EVALUASI SISTEM PELAYANAN KESEHATAN

PUSKESMAS KENDIT SITUBONDO

NAMA ANGGOTA KELOMPOK :

ABD. HAQQI G41160091 / A

AHMAD MUSTAFI’UL ANAAM G41160190 / A

PROGRAM STUDI D-IV REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN

POLITEKNIK NEGERI JEMBER

2019
Sistem Penerimaan Pasien Rawat Jalan

1. Saat pasien datang, petugas pendaftaran harus memastikan terlebih dahulu apakah
pasien sudah pernah datang berobat atau belum.

2. Apabila pasien sudah pernah datang berobat, pasien tersebut diminta menunjukan
Kartu Identitas Berobat (KIB). Kemudian catat nomor rekam medis (No. RM) di tracer
untuk mencari dokumen rekam medis di filling.

3. Untuk pasien yang tidak membawa KIB tetapi pernah berobat maka di tanya
nama,alamat, untuk mencari No. RM nya di komputer. Apabila sudah ketemu dicari
dokumen RM nya di bagian filling.

4. Apabila pasien belum pernah berobat maka dibuatkan nomor dokumen rekam
medis baru dan memasukkan data pasien ke simpus dan les.

5. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan memberikan saran bahwa KIB (kartu
berobat) harus dibawah setiap kali datang berobat.

6. Setelah petugas mengetahui poli mana yang akan dituju, pasien dipersilahkan
menunggu panggilan di poli yang mereka maksud.

7. Mendistribusikan DRM sesuai unit rawat jalan yang sesuai dengan tujuan pasien
berobat oleh petugas.

Sistem Informasi Puskesmas Kendit

Sistem yang dikembangkan di Puskesmas Kendit adalah Sistem Familiar Web

based yang dibangun dengan pemrograman open source. Sistem Familiar Web based
adalah pengembangan dari sistem yang telah dipergunakan sejak dulu, Bedanya yang
dulu itu menggunakan kekeluargaan, misalnya satu dokumen terdapat beberapa dokumen
tentang keluarganya tapi kalau yang sekarang hanya menggunakan penomoran desa yang
di tempati saat ini, seperti :

1. Desa Kendit dan desa lainnya dikelompokkan dalam abjad dan diletakkan di rak
dan di tempat kelompoknya masing-masing.
 2. Di web User dapat menggunakan aplikasi dimanapun dan kapanpun tanpa harus
melakukan instalasi terlebih dahulu.

3. Dapat dijalankan pada sistem operasi apapun baik yang komersial (windows)
maupun yang gratis (ubuntu/linux).

4. Biaya pengadaan hardware lebih ekonomis, karena tidak dibutuhkan spesifikasi

komputer yang tinggi. Sebab sebagian besar proses dilakukan hanya di komputer
server.

Kelebihan tambahannya, Dalam mencari dokumen rekam medisnya itu tidak sulit
di karenakan sudah dikelompokkan di dalam desanya masing-masing dan di KIB nya
sudah di kasih nomor pengelompokannya tersebut biar lebih mudah mencarinya.

Sistem Penomeran

Sistem penomoran yang digunakan di UPT Puskesmas Kendit adalah sistem

penomoran dengan cara unit (unit numbering system) tapi lebih mengacu pada Family
House Numbering (FHN) dimana pasien atau masyarakat yang tinggal dalam satu keluarga
atau satu rumah diberi satu nomor rekam medis yang dapat digunakan untuk mereka yang
tinggal di dalamnya dan nomor tersebut dapat digunakan selamanya untuk kunjungan
berikutnya.

Sistem Penamaan

Sistem penamaan yang digunakan di UPT Puskesmas Kendit menggunakan sistem

penamaan majemuk yaitu menggunakan nama Kepala Keluarga (KK) untuk mewakili
seluruh anggota keluarga sehingga dapat memudahkan pada bagian pendaftaran untuk
memberikan pelayanan pada pasien. Sistem penamaan ini sangat penting karena
menyangkut data dasar pasien (data sosial). Dalam penulisan nama ditulis secara langsung
apa adanya, sesuai dengan nama ditulis bersama dengan gelar keluarga, dalam gelar tersebut
dituliskan di depan nama pasien.

Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

 Sistem penjajaran di UPT Puskesmas Kendit menggunakan sistem nomor langsung
(straight numerical filling system) dimana cara ini merupakan cara penjajaran secara
berturut-turut sesuai urutan nomornya yang disini dibedakan sesuai kode wilayahnya baik
dalam wilayah maupun luar wilayah, hal ini untuk memudahkan petugas baik dalam
pengambilan maupun pengembalian dokumen rekam medis kedalam rak.

Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Di UPT Puskesmas Kendit menggunakan sistem penyimpanan “Sentralisasi” dimana

dokumen rekam medis pasien UMUM, KIA, UGD, dan GIGI dijadikan satu folder.

Sistem Pelaporan Puskesmas Kendit

Sistem pencatatan dan pelaporan di UPT Puskesmas Kendit sudah baik karena semua
pelayanan di input langsung ke dalam komputer (SIMPUS) dan kegiatan yang dilaksanakan
dicatat kemudian dilaporkan ke dinas Kesehatan Kota (DKK), adapun sistem pelaporannya
yaitu perbulan dan per tri semester. Laporan kegiatan yang dilaksanakan merupakan
gambaran dari hasil kegiatan yang digunakan sebagai sarana untuk menilai potensi dari
keberhasilan kegiatan dalam rangka upaya mencapai derajat kesehatan masyarakat yang
optimal.
 1. Evaluasi di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

NO Kegiatan yang dinilai di Ada Tidak Keterangan

TPPRJ Ada

1 KIUP √ Sudah tidak tersedia

2 KIB √ KIB sudah tidak digunakan

lagi, karena masyarakat
sering tidak membawa saat
berobat kembali. Namun pada
KTP atau kartu asuransi
diberi label no rekam medis.

3 Penyiapan dokumen RM & √ Sudah tersedia di tempat

formulirnya pendaftaran.

4 Kualitas dokumen RM & √ Kualitas dokumen atau

formulirnya formulir rekam medis selalu
diperbarui untuk memberikan
kelayakan pada saat pengisian
pada formulir rekam medis

5 Kelengkapan dokumen RM & √ Kelengkapan dokumen rekam

formulirnya medis selalu dijaga dengan
melakukan pemeriksaan
terlebih dahulu terkait
kelengkapan dokumen rekam
medis maupun isi formulir
rekam medis

6 Buku register pendaftaran √ Buku register yang digunakan

pasien RJ oleh puskesmas yaitu buku
yang berisikan jenis
pembayaran pasien dan poli
yang dituju

7 Pemberian Nomor RM dengan √ Menggunakan system

unit number system penomoran TDF (Terminal
Digit Filling ) atau system
angka akhir, namun masih
ada sisa family folder

8 Buku catatan penggunaan √ Buku catatan pengguna

nomor RM nomor rekam medis tidak
 tersedia secara manual namun
tersedia secara elektronik

9 Tracer √ Tracer tersedia namun belum

ada format sesuai standarnya,
karena poli masih sedikit
gampang nyarinya

10 Buku ekspedisi √ Tidak ada atau tidak tersedia

buku ekspedisi

11 Fasilitas dan sarana tempat √ Tersedia dengan baik dan

pendaftaran berada tempat yang mudah
terlihat oleh pasien yang
berkunjung

12 Fasilitas dan sarana tempat √ Tempat pendaftaran sudah

pendaftaran tersedia ruang tunggu yang
luas dengan kursi tunggu
yang nyaman. Ruangan yang
berdekatan dengan ruang RM
memudahkan distribusi

13 Fasilitas dan sarana √ Fasilitas dan sarana

pendaftaran pasien pendaftaran sudah tersedia
seperti formulir , KIB, alat
tulis yang digunakan, map
rekam medis, dan simpus

14 Alat komunikasi dengan √ Tidak ada microfon sebagai

konsumen alat komunikasi dengan
konsumen atau pasien yang
berobat yaitu saat memanggil
nomor antrian karena jarak
dekat dan pasti terdengar

15 Jumlah kunjungan pasien rawat √ Sudah tersedia dengan

jalan baru mengetahui jumla pada
system yang digunakan oleh
puskesmas

16 Jumlah kunjungan pasien rawat √ Sudah tersedia dengan

jalan lama mengetahui jumla pada
system yang digunakan oleh
 puskesmas

17 Jumlah kunjungan pasien rawat √ Sudah tersedia dengan

jalan pasien BPJS mengetahui jumla pada
system yang digunakan oleh
puskesmas

18 Alamat pasien √ Alamat pasien tersedia pada

buku register pasien

19 Uraian tugas masing-masing √ Uraian tugas sudah jelas dan

petugas TPPRJ dicantumkan pada sebuah
lembar job description

20 Dokumen RM dibawa petugas √ Dokumen rekam medis

dibawa oleh petugas rekam
medis ke setiap poli dan
dikembalikan oleh petugas
poli atau diambil oleh petugas
rekam medis

21 Pengaturan jadwal petugas √ Pengaturan jadwal ada namun

tidak dipampang pada
ruangan unit rekam medis

2. Evaluasi di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap ( TPPRI )

No Kegiatan yang dinilai Ya Tidak Keterangan

1 Dokumen RM RI tersedia dengan Dokumen RM disimpan

lengkap secara sentralisasi dan
tersedia jika dibutuhkan untuk
pelayanan pasien rawat inap

2 Surat persetujuan dirawat Persetujuan dirawat tersedia

dan dimasukkan menjadi satu
di dalam dokumen RM

3 KIB, KIUP bila menerima langsung KIB disediakan oleh

pasien RI puskesmas dan diberikan pada
pasien baru
4 Buku Register pendaftaran pasien RI Tersedia buku register yang
dibedakan untuk pasien
umum dan pasien JKN

5 Catatan penggunaan nomor RM Catatan penggunaan nomor

RM tersedia dalam bentuk
daftar nomor, pada saat nomor
digunakan harus dicoret agar
mencegah duplikasi nomor

6 Catatan penggunaan dokumen RM Tidak terdapat Buku catatan

penggunaan dokumen RM

7 Buku ekspedisi Tidak terdapat Buku ekspedisi

dokumen RM

8 Catatan penggunaan tempat tidur Penggunaan tempat tidur

dicatat agar terdapat data
tempat tidur manakah yang
masih kosong maupun yang
telah dipakai

9 Daftar penyakit menular dan wabah Daftar penyakit menular

terdapat di aplikasi Microsoft
excel

10 Jumlah pasien rujukan dari luar Tersedia catatan pasien

rujukan dari faskes lain

11 Jumlah pasien RI umum Jumlah pasien RI umum

tercatat pada register pasien
umum

12 Jumlah pasien RI BPJS Jumlah pasien RI umum

tercatat pada register pasien
JKN

13 Nama pasien setiap bangsal Pasien yang dirawat inap akan

dicatat sesuai bangsal tempat
pasien tersebut dirawat

14 Jumlah pasien keluar Pasien keluar diinput kedalam

aplikasi Microsoft excel
 3. Evaluasi di Unit Rekam Medis

No Kegiatan yang dinilai di Unit RM Ada Tidak Keterangan

Ada

1 Penyiapan dokumen RM & formulirnya √ Penyiapan dokumen RM &

formulirnya sudah di siapkan
di TPP

2 Kualitas dokumen RM & formulirnya √ Kualitas dokumen atau

formulir rekam medis selalu
diperbarui untuk memberikan
kelayakan pada saat
pengisian pada formulir
rekam medis

3 Kelengkapan dokumen RM & √ Kelengkapan dokumen RM

formulirnya & formulirnya dilakukan
setelah dokumen rekam
medis dikembalikan pada
bagian TPP kemudian di
lakukan checklist
kelengkapan

4 Formulir RP 1 √ Tidak terdapat Formulir RP 1

5 Kartu kendali √ Kartu kendali yang

digunakan yaitu adanya
tracer namun pada saat itu
tracer nya tidak digunakan

6 Buku pengendalian dokumen RM √ Tidak terdapat Buku

pengendalian dokumen RM

7 Buku catatan penggunaan dokumen RM √ Tidak terdapat Buku catatan

penggunaan dokumen RM

8 Buku ekspedisis dokumen RM √ Tidak terdapat Buku

ekspedisis dokumen RM

9 Buku peminjaman dokumen RM √ Tidak terdapat Buku

peminjaman dokumen RM
10 Buku catatan tingkat kehilangan √ Tidak terdapat Buku catatan
dokumen RM tingkat kehilangan dokumen
RM

11 ICD X √ ICD X sudah terdapat di

SIMPUS, jadi dalam
melakukan koding diagnosa
langsung pada SIMPUS
tersebut

12 ICD IX √ ICD IX sudah terdapat di

SIMPUS, jadi dalam
melakukan koding diagnosa
langsung pada SIMPUS
tersebut

13 Kamus kedokteran √ Tidak terdapat

14 Formulir RL 1 – RL 5 √ Terdapat formulir RL 1 – RL

5 dalam pelaporan internal
puskesmas

15 Formulir indeks penyakit √ Catatan indeks terdapat pada

exel

16 Formulir indeks operasi √ Catatan indeks terdapat pada

exel

17 Formulir indeks bayi √ Catatan indeks terdapat pada

exel

18 Formulir indeks kebidanan √ Catatan indeks terdapat pada

exel

19 Formulir indeks dokter √ Catatan indeks terdapat pada

exel

20 Formulir indeks terapi √ Catatan indeks terdapat pada

exel

21 Formulir indeks kematian √ Catatan indeks terdapat pada

exel

22 Tracer √ Terdapat tracer namun tidak

sesuai standar
23 Catatan kelengkapan dokumen RM √ Tidak terdapat Catatan
kelengkapan dokumen RM

24 Catatan kecepatan pengembalian √ Tidak terdapat Catatan

dokumen RM kecepatan pengembalian
dokumen RM

25 Catatan kebutuhan dan desain formulir √ Catatan kebutuhan dan desain

RM formulir RM hanya ada di
ruang filling, yaitu
penggunaan map rekam
medis nya yang akan di catat

26 Tingkat kehilangan dokumen RM √ Tidak terdapat Tingkat

kehilangan dokumen RM

27 Catatan rata-rata waktu pengembalian √ Tidak terdapat Catatan rata-

dokumen RM rata waktu pengembalian
dokumen RM

28 Catatan penyelesaian assembling √ Tidak terdapat Catatan

penyelesaian assembling
hanya saja ada buku checklist
kelengkapan

29 20 macam penyakit terbanyak √ 20 macam penyakit

terbanyak terdapat pada
simpus

30 Jenis tindakan operasi √ Tidak terdapat Jenis tindakan

operasi

31 Sebab-sebab kematian √ Tidak terdapat Sebab-sebab

kematian

32 Penanggungjawab pasien √ Penanggungjawab pasien

adalah dokter dan keluarga
pasien yang akan
bertandatangan pada lembar
formulir seperti persetujuan
tindakan

33 Tempat pasien dirawat (bangsal / kelas) √ Penentuan Tempat pasien

dirawat (bangsal / kelas)
 terdapat pada SIMPUS

34 Tanggal masuk & keluar √ Tanggal masuk & keluar

terdapat pada SIMPUS dan
buku register pasien

35 Keadaan keluar √ Terdapat pada SIMPUS

36 Jumlah pasien awal √ Tidak terdapat Jumlah pasien

awal

37 Jumlah pasien masuk √ Terdapat pada SIMPUS

38 jumlah pasien pindah & dipindahkan √ Tidak terdapat jumlah pasien

pindah & dipindahkan

39 jumlah pasien keluar hidur √ Tidak terdapat jumlah pasien

keluar hidur

40 jumlah pasien meninggal < 48 jam √ Tidak terdapat jumlah pasien

meninggal < 48 jam

41 jumlah pasien meninggal > 48 jam √ Tidak terdapat jumlah pasien

meninggal > 48 jam

42 jumlah pasien yang masih dirawat √ Terdapat pada SIMPUS

43 rincian hari dirawat per kelas perawatan √ Untuk rincian hari dirawat
per kelas perawatan di hitung
menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter

44 BOR √ Untuk BOR di hitung

menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter

45 LOS √ Untuk LOS di hitung

menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter
46 TOI √ Untuk TOI di hitung
menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter

47 BTO √ Untuk BTO di hitung

menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter

48 NDR √ Untuk NDR di hitung

menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter

49 GDR √ Untuk GDR di hitung

menggunakan exel yang
dilakukan oleh penanggung
jawab bagian rawat inap
yaitu dokter

50 grafik barber johnson √ Untuk grafik barber johnson

di hitung menggunakan exel
yang dilakukan oleh
penanggung jawab bagian
rawat inap yaitu dokter

51 Fasilitas & sarana meja / kursi √ Terdapat Fasilitas & sarana

meja / kursi yang memadai

52 Fasilitas & sarana penyimpanan √ Terdapat Fasilitas & sarana

dokumen penyimpanan dokumen yaitu
rak filling

53 Fasilitas & sarana rak penyimpanan √ Terdapat Fasilitas & sarana

dokumen rak penyimpanan dokumen

54 Fasilitas & sarana komputer √ Terdapat Fasilitas & sarana

komputer

55 Fasilitas & sarana ruang kerja √ Terdapat Fasilitas & sarana

ruang kerja seperti meja,
 kursi, ATK dll

56 ICOPIM √ Tidak terdapat ICOPIM

57 ICD IX √ ICD IX sudah terdapat di

SIMPUS, jadi dalam
melakukan koding diagnosa
langsung pada SIMPUS
tersebut

58 Pedoman penggolongan diagnosis √ Pedoman penggolongan

diagnosis terdapat pada
SIMPUS

Kesimpulan :

Dari analisis tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa di Puskesmas Kendit masih ada
beberapa hal yang perlu diperbaiki guna meningkatkan mutu pelayanan. Penggunaan
komputerisasi di Puskesmas Kendit membantu dalam proses pelayanan di Unit Rekam Medis,
namun masih adanya penerapan paper dan e-paper sesungguhnya membuang anggaran dan
menjadikan pekerjaan perekam medis double, sehingga perlu ditingkatkan. Masih adanya family
folder yang disimpan menggunakan cluster atau desa asal tinggal membuat petugas harus
mencari kembali secara manual karena tidak tersimpan di SIMPUS.