Materi Pengabdian Kepada Masyarakat

2018

Manajemen Rekam Medis

(1. Sistem Pendaftaran; 2. Sistem Pengolahan; 3.
Sistem Penyimpanan; 4. Sistem Penyusutan)

Savitri Citra Budi

Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi
UGM
0818464401 email: savitri@ugm.ac.id
Sistem Pendaftaran

2
 Sistem Pendaftaran

Materi bahasan:
1. Registrasi
2. Alur pasien
3. Alur berkas rekam medis
4. Sistem penomoran
5. Sistem penamaan

3
 Kegiatan di Tempat Pendaftaran

• Registrasi:
Kegiatan pendaftaran pasien berupa kegiatan pengumpulan data
sosial pasien, menyiapkan berkas rekam medis, mengarahkan
pasien ke klinik tujuan.
• Identifikasi :
Merupakan Proses pengumpulan data dan pencatatan segala
keterangan tentang bukti-bukti dari seseorang sehingga dapat
menetapkan dan mempersamakan keterangan tersebut dengan
individu seseorang

4
 Proses Pengumpulan Data Identifikasi
• Wawancara langsung
– Kelebihan:
– Kekurangan:

• Mengisi Formulir
– Kelebihan:
– Kekurangan:

• Wawancara dan mengisi formulir

– Kelebihan:
– Kekurangan:

5
Yang perlu diperhatikan dalam melakukan registrasi:

Sikap petugas

Ketelitian petugas
Roll
play
pen
daft
Sarana & prasarana a ra n

6
KIUP

7
 INDEKS UTAMA PASIEN
(Master Patient Indeks/MPI)

• Memaparkan identitas semua pasien yg pernah diadmisi atau diterapi di

Fasilitas pelayanan kesehatan.
• Kunci petunjuk loksi RM pasien terkait dan salah satu alat penting pada
fsilitas pelayanan kesehatan
• Penyimpanan KIUP:
– Alfabetik
– Fonetik
– Soundex

vi3ku@yahoo.com 2013 8
Alur Pelayanan pasien

9
 Pengertian Alur
• Alur merupakan urutan atau tahapan pelayanan
• Alur akan mudah dipahami apabila dibuat dalam bentuk bagan atau
skema
• Alur dibuat sesuai dengan ketentuan pembuatan bagan/ flow chart
• Alur:
– Alur pasien
– Alur berkas rekam medis

10
FLOWCHART PENDAFTARAN
PASIEN BARU RAWAT JALAN
Mulai

PETUGAS (TPP)

Silahkan isi form data

sosial

PETUGAS
Periksa isi Form
Input data ke komputer

PETUGAS
Cetak: Form RRK,
Kartu Pasien, dan Bukti
layanan

PETUGAS

Serahkan: R2K, kartu Rm didistribusikan ke

Pasien, Bukti layanan poliklinik
kepada pasien

PASIEN

Pasien ke klinik tujuan

SELESAI
Sistem penomoran

12
 Sistem pemberian nomor

1. Pemberian Nomor Cara SERI (Serial Numbering System)

2. Pemberian Nomor Cara UNIT (Unit Numbering System)

3. Pemberian Nomor Cara SERI-UNIT (Serial Unit Numbering

System)

13
 Serial Numbering System

• Keuntungan:
– Pelayanan kepada px lebih cepat
• Kerugian:
– Pemborosan berkas rm
– Lebih susah membaca riwayat kunjungan px
– Dibutuhkan t4 penyimpanan lebih banyak

14
Unit Numbering System

• Keuntungan:
– Memberikan gambaran scr menyeluruh riwayat penyakit &
pengobatannya.
• Kerugian:
– Pelayanan Px lama membutuhkan waktu > lama
– Harus ada sarana u/ mencari nomor pasien (bila datang
tdk membawa kartu berobat pasien/ IUP)
– Petugas pendaftaran harus lebih jeli dlm mendaftar
pasien, agar tdk terjadi:
• duplikasi penomoran (1 nomor >> Px)
• 1 Px >> nomor
15
 Serial Unit Numbering System

• Keuntungan:
– Pelayanan px lama > cepat / = sistem seri
– Lebih mudah mencari riwayat penyakit px dr pd sistem seri

• Kerugian:
– Pemborosan waktu, tenaga & berkas

16
 Cara perubahan sistem penomoran

• Tetapkan tgl
• Sk perubahan nomor
• Px baru mulai dg nomor baru
• Px lama dg nomor baru dan setelah pulang diambil berkas lama unt di
gabung dg nomor terakhir kali berobat
• Disimpan dg nomor baru pada tempat penyimpanan yg sudah disediakan
dg sistem penomoran baru

17
Sistem Penamaan

18
 Penamaan di Indonesia

• Indonesia Tidak mempunyai aturan penulisan/ pemberian nama

• Shg aturan penamaan diluar tidak bisa diterapkan di Indonesia
• Sistem penamaan di Indonesia : nama diri/ Nama sesuai KTP
• Perlu ketegasan & konsistensi penulisan

19
Contoh penulisan nama
px

20
Sistem Pengolahan Rekam Medis

Savitri Citra Budi

Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi
UGM
0818464401 email: savitri@ugm.ac.id
 Pokok bahasan pengolahan rekam medis

1. Assembling
2. Coding
3. Indeks
4. Penyimpanan
 Tugas pokok kegiatan assembling

1. Mengurutkan (assembler)

2. Mengecek kelengkapan
Proses permintaan
kelengkapan
(budi, 2011)
Coding
• Pengubahan tulisan diagnosis dan tindakan sesuai kode pada ICD-10

Indeks
• Adl : proses penataan sandi (kode) berdasarkan sesuatu cara yang akan
memudahkan proses rujukan (pengambilan kembali) data tentang sesutau
yang khusus

• Contoh indeks di rekam medis:

– (1) Indeks Utama Pasien; (2) Indeks Penyakit (rawat jalan dan rawat
inap); (3) Indeks Operasi; (4) Indeks Kematian dan (5) Indeks Dokter.

25
 Sistem Penyimpanan
Rekam Medis

Savitri Citra Budi

Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi
UGM
0818464401 email: savitri@ugm.ac.id
 Ruang lingkup sistem penyimpanan:

Alfabethis SNF
sistem
penyimpanan Numerik MDF
(penjajaran)

Kronologis TDF
penyimpanan
Subjek

Wilayah

Cara Sentralisasi
penyimpanan
berdsr lokasi Desentralisasi
28
 Langkah perubahan D  S
(budi, 2011)
• Rencanakan tanggal mulai perubahan system penyimpanan,
• SK sistem penyimpanan yg diterapkan
• persiapan rak & SDM untuk melakukan perubahan.
• Pada tanggal yang telah ditentukan:
– berkas RM disimpan dg system penyimpanan baru. Sehingga
setiap kali berkas yang dikembalikan keruang penyimpanan
disimpan di rak yang baru.
• Tuliskan tracer untuk berkas rekam medis yang telah berpindah
pada rak penyimpanan yang baru.
• Sambil menunggu berkas RM digunakan untuk px berobat.
Petugas mulai memindahkan RM mulai dari satu kelompok rak.
• Lakukan sampai semua berkas pindah ke rak baru
29
FASILITAS PENYIMPANAN BERKAS RM

vi3ku@yahoo.com 2013 30
 Fasilitas di ruang penyimpanan:

• Ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan

keamanan dari serangan fisik lainnya.
• Rak untuk menyimpan RM (roll o pack, rak terbuka, dan filing
cabinet).
• Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis
di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan
berkas rekam medis.
• Register penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis.
• Kode warna pada sampul rekam medis membantu dalam
proses penyimpanan rekam medis

31
Sistem Penyusutan Rekam Medis

Savitri Citra Budi

Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi
UGM
0818464401 email: savitri@ugm.ac.id
 Dasar pelaksanaan penyusutan
• Permenkes 269 ahun 2008
– Ps 8: px ranap 5th dr tgl kujungan terkhir  pemusnahan, kec: RMK, dan per7an
tindakan medis  10 th dr tgl dibuat ringkasan  pemusnahan
– Ps 9: non rs 2th dr kunjungan terakhir  pemusnahan, tdk ada yg hrs
dipertahankan
• Dirjen Yanmed tahun 1995 ttg petunjuk teknis pengadaan form rm dasar dan
pemusnahan arsip dasar rmrs
– Inaktif  5th setelah kunjungan terkhir / meninggal
– Pemusnahan  2th setelah inaktif , yg dipertahankan : RMK, resume, lembar
operasi, id bayi lahir hidup, l.persetujuan, l.kematian  disimpan inaktif selamanya
– Ada pertimbangan jadwal retensi untuk beberapa kasus tertentu: hukum,
ketergantungan obat, kasus mata, perkosaan, jiwa, kusta,
 Alur Proses Penyusutan (budi, 2011)

Pemindahan RM aktif RM inaktif

Dinilai TIM

RM tdk ada RM ada

Penyusutan nilai guna nilai guna
rekam medis
RM rusak/
Tdk terbaca Dimusnahkan

RM tertentu Disimpan
 Alur Penilaian
 
TIM RETENSI Lembar RM yg terpilah :
1.Ringkasan masuk keluar
Ketentuan Umum 2.Resume
3.Lembar operasi
4.Lemb. persetujuan
Ketentuan khusus : 5.Identifikasi bayi lahir
anak, jantung, mata, 6.Lembar kematian
jiwa dst
Ketentuan tertentu di Lembar RM sisa,
Rumah Sakit setelah diambil Dilestarikan
lembar tsb. diatas

RM Tertentu
RM Dimusnah
Inaktif RM rusak dan tidak kan
terbaca
Rangkuman materi Manajemen rekam
medis