BAB 3

ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Pada tahun 1885, perusahaan dengan nama Lever Brothers

didirikan oleh dua bersaudara dari Inggris yaitu William dan Lever.

Perusahaan ini memproduksi Sunlight, Lux, dan Lifeboy yang dipasarkan

dengan kemasan dan iklan yang baik sehingga semakin lama semakin

berkembang. Sementara di Belanda pada waktu yang bersamaan berdiri

dua perusahaan keluarga yaitu milik keluarga Anton Jurgens dan Van

den Bergh. Kedua perusahaan ini sama-sama memproduksi mentega. Tak

lama setelah itu kedua perusahaan ini bergabung dengan nama Margarine

Unie yang memproduksi sabun dan mentega. Lever Brothers dan

Margarine Unie sama-sama membuat produk untuk konsumen dalam

jumlah besar, jalur distribusinya luas, dan material bakunya sama.

Akhirnya pada tahun 1930, Lever Brothers dan Margarine Unie menjadi

satu perusahaan dengan nama Unilever dengan ciri khas logo “U”.

Unilever memiliki dua kantor yaitu di London, Inggris dan Roterrdam.

Sementara itu, Unilever Indonesia didirikan pada 5 Desember 1933

dengan nama Zeepfabrieken N.V. Lever yang ber-akta No. 33 yang

dibuat oleh Tn.A.H. van Ophuijsen, notaris di Batavia. Akta ini disetujui

oleh Gubernur Jenderal van Negerlandsch-Indie dengan surat No. 14

pada tanggal 16 Desember 1933, terdaftar di Raad van Justitie di Batavia

dengan No. 302 pada tanggal 22 Desember 1933 dan diumumkan dalam

63
 64

Javasche Courant pada tanggal 9 Januari 1934 Tambahan No. 3. Dengan

akta No. 171 yang dibuat oleh notaris Ny. Kartini Mulyadi tertanggal 22

Juli 1980, nama perusahaan diubah menjadi PT Unilever Indonesia.

Perusahaan mendaftarkan 15% dari sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan

Bursa Efek Surabaya setelah memperoleh persetujuan dari Ketua Badan

Pelaksana Pasar Modal (Bapepam) No. SI-009/PM/E/1981 pada tanggal

16 November 1981.Pada Rapat Umum Tahunan perusahaan pada tanggal

24 Juni 2003, para pemegang saham menyepakati pemecahan saham,

dengan mengurangi nilai nominal saham dari Rp 100 per saham menjadi

Rp 10 per saham. Perubahan ini dibuat di hadapan notaris dengan akta

No. 46 yang dibuat oleh notaris Singgih Susilo, S.H. tertanggal 10 Juli

2003 dan disetujui oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia

Republik Indonesia dengan keputusan No. C-17533 HT.01.04-TH.2003.

Perusahaan bergerak dalam bidang produksi sabun, deterjen, margarin,

minyak sayur dan makanan yang terbuat dari susu, es krim, makanan dan

minuman dari teh dan produk-produk kosmetik. Sebagaimana disetujui

dalam Rapat Umum Tahunan Perusahaan pada tanggal 13 Juni, 2000,

yang dituangkan dalam akta notaris No. 82 yang dibuat oleh notaris

Singgih Susilo, S.H. tertanggal 14 Juni 2000, perusahaan juga bertindak

sebagai distributor utama dan memberi jasa-jasa penelitian pemasaran.

Akta ini disetujui oleh Menteri Hukum dan Perundang-undangan (dahulu

Menteri Kehakiman) Republik Indonesia dengan keputusan No. C-

18482HT.01.04-TH.2000.
 65

3.1.2 Perkembangan Perusahaan

Pada tanggal 22 November 2000, perusahaan mengadakan

perjanjian dengan PT Anugrah Indah Pelangi, untuk mendirikan

perusahaan baru yakni PT Anugrah Lever (PT AL) yang bergerak di

bidang pembuatan, pengembangan, pemasaran dan penjualan kecap, saus

cabe dan saus-saus lain dengan merk dagang Bango, Parkiet dan Sakura

dan merek-merek lain atas dasar lisensi perusahaan kepada PT Al. Pada

tanggal 3 Juli 2002, perusahaan mengadakan perjanjian dengan Texchem

Resources Berhad, untuk mendirikan perusahaan baru yakni PT

Technopia Lever yang bergerak di bidang distribusi, ekspor dan impor

material-material dengan menggunakan merek dagang Domestos Nomos.

Pada tanggal 7 November 2003, Texchem Resources Berhad

mengadakan perjanjian jual beli saham dengan Technopia Singapore Pte.

Ltd, yang dalam perjanjian tersebut Texchem Resources Berhad sepakat

untuk menjual sahamnya di PT Technopia Lever kepada Technopia

Singapore Pte. Ltd. Dalam Rapat Umum Luar Biasa perusahaan pada

tanggal 8 Desember 2003, perusahaan menerima persetujuan dari

pemegang saham minoritasnya untuk mengakuisisi saham PT Knorr

Indonesia (PT KI) dari Unilever Overseas Holdings Limited (pihak

terkait). Akuisisi ini berlaku pada tanggal penandatanganan perjanjian

jual beli saham antara perusahaan dan Unilever Overseas Holdings

Limited pada tanggal 21 Januari 2004. Pada tanggal 30 Juli 2004,

perusahaan digabung dengan PT KI. Penggabungan tersebut dilakukan

dengan menggunakan metoda yang sama dengan metoda pengelompokan

saham (pooling of interest). Perusahaan merupakan perusahaan yang

 66

menerima penggabungan dan setelah penggabungan tersebut PT KI tidak

lagi menjadi badan hukum yang terpisah. Penggabungan ini sesuai

dengan persetujuan Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) dalam

suratnya No. 740/III/PMA/2004 tertanggal 9 Juli 2004. Pada tahun 2007,

PT Unilever Indonesia Tbk. (Unilever) telah menandatangani perjanjian

bersyarat dengan PT Ultrajaya Milk Industry & Trading Company Tbk

(Ultra) sehubungan dengan pengambilalihan industri minuman sari buah

melalui pengalihan merek “Buavita” dan “Gogo” dari Ultra ke

Unilever. Perjanjian telah terpenuhi dan Unilever dan Ultra telah

menyelesaikan transaksi pada bulan Januari 2008.

3.1.3 Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan

3.1.3.1 Visi

“To become the first choice of consumer, costumer and

community”

Empat pilar utama dari visi yang menggambarkan

arah jangka panjang dari perusahaan – kemana tujuan

perusahaan dan bagaimana perusahaan menuju ke arah

sana:

1. Bekerja untuk membangun masa depan yang lebih

baik setiap hari.

2. Membantu orang-orang merasa nyaman,

berpenampilan baik dan lebih menikmati kehidupan

 67

dengan brand dan pelayanan yang baik bagi mereka

dan bagi orang lain.

3. Menjadi sumber inspirasi orang-orang untuk

melakukan hal kecil setiap hari yang dapat membuat

perbedaan besar bagi dunia.

4. Akan mengembangkan cara baru dalam melakukan

bisnis dengan tujuan membesarkan perusahaan dua

kali lipat sambil mengurangi dampak lingkungan

1.1.3.2 Misi

1. Menjadi yang pertama dan terbaik di kelasnya dalam

memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen.

2. Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan,

konsumen dan komunitas.

3. Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah

dari segala proses.

4. Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang

dengan kinerja yang tinggi.

5. Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang

menguntungkan dan memberikan imbalan di atas

rata-rata karyawan dan pemegang saham.

6. Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi,

peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup.

 68

3.1.3.3 Nilai Perusahaan

1. Selalu bekerja dengan intergritas

Beroperasi dengan integritas dan rasa hormat pada

orang-orang, sentuhan bisnis pada organisasi dan

lingkungan selalu menjadi pusat dari tanggung

jawab corporate.

2. Dampak positif

Unilever bertujuan untuk memberikan dampak

positif dengan berbagai cara: melalui brand

Unilever, melalui kegiatan komersial dan hubungan

Unilever, melalui kontribusi sukarela, serta berbagai

cara lain dimana Unilever berhubungan dengan

masayarakat.

3. Komitmen yang berlanjut

Unilever juga berkomitmen untuk terus

meningkatkan cara dalam menangani dampak

lingkungan dan bekerja dengan tujuan jangka

panjang dalam mengembangkan bisnis yang

berkelanjutan.

4. Menjalankan aspirasi

Tujuan Unilever telah memberikan aspirasi untuk

mengelola bisnis. Hal ini diperkuat peraturan

Unilever dalam prinsip-prinsip bisnis yang

menjelaskan standar operasional yang diikuti semua

karyawan Unilever, dimanapun mereka berada

 69

diseluruh dunia. Aturan ini juga mendukung

pendekatan Unilever pada pemerintah serta

tanggung jawab corporate.

5. Bekerja dengan yang lain

Unilever ingin bekerja dengan para penyedia

sumber daya yang memiliki nilai dan standar yang

sama dengan Unilever dalam bekerja. Peraturan

tentang rekanan bisnis, sejalan dengan peraturan

prinsip bisnis Unilever, terdiri dari sepuluh prinsip

yang meliputi integritas bisnis dan tanggung jawab

yang berhubungan dengan karyawan, konsumen dan

lingkungan.

3.1.4 Produk

3.1.4.1 Foods and Beverages

Dimulai sejak tahun 1937, Unilever mulai

memproduksi margarine dengan merk Blue Band dan

memutuskan untuk menjadikannya sebagai produk

margarine nomor satu. Sejak itulah merk tersebut

merupakan awal dari usaha perusahaan ini memproduksi

makanan.

a. Makanan Ringan : Taro

b. Minuman Ringan : Buavita

c. Margarine : Blue Band

 70

d. Minyak Goreng : Minyak Samin (cap onta)

e. Teh: Sariwangi, Lipton

f. Es Krim : Wall’s, Magnum

g. Penyedap Masakan : Royco, Kecap Bango

3.1.4.2 Home Care

Hingga saat ini detergent merupakan produk

terbesar perusahaan dan telah membuktikan volume

penjualan yang meyakinkan. Pada tahun 1970-an, produk

detergen berhasil melipatgandakan penjualannya dan

sampai saat ini sabun cuci pertama di Indonesia yang

menggunakan material NSP (Non Soap Detergent) yang

berhasil menjadi nomor satu di pasaran adalah Rinso.

a. Sabun Cuci : Rinso, Superbusa, Omo, Sunlight, dan

Surf

b. Sabun Cuci Piring : Sunlight, Vim Power

c. Pewangi Cucian : Comfort, Molto

d. Pembersih : Wipol, Domestos, CIF, Vixal

e. Pemurni air : PureIt

3.1.4.3 Personal Care

Dimulai dengan pengakuisisian pabrik Colibri di

Surabaya. Saat itu perusahaan hanya memproduksi pasta

gigi yang bermerek Pepsodent dan tidak berminat untuk

 71

memperluas usahanya dengan memproduksi produk-

produk toiletries. Selain karena perusahaan tidak memiliki

pengalaman cukup untuk usaha itu, juga karena kesulitan

bahan baku dan konsumen pada saat itu lebih pada

produk-produk impor dari Inggris.

Setelah tahun 1977, kemampuan daya beli

masyarakat meningkat. Perusahaan melihat bahwa produk-

produk yang dikeluarkan seperti kecantikan dan shampo

dapat terjangkau oleh kemampuan masyarakat, maka

perusahaan meluncurkan produk-produk baru seperti

minyak goreng, deodorant, shampoo, lotion, skin care,

bedak, dan pasta gigi.

Secara menyeluruh tahun 1999, merupakan tahun

yang sangat berhasil bagi divisi personal care. Merek-

merek personal care berhasil tumbuh kuat, ini dapat

tercapai berkat fokus terhadap inti mendasar, pemahaman

mendalam akan konsumen dan terjemahan tepat atas

pemahaman ini ke dalam kombinasi merek yang mampu

memenuhi kebutuhan konsumen dengan lebih baik.

Dibidang bisnis rambut, produk ‘clear’ tergolong

berhasil memasuki pasar. Kategori produk skin mengalami

pemulihan pada tahun 1999, inovasi dan komunikasi kuat

produk Ponds, Vaseline, Citra, dan Hazeline telah meluas

kedudukannya di pasar. Adapun jenis produk yang

dihasilkan pada divisi ini, adalah:

 72

a. Pasta Gigi : Pepsodent, Pepsodent Junior, dan Close

Up

b. Shampo: Sunsilk, Clear, Bricks, dan Organics, Dove,

TRESemme

c. Sabun: Lifebuoy, Lux

d. Minyak Rambut : Bricks

e. Deodorant: Rexona, dan Axe, She

f. Lotion: Citra, Ponds, dan Hazeline, Vaseline

g. Baby Care: Cuddle, Zwitsal

h. Face Care: Ponds dan Hazeline

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Unilever Indonesia

(Sumber : MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
 74

3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang

• Presiden Direktur

Presiden direktur bertugas melakukan pengawasan atas kebijakan

direksi dalam menjalankan perseroan, untuk melakukan tugas-tugas

lain sebagaimana ditentukan oleh rapat umum pemegang saham

tahunan dari waktu ke waktu dan memberi nasehat kepada Direksi

serta melakukan hal-hal lain seperti ditentukan dalam anggaran

dasar perseroan. Dewan komisaris mengadakan rapat sedikitnya

empat kali setahun dan setiap waktu bilamana dipandang perlu

sesuai dengan sesuai dengan anggaran dasar perseroan. Panggilan

rapat dapat dikirmkan kepada setiap anggota dengan

mencantumkan acara, tanggal, waktu, dan tempat rapat Dewan

Komisaris. Rapat Dewan Komisaris dilakukan ditempat

kedudukan persseroan atau ditempat kegiatan usaha wilayah

Republik Indonesia. Risalah rapat dibuat dan ditandatangani sesuai

dengan ketentuan anggaran dasar perseroan dan fungsi sebagai

berikut sah mengenai pembahasan dan keputusan yang diambil

dalam rapat tersebut. Dewan Komisaris mengadakan empat kali

rapat pada tahun 2008 dengan persentase kehadiran 95%. President

Direktur saat ini adalah Maurits Daniel Rudolf Lalisang,

bertanggung jawab dalam:

- Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif,

menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi serta

berperan dalam menentukan, mengimplementasikan dan

 75

mengevaluasi secara berkala anggaran serta program kerja

perusahaan.

- Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan

pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi

semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan

alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda;

mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan

menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

- Menjalankan program kerja yang telah ditetapkan sesuai

dengan standar etika dan hukum, sehingga tercapainya

keselarasan dan efektivitas.

• Dewan komisaris

Tugas utama dewan komisaris adalah mengawasi direksi dalam

menjalankan kiegiatan dan mengelola perusahaan. Sesuai dengan

peraturan yang berlaku, dewan komisarismemiliki sepuluh anggota

dewan komisaris yang terdiri dari satu orang sebagai komisaris

utama, enam anggota komisaris dan tiga anggota komisaris

independen yang tidak terafiliasi dengan direksi dan dewan

komisaris atau pemegang saham pengendali.

• Direktur / Vice President

Tugas utama dari direktur adalah menentukan usaha sebagai

pimpinan umum dalam mengelola perusahaan, memegang

kekuasaan secara penuh dan tanggung jawab terhadap pemegang

 76

perusahaan secara keseluruhan, menentukan kebijakan yang

dilandaskan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan

perusahaan. Tanggung jawab dari direktur antara lain :

- Membantu tugas Presiden Direktur dalam menentukan,

mengimplementasi, dan mengevaluasi anggaran serta

program kerja perusahaan secara berkala.

- Membuat keputusan jangka panjang dan jangka menengah

untuk perusahaan.

- Melakukan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan yang

berkaitan dengan administrasi keuangan, kepegawaian, dan

sekretariat.

- Membuat perencanaan dan pengembangan terhadap sumber

pendapatan, pembelanjaan, dan kekayaan perusahaan.

Direktur pada PT Unilever Indonesia dibagi berdasarkan pada

produk yang dihasilkan pada divisi masing-masing dan juga

berdasarkan functional nya, seperti berikut :

1. Direktur Keuangan / Chief Financial Officer

Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan

dengan semua keuangan yang ada pada Unilever.

2. Customer Development Director

Adalah bagian untuk mengurusi tentang masalah customer,

merangkul customer sebanyak banyak nya.

 77

3. Supply Chain Director

Adalah bagian untuk mengatasi permasalahan bahan baku

hingga distribusi.

4. Personal Care Director

Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan

dengan produk Personal Care yang dihasilkan Unilever

5. Homecare Director

Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan

dengan produk Home Care yang dihasilkan Unilever

6. Ice Cream & Marketing Service Director

Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan

dengan produk ice cream yang dihasilkan Unilever

7. Foods Director

Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan

dengan produk makanan yang dihasilkan Unilever.

8. Human Resource Director

Adalah bagian yang menangani perekrutan, pengembangan

karyawan perusahaan.

9. External Relation Director

Adalah bagian yang berhubungan bisnis antar perusahaan

atau yang bekerjasama dengan perusahaan lain dan pihak

lain.

Dapat dilihat pada gambar bagan struktur organisasi di atas, bahwa

setiap pembagian director mempunyai sub divisi yang berada di

 78

bawahnya. Contohnya Director Home dan Personal Care (HPC),

mempunyai sub divisi yaitu comercial HPC dan Marketing HPC ,

setiap kegiatan yang dilakukan oleh dua divisi yang ada di bawah

director , akan ada dibawah pengawasan director, begitupula pada

marketing HPC ada home care dan personal care , home care dan

personal care akan berada di bawah pengawasan marketing HPC

sehingga segala pengaduan kerja harus melalui marketing HPC dan

tidak boleh langsung ke director.

• Audit Internal

Unit Audit Internal dipimpin oleh Group Audit Manager, dibantu

oleh beberapa auditor internal dan diatur dengan piagam audit

internal. Piagam tersebut menjelaskan struktur unit audit internal,

kewajiban, dan tanggung jawab auditor internal dan semua anggota

unit audit internal setuju untuk memenuhi sesuai dengan prinsip

bisnis Unilever.

Audit internal bertanggung jawab dalam :

- Membantu manajemen dalam menilai risiko-risiko utama

yang dihadapi perusahaan dan memberi nasihat kepada

manajemen.

- Menyusun rencana internal audit.

- Membahas dan menilai kebaikan dan ketepatan pelaksanaan

pengendalian akuntansi, keuangan serta operasi.

- Mengevaluasi struktur pengendalian internal.

 79

- Meyakinkan apakah pelaksanaan sesuai dengan

kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang telah ditetapkan

perusahaan.

- Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan

tersebut kepada direksi dan komisaris.

Ketua unit audit internal ditunjuk oleh Direksi dan disetujui oleh

Dewan Komisaris, tanggung jawab langsung kepada presiden

direktur. Unit Audit Internal dalam melaksanakan kewajibannya

berhubungan erat dengan Komite Audit

• Komite Nominasi dan Remunerasi

Komite Nominasi dan Remunerasi bertugas untuk menelaah dan

merumuskan rekomendasi paket remunerasi Dewan Komisaris dan

Direktur serta merencanakan pencalonan dan nominasi calon yang

akan diusulkan sebagai anggota Dewan Komisaris, Direksi,

dan/atau anggota berbagai Komite lainnya.

Komite Nominasi dan Remunerasi bertanggung jawab dalam:

- Melakukan fungsi pengawasan atas kinerja perusahaan yang

berkaitan dengan review sistem pengendalian internal

perusahaan, memastikan kualitas laporan keuangan, dan

meningkatkan efektivitas fungsi audit.

- Menelaah risiko yang dihadapi perusahaan dan ketaatan

perusahaan terhadap peraturan.

 80

- Melakukan penelaahan terhadap kebenaran informasi yang

akan disampaikan oleh direksi kepada komisaris.

- Memberikan rekomendasi mengenai peningkatan efektivitas

auditor internal untuk meningkatkan sistem pengendalian

internal.
3.2.2 Struktur Organisasi Supply Chain pada PT Unilever Indonesia

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Supply Chain pada PT Unilever Indonesia

(Sumber: MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
 82

Pada setiap kategori produk yang dihasilkan Unilever Indonesia

memiliki struktur organisasi yang sama seperti yang dapat dilihat pada

gambar 3.2. Kondisi pada PT Unilever di Indonesia yaitu dengan

memiliki beberapa Plant untuk memproduksi satu kategori produk

sehingga cakupan kekuasaan setiap struktur organisasi pada kategori

tertentu adalah pada seluruh plant yang menghasilkan kategori tersebut.

Seperti yang kita ketahui, Supply Chain terdiri dari beberapa proses dari

pengadaan material dari vendor hingga pengantaran material pada end

user, berikut lokasi lokasi manufaktur PT Unilever Indonesia:

1. Jakarta : Head Office

2. Cikarang : Hair Care / Home Care Liquid, Ice Cream

3. Rungkut – Surabaya : Toothpast / Deo, Toilet Soap

4. Gn. Putri : Taro

5. Citeureup : Tea

6. Subang : Bango

Adapun proses keseluruhan supply chain pada PT Unilever

Indonesia dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

 83

Gambar 3.3 Primary Value Chain pada PT Unilever Indonesia

(Sumber : MDM Manager – PT Unilever Indonesia)

Dengan memiliki proses yang banyak di setiap manufaktur dan

pabrik yang ada, Unilever mengimplementasi SAP khususnya untuk

mengatasi hiruk pikuknya aktivitas pada proses Supply Chain dengan

objektif:

- Mengintegrasikan pekerjaan sehari-hari antar rekan kerja di

departemen lainnya

- Kemudian dapat mengelola dan menyambung semua uniform data

melalui standardised process

- Dapat menghasilkan decision making dan online reporting

Dalam ruang lingkup supply chain, Unilever mengimplementasi

modul yang berkaitan seperti Material Management, Production Plan

dan Sales and Distribution. Yang selanjutnya akan lebih di bahas pada

proses di modul Material Management mengenai pengadaan material PT

Unilever Indonesia.
 84

3.2.3 Pihak – Pihak pada Proses Procurement PT Unilever Indonesia

Berikut adalah pihak yang terlibat dalam proses procurement Pada

PT Unilever Indonesia, dari proses Planned Order sampai Invoice

Verification:

1. SU Planning Manager

Bertanggung jawab atas perencanaan material yang akan dibeli dan

material yang akan diproduksi berdasarkan perhitungan MRP.

Terdapat beberapa SU Planning manager berdasarkan produk yang

dihasilkan, dan manager ini memiliki beberapa assistant manager

yang dibagi per sub produk lagi. Contohnya, SU Planning Manager

FOODS, memiliki 3 Assistant SU Planning Manager :

- Planner Bango, Buavita

- Planner Blue Band, Royco, UFS

- Planner TBB

Setiap assistant memiliki progressor yang bertanggung jawab

menangani perencanaan kebutuhan raw material dan packaging

material dan mempersiapkan perencanaan produksi.

2. Procurement Operation Manager (Buying Team)

Bertanggung jawab atas pembelian material kepada vendor,

pemilihan vendor, dan pembuatan PO.

- Asst. Procurement Operation Manager Packaging

- Asst. Procurement Operation Manager Raw Material

 85

3. Warehouse Receiving

Bertanggung jawab menerima material yang dikirim oleh vendor,

mencocokan dengan PO, mengecek kualitas barang dan

memperbaharui stok material (create GR). Jika terdapat material

yang tidak sesuai maka warehouse receiving akan memberitahukan

buying team untuk dibuatkan surat retur kepada vendor.

4. Bagian Finance

Bagian finance yang dimaksud adalah yang berhubungan dengan

pembayaran ke vendor yaitu bertanggung jawab dalam membuat,

memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP untuk

memastikan status hutang dan menjaga ketertiban administrasi

sehingga memudahkan penelusuran dokumen, menerima dan

memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk

memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.

 86

3.2.4 Organizational Level in SAP PT Unilever Indonesia

Gambar 3.4 Organizational Level in SAP PT Unilever Indonesia

(Sumber: MDM Manager – PT Unilever Indonesia)

Organization Level yang dijalankan oleh Unilever, yaitu:

1. Client

Client merupakan suatu unit di dalam SAP R/3 yang bersifat

resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas

master records dan kumpulan tabel yang independen. Dari sudut

pandang bisnis, client merupakan representatif dari suatu

kelompok korporasi (corporate Group). Client di dalam jaringan

Unilever ini adalah Unilever Global, Unilever Global ini

merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam system SAP/ R3

 87

yang diterapkan oleh Unilever. Spesifikasi atau data yang

dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua cabang

Unilever di negara apapun dan unit organisasi lainnya dibawah

Unilever Global ini.

2. Company Code

Company code mempresentasikan suatu unit independen yang

memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu

perusahaan dalam Corporate Group (client). Dalam Jaringan

Unilever, Company Code nya adalah PT Unilever Indonesia

untuk jaringan yang di Indonesia, sedangkan untuk di India

memiliki Company Code yang namanya Unilever India, begitu

juga untuk negara-negara lain. Company code didefinisikan

dalam sistem dengan menggunakan 4 karakter alfanumerik yang

bersifat unik dalam client, untuk Company Code PT Unilever

Indonesia yaitu 2408, untuk negara lain pastinya memiliki 4

digit yang berbeda.

3. Plant

Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang

memisahkan perusahaan dari sudut pandang produksi,

procurement, dan perencanaan material. Company Code 2408

yaitu Unilever Indonesia memiliki 11 (sebelas) plant yang

tersebar di Indonesia, sehingga sebelas lokasi ini adalah suatu

 88

tempat pengerjaan logistik untuk produksi, procurement

maupun perencanaan material.

Gambar 3.5 Plant Code PT Unilever Indonesia

(Sumber : MDM Manager – PT Unilever)

Berikut adalah daftar Plant dari Company Code 2408 :

1. 9000 : Lokasi Cikarang untuk kategori Home & Personal

Care (HPC)

2. 9001 : Lokasi Cikarang untuk kategori Food

3. 9002 : Lokasi Cikarang untuk kategori Ice Cream

4. 9003 : Lokasi Cikarang untuk kategori Skin

 89

5. 9004 : Lokasi Rukut untuk kategori Home & Personal Care

(HPC)

6. 9005 : Lokasi Jawa Barat untuk kategori Bango

7. 9010 : Far West untuk kategori Food

8. 9011 : West untuk kategori Food

9. 9012 : East untuk kategori Food

10. 9013 : West untuk kategori Home & Personal Care (HPC)

11. 9014 : East untuk kategori Home & Personal Care (HPC)

4. Srorage Location

Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk

membedakan material dalam suatu plant. Manajemen persediaan

(Inventory Management) dan persediaan secara fisik (Physical

Inventory) terjadi pada tingkat storage location didefinisikan

dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam plant. Terlihat

pada gambar, setiap Plant yang di dimiliki Unilever masing masing

memiliki Storage Location juga.

5. Purchasing Organization

Level organisasi pada SAP yang bernegosiasi kondisi pembelian

dengan vendor untuk satu atau lebih plant atau company dan yang

bertanggungjawab secara resmi untuk menyelesaikan kontrak

 90

pembelian. Di Unilever, bagian ini disebut dengan Buying Team.

Buying Team bertanggung jawab dalam:

- Pembelian dan pengadaan material bahan baku, mesin, spare

part, peralatan kantor dan lain-lain.

- Survei ke vendor atau supplier.

- Melakukan kegiatan pembelian ekspor dan impor.

- Melakukan evaluasi vendor atau supplier.

- Negosiasi harga dengan supplier

- Membandingkan harga dari penawaran para supplier

- Melakukan pemesanan material (Membuat PO)

- Melakukan monitoring pada Delivery Schedule

- Mengisi dokumen yang dibutuhan dalam melakukan

pemesanan material

- Persiapan pembayaran tagihan

- Melakukan claim untuk material yang rusak terhadap vendor

Pada Unilever Indonesia, klasifikasi Purchasing Organization bisa

dilihat dari tabel berikut :

 91

Tabel 3.1 Purchasing Organization pada PT Unilever Indonesia

Purchasing Purchasing Remarks

No Organization Code Organization

1 9001 Raw Material RM + Fragrances & Flavors

2 9002 Packaging Flexible, rigid, paper

3 9003 Commodities Commodities

4 9004 NPI NPI

5 9005 NPI ARIBA NPI

6 9006 Finish Goods FG

7 9007 Engineering Engineering

8 9008 Tea Buying TBB

9 9009 Logistics STO creation

10 9010 Shipment Service PO generated from Shipment

Cost Cost Doc
11 9011 Consignment Consignment

12 9012 Import Import for Raw Material + Packaging

+ Commodities + FG
13 9013 NPI ARIBA Import for PO interfaced from
Import ARIBA
14 9014 Engineering Import for Engineering
Import
15 9015 Tea Buying Import to PO interfaced from UTS
Import

(Sumber : MDM Manager – PT Unilever Indonesia)

 92

6. Purchasing Group

Level organisasi pada SAP yang berperan sebagai kunci utama

untuk pembelian, bertanggungjawab untuk aktivitas pembelian

tertentu. Berikut klasifikasi Purchasing Group di Unilever:

Tabel 3.2 Purchasing Group pada PT Unilever Indonesia

No Purchasing Purchasing Group

Group Code

1 901 Raw Material HPC

2 902 Raw Material Foods

3 903 Raw Material IC

4 904 Raw Mat.HPC Sby

5 905 Pack.Mat. Flexible

6 906 Pack.Mat. Rigid

7 907 Pack.Mat. PB&CRT

8 908 Pack.Mat. Others

9 909 Pack.Mat.Flex. Sby

10 910 Pack.Mat.Rigid Sby

11 911 Pack.Mat.PB Sby

12 912 Pack.Mat.OthersSby

13 913 Fragrance&Flavour
 93

14 914 Commodities

15 915 NPI

16 916 NPI Surabaya

17 917 FG HPC

18 918 FG Foods&IC

19 919 FG HPC Surabaya

20 920 Tea buying

21 921 NPI Ariba

22 922 Logistics

23 923 Engineering NSD

24 924 Engineering Liquid

25 925 Engineering Foods

26 926 Engineering Bango

27 927 Engineering IC

28 928 Engineering Skin

29 929 Engineering PW

30 930 Engineering PC

31 942 Eng. 3P Foods

32 943 Eng. 3P HPC

33 944 Eng. 3P Office

 94

34 945 Mfg 3P HPC East

35 946 Mfg 3P Foods East

36 947 Mfg 3P HPC West

37 948 Mfg 3P Foods West

(Sumber: MDM Manager – PT Unilever Indonesia)

 95

3. 3 Proses Procurement PT Unilever Indonesia

Gambar 3.6 Proses Procurement PT Unilever Indonesia

 96

3.3.1 Spesifikasi Proses Bisnis yang Berjalan

3.3.1.1 Proses Perencanaan dan Permintaan Material

3.3.1.1.1 Planned Order

Planner akan melakukan pengecekan terhadap

stock material. Perencanaan pengadaan material

dapat diperoleh dari hasil perhitungan MRP. MRP

dapat memberikan usulan mengenai jumlah material

yang akan diproduksi untuk melakukan pengadaan

material. Planned Order akan secara otomatis di-

create dan dapat diakses oleh Planner.

Jika planned order tidak sesuai dengan

material yang dibutuhkan, maka planner akan

melakukan perubahan terhadap planned order

tersebut secara manual sesuai dengan material yang

sebenarnya dibutuhkan. Perubahan data planned

order ini sebenarnya tidak boleh dilakukan langsung

oleh planner karena harus ada persetujuan dari SU

Planning Manager terlebih dahulu.

Kemudian dari Planned Order tersebut akan

menghasilkan Purchase Requisition atas permintaan

pembelian ke Buying Team.

 97

Gambar 3.7 Proses Planned Order

3.3.1.1.2 Purchase Requisition (PR)

Planned Order yang sudah dibuat akan diubah

ke dalam PR. PR adalah alat utama untuk

mengidentifikasi material atau material yang baru

 98

dibeli baik di luar perusahaan atau diproduksi secara

internal. Didalam PR, fields yang harus diisi adalah

item category, account assignment, delivery date,

plant, storage location, purchasing group.

Pembuatan ini dapat dilakukan dengan

mengkonversi Planned Order ke PR. namun hasil

PR tersebut seringkali salah sehingga planner akan

melakukan perubahan terhadap PR sesuai dengan

kebutuhan yang sebenarnya. Selain dibuat dari hasil

planned order, PR juga dapat dibuat tanpa referensi

dari Planned Order yang biasanya dilakukan jika

terdapat permintaan secara tiba-tiba dan dalam

jumlah yang besar. Namun secara rutin, PR yang

dihasilkan tetap berasal dari planned order sesuai

dengan penghitungan MRP.

PR yang telah dihasilkan akan dikirimkan

kepada Buying Team agar dapat segera dilakukan

pembelian kepada vendor.

 99

Gambar 3.8 Proses Purchase Requisition

 100

3.3.1.2 Proses Pembelian Material

3.3.1.2.1 Request For Quotation

Buying Team melakukan permintaan

penawaran harga tanpa menggunakan fungsi SAP.

Proses ini masih dilakukan melalui pengiriman

email antara buying team dan vendor.

3.3.1.2.2 Contract

Kontrak pada PT Unilever masih dibuat diluar

sistem. Kontrak dibuat dengan menggunakan format

kontrak yang biasanya dipakai sebelum

mengimplementasi SAP.

3.3.1.2.3 Purchase order

PO adalah permintaan atau instruksi dari

buying team yang akan diberikan ke vendor untuk

mendapatkan material dalam jumlah tertentu. PO

dibuat berdasarkan PR, satu PR dapat dibuat

menjadi beberapa PO atau beberapa PR dapat dibuat

menjadi satu PO.

PO harus dilakukan approval oleh purchasing

manager. Jika PO di-approve maka PO tersebut

akan di-release dan dapat langsung dikirimkan

 101

kepada vendor. Jika tidak, maka PO dapat dihapus

dan batal dikirim kepada vendor.

Gambar 3.9 Proses Purchase order

 102

3.3.1.3 Proses Penerimaan Material

3.3.1.3.1 Good Receipt

Saat material sudah diterima, pencatatan GR

wajib dilakukan. Warehouse Receiving harus

mencocokkan apakah material yang datang sama

dengan yang tertera ada PO, baik dari jumlah dan

nama material. Jika tidak sesuai, maka bagian

pembelian (buying team) akan melakukan klaim

kepada vendor. Jika telah sesuai maka akan

dilanjutkan ke proses selanjutnya. Pemeriksaan juga

akan dilakukan pada kualitas material. Khusus untuk

raw material, apabila telah dihitung akan

ditempelkan stiker lot yang kemudian akan di

inspeksi oleh bagian Quality Control. Proses

inspeksi ini dilakukan untuk mengecek kualitas

material yang dikirim oleh vendor sebelum material

disimpan di gudang dan digunakan untuk proses

produksi. Pada proses inspeksi, bagian Quality

Control akan mengambil sample dari beberapa

material yang ada. Setelah dilakukan inspeksi,

bagian Quality Control akan memasukan hasil

inspeksi ke dalam sistem agar operator receipt dapat

melanjutkan proses penerimaan berikutnya. Khusus

untuk Fuel dan Oli, kualitasnya diperiksa oleh

bagian Quality Control dan bagian Power Utility.

 103

Bagian Quality Control menginspeksi berat

jenisnya, sedangkan bagian Power Utility akan

menginspeksi water of content.

Setelah GR dilakukan di SAP, banyak area

yang akan terpengaruh seperti PO dan material

master.
System Warehouse Receiving Vendor Buying

Start process

Send
material

Receive
material

Checking
process

[NO]
Material OK? Return Processing

[YES]

Update stock Create GR

material (T-code : MIGO)

Gambar 3.10 Proses Good Receipt

 104

• Inbound Delivery

Pembuatan inbound delivery khusus

untuk import material, apabila buying team

menerima notifikasi pengiriman dari vendor

maka dibutuhkan pembuatan inbound delivery.

Pembuatan inbound delivery ini berdasarkan

purchase order. Satu PO bisa terbagi menjadi

beberapa inbound delivery dan juga beberapa

PO bisa digabungkan menjadi satu inbound

delivery

Gambar 3.11 Proses Inbound Delivery

 105

3.3.1.3.2 Goods Return

Setelah material diterima, status material akan

menjadi quality stock supaya material tidak

digunakan sebelum diperiksa apakah material yang

diterima ini cacat/tidak cacat oleh warehouse

receiving. Apabila ditemukan material cacat, maka

material ini masuk kategori ‘blocked stock’ dan

material ini akan dikembalikan ke vendor.

Warehouse receiving akan melapor ke buying team

masalah cacat ini dan buying akan melakukan

complaint melalui telepon tanpa membuat dokumen

retur.
 106

Gambar 3.12 Proses Retur

3.3.1.3.3 Stock Transfer

Dalam proses pengadaan material, Unilever

tidak hanya melakukan pembelian ke vendor.

Unilever juga melakukan internal purchasing,

dimana material dapat diperoleh antar plant atau

antar storage location dengan plant yang sama.

• Stock transfer between plant

 107

Merupakan proses perpindahan material dari

satu plant ke plant yang lainnya. Stock

Transfer antar plant pada Unilever dapat

dilihat pada tabel berikut:

Tabel 3.3 Stock Transfer between Plant

Stock Transfer Stock Transfer

From To

BoF Cikarang CDC Cikarang

BoF Surabaya CDC Surabaya

CDC 1 Cikarang CDC 2 Cikarang

CDC Cikarang CDC Surabaya

CDC Depo

Cikarang/Surabaya

3rd Party Inhouse (Cikarang or

Surabaya

(Sumber: PT Unilever Indonesia)

 108

• Stock Transfer Between Storage Location

Within same Plant

Merupakan proses perpindahan material dari

satu Storage Location ke Storage Location

yang lainnya pada Plant yang sama. Stock

Transfer antar Storage Location pada Unilever

dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 3.4 Stock Transfer Between Storage

Location Within same Plant

Stock Transfer Stock Transfer

From To

RMS SS

RMS-overflow RMS

(Sumber: PT Unilever Indonesia)

 109

Reservation Requestor Warehouse System

Start process

Checking
stock
manually

Internal [NO]
procurement
needed?

[YES]
End process

Request [NO]
Material
material End process
available?
by email

[YES]

Send
material to
another
plant/storage
location
Post GR

Post Goods Issue

Update stock
(T-code MIGO_GI)

Receive
material

Gambar 3.13 Proses Stock Transfer

3.3.1.4 Proses Invoice Verification

Invoice verification dibuat untuk mengecek invoice

vendor. Invoice verification dilakukan agar tidak terjadi

kesalahan pada saat melakukan pembayaran ke vendor. Invoice

dibedakan menjadi dua yaitu Invoice dengan PO dan tanpa PO,

sistem yang digunakan untuk mencatat dan men-track adalah

 110

logbook, dan sistem integrasi dengan SAP adalah omniFlow.

Sistem invoice entry juga menggunakan T-Code yang berbeda

untuk invoice tanpa PO dan Invoice dengan PO.

Gambar 3.14 Proses Invoice Verification

3.4 Masalah Pada Proses Procurement

1. Terdapat banyak kesalahan pada data MRP sehingga hasil dari Planned

Order sering tidak akurat.

2. PT Unilever tidak melakukan pembuatan RFQ (Request for Quotation)

menggunakan fungsi SAP (T-code ME41). Hal ini menyebabkan proses

Vendor Selection tidak dapat dilakukan dengan cara membandingkan

quotation dari beberapa vendor.

 111

3. PT Unilever tidak membuat kontrak menggunakan sistem SAP, kontrak

dibuat berdasarkan kesepakatan buying team dengan vendor melalui

email.

4. Pembuatan PO sering mengalami keterlambatan karena Source of Supply

tidak di-assign pada PR sehingga proses konversi PR ke PO tidak dapat

dilakukan secara otomatis.

5. Tidak membuat stock requisition form menggunakan SAP, sehingga

proses stock transfer menjadi kurang efektif.

3.5 Length of Effort

Length of effort merupakan suatu daftar rincian aktivitas yang

menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT.

Unilever. Berikut adalah daftar rincian kegiatan yang dilakukan selama

melakukan internship di PT. Unilever:

Tabel 3.5 Length of Effort

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an
9 Juli 08.30 8,5 Briefing MDM Company Memperoleh

2012 – Manager Profile, penjelasan mengenai

17.00 Product company profile,

Hierarchy, product hierarchy,

Supply dan proses supply

Chain chain pada PT

Overview Unilever Indonesia.

 112

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an

10 Juli 08.30 8,5 Briefing MDM U2K2, short Memperoleh

2012 – Manager term penjelasan mengenai

17.00 planning proyek U2K2 pada

PT Unilever

Indonesia

11 Juli 08.30 8,5 Briefing MDM Production Memperoleh

2012 – Manager Data penjelasan mengenai

17.00 Structure production data

structure pada PT

Unilever Indonesia.

12 Juli 08.30 8,5 MDM Master Mempelajari master

2012 – Manager Data for data untuk kategori

17.00 food makanan, dan

category, mengklasifikasikan

MRP data berdasarkan

Controller MRP Controller.

13 Juli 08.30 8,5 Learning MDM Supply Mempelajari sturktur

2012 – Manager Chain organisasi, dan

17.00 Organizatio proses produksi pada

n, Health tahap procurement

check, Mempelajari Health

Production check Project

 113

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an
Process di Unilever.

16 Juli 08.30 8,5 Learning MDM SAP APO Mempelajari tentang

2012 - Manager proses keseluruhan

17.00 SAP APO pada PT

Unilever Indonesia.

17 Juli 08.30 8,5 Learning - Demand Mempelajari

2012 - Planning mengenai demand

17.00 Process planning process

pada PT Unilever

Indonesia.

18 Juli 08.30 8,5 Learning - SAP APO Mempelajari

2012 - kembali mengenai

17.00 SAP APO.

19 Juli 08.30 8,5 Briefing & SU Masalah Mendapatkan

2012 - interview Planner yang terjadi, penjelasan mengenai

17.00 master masalah yang

health dihadapi dan

project mendapatkan

briefing mengenai

proyek perbaikan

master data.
 114

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an

20 Juli 08.30 8,5 Briefing & SU Masalah Mendapatkan

2012 - interview Planner yang terjadi, penjelasan mengenai

17.00 master masalah yang

health dihadapi dan

project mendapatkan

briefing mengenai

proyek perbaikan

master data.

23 Juli 09.00 7 Learning - Master Mempelajari master

2012 – Data data untuk kategori

17.00 makanan pada PT

Unilever.

24 Juli 08.30 8,5 Discussing SU Work plan

Mendiskusikan work
2012 - Planner
plan tentang
17.00
pemulihan master

data untuk raw

material dan

packaging material.

25 Juli 08.30 8,5 Learning - Minimum Mempelajari hal-hal

2012 – Lot Size, yang akan diperbaiki

17.00 GR Time, di dalam master data

PDT, etc seperti minimum lot

 115

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an
size, gr time, etc.

26 Juli 08.30 8,5 Meeting SU Safety Stock Mempelajari

2012 – Planner bagaimana cara

17.00 penghitungan safety

stock.

27 Juli 08.30 8,5 Meeting SU Masalah Mendapatkan

2012 – Planner yang penjelasan mengenai

17.00 dihadapi masalah-masalah

yang dihadapi pada

pabrik teh.

30 Juli 08.30 8,5 Requesting SU BW Report Meminta BW Report

2012 – Planner Finished kepada SU Planner

17.00 goods meminta data FG

Product dan Product master

master

31 Juli 08.30 8,5 Working SU Material Memisahkan antara

–1 – Planner Data untuk material aktif dan

Agust 17.00 kategori tidak aktif pada

2012 Bango kategori Bango.

02 - 03 08.30 8,5 Working SU Material Memisahkan

Agust – Planner Data untuk material aktif dan

2012 17.00 kategori tidak aktif pada

 116

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an
Blue Band kategori Blue Band.

06 - 08 08.30 8,5 Working SU Material Memisahkan

Agust – Planner Data untuk material aktif dan

2012 17.00 kategori teh. tidak aktif pada

koreksi kategori teh.

recipe Mengidentifikasi

untuk foods masalah yang ada.

09 07.30 9,5 Requesting Buying Data terkait Meminta data-data

Agust – Team material terkait material

2012 17.00 master master seperti MOQ,

rounding value,

PDT, lead time

kepada buying team.

10, 13 08.00 8,5 Working SU Material Meng-input data

Agust – Planner Master yang diperlukan

2012 16.30 dalam upaya

pemulihan material

master untuk

kategori Bango.

14 - 16 08.30 8,5 Working SU Material Meng-input data

Agust – Planner Master yang diperlukan

2012 17.00 dalam upaya

27 – 29 pemulihan material
 117

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an
Agust master untuk

2012 kategori teh.

30 - 31 08.30 8,5 Working SU Material Meng-input data

Agust – Planner Master yang diperlukan

2012 17.00 Product dalam upaya

03 – 04 Master pemulihan material

Sept master untuk

2012 Blueband, Royco,

food solution.

05 - 06 08.30 8,5 Designing - Business Mendesain alur

Sept – Process proses bisnis

2012 17.00 sebelum perusahaan

mengimplementasi

SAP.

07 Sept 08.30 8,5 Arranging - Skripsi Bab Mengatur format

2012 – 2–3 pengerjaan skripsi

17.00 untuk bab 2 dan 3.

10 Sept 08.30 8,5 Collecting Related Informasi Melakukan

2012 – Data Division terkait SAP pengumpulan data

17.00 mengenai sistem

SAP pada

perusahaan.
 118

Tgl Waktu Jumlah Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Kegiat Jam
an
11 Sept 08.30 8,5 Briefing Accounti Invoice Mendapatkan

2012 – ng Cycle penjelasan mengenai

17.00 Division siklus pembayaran

yang dilakukan di

PT Unilever

Indonesia.

12 Sept 08.30 8,5 Reporting MDM Report Membuat laporan

2012 – Manager dan dokumentasi

17.00 mengenai hal-hal

yang dikerjakan

selama internship

dilakukan.