Bab 4 Pembasan Gudang
Bab 4 Pembasan Gudang
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 ABIYASA
2 RAWAT JALAN
3 RAWAT INAP
7
4 ICU
5 ICCU
6 IGD
7 IBS
8 HCU
9 KEMOTERAPI
10 IMP
Selanjutnya mengeluarkan sediaan yang diminta secara FEFO dan FIFO yang
mana melihat tanggal kadaluarsanya, tanggal kadaluarsa yang lebih cepat maka
dikeluarkan terlebih dahulu atau obat yang datang lebih dahulu dan dikeluarkan
lebih dulu. Mencatat di kartu stok meliputi: tanggal pengeluaran, jumlah barang
yang diminta, sisa stok, dan unit yang diminta. Setelah itu petugas melakukan
double check terhadap barang yang akan didistribusikan ke masing-masing satelit
farmasi apakah sudah sesuai permintaan atau belum. Petugas yang mengecek
harus berbeda orang dengan yang mengambil barang untuk menghindari
terjadinya kesalahan barang yang diambil. Petugas yang mengecek akhir
memberikan tanda tangan dan nama pada lembar surat permintaan dan meminta
8
tanda tangan kepala instalasi farmasi/ penanggung jawab logistik farmasi sebagai
tanda disetujuinya permintaan. Kemudiaan sediaan farmasi diserahkan kepada
petugas dari satelit yang meminta dan petugas yang menerima menuliskan tanggal
penyerahan, nama terang petugas dan tanda tangan sebagai bukti penyerahan.
Mengarsipkan surat permintaan yang asli.
5 Pembahasan
Perencanaan yang dilakukan di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
meliputi kegiatan merencanakan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP yang
akan diadakan di rumah sakit yang telah disesuaikan dengan kebutuhan
pasien/pola konsumsi, pola penyakit, serta anggaran yang tersedia. Perencanaan
mengacu pada formularium rumah sakit yang merupakan hasil seleksi Tim
Farmasi dan Terapi (TFT). Formularium rumah sakit dibuat berdasarkan acuan
seperti : DOEN, Formularium Nasional, Standar Terapi Rumah Sakit (Standard
Treatment Guidelines/STG), data catatan medik/rekam medik, anggaran yang
tersedia, penetapan prioritas dan pola penyakit. Panitia TFT merupakan organisasi
yang mewakili hubungan komunikasi antara para SMF (Staf Medis Fungsional)
yang anggotanya terdiri dari dokter yang mewakili spesialisasi-spesialisasi yang
ada di Rumah Sakit dan apoteker wakil IFRS serta tenaga kerja lainnya.
Tahapan proses penyusunan Formularium Rumah Sakit adalah membuat
rekapitulasi usulan obat dari masing-masing SMF berdasarkan standar terapi atau
standar pelayanan medik, mengelompokkan usulan obat berdasarkan kelas terapi,
membahas usulan tersebut dalam rapat komite dan dapat meminta usulan dari
pakar, mengembalikan rancangan hasil pembahasan komite kepada masing-
masing SMF, membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF, menetapkan
daftar obat ke dalam Formularium Rumah Sakit, menyusun kebijakan dan
pedoman untuk implementasi dan melakukan edukasi mengenai Formularium
Rumah Sakit kepada staf dan melakukan monitoring Proses seleksi tersebut
mengacu pada Formularium Nasional dan Pembuatan laporan yang biasa dibuat
mengenai obat dan alkes yaitu laporan pemusnahan, near ED, penarikan, laporan
narkotik, psikotropik, prekursor dan laporan slow moving.
9
Pemeriksaan secara teliti terhadap nama barang, jenis sediaan, kekuatan sediaan, jumlah
barang, keadaan barang, nomor batch, jumlah fisik, kemasan barang, tanggal Expired Date dan
Medical Safety Data Sheet (MSDS)
Barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan/ tidak memenuhi standar dilaporkan ke Panitia
penerimaan barang untuk dikembalikan kedistributor untuk diganti dengan yang sesuai
pesanan.
Jika telah sesuai, maka ditanda tangani (mencantumkan tanggal, nama petugas penerima,
nomor SIP) serta distempel
Gambarberita
Pembuatan 1. Alur
acaraPemeriksaan Barang
penerimaan (BAP) datangke
dan diserahkan dibandahara
Gudangbarang
RSMS
Spesifikasi saat pemeriksaan yang dilakukan adalah pemeriksaan
administrasi dan fisik barang yang meliputi jumlah, merek barang, nomor batch,
tanggal kadaluarsa dan keterangan lain yang diperlukan. Untuk sediaan farmasi
yang bersifat toksik dan berbahaya harus menyertakan Medical Safety Data Sheet
(MSDS) dengan setidaknya menyertakan lembar MSDS pada pengiriman pertama
kali. Beberapa kendala yang dapat terjadi pada saat pemeriksaan barang datang
yaitu :
Jumlah dan bentuk sediaan yang tidak sesuai dengan Surat Permintaan.
Distributor tidak membawa faktur melainkan Surat Jalan.
Kurang teliti karena barang datang dalam satu waktu dengan jumlah yang
banyak.
Barang datang diluar jam kerja, serta administrasi salah. Misalnya
kesalahan pada faktur seperti alamat pengiriman salah, tanggal faktur lebih
cepat dibanding tanggal di SP, nama obat, jumlah dan harga pada faktur.
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak
atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait
12
penerimaan barang harus tersimpan dengan baik. Adapun skema alur penerimaan
barang di gudang RSMS dapat dilihat pada Gambar 2.
Penerimaan barang dan faktur barang datang ditandatangani serta
distempel (mencantumkan tanggal, nama petugas penerima, nomor SIP)
Entry data ke dalam komputer meliputi nama, no. faktur, tanggal faktur
barang datang, jenis dan jumlah barang, satuan, harga satuan, diskon
dan ppn
ke-3 yang sudah ditunjuk atau memenangkan tender sebagai penyedia jasa
pemusnahan. Contohnya seperti PT. Wastec Cilegon dengan mengundang saksi-
saksi dari dinas terkait baik perwakilan dari RS Margono, Dinas setempat,
perwakilan polisi, BPOM, serta melakukan dokumentasi untuk kegiatan tersebut.
RS Margono Soekarjo melakukan pemusnahan saat sekiranya obat yang harus
dimusnahkan telah terkumpul banyak, hal ini dilakukan agar pemusnahan lebih
efisien karena pihak ketiga pemenang tender pemusnahan obat berada diluar kota
Berikut adalah tahapan pemusnahan menurut Standar Prosedur Operasional
RSMS yaitu:
1. Semua data sediaan farmasi yang ED atau rusak dari semua satelit farmasi
di RSMS dikumpulkan ke gudang dan di keluarkan dalam sistem inventori
(penyimpanan) gudang farmasi RSMS, dan akan masuk dalam data
kerugian Rumah Sakit. Perbekalan farmasi yang kadaluwarsa atau rusak
dari gudang farmasi, dalam suatu wadah khusus dan diberi label
kadaluwarsa / rusak.
2. Sediaan farmasi yang akan dimusnahkan dikumpulkan dan di data setiap 6
bulan sekali untuk dilakukan pelaporan dan perencanaan pemusnahan.
Pelaporan dilakuan kepada direktur melalui Ka Instalasi Farmasi bahwa
akan dilaksanakan pemusnahan sediaan farmasi dan alkes yang ED atau
rusak
3. Petugas yang melaksanakan pemusnahan ada 3 katagori, yaitu:
Pihak Internal Rumah sakit ( Kepala Instalasi Farmasi dan
Penanggungjawab logistik farmasi)
Bagian Rumah Tangga atau Umum Rumah Sakit (sediaan farmasi
dan alkes adalah salah satu aset dari Rumah Sakit)
IPL (Instansi Penyehatan Lingkungan)
Pihak Eksternal, yaitu penyedia jasa pengelolaan limbah (yang
menentukan penyedia jasa pengelolaan limbah adalah IPL).
4. Melaksanakan pemusnahan bila sudah ada disposisi dari direktur setelah
ada koordinasi dengan BPKAD (Badan Pengelola Keuangan dan Aset
Daerah) Pemprov Jateng, karena sediaan farmasi RSMS merupakan asset
daerah dikarenakan RSMS adalah RSUD milik pemerintah serta Dinas
14
Kesehatan Provinsi dan atau Balai Besar/ Balai Pengawas Obat dan
Makanan setempat.
5. Pemusnahan dilakukan dengan cara, yaitu : dibakar, dilarutkan, limbah
dibuang dengan cara lain sesuai ketentuan penyedia jasa limbah (pihak ke-
3) yang disaksikan oleh petugas penusnahan dan saksi lain yang ditunjuk.
6. Membuat dan menandatangani berita acara pemusnahan bagi petugas dan
saksi yang ditunjuk. Berita acara dibuat dari pihak Rumah Sakit dan pihak
ke-3 penyelenggara pemusnahan untuk saling menandatangi berita acara.
7. Melaporkan kepada Direktur hasil pemusnahan perbekalan farmasi
Pemusnahan sediaan farmasi berupa narkotika yang ED atau rusak,
prosedur dan petugas dan saksi (pejabat yang berwenang) yang bertugas,
yaitu:
A. Mengumpulkan dan mengeluarkan sediaan farmasi kadaluwarsa atau
rusak dari gudang farmasi, dalam suatu wadah khusus dan diberi label
kadaluwarsa atau rusak.
B. Membuat laporan kepada direktur bahwa Instalasi Farmasi akan
melaksankan pemusnahan sediaan farmasi yang kadaluwarsa atau
rusak Rumah Sakit menyampaikan surat pemberitahuan dan
permohonan saksi kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan atau Balai
Besar/ Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat.
C. Dinas Kesehatan Provinsi dan atau Balai Besar/ Balai Pengawas Obat
dan Makanan setempat mengirimkan petugas sebagai saksi.
D. Pemastian kebenaran secara organoleptis oleh saksi sebelum dilakukan
pemusnahan.
E. Melaksanakan pemusnahan bila sudah ada disposisi dari direktur
setelah ada koordinasi dengan BPKAD (Badan Pengelola Keuangan
dan Aset Daerah) Pemprov Jateng dan Dinas Kesehatan Provinsi dan
atau Balai Besar/ Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat, dengan
cara dibakar atau dilarutkan, kemudian limbah dibuang dengan
pengolahan atau dengan cara lain yang sesuai pihak ke-3, dengan
disaksikan oleh kepala Instalasi Farmasi, Penanggung Jawab Logistik
Farmasi, Instasi Penyehatan Lingkungan, Bagian Rumah Tangga
Rumah Sakit, dan saksi lain yang ditunjuk.
F. Membuat berita acara pemusnahan rangkap 3 (tiga) yang memuat :
15
Kegiatan yang dilakukan pada stase ini tidak sampai melakukan proses
pemusnahan secara langsung hanya sebatas mengetahui bagaimana proses
pemusnahan dan pengembalian dan melakukan evaluasi terhadap sediaan farmasi
dan alkes near ED atau mengalami stok macet di gudang farmasi. Sediaan farmasi
dan alkes tercatat near ED jika masih belum digunakan pada masa mendekati 6
bulan dari waktu kadarluarsa. Obat /alat kesehatan dikatakan mengalami stok
macet atau stok mati (dead stock) apabila dalam waktu 3 bulan obat tersebut tidak
mengalami transaksi atau tidak pernah digunakan.