Standar Operasional Prosedur

(SOP) IMSEP 2019

International Affairs
ISMKI
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) IMSEP 2019

1. UMUM

1.1 Program Pertukaran Mahasiswa Kedokteran Nasional didasarkan pada

fleksibilitas dan saling percaya antara Anggota ISMKI, yakni
BEM/LEM/PEMA/SEMA/HIMA institusi yang berpartisipasi. International Affair
telah menyusun dan mengembangkan Anggaran Rumah Tangga (ART) ini untuk
menyatakan dengan jelas prosedur pertukaran dan sanksi jika tidak diikuti.

1.2 Singkatan resmi dari Program Pertukaran Mahasiswa Kedokteran Nasional adalah
PPMKN. Alih Bahasa untuk singkatan resmi dari Program Pertukaran Mahasiswa
Kedokteran Nasional adalah IMSEP (Indonesia Medical Students Exchange
Programme).

1.3 International Affairs (IA) merupakan sebuah bidang dari ISMKI yang mengatur dan
mengurus jalannya IMSEP serta mengevaluasi IMSEP pada IMSS dan Rakornas.

1.4 IA dalam menjalankan IMSEP mempunyai sebuah tim sebagai koordinator nasional
IMSEP. Koordinator nasional IMSEP dipilih pada saat pembagian tugas di rapat
internal IA. Koordinator nasional IMSEP selanjutnya disebut sebagai SC (Steering
Committee) serta tim IMSEP per-institusi host disebut sebagai OC (Organizing
Committee).

2. DEFINISI

2.1 Indonesia Medical Students Exchange Programme (IMSEP) adalah salah satu
program kerja bidang International Affairs (IA) ISMKI yang merupakan sebuah
program pertukaran yang menawarkan kesempatan bagi mahasiswa kedokteran se-
Indonesia untuk ikut merasakan bagaimana sistem dan budaya pendidikan dalam
masa pre-klinik serta organisasi mahasiswa Fakultas Kedokteran institusi tujuan.

2.2 Pendidikan pre-klinik didefinisikan sebagai masa kuliah mahasiswa di tingkat Strata
1 (S1).
3. TUJUAN DAN MANFAAT

3.1 Tujuan IMSEP adalah mengembangkan pengetahuan dan meningkatkan kemampuan

mahasiswa Kedokteran sebagai calon klinisi dengan melakukan pertukaran
mahasiswa, ilmu dan pengetahuan kedokteran.

3.2 Manfaat IMSEP adalah bertambahnya relasi dengan sesama mahasiswa kedokteran,
menambah ilmu pengetahuan, dan mendapat pengalaman di institusi lain.

4. SASARAN

4.1 HOST

4.1.1 Institusi yang berhak menjadi host IMSEP adalah institusi yang telah
melewati sistem tenderisasi yang telah ditentukan oleh bidang International
Affairs dan telah menandatangani surat perjanjian serta telah mendapat
persetujuan Sekretaris Bidang IA.

4.1.2 Berikut syarat yang harus dipenuhi sebagai host IMSEP :

4.1.2.1 Merupakan Institusi berakreditasi minimal B

4.1.2.2 Memiliki Rumah Sakit Pendidikan

4.1.2.3 Berkomitmen menjalankan program kerja IMSEP sesuai dengan

Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Memorandum of
Understanding (MoU) yang akan ditentukan lebih lanjut.

4.1.2.4 Institusi bersedia membentuk OC yang regulasinya akan di bahas

pada SOP poin 6.
 4.2 DELEGASI

4.2.1 Mahasiswa kedokteran yang berhak menjadi delegasi IMSEP adalah

mahasiswa yang telah lolos seleksi pendaftaran yang telah ditentukan oleh
bidang IA.

4.2.2 Seleksi pendaftaran yang di maksud berupa seleksi berkas dan wawancara.

4.2.3 Berikut syarat yang harus dipenuhi sebagai delegasi IMSEP :

4.2.3.1 Merupakan mahasiswa kedokteran S1 Pendidikan Dokter

preklinik.

4.2.3.2 Mengisi Formulir pendaftaran online yang disediakan oleh bidang

International Affairs.

4.2.3.3 Melengkapi berkas-berkas pendaftaran antara lain

4.2.3.3.1 Scan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

4.2.3.3.2 Surat Keterangan Mahasiswa Aktif

4.2.3.3.3 Surat Rekomendasi dari BEM/ LEM/ PEMA/ SEMA/

HIMA institusi

4.2.3.3.4 Motivation Letter

4.2.3.3.5 Scan surat pernyataan kesediaan mengikuti seluruh

rangkaian acara IMSEP dengan tanda tangan di atas
materai 6000.

4.2.4 Regulasi mengenai delegasi terpilih, akan dijelaskan lebih lanjut pada SOP
poin 8.

5. RINCIAN KEGIATAN

5.1 IMSEP memiliki kegiatan utama pertukaran mahasiswa dalam pendidikan pre-klinik.
5.2 IMSEP dilaksanakan selama minimal 5 hari dan maksimal 7 hari oleh host terpilih.

5.3 IMSEP dilaksanakan dalam rentang bulan September-Desember. Dimana penentuan

tanggal pelaksanaan diserahkan kepada host yang bersangkutan.

5.4 Pendaftaran delegasi IMSEP dibuka selama 14 hari sesuai kesepakatan dengan host
melalui bidang IA ISMKI.

5.5 Host memilih satu topik utama sesuai kompetensi institusinya untuk diangkat
sebagai tema utama kegiatan akademik dalam rangkaian acara IMSEP.

5.6 Aktivitas delegasi IMSEP yang difasilitasi oleh host di masa pertukaran berdasarkan
pilihan sebagai berikut :

5.6.1 Pilihan Wajib

5.6.1.1 Program perkuliahan di institusi penerima (host)

5.6.1.2 Hospital Visit

5.6.1.3 Kegiatan Laboratorium

5.6.1.4 Perkenalan kegiatan kemahasiswaan terutama BEM/ LEM

/PEMA/ SEMA/ HIMA di institusi penerima (host)

5.6.1.5 Cultural Activity (Welcome and Farewell Party)

5.6.2 Pilihan Tidak Wajib

5.6.2.1 Problem Based Learning

5.6.2.2 Campus Tour

5.6.2.3 Social Programme

5.6.2.4 Kegiatan pendukung lain sesuai kehendak institusi penerima

(host) masing – masing
6. REGULASI SC

6.1 Bertanggungjawab untuk mengkoordinasi, mempromosikan, dan membimbing host

dalam keberlangsungan IMSEP.

6.2 Meningkatkan efisiensi dan mengamati kesulitan yang mungkin timbul pada setiap
institusi dan membantu dalam mengatasi kesulitannya.

6.3 Memperbaharui semua informasi yang relevan untuk IMSEP :

6.3.1 SOP IMSEP

6.3.2 MoU IMSEP

6.3.3 Formulir Registrasi IMSEP

6.3.4 Statistik IMSEP

6.3.5 Database IMSEP setelah penyesuaian dengan OC

6.4 Menghubungi organisasi mahasiswa nasional atau internasional lainnya yang

berencana untuk berpartisipasi dalam program pertukaran dan bekerja sama dengan
mereka. Hal ini dilakukan apabila ada permintaan pihak luar ataupun keperluan lain
yang bermanfaat.

6.5 Mengawasi setiap institusi yang berpartisipasi agar bertindak sesuai dengan SOP.

6.6 Mengawasi agar penggunaan formulir resmi IMSEP digunakan sesuai dengan SOP.

6.7 Mempertimbangkan setiap BEM/LEM/PEMA/SEMA/HIMA yang baru ingin

berpartisipasi dalam IMSEP.

6.8 Menyiapkan dan mendistribusikan berkas IMSEP :

6.8.1 Formulir Registrasi (FR)

6.8.2 Formulir Kontrak (FK) - MoU

6.8.3 IMSEP Invitation Letter

6.8.4 Formulir Laporan OC

 6.8.5 Formulir Evaluasi

6.8.6 Sertifikat Resmi IMSEP

6.9 Menyediakan dan mempublikasikan informasi berkala tentang kegiatan IMSEP di

media publikasi ISMKI. Informasi tersebut wajib mengandung :

6.9.1 Pengenalan IMSEP.

6.9.2 Informasi relevan tentang IMSEP termasuk pengenalan SC dan OC.

6.9.3 Informasi mengenai open registration delegasi IMSEP dan pengumuman

delegasi terpilih IMSEP

6.9.4 Menjelaskan kegiatan yang sudah berlangsung.

6.10 Menjalin hubungan dan kerjasama dengan bidang lain di ISMKI bila diperlukan.

6.11 Membuatkan surat pengantar ke dekanat ataupun pihak yang berwenang untuk
delegasi IMSEP bila diperlukan.

6.12 Memastikan bahwa OC atau yang menggantikan menandatangani surat perjanjian

untuk menjadi host IMSEP.

6.13 Memastikan terkumpulnya berkas delegasi IMSEP yang kemudian diserahkan

kepada OC terkait.

6.14 Menyeleksi dan menempatkan delegasi pada institusi pilihannya atau institusi lain.

6.15 Mengadakan Net-Meet minimal 1 kali dalam 1 bulan.

6.16 Mengirimkan email resmi kepada delegasi IMSEP baik yang terpilih maupun tidak.
7. REGULASI OC

7.1 OC(Organizing Committee) untuk IMSEP adalah representatif resmi

BEM/LEM/PEMA/SEMA/HIMA dari Institusinya.

7.2 OC bertanggung jawab atas semua regulasi IMSEP, perizinan di institusinya serta
keamanan delegasi selama berada di tempatnya.

7.3 Menyediakan kebutuhan dasar serta penginapan yang layak atau sesuai perjanjian
khusus antara delegasi dan OC bila ingin menginap di tempat yang berbayar.
Penginapan diutamakan di tempat tinggal mahasiswa agar memberikan pengalaman
yang lebih pada delegasi.

7.4 Memastikan delegasi mendapatkan informasi yang relevan dan berguna serta CP
(Contact Person) dari institusi penerima (host).

7.5 Memfasilitasi delegasi IMSEP di masa pertukaran berdasarkan opsi aktivitas yang
telah dipilih oleh OC.

7.6 Melaporkan kesulitan yang dihadapi selama masa persiapan hingga berlangsungnya
IMSEP kepada SC.

7.7 Mengikuti Net-Meet yang diadakan oleh SC, minimal 1 kali dalam 1 bulan.

7.8 Pemasukan OC berasal dari SC, biaya registrasi delegasi, dan sumber lainnya
(Institusi, Sponsorship, Fundraising).

7.9 OC berhak melakukan pembatasan kuota delegasi yang akan diterima oleh
institusinya.

7.10 OC wajib melaporkan kuotanya paling lambat 10 hari sebelum pendaftaran dimulai.

7.11 Membuatkan group LINE untuk delegasi yang sudah diterima guna memperlancar
komunikasi antar delegasi dan antara delegasi dengan OC.

7.12 BEM/LEM/PEMA/SEMA/HIMA yang bersedia untuk melaksanakan IMSEP akan

menandatangani surat perjanjian kerjasama resmi. Surat perjanjian ini harus
ditandatangani oleh pihak yang akan bertanggung jawab pada institusi masing-
masing selama terlaksananya IMSEP.
8. REGULASI DELEGASI

8.1 Delegasi adalah mahasiswa pre – klinik yang telah lolos seleksi berkas dan
wawancara oleh SC.

8.2 Delegasi akan mendapat Invitation Letter dari SC melalui OC.

8.3 Delegasi wajib mengisi Travel Plan tentang jadwal keberangkatan dan jadwal
kepulangan.

8.4 Delegasi harus tiba sebelum aktivitas IMSEP dimulai. Batas toleransi keterlambatan
delegasi adalah sehari setelah aktivitas IMSEP dimulai.

8.5 Delegasi dinyatakan lulus apabila :

8.5.1 Membayar uang registrasi

8.5.2 Mengikuti seluruh rangkaian acara IMSEP, kecuali apabila delegasi telah
mendapatkan ijin dari OC yang bersangkutan

8.5.3 Melengkapi berkas IMSEP yang wajib dipenuhi oleh delegasi.

8.6 Delegasi wajib menjaga kesehatan masing-masing, untuk itu disarankan membawa
kebutuhan obat pribadi dan asuransi yang dapat digunakan apabila terjadi sesuatu
pada delegasi.

8.7 Delegasi bertanggung jawab atas kerusakan apapun, baik tempat tinggal dan bahan
lainnya yang dipinjamkan untuk penggunaannya selama aktivitas IMSEP. Dalam
kasus di mana kerusakan ditemukan setelah aktivitas IMSEP selesai, klaim harus
disampaikan ke BEM/LEM/PEMA/SEMA/HIMA asal delegasi tersebut.

8.8 Delegasi wajib membayar uang registrasi yang disesuaikan dengan kesepakatan SC -
OC maksimal 1 minggu setelah pengumuman delegasi terpilih IMSEP.

8.9 Delegasi dapat membatalkan keberangkatan dengan konsekuensi :

8.9.1 Jika pembatalan dilakukan selama masa pembayaran registrasi, maka
delegasi akan dinyatakan mengundurkan diri dan delegasi dari waiting list
 akan menggantikan posisinya. Jika delegasi yang bersangkutan sudah
melakukan pembayaran, uang akan dikembalikan sebesar 100%.
8.9.2 Jika pembatalan dilakukan dalam kurun waktu 1 minggu setelah masa
pembayaran registrasi, maka uang pendaftaran akan dikembalikan sebesar
60% dan delegasi akan dinyatakan mengundurkan diri kemudian delegasi
dari waiting list akan menggantikan posisinya.
8.9.3 Selain kurun waktu dari 2 poin di atas, maka uang registrasi delegasi tidak
dapat dikembalikan.
8.10 Tidak terdapat pembayaran tambahan untuk setiap kegiatan IMSEP selain
pembayaran administrasi ke OC via transfer bank.
8.11 Delegasi bertanggung jawab atas kerugian keuangan yang disebabkan oleh
pelanggaran atas kontraknya.

8.12 Delegasi akan menerima sertifikat resmi IMSEP setelah mengikuti semua aktivitas
IMSEP dan kelulusan delegasi diserahkan kepada OC yang bersangkutan.

8.13 Peraturan delegasi lebih lanjut dapat ditambah, diubah, atau dikurangi oleh pihak OC
sesuai dengan kondisi masing masing institusi.

8.14 Apabila delegasi belum melakukan pembayaran sampai batas waktu yang telah
ditentukan dalam poin 8.8, maka delegasi akan digantikan oleh delegasi waiting list.

9. REGULASI BERKAS

9.1 Berkas IMSEP merupakan sekumpulan dokumen yang berfungsi sebagai penunjang
terselenggaranya serangkaian acara IMSEP, yang terdiri dari :

9.1.1 Formulir Registrasi (FR)

9.1.2 Formulir Kontrak (FK) - MoU

9.1.3 IMSEP Invitation Letter

9.1.4 Formulir Statistik IMSEP

9.1.5 Formulir Laporan OC

9.1.6 Formulir Evaluasi

 9.1.7 Sertifikat Resmi IMSEP

9.2 Berkas IMSEP didistribusikan oleh SC kepada OC masing-masing institusi dan

delegasi kecuali formulir statistik IMSEP.

9.3 Formulir Registrasi

9.3.1 Formulir Registrasi (FR) adalah formulir yang diisi oleh calon delegasi
sebelum proses seleksi oleh SC.

9.3.2 FR berupa formulir online yang dipublikasikan, didistribusikan dan diterima

langsung oleh SC.

9.4 Formulir Kontrak (FK) – MoU

9.4.1 Formulir Kontrak merupakan formulir perjanjian antara SC dan OC

mengenai terselenggaranya IMSEP

9.4.2 Formulir Kontrak terdiri atas poin dibawah ini :

9.4.2.1 Pembukaan

9.4.2.2 Hak dan kewajiban institusi host / OC

9.4.2.3 Hak dan kewajiban SC

9.4.2.4 Mekanisme penyelenggaraan

9.4.2.5 Kegiatan

9.4.2.6 Sanksi

9.4.2.7 Penutup

9.4.3 SC dan OC harus memiliki salinan yang telah di tandatangan dan di stempel
kedua belah pihak.

9.4.4 SC dan OC wajib mentaati setiap pasal yang telah ditetapkan bersama dalam
Formulir Kontrak.

9.5 IMSEP Invitation Letter

 9.5.1 IMSEP Invitation Letter merupakan surat keterangan dari ISMKI yang

menyertakan nama-nama delegasi yang akan berpartisipasi dalam kegiatan

IMSEP dan didistribusikan oleh SC.

9.6 Formulir Statistik IMSEP

9.6.1 Formulir Statistik IMSEP dibuat dan diisi oleh SC yang berisi mengenai

jumlah pendaftar IMSEP di setiap institusi host, jumlah peminat pada

masing-masing host, jumlah delegasi pada periode sebelumnya, dan info lain

yang dapat berguna untuk statistik IMSEP.

9.7 Formulir Laporan OC

9.7.1 Formulir Laporan OC adalah laporan kegiatan selama acara IMSEP di

institusi host dan diserahkan kepada SC maksimal 2 minggu setelah kegiatan

IMSEP berakhir.

9.8 Formulir Evaluasi

9.8.1 Formulir Evaluasi merupakan formulir yang berisikan penilaian dari delegasi

mengenai serangkaian acara IMSEP.

9.8.2 Delegasi harus mengisi Formulir Evaluasi IMSEP maksimal 1 minggu

setelah aktivitas IMSEP berakhir.

9.8.3 OC membantu SC dalam memastikan delegasi mengisi Formulir Evaluasi

dan menyampaikan formulir tersebut ke SC.

9.9 Sertifikat Resmi IMSEP

9.9.1 ISMKI akan menyediakan sertifikat resmi untuk institusi penerima (host)

IMSEP ISMKI.

9.9.2 ISMKI akan menyediakan sertifikat resmi untuk delegasi di IMSEP ISMKI.

9.9.3 Sertifikat akan didistribusikan oleh SC.

 9.9.4 Sertifikat hanya dapat diberikan kepada delegasi yang telah memenuhi

persyaratan sesuai SOP poin 8.5.

9.9.5 Sertifikat harus ditandatangani oleh Sekjen ISMKI, Sekbid IA, Koordinator

OC dan Dekanat Institusi Host.

9.9.6 Sertifikat delegasi akan diberikan dalam bentuk soft file.

10. TIMELINE

10.1 Open Tender institusi host IMSEP dilakukan pada bulan Maret-April 2019.

10.2 Pengumuman Institusi host terpilih pada bulan April 2019.

10.3 Net Meet Institusi-OC-SC dilakukan selama persiapan, saat acara dan setelah
acara IMSEP.

10.4 Konsep dan proposal kegiatan diselesaikan pada bulan Mei-Juni 2019.

10.5 Pendaftaran dan Wawancara delegasi IMSEP dilakukan di bulan Juli-Agustus

2019.

10.6 Acara IMSEP dilakukan di bulan September – Desember 2019.

11. SANKSI

11.1 Sanksi akan di musyawarahkan lebih lanjut dan tertulis di dalam Formulir kontrak
(MoU) yang ditandatangani oleh SC dan OC