RANCANGAN AKTUALISASI

NILAI - NILAI DASAR PNS

OPTIMALISASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR MELALUI

PENGGUNAAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT BERBASIS WEB DI SUB BAGIAN UMUM
DAN KEPEGAWAIAN DINAS PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN KOTA SABANG

DHESIANA IDA SURYANTI

NIP. 19841010 201903 2 005
NDH. 07

COACH MENTOR
Drs. ZULKIFLI AHMAD, M.M. HARRY SUSETHIA, S.T., M.T.
 URAIAN TUGAS
PENGADMINISTRASI UMUM
• Memproses surat masuk sesuai prosedur;
• Memproses surat keluar sesuai prosedur;
• Menata arsip surat sesuai prosedur;
• Menata arsip dokumen lain sesuai prosedur;
• Melaporkan pelaksanaan tugas dan hasil kegiatan kepada
mentor sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
dan
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan
oleh pimpinan.
 IDENTIFIKASI ISU
Penilaian Kriteria
No Situasi/Kerisauan Total Skor
U S G
1. Kurang optimalnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar 5 4 5 14
di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata dan
Kebudayaan Kota Sabang
2. Kurang optimalnya pengelolaan data kepegawaian di Sub 3 4 4 11
Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata dan

ISU AKTUAL YANG DIANGKAT

Kebudayaan Kota Sabang
3. Kurang optimalnya pengelolaan daftar ketidakhadiran 3 3 4 10
pegawai di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pariwisata dan Kebudayaan Kota Sabang

GAGASAN PEMECAHAN ISU

Optimalisasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar melalui Penggunaan Aplikasi
Manajemen Surat Berbasis Web di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata dan
Kebudayaan Kota Sabang
 1. Melakukan konsultasi
dengan mentor tentang
rancangan aktualisasi

2. Mengidentifikasi
5. Melakukan evaluasi kebutuhan peralatan
kegiatan dan
pelaporan KEGIATAN

4. Melakukan
pengelolaan surat masuk 3. Memodifikasi Aplikasi
dan keluar dengan Manajemen Surat
Aplikasi Manajemen Surat berbasis web
berbasis web
 1. MELAKUKAN KONSULTASI DENGAN MENTOR TENTANG RANCANGAN AKTUALISASI

1. Menyampaikan dan
diskusi dengan mentor serta
meminta saran dan
masukan tentang 2. Mencatat hasil konsultasi
nasionalisme,
pengelolaan surat masuk akuntabilitas, etika
dan keluar berbasis web publik, dan anti
korupsi
Output:
Output: Catatan hasil
Rencana Kegiatan konsultasi

3. Meminta ijin dan

Output: persetujuan mentor
Lembar
Persetujuan
 2. MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN PERALATAN

1. Melakukan pendataan 2. Menyiapkan peralatan

peralatan yang dibutuhkan nasionalisme, yang dibutuhkan untuk
untuk kegiatan akuntabilitas, etika kegiatan
publik, komitmen
mutu dan anti
korupsi
Output: Output:
Daftar Kebutuhan Tersedianya alat
Alat

3. Menginstal aplikasi
Output: xampp
Terinstalnya aplikasi
xampp pada alat
 3. MEMODIFIKASI APLIKASI MANAJEMEN SURAT BERBASIS WEB

1. Membuka aplikasi
xampp, browser, dan 2. Memodifikasi aplikasi
aplikasi manajeman surat akuntabilitas, etika sesuai dengan kebutuhan
berbasis web publik, komitmen instansi
mutu dan anti
korupsi

Output:
Output: Adanya aplikasi
Terbukanya aplikasi yang sudah
dimodifikasi
 4. MELAKUKAN PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN
APLIKASI MANAJEMEN SURAT BERBASIS WEB

1. Membuka aplikasi
2. Menuliskan agenda surat
Output : terbukanya masuk/keluar pada menu
aplikasi AMS transaksi surat masuk/keluar
akuntabilitas, etika
publik, komitmen Output : Teragendakannya
mutu, dan anti surat dalam aplikasi
korupsi
5. Melihat buku agenda
surat masuk/keluar pada
aplikasi 3. Melakukan pemindaian
surat masuk/keluar
Output : Lembar agenda 4. Mengupload hasil
surat pada aplikasi pemindaian pada aplikasi Output : Adanya File hasil
pemindaian
Output : Teruplodnya file
hasil pemindaian pada
aplikasi
 5. MELAKUKAN EVALUASI KEGIATAN DAN PELAPORAN

1. Konsultasi dengan
mentor tentang evaluasi 2. Melaporkan kegiatan
terhadap kegiatan kepada mentor
akuntabilitas,

Output : Saran dari mentor

nasionalisme Output : laporan kegiatan
komitmen mutu dan
anti korupsi
 MANFAAT KEGIATAN
• Bagi Peserta :
• Mengefisienkan waktu pengelolaan surat masuk dan keluar
• Mempermudah pencarian arsip surat

• Bagi Organisasi :
• Mempercepat/mengoptimalkan layanan pengelolaan surat sehingga urusan
ketatausahaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien
 JADWAL KEGIATAN

MINGGU KE
NO KEGIATAN
I II III IV
Melakukan konsultasi dengan mentor
1
tentang rencana kegiatan

2 Mengidentifikasi kebutuhan peralatan

Memodifikasi Aplikasi Manajemen Surat

3
berbasis web
Melakukan pengelolaan surat masuk
4 dan keluar dengan
Aplikasi Manajemen Surat berbasis web
Melakukan evaluasi kegiatan dan
5
pelaporan
 THANK YOU!

• www.themegallery.com