BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Deksripsi Hasil Laporan Kerja Lapangan

Selama melaksanakan kegiatan PKL di Puskesmas Mulyorejo, para

mahasiswa mendapat pengalaman dan pengetahuan yang sangat berguna. Teori

yang diberikan selama kuliah dapat langsung diterapkan dalam kegiatan PKL ini.

Dan tentunya setelah bisa menerapkan teori dikampus ke Puskesmas Cisadea.

Selama PKL, para mahasiswa ditempatkan di beberapa bagian seperti TPP, filling,

distribusi, dan screening. Dan kegiatan tersebut berganti-ganti setiap 1 hari sekali,

agar semua mahasiswa mendapatkan tugas dan pengalaman kerja pada masing-

masing bagian unit rekam medis.

4.2 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Puskesmas Cisadea

Sistem Pendaftaran Pasien di Puskesmas Cisadea menggunakan SIMPUS

dengan identifkasi yang sesuai dengan standar identitas pasien, yaitu nomor rekam

medis, nama pasien, dan tanggal lahir dan alamat sesuai kartu identitas. Identifikasi

pasien adalah suatu proses pemberian tanda atau pembeda yang mencakup

nomor rekam medis dan identitas pasien dengan tujuan dapat membedakan

antara pasien satu dengan yang lainnya guna ketepatan pemberian pelayanan,

pengobatan, dan tindakan atau prosedur kepada pasien. Identifiksi pasien juga
dapat mempermudah kepada pasien yang datang berobat, mencegah kesalahan

dan kekeliruan. Di Puskesmas Cisadea, identifikasi pasien juga dapat dilakukan

dengan memberikan kartu berobat kepada pasien, dan memintanya kembali saat

pasien melakukan kunjungan ulang.

Gambar 6 Kartu Berobat Puskesmas Cisadea

Berikut rincian Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan mulai dari pasien

datang sebagai berikut :

1. Screening

Screening Adalah pemeriksaan kesehatan untuk mengetahui apakah

seseorang berisiko lebih tinggi mengalami suatu masalah kesehatan. Untuk

mencegah penyebaran penularan pandemi Covid-19, Puskesmas Cisadea

menerapkan mekanisme skrining awal bagi setiap pengunjung yang ingin

mengakses pelayanan kesehatan di puskesmas.

1) Setiap pengunjung yang datang diwajibkan untuk mencuci tangan

terlebih dahulu di tempat yang sudah disediakan.

 2) Tahap selanjutnya dilakukan screening di depan pintu masuk

puskesmas, yaitu dengan menggunakan alat Infrared Thermometer

untuk mengukur suhu tubuh pengunjung puskesmas. Selanjutnya,

menanyakan keluhan yang dialami oleh pengunjung.

3) Pada pengunjung yang mengalami gejala seperti; batuk, pilek,

demam, diare, mual, sakit tenggorokan, sakit kepala akan diberikan

kartu antrian berwarna hijau (Antrian Prioritas) untuk dibawa ke ruang

TPP.

2. Pendaftaran

Ditempat pendaftaran inilah pasien atau keluarga pasien mendapatkan

pelayanan untuk pertama kalinya. Saat melakukan pendaftaran rawat jalan

petugas loket menyambut pasien dengan senyum, sapa, salam, dan santun

dan juga bersikap sopan dan ramah, serta bertanggung jawab baik dalam

melayani pasien atau keluarga pasien. Pasien di terima sebagai pasien rawat

jalan yang memerlukan pengobatan dan kondisnya masih tidak terlalu buruk

maka pasien sendiri bisa mendaftar di loket pendaftaran, sedangkan pasien

gawat darurat dimana kondisi pasien buruk atau pasien tidak sadarkan diri

maka keluarga pasien yang harus melakukan pendaftaran di loket

pendaftaran.

A. Alur Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan

1. Pasien mengumpulkan kartu berobat puskesmas atau kartu BPJS.

 Jika pasien tidak memiliki kartu berobat atau kartu BPJS, pasien wajib

mengisi identitas pada Formulir Pendaftaran Pasien Puskesmas

Cisadea.

2. Petugas TPP memanggil pasien sesuai nomor antrian dan

menanyakan kepada pasien apakah pasien sudah pernah berobat di

puskesmas cisadea atau belum ?

3. Petugas TPP meminta kartu identitas (KTP) pasien untuk mengecek

pada aplikasi SIMPUS apakah pasien memiliki BPJS yang masih aktif

atau tidak, serta melihat provider yang tertera merupakan puskesmas

cisadea atau bukan.

Jika pasien memiliki kartu BPJS namun providernya tidak sesuai,

maka pasien hanya dapat berobat sebanyak 3 kali di puskesmas

cisadea.

4. Petugas TPP membuatkan kartu berobat berdasarkan formulir

pendaftaran yang telah diisi pasien, kemudian petugas menuliskan

identitas pada formulir rekam medis baru dan membuatkan map

dengan nomor rekam medis baru.

Jika saat dilakukan pengecekan pada aplikasi SIMPUS ditemukan

bahwa provider BPJS pasien bukan di puskesmas Cisadea, maka

pasien dibuatkan berkas rekam medis sementara

5. Petugas menuliskan identitas pasien pada buku Kunjungan Pasien

Rawat Jalan dan meng-input kan pada file “Data Pasien” di komputer
 6. Petugas meng-input data pasien ke aplikasi Pcare untuk pasien KIS

atau Askes

7. Petugas TPP membuat kwitansi retribusi untuk pasien umum dan

pasien membayar jumlah yang telah ditentukan

8. Petugas mengingatkan pasien untuk membawa fotocopy KTP,KK,

dan kartu BPJS pada kunjungan berikutnya sebagai syarat

kelengkapan berkas rekam medis.

9. Petugas memberikan nomor antrian ke ruang poli sesuai dengan

keluhan pasien

10. Pasien dipersilahkan menunggu di ruang tunggu poli tujuan.

B. Alur Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan

1. Pasien mengumpulkan kartu berobat puskesmas atau kartu BPJS

2. Petugas mengambil berkas rekam medis pasien di rak filing

3. Petugas memanggil pasien sesuai antrian dan menanyakan keluhan

pasien

4. Petugas memberikan nomor antrian untuk ke ruang poli

5. Petugas melakukan verifikasi data pada aplikasi SIMPUS

6. Petugas meng-input data pasien ke aplikasi Pcare untuk pasien KIS

atau Askes

7. Petugas memberikan nomor antrian ke ruang poli sesuai dengan

keluhan pasien

8. Pasien dipersilahkan menunggu di ruang tunggu poli tujuan.

4.3 Sistem Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

4.3.1 Sistem Penamaan Pasien

Sistem penamaan bertujuan untuk membedakan antara pasien satu

dengan pasien lainnya. Sistem penamaan yang digunakan di Puskesmas

Cisadea hanya menggunakan nama lengkap pasien.

4.3.2 Sistem Penomoran Berkas Rekam Medis

Sistem penomoran Berkas Rekam Medis di Puskesmas Cisadea

menggunakan Unit Numbering System (UNS) yang terdiri dari 6 digit.

Unit Numbering System (UNS) Yaitu suatu sistem pemberian nomor

rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan

nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan

berikutnya apabila pasien datang berobat kembali.

4.3.3 Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Cisadea

menggunakan sistem Sentralisasi, dikarenakan pada puskemas cisadea

hanya terdapat pelayanan medis rawat jalan, maka berkas rekam medis

pasien rawat disimpan di dalam satu ruangan. Berkas rekam medis di

 Puskesmas Cisadea disimpan di dalam rak-rak yang telah disesuaikan

dengan kebutuhan puskesmas. Rak-rak tersebut ditempatkan di dalam

satu ruangan yang sama dengan ruangan pendaftaran, agar berkas lebih

cepat ditemukan.

4.3.4 Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis

Sistem yang digunakan yaitu dengan sistem angka langsung (straight

numerical filing), sesuai dengan namanya, maka pada sistem ini berkas

rekam medis dijajarkan menurut urutan nomor rekam medisnya.

Kelebihan Straight Numerical Filing yaitu :

a. Mudah mencari berkas rekam medis dalam jumlah banyak

dengan berurutan.

b. Mudah melatih petugas petugas yang harus melaksanakan

pekerjaan penyimpanan tersebut; dan

c. Menghemat waktu dan tenaga.

Kekurangan Straight Numerical Filing yaitu :

a. Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan maka dari itu petugas

harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis.

b. Petugas akan saling berdesakan karena petugas terkonsentrasi di

rak penyimpanan nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor

terbaru.
 c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dikarenakan

tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk

bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

4.3.5 Assembling

Assembbling dalah kegiatan merakit berkas rekam medis pasien di

fasilitas pelayanan kesehatan serta mengecek kelengkapan pengisian berkas

rekam medis dan formulir yang harus ada pada berkas rekam medis pasien.

Pada era pandemic COVID-19, Puskesmas Cisadea tidak sempat melakukan

kegiatan ini dikarenakan kurangnya SDM pada bagian Rekam Medis.

4.3.6 Distribusi

Distribusi adalah proses pengiriman berkas rekam medis ke unit

pelayanan yang dituju untuk dilakukan pelayanan kesehatan. Pendistribusian

atau pengiriman berkas dilakukan setiap kali ada permintaan dari TPP (Tempat

Pendaftaran Pasien), berdasarkan keinginan pasien menuju unit pelayanan

yang diinginkan. Pendistribusian berkas rekam medis yang baik adalah adalah

pendistribusian berkas rekam medis yang cepat, tepat dan efisien. Jika waktu

dalam pendistribusian rekam medis lama, maka akan menghambat pelayanan

kesehatan yang akan diberikan dokter kepada pasien, karena dokter tidak dapat
memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien tanpa adanya berkas rekam

medis pasien tersebut.

Distribusi di Puskesmas Cisadea dilakukan dengan cara manual. Berkas

rekam medis yang sudah di input di kunjungan pasien diantarkan ke ruang

berobat yang dituju pasien (Ruang Pemeriksaan Umum, Gigi, dan KIA) oleh

petugas rekam medis.

4.3.7 Retensi dan Pemusnahan

Penyusutan atau retensi adalah pengurangan jumlah formulir yang

terdapat didalam berkas rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari

setiap formulir. Penyusutan berkas Rekam medis diatur dalam Permenkes

269/Menkes/Per/III/2008 dalam BAB IV pasal 9, yaitu :

a. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit

wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua)

tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat .

b. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilapaui,

rekam meedis dapat dimusnahkan.

Sedangkan pemusnahan adalah proses penghancuran formulir-formulir

yang terdapat didalam berkas rekam medis yang sudah tidak mengandung nilai

guna.
 Pada Puskesmas Mulyorejo dillakukan retensi pada berkas yang jangka

waktu penyimpanannya sudah habis dengan batas 4 tahun. Pada tahun ini,

Puskesmas Cisadea melakukan retensi berkas rekam medis yang bertuliskan

tahun 2017 sampai tahun 2020. Berkas rekam medis inaktif disendirikan dan

disimpan di gudang.

4.4 Formulir Rekam Medis di RSUD. Prof. Dr. Soekandar

Ada 4 jenis form umum yang digunakan oleh Puskesmas Cisadea, antara

lain :

1. Formulir Kajian awal pasien rawat jalan

Adalah proses kajian kepada pasien yang meliputi anamnesa,

pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang serta kajian sosial untuk

mengidentifikasi berbagai kebutuhan dan harapan pasien. Temuan pada

kajian awal dapat digunakan untuk menegakkan diagnosis dan menetapkan

pelayanan dan tindakan sesuai kebutuhan serta tindak lanjut dan

evaluasinya.

2. Formulir Catatan Perkembangan Pasien

Merupakan catatan yang berisi tentang perkembangan pasien selama

dirawat oleh tenaga kesehatan terkait dari berlangsungnya perawatan pasien

 tersebut, sampe perawatannya selesai. Baik itu pulang paksa, sembuh,

ataupun meninggal. Formulir ini meliputi tanggal dilakukannya pemeriksaan,

anamnesa pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang, diagnose, kode

ICD10, terapi, serta tanda tangan DPJP atau petugas yang memeriksa

pasien.

3. Formulir Catatan Edukasi Terintegrasi

Formulir edukasi pasien dan keluarga merupakan formulir yang

digunakan di dalam pelayanan mengenai pemberian materi edukasi terhadap

pasien dan keluarga pasien. Formulir Resume Pasien Rawat Jalan Formulir

ini berisi tentang ringkasan kegiatan pelayanan medis yang diberikan oleh

tenaga kesehatan khususnya dokter selama masa perawatan hingga pasien

keluar atau pulang. Pada formulir ini, terdapat kolom identitas pasien, nomor

rekam medis pasien serta riwayat rawat jalan pasien.

4.6 Alur Dokumen Rekam Medis

4.7 Statistik

Biostatistika adalah metode atau ilmu yang mempelajari cara pengumpulan,

pengolahan, analisis, interpretasi dan penarikan kesimpulan pada data di bidang

kesehatan. Statistika kesehatan dalam penerapannya pada pelayanan kesehatan

sebagian besar data diperoleh dari rekam medis. Statistika kesehatan dapat

membantu meningkatkan kualitas dan bisnis pelayanan kesehatan.

Berikut merupakan data laporan 10 besar penyakit di Puskesmas Cisadea

bulan Februari 2022 :