Splitting/Multitasking

Splitting atau multitasking adalah teknik penjadwalan yang digunakan untuk

mendapatkan jadwal proyek yang lebih baik dan atau meningkatkan pemanfaatan
sumber daya. Perencanaan men-split pekerjaan kontinu yang ada pada sebuah
aktivitas dengan menginterupsi pekerjaan dan mengirimkan sumber daya ke
aktivitas lain untuk 1 periode waktu, dan kemudian mengharuskan resume sumber
daya bekerja pada aktivitas yang asli. Splitting dapat menjadi peranti yang
bermanfaan jika pekerjaan yang dilibatkan tidak memasukkan biaya yang besar
pada startup/shutdown sebagai contoh, memindahkan peralatan dari satu lokasi
aktivitas ke lokasi lain.

Kesalahan paling umum adalah menginterupsi “orang-orang yang bekerja” dimana

ada biaya yang tinggi pada start up dan shutdown. Sebagai contoh meminta seorang
perancang jembatan mengambil waktu untuk mengerjakan masalah desain pada
proyek lain dapat menyebabkan individu ini kehilangan waktu empat hari karena
keluar masuk pada dua aktivitas. Biaya mungkin tidak kelihatan, tetapi biya tersebut
riil. Gambar 8.10 menunjukkan sifat masalah splitting. Aktivitas asli telah di split
menjadi 3 aktivitas terpisah: A, B, dan C. waktu shutdown dan start up
memperpanjang waktu untuk aktivitas asli.
Beberapa kalangan berpendapat bahwa kecenderungan untuk menangani
kekurangan sumber daya dengan multitasking adalah alas an utama mengapa
proyek gagal memenuhi jadwal. Kami setuju dengan pendapat tersebut. Perencana
perlu sebanyak mungkin menghindari penggunaan splitting. Kecuali dalam situasi
di mana biaya splitting adalah kecil atau ketika tidak ada alternative untuk
memecahkan masalah sumber daya. Perangkat lunak computer menawarkan pilihan
splitting untuk masing masing aktivitas; gunakanlah dengan tidak berlebihan. Lihat
Tinjauan Singkat dari Praktik : Menilai Alokasi Sumber Daya.

Manfaat Penjadwalan Sumber Daya

Manfaat membuat jadwal sebelum proyek dimulai adalah tersedianya waktu

untuk mempertimbangkan berbagai alternatif yang masuk akal. Jika penundaan
yang dijadwalkan tidak dapat diterima atau risiko penundaan terlalu tinggi, asumsi-
asumsi mengenai keterbatasan sumber daya dapat ditinjau kembali. Imbal balik
biaya waktu dapat dipertimbangkan.

Jadwal sumber daya menyediakan informasi yang diperlukan untuk

menyiapkan anggaran paket kerja time-pashed dengan tanggal-tanggal ditentukan.
Sekali dibuat, jadwal tersebut menyediakan cara cepat bagi manajer proyek untuk
mengukur dampak dari peristiwa tak terduga seperti turnover, breakdown peralatan,
atau perpindahan personel proyek. Jadwal sumber daya juga mengizinkan manajer
proyek untuk menilai berapa banyak fleksibilitas yang mereka miliki pada sumber
daya tertentu. Hal ini bermanfaat ketika mereka menerima permintaan dari manajer
lainnya untuk meminjam atau berbagi sumber daya. Menghargai permintaan seperti
itu menciptakan goodwill dan “IOU” yang dapat diuangkan selama waktu yang
diperlukan.

Menentukan Pekerjaan Proyek

Ketika menyusun penugasan individual, manajer proyek seharusnya

mencocokan, sebaik yang dapat mereka lakukan, kebutuhan dan permintaan dari
spesifik dengan pengalaman dan kualifiksi dari peserta yang tersedia. Dalam
pelaksanaannya, ada kecenderungan alamiah untuk menugaskan orang-orang
terbaikpada tugas yang paling sulit. Manajer proyek perlu hati-hati untuk tidak
melakukan hal tersebut secara berlebihan. Dari waktu ke waktu kemarahan orang-
orang ini dapat berkembang karena fakta bahwa mereka tidak pernah diberi
kesempatan untuk meningkatkan basis keterampilan / pengetahuan mereka.
Manajer proyek harus menyeimbangkan kinerja tugas dengan kebutuhan untuk
mengembangkan talenta dari orang-orang yang ditugaskan pada proyek.

Manajer proyek tidak hanya harus memutuskan siapa mengerjakan apa,

tetapi juga siapa bekerja dengan siapa. Ada sejumlah faktor yang perlu
dipertimbangkan ketika memutuskan siapa saja yang perlu bekerja sama. Pertama,
untuk memperkecil tekanan yang tidak perlu, manajer seharusnya mengambil
orang-orang dengan kepribadian dan kebiasaan kerja yang dapat saling
dipertukarkan, tetapi yang melengkapi satu sama lain (yaitu, kelemahan seseorang
menjadi kekuatan orang lain).

Sebagai contoh, seseorang mungkin brilian pada pemevahan masalah yang

rumit, tetapi tidak rapi mendokumentasikan kemajuannya. Adalah bijaksana untuk
memasangkan orang ini dengan orang yang sangat memerhatikan hal-hal kecil.
Orang yang berpengalaman seharusnya disatukan dengan orang baru, mereka tidak
hanya dapat berbagi pengalaman, tetapi juga membantu mensosialisasikan norma-
norma dan kebiasaan organisasi kepada pendatang baru. Akhirnya kebutuhan yang
akan datang harus dipertimbangkan.

Jadwal Sumber Daya Multiproyek

Pada kenyataannya, alokasi sumber daya biasanya terjadi pada lingkungan

multiproyek dimana permintaan dari sebuah proyek harus rekonsiliasi dengan
kebutuhan proyek lain. Organisasi harus mengembangkan dan mengelola sistem
untuk secara efisien mengalokasikan dan menjadwalkan sumber daya ke beberapa
proyek dengan prioritas, kebutuhan sumber daya, rangkaian aktivitas, dan risiko
yang berbeda-beda. Sistem harus dinamis dan mampu mengakomodasi proyek baru
dan juga mengalokasikan kembali sumber daya begitu pekerjaan proyek
diselesaikan. Sekalipun masalah sumber daya dan prinsip yang berlaku pada proyek
tunggal juga berlaku pada lingkungan multiproyek, namun solusi dan aplikasinya
lebih kompleks karena adanya kesaling tergantungan antar proyek.

Ada 3 masalah yang umum dihadapi ketika mengelola jadwal sumber daya
multiproyek :

1. Jadwal secara keseluruhan melebihi tanggal tenggat waktu.

Karena proyek sering berbagi sumber daya, keterlambatan pada satu proyek
dapat memiliki efek riak dan menunda proyek-proyek lainnya.
2. Pemanfaatan sumber daya yang tidak efisien.
Karena proyek memiliki kebutuhan dan jadwal yang berbeda-beda, ada
puncak (peak) dan lembah (valley) pada keseluruhan permintaan sumber
daya.
3. Penyumbatan sumber daya.
Keterlambatan dan jadwal motor adalah hasil dari kurangnya sumber daya
kritis yang diperlukan oleh berbagai proyek.
Untuk mengatasi masalah tersebut, semakin banyak perusahaan membentuk
departemen atau kantor proyek untuk mengatur penjadwalan sumber daya pada
banyak proyek. Sebuah pendekatan untuk penjadwalan sumber daya multiproyek
adalah menggunakan aturan “first come – first served”. Sistem antrian proyek
diciptakan di mana proyek yang saat ini sedang berlangsung harus didahulukan
disbanding proyek baru. Antrian ini cenderung memimpin kepada perkiraan
penyelesaian yang lebih dapat dipercaya, dan lebih disukai pada proyek-proyek
yang dikontrakan keluar, yang menerapkan penalti jika proyek terlambat.
Kelemahan pendekatan ini adalah penggunaan sumber daya yang tidak optimal /
tidak mempertimbangkan prioritas proyek.

Banyak perusahaan menggunakan proses yang lebih terperinci untuk

penjadwalan sumber daya, untuk meningkatkan kapasitas organisasi untuk
memulai proyek. Kebanyakan metode tersebut mendekati masalah dengan
memperlakukan proyek individu sebagai bagian dari sebuah proyek besar dan
mengadaptasi penjadwalan heuristic yang sebelumnya diperkenalkan untuk
“megaproyek” ini. Penjadwalan proyek yang terpusat juga membuat lebih mudah
untuk mengidentifikasi sumbatan sumber daya yang menghambat kemajuan
proyek. Akhirnya, banyak perusahaan menggunakan outsourcing sebagai alat untuk
menangani masalah alokasi sumber daya.