Oleh :
ERLIN KURNIAWATI
NIM : 201303016
i
SKRIPSI
ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI
FARMASI RUMAH SAKIT ISLAM SITI AISYAH MADIUN
TAHUN 2017
Oleh :
ERLIN KURNIAWATI
NIM : 201303016
ii
iii
iv
HALAMAN PERNYATAAN
NIM : 201303016
Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil pekerjaan saya sendiri
dan didalamnya tidak terdapat karya yang pernah diajukan dalam memperoleh gelar
sarjana di suatu perguran tinggi dan lembaga pendidikan lainnya. Pengetahuan yang
Erlin Kurniawati
NIM. 201303016
v
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Data Pribadi
Agama : Islam
Email : erlinnia92@gmail.com
Magetan
vi
ABSTRAK
Erlin Kurniawati
Obat sebagai aset lancar rumah sakit sangat penting untuk kelangsungan
hidup pasien karena intervensi pelayanan kesehatan dirumah sakit 90% lebih
menggunakan obat. Terjadinya kekosongan obat, kehabisan stok, atau stok yang
menumpuk berdampak secara medis dan ekonomi. Hal seperti ini memerlukan
upaya pengelolaan obat yang efisien dan efektif. Di Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun mengenai ketersediaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun merupakan variabel yang memiliki angka ketidakpuasan tinggi dengan
nilai sebesar 56,7%. Untuk itu maka perlu dilakukan analisis manajemen logistik
obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mendapatkan
informasi yang lebih mendalam tentang proses manajemen logistik obat di instalasi
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017. Penelitian ini dilakukan pada bulan
April-Juni 2017. Informan penelitian ini berjumlah 7 informan terdiri dari Kepala
Instalasi Farmasi, Koordinator Pelayanan Farmasi, Asisten Apoteker Rawat Inap,
Asisten Apoteker Rawat Jalan, Koordinator Gudang Farmasi, Staf Gudang Farmasi,
serta Kabag Perencanaan dan Keuangan.
Hasil penelitian menunjukan bahwa manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum efektif. Hal ini terlihat dari beberapa
komponen Input yang terlihat bahwa SDM yang masih kurang, masih ada point
dalam SOP yang diabaikan serta sarana kurang memadai terutama untuk gudang
penyimpanan yang masih kurang luas. Sedangkan untuk proses masih terlihat
bahwa perencanaan, pengadaan dan pengendalian belum efektif serta penyimpanan
kurang memadai. Output yang dihasilkan masih terdapat obat yang kosong dan
kadaluwarsa.
Disarankan Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun lebih memperhatikan
sistem manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
khususnya mengenai kuantitas dan kualitas SDM serta sarana prasarana.
vii
ABSTRACT
Erlin Kurniawati
Drugs as a vital current asset for patient survival in hospital because 90%
more health service interventions are using drug. The occurrence of drug void, out
of stock, or stacked up stock that impacts medically and economically. This requires
effective and efficient drug management attemption. In Pharmacy Installation of
Hospital Siti Aisyah Madiun showed the availability of drugs has a high rate of
dissatisfaction with a value of 56.7%. Therefore, necessary to analyze the drug
logistics management in Installation of Pharmacy RSI Siti Aisyah Madiun.
This research is descriptive qualitative, its to get deeper information about
the process of drug logistics management in pharmacy installation RSI Siti Aisyah
Madiun Year 2017. This research was conducted in April-June 2017. The
informants of this research are 7, consist of Head of Pharmacy Installation,
Coordinator of Pharmacy Services, Inpatient Pharmacist Assistant, Outpatient
Pharmacist Assistant, Pharmaceutical Warehouse Coordinator, Pharmaceutical
Warehouse Staff, and Head of Planning and Finance.
The results showed that the management of drug logistics in Pharmacy
Installation RSI Siti Aisyah Madiun is not effective. It can be seen from some
components of Input that the human resources are still lacking, there are still points
in the SOP is neglected and facilities are not adequate, especially for the warehouse
storage is still less extensive. As for the process is seen that the planning,
procurement and control has not been effective and inadequate storage. The
resulting Output there are many drug that empty and expired.
Suggested in Pharmacy Installation of RSI Siti Aisyah Madiun more focuss
to drug logistics management system especially for quantity and quality human
resources and infrastructure facilities.
viii
DAFTAR ISI
Halaman
Sampul Depan ........................................................................................ i
Sampul Dalam ....................................................................................... ii
Lembar Persetujuan ................................................................................ iii
Lembar Pengesahan ................................................................................ iv
Lembar Pernyataan Keaslian Penelitian ................................................. v
Daftar Riwayat Hidup ............................................................................ vi
Abstrak ................................................................................................... vii
Abstract .................................................................................................. viii
Daftar Isi ................................................................................................. ix
Daftar Tabel ............................................................................................ xi
Daftar Gambar ........................................................................................ xii
Daftar Lampiran ..................................................................................... xiii
Daftar Singkatan ..................................................................................... xiv
Daftar Istilah ........................................................................................... xv
Kata Pengantar ....................................................................................... xvi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .......................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................... 8
1.3 Tujuan Penelitian....................................................................... 8
1.4 Manfaat Penelitian..................................................................... 9
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit .............................................................................. 10
2.2 Instalasi Farmasi Rumah Sakit .................................................. 14
2.3 Pengertian Sistem ...................................................................... 17
2.4 Sumber Daya Manusia (SDM) .................................................. 18
2.5 Anggaran ................................................................................... 22
2.6 Sarana Prasarana ....................................................................... 22
2.7 Prosedur ..................................................................................... 24
2.8 Manajamen Logistik Farmasi Rumah Sakit .............................. 25
2.8.1 Logistik Rumah Sakit ....................................................... 25
2.8.2 Kegiatan dan Tujuan Logistik Rumah Sakit..................... 25
2.8.3 Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit ........... 28
2.8.3.1. Fungsi Perencanaan ............................................. 28
2.8.3.2. Fungsi Penganggaran ........................................... 32
2.8.3.3. Fungsi Pengadaan ................................................ 33
2.8.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan ................. 37
2.8.3.5. Fungsi Penyaluran/ Distribusi .............................. 43
2.8.3.6. Pemeliharaan ........................................................ 46
2.8.3.7. Penghapusan ......................................................... 47
2.8.3.8. Pengendalian ........................................................ 48
ix
BAB 3 KERANGKA KONSEPTUAL
3.1 Kerangka Konseptual ................................................................ 52
3.2 Pertanyaan Penelitian ................................................................ 53
BAB 4 METODE PENELITIAN
4.1 Desain Penelitian ....................................................................... 55
4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................... 55
4.3 Informan Penelitian .................................................................. 55
4.4 Definisi Operasional .................................................................. 57
4.5 Instrumen Penelitian .................................................................. 59
4.6 Pengumpulan Data ................................................................... 60
4.7 Validitas Data ........................................................................... 60
4.8 Analisis Data ............................................................................ 61
4.9 Penyajian Data .......................................................................... 62
BAB 5 HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Hasil........................... ............................................................... 64
5.1.1 Profil RSI Siti Aisyah Madiun ......................................... 64
5.1.2 Input Manajemen Logistik Obat ....................................... 71
5.1.3 Proses Manajemen Logistik Obat ..................................... 83
5.1.4 Output Manajemen Logistik Obat .................................... 101
5.2 Pembahasan .............................................................................. 103
5.2.1 Input Manajemen Logistik Obat ....................................... 104
5.2.2 Proses Manajemen Logistik Obat ..................................... 112
5.2.3 Output Manajemen Logistik Obat .................................... 129
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan................................................................................ 133
6.2 Saran .......................................................................................... 134
x
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Distribusi Responden tingkat kepuasan terhadap pelayanan . 5
Tabel 2.1 Tabel Prioritas Pengadaan Obat Metode ABC dan VEN ...... 51
Tabel 3.1 Tabel Definisi Operasional..................................................... 57
Tabel 5.1 Data Ketenagaan RSI Siti Aisyah Madiun 2017 ................... 69
Tabel 5.2 Jumlah Tempat Tidur Tahun 2017 ......................................... 69
Tabel 5.3 Hasil Observasi Sarana Prasarana .......................................... 81
Tabel 5.4 Hasil Observasi Syarat Gudang Untuk Penyimpanan ............ 92
Tabel 5.5 Hasil Observasi Pengaturan Penyimpanan Obat .................... 93
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Pengelolaan Persediaan Obat .................................. 27
Gambar 3.1 Kerangka Konsep Penelitian .............................................. 52
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Lembar Pedoman wawancara ............................. 138-141
Lampiran 2 Lembar Observasi ............................................... 142-145
Lampiran 3 Struktur Organisasi RSI Siti Aisyah Madiun ............. 146
Lampiran 4 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSI .................. 147
Lampiran 5 Surat ijin penelitian .................................................... 148
Lampiran 6 Surat Keterangan selesai Penelitian ............................ 149
Lampiran 7 Contoh Surat Pesanan ................................................. 150
Lampiran 8 Dokumentasi ........................................................ 151-152
Lampiran 9 Form Kartu bimbingan................................................. 153
Lampiran 10 Form Revisi................................................................ 154
Lampiran 11 Hasil Observasi .................................................... 155-158
Lampiran 12 Matriks wawancara .............................................. 159-191
xiii
DAFTAR SINGKATAN
xiv
DAFTAR ISTILAH
xv
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-
Nya, sehingga skripsi dengan judul “Analisis Manajemen Logistik Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun Tahun 2017” dapat diselesaikan.
Tersusunya skripsi ini tentu tidak lepas dari bimbingan, saran dan dukungan
moral kepada penulis. Pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terimakasih
kepada beberapa pihak yang telah membantu penulis selama penyusunan skripsi
1. Bapak Zaenal Abidin, S.KM., M.Kes (Epid) selaku Ketua STIKES Bhakti
Masyarakat.
3. dr. Hj. Rini Krisnawati, MARS sebagai Direktur Rumah Sakit Islam Siti Aisyah
Madiun.
4. Ibu Farida, S.Si, Apt Selaku Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah Madiun.
xvi
Skripsi ini telah penulis susun seoptimal mungkin namun penulis menyadari
bahwa masih terdapat kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu,
penulis mohon saran dan masukan dari berbagai pihak untuk perbaikan penyusunan
skripsi ini. Akhir kata penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang
telah berperan serta dalam penyusunan skripsi ini dari awal sampai akhir. Semoga
Penulis
xvii
BAB I
PENDAHULUAN
kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi semua fasilitas kesehatan di
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat. Salah satu kewajiban rumah sakit yaitu membuat, melaksanakan, dan
menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam
melayani pasien, Sehingga kewajiban ini menuntut rumah sakit untuk terus
ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman
dan terjangkau.
1
2
revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan
kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran, dan gas medik,
dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan
Obat sebagai aset lancar rumah sakit sangat penting untuk kelangsungan
hidup pasien karena intervensi pelayanan kesehatan dirumah sakit 90% lebih
stok, atau stok yang menumpuk berdampak secara medis dan ekonomi. Hal seperti
ini memerlukan upaya pengelolaan obat yang efisien dan efektif (Satibi, 2016).
berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk
agar menjadi lebih efektif dan efisien bagi pasien, keluarga maupun masyarakat.
Pengelolaan obat di instalasi farmasi harus dilakukan secara baik agar rumah sakit
3
terjadi kekosongan stok obat di instalasi farmasi tentu akan sangat berpengaruh
dan cara pengendaliannya di RSUD kota bekasi pada tahun 2015 menyatakan
bahwa pengelolaaan obat yang dilakukan masih belum cukup efektif. Hal ini
dikarenakan masih ada beberapa komponen input (Sumber daya manusia, dana,
dan pengendalian), serta output (stock out, obat kaduluarsa, stock opname) yang
belum memenuhi standart sesuai dengan permenkes No. 58 tahun 2014 tentang
obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr Sam Ratulangi Tondano
Sakit yang sudah ditetapkan, dikarenakan kendala yang ada fasilitas gudang farmasi
dan instalasi farmasi belum memadai sehingga masih terjadi penumpukan obat.
persediaan obat paten di RS Zahirah pada tahun 2014, kekosongan obat juga terjadi
dimana 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan 1 (januari-
Maret) tahun 2014. Hal ini menunjukan bahwa terdapat 164 jenis obat yang belum
dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu yang dibutuhkan sehingga
harus dibeli Cito (pemesanan dilakukan secara insidental dan harus segera) ke
4
apotek luar. Rata-rata terdapat 6 jenis obat yang dibeli ke apotek luar setiap harinya,
persediaan obat di gudang farmasi RSUD kota sekayu belum efektif. Hal ini terlihat
dari beberapa komponen mulai dari input yaitu SDM yang kurang, sarana dan
tempat gudang penyimpanan yang kurang memadai serta anggaran yang kurang,
untuk proses yaitu perencanaan yang kurang tepat dan tempat penyimpanan yang
kurang memadai sedangkan output masih terdapat obat yang kaduluwarsa dan
rusak.
pengendalian persediaan obat generik di Rumah Sakit Islam Asshobirin tahun 2013
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun adalah rumah sakit islam pertama di
kota madiun yang berdiri pada tanggal 31 Agustus 1962. Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah memiliki Instalasi Farmasi 24 jam yang dikepalai oleh seorang apoteker.
5
kepuasan pasien di Instalasi Farmasi Rawat Jalan RSI Siti Aisyah Madiun dapat
Berdasarkan tabel 1.1, Dari semua variabel yang ada mengenai waktu tunggu
dan ketersediaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun pada bulan
februari tahun 2016 merupakan variabel yang memiliki angka ketidakpuasan paling
tinggi, dalam variabel waktu tunggu dan ketersediaan obat dapat diketahui bahwa
pasien yang menyatakan tidak puas masih diatas 50%, untuk waktu tunggu
pelayanan obat responden yang menyatakan tidak puas yaitu sebesar 83,3%
sedangkan untuk ketersediaan obat responden yang menyatakan tidak puas sebesar
56,7%.
6
RSI Siti Aisyah Madiun yang menyatakan bahwa rata-rata waktu tunggu pelayanan
resep obat jadi adalah 8,54 menit dan obat racikan adalah 16,95 menit, hal ini
menunjukan bahwa waktu tunggu pelayanan obat di RSI Siti Aisyah Madiun masih
kurang dari 30 menit untuk obat jadi dan kurang dari 60 menit untuk obat racikan.
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun juga merupakan variabel yang memiliki angka
Berdasarkan survei awal melalui wawancara dari kepala instalasi farmasi RSI
Siti Aisyah Madiun bahwa untuk ketersediaan obat sudah hampir tercapai,
meskipun masih ada beberapa yang mengalami stock out. Hal ini dapat dibuktikan
“output manajemen logistik belum tercapai 100%, meskipun nilai obat stock
out tidak terlalu besar (Ka. Farmasi).”
Adapun kendala yang dialami oleh instalasi farmasi dalam melakukan fungsi
manajemen logistik yakni pelaksanaan yang belum berjalan maksimal hal ini
disebabkan karena tempat penyimpanan yang belum memadai dan tenaga teknis
tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit pada pasal 6
menjamin ketersedian sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan habis pakai yang
keterjangkauan, pemerataan dan kualitas farmasi dan alat kesehatan. Dalam rencana
satu kegiatan yang akan dilakukan adalah dukungan manajemen dan pelaksanaan
tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan alat kesehatan dengan sasaran
teknis lainnya pada program kefarmasian dan alat kesehatan dengan indikator
Berdasarkan dari uraian latar belakang diatas, maka peneliti tertarik untuk
manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun tahun 2017?
prosedur) dalam manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun.
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun yang meliputi fungsi manajemen logistik
Aisyah.
2. Bagi peneliti
manajemen logistik.
Rumah Sakit.
TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Febriawati (2013) rumah Sakit itu adalah sebuah tempat, tetapi juga
sebuah fasilitas, sebuah institusi dan sebuah organisasi. Untuk mengetahui definisi
dari rumah sakit secara jelas dapat kita lihat dari pendapat para ahli dibawah ini:
rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit harus tetap mampu meningkatkan
pelayanan kesehatan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar
2. Menurut Azwar tahun 1996 Rumah Sakit adalah suatu organisasi yang melalui
pasien.
3. Menurut American Hospital Association tahun 1978 Rumah Sakit adalah suatu
10
11
4. Rumah Sakit menurut Dr.Suparto Adikoesoemo tahun 2002 adalah bagian dari
tambahan,
8. Melaksanakan pelayanan rawat jalan atau rawat darurat dan rawat tinggal
1. Rumah sakit Publik, yaitu rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah (termasuk
2. Rumah sakit privat, yaitu rumah sakit yang dikelola oleh badan hukum dengan
tujuan profit yang berbentuk perseroan terbatas atau persero. Rumah sakit privat
meliputi :
c. Rumah sakit milik penanam modal (dalam negeri dan luar negeri).
kesehatan kepada masyarakat untuk semua jenis penyakit, mulai dari pelayanan
kemampuannya.
disiplin ilmu tertentu. Sebagai contoh rumah sakit khusus, yaitu rumah sakit khusus
mata,paru,rehabilitasi,jantung,kanker,dan sebagainya.
rumah sakit umum dan rumah sakit khusus diklasifikasikan berdasarkan fasilitas
atau unit atau bagian di suatu rumah sakit dibawah pimpinan apoteker dan dibantu
bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian, yang terdiri
farmasi, Dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat tinggal dan rawat
perbekalan kesehatan di rumah sakit, Pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis
sebagai berikut :
1. Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat profesi kesehatan, dan
kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan memenuhi
syarat.
4. Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan dalam ilmu
antara para apoteker rumah sakit, anggota profesi, dan spesialis yang serumpun.
16
c. Melakukan dan berpartisipasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam
masyarakat.
kesehatan lainnya.
pada pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam
rumah sakit baik untuk penderita rawat jalan, maupun untuk semua unit termasuk
pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan baik dan tepat untuk
staf medik dan rumah sakit secara keseluruhan untuk kepentingan pelayanan
maka pelayanan apotek di rumah sakit harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
pasien.
kerja.
4. Mampu menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh unit kerja di rumah sakit.
proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi. Didalam suatu
membentuk suatu proses dalam suatu kesatuan, maka disebut sub sistem (bagian
dari sistem). Selanjutnya subsistem tersebut juga terjadi suatu proses berfungsi
sebagai sebagai suatu kesatuan sendiri sebagai suatu kesatuan sendiri sebagai
Sistem terbentuk dari elemen atau bagian yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi. Apabila salah satu bagian atau subsistem tidak berjalan dengan
(Notoatmodjo, 2011) :
1. Masukan (Input)
berfungsinya sistem.
2. Proses
3. Keluaran (Output)
4. Dampak (Impact)
Merupakan hasil dari proses yang sekaligus sebagai masukan untuk sistem
tersebut.
6. Lingkungan (Environment)
Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja dan
petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan Instalasi Farmasi.
Rumah Sakit dipenuhi sesuai dengan ketentuan klasifikasi dan perizinan Rumah
Uraian tugas tertulis dari masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan
sebaiknya dilakukan peninjauan kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai
1) Apoteker
2) Tenaga Administrasi
3) Pekarya/Pembantu pelaksana.
2. Persyaratan SDM
dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Instalasi Farmasi harus dikepalai
tahun.
a. beban kerja
3) jumlah Resep atau formulir permintaan Obat (floor stock) per hari
dan rawat jalan, maka kebutuhan tenaga Apoteker juga diperlukan untuk
yaitu:
(PICU)
2.5. Anggaran
Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat
adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk
perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat
di rumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi
beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang
1) Sumber anggaran yang berasal dari pemerintah antara lain dari APBN, APBD
2) Sumber anggaran yang berasal dari swasta antara lain CSR (BUMN), Donasi,
Asuransi.
harus dilakukan kalibrasi alat dan peneraan secara berkala oleh balai pengujian
1. Sarana
Fasilitas ruang harus memadai dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat
yang aman untuk petugas dan memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit.
Nutrisi Parenteral.
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang rusak,
Tempat penyimpanan Obat di ruang perawatan, Fasilitas toilet, kamar mandi untuk
staf.
2. Peralatan
peracikan dan penyiapan baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair
untuk Obat luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada
24
Peralatan yang paling sedikit harus tersedia yaitu : Peralatan untuk penyimpanan,
peracikan dan pembuatan Obat baik steril dan nonsteril maupun aseptik/steril,
Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip, Kepustakaan yang memadai untuk
narkotika, Lemari pendingin dan pendingin ruangan untuk Obat yang termolabil,
Penerangan, sarana air, ventilasi dan sistem pembuangan limbah yang baik,
Alarm.
2.7. Prosedur
yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena
prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah,
prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai
dalam jumlah ,kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga
serendah mungkin.
gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam organisasi
perusahaan.
cadang, serta barang sampai batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas
1. Tujuan operasional
Agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang
memadai.
2. Tujuan keuangan
3. Tujuan pengamanan
Agar tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dapat dicapai, maka
manajemen memerlukan unsur atau sarana atau “the tool of management”. Menurut
5. Market : Pasar yang digunakan untuk menjual produk atau jasa nya.
suatu siklus kegiatan dapat dijalankan sebagaimana terlihat pada gambar 2.1 :
perencanaan
Peramalan &
penentuan
kebutuhan
penghapusan penganggaran
pengendalian
pemeliharaan
pengadaan
penyaluran
Penerimaan
Dan penyimpanan
didalam siklus tersebut yang paling lemah. Apabila lemah dalam perencanaan,
akan membantu. Karena itu perlu dilakukan penghspusan yang berarti kerugian
28
(Seto, 2015). Oleh karena itu penting dilakukan pengelolaan pada setiap fungsi-
fungsi tersebut.
didahului oleh prediksi atau ramalan tentang peristiwa yang akan datang (Seto,
2015).
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
2. penetapan prioritas
3. Sisa persediaan
6. rencana pengembangan.
29
menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin
terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan
mempertimbangkan :
1. DOEN, Formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, dan ketentuan
4. Penetapan prioritas
5. Sisa persediaan
8. Rencana pengembangan.
1. Metode morbiditas/epidemiologi
yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yang didasarkan pada pola
penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time). Beberapa
hal yang menjadi pertimbangan dalam metode ini, yaitu menentukan jumlah pasien
yang akan dilayani dan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit,
yang tersedia. Persyaratan utama dalam metode ini adalah rumah sakit harus sudah
memiliki standar pengobatan, sebagai dasar untuk penetapan obat yang akan
f. Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan
datang.
Keunggulan :
Kelemahan ;
2. Metode konsumsi
periode lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Metode konsumsi ini
rasional. Hal ini disebabkan metode konsumsi hanya berdasarkan pada data
Kalau penggunaan obat periode sebelumnya tidak rasional, disarankan untuk tidak
menggunakan metode ini karena kalau tidak justru mendukung pengobatan yang
tidak rasional di rumah sakit. Berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya
Sumber data :
Jenis data :
Alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok,
b. Tidak dapat untuk dasar penggunaan obat dan perbaikan pola peresepan.
3. Metode gabungan
Metode gabungan adalah gabungan dari mordibitas dan konsumsi. Metode ini
untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar yaitu
dengan skala mata uang (dollar, rupiah, dan lain-lain) (Seto, 2015). Menurut
33
berpegang kepada ketentuan yang berlaku dan mengikat. Untuk rumah sakit
Banpres, dan lain-lain) sedangkan rumah sakit swasta tergantung ketentuan masing-
masing rumah sakit. Dengan adanya hambatan dan keterbatasan dalam anggaran,
maka tidak jarang pada fungsi ini diperlukan feedback ke perencanaan untuk
dilakukan penyesuaian.
5. Penyempurnaan administrasi
Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat
dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan
34
Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka
jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara
lain:
3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
4. expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-
lain).
Obat yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat
dilakukan melalui :
1. Pembelian
dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan
a. kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang
b. persyaratan pemasok;
(recenter paratus).
36
Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan terbatas
penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/
dropping/ hibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar
penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat
membantu pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit.
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi
obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis.
3. Merasa yakin bahwa seluruh obat yang dibeli memiliki standar yang berkualitas.
37
4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
6. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan
kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus
2. Obat diterima, dicocokan antara surat pesanan (SP) yang ditandatangani APA
dan faktur kiriman, menyangkut spesifikasi obat antara lain : exp date, kualitas
(kondisi fisik obat dan wadah), kuantitas obat, no batch, harga obat dan
dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
38
ventilasi, dan penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
1. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label
yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka,
dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada
4. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa
benar dan diinspeksi secara periodik. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
1. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda
2. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk
medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan
sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out
(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak
Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi untuk
1. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah
ditetapkan;
Dalam buku Satibi (2016) standar penyimpanan obat yang sering digunakan
a. Persyaratan Gudang :
4. Cahaya cukup
First Expired First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang berdasarkan
First In First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang tidak mempunyai
obat, semakin awal kedatangan obat tersebut, maka seakin menjadi prioritas
untuk digunakan.
41
sebagai berikut :
1. Kemudahan bergerak
gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.
Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan
AC, namun biaya nya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif
lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup maka perlu
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus dismpan dalam lemari khusus dan selalu
terkunci.
c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam
induk.
5. Pencegahan Kebakaran
dus, karton, dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat
yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran
agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.
43
Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien
dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah
pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
a. Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi.
b. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan
di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.
c. Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di
jawab ruangan.
d. Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
Instalasi Farmasi.
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau ganda,
untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk
4. Sistem Kombinasi
Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b +
c atau a + c.
Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien
rawat inap mengingat dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian Obat dapat
diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock atau
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien
dengan mempertimbangkan:
Metode distribusi obat berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi dengan sistem
pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/ satelit farmasi.
dengan salah satu dari metode dibawah ini, yang pilihannya tergantung pada
a. Sistem distribusi dosis unit sentralisasi. Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua
unit rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan. Artinya di rumah sakit itu
mungkin hanya satu IFRS tanpa adanya depo/ satelit IFRS dibeberapa unit
pelayanan.
IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini
sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, hanya saja
sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama
2.8.3.6 Pemeliharaan
apoteker (APA dan apoteker pendamping) adalah harus selalu memelihara obat
dari: Kerusakan, Kedaluwarsa, hilang. satu dan lain hal adalah usaha untuk menjaga
dan melindungi kualitas dan kuantitas obat dari hal hal tersebut diatas, yakni dengan
3. Kerusakan fisik
dan peracikan
6. Pencuri
7. Api, obat yang disimpan sebagian adalah mudah terbakar antara lain : alkohol,
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat
digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan
2. Telah kadaluwarsa;
1. Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
terkait
Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat
dan Makanan (BPOM). Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus
2.8.3.8. Pengendalian
jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi
harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit.
3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
Habis Pakai.
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
a. Sistem periodik : Sistem ini dikenal juga dengan nama sistem interval pasti (fixed
interval system), Sistem T (Time), atau juga sistem EOI (Economic Order
b. Sistem Perpetual: disebut juga sebagai sistem kuantitas pasti, sistem kuantitas
item barang dilakukan secara kontinyu dan pada saat stok turun dibawah level
pasien. Analisis ABC ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai
penggunaan yang relatif tinggi atau mahal. Dengan analisis ABC, jenis-jenis
lebih lanjut. Analisis ini berguana pada setiap sistem suplai untuk menganalisa pola
penggunaan dan niali penggunaan total semua item obat. Hal itu memungkinkan
berikut :
1) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
2. Analisis VEN
Non Esensial) ditentukan oleh faktor makro (misalnya peraturan pemerinatah atau
data epidemiologi wilayah) dan faktor mikro (misalnya jenis pelayanan kesehatan
3) N (Non Esensial) adalah obat-obat yang digunakan untuk penyakit minor atau
Analisis kombinasi metode ABC dan VEN adalah dengan melakukan pendekatan
yang paling bermanfaatdalam efisiensi dan penyesuaian dana. Jenis obat yang
untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan
sebagian V (dari analisis VEN). Sebaliknya, jenis obat dengan status N harusnya
Tabel 2.1 merupakan tabel yang dapat digunakan untuk menetapkan prioritas
pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan dengan metode
Tabel 2.1 Prioritas pengadaan obat dengan metode kombinasi ABC dan VEN
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
untuk dikurangi dari rencana kebutuhan. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan
ini dana yang tersedia masih juga kurang, maka dilakakukan langkah selanjutnya.
BAB 3
KERANGKA KONSEP
penelitian yang dirumuskan dari fakta-fakta, observasi dan tinjauan pustaka. Uraian
Perencanaan
SDM Tersedianya
Penganggaran
Anggaran persediaan obat
pengadaan
Sarana Prasarana yang efektif dan
Penyimpanan
Prosedur efisien
Pendistribusian
pemeliharaan
Penghapusan
pengendalian
52
53
analisis manajemen logistik obat di instalasi farmasi rumah sakit islam siti aisyah
madiun menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian yaitu : input,
proses, output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian
yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Input manajemen logistik obat
terdiri dari SDM, anggaran, sarana prasarana, dan prosedur. Proses dari manajamen
Sedangkan output dari manajemen logistik obat adalah tersedianya persediaan obat
prosedur) dalam manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun?
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun yang meliputi fungsi manajemen logistik
METODOLOGI PENELITIAN
keistemawaan dari pengaruh sosial yang tidak dapat dijelaskan, diukur atau
informasi yang lebih mendalam tentang proses manajemen logistik obat di instalasi
Madiun yang beralamat di Jalan Mayjend Sungkono 38-40 Madiun dengan waktu
partisipan pada penelitian ini tidak diarahkan pada jumlah tetapi berdasarkan pada
55
56
asas kesesuaian dan kecukupan sampai mencapai saturasi data artinya bahwa
tambahan informasi baru yang berarti atau mengulang data yang sudah ada
(Saryono, 2013).
Informan yang akan dilibatkan sebagai sumber data dalam penelitian analisis
dengan topik penelitian yang diangkat yaitu Analisis Manajemen Obat di Instalasi
Logistik Obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Tahun 2017 “ adalah sebagai
berikut :
namun selanjutnya setelah fokus penelitian menjadi jelas, maka kemungkinan akan
data dan membandingkan dengan data yang telah ditemukan melalui observasi dan
dokumen, pedoman observasi (check list), pedoman wawancara yang berisi daftar
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian kualitatif ini yaitu :
a. Data Primer
mencari informasi terkait manajemen logistik obat di RSI Siti Aisyah Madiun.
b. Data Sekunder
Diperoleh dari telaah dokumen rumah sakit, seperti laporan penggunaan obat,
yaitu :
dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
1. Reduksi Data
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas,
inti yang selanjutnya dianalisis dan disajikan. Mereduksi data bertujuan untuk
2. Display Data
adalah rancangan penyajian dalam bentuk teks naratif dan tabel didapatkan setelah
62
peneliti melakukan penyusunan data dalam bentuk transkip data yang selanjutnya
dilakukan kategorisasi data menurut variabel yang sesuai. Data yang disajikan akan
dikaitkan satu sama lain guna mendukung suatu pernyataan dalam proses analisis.
3. Analisis
penelitian ini dilakukan untu memperoleh gambaran umum dan menyeluruh tentang
situasi sosial yang diteliti atau obyek penelitian. Hasilnya berupa gambaran umum
tentang obyek yang diteliti, yang sebelumnya belum pernah diketahui. Dalam
analisis ini informasi yang diperoleh belum mendalam, masih dipermukaan, namun
sudah menemukan domain-domain atau kategori dari situasi sosial yang diteliti
(Sugiyono, 2015).
gambaran umum tentang data untuk menjawab fokus penelitian. Data yang
manajemen logistik obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Dengan
obat mulai dari input, proses, output kemudian dibandingkan dengan pedoman
4. Verifikasi data
dilakukan dengan merangkum hasil analisis proses pengelolaan obat mulai dari
63
input, proses dan output yang ada terkait dengan manajemen logistik obat di rumah
sakit.
Hasil penelitian disusun dan disajikan dalam bentuk matriks dan narasi atau
(kalimat atau dialog), yang dapat disajikan sebagai bagian dari kalimat atau terpisah
logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun dan dibandingkan dengan
5.1 HASIL
Rumah Sakit Islam (RSI) Siti Aisyah Madiun adalah rumah sakit islam
pertama di kota madiun yang berdiri pada tanggal 31 agustus 1962. Rumah sakit ini
Sosial (BPJS) Kesehatan, asuransi dan perusahaan lainnya serta telah melayani
trauma centre. Di RSI Siti Aisyah Madiun terdapat 406 pegawai termasuk tenaga
medis dan tenaga non medis. Berdasarkan letak geografis Rumah Sakit Islam Siti
dengan memberikan pelayanan kesehatan yang berfokus pada pasien, islami, serta
64
65
bermutu, dan mempunyai komitmen yang tinggi terhadap rumah sakit dan
persyarikatan.
Motto Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun adalah “Layananku Ibadahku”
Motto ini diterapkan dalam tujuh langkah pelayanan islami Rumah Sakit Islam Siti
1. Corporate Culture
2. Quality Culture
a. Pedoman pelayanan.
b. Budaya kerja.
c. Etika profesi.
3. Loyality Culture
a. Unit rawat inap dengan 152 TT (VIP 43 TT, Kelas 1 26 TT, Kelas 2 29 TT,
1. IGD 24 Jam
3. Instalasi Radiologi
4. Instalasi Gizi
4. Pelayanan CT Scan
5. USG 3 Dimensi
6. Ambulance 24 Jam
7. Mobil Jenazah
8. Pemulasaran/Perawatan Jenazah
18. ATM
Orang, Tenaga Non medis 152 orang, dan Tenaga kesehatan lainnya sebanyak
Terdapat 4 kelas yang disediakan di RSI Siti Aisyah Madiun yaitu kamar VIP
Sebanyak 43 TT dengan presentase 28% yang terdiri dari ruangan 1 TT VVIP Ar-
stroke. Kelas 2 terdapat 29 TT dengan presentase 19% terdiri dari 2TT di ruangn
10. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah
Madiun
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
(Terlampir).
VISI
pelayanan kefarmasian yang profesional, cepat dan berfokus pada pasien, islami
MISI
kefarmasian
MOTTO
Layananku Ibadahku
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun terbagi
menjadi 3 tempat yaitu : Farmasi Rawat Inap, Farmasi Rawat Jalan, Gudang
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Gudang Farmasi akan mendistribusikan semua
perbekalan farmasi. Gudang Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun berada dibawah unit
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah. Oleh karena itu, gudang farmasi masih
Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia untuk
melaksanakan suatu proses. Input dari kegiatan manajemen logistik obat ini terdiri
yang sesuai dengan beban kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran
dan tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Berikut kualifikasi SDM yang ada di
7. Distribusi Oksigen terdiri dari 1 orang dan pekarya terdiri dari 2 orang
1. Farmasi rawat jalan terdiri dari Apoteker dan Asisten Apoteker yakni 3 orang.
2. Farmasi Rawat inap terdiri dari Apoteker, Asisten Apoteker, pekarya 19 orang.
3. Gudang farmasi terdiri dari Asisten Apoteker dan staf administrasi 2 orang.
4. Gas medik terdiri dari tenaga distribusi oksigen terdiri dari 1 orang.
obat di instalasi farmasi dilakukan di gudang farmasi adapun yang terlibat langsung
dalam pengelolaan obat diantaranya kepala instalasi farmasi dan petugas pelaksana
yakni asisten apoteker dan tenaga administrasi serta dibantu oleh prakarya.
Pernyataan tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh
“Yang terlibat pertama adalah kepala instalasi farmasi yang kedua petugas
bagian gudang farmasi” (Inf-1).
instalasi farmasi, adapun tugas kepala instalasi farmasi adalah sebagai berikut :
1. Menerima perbekalan farmasi dari suplier dan menjamin bahwa barang yang
3. Mengkoordinasikan dengan kepala instalasi farmasi apabila ada obat baru dari
supplier.
farmasi.
6. Mengecek daftar defecta serta koreksi manual atas data permintaan dari farmasi
rawat inap dan rawat jalan, dan kemudian memberikan data kepada kepala
supaya dipakai oleh dokter, dan mengembalikan kepada suplier, jika diperlukan
farmasi sesuai sistem FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out).
farmasi.
14. Melakukan pencatatan dengan entry data dan pengeluaran bon obat
2. Memelihara dan mengatur perbekalan farmasi agar selalu dalam keadaan siap
pakai.
rumah sakit.
11. Mengarsipkan dokumen yang ada di gudang farmasi secara sistematis dan rapi.
13. Menciptakan dan memelihara hubungan dan suasana kerja yang baik dengan
jarang dilakukan oleh petugas di instalasi farmasi misal nya evaluasi dan
monitoring persediaan obat atau stok obat di instalasi farmasi. Hal ini juga
didukung oleh wawancara yang dilakukan oleh peneliti, adapun kutipan nya sebagai
berikut :
Hal ini dikarenakan Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum
memiliki tenaga pelaksana yang cukup khususnya di bagian gudang farmasi untuk
77
pengelolaan persediaan obat. Ini terlihat bahwa masih ada rangkap tugas sehingga
“SDM nya masih kurang, harus nya order ada sendiri, input barang ada
sendiri tapi disini masih rangkap-rangkap tugas, ya masukan juga ya order”
(Inf-5).
Hal ini juga disampaikan sendiri oleh kepala instalasi farmasi yang
menyatakan bahwa SDM di gudang farmasi masih kurang, karena hanya ada 2
orang petugas pelaksana gudang farmasi dan 1 pekarya untuk pelayanan farmasi,
termasuk Kepala Instalasi Farmasi yaitu total kebutuhan SDM untuk pelaksana
gudang farmasi adalah ber jumlah 6 orang. Berikut kutipan wawancara nya :
“kalau petugas gudang nya memang kurang dari analisa beban kerja
kemarin kita hitung bahwa gudang itu ideal nya ada 6 orang petugas untuk
melayani semua pendistribusian obat di rumah sakit mulai dari pengadaan,
evaluasi, distribusi dan sebagainnya. Sekarang 3, 3 pun juga gak full karena
untuk pak mul (prakarya) sendiri kan dia di pelayanan dulu setelah pelayanan
selesai baru dia ke gudang”(Inf-1).
masih sangat jarang dilakukan. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi pengetahuan
dan keterampilan nya. Untuk pelatihan SDM sudah pernah diikuti oleh kepala
Instalasi Farmasi namun sudah beberapa tahun yang lalu. Adapun kutipan wawancara
Sedangkan untuk asisten apoteker mengenai pelatihan SDM ada yang sudah
oleh kepala instalasi farmasi dan pihak manajaemen farmasi. Adapun kutipan
2. Anggaran
Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat
adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk
penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Terkait pendanaan atau sumber dana
yang dimiliki RSI Siti Aisyah Madiun untuk pengelolaan persediaan obat
menggunakan RAPB yakni anggaran yang diberikan dari rumah sakit sendiri.
Dalam proses pemberian dana karena RSI Siti Aisyah merupakan rumah
sakit swasta maka dalam pemberian dana sangat flexibelitas dan tidak sulit untuk
“pemberiaan dana nya flexibelitas, tidak sulit kok. Intinya kita membayar
setelah ada faktur yang diverifikasi dari farmasi, pokoknya setiap pembelian
obat lewatnya farmasi dulu, sini tinggal bayar” (Inf-7).
dan wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa dana tersebut digunakan
untuk pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, cetakan, pelabelan obat, Alat tulis
kantor, Alat dan bahan kebersihan, Alat listrik dan pemeliharaan, paket pasien,
konsumsi, peningkatan sarana dan prasarana gudang farmasi dan gas medik,
peningkatan sarana dan prasarana rawat inap, peningkatan sarana dan prasarana
rawat jalan serta peningkatan pelayanan farmasi. Hal ini juga sesuai dengan kutipan
Berdasarkan sumber dari informan jumlah anggaran pada tahun 2016 untuk
pembeliaan obat yaitu sebesar Rp. 14.420.431.116 dan untuk realisasi nya dalam
pembelian obat RSI Siti Aisyah mengeluarkan dana 20.005.376.370. Hal ini dalam
realisasinya ada kenaikan anggaran untuk pembelian obat dan alkes sebesar 38,73%
memang selalu lebih kecil dari realisasi anggaran yang dikeluarkan. Namun hal ini
tidak terjadi setiap tahun, hanya pada tahun 2016 anggaran membengkak 38,73%
80
dari total yang dianggarkan. Berikut kutipan wawancara nya ( Informan melihat
Madiun tidak mengalami kendala dan tidak mengalami kerugian dengan adanya
pendapatan yang naik dari yang direncanakan. Berikut sesuai dengan kutipan
“kenaikan ini juga diimbangi dengan pendapatan yang naik dari yang
direncanakan. Di tahun yang sama pendapatan nya juga naik, jadi tidak rugi
(Inf-7)”.
3. Sarana Prasarana
dan tanggung jawabnya, ketersedian sarana prasarana merupakan salah satu hal
yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Berdasarkan hasil wawancara diketahui
bahwa kondisi ketersedian kelengkapan dan kelayakan sarana dan prasarana yang
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun pada dasarnya kurang memadai. Berikut
“untuk pengelolaan dari segi tenaga memang kurang, kalau tempat kita
memang kecil jadi sebetulnya kita belum memenuhi standart tapi memang
kebijakan rumah sakit belum memenuhi untuk itu jadi ya akhirnya kita
memaksimalkan tempat yang sudah ada tapi prinsip bahwa penyimpanan
obat kita upayakan semaksimal mungkin sesuai standar jadi obat-obat yang
memerlukan suhu tertentu kita kondisikan seperti itu terus kemudian intinya
obat yang memerlukan perlakuan khusus kita perlakukan khusus” (Inf-1).
81
Hal ini juga di dukung dengan hasil observasi di gudang farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun.
Berikut hasil observasinya dapat dilihat pada tabel 5.3 mengenai sarana
prasarana penunjang di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk ѵ
kepala gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor untuk Ѵ
kepala instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan Ѵ
gudang obat
4 Terdapat computer Ѵ
5 Terdapat meja,kursi,lemari di Ѵ
ruangan atau kantor
6 Tersedia telepon Ѵ
7 Terdapat ATK di ruangan atau Ѵ
kantor
8 Terdapat prosedur untuk Ѵ
pengelolaan persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal V
10 Terdapat AC atau kipas angin V
11 Terdapat tabung APAR Ѵ
Sumber :Hasil observasi sarana prasarana di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun Tahun 2017
Dari hasil observasi sarana prasarana di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun diketahui bahwa luas gudang penyimpanan 3x5m2 namun hal tersebut
dirasa masih kurang ideal karena tidak hanya obat-obatan saja yang ada di gudang
farmasi akan tetapi alat kesehatan pun juga di simpan di dalam nya. Minim nya luas
gudang menyebabkan tempat obat tidak cukup selain itu hal ini juga menyebabkan
“karena luas gudang yang belum memadai kadang memang sulit, terutama
kalau akan lebaran, disini stok lebih banyak dari biasanya jadi tempatnya
tidak cukup (Inf-1)”.
4. Prosedur
informan dapat diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
memiliki prosedur kerja dalam pengelolaan persediaan obat. Berikut kutipan nya :
Hasil wawancara juga didukung oleh hasil observasi dan telaah dokumen
bahwa prosedur atau standart operasional prosedur (SOP) yang berlaku di instalasi
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun terkait manajemen logistik obat antara lain adalah
oleh kepala instalasi farmasi dan ditetapkan serta ditanda tangani oleh Direktur RSI
Siti Aisyah Madiun. SOP yang berlaku pada tahun ini pada dasarnya masih
menggunakan SOP pada tahun-tahun sebelumnya. Setiap SOP yang ada terdiri dari
dari beberapa konten seperti pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan unit
83
terkait. Jika dilihat pada masing-masing SOP, dapat dikatakan bahwa SOP yang ada
cukup singkat dan jelas. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para SDM
persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun, namun dalam
pelaksanaannya. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dari informan, berikut
kutipan wawancaranya :
“kendala nya ada, kadang dalam menjalankan tidak sesuai prosedur. Yang
penting kadang tertata” (Inf-2).
mengelola obat yang dilakukan dengan menggunakan input yang sudah ada.
Variabel yang ada pada proses manajemen logistik obat ini adalah proses
diawali dengan melihat kebutuhan obat pada 10 hari sebelumnya untuk kebutuhan
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen dari buku pedoman
pelayanan farmasi di RSI Siti Aisyah Madiun yang menyatakan bahwa perbekalan
farmasi yang direncanakan pengadaanya oleh Instalasi Farmasi adalah obat sesuai
koordinator gudang farmasi, untuk kemudian dilakukan kros cek dengan data
distribusi dan apabila ada ketidaksesuaian jenis dan jumlah, dilakukan komunikasi
dan penyesuaian.
85
obat-obat an yang sudah sesuai formularium RSI Siti Aisyah Madiun. Berikut
kutipan informan :
obat yang masih mengalami stock out. Adapun hal-hal yang dapat menyebabkan
sulit untuk ditentukan. Hal tersebut dapat dilihat dari kutipan wawancara informan
sebagai berikut :
“belum, kadang sini obat nya sudah habis, gudang belum ada. Sering kosong
Dalam arti bukan kosong dari distributor tapi gudang telat dalam order”
(Inf-2).
86
3. Kurangnya SDM
Sehingga dalam melakukan order tidak bisa maksimal dan dapat menyebabkan
Selama ini dalam proses perencanaan kebutuhan obat sudah sesuai pedoman
dan standart operasional prosedur di rumah sakit. Namun tetap saja masih ada
Hal ini didukung dengan kutipan wawanca dengan informan sebagai berikut :
“antara perencanaan dan kondisi real mbleset, kadang kita juga tergantung
dari suplier yang kadang dalam mengirim obat telat kemudian juga ada
sistem ngelock jadi maksud saya ada masalah yang kadang kekunci jadi kita
gak bisa order” (Inf-1).
dapat dipastikan, pasti ada perubahan dalam obat-obat yang keluar. Sehingga akan
mengalami stok kurang dan stok berlebih. Berikut sesuai kutipan wawancara
yang fast moving sama slow moving dalam menentukan jumlah ordernya”
(Inf-2).
Karena apabila kosong harus mencarikan dulu, tapi sebelumnya kita mengusahakan
dulu untuk acc ke dokter apakah boleh untuk diganti. Berikut sesuai kutipan
Selain barang kosong dari distributor, hal lain yang menyebabkan kendala
dalam menjalankan proses perencanaan obat adalah apabila terjadi ngelock pada
distributor, sehingga pihak instalasi farmasi tidak dapat melakukan order dan harus
mencari ke distributor lain untuk memenuhi stok. Berikut kutipan wawancara nya :
2. Penganggaran
Proses penganggaran untuk pengadaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun menjadi tanggung jawab bagian keuangan dan kepala instalasi farmasi.
konsumsi obat pada tahun sebelumnya, jadi setiap oktober sudah dilakukan
proses penagihan ada di bagian keuangan. Hal ini di dukung dengan kutipan
“ jadi ketika disana sudah order, order dicatat ke bu anik bagian gudang,
setelah itu terbit faktur kemudian faktur itu akan diverifikasi di apotek, terus
di titip faktur ke bu dian ( Bag. Keuangan ) kemudian akan membuatkan TT
setelah itu seminggu setelah nya direkap, pengeluaran obat itu total berapa,
jadi ada rekapannya masing-masing misal PT. A 10rb PT.B 13rb satu minggu
itu berapa terus dibayar” (Inf-7).
Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun
tidak mengalami kendala karena dana yang diberikan fleksibel sesuai kebutuhan
dari instalasi farmasi mengingat bahwa farmasi merupakan unit penghasil terbesar
3. Pengadaan
menentukan kebutuhan obat di rumah sakit. Dari hasil wawancara yang dilakukan
peneliti didapatkan bahwa proses pengadaan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun
kebutuhan yang telah direncanakan, setelah itu kepala instalasi farmasi akan
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen SOP pengadaan perbekalan
sebagai berikut :
apabila barang yang diminta tidak ada maka gudang akan segera melakukan
“Untuk pengadaan kita setiap hari permintaan, itu kan kalau barang ada
yang langsung dikasihkan, kalau tidak ada ya akan diorderkan oleh gudang”
(Inf-3).
akan tetapi obat yang fast moving atau live saving maka pemesanan obat bisa
informan :
“1 minggu biasanya dihari senin. Untuk obat-obat yang memang urgent bisa
jadi kita order dalam 1 minggu bisa 2 kali.”
“kita upaya kan memang 1 minggu sekali tetapi tidak menutup kemungkinan
ketika obat-obat yang fast moving dan obat-obat yang kita live saving itu ya
karena kita tidak tau keluarnya kapan bisa jadi dalam 1 minggu kita
orderkan 2x mbak tergantung kebutuhan nya” (Inf-1).
90
Kendala yang sering terjadi dalam proses pengadaan adalah datang dari
distributor yang sering terlambat dalam melakukan distribusi ke rumah sakit dan
adanya barang kosong dari distributor. Hal ini mengakibatkan pihak gudang harus
melakukan pembelian cito ke apotek luar atau mencari distributor lain. Berikut
4. Penyimpanan
diterima agar tidak hilang dan terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia serta
Penyimpanan obat ini menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan
FEFO (First Expired First Out) namun dalam kondisi tertentu ada beberapa hal
Minimnya tenaga dan tempat yang belum memadai membuat standart penyimpanan
tidak dapat berjalan 100% dan membuat sistem FEFO/FIFO terkadang dalam
91
pelaksanaan masih diabaikan. Hal ini didukung oleh kutipan informan sebagai
berikut:
“FEFO FIFO iya, jadi kita prioritaskan barang ya masuk dulu akan keluar
dulu atau barang yg ED Dulu kita keluarkan.”
“penyebab ya karena kembali lagi ke tenaga dan tempat yang belum
memungkinkan kadang memang standart penyimpanan tidak dapat berjalan
100% disini” (Inf-1).
Dalam kondisi ramai, hal ini juga menyebabkan penataan obat dengan sistem
FEFO/FIFO tidak terlaksana. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara sebagai
berikut :
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun diketahui bahwa penyimpanan sesuai dengan
prosedur penyimpanan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun sebagai berikut :
Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus dengan pintu
ganda yang selalu terkunci. Bahan yang mudah terbakar, korosif, eksplosif, iriatif,
berbahaya disimpan dalam tempat terpisah dimana tersedia APAR dan diberi label
FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out). Masing-masing
menyimpan vaksin suhu yang harus digunakan dalam penyimpanan yaitu 2-8 C0.
Asisten apoteker wajib cek suhu setiap hari. Penyimpanan nutrisi harus terlindungi
dari cahaya. Obat disimpan di farmasi dan di unit biasanya di ruang keperawatan.
92
Obat yang disimpan di unit yaitu obat-obat yang emergency kit. Pemantauan
emergency kit dilakukan setiap 2 bulan. Penyimpanan obat selalu memenuhi aturan
RSI Siti Aisyah Madiun terhadap petugas dalam proses penyimpanan obat antara
lain :
a. Pada saat menyusun obat, petugas gudang farmasi menyusun obat-obat sesuai
alfabhet pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada penamaan pada
rak-rak obat nya, hanya dibedakan rak obat reguler dan rak obat BPJS.
b. Untuk obat yang masih dalam karton di tumpuk, khususnya untuk infus terdapat
dalam karton dan ditumpuk-tumpuk, tidak jarang untuk infus juga masih ditata
diluar gudang.
c. Obat-obat an tablet dan kapsul diletakan didalam rak, sedangkan untuk salep,
sirup, obat tetes di dalam gudang farmasi belum ada lemari penyimpanan, sehingga
dilemari terpisah, yaitu lemari khusus dengan pintu double yang dilengkapi kunci.
Untuk obat-obat an narkotika dan psikotropika juga hanya ada di apotek instalasi
Hal ini juga didukung dengan hasil observasi mengenai penyimpanan terkait
RSI Siti Aisyah Madiun yang masih terlihat bahwa masih adanya penumpukan dus
dan karton. Selain itu untuk bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter
93
juga belum terpisah dari gudang induk dalam penyimpanannya. Sedangkan untuk
pengaturan penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum
dilengkapi kartu stok. Adapun hasil observasinya dapat dilihat pada tabel hasil
Tabel 5.4. hasil observasi syarat gudang untuk penyimpanan di Instalasi Farmasi
Siti Aisyah Madiun.
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari Ѵ
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang Ѵ Di apotek rawat
terkunci untuk penyimpanan jalan dan apotek
narkotika dan psikotropika rawat inap,
untuk gudang
belum ada.
3 Tersedia lemari pendingin untuk Ѵ
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2 Ѵ 3 x 5 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran udara Ѵ
dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen Ѵ
7 Pembuatan sudut lantai atau Ѵ
dinding yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat Ѵ
9 Dinding dibuat licin Ѵ
10 Ruang kering tidak lembap Ѵ
11 Cahaya cukup Ѵ
12 Gudang menggunakan sistem satu Ѵ
lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin Ѵ
14 Bahan mudah terbakar disimpan di Ѵ
ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan Ѵ
dus,karton dan lain-lain
94
Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk Ѵ
sediaan
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis Ѵ
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet Ѵ
4 Menggunakan almari khusus untuk Ѵ
perbekalan farmasi yang
memerlukan penyimpanan pada
suhu tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan Ѵ
metode FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok Ѵ
memungkinkan untuk melakukan penyimpanan karena kurang luas. Hal ini tentu
gudang farmasi dan terjadinya penumpukan barang atau kardus obat di gudang
Hal ini sesuai dengan yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
“Gudang nya kurang besar, penataan nya masih belum rapi menurut saya,
penuh soalnya.”
“untuk salep syrup belum ada rak nya, sehingga langsung dikeluarkan ke
ruangan-ruangan” (Inf-2).
5. Pendistribusian
wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa distribusi obat prinsipnya yaitu
gudang farmasi mendistribusikan ke semua ruangan yang ada di rumah sakit yang
membutuhkan perbekalan farmasi baik berupa obat, oksigen dan barang habis
pakai. Distribusi obat dilakukan dimulai dengan permintaan obat dari ruangan
kepada petugas pelaksana gudang farmasi dengan mengisi surat pesanan. Setelah
itu petugas gudang akan mengambilkan obat yang diminta dari rungan, kemudian
petugas gudang farmasi akan meneliti dan memeriksa barang yang akan
didistribusikan. Jika obat yang diminta ke gudang oleh ruangan tidak ada maka
gudang akan segera membuat proses pengadaannya. Hal ini seperti yang
Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi dan telaah dokumen
1. Petugas farmasi rawat inap dan rawat jalan membuat rencana permintaan
2. Siapkan perbekalan farmasi sesuai dengan yang tulis pada buku permintaan
barang.
96
bersangkutan.
7. Tanda tangan dan nama terang pada kolom yang telah disediakan pada buku
permintaan barang yaitu petugas yang meminta, petugas gudang yang melayani
pendistribusian obat yakni jika obat yang tersedia di gudang farmasi jumlah nya
pendistribusian dan barang yang diminta kosong maka pendistribusian tidak dapat
dilakukan. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan sebagai
berikut :
“ya kalau barang kosong, kalau pas kita butuh ya kita harus pergi keluar
terpaksa” (Inf-3).
“kita minta tapi barang tidak ada, akhirnya harus acc dokter jadi
pelayanannya menjadi lama” (Inf-4).
97
6. Pemeliharaan
dapat diketahui bahwa pemeliharaan obat-obat an agar tidak rusak atau expired
date dengan menyimpan obat sesuai label atau petunjuk penyimpanan obat yang
sudah tertera pada obat. Selain itu petugas farmasi juga mengecek suhu obat setiap
hari dan obat yang mendekati expire date. Hal ini sesuai pernyataan oleh informan
sebagai berikut :
“kita simpan sesuai dengan yang di ingin obat kan biasanya di label ada
petunjuk penyimpanan seperti apa itu yang kita terapkan”
(Inf-1).
“ya pengecekan suhu tadi, kalau suhu setiap hari dicek terus.”
“stok 3 bulan, 4 bulan, akhir bulan, untuk death stock 3 bulan sekali”
(Inf-2).
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen standar prosedur operasional
antara lain :
1. Setiap pagi, kontrol suhu lemari pendingin, suhu ruang dan kelembapan udara
2. Catat pada lembar monitoring suhu dan kelembapan yang sudah tersedia.
3. Bila suhu melebihi standar lapor ke bagian pemeliharaan untuk ditindak lanjuti.
di Instalasi Farmasi dirasa tidak ada kendala atau masalah yang terjadi. Berikut
7. Penghapusan
adalah dengan cara menyerahkan obat ke gudang farmasi 6 bulan sebelum obat
expired date, kemudian gudang akan memilih barang mana yang bisa di retur dan
yang tidak bisa. Untuk obat yang telah rusak atau expired date dan tidak dapat
dengan prosedur yang ada dirumah sakit. Penghapusan obat yang dilakukan di RSI
Siti Aisyah Madiun dengan melalui kerja sama dengan pihak ke 3 dikarenakan RSI
Siti Aisyah Madiun belum memiliki inecerator sendiri. Berikut kutipan yang
“Expired itu kita punya kebijakan 6 bulan sebelum barang itu expired akan
ditarik oleh gudang kemudian gudang akan mereuji barang mana yang bisa
dikembalikan ke distributor untuk proses retur dan mana yang tidak. Ketika
barang itu tidak bisa diretur gudang akan memisahkan barang yang tidak
bisa diretur itu dan mendekati ED. Kemudian ketika sudah jatuh tempo sudah
jatuh ED nya kita packing nanti akan kita koordinasi dengan IPAL pihak
sanitasi untuk melakukan pemusnahannya, jadi karena RSI pemusnahan nya
dengan pihak ke 3 jadi nanti yang melakukan pihak ke tiga” (Inf-1).
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen standar operasional prosedur
2. Petugas gudang farmasi merekap jenis, jumlah, dan nilai perbekalan farmasi
pengemasan.
Instalasi Farmasi.
ED/rusak ke direktur.
untuk dimusnahkan.
masalah yang dirasa meskipun pemusnahan nya bekerjasama dengan pihak ke tiga.
8. Pengendalian persedian
dilakukan dengan tujuan agar penggunaan obat sesuai dengan formularium Rumah
Sakit dan memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
pengembalian pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
Siti Aisyah Madiun yaitu melalui stock opname dan cek stok secara berkala. Hal ini
“kita pakai stock opname, kemudian kita melakukan analisa ABC, jadi
barang-barang dengan kategori A itu yang akan kita awasi, bener-bener kita
kendalikan karena disitu barang dengan kategori A itu kan jumlah nya sedikit
tapi value nya besar, memakan hampir 80% dari dana yang diserap dirumah
sakit’’ (Inf-1).
Biasanya kita cek stok, tidak sampai kosong sudah permintaan ke gudang jadi
tidak sampai telat” (Inf-4).
stock opname dapat diketahui bahwa kegiatan stock opname di Instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan setiap 4 bulan sekali yaitu bulan april, agustus
dan desember, akan tetapi dalam proses pengendalian terkadang terhambat karena
tidak bisa memantau stok secara berkala. Hal ini seperti yang disampaikan informan
sebagai berikut :
Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas
seperti ini tentu dapat menyebabkan beberapa obat mengalami kekosongan dan juga
“pasti ada, karena SDM kami memang punya keterbatasan tenaga dan
memang pengetahuan sih terus terang. Sebetulnya analisa itu kan
pengendalian secara periodik ya cuman belum bisa berjalan secara periodik.
kadang mereka itu, kayak apa ya, Kadang masih ada miss jadi sampe masih
ada barang ED, barang retur dan sebagainya kelewatan itu bisa terjadi”
(Inf-1).
obat di Instalasi farmasi sudah sesuai kebutuhan, akan tetapi memang ada beberapa
obat terkadang tidak tersedia disebakan karena stok yang ada terbatas dan
disebabkan karena kosong dari distributor. Hal ini juga didukung dengan hasil
“Sudah, cuma ya kendala kalau barang kosong, kalau tidak kosong ya tidak
masalah kita. belum 100%, kalau order barang kosong kita harus order PBF
lain yang punya barang itu.” (Inf-3).
Madiun untuk ketersediaan sudah bagus, ada penolakan dan penggantian obat
namun nilainya sangat kecil. Untuk penolakan obat pada pasien rawat jalan dan
rawat inap rata-rata hanya 1%. Hal ini sesuai kutipan wawancara oleh informan
berikut :
Berdasarkan laporan data obat rusak atau expired date pada tahun 2016 di
RSI Siti Aisyah mengalami obat rusak atau expired date dengan jumlah total
24.123.598. Obat rusak atau Expired date sebagaian berasal dari obat-obat dan
Dalam menjaga ketersediaan obat, maka Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun harus lebih meningkatkan sistem pengelolaan obat. Hasil akhir dari
pengelolaan obat adalah ketersediaan obat sesuai kebutuhan, tidak ada obat stock
out ataupun expired date dan berkurangan nilai penolakan resep atau pergantian
obat karena kekosongan obat. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan
sebagai brikut :
“di harapkan ya sebenarnya outputnya tidak ada stock out, tidak ada obat
expired, tidak ada obat yang death stock. Ya tapi mungkin memang
membutuhkan kebijakan dari top manajemen untuk pengelolaan death stock
itu, jadi gak bisa kami berjalan sendiri” (Inf-1).
Adapun upaya yang dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun dalam mengatasi terjadinya kekosongan obat yaitu dengan mencarikan obat
ke PBF lain atau rekanan luar. Namun sebelum nya apabila punya obat lain yang
sama di koordinasikan dulu ke dokter, apabila boleh diganti akan diganti dengan
obat yang kandugan nya sama. Hal ini seperti yang telah siungkapkan oleh informan
sebagai berikut :
“kalau reguler kan pasti punya second line maksudnya kita usahakan
koordinasikan dengan DPJP untuk mengganti yang isinya sama itu tapi kalau
BPJS ya itu tadi kita upayakan stok nya lebih diperbanyak” (Inf-1).
“kita pinjam, ataupun CITO, CITO ke PBF atau apotek lain” (Inf-5).
Hal ini juga didukung dengan hasil telaah dokumen prosedur penanganan
Lakukan telaah resep, apabila Obat yang ditulis dokter tidak tersedia maka
hubungi dokter penulis resep dan apabila dokter bersedia obat diganti maka lakukan
SPO pergantian obat. Jika dokter tidak bersedia maka asisten apoteker jaga
Baca resep dengan teliti, apabila obat yang ditulis dokter tidak tersedia
hubungi dokter penulis resep. Dokter bersedia obat diganti lakukan SPO
Penggantian obat dan apabila dokter tidak bersedia diganti maka buatkan copy
resep.
5.2 PEMBAHASAN
Farmasi. Pengelolaan persediaan obat yang baik tentu nya memerlukan manajemen
yang baik pula. Namun hal tersebut tidak terlepas dari faktor-faktor yang
manajemen logistik dari proses pengelolaan itu sendiri. faktor input terdiri dari
sumber daya manusia, anggaran, sarana dan prasarana, dan prosedur. Sementara itu,
proses pengelolaan persediaan obat yang perlu diperhatikan yaitu mulai dari
yang efektif dan efisien. Sehingga bisa melihat sistem pengelolaan obat yang
sukan untuk berfungsinya sistem (Notoatmodjo, 2011). Jika input tidak tersedia
dengan baik, maka dapat menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada
suatu sitem bahkan dapat menghambat suatu sistem untuk mencapai tujuan. Begitu
juga dalam penelitian ini, dalam pengelolaan obat suatu rumah sakit harus
menyediakan input yang baik. Adapun input pengelolaan obat di Instalasi Farmasi
Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting dalam manajemen
logistik obat di Instalasi farmasi. Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan
farmasi Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun hanya ada 3 orang. 2 orang
gudang farmasi seharusnya berjumlah 6 orang. Sehingga hal ini dapat disimpulkan
bahwa kuantitas SDM yang ada di gudang farmasi RSI Siti Aisyah Madiun saat ini
memiliki Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja
agar tercapai sasaran dan tujuan Instalasi Farmasi. Kualifikasi Sumber Daya
Manusia (SDM) Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari Apoteker dan Tenaga
Pekarya/Pembantu pelaksana.
Untuk menghasilkan mutu pelayanan yang baik dan aman, maka dalam
jawabnya.
106
gudang farmasi terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala
gudang, satu orang pengurus barang, dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan
ada beberapa kegiatan yang jarang dilakukan oleh petugas di instalasi farmasi
misalnya evaluasi dan monitoring persediaan obat atau stok obat di instalasi
farmasi. hal ini dikarenakan pekerjaan yang terlalu padat dan tidak adanya petugas
lain yang membantu pekerjaannya. Hal ini tentu mempengaruhi beban kerja SDM
yang ada saat ini menjadi bertambah dan pelaksanaan pengelolaan persediaan obat
yang tidak dapat berjalan maksimal karena kebijakan untuk penambahan tenaga
masih sangat jarang dilakukan. Hal ini tentu dapat mempengaruhi pengetahuan dan
keterampilan nya. Untuk pelatihan SDM sudah pernah diikuti oleh kepala Instalasi
Farmasi namun sudah beberapa tahun yang lalu. Sedangkan untuk asisten apoteker
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun untuk pelatihan mengenai manajemen sudah mulai
ditinggalkan, pelatihan yang ada sekarang lebih fokus untuk farmasi klinis.
keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul disiplin kerja. Sedangkan
pengetahuan dan keterampilan SDM. Oleh karena itu diharapkan manajemen RSI
manajemen logistik obat secara berkala agar dapat mencapai sasaran yang
Siti Aisyah Madiun dan minimnya pelatihan terhadap Sumber daya manusia
pengelolaan persediaan obat. Minimnya sumber daya yang ada digudang farmasi
dapat membuat kegiatan proses pengelolaan obat tidak berjalan dengan baik. Oleh
karena itu perlu adanya proses rekrutmen dan seleksi untuk memenuhi kebutuhan
akan SDM, karena SDM yang ada saat ini untuk proses pengelolaan obat di gudang
2. Anggaran
RAPB. Karena RSI Siti Aisyah merupakan rumah sakit swasta dalam pemberian
dananya tidak ribet dan fleksibel sesuai yang dibutuhkan oleh instalasi farmasi.
108
pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, cetakan, pelabelan obat, Alat tulis
kantor, Alat dan bahan kebersihan, Alat listrik dan pemeliharaan, paket pasien,
konsumsi, peningkatan sarana dan prasarana gudang farmasi dan gas medik,
peningkatan sarana dan prasarana rawat inap, peningkatan sarana dan prasarana
Jumlah anggaran pada tahun 2016 untuk pembeliaan obat yaitu sebesar
Rp.14.420.431.116 dan untuk realisasi nya dalam pembelian obat RSI Siti Aisyah
anggaran untuk pembelian obat dan alkes membengkak 38,73% dari RAPB yang
direncanakan. Meskipun demikian pihak RSI Siti Aisyah Madiun dirasa tidak
Menurut hasil penelitian yang telah dilakukan suciati dkk (2006), menyatakan
merupakan revenue center atau pusat pendapatan bagi rumah sakit, mengingat lebih
dari 90% pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi dan 50% dari
kesulitan untuk dana karena setiap anggaran yang tinggi juga diimbangi dengan
adanya peningkatan pendapatan. maka pihak RSI Siti Aisyah hanya perlu
109
perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat
di rumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi
beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang
Ratio perencanaan anggaran dan pembelian obat pada tahun 2016 sebesar
1: 1,38. Ratio tersebut menunjukan perbandingannya tidak ideal. Hal ini sulit
dicapai karena banyak faktor yang mempengaruhi terutama pengguaan obat. Oleh
karena itu perlu dievaluasi kembali terkait untuk penyusunan RAPB dan
pembeliannya.
3. Sarana Prasarana
maksimal. Begitu juga dengan fasilitas yang digunakan dalam manajemen logistik
obat di RSI Siti Aisyah Madiun. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di
instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun maka dapat diketahui bahwa fasilitas
berlaku. Dengan kriteria sarana sebagai berikut fasilitas ruang harus memadai
dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat menunjang fungsi dan proses pelayanan
memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit, baik fasilitas utama dan fasilitas
dan penyiapan baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair untuk obat
luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada pengukuran dan
memenuhi persyaratan, peneraan dan kalibrasi untuk peralatan tertentu setiap tahun.
luas gudang. Dari hasil observasi sarana prasarana di instalasi farmasi RSI Siti
luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x 4m2 . Hal tersebut sudah sesuai
dengan persyaratan minimal luas gudang, namun dirasa masih kurang ideal karena
tidak hanya obat-obatan saja yang ada di gudang farmasi akan tetapi alat kesehatan
barang yang masih terlihat menumpuk. Oleh karena itu, petugas gudang menjadi
111
tidak leluasa bergerak pada saat menyusun obat-obat yang baru diterima nya.
Lengkap atau tidaknya suatu fasilitas atau sarana dan prasarana yang dimiliki
obat. Sehingga dengan kelengkapan sarana dan prasarana yang ada di Instalasi
Farmasi, maka dapat dinilai apakah manajemen logistik obat berjalan dengan lancar
atau tidak. Kegiatan akan terlaksana dengan baik apabila segala fasilitas atau sarana
4. Prosedur
perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur
kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan
dokumen dan observasi maka dapat disimpulkan bahwa SOP yang ada terkait
dengan proses pengelolaan obat sudah dibuat secara singkat dan jelas agar mudah
Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah dijalankan oleh SDM
yang melakukan pengelolaan persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun, meskipun dalam pelaksanaan SOP terkadang masih ada point yang
Hal ini sesuai dengan penelitian yudha (2012) yang menyatakan bahwa
obat terlebih lagi kegiatan yang dilakukan sudah menjadi rutinitas harian.
obat dapat tercapai. Dengan adanya prosedur maka dalam pengelolaan obat dapat
berjalan dengan baik dan dapat terhindar dari kesalahan, keraguan dan pekerjaan
farmasi dan SOP dapat disimpulkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di RSI Siti
Hasil ini sejalan dengan hasil penelitian Pratiwi (2012) yang menyebutkan
bahwa metode yang digunakan di sub unit gudang farmasi RSUD Kota Depok
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
pola penyakit, oleh karena itu menyebabkan stok obat yang ada menjadi tidak pasti
Aisyah Madiun sudah sesuai pedoman dan standart operasional prosedur di rumah
sakit. Namun tetap saja masih ada kendala dalam menjalankan proses perencanaan
114
kebutuhan obat. Kendala tersebut adalah ketidak sesuaian antara kondisi yang
data rill konsumsi perbekalan farmasi periode lalu, dengan berbagai penyesuaian
dan koreksi. Metode konsumsi ini mensyarakatkan bahwa penggunaan obat periode
sebelumnya harus dipastikan rasional. Hal ini disebabkan metode konsumsi hanya
disarankan untuk tidak menggunakan metode ini karena kalau tidak justru
selain itu petugas lebih memperhatikan stok pengaman serta melakukan cek stok
secara berkala.
2. Penganggaran
suatu proses. Pelayanan kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung
dengan pendanaan yang memadai. Begitu juga dengan pelayanan di RSI Siti Aisyah
Madiun, dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa dalam proses penganggaran
pengelolaan persediaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun berjalan dengan baik dan
uang dengan berpegang kepada ketentuan yang berlaku dan mengikat. Untuk rumah
Banpres, dan lain-lain) sedangkan rumah sakit swasta tergantung ketentuan masing-
masing rumah sakit. Dengan adanya hambatan dan keterbatasan dalam anggaran,
maka tidak jarang pada fungsi ini diperlukan feedback ke perencanaan untuk
dilakukan penyesuaian.
Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun
tidak mengalami kendala karena dana yang diberikan fleksibel sesuai kebutuhan
dari instalasi farmasi mengingat bahwa farmasi merupakan unit penghasil terbesar
dan juga penghabis terbesar. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh penelitian dari
Suciati dkk (2006) yang menyatakan bahwa pelayanan farmasi untuk penyediaan
obat dan perbekalan kesehatan merupakan revenue center atau pusat pendapatan
bagi rumah sakit, mengingat lebih dari 90% pelayanan kesehatan menggunakan
perbekalan farmasi dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari
perencanaan dan pengadaan obat. Dengan anggaran yang cukup maka kebutuhan
obat akan terpenuhi dengan baik, sebaliknya jika anggaran yang disediakan untuk
pengadaan obat terbatas maka pelayanan kefarmasian rumah sakit akan terganggu
3. Pengadaan
pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang layak dengan mutu
yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan
diketahui bahwa proses pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun sudah berjalan sesuai dengan standart operasional prosedur yang ada di
rumah sakit. Proses pengadaan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun dimulai dari
telah direncanakan, setelah itu kepala instalasi farmasi akan membuat surat
Dalam penelitian Sumangkut dan Jansen (2014) menyebutkan hal yang sama
seperti ini untuk mempermudah petugas dalam pemesanan barang kepada penyedia
barang.
Untuk pengadaan obat dilakukan setiap 1 minggu sekali, bahkan untuk obat
yang fast moving atau live saving pemesanan obat dapat dilakukan dua kali dalam
satu minggu tergantung bagaimana kebutuhan dan pergerakan obatnya. Hal ini
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara
117
lain: bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa, bahan berbahaya harus
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar, dan
expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain). Pengadaan
Dalam hal ini Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun melakukan pengadaan
Dalam proses pengadaan obat, kendala yang sering terjadi adalah distributor
yang sering terlambat dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang
dipesan tidak ada atau kosong dari distributor tersebut, sehingga harus memesan
distributor lain atau pembelian cito ke apotek luar yang dilakukan oleh pihak
gudang. Hal ini tentu membutuhkan waktu tunggu obat yang semakin lama.
konsumsi dirasa akan mempengaruhi dalam proses pengadaan obat yang akan
berakibat vatal seperti halnya kekurangan dan kelebihan stok obat tertentu.
proses dari penentuan item obat dan jumlah tiap item berdasarkan perencanaan yang
telah dibuat, pemilihan pemasok, penulisan surat pesanan (SP) hingga SP diterima
pemasok, penentuan jumlah item obat, jumlah barang tiap item obat dan
kelengkapan surat pesanan dan kontrak, negoisasi harga, kapan dipesan dan cara
pembayaran.
118
persediaan obat yang tidak efisien akan memberikan dampak negatif terhadap
farmasi dan manajemen rumah sakit perlu mengetahui secara jelas kebutuhan obat
waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan
persediaan obat sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang dijelaskan dalam
prosedur pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Namun
untuk menghindari kekosongan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
dengan baik.
119
4. Penyimpanan
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
prosedur yang ada di instalasi farmasi namun belum berjalan secara maksimal.
Hasil penelitian ini juga didukung oleh hasil penelitian sheina dan umam
metode FIFO dan FEFO dan berdasarkan abjad. Metode ini digunakan agar
terlaksana secara maksimal. Hal ini dikarenakan tenaga dan tempat yang belum
memastikan bahwa Obat disimpan secara benar dan diinspeksi secara periodik.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan
jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan disusun
secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan
dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan
pencurian.
diperiksa oleh petugas gudang farmasi disimpan di gudang farmasi. Akan tetapi
penyusunan obat yang dilakukan di rak rak belum ada pemberian nama dan kode
pada rak-rak obat nya, hanya dibedakan rak obat reguler dan rak obat BPJS, Begitu
juga dalam kondisi tertentu penerapan sistem FEFO/FIFO tidak terlaksana secara
maksimal. Selain itu masih terlihat tumpukan karton-karton, khususnya untuk infus
terdapat dalam karton dan ditumpuk-tumpuk, tidak jarang untuk infus juga masih
ditata diluar gudang dan untuk obat-obat an tablet dan kapsul sudah diletakan
didalam rak, sedangkan untuk salep, sirup, obat tetes di dalam gudang farmasi
121
ruangan.
menggunakan kode atau tanda khusus baik obat yang expired date atau yang tidak
expired date. Dengan menggunakan tanda khusus, kode atau pelabelan tersebut
1. menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) / FIFO (First In First Out)
yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang
diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya perbekalan
farmasi yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan
umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan
teratur.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomer kode, pisahkan
rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada dibelakang
mempengaruhi proses penyimpanan di RSI Siti Aisyah Madiun antara lain yaitu
kurangnya petugas pelaksana yang ada digudang farmasi membuat pekerjaan yang
seharusnya dilakukan menjadi tertunda, serta kondisi gudang yang kurang luas.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa luas gudang adalah 3x5 m2. Hal ini sudah
sesuai dengan persyaratan luas minimal gudang menurut Depkes RI 2010 yang
tercantum dalam buku satibi tahun 2016, namun luas tersebut dirasa masih kurang
memadai karena dalam penelitian tersebut diketahui bahwa gudang farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun tidak hanya digunakan untuk menyimpan obat namun juga untuk
menyimpan alat kesehatan. Selain itu dengan kondisi yang kurang memadai
Kemudahan bergerak, sirkulasi udara yang baik, penempatan rak dan penggunaan
proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Petugas gudang menjadi tidak leluasa
bergerak pada saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterima nya. Minimnya
luas gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus menumpuk
Dengan adanya hal tersebut sebaiknya pihak Instalasi Farmasi RSI Siti
penataan lebih rapi lagi, menambah rak penyimpanan obat agar petugas farmasi
lebih mudah dalam menemukan jenis persediaan obat serta gudang segera dibangun
sesuai standart agar kegiatan pengelolaan persediaan obat dapat efektif dan efisien.
5. Pendistribusian
sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
sistem desentralisasi yaitu melalui apotek dan unit-unit yang ada di rumah sakit.
Jika stok obat di apotek tersebut sudah habis atau sedikit jumlahnya, maka pihak
apotek akan melakukan permintaan ke gudang farmasi yang disertai dengan bukti
berupa surat pesanan atau surat permintaan obat. Permintaan setiap unit akan obat
124
dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya
sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan
lengkap di ruang, hanya saja sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya
oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.
jumlah permintaan obat, jika obat yang tersedia di gudang farmasi jumlahnya
jika obat yang diminta jumlahnya tidak memungkinkan maka tidak dapat dilakukan
pendistribusian.
Bedasarkan informasi dari petugas gudang, masalah yang sering terjadi adalah jika
obat yang dipesan telat datang bahkan kosong. Hal ini tentu saja dapat menghambat
ini yang dilakukan oleh petugas pelaksanan gudang farmasi sudah sesuai dengan
standar operasional prosedur yang ada di rumah sakit. Akan tetapi ada beberapa
kendala atau masalah yaitu apabila barang yang diminta telat datang atau bahkan
sebaiknya pihak instalasi farmasi lebih meningkatkan pemantauan stok obat secara
6. Pemeliharaan
Menurut Seto (2015) Persediaan yang menjadi tanggung jawabnya seorang apoteker
(APA dan apoteker pendamping) adalah harus selalu memelihara obat dari: Kerusakan,
Kedaluwarsa, hilang. satu dan lain hal adalah usaha untuk menjaga dan melindungi kualitas
tidak rusak atau expired date dengan menyimpan obat sesuai label atau petunjuk
penyimpanan obat yang sudah tertera pada obat. Selain itu petugas farmasi juga
mengecek suhu obat setiap hari dan obat yang mendekati expire date.
Hal ini sesuai dengan pedoman prosedur pemeliharaan obat di RSI Siti
Aisyah Madiun antara lain dengan setiap pagi mengontrol suhu lemari pendingin,
suhu ruang dan kelembapan udara dengan termometer yang sudah ditara/di
kalibrasi kemudian dicatat pada lembar monitoring suhu dan kelembapan yang
sudah tersedia. Bila suhu melebihi standar lapor ke bagian pemeliharaan untuk
ditindak lanjuti.
3. Kerusakan fisik
dan peracikan
6. Pencuri
7. Api, obat yang disimpan sebagian adalah mudah terbakar antara lain : alkohol,
bahwa pemeliharaan obat sudah sesuai prosedur yakni dengan mengontrol suhu
setiap hari baik pada suhu lemari pendingin atau pun suhu ruangan sehingga
kualitas produk obat yang disimpan di gudang farmasi dan di pelayanan farmasi
7. Penghapusan
farmasi yang tidak terpakai karena kaduluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi
pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah
untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola
Aisyah Madiun adalah dengan cara menyerahkan obat ke gudang farmasi 6 bulan
sebelum obat expired date, kemudian gudang akan memilih barang mana yang bisa
di retur dan yang tidak bisa. Untuk obat yang telah rusak atau expired date dan tidak
sesuai dengan prosedur yang ada dirumah sakit. Penghapusan obat yang dilakukan
127
di RSI Siti Aisyah Madiun dengan melalui kerja sama dengan pihak ke 3
terdiri dari : Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
mengembalikan atau meretur obat ke disributor dan untuk obat yang tidak dapat
agar dilaksanakan pemusnahan oleh pihak ke tiga. Untuk menghindari adanya obat
expired date lebih banyak maka sebaiknya pihak instalasi farmasi mengevaluasi
stok obat yang slow moving dan yang sudah tidak diresepkan lagi selama 3 bulan
berturut-turut, serta memilih distributor yang kebijakan dalam retuur obat lebih
flexsibel.
8. Pengendalian Persediaan
tercapainya sasaran yang diinginkannya sesuai dengan strategi dan program yang
Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun dengan menggunakan stock opname.
stock opname dapat diketahui bahwa kegiatan stock opname di Instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan setiap 4 bulan sekali yaitu bulan april, agustus
dan desember, akan tetapi dalam proses pengendalian terkadang terhambat karena
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah
untuk:
3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
Habis Pakai.
Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas
sehingga pengendalian nya tidak bisa dilaksanakan secara periodik. Hal ini tentu
dapat membuat kegiatan perencanaan obat yang dilakukan gudang farmasi pun
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah:
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum mempunyai
obat adalah untuk menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang aman, bermutu, bermanfaat, dan terjangkau.
Dari hasil penilitian diketahui bahwa secara garis besar ketersediaan obat di
Instalasi farmasi sudah sesuai kebutuhan, akan tetapi memang ada beberapa obat
terkadang tidak tersedia disebabkan karena stok yang ada terbatas dan disebabkan
karena kosong dari distributor. Dari hasil penelitian juga diketahui bahwa di
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun masih ada obat yang mengalami
Data obat rusak atau expired date pada tahun 2016 yakni dengan total
Rp24.123.598. Obat rusak atau expired date sebagian besar berasal dari obat-obat
atau alkes di ruang keperawatan. Pada tahun ini trendnya sudah menurun
bulan sekali. Yang tidak bisa dihindari adalah obat-obat an expired date yang
Siti Aisyah Madiun sangat kecil. Tolakan obat pada pasien rawat inap dan rawat
jalan rata-rata hanya 1%. Penyebab penolakan tersebut DPJP menulis obat non
formularium.
presentase nilai obat kaduluwarsa karena pengelolaan obat yang kurang baik
khususnya pada tahap penyimpanan. Hal ini disebabkan karena peresepan dokter
banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan dan menumpuk.
Hal ini dapat diketahui bahwa salah satu penyebab obat expired date di ruang
keperawatan RSI Siti Aisyah Madiun adalah peresepan dokter bervariasi, dokter
berubah, akibatnya banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan dan
menumpuk.
Unit 1 didapatkan hasil presentase obat kaduluwarsa dan rusak sebesar 0,03%. Hal
tersebut disebabkan penyimpanan dan penyusunan belum sesuai dengan jenis dan
131
sediaan, selain itu kondisi gudang yang tidak memadai serta pengaturan suhu yang
tidak tertentu.
Sedangkan di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah total obat expired pada tahun
2016 adalah Rp24.123.598. Hal ini tentu belum dikatakan efisien dan belum sesuai
standar yang dibuat oleh Dirjen Kefarmasian dan Alat kesehatan Tahun 2010 yang
menyebutkan bahwa salah satu kegiatan yang akan dilakukan adalah dukungan
manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan
manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan
Adapun upaya yang dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun dalam mengatasi terjadinya kekosongan obat yaitu dengan mencarikan obat
ke PBF lain atau rekanan luar. Namun sebelum nya apabila punya obat lain yang
sama di koordinasikan dulu ke dokter, apabila boleh diganti akan diganti dengan
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum sesuai kebutuhan, ada penolakan
obat formularium kepada DPJP. Dengan masih adanya obat yang mengalami
kekosongan dan kadaluwarsa atau rusak maka dapat dikatakan bahwa input masih
kurang baik sumber daya manusia yang kurang di gudang farmasi, pelaksanaan
prosedur kerja yang kurang maksimal dan perencanaan yang kurang baik, serta
6.1. KESIMPULAN
A. Input
mempengaruhi suatu proses dan output yakni SDM yang kurang khususnya untuk
petugas pelaksana gudang hanya ada 3 orang harusnya 6 orang petugas, masih ada
point dalam SOP yang diabaikan, Sarana kurang memadai terutama untuk gudang
penyimpanan yang kurang luas. Sedangkan untuk anggaran di RSI Siti Aisyah
dalam pemberian dana nya tidak ribet dan fleksibel sesuai yang dibutuhkan oleh
B. Proses
Dengan input yang ada sebagai berikut maka dapat mempengaruhi proses
manajemen logistik obat menjadi tidak berjalan maksimal khususnya dalam fungsi
penghapusan tidak mengalami kendala dan sudah sesuai dengan prosedur yang ada.
C. Output
Ketersediaan obat belum sesuai kebutuhan, hal ini masih terlihat bahwa
terdapat penolakan ataupun penggantian obat kepada pasien meskipun kecil. Untuk
tolakan obat pada pasien rata-rata hanya 1%. Dan juga masih terdapat obat rusak
dan expired date pada tahun 2016 yakni dengan total biaya Rp 24.123.598.
133
134
6.2. SARAN
a. Untuk instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun sebaiknya melakukan perbaikan
sesuai dengan pendidikan yang disyaratkan dan merotasi SDM yang berada di
untuk gudang farmasi segera dibangun gudang yang sesuai standart, serta
penyimpanan obat dan alat kesehatan agar kegiatan pengelolaan obat dapat
Hasil penelitian ini diharapkan sebagai bahan kajian dan bahan pertimbangan
4. Bagi Pembaca
masukan yang bersifat membangun agar pada penelitian selanjutnya bisa lebih
sempurna.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, S.P Malayu. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi
Aksara
135
136
Rahmawati, Mella. 2016. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Pasien Rawat Jalan
Di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2016. Madiun : Skripsi
Stikes BHM
Seto,S., Nita Yunita,. Triana lily. 2015. Manajemen Farmasi Edisi 4. Surabaya :
Airlangga University Press
Sheina, baby, M.R umam, Solikhah. 2010. Penyimpanan obat di gudang Instalasi
Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1. Yogyakarta : jurnal
skripsi FKM Universitas Ahmad dahlan
Siregar, Ch.J.P., dan Amalia, L. 2004. Farnasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan.
Jakarta : Penerbit Buku Kedokteran EGC
Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Depkes RI, Jakarta
Utari, Anindita. 2014. Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode
Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Bufferstock dan
Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014.
Jakarta : Skripsi FKIK UIN
137
Winasari, Ajrina. 2015. Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten dan
Upaya Pengendaliannya di Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Kota
Bekasi Pada Triwulan 1 Tahun 2015. Jakarta : Skripsi UIN
Nama Informan :
Pendidikan :
Jabatan :
Masa Kerja :
PERTANYAAN :
I. INPUT
A. SDM
1. Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun?
B. Anggaran
Farmasi?
proses penganggaran?
138
139
1. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam proses manajemen logistik obat di
D. Prosedur
II. PROSES
FORNAS?
3. Apakah perencanaan kebutuhan obat yang selama ini dilakukan oleh pihak
Bagaimana solusinya?
140
B. Penganggaran
Bagaimana solusinya?
C. Pengadaan
2. Kapan pengadaan obat dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan
solusinya?
D. Penyimpanan
solusinya?
E. Pendistribusian
2. Apakah ada kendala yang terdapat pada proses pendistribusian obat? Jika ada,
Bagaimana solusinya?
141
F. Pemeliharaan
prosedur ?
3. Apakah ada kendala dalam proses pemeliharaan obat ? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
G. Penghapusan
1. Bagaiman proses penghapusan yang dilakukan oleh pihak gudang jika ada
solusinya?
H. Pengendalian
III. OUTPUT
LEMBAR OBSERVASI
Instrumen Penelitian Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017
SDM
Ketersediaan SDM
NO Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi
farmasi
2 Terdapat kepala gudang
3 Tedapat staf gudang
4 Terdapat apoteker
5 Terdapat tenaga teknis
kefarmasian
6 Petugas gudang mulai
kegiatan tepat waktu sesuai
jam yang telah ditentukan
7 Petugas gudang pulang
sesuai tepat waktu
8 Petugas melakukan kegiatan
manajemen logistik obat
sesuai SOP yang berlaku
Sarana Prasarana
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala
gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor untuk kepala
instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan gudang obat
4 Terdapat komputer
5 Terdapat meja,kursi,lemari di ruangan atau
kantor
6 Tersedia telepon
7 Terdapat ATK di ruangan atau kantor
8 Terdapat prosedur untuk pengelolaan
persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal
10 Terdapat AC atau kipas angin
11 Terdapat tabung APAR
143
Prosedur
Prosedur
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan kebutuhan
obat
2 Tersedia prosedur penganggaran
kebutuhan obat
3 Tersedia prosedur pengadaan obat
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat
6 Tersedia prosedur penghapusan atau
pemusnahan obat
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat
8 Tersedia prosedur pengendalian
kebutuhan obat
Perencanaan
Perencanaan
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang
datang dan tidak datang di
Instalasi Farmasi
2 Merekap penggunaan obat
selama 1 bulan
3 Menentukan jumlah obat yang
akan dipesan
4 Menentukan distributor yang
akan mengirimkan obat
5 Membuat surat pesanan obat ke
distributor
6 Petugas memantau sisa
persediaan obat
144
Penyimpanan
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi hasil keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang
terkunci untuk penyimpanan
narkotika dan psikotropika
3 Tersedia lemari pendingin untuk
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran udara
dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen
7 Pembuatan sudut lantai atau dinding
yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat
9 Dinding dibuat licin
10 Ruang kering tidak lembap
11 Cahaya cukup
12 Gudang menggunakan sistem satu
lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin
14 Bahan mudah terbakar disimpan di
ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan
dus,karton dan lain-lain
Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk sediaan
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet
4 Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan metode
FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok
145
pengendalian
Pengendalian
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Melakukan evaluasi persediaan
yang jarang digunakan (slow
moving)
2 Melakukan evaluasi persediaan
yang tidak digunakan dalam
waktu 3 bulan berturut-turut
(death stock)
Lampiran 3
Struktur organisasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
147
Lampiran 4
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
PDM
MPKU
DIREKTUR
MANAGER
JANGMED
KOORDINATOR KOORDIANTOR
PELAYANAN FARMASI GUDANG FARMASI DAN
GAS MEDIK
FARMASI FARMASI
RAWAT JALAN RAWAT INAP
PEKARYA PEKARYA
148
Lampiran 5
Surat Ijin penelitian
149
Lampiran 6
Surat Selesai Penelitian
150
Lampiran 7
Contoh Surat Pesanan
151
Lampiran 8
Dokumentasi Kondisi Gudang Farmasi
152
Lampiran 9
Form Bimbingan
154
155
HASIL
LEMBAR OBSERVASI
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017
SDM
Ketersediaan SDM
NO Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi Ѵ
farmasi
2 Terdapat kepala gudang Ѵ
3 Tedapat staf gudang Ѵ
4 Terdapat apoteker Ѵ
5 Terdapat tenaga teknis Ѵ
kefarmasian
6 Petugas gudang mulai Ѵ
kegiatan tepat waktu sesuai
jam yang telah ditentukan
7 Petugas gudang pulang Ѵ
sesuai tepat waktu
8 Petugas melakukan kegiatan Ѵ
manajemen logistik obat
sesuai SOP yang berlaku
Sarana Prasarana
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor Ѵ
untuk kepala gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor Ѵ
untuk kepala instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan Ѵ
gudang obat
4 Terdapat computer Ѵ
5 Terdapat meja,kursi,lemari di Ѵ
ruangan atau kantor
6 Tersedia telepon Ѵ
7 Terdapat ATK di ruangan atau Ѵ
kantor
8 Terdapat prosedur untuk Ѵ
pengelolaan persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal V
10 Terdapat AC atau kipas angina V
11 Terdapat tabung APAR Ѵ
156
Prosedur
Prosedur
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan ѵ
kebutuhan obat
2 Tersedia prosedur penganggaran ѵ
kebutuhan obat
3 Tersedia prosedur pengadaan obat ѵ
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat ѵ
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat ѵ
6 Tersedia prosedur penghapusan atau ѵ
pemusnahan obat
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat ѵ Monitoring
kondisi
penyimpanan
obat
8 Tersedia prosedur pengendalian ѵ
kebutuhan obat
Perencanaan
Perencanaan
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang Ѵ
datang dan tidak datang di
Instalasi Farmasi
2 Merekap penggunaan obat Ѵ
selama 1 bulan
3 Menentukan jumlah obat yang Ѵ
akan dipesan
4 Menentukan distributor yang Ѵ
akan mengirimkan obat
5 Membuat surat pesanan obat ke Ѵ
distributor
6 Petugas memantau sisa Ѵ
persediaan obat
157
Penyimpanan
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari Ѵ
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang Ѵ Di apotek rawat
terkunci untuk penyimpanan jalan dan apotek
narkotika dan psikotropika rawat inap, untuk
gudang belum ada.
3 Tersedia lemari pendingin untuk Ѵ
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2 Ѵ 3 x 5 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran Ѵ
udara dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen Ѵ
7 Pembuatan sudut lantai atau Ѵ
dinding yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat Ѵ
9 Dinding dibuat licin Ѵ
10 Ruang kering tidak lembap Ѵ
11 Cahaya cukup Ѵ
12 Gudang menggunakan sistem satu Ѵ
lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin Ѵ
14 Bahan mudah terbakar disimpan Ѵ
di ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan Ѵ
dus,karton dan lain-lain
Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk Ѵ Dipelayanan
sediaan sesuai
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis Ѵ farmakologi
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet Ѵ
4 Menggunakan almari khusus untuk Ѵ
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan Ѵ
metode FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok Ѵ
158
pengendalian
Pengendalian
No Pernyataan Observasi hasil keterangan
Ya Tidak
1 Melakukan evaluasi persediaan ѵ
yang jarang digunakan (slow
moving)
2 Melakukan evaluasi persediaan ѵ
yang tidak digunakan dalam
waktu 3 bulan berturut-turut
(death stock)
MATRIKS WAWANCARA
Pedoman wawancara dilakukan terhadap 7 orang informan yang terdiri dari : Informan 1 kepala Instalasi Farmasi (Inf-1), Informan 2
koordinasi pelayanan farmasi (Inf-2), informan 3 asisten apoteker rawat inap (Inf-3), informan 4 asisten apoteker rawat jalan (Inf-4),
informan 5 koordinator gudang farmasi (Inf-5), informan 6 staf gudang farmasi (Inf-6), informan 7 kabag. Perencanaan dan monev
keuangan (Inf-7).
INPUT
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. SDM Siapa saja yang terlibat dalam “Yang terlibat pertama kepala instalasi farmasi yang kedua gudang,
pengelolaan obat di Instalasi Farmasi gudang farmasi itu orang yang terlibat”
RSI Siti Aisyah Madiun? “Kalau prosesnya kita ada pedoman bahwa pengadaan itu buat
kebutuhan 2 minggu, kalau untuk obat yang fast moving untuk
kebutuhan 1 minggu, proses nya gudang melakukan perencanaan
setelah itu disetorkan ke kepala instalasi farmasi, kepala instalasi
farmasi akan membuatkan SP pengadaan obat selama 1 minggu”
“kalau yang gudang untuk jobdesk nya memang kalau bu wahyu itu
dia fokus di obat, kalau bu anik alat kesehatan dan administrasi
mulai dari pengarsipan sampai faktur, pelaporan dsb nya, kalau pak
mulyadi lebih banyak ke distribusi nya ke ruangan lain” (Inf-1).
“kurang.”
“Disini idealnya harus nya 4.”
“karena kurang ya dioper-oper” (Inf-6).
162
Apakah pelatihan mengenai proses “kalau untuk staf gudang belum ada, tetapi kalau kepala instalasi
perbekalan/logistik obat pernah farmasi sudah.”
diadakan? kalau pernah berapa kali “kalau manajemen sekarang sudah mulai banyak ditinggal mbak,
dalam setahun? karena kita kan kalau apoteker lebih banyak ke fokus di klinisnya.
Jadi memang Kemarin itu sudah lama, saya ikut 1 tahun sekali tapi
itu sudah beberapa tahun tapi kalau akhir-akhir ini sudah banyak gak
ada pelatihan seperti itu” (Inf-1).
“Ada yang ikut, udah pernah tapi jarang cuma pernah ada 1 kali”
(Inf-4).
“Kalau pelatihan belum, selama ini saya tidak tahu, gag tau kalau bu
farida, bu farida kan yan biasanya ikut-ikut seminar” (Inf-6).
Apakah pernah dilakukan mengenai “setiap tahun kita melakukan evaluasi. dilakukan oleh kepala
evaluasi kinerja SDM? Instalasi” (Inf-1).
“Ada, tapi yang tau bu farida untuk evaluasi kinerja SDM” (Inf-5).
“kenaikan ini juga diimbangi dengan pendapatan yang naik dari yang
direncanakan. Di tahun yang sama pendapatan nya juga naik, jadi
tidak rugi.”
“ya mungkin perlu dievaluasi kembali untuk penyusunan RAPB.
Pembeliaannya juga harus dievaluasi juga.”
“RAPB tetap harus disusun meskipun beda.”
“kalau untuk alat pemeliharaan, ATK, alat kebersihan, dsb nya
disediakan rumah sakit lewat logistik. Jadi pengadaan dan
pengendalian lewat logistik semua ( Inf-7 ).”
Bagaimana proses pengganggaran? “jadi yang kita anggarkan kita kan farmasi karena kita handle obat,
Apakah ada kendala atau masalah BHP, dan oksigen habis disitu sebagian besar anggarannya, jadi
dalam proses penganggaran? anggaran kami 99,9% terserap di pembeliaan obat dan oksigen.”
“kalau kita di rumah sakit swasta jadi gag ribet sih ya mbak, jadi tetep
pengadaan nanti proses penagihan ada di keuangan” (Inf-1).
3. Sarana Prasarana Fasilitas apa saja yang digunakan “ya kita punya coller, komputer, dsb.”
dalam proses manajemen logistik “insyaallah sudah sesuai hanya persoalan tempat saja” (Inf-1).
obat di Instalasi farmasi RSI Siti “Komputer yang jelas, peralatan order, kaya buku, surat pesanan, dsb
Aisyah Madiun? nya” (Inf-3).
4. Prosedur Apakah terdapat prosedur kerja dalam “ada, semua kita sudah ada SPO nya” (Inf-1).
proses manajemen logistik obat?
“ada”. (Inf-2).
“ada” (Inf-4).
“Ada.”
“Sudah sesuai pelaksanaannya” (Inf-6).
Apakah ada kendala yang “semaksimal mungkin sudah kami kerjakan sesuai SPO, karena kita
menghambat pelaksanaan prosedur SPO kemarin kita buat sesuai keadaan” (Inf-1).
dalam manajemen logistik obat?
“kendala nya ada, kadang lak jalane yo gag sesuai prosedur. Yang
penting kadang tertata” (Inf-2).
“Kalau kendala pasti ada, kalau SOP gudang yang tau hanya gudang,
saya tau nya SOP pelayanan, kalau sekilas saya baca SOP gudang sih
sudah” (Inf-3).
“Kalau ada yang order, ada yang barang datang, dan pas itu aku
sendirian itu pasti terkadang mengabaikan SOP” (Inf-5).
“Ya nggak sih, Justru itu kan buat keamanan kita juga to” (Inf-6).
169
PROSES
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. Perencanaan Bagaimana proses perencanaan “Perencanaan kan kita berdasarkan obat yang keluar sebelumnya,
kebutuhan persediaan obat yang kita perencanaan 1minggu sekali seperti yg sudah saya jelaskan
dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI nanti diadakan, kalau untuk obat yang fast moving kita bisa
Siti Aisyah Madiun? pengadaan 2 minggu untuk stok nya, dan untuk obat-obat BPJS
karena agak susah ya carinya kita bisa untuk obat tertentu yang fast
moving juga kita bisa stok buat 1 bulan.”
“kalau slow moving sedapat mungkin habis baru kita orderkan.”
“evaluasi nya ada 3 bulan sekali untuk death stock, jadi itu istilah
nama nya pake death stock jadi itu artinya obat yang dalam 3 bulan
berturut-turut tidak pernah keluar.”
“iya 3 bulan sekali atau pas waktu stock opname itu akan ketauan
obat-obat yang tidak pernah keluar” (Inf-1).
“Disini kalau baru kita order 10 hari sekali, dulu sih setiap hari,
karena ada direktur baru juga peraturan baru, kecuali kalau ada
barang habis CITO baru dicarikan atau diorderkan” (Inf-3).
“Kalau perencanaan kita 1minggu sekali untuk order ya, kalau bpjs
sama.”
“Selama ini sama saja” (Inf-6).
Bagaimana perencanaan kebutuhan “untuk BPJS sesuai FORNAS” (Inf-2).
obat BPJS? Apakah sudah sesuai
FORNAS? “Untuk obat BPJS sama, kalau untuk obatnya ya khusus sendiri-
sendiri, kalau BPJS kan sesuai e-catalog itu, Cuma kalau
perencanaan nya sama saja” (Inf-3).
“kalau BPJS rawat inap sama setiap hari, kalau rawat jalan untuk
obat BPJS seminggu sekali”
“iya sesuai formlarium rumah sakit”(Inf-4).
“belum ya, kadang sini obat e udah habis gudang belum ada. Sering
kosong Dalam arti bukan kosong dari distributor tapi gudang telat
dalam order” (Inf-2).
171
“ada, kendala nya telat-telat kita kalau kita melihat stok. Waktu nya
order belum order.”
Order dan pinjem, atau CITO ke luar” (Inf-5).
“ya kita sesuaikan dengan barang yang keluar aja, kita gak ada
nominal khusus, kita menyesuaikan saja, begitu pun ordernya kita
juga menyesuaikan” (Inf-6).
Apakah terdapat kendala atau “kalau pengaggaran gak ada mbak, sedapat mungkin memang kalau
masalah dalam proses penganggaran manajemen kalau farmasi itu memang di unit rumah sakit
obat, Bagaimana solusinya? merupakan penghasil terbesar tetapi juga penghabis terbesar juga,
tetapi untuk pengajuan anggaran kita tidak ada kendala hanya
memang pengendaliannya aja yang lebih diprioritaskan” (Inf-1).
173
“Untuk pengadaan kita setiap hari permintaan, itu kan kalau barang
ada yang langsung dikasihkan, kalau tidak ada ya akan diorderkan
oleh gudang.”
“biasanya langsung diorderkan” (Inf-3).
“Kadang ada yang seminggu datang ada juga yang 2-3 hari sudah
datang” (Inf-4).
Pengadaan dilakukan setiap 1minggu sekali itu yang reguler, kalau
untuk obat BPJS 1 bulan sekali.”
Untuk order 2-3 jam, sedangkan lead time dari mulai order barang
datang 3 hari, kurang lebih 2-3 hari” (Inf-5).
“ seumpama kalau jatuh tempo sini gak bisa bayar itu ngelock jadi
gak bisa ke buka orderannya.”
“ya nanti harus ada dulu pembayaran dari sini.”
“diusahakan, kita tlp dokter dulu atau dicarikan ke distributor lain”
(Inf-3).
175
“Ya, banyak.”
“Pengiriman yang sering telat, ada ngelock-ngelock dalam
pembayaran.”
“kalau ngelock, ya itu memang salah dari sales nya atau
distributornya, kalau belum diselesaikan kepada PBF nya ya kita
gak bisa order.”
“solusinya ya kita kalau ada resep beli dari luar.”
“ya kalau ada PBF Lain, tapi yang sering-sering PBF lain tidak
ada.”
“kita sendiri yang akan menyarikan” (Inf-5).
“Ya sudah sesuai semua, kalau ditaruh kulkas ya kita taruh kulkas.”
“Penggolongan berdasarkan farmakologi” (Inf-3).
“Suhu ruangan bisa juga, kalau gak stabil penyimpanan bisa rusak.
Kalau sini sudah rumayan ya, kalau di gudang itu suhunya mungkin
terlalu dingin kapan hari ada yang sampai beku obatnya, kaya
manitol itu ngristal” (Inf-2).
“Ya karena kita tempat nya kurang aja, penyimpanan jadi kurang
bisa rapi” (Inf-6).
Bagaimana pendapat anda mengenai “luas nya kurang ya” (Inf-1).
kondisi gudang tempat penyimpanan
obat? Apakah sudah sesuai dengan “Gudang nya kurang besar, penataan nya masih semrawut nak
aturan tata ruang penyimpanan? menurutku penuh soalnya.”
“untuk salep syrup langsung dikeluarkan ke ruangan-ruangan gitu”
(Inf-2).
“sepertinya belum ya, belum nya itu gudang nya kecil ya. Infus nya
itu kan masih ada diluar, harus nya kan gag gitu ada peraturannya.
Kalau obat yang harus nya di suhu kulkas sudah ditaruh situ, ya
mungkin Cuma infus nya itu yang belum” (Inf-4).
“Kendala ya gudang, lainnya gag sih. Kalau diruangan gag ada sih”
(Inf-4).
“Kosong biasanya kita carikan dulu, baru kita penuhi untuk hari
berikutnya” (Inf-6).
Apakah ada kendala yang terdapat “Insyaallah gag ada” (Inf-1).
pada proses pendistribusian obat?
Jika ada, Bagaimana solusinya? “nggak ada.”
“setiap hari selalu ada permintaan” (Inf-2).
“ya kalau barang kosong, kalau pas kita butuh ya kita harus pergi
keluar terpaksa” (Inf-3).
“kita minta tapi barang tidak ada, akhirnya harus acc dokter jadi
pelayanannya menjadi lama” (Inf-4).
“kalau untuk kendala pendistribusian selama ini tidak ada” (Inf-5).
“Kendala kalau pas dari distributor datang nya telat, terus ada
permintaan dari ruangan kita belum bisa memberi” (Inf-6).
6. Pemeliharaan Bagaiman proses pemeliharaan obat “kita simpan sesuai dengan yang di ingin obat kan biasanya di label
yang dilakukan oleh pihak Instalasi ada petunjuk penyimpanan seperti apa itu yang kita terapkan”
farmasi agar obat-obatan tidak (Inf-1).
mengalami kadaluarsa atau rusak?
“ya pengecekan suhu tadi, kalau suhu setiap hari dicek terus.”
“stok 3 bulan, 4 bulan, akhir bulan, untuk death stock 3 bulan
sekali” (Inf-2).
“Biasanya ED, Kalau expired date itu dicek pas stock opname,
Kalau stock opname kan dihitung obatnya sekalian dihitung expired
nya nanti kita punya datanya nanti kalau 6 bulan sebelum ED
dikasihkan ke gudang, nanti yang pelayanan diinformasikan ke
pelayanan biar obatnya dikeluarkan. Biasanya apoteker yang akan
mengkonfirmasi ke dokter agar obat nya dikeluarkan yang mau ED
itu , kalau gag bisa ya dikembalikan diretur ke distributor.”
“stock opname 4 bulan sekali” (Inf-4).
“ya biasanya yang expired date dekat kita keluarkan dulu” (Inf-6).
Apakah sudah ada prosedur “iya ada, penyimpanan ada.”
mengenai pemeliharaan? Sudah kah “ kita upayakan sudah, jadi obat yang harus disimpan di suhu 2-8O
sesuai prosedur ? ya kita taruh coller disitu juga ada monitoring suhu nya” (Inf-1).
“Sudah”
“Sudah kayak e” (Inf-4).
”Kan gini kalau kita dinesnya pas pagi terus kayak gini, kan ramai
banget jadi belum sempet ngecek barang, kalau kita shif pagi siang
malam itu gag pasti,ya kendala waktu” (Inf-3).
“ nggak ada”(Inf-5).
“kurang tau sih, kalau sini obat yang ED kurang 6 bulan diserahkan
ke gudang. Yang akan memusnahkan gudang” (Inf-4).
“Kendala untuk selama ini belum ada, untuk stok kita lihat dibilling
berapa stoknya”
“sudah sesuai kalau keamanannya sudah disesuaikan suhu, kalau
ketersediaan sebagian sudah ada kecuali kalau memang kosong
distributor atau kosong dari pabrik” (Inf-6).
188
OUTPUT
“Sudah cuma ya kendala nya ya cuma kalau barang kosong itu aja
kalau gag kosong ya gag masalah kita.”
“belum 100%, kalau order barang kosong kita harus order PBF lain
yang punya barang itu.”
“tergantung pasiennya juga ramai atau tidak, kalau kondisi pas ramai
dan kita butuh obatnya ya paling kurang lebih 70%” (Inf-3).
“Ya sudah sesuai, ya sebagian besar sudah ada kecuali kalau kosong
distributor apa kosong dari pabrik” (Inf-6).
Apakah output yang dihasilkan “di harapkan ya sebenarnya outputnya tidak ada stock out, tidak ada
sudah sesuai dengan yang obat expired, tidak ada obat yang death stock. Ya tapi mungkin
diharapkan? memang membutuhkan kebijakan dari top manajemen untuk
pengelolaan death stock itu, jadi gak bisa kami berjalan sendiri.”
“harusnya ya 100% semua barang ada, tapi terus terang akhir-akhir
ini sejak era BPJS ini kami sering obat itu telat ngirimnya dan
sebagainya, meskipun kita sebenarnya sudah antisipasi .”
“khususnya BPJS, tapi juga ada imbasnya di pengadaan obat reguler
mbak.”
“iya yang sering kosong BPJS.”
“Jadi gini sebetulnya obat BPJS ini sebetulnya disebabkan karena e-
purchasing e-catalogoe jadi principall pabrik obat itu akan
mendahulukan pengiriman atau distribusi ke rumah sakit atau pihak-
pihak yang membeli secara online, yang bisa membeli online itu kan
baru rumah sakit pemerintah, provider BPJS. Kita rumah sakit swasta
meskipun sudah bekerja sama dengan BPJS kita belum punya akses
untuk online itu makanya kita istilah nya dinomer 2 kan. Mereka
memenuhi dulu kebutuhan rumah sakit pemerintah karena bila tidak
terpenuhi denda nya besar itu yang jadi kendala” (Inf-1).
“iya sudah sih, Cuma kadang ya kadang ada kosong distributor atau
kosong nasional, lha pasien komplain nya disitu.”
“sudah sih kalau mengenai obat paling komplainnya kalau lama,
respontime ya” (Inf-4).
“Belum, ya itu karena banyak kendala tadi, tempat nya kurang, saran
prasarana kurang memadai belum begitu maksiamal” (Inf-6).
Bagaimana penanganan yang “kalau reguler kan pasti punya second line maksudnya kita usahakan
dilakukan jika terjadinya koordinasikan dengan DPJP untuk mengganti yang isinya sama itu
kekosongan obat? tapi kalau BPJS ya itu tadi kita upayakan stok nya lebih
diperbanyak.”
“kalau BPJS dari kebijakan kami memang obatnya generik yang
dipakai.”
“iya repot juga meskipun ada alternatif publikan yang lain.”
“kita akan masih terus mencarikan kita tidak melibatkan pasien untuk
pengadaan obat’’ (Inf-1).
“dicarikan keluar, dicarikan pinjeman dari rep nya kalau nggak ada
ya dibelikan di apotek luar” (Inf-2).
“disini kan ada formularium ya kalau obat kosong itu tidak sesuai
formularium, kita acc kan ke dokter kalau dokternya tidak mau
mengganti ya kita carikan diluar, kita beli diluar. Kecuali pasien
rawat inap bisa dijanjiin kita orderkan.”
191
“kita carikan sendiri, kalau rawat jalan kita kasih copy resep, yang
utama kita acc dokter dulu kalau ada ganti nya apa cuma beda pabrik
kita acc kan dokter” (Inf-3).
“kalau kita punya sama ganti kita ya acc dokter, kalau gak punya ya
kita copy resep cari diluar.”
“he em ditolak pasien dikasih copy resep beli diluar itu kalau rawat
jalan lo. Kalau rawat inap dicarikan” (Inf-4).
“kita pinjam, ataupun CITO, CITO ke PBF atau apotek lain” (Inf-5).