PRAKTIK KERJA REKAM MEDIS DI

RSIA BUNDA SEJATI

Disusun Oleh :

Kristoforus Molan Tukan

Vicy Varia Detyas
 Profil RSIA Bunda Sejati

Fasilitas

Manajemen Informasi
Kesehatan

Hasil Praktik Kerja

Lapangan

Kesimpulan dan
Saran
Profil RSIA Bunda
Sejati

BPM bidan
1983 2 TT
Dameria

RB Yay.Bunda
1993 Sejati
15 TT

RB PT Bunda
2004 20 TT
Sejati

RSIA BUNDA
2006 28 TT
SEJATI

RSIA BUNDA
2018 40 TT
SEJATI
 VISI

Menjadi Rumah Sakit yang Dipercaya dan

Dipilih Oleh Masyarakat Tangerang dan
Sekitarnya.

MISI

Menyediakan pelayanan kesehatan yang

tanggap, bermutu, cerdas dan professional,
Memberikan pelayanan kesehatan dengan
kekeluargaan dan penuh kasih sayang,
Menjadi Rumah Sakit yang nyaman dan
memberikan kesejahteraaan
Fasilitas

Fasilitas yang terdapat di RSIA

Bunda Sejati adalah :
1. Poliklinik Spesialis yang saat ini terdapat di RSIA
Bunda Sejati adalah Spesialis Kebidanan &
Kandungan dan Spesialis Anak.

2. Fasilitas pelayanan penunjang di RSIA Bunda sejati

meliputi Laboratorium Patologi Klinis 24 jam,
Radiologi 24 jam, Instalasi Gizi, USG 2D.
3. Fasilitas pelayanan medis di RSIA Bunda Sejati meliputi
Instalasi Farmasi, UGD 24 Jam, Radiologi, Ambulans.

4. Fasilitas ruang rawat inap di RSIA Bunda Sejati meliputi

Kelas 3 dengan 17 TT, Kelas 2 dengan 12 TT, Kelas 1
dengan 2 TT, HCU dengan 2 TT, Isolasi dengan 2 TT,
Perinatologi dengan 3 TT bayi, dan 2 Inkubator.
Manajemen Informasi
Kesehatan

1. TPPRJ

Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat

pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket
pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau perannya dalam
pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan
akan dinilai disini.
Kegiatan yang dilakukan di bagian TPPRJ meliputi :

1. Menyiapkan Formulir dan catatan serta nomor rekam

medis yang diperlukan.

a. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan

baru yang telah diberi nomor rekam medis,
b. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
c. Buku ekspedisi.
d. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien).
e. KIB
f. Tracer
g. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis.
h. Karcis pendaftaran pasien.
2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah
sudah pernah berobat. Bila belum berarti pasien
baru dan bila sudah berarti pasien lama.

a. Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat

pada formulir rekam medis pasien rawat jalan, KIB dan
KIUP.
b. Menyerahkan Menyerahkan KIB kepada pasien dengan
pesan untuk membawa kembali bila datang berobat
berikutnya.
c. Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
d. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan
mangarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai.
e. Menanyakan apakah membawa surat rujukan.
f. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu
poliklinik yang sesuai.
3. Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik
yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi.

4. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :

a. Mencatat identitas pada buku register pendaftaran

pasien rawat jalan.
b. Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah
pendaftaran pasien rawat jalan dengan kasir rawat
jalan.
c. Membuat laporan harian.
Hasil Kegiatan

Pasien Baru

Jika menggunakan
Pasien mendaftar Petugas
asuransi, pasien
ke bagian pendaftaran
harus membawa
pendaftaran. mencetak KIB.
kartu asuransi.

Petugas Petugas Petugas

mengkonfirmasi
menanyakan pendaftaran
ulang identitas
status pasien pasien dan mencatat menyerahkan KIB
baru/lama di buku register. kepada pasien

Petugas Pasien mengisi

formulir identitas Petugas pendaftaran
memberikan mempersilahkan
dan diberikan
formulir identitas pasien menuju
kepada petugas poliklinik yang dituju.
kepada pasien. pendaftaran.
Pasien Lama

Petugas menerima KIB

pasien Petugas
mendaftarkan pasien Tidak = pasien
sesuai dengan poli Pasien menerima diarahkan
yang akan dituju. pelayanan mengambil obat
ke bagian farmasi

Petugas mencatat
kunjungan pasien di Pasien
buku register dan SEP Petugas bertanya menyelesaikan
jika menggunakan apakah pasien perlu administrasi jika
jaminan dirujuk ke pelayanan pasien umum
penunjang

Petugas pendaftaran Petugas

mempersilahkan Ya = petugas mempersilahkan
pasien menuju membawa form pasien pulang
poliklinik yang dituju. ke unit yg dituju
 Menurut Bambang Shofari, mutu pelayanan meliputi
kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan
informasi, kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain

Sistem TPPRJ yang diterapkan RSIA Bunda Sejati kurang sesuai

karena memiliki beberapa kelemahan. Seperti masih
menggunakan cara manual saat pendaftaran dan pada saat
mengidentifikasi identitas pasien, sehingga waktu yang
digunakan menjadi tidak efisien bagi pasien karena harus
menunggu lama dan menghambat petugas saat melakukan
pelayanan jika kunjungan pasien sedang ramai.
2. Sistem Penomoran

Rekam medis pada hampir semua lembaga pelayanan

kesehatan disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor
pasien masuk (admission number)

Sistem penomoran terbagi menjadi 3 yaitu :

Unit (Unit Numbering

System)

Seri (Serial Numbering

System)
Seri Unit (Seri Unit
Numbering System)
Nomor rekam medis di RSIA Bunda Sejati menggunakan 7 digit
nomor. Sistem penomoran yang saat ini digunakan adalah Unit
Numbering Sistem (unit).

Pasien hanya mempunyai 1 nomor rekam medis selama pasien

berkunjung. Namun karena RSIA Bunda Sejati sedang mengubah
sistem pelayanan, maka pasien lama yang datang berkunjung akan
diberi nomor baru dan berkas rekam medis yang sebelumnya akan
disatukan dengan nomor yang baru.
3. Sistem Penjajaran

Sistem penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam

suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan
kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.

Terdapat 3 cara penjajaran berdasarkan numerik ini, yaitu :

Straight Numerical Filling

(Penomoran Langsung)

Middle Digit Filing (2 Angka

Kelompok Tengah)

Terminal Digit Filling (2

Angka Akhir)
Pada awalnya sistem penjajaran yang diterapkan RSIA
Bunda Sejati hanya melihat dari 1 digit nomor akhir. Di
setiap rak hanya tertulis angka nol hingga sembilan.

Saat ini RSIA Bunda Sejati menerapkan sistem yaitu

dengan ‘mengaktifkan’ kembali sistem penjajaran
menggunakan terminal digit.
 Jika terdapat misfile
Memberikan kode Menyimpan berkas
akan langsung
warna di nomor rak rekam medis sesuai
terlihat karena
dan rekam medis dengan nomor
warna yang berbeda

Tempat penyimpanan berkas rekam medis di RSIA Bunda Sejati

memiliki 4 rak aktif masing-masing memiliki 7 section. Namun
dalam 1 section memuat 5 nomor.
Hal ini dilakukan, dikarenakan terbatasnya jumlah rak dan luas
ruang penyimpanan serta jumlah pasien berkunjung dalam 1 hari
masih sedikit.
 Jika mengacu pada teori yang sudah ada, sistem
penjajaran yang diterapkan kurang sesuai. Karena sistem
penjajaran terminal digit menggunakan 100 section yang
setiap section nya memuat 1 nomor.
4. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan berkas rekam medis adalah sistem yang

dipergunakan pada penyimpanan agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan berkas rekam
medis yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat
bilamana berkas tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Sistem penyimpanan dibagi menjadi 3 yaitu :

Sentralisasi

Desentralisasi

Satelit
 RSIA Bunda Sejati menerapkan sistem penyimpanan
secara sentralisasi. Berkas rekam medis rawat jalan
disatukan dengan berkas rekam medis rawat inap dan
disimpan di satu ruangan.

Penyimpanan berkas rekam medis di RSIA Bunda Sejati

memiliki kelemahan yaitu, berkas rekam medis rawat inap
dan rawat jalan milik pasien disatukan dalam satu rak.

Hal ini akan membuat berkas rekam medis akan lebih

mudah kotor dan rusak serta akan menghambat petugas
yang akan melakukan pencarian dikarenakan berkas
disatukan dalam satu rak.
5. Assembling

Assembling adalah pengorganisasian formulir yang

menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal
pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis
tentang dikumen resmi rumah sakit secara kronologis.
Urutan assembling di RSIA Bunda
Sejati adalah :
Ringkasan Masuk & Keluar

General Consent

Medis

Tindakan

Lampiran

Penunjang
6. Retensi

Retensi dalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat

di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari
tiap-tiap formulir. Retensi dilakukan jika berkas rekam
medis sudah 5 tahun disimpan terhitung dari tanggal
kunjungan akhir pasien datang.
Mengacu dari PERMENKES No.269 Bab IV Ayat 10
bahwa : “Informasi tentang identitas diagnosis,
riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan
riwayat pengobatan pasien harus dijaga
kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga
kesehatan tertentu, petugas pengelola dan
pimpinan sarana pelayanan kesehatan”. Kegiatan
retensi yang dilakukan RSIA Bunda Sejati kurang
sesuai
Berkas yang diretensi sebaiknya di lakukan alih
media menggunakan mesin scan. Hal ini
dimaksudkan agar riwayat penyakit pasien tetap
dapat di akses oleh pasien.

Kelemahan kegiatan retensi yang diterapkan di

RSIA Bunda Sejati, tidak menggunakan berita
acara. Retensi harus diketahui oleh pimpinan
pelayanan kesehatan karena bertugas menjaga
kerahasiaan berkas yang akan di retensi.
 KESIMPULAN

1. Penerimaan pasien dilakukan oleh petugas

pendaftaran dengan menulis identitas pasien di
buku register. Dalam hal ini, pasien mengisi
identitasnya sendiri di formulir identitas.

2. Sistem penomoran yang diterapkan RSIA Bunda

Sejati adalah Unit Numbering Sistem. Pasien
mendapat satu nomor rekam medis setiap
pasien berkunjung.
3. Sistem penjajaran yang diterapkan RSIA Bunda
Sejati adalah Terminal Digit Filling atau
menggunakan 2 digit akhir.

4. Sistem penyimpanan yang diterapkan RSIA

Bunda Sejati adalah sistem penyimpanan
sentralisasi. Berkas rekam medis rawat jalan dan
rawat inap dijadikan satu map dan satu ruangan.
5. Pengurutan assembling BRM pada RSIA Bunda
Sejati dimulai dari BRM rawat darurat, rawa
tjalan, rawat inap dan pengurutan selanjutnya
sesuai dengan kebijakan assembling yang sudah
dibuat oleh RSIA Bunda Sejati.

6. Retensi di RSIA Bunda Sejati menggunakan cara

manual. Yaitu petugas memilah berkas rekam
medis sesuai dengan kunjungan akhir pasien.
 SARAN

1. Petugas pendaftaran sebaiknya meminta kartu

identitas pasien berupa KTP/SIM/Kartu Keluarga
pada saat pasien ingin mendaftar. Kegiatan ini
dilakukan bertujuan agar waktu pendaftaran lebih
cepat dan efisien.

2. Tersedianya KIUP sebagai pilihan pengganti jika

berkas rekam medis terlalu lama dalam pencarian.

3. Sebaiknya terdapat SOP untuk assembling agar

petugas tidak kesulitan dalam melakukan kegiatan
assembling.
4. Sebaiknya saat kegiatan retensi terdapat berita
acara dan diketahui oleh petugas yang berkaitan.

5. Pada bagian TPPRJ RSIA Bunda Sejati sebaiknya

menggunakan sistem agar beban kerja bagian
pendaftaran berkurang.

6. Perlunya tenaga rekam medis dengan kompetensi

yang sesuai di RSIA Bunda Sejati.
7. Fasilitas ruang rekam medis di RSIA Bunda Sejati
perlu ditambahkan. Seperti adanya saluran
telepon agar memudahkan komunikasi dengan
bagian pendaftaran, tracer yang berfungsi untuk
melihat kapan berkas rekam medis tersebut
keluar, pengadaan AC (air conditioner)
dimaksudkan agar melindungi berkas rekam medis
tidak berdebu, rusak, dan kotor.