STANDARD OPERATING

PROCEDURES (SOP)
May 15, 2014 by ellerenc 2 Comments

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem
yang baku. Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang sudah
dijalankan selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para
karyawan sebelumnya. Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang memegang suatu
pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan
yang menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja. Tentu saja hal ini akan sangat
menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang
dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem tersebut yang kemudian dikenal
sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).

Definisi SOP

1. Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of

the performance of a specific function (International Conference on Harmonisation /
ICH)).
2. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam
suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah,
atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis
(Rudi M Tambunan)
3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan
suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
5. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk
menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

Tujuan Pembuatan SOP

1. Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam
organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP
 1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP dibuat ?

 Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.

 Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau
tidak .
 Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
 Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan
pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan menggunakan SOP

1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan
operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan
pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya
masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk
mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak
perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk
beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO
(International Organization for Standarization)

Jenis SOP

 Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit
keputusan
 Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
 Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan

Bentuk SOP

 Dokumen tertulis
 Diagram atau alur kerja (flow chart)

Untuk siapa SOP dibuat ?

  SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan
dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan
secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan
tersebut.
 Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-
langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

Siapa pembuat SOP ?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu
direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut.
Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi
yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar
departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di
lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).

Prosedur dan Langkah SOP

 Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing,
sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu
perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan
bekerjasama.
 Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan
barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan
produksi dan lain – lain.
 Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam
pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan
antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)

 Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

 Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah

 SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi,
untuk mewujudkan Visi
 Memenuhi kriteria manual SOP
 Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

Kriteria Manual SOP

  Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan
organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci
dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup
dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan
administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
 Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
 Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak
tafsiran.
 Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada
dukungan manajemen dan budaya organisasi.
 Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
 Layak Audit
 Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau
aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Pembuatan SOP

 Selalu bayangkan siapa pengguna SOP

 Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
 Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
 Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan,
kemudian kelompokkan)
 Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
 Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
 Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
 Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
 Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
 Buat draft terlebih dahulu
 Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian
perbaiki
 Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka
hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Prinsip Pembuatan SOP

 Panjang vs Pendek
 Jelas vs Tidak Jelas
 Bertelete – tele vs Ringkas

Tingkat Rincian

 Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh
semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya
variasi dalam menjalankan prosedur.
 Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan
dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena
 itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan
muncul.
 Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP
yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks
akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk
dimengerti

Format SOP

 Nama modul
 Tujuan
 Ruang lingkup
 Referensi/Pedoman
 Sarana
 Prosedur kerja
 Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh
orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis,
dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari
atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai
dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan
penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path
terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol – Simbol Diagram Alir

Basic Flowchart
Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang
harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :

1. Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat
SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga
interview bila diperlukan.
3. Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software
(bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan
dijalankan.
5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua
pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan
perusahaan.
6. Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan
team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan
isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
7. Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Hambatan – hambatan dalam penyusunan SOP

 Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas

organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan,
pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.

 Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri

produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional; Keterikatan terhadap
peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk
Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.

 Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial,
Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis; dan tekanan
Manajerial.

 Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak
memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi

Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada
pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu
didampingi oleh Team pembuat SOP.

Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1
(satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali
mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang
tidak diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari
perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Kesuksesan Penerapan SOP

Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :

1. Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas
lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support
penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan
instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun
melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan
perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga
kelangsungan SOP sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan
SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk
karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan
dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.

Contoh – contoh SOP :

Contoh SOP_1
Contoh SOP_2
Contoh SOP_3