk memenuhi tuntutan SPM
1. Jenis-jenis Evaluasi
Ada empat jenis evaluasi yang dibedakan atas interaksi dinamis diantara
lingkungan program dan waktu evaluasi yaitu :
1. Evaluasi formatif yang dilakukan selama berlangsungnya kegiatan
program. Evaluasi ini bertujuan untuk melihat dimensi kegiatan program
yang melengkapi informasi untuk perbaikan program.
2. Evaluasi sumatif yang dilakukan pada akhir program. Evaluasi ini perlu
untuk menetapkan ikhtisar program, termasuk informasi outcome,
keberhasilan dan kegagalan program.
3. Evaluasi penelitian adalah suatu proses penelitian kegiatan yang
a. Pemilihan indikator
b. Reabilitas
c. Validitas
55
Banyak hal yang dapat dijadikan sebagai indikator dalam pengelolaan obat
dengan syarat bahwa indikator tersebut memenuhi kriteria dari indikator yang
telah ditetapkan .
Yang dapat dijadikan sebagai indikator pengelolaan obat di kabupaten kota
adalah :
PEMBINAAN
Pembinaan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di
daerah kepulauan dilaksanakan secara berjenjang dari tingkat Pusat,
56
Provinsi, Kabupaten/ Kota sampai tingkat Puskesmas baik dalam
aspek administrasi maupun teknis pengelolaan obat dan perbekalan
kesehatan, antara lain melalui :
a Pertemuan koordinasi pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan daerah kepulauan di tingkat
Provinsi yang dapat dihadiri oleh nara sumber Pusat, dan
pertemuan tingkat Kabupaten/ Kota yang dapat dihadiri
narasumber Provinsi.
b Konsultasi dari Puskesmas ke Kabupaten/Kota,
Kabupaten/ Kota ke Provinsi dan Provinsi ke Pusat.
c Kunjungan lapangan berupa bimbingan teknis, monitoring
dan evaluasi ketersediaan obat dan perbekalan
kesehatan sampai dengan UPK di daerah kepulauan
yang diikuti tim Puskesmas, tim Kabupaten dan tim
Provinsi secara bersama-sama.
d Pelatihan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan
yang diselenggarakan di tingkat Kabupaten dan Provinsi
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan mutu
sumberdaya manusia.
57
BAB V
PENUTUP
Pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan, masukan serta koreksi sangat
kami harapkan untuk perbaikan pedoman pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan di daerah kepulauan pada masa yang akan datang.
58
59